Consiliul științific al RGTEU

Protocolul #9

REGULAMENT privinddepartamentul de lucru de birou

1. Dispoziții generale.

1.2. Departamentul creat și lichidat din ordinul rectorului RGTEU.

1.3. Departamentul raportează șefului Direcției Administrative și Juridice.

1.4. Departamentul este condus de un șef numit prin ordin al rectorului
RGTEU.

1.5. Angajații Departamentului sunt angajați și concediați
prin ordinul rectorului RGTEU la propunerea prim-prorectorului RGTEU și
şef de secţie.

1.6. În activitățile sale, Departamentul este ghidat de legislația rusă
Federația, decretele și ordinele Președintelui Federația Rusă,
rezoluții și ordine ale președintelui Federației Ruse,
documente de reglementare privind organizarea muncii de birou, Carta
RGTEU, prin prezentul regulament.

1.7. Pentru, timpul de absență a angajaților departamentului (călătorie de afaceri, boală, concediu etc.)
atribuțiile lor sunt îndeplinite de persoane desemnate în mod corespunzător,
care dobândesc drepturile şi obligaţiile corespunzătoare şi poartă
responsabilitatea pentru îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor lor.

2. Sarcinile departamentului:

Principalele sarcini ale Departamentului sunt:

2.1. Declarația și implementarea muncii de birou în RGTEU.

2.2. Organizarea contabilitatii si inregistrarii intrarilor si iesirilor, precum si
corespondență internă.

2.3. Asigurarea controlului asupra executării la timp a actelor administrative
documente ale conducerii RGTEU, organe superioare și alte documente în
în conformitate cu hotărârile conducerii universităţii.

2.4. Organizarea pregătirii pentru transferul documentelor completate
documentare diviziuni structurale la arhiva universității
și pentru depozitare publică.

3. Structura departamentului.

3.1. Departamentul include: birou și expediție.

3.2. structura si personal Departamentul este avizat de rectorul RGTEU pt
prezentarea prim-prorectorului RGTEU.

4. Functiile Departamentului:

în vederea realizării sarcinilor atribuite Departamentului, efectuează:

4.1. Primirea și trimiterea corespondenței, păstrarea evidențelor primite și trimise
corespondenţă.

4.2. Prelucrarea corespondenței primite, distribuirea acesteia pentru raport
diviziile de conducere și structurale, ținând evidența acesteia și
înregistrare. Transfer de documente pentru executare și familiarizare în
în conformitate cu rezoluţia conducerii universităţii. Implementarea
controlul asupra termenelor de executare a documentelor si executarea corecta a acestora.

4.3. Organizarea lucrărilor de formare, contabilitate, execuție și depozitare
materiale documentare ale arhivei actuale a Departamentului. Securitate
siguranța transmiterii documentației oficiale.

4.4. Înregistrarea comenzilor probleme generale, personalul de studenți și
Studenți postuniversitari RGTEU, comenzi pentru RGTEU și structurale teritoriale
subdiviziuni (filiale) RGTEU.

4.5. Elaborarea nomenclatorului cazurilor RGTEU și a instrucțiunilor pentru munca de birou în
RGTEU.

4.6. Îndrumări metodologice privind organizarea muncii de birou în structura
subdiviziuni ale RGTEU, control asupra formarea corectă cazurile și lor
stare în conformitate cu nomenclatorul de afaceri al unității și cu instrucțiunile
pe munca de birou, pregatirea materialelor unitatii structurale pt
livrarea lor la timp la arhivele RSTEU.

4.7. Elaborarea și implementarea propunerilor de îmbunătățire a sistemului
munca de birou, sfaturi practice prin organizare raţională

fluxul de lucru în RGTEU, inclusiv cu scopul de a trece la un sistem electronic de gestionare a documentelor.

4.8. Asigurarea reproducerii documentelor oficiale ale diviziilor structurale
RGTEU folosind echipamente de multiplicare. Asigurându-l
utilizare eficientă și sigură. Organizarea curentului şi
întreținerea preventivă a echipamentelor, depunerea la timp a cererilor pt
primirea consumabilelor.


DIN 200La G.

DE ACORD:

Seful departamentului

Șef departament juridic

„Ofițer HR. Lucrări de birou de personal”, 2009, N 5

Elaborarea reglementărilor privind departamentul de evidență a personalului și munca de birou

În prezent, evidența personalului și întreținerea munca de birou de personal este condiție prealabilă management eficient al personalului oricărei companii. Respectarea strictă a cerințelor privind documentele privind personalul și personalul este impusă de legislația civilă, fiscală și de muncă în vigoare. În plus, gestionarea evidenței personalului este o componentă importantă a relațiilor de muncă, reflectând oficial relația dintre angajator și angajat. Prin urmare, este de mare importanță consolidarea formală a funcțiilor de menținere a evidenței personalului și a muncii de birou, care este posibilă prin elaborarea unui regulament asupra unității care efectuează această activitate.

Reglementări privind departamentul de contabilitate a personalului și muncă de birou al serviciului de management al personalului al întreprinderii - un document organizatoric și juridic care determină locul unității în structura de ansambluîntreprindere, reglementând ordinea funcționării zilnice a acesteia, precum și problemele de subordonare și interacțiune a departamentului cu funcționarii, diviziile și serviciile întreprinderii. Regulamentul stabilește reguli, norme și cerințe interconectate sistemic cu privire la toate aspectele legate de competența departamentului de evidență a personalului și munca de birou al unei întreprinderi (organizație, instituție), care sunt obligatorii pentru angajații săi.

Dicţionar de management al evidenţelor de personal. Departamentul (serviciul) de evidență a personalului și munca de birou este o subdiviziune a serviciului de gestionare a personalului în care se organizează munca cu documente de personal, indiferent de tipul de transportator, inclusiv întocmirea, înregistrarea, contabilitatea, depozitarea și alte funcții ale acestora.

Documentarea activităților de management al personalului este procesul de creare și prelucrare documentele de personal pe întreaga gamă de sarcini din domeniul managementului personalului organizației, îndeplinite în strictă conformitate cu actele legale de reglementare în vigoare.

Textul prevederii trebuie să fie tipărit pe antetul general al întreprinderii și menționat la persoana a treia singular sau plural. În acest caz, se folosesc formularea „ar trebui”, „ar trebui”, „necesar”, „interzis”, „nepermis”. Textul prevederii poate fi împărțit în capitole, paragrafe și subparagrafe. Apoi capitolele ar trebui să aibă titluri și să fie numerotate cu cifre romane, iar numerotarea paragrafelor și subparagrafelor se face cifre arabe. Antetul textului dispoziţiei se formulează în cazul prepoziţional.

Dicţionar de management al evidenţelor de personal. Formular (fr. blanc - alb) - o coală de hârtie cu amprenta unui colț sau ștampilă centrală sau cu un text de ștampilă tipărit în orice fel sau alt text (text și desen) folosit la întocmirea unui document.

Raportarea personalului este un ansamblu de formulare de raportare întocmite pe baza evidențelor operaționale de personal cu scopul de a furniza conducerii companiei informații generalizate cu privire la starea managementului personalului în domeniul centrelor dedicate de evidență a personalului și (sau) întreprinderii în ansamblu. Formularele de raportare ar trebui să fie convenabile și ușor de înțeles pentru ca utilizatorii să ia anumite decizii de afaceri.

Structura regulamentului privind departamentul de evidență a personalului și munca de birou trebuie să se conformeze instrucțiuni privind unificarea textelor documentelor de gestiune, dar în același timp să țină cont de specificul organizării și activităților sale cât mai complet posibil și poate conține următoarele secțiuni principale:

Dispoziții generale;

Structura și componența departamentului de evidență a personalului și muncă de birou;

Scopurile și obiectivele activităților departamentului de evidență a personalului și muncă de birou;

Organizarea managementului departamentului de evidență a personalului și muncă de birou;

Organizarea interacțiunii între departamentul de evidență a personalului și munca de birou;

Organizarea suportului pentru departamentul de evidență a personalului și muncă de birou;

Competențele departamentului de evidență a personalului și muncă de birou;

Responsabilitatea departamentului de contabilitate a personalului si munca de birou;

Probleme speciale ale activităților departamentului de evidență a personalului și muncă de birou;

Dispoziții finale.

Secțiunile enumerate formează textul principal al dispoziției.

Preambulul regulamentului privind departamentul de evidență a personalului și muncă de birou.

Textul principal al prevederii este de obicei precedat de un preambul care indică scopul acesteia, de exemplu:

„Prezentul regulament determină procedura de lucru a departamentului de contabilitate a personalului și birouri... (trebuie indicat numele complet al întreprinderii). Regulile și reglementările cuprinse în prezentul regulament sunt obligatorii pentru toți funcționarii și diviziile structurale ale întreprindere autorizată să lucreze cu personalul întreprinderii”.

Dicţionar de management al evidenţelor de personal. Interacțiune - participare la munca comuna, activități, cooperare, implementare în comun a operațiunilor, funcțiilor, sarcinilor, acțiunilor.

Contabilitatea personalului operațional este un ansamblu de mijloace, instrumente și activități de management al personalului, menite să ofere observarea directă a proceselor, operațiunilor, factorilor sau fenomenelor individuale la momentul sau imediat după finalizarea acestora pentru managementul operațional, planificarea, prognoza și controlul asupra implementarea deciziilor de personal.

Dicţionar de management al evidenţelor de personal. Preambul (din franceză preambule - prefață) - o parte introductivă sau introductivă a unui act legislativ sau alt act juridic, precum și o declarație sau un tratat internațional, care stabilește, de obicei, dispozițiile fundamentale, stimulentele și scopul emiterii actului corespunzător . Preambulul cuprinde așa-numitele norme-scopuri și norme-principii, care nu au forță juridică directă, dar pot fi luate în considerare la interpretarea altor prevederi ale actului de către organul de drept, dacă este cazul, clarificând contextul general al acestora.

Sectiunea I. Dispozitii generale

Această secțiune ar trebui să conțină următoarele informații:

În scopul lucrărilor privind contabilitatea personalului și organizarea managementului evidenței personalului la întreprindere;

Despre scopurile și obiectivele activităților departamentului de evidență a personalului și muncă de birou, statutul său organizatoric;

Despre numele complet oficial și prescurtat condiționat al departamentului de evidență a personalului și muncă de birou;

Despre managementul departamentului de evidență a personalului și munca de birou;

Cu privire la procedura de stabilire (modificare) a structurii organizatorice și de personal a departamentului de evidență a personalului și muncă de birou;

Pe documentele care reglementează activitățile departamentului de contabilitate a personalului și muncă de birou și ale angajaților acestuia.

Dicţionar de management al evidenţelor de personal. Informații documentate - informații înregistrate pe un suport de materiale cu detalii care permit identificarea acesteia.

Contabilitatea este o parte integrantă a managementului procesele economiceși obiecte, a căror esență este să își stabilească starea și parametrii, să colecteze și să acumuleze informații despre obiectele și procesele economice și să reflecte aceste informații în fișele contabile.

Exemplu de text pentru secțiunea I

I. Prevederi generale

1.1. Încadrarea de personal a întreprinderii este înțeleasă ca o activitate intenționată, ordonată pentru încadrarea completă și la timp a diviziilor și serviciilor întreprinderii cu numărul necesar de angajați cu specialitățile și calificările necesare.

1.2. Soluția sarcinilor de personalizare a întreprinderii este atribuită serviciului de management al personalului (SMS) cu normă întreagă, inclus din punct de vedere organizațional în managementul întreprinderii. La rândul său, departamentul de evidență a personalului și muncă de birou (OKuiD) este o unitate structurală a serviciului de personal.

1.3. Conducerea directă a departamentului de evidență a personalului și munca de birou este efectuată de șeful acestuia. Șeful OKUiD este supervizorul direct pentru toți angajații departamentului. El, la rândul său, raportează directorului general adjunct al întreprinderii pentru managementul personalului - șeful serviciului de management al personalului și este adjunctul acestuia pentru contabilitatea personalului și organizarea gestionării evidenței personalului.

1.4. Raționalizarea forței de muncă a angajaților compartimentului de contabilitate și gestiune a evidenței personalului, stabilirea sarcinilor, calcularea numărului total și a volumului de muncă se efectuează pe baza actualelor „Norme uniforme pentru timp și producție...”, inv. N...

1.5. Condițiile de muncă ale angajaților departamentului HR și management office, organizarea locurilor de muncă ale acestora sunt determinate și reglementate în conformitate cu standardele intra-industriale în vigoare, standardele sanitare, inv. N...

1.6. Activitățile angajaților departamentului de resurse umane și management de birou sunt reglementate de fișele posturilor relevante. Elaborarea fișelor posturilor se realizează de către șeful adjunct al departamentului de evidență a personalului și muncă de birou pe baza cerințe de calificare prezentate angajaților. Acestea sunt semnate de șeful OKUiD și aprobate de directorul general adjunct pentru managementul personalului. Fișele postului sunt supuse revizuirii în cazul modificării sarcinilor departamentului sau a conținutului atribuțiilor angajaților acestuia, dar cel puțin o dată la 5 ani.

1.7. În activitatea sa, departamentul de evidență a personalului și munca de birou este ghidat de acest regulament, actele legislative și de reglementare ale autorităților statului, documentele administrative ale organelor superioare de conducere și ale întreprinderii, precum și alte acte aplicabile. documente de orientare pentru întrebări suport de documentare management.

1.8. Pentru a asigura activitățile zilnice, departamentul HR și managementul biroului are un sigiliu rotund cu denumirea denumirii sale complete și prescurtate și o indicație de apartenență la întreprindere (ca una dintre diviziile sale structurale), precum și ștampilele necesare utilizate în strictă în conformitate cu scopul propus.

Secțiunea II. Structura și componența departamentului HR

și actele

Această secțiune include de obicei:

Procedura de stabilire și modificare a structurii organizatorice și de personal și a dimensiunii departamentului de personal;

Informații despre prezența diviziilor interne în departamentul HR, numele acestora;

Informații despre numărul de angajați ai departamentului HR;

Structura organizatorică și de personal (sub formă de diagramă, de obicei inclusă în anexă) a departamentului de resurse umane;

O foaie de rezistență (de obicei sub formă tabelară, indicând numărul, inclusiv ca procent din numărul total, manageri, specialiști și executanți și, de asemenea, inclus în cerere) departamentului de personal.

Exemplu de text pentru secțiunea II

II. Structura și componența departamentului de contabilitate a personalului și muncă de birou

2.1. Structura organizatorică și de personal și numărul de personal al departamentului de contabilitate a personalului și muncă de birou se determină pe baza conținutului și sferei sarcinilor care îi sunt atribuite și se aprobă prin decizia directorului general la propunerea directorului general adjunct. a întreprinderii pentru managementul personalului. Modificările în structura organizatorică și în personalul departamentului se fac prin ordin al directorului general cu privire la introducerea unui nou personal(structura organizatorică) a departamentului.

2.2. Pentru a asigura munca eficienta al departamentului de contabilitate a personalului și muncă de birou, structura sa organizatorică include: un grup de documentare suport pentru managementul personalului, un grup de contabilitate a personalului și munca de birou.

2.3. Numărul de angajați este împărțit pe categorii (manageri, specialiști, executori) în funcție de conținutul și volumul sarcinilor atribuite departamentului de HR și management al evidenței.

Secțiunea III. Scopurile si obiectivele departamentului

contabilitatea personalului și munca de birou

Această secțiune stabilește obiectivele și sarcinile principale ale departamentului de contabilitate a personalului și de birou, care determină componența acestuia. funcții esențiale. Conținutul acestei secțiuni ar trebui să fie structurat în așa fel încât să includă nu numai o listă a scopurilor și obiectivelor departamentului, ci și să arate clar rolul și locul OKUiD în activitățile întreprinderii (de exemplu, în formă de diagramă care reflectă relațiile organizatorice și documentare interne ale compartimentelor serviciului de management al personalului, incluse în cerere).

Exemplu de text pentru Secțiunea III

III. Scopurile si obiectivele activitatilor departamentului de contabilitate personal si munca de birou

3.1. Scopul departamentului de contabilitate a personalului și munca de birou este suport organizatoric și documentar munca de personal la întreprindere.

3.2. Pentru a-și atinge scopul misiunii sale, departamentul de HR și management de birou rezolvă următoarele sarcini principale:

1) înregistrarea admiterii, transferului și concedierii salariaților în conformitate cu dreptul muncii, regulamentele, instructiunile si ordinele conducatorului intreprinderii;

2) organizarea și ținerea evidenței personalului, eliberarea certificatelor de curent și trecut activitatea muncii muncitorii;

3) depozitare și umplere cărți de muncă muncitorii;

4) mentinerea documentatiei de personal stabilite;

5) formarea unei bănci de date privind personalul întreprinderii, completarea acesteia la timp, furnizarea promptă a informațiilor necesare utilizatorilor;

6) pregătirea materialelor pentru prezentarea personalului pentru stimulente și premii;

7) întocmirea documentelor privind asigurarea de pensie, precum și a documentelor necesare pentru atribuirea pensiilor salariaților întreprinderii și familiilor acestora, precum și depunerea acestora la organul de asigurări sociale;

8) respectarea procedurii de angajare și recalificare a lucrătorilor disponibilizați, acordarea acestora de beneficii și compensații stabilite de legislația în vigoare, acordurile de industrie și un contract colectiv;

9) organizarea cronometrarii;

10) pregătirea și implementarea programelor de vacanță;

11) controlul asupra stării disciplinei muncii în diviziile întreprinderii și respectarea de către salariați a regulilor regulamentelor interne de muncă;

12) statistica și analiza fluctuației personalului pe tipuri de motive;

13) actualizarea suportului științific și metodologic al muncii de personal, a bazei sale materiale, tehnice și informaționale;

14) îndrumarea metodologică și coordonarea activităților specialiștilor și inspectorilor pentru personalul diviziilor întreprinderii;

15) automatizarea locurilor de muncă pentru angajații serviciului de management al personalului al întreprinderii și introducerea metode moderne managementul personalului folosind subsisteme automatizate „ACS-cadre”;

16) controlul asupra executării documentelor asupra personalului;

17) participarea la elaborarea propunerilor de consolidare a disciplinei muncii, reducerea fluctuației personalului, pierderea timpului de lucru;

18) întocmirea raportului stabilit privind contabilitatea personalului și munca cu personalul.

3.3. În funcție de schimbările de direcție și conținut politica de personalîntreprinderile pot fi specificate și sarcinile rezolvate de departamentul de evidență a personalului și muncă de birou.

Secțiunea IV. Organizarea managementului departamentului HR

și actele

1) conducerea generală și zilnică a activității departamentului de evidență a personalului și muncă de birou;

2) echipa de conducere a departamentului de evidență a personalului și muncă de birou;

3) organizarea conducerii activităților de zi cu zi ale departamentului de evidență a personalului și muncă de birou;

4) organizarea managementului departamentului de evidență a personalului și muncă de birou în modul online.

Exemplu de text pentru secțiunea IV

IV. Organizarea managementului departamentului de contabilitate a personalului si munca de birou

4.1. Organizare generală conducerea departamentului de contabilitate a personalului și muncă de birou este atribuită șefului serviciului de management al personalului al întreprinderii. Conducerea directă a activității departamentului de contabilitate a personalului și munca de birou este efectuată de conducerea departamentului.

4.2. Personalul de conducere al departamentului de contabilitate a personalului și muncă de birou include șeful acestuia, șeful grupului de suport documentație managementul personalului - șeful adjunct al OKUiD pentru suport documentație al managementului personalului, șeful grupului de lucru contabilitate personal și birou - cel adjunct al șefului OKUiD pentru contabilitatea personalului și munca de birou.

4.3. Gestionarea activităților zilnice ale departamentului de evidență a personalului și a muncii de birou este efectuată de șeful departamentului, dând ordine (instrucțiuni) orale și scrise subordonaților săi. În acest caz, de regulă, ordinele sunt primite de la șeful serviciului de management al personalului al întreprinderii către șeful departamentului de evidență a personalului și munca de birou, iar de la acesta către adjuncții - șefii grupurilor relevante.

4.4. Dacă este necesar, conducerea departamentului de HR și de management al biroului ar trebui să poată organiza gestionarea activității departamentului într-un mod on-line, ceea ce presupune reducerea termenelor obișnuite de finalizare a sarcinilor. Acesta din urmă se realizează pe baza metodei de control paralel.

Secțiunea V. Organizarea interacțiunii între departamentul HR

și actele

Această secțiune conține o descriere a organizării interacțiunii sale cu funcționarii, diviziile și serviciile întreprinderii în probleme de:

Primirea, returnarea si executarea comenzilor (instructiunilor) conducerii intreprinderii;

Schimb de documente.

În plus, în secțiune este recomandabil să explicăm pe scurt ce înseamnă termenul „interacțiune” în raport cu condițiile acestei întreprinderi. De regulă, sunt indicate principalele direcții de interacțiune ale departamentului de evidență a personalului și munca de birou cu alte divizii, servicii și funcționari.

Exemplu de text pentru Secțiunea V

V. Organizarea interacțiunii între departamentul de evidență a personalului și munca de birou

5.1. Interacțiunea departamentului de contabilitate a personalului și munca de birou cu alte divizii, servicii și funcționari ai întreprinderii presupune consecvența implementării anumitor acțiuni (operațiuni, proceduri etc.) în ceea ce privește contabilitatea personalului și suportul pentru munca de birou pentru personal. conducerea intreprinderii.

5.2. Interacțiunea organizațională se realizează pe baza coordonării implementării activităților de personal în ceea ce privește calendarul, durata și locul implementării acestora.

5.3. Interacțiunea documentației se realizează pe baza acordului asupra ordinii de executare a documentelor.

5.4. Departamentul de contabilitate a personalului și muncă de birou în cursul activităților sale interacționează:

1) cu toate diviziile întreprinderii - pe probleme de control asupra organizării contabilității primare a personalului, menținerea evidenței timpului, organizarea certificării personalului și alte probleme de suport documentar pentru lucrul cu personalul;

2) cu serviciul juridic - pe probleme juridice apărute în cursul ținerii evidenței personalului și organizării gestionării evidenței personalului;

3) cu divizii ale serviciului de management al personalului - pentru toti chestiuni de personal reglementate de legislația muncii a Federației Ruse;

4) cu serviciul de planificare și economic al întreprinderii - pe problemele de planificare a numărului, întocmirea, menținerea și depunerea rapoartelor statistice privind personalul întreprinderii;

5) cu serviciul financiar și economic - pe probleme de activități financiare și economice ale unității;

6) cu serviciul de logistică și servicii administrative și economice - pe problemele suportului material și tehnic al activităților unității și serviciilor economice;

7) cu Departamentul Tehnic Servicii IT - privind întreținerea computerelor și echipamentelor de birou ale unității, precum și furnizarea de software pentru contabilitate și muncă de birou pentru personalul întreprinderii.

Secțiunea VI. Organizarea suportului pentru departamentul HR

și actele

Această secțiune ar trebui să definească ordine generală suport tehnic si material pentru activitatile unitatii. De asemenea, poate reflecta problemele de întreținere a echipamentelor de birou utilizate în activitatea OKUiD, a acestuia suport informativ, inclusiv măsuri de protejare a informațiilor proprietare împotriva accesului neautorizat etc.

Exemplu de text pentru secțiunea VI

VI. Organizarea suportului pentru departamentul de contabilitate a personalului si munca de birou

6.1. Furnizarea activităților departamentului de evidență a personalului și muncă de birou cu mijloace tehnice, materiale și alte mijloace se realizează în conformitate cu ordine unificată furnizarea cuprinzătoare a activităților stabilite la întreprindere.

6.2. Implementarea măsurilor de întreținere a echipamentelor de birou ale departamentului de evidență a personalului și muncă de birou, asigurând protecția informațiilor oficiale împotriva accesului neautorizat, este atribuită serviciilor relevante ale întreprinderii.

Secțiunea VII. Atribuțiile departamentului de resurse umane

și actele

Această secțiune poate include o listă a competențelor acordate departamentului de resurse umane și de management al biroului pentru implementarea sarcinilor sale.

Exemplu de text pentru secțiunea VII

VII. Atribuțiile Departamentului HR

Angajații departamentului de contabilitate personal și birouri, în limita competenței lor, au dreptul la:

7.1. Solicitați de la șefii de departamente, servicii ale întreprinderii datele necesare despre angajați și atunci când angajați și mutați angajați - opinia șefilor unităților structurale relevante cu privire la oportunitatea modificărilor de personal propuse.

7.2. Solicitați, la solicitarea unui loc de muncă și în alte cazuri stabilite, prezentarea documentelor și materialelor relevante (carte de muncă, copii ale diplomelor de studii etc.).

7.4. Dați șefilor diviziilor structurale ale întreprinderii instrucțiuni obligatorii cu privire la aspectele de competența departamentului.

7.5. Trimite propuneri cu privire la chestiuni de personal pentru a fi luate în considerare de către conducerea întreprinderii.

7.6. Efectuează corespondență pe probleme de recrutare, precum și cu privire la alte aspecte care sunt de competența departamentului și nu necesită acord cu șeful întreprinderii.

Dicţionar de management al evidenţelor de personal. Buget serviciul de personal- Acesta este un document care definește articolele și volumele de cheltuieli ale serviciului de personal pentru o anumită perioadă de timp.

Competență (din lat. competens - adecvat) - un set de puteri pe care unitățile organizaționale și funcționarii le au sau ar trebui să le aibă în conformitate cu legile, regulamentele, cartea organizației, reguli, prevederi.

Secțiunea VIII. Responsabilitatea departamentului HR

și actele

Exemplu de text pentru secțiunea VIII

VIII. Responsabilitatea Departamentului HR

8.1. Departamentul de Resurse Umane și Evidențe este responsabil în mod colectiv pentru:

Efectuarea la timp, completă și de înaltă calitate a sarcinilor atribuite departamentului;

Respectarea cerințelor documentelor legale care reglementează problemele de evidență a personalului, păstrarea evidenței, arhive, munca personalului.

8.2. Responsabilitatea individuală (personală) a angajaților departamentului este stabilită prin fișele postului.

Dicţionar de management al evidenţelor de personal. Funcție (lat. functio - realizare, execuție) - activitate, rolul unui obiect în cadrul unui anumit sistem căruia îi aparține.

Funcțiile muncii - conținutul factorilor obiectivi ai muncii ca reflectare a experienței cerute de la o persoană, necesară implementării acestora. Funcțiile muncii sunt determinate de condițiile de muncă și de subiectul muncii. În listă functiile muncii pentru o anumită poziție se pot distinge: funcția principală, principală și auxiliară. Functie principala- acesta este cel pentru care a fost creat acest post. Funcția principală este o funcție care asigură executarea funcției principale. Fără el, este imposibil de realizat scopul principal lucrează în poziție. Funcție auxiliară - o funcție care contribuie la implementarea funcțiilor principale.

O sarcină de lucru este o muncă prescrisă care trebuie efectuată într-un mod prescris și în termenele limită.

Secțiunea a IX-a. Probleme speciale ale activităților departamentului

înregistrările personalului munca de birou

Această secțiune discută alte aspecte care reflectă specificul activităților departamentului de resurse umane al întreprinderii și necesită clarificare documentară (reglementare), inclusiv:

Probleme de control și verificare a activităților departamentului;

Anumite probleme ale relațiilor de muncă dintre angajații departamentului și funcționarii altor departamente și servicii ale întreprinderii.

Dicţionar de management al evidenţelor de personal. Regulament (regulament francez din regle - rule) - reguli care stabilesc, reglementează procedura și timpul de desfășurare a evenimentelor și acțiunilor, desfășurarea activităților, limitându-le la anumite limite. Stabilirea și aplicarea unor astfel de reguli se numește reglementare.

Unificarea documentelor - (lat. uni - one și facere - a face) - stabilirea uniformității în proiectarea documentației, aducând documentația într-o formă unică.

Datorită specificului acestor întrebări, un text exemplu aceasta sectiune nu li se acordă.

Secțiunea X. Dispoziții finale

Secțiunea stabilește de obicei procedura de efectuare a modificărilor, completărilor și clarificărilor la reglementarea actuală. De asemenea, poate stabili un termen limită pentru revizuirea conținutului documentului și procedura de introducere și aprobare a completărilor și modificărilor la textul dispoziției.

La punerea în aplicare a acestui document, se pot lua în considerare recomandările prevăzute în clauza 2.7.2 din Instrucțiunea standard privind munca de birou în autoritățile executive federale, care este adesea luată ca model atunci când se elaborează o instrucțiune privind munca de birou la o întreprindere. . Deci, conform Instrucțiunii-Model specificate, prevederea (în cazul nostru, regulamentul privind departamentul de evidență a personalului și munca de birou) „se adoptă dacă stabilește reguli interconectate sistematic” și „se aplică ca act juridic independent”. Acest document este semnat de conducătorul acestei unități structurale și aprobat - sub forma unei ștampile de aprobare sau prin eliberarea unui document administrativ la aprobare - de către conducătorul întreprinderii sau adjunctul acestuia pentru managementul personalului. Decizia privind procedura de adoptare a regulamentelor (precum și regulile și instrucțiunile) este stabilită independent de o organizație care nu este un organ executiv federal.

Exemplu de text pentru Secțiunea X

X. Dispoziții finale

10.1. Modificările, completările și precizările la prezentul regulament se întocmesc de către adjuncții șefului direcției evidență a personalului și muncă de birou, în cazurile necesare se coordonează cu alți funcționari ai întreprinderii și se transmit de șeful compartimentului spre luare în considerare directorului general adjunct al întreprinderii pentru managementul personalului. Baza pentru efectuarea modificărilor corespunzătoare textului acestei prevederi este un ordin scris al directorului general adjunct pentru resurse umane.

10.2. Acest regulament este supus revizuirii cel puțin o dată la 5 ani. Dacă este necesar, se pot face modificări și completări la document. Înregistrarea regulamentului privind departamentul de evidență a personalului și munca de birou al întreprinderii se efectuează în conformitate cu cerințele GOST R 6.30-2003 și cu Instrucțiunile standard pentru munca de birou de personal.

Literatură

1. Instrucțiuni standard privind munca de birou în autoritățile executive federale (aprobat prin Ordinul Ministerului Culturii din Rusia din 08.11.2005 N 536) // ziar rusesc, N 24, 02.07.2006.

2. Anuarul ofițerului de personal: posturile de manageri și angajați, caracteristici de calificare, categorii tarifare. - Ed. a 3-a, Rev. si suplimentare - M.: INFRA-M, 2005. - 700 p.

3. GOST R 6.30-2003. "Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente." - M.: IPK „Editura de standarde”, 2003.

A.Savcenko

Economist onorat al Rusiei

Semnat pentru tipărire

__________________________________________________________________

(numele complet al companiei, locația întreprinderii)

APROB Şef ___________ ________________________ "___" __________ _____

POZIŢIE

despre departamentul de muncă de birou al întreprinderii

1. DISPOZIȚII GENERALE

1.2. Secția a fost creată pe baza ordinului șefului N _____ din data „__” _________ ____

1.3. Angajații departamentului sunt numiți și eliberați din funcție pe baza deciziei șefului la propunerea șefului departamentului.

1.4. Angajații departamentului ar trebui să cunoască și să fie ghidați în activitatea lor de următoarele:

Constituția Federației Ruse;

Decrete, ordine, ordine, alte linii directoare și reguli autorități superioare legate de organizarea muncii de birou;

Sistemul de stat unificat al muncii de birou; standardele sistemului unificat de documentație organizatorică și administrativă;

Structura întreprinderii, instituției, organizației; organizarea muncii de birou; scheme de flux de lucru;

Procedura de întocmire a nomenclatorului cazurilor, inventarelor cazurilor de depozitare permanentă și temporară, raportare stabilită; calendarul și procedura de depunere a dosarelor la arhivă;

Echipamente de birou și alte mijloace tehnice de muncă managerială;

Fundamente ale economiei, organizarii, productiei si managementului muncii;

Bazele legislației muncii;

Reguli și norme de protecție a muncii;

Actele locale ale întreprinderii.

1.5. Departamentul ar trebui să aibă documente și materiale privind următoarele aspecte:

Materiale metodologice privind organizarea muncii de birou, scheme de flux de lucru;

Procedura de întocmire a nomenclatorului cazurilor, inventarelor cazurilor de depozitare permanentă și temporară, raportare stabilită;

Termenele și procedurile de depunere a dosarelor la arhivă;

Unit sistem de stat munca de birou;

Standarde ale sistemului unificat de documentație organizatorică și administrativă;

Structura întreprinderii și diviziile acesteia;

Sisteme de organizare a controlului asupra executării documentelor;

Metode de utilizare eficientă a echipamentelor de birou și altele mijloace tehnice munca manageriala;

Reglementări interne de muncă;

Reguli si norme de protectie a muncii, securitate la incendiu.

2. STRUCTURA DEPARTAMENTULUI

2.1. Structura și personalul departamentului se aprobă de către șeful întreprinderii.

2.2. Șeful departamentului este responsabil de departament.

2.3. Departamentul include (specificați funcția):

specialist documentare;

funcționar;

- __________________________________________.

3. PRINCIPALE SARCINI ALE DEPARTAMENTULUI

Principalele sarcini ale departamentului sunt:

Asigurarea organizării muncii de birou la întreprindere în conformitate cu instrucție standard munca de birou si munca de arhiva;

Organizarea și asigurarea funcționării unui sistem unificat de muncă de birou în diviziile structurale ale întreprinderii;

Organizarea și furnizarea unei proceduri unificate de lucru cu documente;

Îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru de birou;

Implementarea controlului asupra trecerii la timp, execuției și execuției de înaltă calitate a documentelor în diviziile structurale ale întreprinderii, analiză disciplina de performanta;

Organizarea muncii cu corespondența de ieșire și de intrare;

Sistematizarea și stocarea documentelor arhivei curente;

Contabilitatea volumului fluxului de documente;

Dezvoltarea, implementarea de noi procese tehnologice de lucru cu documente și informații documentare bazate pe utilizarea organizațională și informatică, inclusiv eficientizarea compoziției documentelor și indicatorilor de informații, reducerea numărului acestora și optimizarea fluxurilor de documente;

Organizarea asistenței metodologice în lucrul cu documente în diviziile structurale ale întreprinderii;

Pregatirea documentelor pentru transferul in arhiva.

4. FUNCȚII ALE DEPARTAMENTULUI

În conformitate cu sarcinile care îi sunt atribuite, departamentul îndeplinește următoarele funcții:

4.1. Organizează întreaga activitate de birou la întreprindere.

4.2. Elaborează și implementează noi procese tehnologice lucrul cu documente și informații documentare, contribuind la reducerea timpului necesar pentru trecerea și executarea documentelor; ia măsuri pentru eficientizarea compoziției documentelor, optimizarea fluxurilor de documente și a fluxului de lucru în general.

4.3. Ia parte la stabilirea sarcinilor, proiectarea, operarea si imbunatatirea (in ceea ce priveste suportul informatic) automatizat sisteme de informare, precum și cele mai recente tehnologia Informatiei(inclusiv fără hârtie) utilizat la întreprindere.

4.4. Asigură luarea în considerare în timp util a documentelor transmise pentru raport conducerii întreprinderii.

4.5. Verifică calitatea executării documentelor depuse spre semnare conducerii întreprinderii.

4.6. Efectuează prelucrări de transmitere, recepție, înregistrare, contabilitate, stocare, livrare și distribuire a corespondenței (intrare, ieșite, interne), inclusiv cele transmise prin mijloace speciale de comunicare, desfășoară lucrări de referință asupra acesteia.

4.7. Oferă un mod adecvat de acces la documente și de utilizare a informațiilor conținute în acestea.

4.8. Organizează și realizează producția, copierea și reproducerea promptă a documentelor dactilografiate (sau cu ajutorul tehnologiei informatice).

4.9. Oferă îndrumări metodologice și control asupra organizării suportului de documentare în diviziile structurale ale întreprinderii.

4.10. Ține evidența documentelor.

4.11. Organizează lucrările privind primirea de către conducerea întreprinderii a vizitatorilor în chestiuni personale, precum și munca de birou privind apelurile cetățenilor în conformitate cu instrucțiunile standard pentru munca de birou și activitatea arhivei la întreprindere.

4.12. Participa la organizarea intretinerii tehnice a sedintelor si sedintelor convocate de conducerea intreprinderii.

4.13. Organizează și desfășoară activități de îmbunătățire a competențelor funcționarilor implicați în sprijinirea documentară a întreprinderii.

4.14. Oferă îndrumări metodologice pentru activitățile altor unități structurale privind munca de birou.

4.15. Desfășoară activități de birou în limitele competenței sale, generează și trimite/primește corespondență și alte informații prin canale de comunicare electronică.

4.16. Organizează menținerea informațiilor de reglementare și de referință legate de funcțiile departamentului.

4.17. Asigură, în limita competenței sale, protecția informațiilor care constituie secret de stat și a altor informații cu difuzare limitată.

4.18. Efectuează, în conformitate cu legislația Federației Ruse, lucrări de achiziție, depozitare, contabilitate și utilizare a documentelor de arhivă formate în cursul activităților departamentului.

Atribuirea către departament a unor funcții care nu au legătură cu munca de birou nu este permisă.

5. DREPTURI

Compartimentul administrativ, în vederea rezolvării sarcinilor care îi sunt atribuite, are dreptul:

Verificați organizarea muncii de birou în diviziile structurale ale întreprinderii, raportați rezultatele verificărilor conducerii;

Solicitați și primiți în modul prescris de la diviziile structurale ale întreprinderii Documente necesare să îndeplinească funcțiile atribuite departamentului;

Solicitați de la conducerea și direcțiile structurale ale întreprinderii documentele necesare pe probleme legate de punerea în aplicare a drepturilor și obligațiilor atribuite compartimentului;

Solicitați șefilor diviziilor structurale ale întreprinderii să respecte regulile stabilite pentru lucrul cu documente, corespondența de intrare și de ieșire, executarea la timp a comenzilor de la conducerea întreprinderii;

Faceți propuneri conducerii întreprinderii privind îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru cu documente în diviziile structurale și administrarea întreprinderii;

Întoarcerea către executanți pentru revizuire a răspunsurilor pregătite cu încălcarea cerințelor stabilite;

Implicați specialiști ai diviziilor structurale ale întreprinderii în pregătirea proiectelor de documente metodologice privind problemele suport documentar, munca de birou și arhive.

6. INTERACȚIUNEA CU SUBDIVISIUNI STRUCTURALE ALE ÎNTREPRINDERII

6.1. În procesul activitati de productie Departamentul de întreprindere interacționează constant cu următoarele divizii structurale:

- ________________________________________________________________, (indicați unitățile structurale)

- _______________________________________________________________,

- _______________________________________________________________.

6.2. În problemele de competența sa, departamentul oferă asistență tuturor departamentelor întreprinderii.

7. RESPONSABILITATE

7.1. Șeful departamentului poartă întreaga responsabilitate pentru calitatea și promptitudinea sarcinilor și funcțiilor atribuite departamentului prin Regulamente.

7.2. Gradul de responsabilitate al celorlalți angajați este stabilit prin fișele postului.

7.3. Șeful și alți angajați ai departamentului sunt personal responsabili pentru conformitatea documentelor întocmite de aceștia și operațiunile în corespondență cu legislația Federației Ruse.

8. CRITERII DE EVALUAREA ACTIVITĂȚILOR DEPARTAMENTULUI

8.1. Implementarea în timp util și de înaltă calitate a scopurilor și obiectivelor.

8.2. Performanța de calitate a sarcinilor funcționale.

Șef departament afaceri

__________________________________

De acord: serviciu juridic

____________________________

_____________/______________

/Coaseți și sigilați cu semnătura unei persoane împuternicite cu foaia matricolă, o indicație a funcției, sigiliul întreprinderii./

1. Prevederi generale:
1.1. Subdiviziunea structurala:
- departament de afaceri
1.2. Procedura de numire și demitere:
pe baza ordinului directorului general si a contractului de munca incheiat
1.3. Subordonarea directa:
către CEO
1.4. Ordine și instrucțiuni suplimentare de la: Membrii Consiliului de Administrație, Director General

1.5. În caz de absență de la locul de muncă, acesta este înlocuit de:
specialist departamentul de afaceri
1.6. Subordonat șefului serviciului secretariat:

1.7. În activitățile sale, șeful serviciului secretariat este îndrumat de:
- această fișă a postului;
- comenzi (instrucțiuni) îndrumarea directă;
- instructiuni pentru munca de birou (flux document);
- alte documente de reglementare adoptate si aprobate de Societate;
- contract de muncă;
- legislația actuală a Federației Ruse.

1.8. Șeful secției de birou trebuie să cunoască:
- reglementări, rezoluții, ordine, ordine, instrucțiuni și alte materiale de îndrumare și documente de reglementare legate de păstrarea evidenței;

Structura și conducerea Societății și a birourilor sale regionale;
- reguli de dactilografiere, ortografie și punctuație, ordinea materialului la tipărirea diverselor documente, reguli de tipărire scrisori de afaceri utilizarea formularelor standard;
- reguli de funcționare a unui PC, fax și alte echipamente de birou utilizate în lucrare;
- standardele sistemului unificat de documentație organizatorică și administrativă adoptate de Companie.
1.9. Șeful departamentului de gestionare a înregistrărilor este responsabil pentru îndeplinirea atribuțiilor sale stabilite prin fișa postului, în conformitate cu legislația în vigoare a Federației Ruse.

2. Sarcini:

2.1. Șeful departamentului de gestionare a evidențelor gestionează munca angajaților acestei unități structurale, distribuie rațional atribuțiile și sarcinile atribuite, stabilește gradul de responsabilitate, monitorizează îndeplinirea de către subordonați a acestora. atributii oficiale;
2.2. Asigură procesarea la timp a corespondenței de intrare și de ieșire;
2.3. Oferă control asupra calendarului și calității sarcinilor, distribuirea la timp a documentației de service;
2.4. Participă la pregătirea ședințelor de conducere, a grupurilor de lucru și le furnizează materiale și întreținere;

2.5. Controlează dotarea unității structurale cu echipamente de birou, papetărie, consumabile;

2.6. Participă la elaborarea proiectelor de regulament, la elaborarea unei proceduri de lucru cu documente, face propuneri de îmbunătățire a acestuia în cadrul Companiei;

2.7. Interacționează în domeniile sale de activitate cu șefii diviziilor structurale ale Companiei;
2.8. Organizează lucrările de arhivare pe hârtie a documentelor Societății;

2.9. Îți ridică nivel profesional cu pauză (sau fără pauză) de la lucrarea principală;

2.10. Respectă reglementările interne de muncă stabilite de Companie, asigură păstrarea informațiilor primite de unitatea structurală.

3. Funcțiile postului
3.1. Activități
1. Controlul asupra activităților angajaților din subordine:

Specialist departament afaceri

3.2. Funcțiile postului

1. Controlează munca angajaților departamentului de lucru de birou, face comentarii și sugestii pentru o muncă mai eficientă. Monitorizează îndeplinirea sarcinilor atribuite;

3.3. Ordine și directive
1. Pe baza ordinelor relevante, șeful întocmește proiecte de ordine și ordine.
2. Asigură executarea corectă a proiectelor de documente de date.


3.4. Documentele

1. Trimite contracte, scrisori, documente de ieșire, de intrare și alte documente interne spre examinare, aprobare și aprobare de către conducere.
2. Păstrează un jurnal cu toată documentația.

4. Autoritate

Pentru a vă îndeplini cât mai eficient atributii oficiale, conducătorului compartimentului de gestionare a evidenței îi sunt conferite următoarele atribuții;
- dreptul de a primi informații în cadrul competenței, inclusiv informații confidențiale;
- dreptul de a intocmi, aviza, aproba documente acceptate pentru circulatie in cadrul serviciului;
- face propuneri pentru schimbarea personalului unității structurale și îmbunătățirea activității acesteia (instruire);
- transmite propuneri spre luare în considerare de către conducere pe probleme de optimizare, contabilitate și asigurare a fluxului documentar al Societății, îmbunătățirea formelor și modalităților de organizare a muncii;

Dreptul de a solicita informații de la șefii diviziilor structurale ale Societății aferente domeniului de activitate;

Dreptul de a contacta supervizorul imediat, adjuncții săi, șefii diviziilor structurale privind organizarea muncii de birou, disciplina de performanță, munca echipamentelor de birou, precum și obținerea de informații necesare îndeplinirii atribuțiilor oficiale și sarcinilor unice;
- dreptul de a lua decizii în competența lor;

Să urmeze formare și formare avansată pe cheltuiala companiei;

Se familiarizează cu materialele dosarului său personal și recenziile muncii sale.

5. Responsabilitate

Șeful departamentului de birou este responsabil pentru:
- îndeplinirea de proastă calitate și intempestiv a tuturor sarcinilor și funcțiilor principale care îi sunt atribuite;
- completitudinea, fiabilitatea și actualitatea raportărilor și informațiilor furnizate;
- corectitudinea dezvoltării și implementării măsurilor care vizează rezolvarea unor probleme specifice;
- corectitudinea aplicării prevederilor, acelor sau altor documente instructive ale Societății;

Încălcarea eticii comportamentului în comunicarea cu angajații;
- respectarea reglementarilor interne de munca ale Societatii;
- pentru dezvăluirea de informații care sunt secrete comerciale.

6. Evaluarea eficacității
Eficiența departamentului de lucru de birou este evaluată direct CEO pe baza următorilor indicatori:
- indeplinirea in timp util a sarcinilor atribuite;
- raționalitatea și completitudinea studiului sarcinilor;

Claritatea organizării și controlului asupra executării activităților în cadrul sarcinilor stabilite;
- independenţă în realizarea funcții oficiale;
- lupta pentru creștere profesionalăși creșterea nivelului de competență profesională;
- comportament etic (politețe, angajament) în relația cu vizitatorii și angajații companiei;
- Respectarea regulilor de disciplina a muncii, a programului de lucru stabilit.

7. Cerințe de calificare

O persoană care are educatie inalta sau având o vechime de minim 2 ani în funcția de șef serviciu secretariat.