Profesia de asistent manager este semnificativă pentru managementul producției. Specialistul se ocupă de probleme organizatorice în domeniul coordonării activităților unei entități de afaceri. Îndatoririle lui sunt contradictorii și ambigue. Acestea sunt stabilite de către șeful companiei la fiecare întreprindere în mod individual, ținând cont de specificul activităților sale, de puterile echipei de conducere și de dorința acestuia.

Asistent manager de profesie

Atribuțiile unui specialist sunt adesea confundate cu cele ale unui secretar sau director de birou. Cu toate acestea, de fapt, acestea sunt specialități diferite, care implică drepturi, responsabilități diferite și o listă de cazuri.

Asistent manager o face activitati organizatorice companiilor. Responsabilitățile sale includ și coordonarea întâlnirilor cu partenerii și clienții. Directorul are dreptul de a atribui o parte din atribuțiile sale salariatului, cu condiția ca acestea să fie atribuite acestuia prin documentație administrativă. Responsabilitatile locului de munca asistentul managerului presupune implementarea unei liste de lucrări:

  • programarea întâlnirilor;
  • organizare de călătorii de afaceri;
  • documente;
  • avizarea sau semnarea documentației de competența sa;
  • asigurarea unui climat normal în echipă;
  • conducerea convorbirilor telefonice;
  • achiziționarea de articole de papetărie;
  • Negociere.

Responsabilități standard

Fișa postului unui asistent manager include o listă de sarcini standard pe care un angajat trebuie să le îndeplinească. Acestea sunt legate de organizarea muncii de birou a unei entități comerciale. Sfera de activitate a salariatului se poate reduce la rezolvarea problemelor documentare legate doar de managementul firmei.

Există întotdeauna o ambiguitate în contractul de muncă al unui asistent manager, deoarece nu este reglementat clar ce anume este obligat față de lucrător.

Este format dintr-o înregistrare pe care trebuie să o execute nu numai îndatoririle profesionale dar şi sarcini personale ale conducerii. La unele întreprinderi, specialiștii îi coordonează activitățile, întocmesc un plan de lucru, formează întâlniri pentru vizitatori, întocmesc programe de întâlnire, reamintesc directorului de evenimente și necesitatea unor evenimente specifice și, de asemenea, întocmesc un plan de lucru pentru el. Sarcina de asistent poate fi însărcinată și cu corespondența în numele companiei, desfășurarea convorbirilor telefonice în interesul unei entități comerciale, precum și căutarea de informații la cererea directorilor.

Obligații suplimentare

Când aplicați pentru un loc de muncă ca asistent manager, nu trebuie să vă așteptați ca lista de sarcini să se limiteze la acestea set standard specificat la interviu. Specialistul trebuie să înțeleagă particularitățile profesiei și să fie gata să își asume orice obligații la cererea conducerii. Implementarea lor poate necesita cunoștințe și calificări suplimentare și poate fi chiar asociată cu munca fizică, care este relevantă în ceea ce privește prevenirea sau eliminarea situațiilor de urgență.

Cerințe pentru un specialist și responsabilitățile sale de muncă

Asistentul poate fi însărcinat cu monitorizarea stării de protecție a muncii la întreprindere și a respectării regulilor Siguranța privind incendiile angajati. Pentru a face față unor astfel de sarcini, va trebui să urmeze o pregătire suplimentară.

Citeste si: Fișa postului operatorului benzinăriei

Cunoștințele asistentului șef al limbilor străine sunt binevenite, pe care le va putea aplica în timpul negocierilor. Acestea sunt adesea de natură confidențială, astfel încât conducerea nu este dispusă să folosească serviciile unui traducător terță parte pentru a nu dezvălui informații. În astfel de situații, asistentul va trebui să-l însoțească pe manager în călătorii de afaceri, care de cele mai multe ori vor trebui organizate chiar de dvs. Lui i se va încredința soluționarea tuturor problemelor interne privind achiziționarea de bilete, combustibil, comandarea unui taxi și înregistrarea la hotel. De asemenea, va trebui să rezolve toate problemele documentare și problemele de a trăi într-un alt oraș sau țară.

Cerințe profesionale

Cerințele pentru un specialist sunt formate în conformitate cu ideea profesiei din partea conducerii.

Cel mai adesea este privit ca pozitie manageriala cu potențialul unui început de carieră. Directorul, dorind să vadă un specialist competent în asistent, va căuta o persoană cu experiență în activitati de management si in administratie. La întreprinderile mari, conducerea selectează un asistent care are cunoștințe în domeniul juridic.

Responsabilitati functionale

Pentru îndeplinirea calitativă a sarcinilor atribuite, specialistul trebuie să aibă abilitățile de a lucra cu programe de birou, să fie alfabetizat și să poată scrie rapid texte. Cunoașterea limbilor străine și a programelor de calculator sunt binevenite, care pot fi utile sau chiar necesare atunci când asistați în activitățile echipei de conducere a companiei.

Funcția de asistent manager poate asigura corespondența și organizarea fluxului de lucru, ceea ce îl obligă să cunoască elementele de bază ale etichetei utilizate în condițiile de afaceri și procedurile de birou. Pentru negociere, este important să cunoașteți legislația în vigoare și să fiți proprietarul unui discurs competent.

Cerințele de bază pentru un specialist pot fi completate de manager în conformitate cu specificul activităților companiei și cu înțelegerea personală a nuanțelor muncii specialistului. Solicitantului i se poate cere să urmeze cursuri de formare continuă sau să aibă o educație în afaceri.

Calitati personale

Specificul postului determină cerințele pentru calitățile personale ale proprietarului său. Specialistul lucrează sub management direct angajatorul, în urma căruia va trebui să fie primul care să-și asume furia, exprimată prin nemulțumire față de rezultatul nu numai al muncii depuse personal, ci și al activităților angajaților din subordinea acestuia. Pentru a percepe situațiile conflictuale în mod normal, este necesar să posezi o asemenea calitate precum rezistența la stres.

Cerințe de cunoștințe de specialitate

Cel mai probabil, conducerea va încerca să-și transfere o serie de obligații către asistent, atunci trebuie să fiți pregătit pentru multitasking, ceea ce implică o analiză paralelă de înaltă calitate și competentă și rezolvarea mai multor sarcini. Angajatul trebuie să fie pregătit pentru faptul că deseori va depăși cooperarea în afaceri.

Asistent șef - o funcție administrativă responsabilă legată de furnizarea de diverse tipuri de asistență șefului întreprinderii, inclusiv economică, juridică și tehnică.

De fapt, un asistent manager este o secretară, un specialist în informatică, un angajat al departamentului de personal, un avocat și un economist, toate reunite într-unul. Niciun manager nu se poate lipsi de primul asistent, care este gata să ajute în momentele cele mai nefavorabile pentru afaceri, să livreze documentele uitate la timp, să reamintească despre o întâlnire importantă, să asculte și să ia decizia corectă.

Relevanța și perspectivele de dezvoltare a acestei poziții

Datorită extinderii legăturilor dintre întreprinderi, utilizării active în viața de zi cu zi și în muncă, nevoii de a fi în permanență în contact cu partenerii de afaceri, mulți antreprenori sunt nevoiți să achiziționeze asistenți.

Postul de asistent este extrem de relevant în lumea modernă. După ce a suferit o dezvoltare de la secretarul obișnuit care servește ceai și răspunde la apeluri, profesie dată asociată în prezent cu o mare responsabilitate și disponibilitatea anumitor cunoștințe.

Țineți această poziție nu numai responsabil, ci și foarte promițător, deoarece după ce șeful pleacă la o promovare, există posibilitatea de a-și obține locul. Experiența practică și teoretică acumulată în funcția de asistent va fi cea mai bună recomandare pentru conducerea superioară și va ajuta pe viitor să avanseze bine în serviciu.

Avantajele și dezavantajele lucrului ca asistent

Postul de asistent manager are atât avantaje, cât și dezavantaje.

La aspecte pozitive posturile ocupate includ:

  • apropierea de superiori;
  • acces constant la informații actualizate;
  • capacitatea de a fi ceva mai mare decât alți angajați ai companiei;
  • oportunitatea de a întâlni oameni interesanți, de a face noi cunoștințe utile;
  • lucrează într-un mediu confortabil.

Laturile negative Posturile unui asistent manager sunt:

  • călătorii frecvente de afaceri;
  • program de lucru neregulat;
  • a fi într-o situație stresantă;
  • căderi emoționale ale autorităților;
  • nevoia de a renunța la viața personală de dragul unei cariere și al muncii.

Asistentul managerului trebuie să aibă o rezistență crescută la stres. Managerii nu pot face față întotdeauna emoțiilor care apar după o zi proastă la serviciu, deoarece asistenții lor cad adesea sub mâna fierbinte.

Dacă nu ați înregistrat încă o organizație, atunci cel mai usor acest lucru se poate face folosind servicii online care vă vor ajuta să generați gratuit toate documentele necesare: Dacă aveți deja o organizație și vă gândiți cum să facilitați și automatizați contabilitatea și raportarea, atunci vin în ajutor următoarele servicii online, care va înlocui complet un contabil la fabrica dumneavoastră și va economisi o mulțime de bani și timp. Toate rapoartele sunt generate automat, semnate semnatura electronicași trimis automat online. Este ideal pentru un antreprenor individual sau SRL pe sistemul fiscal simplificat, UTII, PSN, TS, OSNO.
Totul se întâmplă în câteva clicuri, fără cozi și stres. Încearcă-l și vei fi surprins ce usor a devenit!

Cerințe pentru candidații pentru acest post

bun ajutor ar trebui sa aiba cunoștințe în diverse domenii. Cel mai adesea, această funcție este ocupată de specialiști în domeniul recrutării, persoane cu studii juridice, economice, tehnice și umanitare.

Este extrem de important ca un asistent executiv sa aiba asa ceva calitati, Cum:

  • sociabilitate;
  • încredere în sine;
  • capacitatea de a răspunde rapid la circumstanțe în schimbare;
  • vorbire corectă;
  • o anumită rigiditate;
  • poziție de viață fermă.

În cazul în care vorbim despre o întreprindere din domeniul construcțiilor, tehnologic și alte domenii specifice, asistentul managerului trebuie să aibă cunoștințe și abilități speciale. La alegerea unui asistent, se acordă o atenție deosebită cunoștințelor de limbi străine ale candidatului și abilităților de utilizare a programelor de calculator.

Responsabilitatile locului de munca

trebuie sa:

Poziția unui asistent este diversă, nu poți conta pe faptul că poți să stai la birou și să imprimi ocazional actele necesare.

Drepturi și responsabilități

are dreptul de a să semneze documente în numele șefului, dacă aceasta se referă la autoritatea acestuia. În plus, persoana care îndeplinește atribuțiile de asistent are dreptul să studieze documente legate de atribuțiile sale oficiale, precum și să primească informații pentru implementarea calitativă a acestora. Dacă este necesar, are dreptul să trimită cereri organelor și structurilor relevante legate de primirea documentelor de lucru.

Unul dintre cele mai importante drepturi ale unui asistent este abilitatea de a cere conducerii să creeze condiții de lucru adecvate pentru el:

  • asigurarea unui loc de muncă;
  • dotarea locului de muncă cu computer, fax, imprimantă și scaner;
  • asigurarea scrisului și a altor materiale necesare lucrării.
responsabil pentru îndeplinirea neglijentă sau de calitate insuficientă a sarcinilor lor. În cazul constatării unor infracțiuni, asistentul poartă răspundere administrativă, penală și civilă. Atunci când provoacă pierderi materiale, asistentul este obligat să poarte responsabilitatea în conformitate cu normele legislației muncii și civile a Federației Ruse.

Caracteristicile designului CV-ului

Aplicarea pentru postul de Asistent Manager trebuie să specificațiîntr-un rezumat trimis directorului organizației:

Atunci când redactați un CV, este necesar să indicați în mod discret prezența calităților comunicative, absența emoțiilor despre tonul crescut și disponibilitatea pentru o zi de lucru neregulată.

Caracteristicile muncii în diverse domenii de activitate

În primirea publică a deputatului

Asistent adjunct trebuie doar să fii extrem de comunicativ. În plus, trebuie să cunoască numele, prenumele și numerele de telefon ale tuturor activiștilor care locuiesc în raionul, raionul, raionul, al cărui șef este deputat.

Asistentul adjunct trebuie să aibă propria bază de alegători, precum și o listă cu problemele districtuale care trebuie rezolvate. Asistentul ar trebui să cunoască cât mai multe persoane posibil. oameni utili, fii gata să răspunzi la întrebările presei și ale publicului, să conduci și să organizezi negocieri.

Un asistent al unui deputat trebuie să aibă cunoștințe juridice, să aibă o educație umanitară și o abilitate în psihologie. Ar trebui să vă pregătiți din timp pentru un program de lucru neregulat și pentru absența zilelor libere.

Departamentul de Resurse Umane

Atribuțiile șefului adjunct al resurselor umane sunt să pregătească, să furnizeze, să imprime documente, să răspundă la apelurile primite și să întrețină documentatie de lucru. Avantajele postului - un program de lucru standardizat.

Departamentul de vanzari

Asistentul șefului departamentului de vânzări trebuie să cunoască elementele de bază ale meșteșugului comercial, să poată găsi cumpărători și furnizori, să comunice cu clienții și alți antreprenori implicați în domeniul comerțului.

Principala calitate este sociabilitatea și rezistența la stres.

Director artistic

Un asistent director artistic trebuie să aibă gusturi artistice, abilități de comunicare cu artiștii și personalitățile culturale, capacitatea de a se ocupa de documentare și de a organiza prezentări, expoziții, diverse comunicate de presă.

Poziția este potrivită doar pentru persoane cu înclinații artistice și o mentalitate umanitară.

Avantajele și dezavantajele lucrului ca asistent personal al managerului sunt descrise în următorul videoclip:

În articol, vom lua în considerare responsabilitățile postului unui asistent personal. Vă vom spune ce calități sunt necesare pentru a face față cu succes acestui job.

Materiale conexe:

Cine este asistent personal al capului

Postul de asistent manager piata ruseasca travaliul a apărut relativ recent. Pe baza responsabilităţilor postului, se poate rezuma că asistent personal - același secretar al șefului dar cu responsabilităţi extinse.

Faptul este că munca unui asistent personal nu se limitează doar la îndatoririle unui secretar: acestea se adaugă, de exemplu, la sarcinile de planificare a programului managerului, organizarea de evenimente și desfășurarea convorbirilor telefonice. Putem spune că principala datorie a unui asistent personal este să elibereze capul. Adică, angajatul personal este cel care face cea mai mare parte a muncii managerului. Domeniul de aplicare, desigur, determină fiecare șef individual. Există chiar și cazuri când asistentul managerului, de fapt, îl înlocuiește pe șeful. În cele mai multe cazuri, sfera atribuțiilor unui asistent personal, consacrate în Descrierea postului, mult mai puțin decât în ​​practică.

Responsabilitatile locului de munca

Atribuțiile asistentului managerului sunt reglementate de standardul profesional. Acest document conține o listă de sarcini pentru astfel de angajați, cum ar fi secretarul asistent și secretarul șefului. Se știe că respectarea standardului profesional în companiile care nu sunt municipale și de stat nu este obligatorie. Cu toate acestea, recomandările din această documentație sunt reflectate în definițiile posturilor de secretari în companii private.

Fișa postului unui asistent manager, ținând cont de cerințele standardului profesional

Descărcați documentul complet

Standardul profesional nu conține o astfel de profesie ca asistent personal. Cu toate acestea, responsabilitățile sale de serviciu se reflectă cel mai pe deplin în standardul profesional pentru secretarul șefului. În primul rând, acestea sunt împărțite în 2 părți:

  1. Sprijin organizatoric pentru activitățile șefului.
  2. Documentarea activităților conducătorului organizației.

Sprijinul organizatoric consta in:

  • formarea unui plan de zi de lucru pentru secretarul șefului;
  • organizarea primirii apelurilor de la șef;
  • pregătirea și deservirea diverselor evenimente: întâlniri, întâlniri de afaceri, întâlniri;
  • controlul asupra executării instrucțiunilor;
  • organizarea si mentinerea unui spatiu de lucru functional in zona de receptie si biroul managerului.

Aceste funcții ale unui asistent executiv sunt cunoscute și sub denumirea de suport administrativ, deoarece atunci când sunt îndeplinite, secretarul realizează de fapt o activitate administrativă.

Harta mentală a organizării călătoriei de afaceri a capului

Cum să faci și să folosești o hartă

Suportul de documentare include pregătirea și execuția:

  • documente organizatorice;
  • documentatie de management;
  • organizarea muncii cu documente;
  • procesarea cazurilor pentru depozitarea ulterioară.

Rețineți că asistentul managerului, ale cărui atribuții coincid cu cele de mai sus, este adesea forțat să îndeplinească o serie de sarcini personale. Se recomandă ca această gamă de responsabilități să fie determinată direct în momentul aplicării pentru un loc de muncă.

Calitățile personale ale unui asistent manager

Sarcinile unui asistent manager nu sunt ușoare. Prin urmare, angajatul trebuie să fie cât mai pregătit pentru implementarea lor, atât psihic, cât și fizic. Să ne uităm la cele mai importante calități personale pe care ar trebui să le aibă un asistent personal.

Toleranta la stres. Această calitate este obligatorie din cauza volumului mare de muncă și îndatoriri ale unui asistent personal. Doar o minte rece și capacitatea de a nu reacționa la stimuli externi sau la un mod de lucru de urgență îl vor ajuta pe asistentul personal să nu-și piardă puterea chiar la începutul zilei de lucru.

Sociabilitate. Se știe că în sala de așteptare a capului nu este niciodată liniște: mereu sunt vizitatori care așteaptă acolo, sau sună telefonul. Și asistentul managerului este cel care este obligat să comunice cu fiecare persoană care dorește să obțină o audiență cu liderul. În același timp, toți cei care doresc să aibă întrebări, obiective și dispoziții diferite, pentru toate acestea trebuie să găsiți limbaj reciprocși să le câștige încrederea. Fiți siguri că managerul dvs. este puțin probabil să fie mulțumit dacă un client furios intră în biroul lui. Prin urmare, în acest caz, sarcina asistentului personal va fi prevenirea situatii similare ceea ce este imposibil în absenţa abilităţilor de comunicare. Principalul lucru este că sociabilitatea nu se revarsă în vorbăreală.

Greșeli și prostii ale unui asistent pe care managerul le va observa cu siguranță


Alte greșeli și cum să le evitați

Atenție. Această calitate este de mare importanță în lucrul cu documente. Un asistent personal ar trebui să fie capabil să evalueze dintr-o privire corectitudinea proiectării și pregătirii unui anumit document. Mai mult, principala cauză a erorilor în documente este doar neatenția.

Memorie. Se știe că lucrul cu documente este asociat cu un număr mare de reglementări și legi, pe care un asistent personal trebuie să le cunoască. În plus, în fiecare zi recepția primește un numar mare de cheamă să nu fie uitată. De asemenea, este necesar să ne amintim numele tuturor partenerilor importanți, informații despre starea actuală a lucrurilor etc. Toate acestea necesită ca secretara să aibă o memorie bună și capacitatea de a lucra rapid cu informații.

Ce calități sunt importante pentru asistenți: din punctul de vedere al managerilor și al asistenților înșiși

Ce asistenți și secretari așteaptă lideri

În plus, un asistent eficient trebuie să fie proactiv și să aibă inteligență emoțională dezvoltată. Inteligența emoțională scăzută pentru un asistent manager este o contraindicație pentru acest job. Prin urmare, trebuie doar să vă înțelegeți emoțiile și să le puteți gestiona, precum și să înțelegeți emoțiile celorlalți.

Verificați dacă ați dezvoltat inteligență emoțională

Una dintre calitățile importante pentru un lider într-un asistent este proactivitatea. Un astfel de asistent ia inițiativa. El calculează cu un pas înainte, pregătește opțiuni de rezervă, clarifică Informații suplimentareși detalii, pune întrebări, ia decizii. Un asistent proactiv are trei abilități importante: curiozitate, responsabilitate și creativitate.

Verifică cât de curios ești

Descărcați și faceți testul

Calitățile profesionale ale unui asistent manager

Calitate profesionala necesare în meseria de asistent personal al unui director alcătuiesc o listă impresionantă. Pentru a le determina, puteți utiliza și standardul profesional, care afișează clar ce aptitudini sunt necesare pentru a îndeplini anumite sarcini de serviciu. Așadar, pentru a desfășura suport organizatoric pentru activitățile șefului, un asistent personal trebuie să aibă multe calități profesionale.

  1. Înțelegeți specificul activitati de productie organizatii:
    • specificul industriei;
    • modele de interacțiune între organizație și mediul extern.
  2. Să poată comunica cu conducerea organizației și departamentele acesteia.
  3. Cunoașterea metodelor de organizare științifică a muncii;
    • funcții de autogestionare;
    • principii și reguli de planificare a timpului de lucru;
  4. Aflați cum să vă stabiliți obiective. Fundamentele planificarii.
  5. Cunoașteți principiile prioritizării.

Cum să-ți prioritizezi dezvoltarea

Principala resursă a oricărei organizații sunt angajații săi. Ele contribuie la creșterea și prosperitatea producției. Șefii buni își prețuiesc angajații. Printre alte poziții semnificative, se remarcă în special asistentul șefului. Îndatoririle și importanța cărora este greu de supraestimat. Acesta este mâna dreaptă și consilier șef, organizator de evenimente și coordonator de întâlnire. Fără un asistent bun, va fi foarte dificil pentru un manager de top să gestioneze o întreprindere.

Caracteristici distinctive și specificul activității asistentului

Nu există o astfel de poziție care să fie la fel de controversată și ambiguă în ceea ce privește cerințele ca un asistent manager. Atribuțiile angajaților implicați în acest tip de activitate includ destul de multe elemente. În plus, asistenții personali sunt adesea confundați cu secretarele sau directorii de birou. Acestea sunt asemănătoare, dar tipuri diferite Activități.

Responsabilitatile asistentului managerului:

  • Asigurarea zilei de lucru a sefului - program, intalniri, semnare documente si deplasari de afaceri;
  • asigurarea unui loc de muncă confortabil pentru un manager de top - având grijă de microclimatul, curățenia și confortul spațiilor;
  • lucrul cu documentele șefului, în special cu scrisorile și apelurile primite;
  • asigurarea confortului psihologic al autorităților;
  • desfășurarea negocierilor inițiale;
  • traducere;
  • asigurarea managementului cu papetărie etc.

Această listă este mult mai largă decât sarcinile de secretariat și administrative. Cu toate acestea, specificul cu care se confruntă un angajat în funcția de „asistent personal al managerului”, atribuțiile și nuanțele activității vor fi diferite pentru diferiți angajatori.

Se întâmplă că aceasta este în principal muncă de secretariat. Sau asistentul este ocupat exclusiv să ofere confort și ordine șefului. Unii asistenți sunt adjuncți cu drepturi depline și au subordonați angajaților lor.

Solicitări profesionale ale angajatorului către candidatul pentru postul de „asistent manager”, atribuții și cerințe educaționale

Cerințele pentru educația de bază și experiența de muncă vor diferi, în funcție de opiniile managementului. Cel mai adesea, acest post vacant este considerat un început de carieră. Cu toate acestea, un manager de top serios va căuta o persoană cu o anumită experiență profesională și de viață ca asistent.

Cerința minimă este studii medii de specialitate legate de administrație sau jurisprudență. În plus, angajatorii se așteaptă la următoarele calități profesionale de la solicitanți:

  • capacitatea de a lucra în toate programele de birou;
  • imprimare de mare viteză;
  • alfabetizare;
  • cunoștințe de cel puțin unul limbă străină, cel mai adesea engleză;
  • cunoașterea elementelor de bază ale programării și a programelor de calculator non-standard;
  • capacitatea de a efectua munca de birou și corespondența în conformitate cu cerințele de reglementare;
  • cunoașterea elementelor de bază ale legislației în vigoare;
  • discurs bine organizat.

Aceasta este cerința minimă pentru un solicitant pentru postul de „asistent personal al șefului”. Se pot adăuga și responsabilități, în funcție de sfera organizației. La unele întreprinderi condiție prealabilă admiterea la un astfel de loc de muncă este considerată o educație specializată sau conexă. În plus, educația suplimentară în afaceri sau cursurile de formare avansată sunt considerate un mare plus.

Cerințe de personalitate asistent

Pe lângă profesionale, asistenților managerilor de top sunt impuse o serie de cerințe personale. Specificul postului de „asistent al șefului”, îndatoririle și trăsăturile muncii implică un depozit cu caracter special.

În primul rând, este:

  • rezistența la stres - la urma urmei, un asistent trebuie deseori să fie primul care să-și asume mânia superiorilor și să asculte nemulțumirea subordonaților săi;
  • multitasking - capacitatea de a face mai multe lucruri în același timp - cea mai valoroasă calitate a unui asistent bun;
  • gândire pozitivă - fără această trăsătură de caracter, asistentul managerului nu va putea face față sarcinilor suplimentare, deoarece activitățile sale depășesc adesea sfera cooperării comerciale standard;
  • capacitate ridicată de învățare - dorința de a învăța lucruri noi și de a înțelege calitativ fluxul de lucru ar trebui să fie prezentă în fiecare asistent bun.

Acestea sunt doar trăsăturile de bază ale caracterului de care fiecare asistent manager are nevoie pentru a reuși. activitate profesională. Dar cea mai importantă cerință personală - temperamentul și comportamentul bucătarului și asistentului nu ar trebui să fie disonante, ci în mod ideal să se completeze reciproc.

Sarcinile generale ale unui asistent manager

Asistentul lucrează direct cu conducerea organizației, îndeplinind atât sarcini personale, cât și sarcini profesionale. Acestea includ de obicei:

  • ținerea evidenței șefului și, în unele cazuri, a întregii organizații. Pe intreprinderi individuale asistenții gestionează secretariatul organizației;
  • coordonarea activitatilor de management. Programarea intalnirilor de afaceri, reamintirea superiorilor despre evenimente si evenimente de diferite tipuri;
  • efectuarea corespondenței în numele organizației;
  • primirea și redistribuirea apelurilor telefonice primite;
  • oferind șefului toate informațiile necesare la cerere.

Responsabilități suplimentare ale Asistentului Executiv

Un asistent personal al șefului cu atribuții și funcții suplimentare este cel mai frecvent post vacant pentru acest domeniu de activitate. Cel mai adesea, conducerea caută un angajat destul de versatil, capabil să-și extindă responsabilitățile.

Cele mai frecvente sarcini suplimentare sunt:

  • traducere dintr-o limbă străină, inclusiv în timpul negocierilor. Nu este întotdeauna posibil ca managementul să aibă deplină încredere în lucrătorii terți, iar cunoașterea cel puțin a limbii engleze este foarte utilă aici;
  • organizarea excursiilor capului si insotirea in excursii. O astfel de activitate presupune că asistentul se va ocupa de toate momentele cotidiene: mișcare, comanda unui taxi și hoteluri, catering și documente;
  • însoțirea superiorilor la evenimente de protocol;
  • servicii casnice.

Această listă este departe de a fi completă. Cel mai adesea, este destul de dificil să răspunzi fără echivoc la întrebarea care este responsabilitatea unui asistent manager? Această activitate este foarte diversă. Fiecare șef își face propriile cerințe, principalul lucru este să se asigure că toate sunt în conformitate cu legea.

Programul de lucru al asistentului personal

Una dintre principalele caracteristici ale acestei activități este dependența programului de lucru al angajatului de conducere. Desigur, ziua de lucru standard este de opt ore. De fapt, asistenții își compară regimul cu autoritățile.

Această „încețoșare” a orelor de lucru și necesitatea de a păstra mereu legătura cu conducerea, descurajează adesea absolvenții de la aceste posturi vacante. De fapt, nu trebuie să lucrezi mai mult decât în ​​orice alt loc. Doar că timpul de odihnă și de muncă devine volubil.

Descrierea postului asistent manager

Structura postului de „asistent șef”, îndatoririle, cerințele pentru educație și experiența de muncă ar trebui să fie precizate în fișa postului. Acesta este un document care asigură transparența cerințelor de management și un control ușor asupra îndeplinirii sarcinilor angajaților.

Fișa postului este de natură normativă și este obligatorie pentru execuție. Acest document descrie toate subtilitățile muncii unui asistent manager. Este practic un ghid de acțiune. Documentul include nu numai îndatoriri, ci și drepturi, responsabilități și caracteristici ale soluționării conflictelor de muncă.

In legatura cu specificul activitatii asistentului manager trebuie tratata cu intocmirea fisei postului acestuia atentie speciala. Asigurați-vă că prescrieți caracteristicile muncii, nuanțele organizării muncii și timpului de odihnă, compensarea orelor suplimentare.

Este necesar să se distingă fișa postului unui asistent de același document pentru postul de „asistent manager de proiect”. Îndatoririle acestuia din urmă sunt adesea temporare, ca și munca în sine.

În plus, titlul postului ar trebui să fie precizat clar în fișa postului. Cel mai adesea ele indică „secretar”, „secretar-referent”, „șef de direcție”. Vă rugăm să vă asigurați că această intrare este actualizată. reguliși era relevantă.

Ce să includeți într-un CV de asistent executiv

Poziția de asistent personal este un început excelent pentru o carieră de absolvent. Astfel, puteți obține primul loc de muncă și obține un incomparabil experienta profesionala. Cu toate acestea, pentru solicitanții cu experiență, acest post vacant poate părea interesant. Mai ales dacă intenționați să schimbați domeniul de activitate.

Cunoscând principalele atribuții ale unui asistent manager, nu este greu să redactezi un CV. Acest document presupune că ați citit partea teoretică a întrebării și sunteți gata să începeți. Studiați cu atenție cerințele pentru solicitant și începeți să scrieți textul.

Informații care trebuie indicate în CV pentru postul vacant de „asistent” sau „asistent personal șef”:

  1. Nume complet, prenume și patronimic, în CV pt companie straina doar primele două sunt permise.
  2. Statusul familiei. Acesta este un element obligatoriu - postul de asistent implică adesea un program de lucru neregulat. Trebuie să fii sigur că un astfel de program nu va afecta negativ responsabilitățile familiale.
  3. Educaţie. Listate în ordine cronologică. Dacă încă studiați, asigurați-vă că notați cât timp va dura să fie finalizat. Adesea, angajatorii iau studenți din ultimul an ca asistenți, cu ulterioare avansare în carieră. Aici, indicați cunoștințele unei limbi străine și nivelul de competență în aceasta.
  4. Experiență de muncă. Punct din ultimul. Dacă nu încă, atunci enumerați proiectele dvs. de voluntariat, participarea la activități sociale sau organizații profesionale practici de învățareși alte activități relevante. Dacă nu puteți furniza nimic, luați o mărturie de la departamentul de absolvire și scrieți că sunteți gata să o oferiți.
  5. Caracteristici personale. Oferă-ți cea mai sinceră evaluare posibilă. Descrieți personajul din punctul de vedere al psihologiei clasice și asigurați-vă că vă notați punctele forte și punctele slabe.
  6. Informații suplimentare. Aici ar trebui să scrieți de ce angajatorul ar trebui să vă aleagă dintre alți solicitanți. În plus, asigurați-vă că includeți abilități suplimentare, cum ar fi deținerea unui permis de conducere. De asemenea, va fi util în acest moment să scrieți despre disponibilitate educatie suplimentara, cursuri de perfecționare, educație în afaceri.
  7. Contacte. Lăsați cât mai multe moduri de a vă contacta: celulă și telefon fix, abordare E-mail, skype, link către pagina în rețea socială. Furnizați numai informații actualizate.

Un CV bine scris nu va trece neobservat de angajator.

Responsabilitatile asistentului director de departament

De obicei, cei care caută un loc de muncă caută un loc de muncă ca asistent personal al unui director. Dar este mai ușor să începi promovarea în această nișă de carieră, din postul de „asistent la șef de vânzări”. Atribuțiile acestui angajat nu sunt atât de voluminoase, dar experiența și perspectivele sunt incomparabil mai mari.

Principala diferență dintre asistenții șefilor de departamente sunt activitățile lor mai specifice și mai restrâns concentrate. Ei efectuează lucrări legate de un anumit domeniu de producție sau management. Această experiență este neprețuită pentru avansarea în carieră.

Atribuțiile unui asistent la șef de departament includ totul la fel ca și cele ale șefului întreprinderii. Dar există și o caracteristică specială:

  • nevoia de a cunoaște temeinic esența producției, managementului sau proces de tranzacționare diviziuni;
  • comunica cu asistenții din alte departamente și asistentul CEO;
  • Mentine documentatia departamentala.

Oportunitate de carieră de asistent personal

Tinerii văd această poziție ca pe un început de carieră. Cu toate acestea, este necesar să distingeți ce fel de promovare doriți. Orizontal sau vertical? La această întreprindere, sau acesta este doar începutul unui viitor CV? Răspunsurile la aceste întrebări determină și strategia pentru acțiuni ulterioare.

Conducerea apreciază asistenții buni, iar acest lucru, din păcate, are un efect negativ asupra lor creșterea carierei. Șeful nu vrea să renunțe la angajatul ideal, acceptă să mărească salariile și oferă beneficii suplimentare - aceasta este o variantă a unei cariere orizontale. Cel mai frecvent în rândul asistenților personali.

Cel mai simplu mod de a urca pe scara carierei într-o anumită organizație este de la postul de asistent la șef de divizie. Astfel de poziții sunt adesea luate cu perspectiva de a cunoaște mai bine angajatul și de a se pregăti. Dacă vrei o carieră verticală, atunci aceasta este calea ta.

Poziția de asistent manager nu este vizibilă în exterior, dar foarte semnificativă pentru organizație. Un asistent competent este capabil să îmbunătățească performanța autorităților și astfel să asigure mai mult profit pentru întreprindere.

Fișa postului specifică sfera atribuțiilor și activității pe care o persoană care ocupă o anumită funcție trebuie să le îndeplinească. Descrierea postului în conformitate cu Clasificator integral rusesc documentația de management, sau OKUD, OK 011-93 (aprobată prin Decretul Standardului de Stat din 30 decembrie 1993 nr. 299) este clasificată ca documentație privind reglementarea organizatorică și de reglementare a activităților organizației. Grupul de astfel de documente, alături de fișa postului, include, în special, regulamentul intern al muncii, regulamentul privind unitatea structurală și tabloul de personal.

Este necesară o fișă a postului?

Codul Muncii al Federației Ruse nu obligă angajatorii să întocmească fișe de post. Într-adevăr, într-un contract de muncă cu un angajat, funcția sa de muncă ar trebui să fie întotdeauna dezvăluită (muncă conform funcției în conformitate cu personal, profesie, specialitate, indicând calificări sau vedere specifică munca care i-a fost încredințată) (Articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse). Prin urmare, este imposibil să tragem la răspundere angajatorul pentru lipsa fișelor postului.

Totodată, fișa postului este de obicei documentul în care este specificată funcția de muncă a salariatului. Instrucțiunea conține o listă a sarcinilor de serviciu ale angajatului, ținând cont de specificul organizării producției, muncii și managementului, drepturile salariatului și responsabilitatea acestuia (Scrisoarea Rostrud din 30 noiembrie 2009 Nr. 3520-6-1). ). Mai mult decât atât, fișa postului de obicei nu numai că dezvăluie funcția de muncă a angajatului, ci oferă și cerințe de calificare, care se prezintă la funcția deținută sau la munca prestată (Scrisoarea Rostrud din 24 noiembrie 2008 Nr. 6234-TZ).

Prezența fișelor postului simplifică procesul de interacțiune dintre angajat și angajator pe probleme de conținut functia muncii, drepturile și obligațiile salariatului și cerințele impuse acestuia. Adică toate acele probleme care apar adesea în relațiile atât cu angajații existenți, cât și cu angajații nou angajați, cât și cu candidații pentru un anumit post.

Rostrud consideră că fișa postului este necesară atât în ​​interesul angajatorului, cât și al angajatului. La urma urmei, prezența unei fișe de post va ajuta (Scrisoarea Rostrud din 08/09/2007 nr. 3042-6-0):

  • evaluează în mod obiectiv activitățile salariatului în perioada de probă;
  • refuza în mod justificat să angajeze (la urma urmei, instrucțiunile pot conține cerințe suplimentare legate de calitati de afaceri angajat);
  • distribuie funcțiile de muncă între angajați;
  • transfera temporar un angajat la un alt loc de munca;
  • evaluează conștiinciozitatea și completitudinea performanței salariatului a funcției de muncă.

De aceea este adecvată pregătirea fișelor de post în organizație.

O astfel de instrucțiune poate fi o anexă la contractul de muncă sau poate fi aprobată ca document independent.

Cum se întocmește fișa postului

De regulă, fișa postului este întocmită pe baza caracteristici de calificare, care sunt cuprinse în cărțile de referință pentru calificare (de exemplu, în Manual de calificare funcţii de directori, specialişti şi alţi salariaţi, aprobat prin Decretul Ministerului Muncii din 21 august 1998 nr. 37).

Pentru angajații care sunt angajați în funcție de profesiile lucrătorilor, pentru a-și determina funcția de muncă, se folosesc cărți de referință de calificare și tarif unificat de muncă și profesii ale lucrătorilor din industriile relevante. Instrucțiunile elaborate pe baza unor astfel de cărți de referință sunt de obicei numite instrucțiuni de producție. Cu toate acestea, pentru a unifica și a simplifica documentația internă într-o organizație, instrucțiunile pentru profesiile care lucrează sunt adesea denumite și fișe de post.

Atunci când alcătuiesc fișele postului, organizațiile sunt, de asemenea, ghidate de standarde profesionale.

Întrucât fișa postului este un document intern organizatoric și administrativ, angajatorul este obligat să-l familiarizeze pe angajat cu aceasta împotriva semnăturii atunci când îl angajează (înainte de semnare). contract de muncă) (partea 3 a articolului 68 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Exemplu de descriere a postului pentru directorul general adjunct

Iată un exemplu de completare a fișei postului directorului general adjunct. Manualul descrie responsabilitățile tipice ale unui asistent manager.

Fișa postului unui asistent manager este creată pentru a eficientiza relațiile de muncă. Documentul indică responsabilități funcționale, responsabilitate, drepturile angajatului.

Funcția de „asistent șef” în diferite organizații poate fi numită diferit: asistent personal al directorului, asistent șef, secretar.

Exemplu de descriere a postului pentru asistentul unui manager

eu. Dispoziții generale

1. Un asistent al șefului este numit în funcție și eliberat din acesta prin ordin al șefului organizației.

2. Asistentul șefului raportează direct șefului companiei.

3. În absența asistentului șef, drepturile și îndatoririle funcționale ale acestuia sunt transferate altui funcționar, așa cum se raportează în ordinul organizației.

4. O persoană care are educatie inaltași cel puțin un an de experiență de lucru similară.

5. Asistentul managerului este ghidat în activitățile sale de:

  • legislația Federației Ruse;
  • Reglementări interne ale muncii, Carta și altele reguli companii;
  • ordinele si directivele conducerii;
  • această fișă a postului.

6. Asistentul managerului trebuie să știe:

  • procedura stabilită pentru manipularea documentelor în organizație;
  • reguli de comunicare în afaceri și etichetă;
  • procedura de păstrare a documentației de raportare;
  • reguli de utilizare a echipamentelor de birou, a mijloacelor de comunicare;
  • elementele de bază ale lucrului într-un editor de text, foi de calcul;
  • elementele de bază ale muncii de birou;
  • structura organizatorica a companiei;
  • procedura de incheiere si executare a contractelor.

II. Responsabilitățile postului de asistent manager

Asistentul manager are următoarele responsabilități:

1. Planificarea zilei de lucru a șefului: elaborarea și coordonarea programului de întâlniri, vizite, apeluri, recepții și alte acțiuni.

2. Însoțirea personală a șefului la întâlniri, recepții, în excursii.

3. Suport tehnic pentru munca șefului: comanda bilete, transport; organizarea de negocieri, întâlniri.

4. Păstrarea proceselor-verbale și a altor documente care stabilesc progresul și rezultatele întâlnirilor, întâlnirilor, negocierilor.

5. Aducerea la cunoştinţa angajaţilor direcţiilor structurale de organizare a instrucţiunilor, ordinelor de conducere şi control al executării acestora.

6. Colectarea de informații, pregătirea și furnizarea de rapoarte analitice, informaționale, de referință și de altă natură către conducere.

7. Păstrarea evidenței, primirea corespondenței trimise șefului.

8. Înregistrarea vizitatorilor pentru o întâlnire personală cu șeful, organizarea primirii acestora.

9. Acceptarea documentelor și cererilor de semnătură a șefului, înregistrarea acestora, contabilizarea și trecerea la șef.

10. Intocmirea de scrisori, cereri, alte documente in numele conducerii.

11. Pregătirea ședințelor, ședințelor, ședințelor ținute de șef. Colectarea materialelor necesare, notificarea participanților cu privire la ora, locul desfășurării lor, ordinea de zi.

12. Îndeplinirea instrucțiunilor oficiale ale șefului.

III. Drepturi

Asistentul Manager are dreptul de a:

1. Primiți informații în cantitatea necesară pentru finalizarea sarcinilor.

2. Trimite propuneri conducerii pentru a-și îmbunătăți munca și a raționaliza activitățile companiei.

3. Trimiteți cereri către departamentele organizației (în numele șefului sau din inițiativă personală) pentru obținerea documentelor necesare îndeplinirii atribuțiilor sale.

4. Solicitați conducerii instituției să creeze condițiile necesare implementării acesteia atributii oficiale.

5. Acceptați solutii independenteîn sfera competenţei lor.

6. Să aibă acces la informații confidențiale, în cazul unei nevoi de afaceri.

IV. O responsabilitate

Asistentul managerului este responsabil pentru:

1. Furnizarea angajaților organizației de informații false.

2. Îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor lor oficiale.

3. Aplicare daune materiale organizație, statul, contractanții săi, angajații.

4. Încălcarea termenelor de implementare a sarcinilor.

5. Încălcarea prevederilor documente de orientare organizatii, decizii, ordonante.

6. Dezvăluirea secretelor comerciale, a datelor personale, a informațiilor confidențiale.

7. Acțiuni care depășesc competența sa.

8. Încălcarea disciplinei muncii, a reglementărilor de securitate, a reglementărilor interne de muncă, apărării împotriva incendiilor.

9. Încălcarea regulilor eticheta de afaceri, tratament nepoliticos al partenerilor de afaceri, vizitatorilor, angajaților organizației.

Descrierea postului asistent manager

Șablon de descriere a postului de asistent executiv

APROBA
CEO
Nume I.O.________________
„_________”_____________ ____ G.

1. Dispoziții generale

1.1. Asistentul managerului face parte din categoria specialiștilor.
1.2. Asistentul șefului este numit în funcție și eliberat din acesta prin ordin al directorului general al societății.
1.3. Asistentul executiv raportează direct directorului general al companiei.
1.4. În absența directorului asistent, drepturile și îndatoririle acestuia sunt transferate altui funcționar, care este anunțat în ordinea organizației.
1.5. În funcția de asistent manager este numită o persoană care îndeplinește următoarele cerințe: studii - superioare sau incomplete superioare, experiență în muncă similară de la un an, cunoștințe de echipamente de birou (fax, copiator, scanner, imprimantă), programe Microsoft Office(Word, Excel), munca de birou.
1.6. Asistentul managerului este ghidat în activitățile sale de:
- acte legislative RF;
- Carta societatii, Regulamentul intern al muncii, alte acte normative ale societatii;
- ordinele si directivele conducerii;
- această fișă a postului.

2. Responsabilitățile postului
2.1. Planifică ziua de lucru a șefului (întâlniri, apeluri, recepție etc.).
2.2. Implementări suport tehnic activitățile șefului (comanda de transport, bilete; organizarea de întâlniri, negocieri etc.)
2.3. Insoteste managerul la intalniri, in excursii etc.
2.4. Ia parte la negocieri, intalniri de afaceri, receptii speciale; menține protocoale și alte documente care documentează cursul și rezultatele întâlnirilor și negocierilor.
2.5. În numele șefului, coordonează anumite probleme cu angajații diviziilor structurale, le aduce instrucțiunile și ordinele șefului; controlează executarea instrucțiunilor și ordinelor.
2.6. Colectează materiale și informații solicitate de Directorul General, pregătește materiale analitice, informaționale, de referință și alte materiale și le transmite șefului.
2.7. Efectuează munca de birou, primește corespondența primită în vederea examinării de către șef, acceptă documente și declarații personale pentru semnătura șefului, ține evidența și înregistrarea, transferă șefului.
2.8. Păstrează o întâlnire cu șeful, organizează primirea vizitatorilor.
2.9. În numele șefului, el întocmește scrisori, cereri și alte documente.
2.10. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de șef (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.
2.11. Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale șefului.

3. Drepturi
3.1. Primiți informații, inclusiv informații confidențiale, în măsura în care este necesar pentru rezolvarea sarcinilor atribuite.
3.2. Oferiți managementului sugestii pentru îmbunătățirea activității lor și a activității companiei.
3.3. Solicitați personal sau în numele șefului de la direcțiile întreprinderii și altor specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor de serviciu.
3.4. Necesită management pentru a crea conditii normale pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale și siguranța tuturor documentelor rezultate din activitățile companiei.
3.5. Luați decizii în limitele competenței dvs.

4. Responsabilitate
4.1. Pentru neexecutarea și/sau îndeplinirea intempestivă, neglijentă a atribuțiilor lor.
4.2. Pentru nerespectarea instrucțiunilor, ordinelor și ordinelor curente pentru păstrarea secretelor comerciale și a informațiilor confidențiale.
4.3. Pentru încălcarea reglementărilor interne de muncă, a disciplinei muncii, a regulilor de siguranță și de securitate la incendiu.