1) O scrisoare de afaceri constă de obicei din:
titlu;
textul principal;
terminatii.
Antetul conține:
numele firmei (instituției) care trimite scrisoarea;
adresa postala si telegrafica;
teletip și telefax;
numere de telefon;
Verificarea contului;
data plecării: luna este scrisă ca cuvânt. De obicei, aceste detalii sunt prezente pe antetul.
În antet, lângă dată, este plasat de obicei un link către conținutul scrisorii sau motivul pentru care a fost scrisă.
Exemplu:
„În ceea ce privește (cu privire la)...”
„Cu privire la problema livrării (comanda).”
„Pe nr. din..."
„Pe nr. din..."
Numărul original este trecut pe scrisoarea de afaceri. Nu este recomandată introducerea unui număr de ieșire pe scrisorile adresate țărilor străine. Acestea sunt limitate la data trimiterii și la conținutul scrisorii.
LA Corespondență de afaceri, pe langa adresa si denumirea societatii sau institutiei inscrise pe plic, in antet (in partea dreapta sus a scrisorii) sunt plasate si atributele numite.
Dacă scrisoarea este adresată unei companii sau fondatorului, atunci se indică mai întâi numele companiei (instituției) în cazul nominativ, iar apoi adresa poștală. În documentul transmis la numele șefului (organizației), numele organizației este inclus în titlul funcției de șef.
Exemplu: „Președintelui societății... Domnule...” Într-o scrisoare adresată unei persoane fizice se scrie mai întâi adresa poștală, apoi numele și parafa destinatarului. Numele destinatarului poate fi precedat de cuvântul Attn., de exemplu Attn. Domnul. Black (În atenția domnului Black).
Daca se cunoaste pozitia destinatarului, este indicat sa o indicati dupa nume. De exemplu: Attn. Domnul. Black, șef de departament (În atenția domnului Black, șef de departament). Când te referi la indivizii se foloseşte expresia informală Dragă. De exemplu, Stimate Domn, Stimate Doamnă, Stimate Dl. Brawn, Dear John, iar atunci când vă adresați unei companii - formale Dears Doms (Europa), Gentleman (SUA).
Trebuie avut în vedere că numele, adresele, contestațiile, fiecare cuvânt al denumirii oficiale, poziția denumirii obiectelor de corespondență sunt scrise cu majuscule (ABC-ul comunicării de afaceri // Business for everyone. M., 1991. Numărul 1. S. 33, 34).
Introducerea este de obicei urmată de o frază introductivă. Se formulează în funcție de tipul scrisorii și scopul acesteia.
În partea dreaptă sus a scrisorii, sunt plasate numele companiei - destinatarul scrisorii în cazul nominativ, iar apoi adresa poștală.
În documentul transmis la numele șefului, numele organizației este inclus în titlul funcției de șef.
Într-o scrisoare adresată unei persoane private, scrieți mai întâi adresa poștală, apoi numele și inițialele destinatarului.
După contestație urmează de obicei o frază introductivă, care se formulează în funcție de tipul scrisorii și de scopul acesteia.
Prin urmare, introducerea se caracterizează printr-o mare diversitate. În același timp, există o serie de întoarceri de etichetă care sunt folosite cel mai des atunci când scrieți și sunt stereotipe. Cunoașterea lor sau a le avea la îndemână scurtează timpul de scriere a unui mesaj și în multe cazuri sporește cultura scrisului. Exemple din câteva formule de etichetă durabilă:
Am primit scrisoarea dumneavoastră nr. ... din 1 noiembrie a acestui an, din care ne-am bucurat să aflăm
(cu bucurie să știu) că...
Am primit scrisoarea dumneavoastră din 15 mai anul acesta. împreună cu documentele anexate acestuia.
Ne exprimăm satisfacția pentru răspunsul prompt la întrebarea noastră.
Vă mulțumim pentru scrisoarea de la ... sau pentru nr. ... Ca răspuns, informăm ...
Confirmăm primirea scrisorii dumneavoastră de la... cu toate anexele
Confirmăm prin prezenta că am primit scrisoarea dumneavoastră din 14 martie a acestui an și vă informăm că...
Suntem extrem de surprinși de scrisoarea dumneavoastră de... în care informați...
Am fost surprinși să aflăm din telegrama dumneavoastră (telex) că.
Pe lângă scrisoarea noastră din 12 februarie a acestui an. anuntam ca...
Lasă-mă să-ți scriu...
Trebuie să vă reamintim...
Prin prezenta, reamintim (raportăm) încă o dată...-
Regretăm (îmi pare rău) refuzul (tăcerea).
Din păcate, încă nu am primit răspunsul dumneavoastră la scrisoarea noastră de la ... și suntem nevoiți să vă reamintim (întrebăm) încă o dată.
În legătură cu scrisoarea dumneavoastră de... vă informăm că, spre regretul nostru...
Ca răspuns (răspunzând, referindu-se) la scrisoarea dumneavoastră, vă informăm că...
În confirmarea telegramei noastre de la... vă informăm că...
În confirmarea convorbirii noastre telefonice, care a avut loc pe 5 iunie a acestui an, vă informăm că...
Luăm notă de scrisoarea dumneavoastră de. și informează.
Suntem obligați să vă anunțăm acest lucru.
Vă informăm că...
Vă informăm...
Vă rugăm să fiți informați...
La cererea dumneavoastră, vă trimitem...
Ne cerem scuze pentru întârzierea de a răspunde la scrisoarea dvs. de...
Vă rugăm să acceptați scuzele noastre pentru.
Vă mulțumim (vă suntem recunoscători, ne exprimăm recunoștința) pentru serviciul (ajutor, suport) oferit.
Conținutul scrisorii depinde de problemele și sarcinile care trebuie rezolvate prin corespondență. Nu ar trebui să fie lung într-o scrisoare de afaceri. Adesea, conținutul este limitat la una sau câteva propoziții care exprimă o cerere, consimțământ sau refuz.
Exemple de fraze care pot sta la baza literelor scurte:
Vă rugăm să ne informați despre timpul de livrare...
Vă rugăm să grăbiți livrarea...
Vă rugăm să ne informați despre.
Vă rugăm să ne informați despre decizia dvs. în această problemă... Vă rugăm să trimiteți... Avem nevoie Informații suplimentare despre...
Vă rugăm să ne anunțați dacă oferta noastră este acceptabilă pentru dvs. Vă rugăm să confirmați acceptarea comenzii noastre pentru executare. Solicitarea dvs. pentru... a fost acceptată.
Ca răspuns la scrisoarea dumneavoastră de... vă informăm că cererea dumneavoastră de livrare... a fost rezolvată pozitiv.
Vă informăm prin prezenta că cererea dumneavoastră (comanda, oferta) a fost acceptată de noi. Ca răspuns la solicitările dumneavoastră... vă informăm că am luat următoarele măsuri... Ca răspuns la solicitarea dumneavoastră (comanda), regretăm să informăm (trebuie, suntem obligați să informăm) că nu o putem îndeplini (noi nu sunt capabili). Din păcate, trebuie să vă refuzăm oferta. Din păcate, cererea dumneavoastră nu poate fi acceptată din următoarele motive...
Cererea (propunerea) dvs. este în curs de examinare. După primirea rezultatelor revizuirii, vă vom informa imediat.
Propunerea dumneavoastră va fi acceptată cu plăcere (mulțumire) dacă sunteți de acord să faceți următoarele modificări...
Comanda dumneavoastră va fi îndeplinită cu condiția (de exemplu, dacă sunteți de acord cu o dată ulterioară de livrare a bunurilor de care aveți nevoie. Data expedierii este acceptabilă pentru noi.) .
Când scrieți textul principal al scrisorii, se folosesc ture - acolade:
În legătură cu (în conformitate cu) cererea dumneavoastră... În legătură cu cele de mai sus... În același timp... În primul rând... în al doilea rând... etc. Pentru inceput...
Mai mult... în plus. în afară de asta... Cu toate acestea... în ciuda... În continuare, trebuie să... Inutil să spunem...
Considerăm că este necesar (important, necesar, oportun).
În conformitate cu solicitarea dumneavoastră (documente atașate).
Suntem absolut siguri.
Ne exprimăm încrederea...
Se referă la cererea dvs. (propunerea)...
Adevărul este că.
Altfel, suntem forțați. În împrejurările... În opinia noastră...
Nu suntem de acord cu punctul dumneavoastră de vedere din următoarele motive... În cazul refuzului dumneavoastră (neplată). Mai departe scrii. In afara de asta.
În plus față de cele de mai sus (cele de mai sus, menționate mai sus), informăm...
Ar trebui (necesar, necesar, necesar, dezirabil, considerăm că este necesar) să se adauge (marca, sesizarea).
Având în vedere cele de mai sus (cele de mai sus), rezultă (ne dorim, trebuie, avem nevoie).
Rezumat (concluzie, rezumat, rezumat). Astfel (în concluzie). Pentru a evita întârzierea... Este necesar (ar trebui, ar trebui) să se recunoască faptul că... Avem dificultăți cu. De fapt...
În ceea ce privește solicitarea (observația) dumneavoastră, atragem atenția asupra faptului că
ce...
Ne exprimăm regretul (îndoială, nedumerire, satisfacție). Noi regretam...
În apărarea noastră, dorim să informăm... Ca răspuns la reproșul dumneavoastră, dorim să vă informăm. Recunoaștem... Am cumpăra și de la tine...
Livrările vor fi efectuate (efectuate).
Confirmăm primirea...
Atrageți-vă atenția asupra...
Cu siguranță (evident) știi.
La sfârșitul unei scrisori de afaceri, există solicitări de a scrie sau informa, precum și dorințe, speranțe de cooperare ulterioară, primirea comenzilor etc. Pot exista și scuze și mulțumiri.
Scrisoarea se termină cu o formulă de politețe care indică funcția, prenumele și inițialele persoanei care semnează scrisoarea, iar în unele cazuri se aplică și un sigiliu.
Ca și în altele elemente structurale a unei scrisori de afaceri, iar expresiile stabile sunt folosite la final, de exemplu:
Vă rugăm să indicați consimțământul dvs. Cu sinceritate. Vă rugăm să scrieți despre decizia dvs. Cu sinceritate.
Vă rugăm să confirmați primirea comenzii și să acordați atenția cuvenită acesteia. Cu sinceritate...
Sperăm la un răspuns rapid. Cu sinceritate.
Vă rugăm să nu amânați cu răspunsul. Cu stimă. Vă rugăm să ne anunțați. Cu sinceritate. Vă rugăm să ne țineți la curent cu măsurile pe care le-ați luat. Cu sinceritate. Așteptăm răspunsul dumneavoastră în zilele următoare. Cu sinceritate. Am aprecia un răspuns prompt. Cu sinceritate. Sperăm să primim un răspuns în viitorul apropiat și vă mulțumim anticipat. Cu sinceritate...
In speranta unui raspuns favorabil. Cu sinceritate. Sperăm că ne vei îndeplini cererea. Cu sinceritate. Asteptam comenzile dumneavoastra (aprobare, acord, confirmare). Cu sinceritate. Cu respect și speranță în continuarea cooperării... Vă mulțumim anticipat pentru serviciul oferit. Cu încredere... În speranța unei decizii pozitive a unei întrebări. Cu stimă. Vă rugăm să ne contactați dacă aveți nevoie de asistență (asistență). Cu sinceritate...
Așteptăm cu nerăbdare o cooperare fructuoasă. Cu sinceritate. La primirea scrisorii, vă rugăm să confirmați în scris (telegraf, raport prin telefax.). Cu sinceritate. Vă asigurăm că... Salutări.
Dacă la scrisoare sunt atașate documentație, desene etc., atunci prezența unui atașament este indicată la sfârșit, de exemplu:
"Anexă: de la nr...."
Conform etichetei oficiale, o scrisoare de răspuns este semnată de un angajat cu poziție egală (sau mai mare). Deci, dacă scrisoarea de inițiativă a fost semnată de director (președinte, președinte), atunci răspunsul la aceasta este semnat și de același șef, în ultima solutie, adjunctul său.
xxxxxxxxxxxxxxxxx
3.11. 5.

Cele mai comune tipuri de scrisori de afaceri sunt scrisorile de cerere și scrisorile de cerere. Scrisorile de cerere sunt întocmite pentru a iniția anumite acțiuni ale destinatarului care sunt necesare pentru autorul scrisorii. Scrisori de cerere - pentru obținerea oricăror informații de natură oficială sau documente. In ce situatii sunt facute? Cum să enunț corect esența cererii sau cererii?

În sistemul comunicațiilor documentare, scrisorile de afaceri sunt cele mai comune documente, iar dintre scrisorile de afaceri, cel mai frecvent tip sunt scrisorile de cerere și scrisorile de cerere. Cum să le compun și să le aranjezi corect? Acest lucru este important să știe toate secretarele.

Scrisorile de cerere sunt întocmite pentru a iniția anumite acțiuni ale destinatarului care sunt necesare pentru autorul scrisorii. În activitățile de management, un număr mare de situații dau naștere unor astfel de scrisori. Aceasta poate fi o situație relativ simplă în care nu este necesar să se prezinte informații complexe din punct de vedere al evenimentelor, să dea orice argumente sau să convingă destinatarul. În astfel de cazuri, este mai bine să începeți o scrisoare de cerere direct cu o declarație a cererii în sine, de exemplu:

Vă rog să vă trimiteți plan calendaristic seminarii pentru prima jumătate a anului 2006. Vă rugăm să luați în considerare problema acordării Asociației Fermelor de Fructe și Legume cu un împrumut preferențial în valoare de 600 de milioane de ruble. pentru achiziționarea de citrice de la compania Import-Export pentru vânzare în Moscova și alte orașe ale Rusiei.

Cu toate acestea, nu toate situațiile din activitățile de management sunt atât de simple. Majoritatea situațiilor necesită fundamentare sau, cu alte cuvinte, o explicație, în legătură cu ce, de ce, în ce scop se întocmește scrisoarea la redactarea scrisorilor de cerere. De regulă, justificarea este necesară pentru a influența destinatarul, pentru a-l convinge să acționeze într-un mod foarte specific, așa cum și-ar dori sau ar avea nevoie autorul scrisorii. Dacă scrisoarea de cerere conține o justificare, atunci cel mai adesea ea precede declarația cererii, de exemplu (semnul // arată granița dintre părțile textului scrisorii):

Datorită faptului că responsabilitatile locului de munca angajații Administrației au legătură cu deplasări pe teritoriul raionului, // vă rugăm să alocați fonduri pentru achiziționarea a două mașini oficiale noi „Volga” pentru nevoile Administrației. În legătură cu extinderea gamei produselor noastre // vă rugăm să ne furnizați informații despre noile dezvoltări tehnologice și de design ale frigiderelor și congelatoarelor „Stinol”.

Rusa este una dintre limbile cu o ordine relativ liberă a cuvintelor. În oricare dintre textele de mai sus, putem schimba părți ale propoziției fără prea multă deteriorare a sensului, de exemplu:

Vă rugăm să alocați fonduri pentru achiziționarea a două mașini oficiale Volga noi pentru nevoile Administrației // datorită faptului că îndatoririle oficiale ale angajaților Administrației sunt legate de deplasările pe teritoriul raionului. Vă rugăm să furnizați informații despre noile dezvoltări tehnologice și de design ale frigiderelor și congelatoarelor „Stinol” // în legătură cu extinderea gamei de produse noastre.

Expresiile în care se enunță mai întâi ideea principală a scrisorii, apoi se oferă argumentarea, au o colorare stilistică specială: sunt întotdeauna percepute ca mai expresive decât frazele construite pe principiul „justificare - concluzie”. in orice caz stilul de afaceri orice fel de expresie este străină, ea preferă aproape întotdeauna mijloace lingvistice neutre din punct de vedere stilistic, prin urmare sintagmele sunt mai corecte în care se dă mai întâi o explicație, se dă o justificare și apoi se enunță esența problemei. Când compuneți o scrisoare de cerere, încercați să vă asigurați că rațiunea și partea finală (cererea) sunt din punct de vedere gramatical o propoziție. Chiar și în cazurile în care justificarea se referă la reguli, sunt declarate fapte, evenimente, nu evidențiați justificarea într-o propoziție separată, în caz contrar, pentru a formula cererea, va trebui să folosiți ture de tipul: „În legătură cu cele de mai sus, solicităm ...”, „ Având în vedere cele de mai sus, întrebăm...”, „În legătură cu care cerem...”, etc. n Aceste construcții nu poartă informații și fac textul mai complex atât ca structură, cât și ca percepție. Scrisorile de cerere pot fi întocmite în situații manageriale și mai complexe. Schematic, această situație poate fi reprezentată astfel:

O scrisoare scrisă într-o astfel de situație va fi mai ușor de înțeles dacă conținutul este prezentat într-o succesiune care reflectă logica dezvoltării situației în sine. În acest caz, în structura scrisorii se pot distinge trei părți: introducere (descrierea evenimentelor, fapte care afectează sau pot afecta direct situația managementului), justificarea (explicarea motivelor pentru care este necesară contactarea destinatarului cu un cerere), încheiere (cerere), de exemplu ( părțile comunicativ-semantice ale scrisorii sunt separate prin semnul //):

Conform datelor pe care le avem, la rafinăriile de zahăr din Kursk și Belgorod, care sunt principalii furnizori de zahăr pentru Moscova și regiunea Moscovei, lucrările de întreținere programate ar trebui să fie efectuate în perioada martie-aprilie a acestui an, ale căror programe nu au fost convenit. // Datorită faptului că producția de zahăr și furnizarea acestuia către consumatori vor scădea semnificativ în perioada de întreținere preventivă, // vă rugăm să organizați o întâlnire de lucru cu participarea reprezentanților guvernului de la Moscova pe problema asigurării aprovizionării cu zahăr pentru regiunea Moscovei în perioada de oprire parțială a acestor instalații.

Indiferent de structura textului, cererea din scrisoare este formulată folosind verbul „a cere”. În scrisorile întocmite pe antetele organizațiilor, se folosește forma verbului la persoana I plural:

Vă rugăm să furnizați informații despre ..., Vă rugăm să furnizați informații despre ..., Vă cerem pentru ..., Vă rugăm să conduceți ... etc.

În scrisorile întocmite pe antetele funcționarilor, se folosește forma verbală a persoanei I singular:

Vă rog să luați în considerare problema ..., vă rog să oferiți informații despre ... etc.

O scrisoare poate conține mai multe solicitări (de preferință pe o singură problemă). În acest caz, se formulează mai întâi cererea principală, apoi restul, în timp ce se folosesc următoarele ture de limbă:

De asemenea, vă cerem să (luați în considerare, furnizați, conduceți ...), În același timp, vă rugăm să ... și altora.

De exemplu:

Datorită consumului nesemnificativ de gaz de către centrala de cazane nr. 4 (mai puțin de 3,5 milioane de metri cubi pe an), vă rugăm să excludeți această întreprindere din grupul consumatorilor de gaze cu rezervă obligatorie de combustibil (pacură) pentru sezonul de încălzire 2005 – 2006. În același timp, solicităm software-ul „Mosgorkhleboprodukt” împreună cu SA „Mosenergo” pentru a lua în considerare posibilitatea aderării centralei nr. 4 în sezonul de încălzire 2006–2007 la sistemul de termoficare.

O scrisoare de cerere este de fapt un tip de scrisoare de cerere. De regulă, solicitările se fac pentru a obține orice informații de natură oficială sau documente. În activitățile comerciale, o cerere este o cerere de la un cumpărător către un vânzător (de la importator la exportator) cu o cerere de a da informatii detaliate despre bunuri (servicii) sau trimite o ofertă pentru furnizarea de bunuri (prestarea anumitor servicii). În general, scrisorile de cerere urmează aceleași reguli ca și scrisorile de solicitare, de exemplu:

În conformitate cu paragraful 10 din Hotărârea Guvernului Federația Rusă din 20.05.94 Nr. 498 „Cu privire la unele măsuri de implementare a legislației privind insolvența (falimentul) întreprinderilor”, vă rugăm să ne furnizați date cu privire la mărimea cotei de stat în capitalul autorizat al OAO Moscow Bakery Nr. 18, situat la adresa : st. Nikitinskaya, 45 În cazul în care blocul de acțiuni al acestei întreprinderi este vândut, vă rugăm să informați data și metoda de vânzare.

În activitățile comerciale, textul cererii, de regulă, indică: denumirea mărfurilor (serviciilor); condițiile în care autorul scrisorii ar dori să le primească; cantitatea și/sau calitatea; termenii de livrare a bunurilor sau serviciilor; preț și alte informații. Cererea comercială folosește următoarele expresii:

Vă rugăm să informați despre posibilitatea de aprovizionare... Vă rugăm să faceți o ofertă pentru aprovizionare... Vă rugăm să furnizați informații detaliate despre... etc.

De exemplu:

Vă rugăm să informați despre posibilitatea furnizării aparatelor de aer condiționat AS-200 în cantitate de 150 buc. în perioada februarie - martie 2005, precum și să informeze condițiile de plată și termenele de livrare.

Răspunsul organizației corespondente la o scrisoare de cerere sau cerere este o scrisoare de răspuns, care poate fi un acord sau un refuz. În activitățile comerciale, răspunsul la cerere se emite sub formă de scrisoare comercială, care confirmă primirea cererii, oferă informații despre produsul de interes pentru cumpărător. Răspunsul la cerere poate fi și o ofertă comercială (ofertă). Scrisorile de cerere și scrisorile de cerere sunt întocmite în conformitate cu GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare. La compilarea și procesarea cererilor și cererilor se folosesc următoarele detalii: destinatar, titlul textului (dacă textul scrisorii este mai mare de 4-5 rânduri), text, semnătură, notă despre executant. Toate scrisorile de afaceri sunt emise pe formulare speciale - antet.

Am nevoie de o virgulă în propoziție: Vă informăm că din cauza volumului de muncă crescut al CJSC Bla-bla-bla...

  1. nu au nevoie de.
  2. Se pot separa, sau nu.

    2. Circumstanțele pot fi izolate:

    motive cu prepozitii si combinatii prepozitionale din cauza, din cauza, din cauza, din lipsa, din lipsa, din cauza, din cauza, din cauza, din cauza, din cauza, din cauza, din cauza, din cauza, din cauza, din cauza, din cauza, din cauza, din cauza, din cauza propoziție subordonată cu unire din moment ce).

    mier : Savelich, după părerea cocherului, a sfătuit să se întoarcă. Întrucât Savelich a fost de acord cu părerea cocherului, a sfătuit să se întoarcă; Copiilor, din cauza copilăriei, nu li s-a atribuit nicio funcție (Turgheniev). Din moment ce copiii erau mici, nu li s-a repartizat niciun post;

    concesii cu prepoziții în ciuda, cu (pot fi înlocuite cu o propoziție subordonată cu o uniune totuși).

    mier : Viața lui, cu toată severitatea poziției sale, a mers mai ușor, mai armonios decât viața lui Anatole (Herzen). Deși situația era grea, viața lui era mai ușoară, mai armonioasă decât viața lui Anatole; Contrar instrucțiunilor sale, navele au fost scoase în larg dimineața devreme (Fedoseev). Deși a dat instrucțiuni, navele au fost scoase pe larg dimineața devreme.

    condiții cu prepoziții și combinații prepoziționale dacă sunt prezente, absente, în caz etc. (poate fi înlocuite cu o propoziție subordonată cu uniunea dacă).

    mier : Muncitorii, în caz de refuz, au decis să intre în grevă. Dacă muncitorii erau refuzați, ei au decis să intre în grevă;

    obiective cu prepoziții și combinații prepoziționale de evitat (pot fi înlocuite cu o propoziție subordonată cu uniunea to).

    mier : Bani, pentru a evita întârzierea, se transferă prin telegraf. Pentru a evita întârzierea, transferați bani prin telegraf;

    comparatii cu uniunea ca.

    mier : Nikolai Petrovici s-a născut în sudul Rusiei, ca și fratele său mai mare Pavel (Turgheniev).

    Cu toate acestea, frazele cu astfel de prepoziții și combinații prepoziționale pot să nu fie izolate.

    Mai des, turele sunt izolate, care sunt situate între subiect și predicat:

    Savelich, conform părerii cocherului, l-a sfătuit să se întoarcă.

    În plus, construcțiile izolate sunt de obicei comune, adică conțin un substantiv cu cuvinte dependente:

    Datorită vremii excelente și mai ales a sărbătorii, strada satului Maryinsky a reînviat (Grigorovici).

    De regulă, turele indicate la sfârșitul propoziției nu sunt izolate.

    mier : Muncitorii, la îndrumarea stăpânului, au mers la atelierul vecin. Muncitorii s-au deplasat la atelierul vecin la îndrumarea maistrului.

    În general, izolarea turelor cu prepozițiile indicate și combinațiile prepoziționale este opțională.

Scrisorile de afaceri aparțin grupului de informații și documente de referință și alcătuiesc cea mai mare parte a documentelor oficiale utilizate în documentarea activităților organizației.

Scrisoare de afaceri- acesta este o denumire generalizată pentru documente cu conținut diferit care servesc la comunicarea și transferul de informații între destinatari în practica de afaceri a organizațiilor.

„SCRISOARE” ca tip de document nu se distinge și, prin urmare, nu este indicată în antetul documentului. Literele îndeplinesc următoarele funcții:

  • - sunt un mijloc de comunicare;
  • - sunt un mijloc de transmitere a informațiilor;
  • - sunt o notificare a oricărui fapt.

Digresiune istorică

Primele litere din Rusia - literele din scoarță de mesteacăn, de regulă, erau foarte scurte. Cele mai lungi litere au 166 și 176 de cuvinte. Dar cel mai adesea literele sunt mult mai scurte: majoritatea literelor păstrate complet nu depășesc 20 de cuvinte, doar câteva dintre ele depășesc 50 de cuvinte.

Majoritatea scrisorilor din scoarța de mesteacăn sunt scrisori private. Ei sunt dedicați celor mai diverse probleme ale vieții actuale - economice, familiale, bani, comerț etc. Petițiile (secolele XIV-XV) adresate feudalului de la țărani se alătură strâns categoriei scrisorilor private.

O scrisoare de vizită este un fel de carte de vizită a unei organizații. După cât de corect și estetic este întocmit și încadrat, ei judecă calitati profesionale angajații care lucrează în ea și despre organizație în ansamblu.

Scrisorile de afaceri pot fi clasificate după următoarele criterii:

după tip: scrisori de garanție, de instrucție, de însoțire, de felicitare, de mulțumire etc. Împărțirea scrisorilor de afaceri după tip este cheia clasificării lor;

  • - după tipificare: standard, ecran, individual;
  • – pe domeniul de aplicare: comercial, administrativ, judiciar etc.;
  • - dupa structura: scrisorile de afaceri pot avea o structura simpla si complexa;
  • - după locul în fluxul de lucru: scrisorile în legătură cu organizația sunt primite sau trimise;
  • - la locul în procesul de corespondenţă: iniţiativă, răspuns;
  • - dacă este necesar, pentru a continua corespondența: scrisorile de afaceri pot necesita o scrisoare de răspuns (scrisori de cerere, scrisori de cerere) și nu necesită o scrisoare de răspuns (scrisoare de instrucțiuni);
  • – după statutul juridic al destinatarilor: scrisorile comerciale pot fi de la agentii guvernamentale, organizații, cetățeni etc.;
  • - in directia organizatiei; scrisorile pot acoperi producție, financiar, consultanță, activitati ale proiectului si etc.;
  • - după modalitatea de expediere: scrisorile se pot expedia prin poştă, electronică (mesaj electronic), telegraf (telegramă), fax (mesaj fax), telefon (mesaj telefonic), telex (telex). Indiferent de modalitatea de expediere, scrisorile de afaceri se intocmesc pe formulare speciale pentru scrisori. Prima pagină a textului este întocmită pe formular, paginile rămase sunt pe coli obișnuite de hârtie.

Dimensiunea principală a hârtiei utilizată pentru antetul este A4. Formularele se realizează în mod tipografic, cu ajutorul tipăririi operaționale sau cu ajutorul informatică direct în timpul pregătirii documentului. Metoda de fabricare a formelor depinde de preferințele organizației, ținând cont de cerințele pentru fabricarea formelor folosind stema Federației Ruse sau stemele subiecților Federației Ruse.

La pregătirea și executarea unei scrisori se folosesc următoarele detalii:

  • - Emblema de stat a Federației Ruse;
  • - stema subiectului Federației Ruse;
  • - emblema organizației sau a mărcii (marca de serviciu);
  • – codul de organizare;
  • - statul principal număr de înregistrare(OGRN) entitate legală;
  • – TIN/KPP;
  • – cod formular document;
  • - Numele companiei;
  • - date de referință despre organizație;
  • – denumirea tipului de document;
  • - data documentului;
  • – numărul de înregistrare al documentului;
  • – referire la numărul de înregistrare și data documentului;
  • - destinatar;
  • - îndreptarea către text;
  • - textul documentului;
  • - un marcaj privind prezența aplicației;
  • - semnătură;
  • - imprimare amprentă;
  • - o notă despre interpret.

Structura textului scrisorii include:

  • - recurs;
  • - partea de informare;
  • - formula finală de etichetă a politeții.

Scrisorile de afaceri ar trebui să înceapă cu un apel personal către destinatarul scrisorii. Sarcina contestației este de a stabili contactul cu destinatarul, de a-și exprima respectul, de a-i atrage atenția asupra scrisorii. Cea mai formală este formula de adresare după poziție, este folosită atunci când se adresează managerilor de rang înalt. poziție oficială(Președinte, Președinte etc.):

„Stimate domnule președinte!”;

„Stimate domnule președinte!”

Adresa dupa prenume este si ea oficiala. Adresarea după nume (fără prenume, patronim sau inițiale) este utilizată pe scară largă în corespondența oficială, este strict oficială și indică prezența unei anumite distanțe între destinatar și destinatarul scrisorii:

„Stimate domnule Antonov!”;

— Dragă doamnă Belova!

Cea mai comună opțiune, care indică contactele de afaceri, este adresarea după nume și patronim:

„Dragă Serghei Ivanovici!”;

— Dragă Irina Nikolaevna!

Atunci când se adresează unui grup de angajați sau în caz de dificultăți în obținerea de informații despre conducerea organizației, recursul este utilizat:

"Stimati domni!"

Atunci când se adresează persoanelor din același cerc profesional, recursul este utilizat:

„Dragi capete de ramuri!”;

"Dragi colegi!"

În partea informațională a scrisorii, se folosește stilul oficial de afaceri - un tip special de limbă literară rusă, destinată comunicării în domeniul managementului administrativ.

În general, textul scrisorii este format din propoziții grupate în paragrafe. Ar trebui să existe o relație semantică și stilistică clară între paragrafe.

Pentru cea mai bună percepție a scrisorii, ei sunt dedicați în principal unei singure probleme. Cu toate acestea, pentru a acoperi diferitele sale aspecte, de regulă, este nevoie de o structurare suplimentară a textului. O astfel de structurare presupune adesea împărțirea textului în trei părți: introductivă, principală și finală.

Partea introductivă a textului are scopul de a preciza esența problemei care a servit drept motiv pentru scrisoare. Poate fi un paragraf.

Corpul textului servește pentru a descrie diferitele aspecte ale problemei într-o manieră consecventă și detaliată. În funcție de complexitatea și noutatea sa, partea principală poate include de la unul la trei sau mai multe paragrafe.

Partea finală a textului constă de obicei dintr-un paragraf care conține concluzii, precum și o cerere (cerere, indicație) către destinatar și natura așteptărilor autorului.

La compilarea textelor scrisorilor, alegerea mijloacelor specifice limbajului este de mare importanță. Cea mai comună formă de prezentare într-o scrisoare este folosirea persoanei I plural în verbe care denotă acțiunea cheie a textului: „garantăm plata”, „vă informăm că...”, „vă rugăm să trimiteți...” , „ne propunem să luăm în considerare...”, îndreptăm spre concluzia...”, „vă reamintim că...”, etc. Când scrii o scrisoare către foi cu antet se folosește forma de prezentare a textului scrisorii de la persoana I singular „vă rog să luați în considerare...”, „Consider că este necesar...”, etc.

În practica organelor de stat, literele încep cu numele organizației „Ministerul Agricultură Federația Rusă propune...”, „Ministerul Culturii al Federației Ruse cere...”.

Formulele finale de etichetă sunt fraze stabile din punct de vedere lingvistic care exprimă speranța unei cooperări ulterioare, regretul față de capacitățile limitate ale destinatarului etc.:

„Ne pare rău că nu putem profita de oferta dumneavoastră”;

„Așteptăm cu nerăbdare o cooperare ulterioară”.

Formula finală a politeței poate lipsi scrisori oficiale, dar aproape întotdeauna rezumă scrisori, al căror text este oarecum personal (de exemplu, scrisori de recunoştinţă). Utilizare formula finala politețea atenuează oarecum tonul oficial de la sfârșitul mesajului.

Formula finală de curtoazie precede semnătura și este spațiată sub ultimul rând al textului scrisorii.

Dacă o scrisoare de notificare începe cu contestația „Dragă..!”, aceasta trebuie să se încheie cu formula finală de etichetă „Cu respect”, care este tipărită la 2-3 intervale sub text, din paragraful:

Atractia si formulele finale de politete alcatuiesc asa-numitul cadru de eticheta. Dacă în scrisoare nu există nicio contestație, atunci se omite și formula finală „Cu respect”.

Următoarele formulări standard pot fi, de asemenea, utilizate ca formulă finală de curtoazie:

„Cu același respect...”;

„Cu profund respect...”;

„Cu profund respect...”;

„Cu recunoștință și respect...”;

„Cu recunoștință și respect...”;

"Cu stima si cele mai bune urari..."

Luați în considerare principalele tipuri de scrisori, cele mai comune în practica de afaceri.

Scrisoare-mesaj – o scrisoare de afaceri care informează, notifică orice evenimente și fapte de interes comun. O scrisoare de mesaj poate fi inițiativă sau poate fi un răspuns la o scrisoare de cerere. Pe baza specificului, scrisorile cu mesaje sunt de obicei mici și constau din una sau două propoziții. O scrisoare de comunicare poate începe cu o justificare sau direct cu o declarație a informațiilor raportate. Este permis să începeți o scrisoare-mesaj direct cu cuvântul „inform” sau unul dintre sinonimele acestuia („trimit”, „trimit”, „reprezint”), precum și:

„Vă informăm că...”;

„Vă aducem la cunoștință că...”;

„Considerăm necesar să vă informăm despre...”;

„Vă informăm că...”;

„Anunț că...”;

„Vă informăm că...”;

„Vă informăm că...”;

„Considerăm necesar să vă informăm că...”;

„Ne face plăcere să vă informăm că...”

"Dorim sa va informam ca...";

„Ne face plăcere să vă informăm că...”;

„În continuarea noastră... raportăm a noastră...”;

„Pentru recurs... informează...”;

„Consider că este de datoria mea să vă informez că...”;

„Sunt autorizat să vă informez că...”;

„Se notifică...”;

„Pe baza celor de mai sus, considerăm că este necesar...”;

„Se stabilește că în perioada de la... la...”;

„Vă informăm că începând cu...”, etc.

Un exemplu de scrisoare-mesaj este prezentat în Anexa 12.

Scrisoare de transmitere - o scrisoare de afaceri prin care se informează destinatarul despre direcția documentelor anexate scrisorii (contracte, cataloage, registre etc.) sau bunuri materiale. Trimiterea unei scrisori de intenție este o bună practică în practica de afaceri a organizațiilor și contribuie la eficiența contabilă și la munca de informare și referință suplimentară cu documentele trimise.

Scrisoarea de intenție începe cu frazele standard:

„Regizăm...”;

„Vă prezentăm...”;

„Ne întoarcem la tine...”;

„Vă trimitem...”.

Aceste fraze pot fi precedate de informații introductive care însoțesc această situație managerială:

„În conformitate cu acordul, vă trimitem...”;

„În conformitate cu programul, vă prezentăm...”;

„În confirmarea acordului nostru, trimitem...”, etc.

O trăsătură distinctivă a scrisorii de intenție este marcarea prezenței aplicației sub text.

Un exemplu de scrisoare de intenție este furnizat în Anexa 13.

Scrisoare de instrucție (directivă, circulară). – o scrisoare de afaceri care conține o instrucțiune (clarificare) către organizațiile subordonate cu privire la decontări, raportare etc. Acest tip scrisorile sunt trimise de organele de stat, municipale, precum și de organizații care au organizații subordonate.

În practică, în documente de acest fel, șefii organizațiilor acoperă instrucțiuni permisive cu privire la orice problemă specifică organizației. Toți angajații organizației ale căror activități sunt legate de această problemă sunt supuși familiarizării cu scrisorile de instrucțiuni. Toate instructiunile consemnate in scrisoarea de instructiuni sunt obligatorii pentru executarea de catre subordonati.

Scrisorile de instrucțiuni sunt semnate de șeful organismului sau organizației statului (municipal).

Scrisorile de instrucțiuni pot începe cu o justificare a scopului scrisorii sau o trimitere la un document de reglementare - „Pentru a...”, „În conformitate cu rezoluția... Nr.... din data de...” , și se încheie cu sintagma - „Cu privire la executarea prezentei scrisori circulare raport... ns mai târziu...”.

Un exemplu de scrisoare de instrucțiuni este prezentat în Anexa 14.

Scrisoare de cerere – o scrisoare de afaceri, al cărei scop este obținerea de informații oficiale, informații, documente sau inițierea anumitor acțiuni necesare organizației autorului. Un număr mare de situații manageriale dau naștere unor scrisori de cerere.

Scrisoarea de cerere conține motivul cererii și o declarație a cererii în sine. Justificarea poate conține trimiteri la legislație și altele reguli, documente organizatorice și juridice. Motivul trebuie să precedă formularea cererii. Justificarea poate lipsi în cazurile în care cererea este evidentă, natura ei tipică, precum și dacă implementarea acțiunilor care compun cererea este responsabilitatea organizației, unității, funcționarului. Adesea, o cerere este formulată folosind verbul „a cere”:

"Vă rugăm să informați...";

"Te rog plateste...";

„Vă rugăm să furnizați...”;

„Vă rugăm să furnizați informații despre...”;

„V-am ruga să confirmați...”;

„Vă rugăm să acceptați...”;

„Pentru a doua oară, vă rugăm să plătiți fără întârziere...”;

"Vă rog să trimiteți la adresa mea..."

„Te rog să...”;

„Vă rugăm să efectuați plata...”;

„Vă rog să dați instrucțiuni...”;

„Vă rugăm să luați în considerare...”;

„Vă informez și întreb...”;

"Te rog anunta-ma...";

„Conform acordului preliminar, vă rog...”;

„Solicităm ajutor în...”;

„Vă atrag atenția și vă întreb...”;

„Vă rugăm să luați măsuri pentru...”;

„Pe lângă... vă rugăm să luați în considerare...”;

"Avand in vedere; ca...; intrebam...";

„Vă rugăm să găsiți o oportunitate...”;

„Vă rugăm să luați în considerare întrebarea despre...”;

„Vă rugăm să confirmați...”;

„În conformitate cu acordul nostru, cerem...”, etc.

Cererea poate fi formulată și fără verbul „a cere”, de exemplu: „Sperăm într-o soluție pozitivă a problemei...”;

„Vom fi foarte recunoscători; dacă trimiteți...”;

„Vom fi recunoscători; dacă tu...”;

"Vă rugăm să informați...";

„Ar fi de dorit...”;

"Am dori să...";

"Am vrea...";

„Sperăm că veți considera posibil să luați în considerare recursul nostru”; „Apelăm la dumneavoastră cu o cerere...”;

„Dă-mi voie să mă întorc la tine cu o cerere...”;

„Prin prezenta informăm și vă rugăm să furnizați imediat...”; „Îți vom fi recunoscători dacă...”;

„Vom fi recunoscători...”;

„Vom fi recunoscători pentru...”;

„Vom fi foarte...”;

„Sperăm că veți găsi posibil...”;

„Ne vom bucura; dacă tu...”;

„Apelăm la dumneavoastră cu o cerere de...”;

„Ar fi de dorit să se familiarizeze...”;

„Ne-am dori...” etc.

O scrisoare poate conține mai multe cereri. În acest caz, se folosesc următoarele expresii de limbaj:

„De asemenea, vă rugăm să luați în considerare (prestați, conduceți...)”; „În același timp, vă cerem...”.

Scrisorile de cerere sunt semnate de șeful organizației sau de un funcționar autorizat oficial. O scrisoare de cerere necesită o scrisoare de răspuns.

De menționat că cererea poate fi cuprinsă și în alte scrisori, de exemplu, în scrisoare de intenție, garantie etc.

Un exemplu de scrisoare de cerere este furnizat în Anexa 15. Scrisoare de răspuns- o scrisoare de afaceri scrisă ca răspuns la o scrisoare de cerere. Răspunsul poate fi pozitiv sau negativ (scrisoare de refuz).

La alcătuirea scrisorilor de răspuns trebuie respectat principiul paralelismului lingvistic: în textul scrisorii de răspuns trebuie folosite aceleași fraze de limbă și vocabular pe care le-a folosit autorul în scrisoarea de inițiativă.

Important de reținut!

Nu ar trebui să includeți un link către scrisoarea primită în textul scrisorii de răspuns ("La scrisoarea dvs. de la ... Nr. ..."). Pentru a face legătura cu scrisoarea primită, detaliile formularului conțin atributul „Link către data și numărul documentului primit”, unde sunt introduse informații despre scrisoarea de inițiativă. O scrisoare de răspuns poate începe cu cuvintele: „Ca răspuns la scrisoarea dumneavoastră, informăm...”, „Ca răspuns la scrisoarea dumneavoastră, informăm...”.

Expresii standard folosite în scrisorile de răspuns:

„Vă informăm...”;

„Vă informăm...”;

„La cererea dumneavoastră, vă informăm...”;

„Din păcate, nu putem...”;

„Spre marele nostru regret...”;

„Spre satisfacția noastră reciprocă...”;

„Conform cererii dumneavoastră, trimitem...”.

Textul standard al unei scrisori de răspuns pozitiv ar putea arăta astfel:

Un răspuns negativ trebuie să fie justificat; o cerere nu trebuie respinsă fără explicații. În cazul în care organizația - autorul scrisorii are informații despre cine, în ce condiții, când poate da un răspuns pozitiv la această solicitare, se recomandă informarea destinatarului cu privire la aceste informații.

Expresii standard folosite în scrisorile de respingere:

„Ne pare rău să vă informăm că nu vă vom putea satisface solicitarea din următoarele motive...”;

„Din cauza... organizația noastră nu poate...”.

Un exemplu de scrisoare de răspuns este furnizat în Anexa 16.

Notă!

Comunicarea de afaceri nu permite grosolănia și lipsa de tact și presupune un ton neutru de comunicare între parteneri. În acest sens, se recomandă evitarea refuzului direct în scrisorile de afaceri.

Scrisoare de reamintire- o scrisoare de re-raportare a unui fapt, precum și utilizată în cazurile în care organizația contrapartidă nu întreprinde acțiuni care decurg din atributii functionale sau acorduri acceptate.

Textul unei scrisori de reamintire, de regulă, constă din două părți: un link către un document care stabilește obligațiile părților sau circumstanțele în legătură cu care organizația este obligată să întreprindă anumite acțiuni și o solicitare de a efectua TC sau alte actiuni.

Expresia cheie a scrisorii de reamintire este verbul „Îmi amintesc (amintesc)”.

Modele și modele de bază ale unei scrisori de memento:

„Într-o scrisoare de la... v-am informat că...”;

„Cu toate acestea, până acum nu am primit un răspuns de la dumneavoastră”;

„Reamintindu-ne acest lucru, întrebăm...”;

„În cazul neprimirii unui răspuns în... termenul limită...”;

„Vă reamintim că conform planului de lucru comun...”;

„Vă oferim în conformitate cu termenii contractului...”;

„Conform contractului Nr.... vă reamintim obligațiile...”;

„În ciuda mementourilor repetate...”;

„Anunță-ne urgent starea lucrurilor”;

„Pentru a doua oară vă trimitem...”;

„Pentru a doua oară vă informăm...”;

„Pentru a doua oară vă reamintim...”;

„Vă rugăm cu drag...”;

„Încă o dată... vă reamintim...”;

„Altfel vom fi forțați...”;

„Vă atragem atenția asupra faptului că...”;

"Dorim sa va informam ca..."

Scrisoarea de reamintire poate conține încă o parte suplimentară, care menționează sancțiunile care se vor aplica în caz de nerespectare a măsurilor necesare:

„Dacă nu vă îndepliniți obligațiile, veți fi supus penalităților”, etc.

Un exemplu de scrisoare de reamintire este furnizat în Anexa 17.

Scrisoare de mulțumire (scrisoare de mulțumire) - o scrisoare de afaceri prin care se exprimă recunoștința pentru acțiunile întreprinse (pentru scrisoarea primită, pentru furnizarea de informații, pentru invitație). Scrisorile de mulțumire sunt mai puțin formalizate decât alte tipuri de scrisori și sunt scrise într-o formă mai liberă.

Expresiile cheie ale scrisorii pot fi următoarele expresii: „Mulțumesc pentru...”;

„Vă mulțumim pentru...”;

„Vă suntem recunoscători că...”;

„Suntem recunoscători pentru...”;

„Exprimând recunoștință pentru scrisoarea dumneavoastră, vă informăm că...”;

„Am primit o invitație, pentru care suntem foarte recunoscători”; „Vă mulțumesc anticipat pentru...”;

„Recunoaștem cu recunoștință...”;

„Îți exprimăm recunoștința pentru...”;

„Dă-mi voie să-ți mulțumesc pentru...”;

„Permiteți-mi să vă exprim sincera recunoștință...”;

„Vă mulțumesc pentru ajutorul acordat în...”;

„Vă suntem recunoscători pentru...”;

„Am primit invitația dumneavoastră... pentru care vă suntem recunoscători...”; „Revenind la scrisoarea dumneavoastră, vă mulțumim pentru furnizarea de...”, „Îți exprimăm profundă recunoștință pentru...”;

„În acest sens, vreau să vă mulțumesc...”;

„Din adâncul inimii îmi exprim recunoștința față de tine...”;

„Exprimând recunoștință pentru..., vă informăm că...”;

„Recunoştinţa noastră sinceră pentru...”;

„Cu un sentiment de profundă recunoștință...” etc.

Un exemplu de scrisoare de mulțumire este furnizat în Anexa 18.

Scrisoare de confirmare - o scrisoare de afaceri în care destinatarul confirmă primirea de informații, documente sau alte materiale în prealabil a ajuns la acorduri, intentii etc. Când se confirmă un acord preliminar, textul scrisorii ar trebui să indice pe scurt esența acestuia; atunci când se confirmă primirea documentelor, este necesar să le denumească. În unele cazuri, scrisoarea de confirmare rezumă esența documentelor primite.

Formula de limbă cheie a acestui tip de litere este verbul „Confirm”.

Modele și modele de bază ale unei scrisori de confirmare:

„Confirmăm primirea documentelor (acord preliminar, acord etc.)”;

„Reafirmăm acordurile la care s-a ajuns la discuții...”;

„Confirmarea intenției...”;

„Confirmam cu recunoștință primirea materialelor...”, etc.

O scrisoare de confirmare se poate încheia cu o cerere, o dorință, o ofertă.

Un exemplu de scrisoare de confirmare este furnizat în Anexa 19.

Scrisoare de notificare– o scrisoare de afaceri care informează despre evenimente publice (întâlniri, seminarii, expoziții, conferințe etc.).

Scrisorile de notificare, de regulă, sunt trimise unei game largi de organizații, instituții, întreprinderi pentru a le atrage sau a le invita să participe la evenimente în curs. Scrisorile de notificare pot informa atât despre eveniment, ora și locul evenimentului, cât și, în același timp, pot invita să participe, să informeze despre condițiile de participare la eveniment și să conțină alte informații justificative. Astfel, o scrisoare de înștiințare poate fi simultan o scrisoare de invitație sau precedă o scrisoare de invitație.

Scrisoarea de notificare poate avea atașamente care pot conține programul evenimentului, o cerere de participare și alte materiale informative. Astfel de scrisori, de regulă, sunt trimise în listă, astfel încât „Adresa” necesară este întocmită într-un mod generalizat sau deloc.

Scrisorile de înștiințare sunt semnate de șeful organizației sau de șeful adjunct responsabil cu organizarea și desfășurarea evenimentului, precum și de mai mulți șefi dacă evenimentul este desfășurat în comun de mai multe organizații.

Un exemplu de scrisoare de notificare este prezentat în Anexa 20.

Scrisoare de invitație – scrisoare de afaceri, care este un tip de scrisoare de notificare. Diferența față de o scrisoare de notificare este că poate fi întocmită nu pe antet, are alt format, culoare, elemente de design suplimentare sub formă de ornamente, desene etc.

Când sunt invitați un numar mare persoanele folosesc șabloane, texte prefabricate ale invitațiilor. De regulă, scrisorile de invitație sunt adresate unei anumite persoane sau unor persoane, prin urmare ele folosesc formulele pentru adresarea destinatarului „Dragă ..!”, „Dragă ..!”, de exemplu:

„Stimate domnule Stepanov!”;

„Dragă Alexandru Nikolaevici!”;

"Stimati domni!";

„Dragi șefi de ramuri!” etc.

Scrisorile de invitație pot fi trimise prin e-mail, dar în ocazii mai ales solemne, invitațiile trebuie trimise prin poștă sau curier. Următoarele expresii sunt folosite în scrisorile de invitație:

„Vă invităm să participați la...”;

„Vă rugăm să participați la...”;

„Avem onoarea să vă invităm...”;

„Acceptați invitația noastră...”;

„Lasă-mă să invit (invităm)...”;

„Ne-am bucura să vă vedem pe...”;

„Vă vom fi foarte recunoscători pentru participarea dumneavoastră la...”;

„V-am fi recunoscători dacă ați accepta invitația noastră la...”;

„Vă invităm la... care va avea loc...”, etc.

Textul standard al unei scrisori de invitație arată astfel:

„În perioada 23-25 ​​martie 2014 va avea loc conferința științifică și practică „Educație – Timp nou, abordări noi”. Vă rugăm să confirmați participarea la conferință și să trimiteți rezumate ale discursului în cantitate de 3-5 foi. informațiile vă vor fi trimise după confirmarea participării dumneavoastră.”

Un exemplu de scrisoare de invitație este furnizat în Anexa 21.

Răspuns la scrisoarea de invitație – scrisoare de afaceri care exprimă feedback pozitiv sau negativ. În cazul unei decizii pozitive, organizația poate trimite imediat o cerere de participare la eveniment. În cazul unei decizii negative, este necesar să se indice motivul refuzului, începând cu răspunsul la scrisoarea de invitație cu motivația refuzului: „În legătură cu...”.

Un exemplu de răspuns la o scrisoare de invitație este prezentat în Anexa 22.

Scrisoare de felicitare (scrisoare de felicitare) – o scrisoare de afaceri întocmită cu ocazii solemne asociate cu evenimente semnificative în funcția de funcționar sau organizație.

Scrisorile de felicitare sunt întocmite în formă liberă, pot fi fie de dimensiuni mici și includ una sau două propoziții, fie pot fi destul de detaliate. În acest din urmă caz, scrisoarea de felicitare prezintă principalele etape ale vieții, activitățile persoanei căreia i se adresează felicitarea, cele mai importante realizări ale sale. Dacă scrisoarea este adresată unei organizații sau subdiviziunii sale structurale, ea stabilește cele mai importante și semnificative realizări ale organizației sau subdiviziunii.

În practica de afaceri, se pot distinge următoarele motive pentru felicitări:

  • - aniversări, zile de naștere ale organizației beneficiare și ale șefului organizației;
  • - atribuirea, câștigarea concursurilor, câștigarea licitațiilor;
  • - succes în afaceri și activitate profesională(atribuirea către poziție înaltă, acordarea unui titlu onorific sau special, deschiderea unei noi filiale etc.);
  • - sărbători legale An Nou, Crăciun, Ziua Apărătorului Patriei etc.);
  • – sărbători religioase (Crăciun);
  • - evenimente placute din viata personala (ziua de nastere, casatorie, nasterea unui copil);
  • – încheierea de acorduri de parteneriat reciproc avantajoase;
  • - Aniversarea cooperării (de regulă, prima sau runda).

Practică

Scrisorile de felicitare pot fi întocmite nu numai pe antetul organizației, ci și pe hârtie specială de diferite culori, decorată cu ornamente, având o densitate mare etc.

Următoarele expresii cheie sunt folosite în scrisorile de felicitare:

"Felicitări pentru...";

„Vă felicităm sincer pentru...”;

„Vă rugăm să acceptați sincerele noastre felicitări pentru...”;

„Vă felicităm din suflet pentru...”;

"Felicitări pentru...";

„Vă rugăm să acceptați sincerele noastre felicitări...”;

„Felicitări pentru noua poziție”;

„Felicitări pentru deschiderea unei noi filiale”;

"Am fost încântați să aflăm despre succesul dvs. la alegeri. Felicitări pentru victoria voastră!" etc.

Textul standard al unei scrisori de felicitare ar putea arăta astfel:

„Vă rugăm să acceptați sincerele noastre felicitări pentru alegerea dumneavoastră în calitate de Președinte al Consiliului de Administrație. Vă dorim multă sănătate și succes în activitatea dumneavoastră. Suntem încrezători că experiența și profesionalismul dumneavoastră înalt vor servi la dezvoltarea în continuare a companiei și la consolidarea poziției acesteia în sectorul high-tech.”

Un exemplu de scrisoare de felicitări este prezentat în Anexa 23.

Răspunde la o scrisoare de felicitări – o scrisoare compilată ca răspuns la felicitări în ocazii solemne legate de evenimente semnificative în funcția de funcționar sau organizație.

Textul standard al răspunsului la scrisoarea de felicitări:

"Vă mulțumesc pentru atenția pe care mi-ați acordat-o de ziua mea. Vă mulțumesc pentru cuvintele voastre amabile și sincere. Din partea mea, vă doresc multă fericire și sănătate, prosperitate și prosperitate."

Un exemplu de răspuns la o scrisoare de felicitare este prezentat în Anexa 24.

Scrisoare de garantie - o scrisoare de afaceri care garantează plata pentru munca prestată sau prestarea a ceva (servicii, produse, spații etc.).

Într-o scrisoare de garanție, organizația autoare își asumă anumite obligații, prin urmare o astfel de scrisoare are un sens juridic. Textul scrisorii de garanție conține o solicitare de a efectua lucrări, de a presta servicii etc. și conține o expresie semnificativă din punct de vedere juridic: „Garantăm plata” etc. Mai departe, în textul scrisorii sunt date detaliile bancare ale organizației - autorul scrisorii de garanție.

Scrisorile de garanție sunt semnate de director și Contabil șef organizațiilor, semnăturile sunt certificate de sigiliul principal al organizației.

Este important de știut!

O trăsătură distinctivă a unei scrisori de garanție este prezența „denumirii tipului de document” obligatorie, care nu este aplicată altor tipuri de scrisori. Această recuzită va arăta astfel - SCRISOARE DE GARANȚIE.

Modele și modele de bază ale unei scrisori de garanție:

„Garantăm returnarea împrumutului...”;

„Garantăm rambursarea împrumutului în cuantum... până la...”;

"Garantăm plata. Contul nostru curent...";

„Asigurarea spațiului de locuit este garantată...”;

„Întreprinderea garantează...”;

„Cu această scrisoare garantăm...”;

„(Numele organizației) vă cere (vă) să ajutați... (Numele organizației) garanții...”;

„Solicităm, în vederea acordării asistenței, să acordăm... (denumirea organizației) garanții...”;

„Garantăm că echipamentele furnizate în cadrul comenzii de mai sus respectă în toate privințele descrierea, specificațiile și specificațiile conținute în comandă”;

„Dacă în termen de... de la data punerii în funcțiune echipamentul se dovedește a fi defect, ne angajăm să înlăturăm defecțiunea pe cheltuiala noastră”;

„Dacă... ne angajăm să înlocuim gratuit echipamentele defecte”;

„Ne angajăm să furnizăm fără întârziere echipamente noi”;

„Ne angajăm să plătim costul transportului și asigurării” etc.

Un exemplu de scrisoare de garanție este furnizat în Anexa 25.

Mail informativ – scrisoare de afaceri, în care destinatarul este informat cu privire la informații cu caracter oficial.

O scrisoare informativă este apropiată ca înțeles de o scrisoare de mesaj sau de o scrisoare de vânzare, dar este mai amplă și mai informativă. O astfel de scrisoare este rezultatul dezvoltării logice a corespondenței. Se transmite destinatarului dacă s-a stabilit contact cu acesta, iar acesta nu se opune dezvoltării ulterioare a relațiilor de afaceri. O scrisoare de informare are scopul de a informa destinatarul despre dorința autorului de a dezvolta contacte de afaceri și despre anumite aspecte ale implementării acestora într-un volum ceva mai mare decât mesajul.

Scrisorile de informare sunt utile în stabilirea contactului inițial cu destinatarul, căruia îi sunt furnizate o anumită cantitate de informații suplimentare cu caracter general. O scrisoare de informare poate conține o invitație adresată destinatarului de a obține informații suplimentare utilizând formularea din scrisoare: „Vom fi bucuroși să vă răspundem la întrebări”.

Un exemplu de scrisoare de informare este prezentat în Anexa 26.

Scrisoare de aplicare - o scrisoare de afaceri, întocmită în cazurile în care o organizație dorește să participe la evenimente sau să primească servicii furnizate de o altă organizație. În activitățile comerciale legate de furnizarea de bunuri și servicii, o aplicație poate fi folosită ca document primar, pe baza căruia se plasează o comandă și se întocmește un acord. Un tip special de cereri sunt documentele depuse autorităților executive și organizațiilor de stat pentru înregistrarea oricăror drepturi, obținerea autorizațiilor etc.

Cererea poate fi intocmita intr-o forma unificata sau supusa cerintelor formulate de organizatia care ofera bunuri sau servicii. În primul caz, pregătirea unei astfel de cereri constă în completarea unui formular model propus de organizația vânzătoare. Dacă cererea se face în formă liberă, aceasta include informații esențiale pentru autorul scrisorii.

Întrucât o scrisoare de cerere este de fapt o cerere de a efectua anumite lucrări, de a presta servicii, de a fi inclusă în lista participanților la un eveniment, textul cererii, de regulă, folosește aceeași limbă ca și în scrisorile de cerere:

„Vă rugăm să vă includeți în grup pentru a participa la...”;

„Vă rugăm să asigurați participarea a doi reprezentanți ai companiei noastre la...”;

„Vă rugăm să vă înregistrați ca participanți...” etc.

În funcție de situație, textul scrisorii de cerere include informații suplimentare cu privire la participanții la eveniment, subiectul cererii, condițiile de prestare a muncii sau de participare la evenimente în desfășurare etc. De exemplu, dacă se face o cerere de participare la un eveniment (seminar, conferință, festival, târg etc.), sunt indicate următoarele informații:

  • - titlul evenimentului;
  • - data evenimentului;
  • – forma de participare (vorbitor, ascultător, participant etc.);
  • – prenumele, numele și patronimul participantului (participanților);
  • - Locul de munca, postul;
  • - adresa poștală cu cod poștal, număr de telefon, adresa de e-mail;
  • – necesitatea unui hotel pe durata evenimentului.

În cazul în care se întocmește o cerere de prestare a oricărui tip de serviciu, toate aspectele esențiale ale obiectului cererii și toate datele necesare despre autorul cererii, pe lângă cele cuprinse în formularul de scrisoare, sunt indicat.

Aplicația poate conține și o garanție de plată a serviciilor sau de participare la evenimentul în cauză.

Un model de scrisoare de cerere este furnizat în Anexa 27.

Scrisoarea suplimentară - o scrisoare de afaceri trimisă după scrisoarea principală și care conține Informații suplimentare. trăsătură caracteristică o astfel de scrisoare este o indicație directă că servește ca o continuare a scrisorii anterioare. Aici ar trebui să înceapă scrisoarea suplimentară, de exemplu:

„Pe lângă scrisoarea...”;

„Această scrisoare este în plus față de...”.

În textul scrisorii suplimentare, trebuie explicat ce a determinat necesitatea trimiterii acesteia, de exemplu:

„În legătură cu o modificare semnificativă a costului componentelor pentru produs... reprezentând un interes direct pentru compania dumneavoastră...”.

Un exemplu de scrisoare de supliment este prezentat în Anexa 28.

scrisoare de scuze - o scrisoare întocmită cu ocazia unei scuze adresată destinatarului pentru încălcările din relațiile de afaceri. Scrisorile de scuze sunt relativ rare în corespondența comercială oficială. Cu toate acestea, în multe cazuri sunt indispensabile pentru a-i face scuze formale destinatarului și pentru a normaliza relația, mai ales dacă nu este posibil să-ți ceri scuze altfel.

Formularea standard pentru începutul scrisorilor de scuze este: „Vă cer să acceptați scuze în legătură cu (pentru)...”. Scuzele trebuie făcute la începutul scrisorii și abia apoi explicați motivele apelului dvs. În același timp, nu este obișnuit să-ți ceri scuze de două ori în cursul scrisorii. Este mai bine să vă exprimați regretul în legătură cu încălcarea temporară a relației cu destinatarul cât mai sincer și convingător posibil. Tonul general al scrisorii de scuze ar trebui să fie conciliant, dar nu încurajator.

Un exemplu de scrisoare de scuze este furnizat în Anexa 29.

scrisoare de condoleanțe - o scrisoare de afaceri scrisă pentru a-și exprima regretul, simpatia și condoleanțe. Acest tip de scrisoare este folosit în corespondența de afaceri de zi cu zi în legătură cu decesul persoanelor apropiate destinatarului (rude, colegi).

În cazul unor evenimente mai puțin tragice (dezastre naturale, necazuri majore în activitățile organizației), se folosește o expresie scrisă de simpatie, regret. Aceste scrisori sunt menite să arate sprijin prietenos într-un mediu de afaceri. Este permisă recurgerea la această formă de contestație scrisă în cazul unor neînțelegeri în relația dintre autor și destinatar în cazul unor neînțelegeri care încalcă ordinea obișnuită. contacte de afaceri. Astfel de scrisori ar trebui să înceapă cu cuvinte de condoleanțe (simpatie, regret), de exemplu: „Vă cer să acceptați condoleanțe...” sau „Îți exprim sincera mea simpatie...”. Este foarte de dorit ca tonul general al unei astfel de scrisori să fie extrem de cald și să lase loc unui sentiment de speranță și optimism.

Un exemplu de scrisoare de condoleanțe este furnizat în Anexa 30.

scrisoare de recomandare - o formă de petiție a autorului către destinatar în favoarea unui terț care nu participă la corespondență. Cel mai des găsit scrisori de recomandare eliberat de organizație salariatului în confirmarea experienței în această organizație, a meritelor și calităților personale ale salariatului.

O formulare tipică pentru începutul unei scrisori de recomandare este următoarea: „Am onoarea să vă recomand domnule (doamnă)...” prin această scrisoare. După aceea, autorul atrage atenția destinatarului asupra motivelor apelului său și își expune propria idee despre persoana recomandată. O recomandare detaliată nu poate fi generală, trebuie să conțină o descriere a avantajelor (sau dezavantajelor) specifice celei recomandate pentru a crea o impresie obiectivă despre această persoană pentru destinatar.

Este interesant!

Poetul Serghei Esenin a sosit la Sankt Petersburg pe 9 martie 1915. Prima persoană pe care a vizitat-o ​​în oraș a fost L. L. Blok. I-a dat scrisori de recomandare, iar calea lui Yesenin către cercurile literare era deschisă.

În practica de afaceri, se poate evidenția un grup de litere utilizate în desfășurarea activităților comerciale ale organizațiilor, așa-numitele scrisori comerciale. Acest grup include următoarele tipuri de litere.

O ancheta - o scrisoare comercială trimisă în stadiul precontractual de către un potențial cumpărător unui potențial vânzător pentru a obține informații despre posibilitatea de a furniza un lot de mărfuri către anumite condiții sau cu o cerere de trimitere a unei oferte pentru furnizarea unui anumit lot de mărfuri (pentru prestarea unui anumit tip de serviciu). O cerere comercială ar trebui să fie diferențiată de o scrisoare de informare și scrisori de cerere privind comunicarea termenelor de livrare și a prețului mărfurilor. De asemenea, o scrisoare de cerere nu este considerată o cerere sau o comandă, care sunt alte tipuri de scrisori cu alte elemente și detalii.

Într-o cerere comercială, cumpărătorul este interesat de posibilitatea livrării unui lot de mărfuri într-un anumit interval de timp, în anumite condiții, se poate pune problema prețului de livrare. Solicitarea, de regulă, indică: denumirea mărfurilor (serviciilor) și condițiile în care este de dorit să se primească bunurile (cantitate, calitatea mărfurilor, model, marca, preț, termen de livrare, termene de livrare etc. ).

Condițiile de plată determină când și cum se stabilește cumpărătorul cu vânzătorul. Condițiile de livrare determină unde și în ce moment responsabilitatea pentru siguranța mărfurilor și a riscurilor trece de la vânzător la cumpărător.

La determinarea termenilor de livrare în comerțul internațional se folosesc termeni care sunt cuprinsi în dicționarul INCOTERMS de termeni comerciali ( Internaţional Condiții comerciale, INCOTERMS) elaborate de Camera de Comerț Internațională. Dicționarul conține termeni privind condițiile de bază de aprovizionare, referitoare la procesul de transport, înregistrarea livrărilor etc., cuprinse în contractele internaționale de vânzare. Abrevierile din trei litere pentru fiecare termen sunt standard și agreate de organele relevante ale OLP. Întrucât INCOMERMS este un set de termeni îmbunătățit constant, atunci când este folosit în contracte, este necesar să se indice ediția dicționarului.

Câțiva termeni din dicționar sunt dați mai jos:

  • – FAS ( Gratuit Alongside Ship) - liber de-a lungul lateralului navei la ... (portul de expediere). Vânzătorul consideră obligațiile sale îndeplinite atunci când mărfurile sunt plasate de-a lungul lateralului navei pe dană. Din acel moment, cumpărătorul trebuie să suporte toate costurile și riscurile de pierdere sau deteriorare a mărfii. Termenul este folosit numai pentru transportul pe mare sau pe apă fluvială;
  • – FOB ( Gratuit la bord) – liber la bord la... (portul de expediere). Responsabilitatea și riscurile trec către cumpărător din momentul în care mărfurile trec pe șina navei în portul de expediere convenit. Termenul este folosit numai pentru transportul pe mare sau pe apă fluvială;
  • – CIF ( cost Asigurare de marfă - cost, asigurare, marfă plătită în portul de destinație. Termenul este folosit numai pentru transportul pe mare sau pe apă fluvială;
  • – CIFC ( Asigurarea costurilor de transport si transport) – CIF și comision intermediar;
  • – DAF ( Livrat la frontieră) - livrare la frontieră. Vânzătorul se consideră că și-a îndeplinit obligațiile de a livra bunurile care au trecut vămuire pentru export din momentul transferului acestuia către cumpărător la punctul convenit de la frontieră. Termenul poate fi folosit pentru orice mod de transport, dar este folosit în principal pentru transportul feroviar și rutier.

Cererea comercială folosește următoarele expresii:

„Vă rugăm să furnizați informații detaliate despre...”;

„Vă rugăm să ne informați despre posibilitatea de livrare...”;

„Vă rugăm să faceți o ofertă pentru aprovizionare...”, etc.

Textul standard al scrisorii de cerere:

„Concernul VAMIT este specializat în cercetarea tehnologiilor de uscare a lemnului. În acest sens, suntem extrem de interesați de achiziționarea și instalarea de camere de uscare pentru producție. întreprinderi rusești. Vă rugăm să trimiteți broșuri și informații despre prețul kit-urilor proiecte standard documentație științifică și tehnică pentru echipamentele de uscare a lemnului”.

Un exemplu de scrisoare de cerere este furnizat în Anexa 32.

Răspundeți la o scrisoare de anchetă – o scrisoare de răspuns din partea unui potențial vânzător de bunuri (servicii) la o cerere din partea unui potențial cumpărător de bunuri (servicii).

În cazul în care vânzătorul este pregătit să îndeplinească toate condițiile cererii, acesta poate trimite imediat o ofertă de livrare. Cu toate acestea, este nevoie de timp pentru a pregăti o propunere de calitate, așa că este recomandat să fiți mai întâi de acord în principiu și să trimiteți propunerea în scrisoarea următoare.

Răspunsul la o solicitare comercială poate fi:

  • - o scrisoare de ofertă (ofertă), dacă vânzătorul poate satisface imediat cererea cumpărătorului;
  • - o scrisoare de informare despre produs (servicii), dacă cumpărătorul a solicitat informații despre produs;
  • - refuzul de a lua în considerare cererea.

În acest din urmă caz, etica relațiilor de afaceri impune, în primul rând, să se exprime recunoștința pentru comandă, apoi să se explice motivele pentru care comanda nu poate fi acceptată și executată, de exemplu:

„Vă mulțumim pentru cererea dumneavoastră de livrare... Din păcate, din cauza... Comanda dumneavoastră nu poate fi acceptată cu titlu (executat)”;

„Vă mulțumim pentru cererea dumneavoastră de livrare... Din păcate, articolul care vă interesează poate fi livrat doar în condiții...”;

„Vă mulțumim pentru cererea dumneavoastră de livrare... Din păcate, articolul care vă interesează nu poate fi livrat mai devreme... Vă rugăm să ne informați de acordul dumneavoastră pentru modificarea timpului de livrare.”

Text standard de răspuns pentru o solicitare:

„După ce luați în considerare solicitarea dumneavoastră privind posibilitatea de a furniza 2000 de monitoare ASUS VX239H la Ekaterinburg în aprilie 2014, confirmăm disponibilitatea noastră de a furniza aceste produse în termenul specificat.”

Un exemplu de răspuns la o scrisoare de anchetă este prezentat în anexa 33.

Scrisoare de ofertă (scrisoare de prezentare) - o scrisoare de afaceri trimisă unui potențial partener cu o ofertă de bunuri, servicii, cooperare etc. În activitățile comerciale, o astfel de scrisoare de ofertă se numește ofertă sau ofertă comercială.

Oferta poate fi:

  • – confirmarea scrisă a unui acord verbal la care sa ajuns anterior;
  • - un răspuns la o scrisoare de anchetă trimisă anterior;
  • - o propunere independentă, care este document de inițiativă. În acest caz, acționează ca o scrisoare publicitară.

În primele două cazuri, propunerea este transmisă ca răspuns la o scrisoare de anchetă sau ca urmare a unor acorduri preliminare, deci nu este proactivă. În consecință, motivația transmiterii propunerii este indicată în primul rând al scrisorii.

Există mult mai multe elemente obligatorii într-o ofertă comercială decât într-o cerere. Acestea includ date despre ambalare și etichetare, calitate, prețul mărfurilor, prețul de livrare, costul întregului lot, condițiile de plată. Este posibil să se furnizeze informații privind compensarea riscurilor în circumstanțe de forță majoră și condițiile arbitrajului.

In activitatile comerciale, ofertele (ofertele) sunt gratuite si ferme. O ofertă gratuită este o ofertă pe care vânzătorul o poate refuza să o îndeplinească înainte de încheierea contractului; nu obligă vânzătorul la obligația de a vinde mărfurile. Informații despre oferta gratuită sunt date în primul rând al textului (... vă facem o ofertă fără obligații din partea noastră). O ofertă fermă este cea din care vânzătorul nu are dreptul să o refuze înainte de o anumită perioadă de timp.

O ofertă fermă este trimisă unui anumit cumpărător indicând termenii esențiali de livrare (cantitatea mărfurilor, calitatea, prețul mărfurilor etc.). O ofertă fermă obligă vânzătorul cu obligația de a vinde produsul oferit persoanei căreia îl oferă, prin urmare, un element obligatoriu al unei oferte ferme este acela de a indica perioada de valabilitate a ofertei în ultimul rând, de exemplu: " Oferta este valabilă până la...”. Nu primesc un răspuns în potriveste ora echivalează cu refuzul de a accepta o ofertă.

Pentru a crea o scrisoare de propunere de calitate, trebuie să navigați în următoarele concepte:

  • - acceptare - acceptare a ofertei in conditiile vanzatorului;
  • - în vrac - transport de mărfuri supradimensionate fără ambalaj;
  • - în vrac - transport de lichide în cisterne sau cisterne fără ambalaj;
  • - în vrac - transport de mărfuri în vrac fără ambalaj.

Cei mai comuni definiții internaționale

termeni de plată:

  • - ACC / ACC (CONT / CONT) - de la cont la cont;
  • – V/S ( Factură Pentru colectare) - o factură de încasare;
  • – CBD (CASH BEFORE DELIVERY) – plata cash înainte de livrarea mărfurilor;
  • – CD (CASH CONTRA DOCUMENTE) – plata cash contra documente;
  • – CIA (CASH IN ADVANCE) – plata în avans în numerar.

Oferta către partener conține informații detaliate specifice,

întrucât următorul pas poate fi încheierea unui contract, sau informatii generale, care este de fapt o propunere de începere a negocierilor.

Structura ofertei poate arăta astfel:

Partea 1. Introducere:

  • - Salutari;
  • - desemnarea motivului scrisorii.

Următoarele expresii sunt folosite în această parte a mesajului:

„La cererea dumneavoastră, vă informăm că...”;

„Ne bucurăm că doriți să stabiliți contacte de afaceri cu noi”;

„Suntem bucuroși să vă trimitem mostrele dorite și să vă oferim...”;

„Reprezentantul nostru, domnul N ne va informa că sunteți interesat de bunurile noastre...”;

"In conformitate cu cererea ta...";

„Confirmăm acordul nostru și anunțăm că putem furniza...”;

„Partenerii noștri de afaceri (N) ne-au informat că sunteți interesat să includeți produsele noastre în gama dumneavoastră...”;

„Suntem gata să vă furnizăm produsele noastre și, prin urmare, vă trimitem cel mai recent catalog pentru revizuire.”

Partea 2. Partea principală:

  • - răspuns la întrebările puse;
  • - transmiterea sensului ofertă comercială(accent pe exclusivitatea produsului, dacă există puțini producători ai acestui produs; accent pe parametrii, diferențele produsului, dacă există mulți producători ai acestui produs; accent pe caracteristicile activității companiei și furnizarea de servicii , dacă există o mulțime de producători ai acestui produs).

Expresii folosite:

„Suntem pregătiți să vă facem o ofertă specială”;

„Vă oferim...”;

„Vă oferim ferm...”;

„În confirmarea acordului nostru, vă oferim...”;

„În atașament vă trimitem catalogul nostru cu cea mai recentă listă de prețuri”;

„Lista noastră detaliată de prețuri vă va convinge de bogăția sortimentului nostru”;

„Oferta noastră este valabilă până la...”;

„Prețurile includ costurile de ambalare și transport”;

„Livrăm în condițiile...”;

„Suntem gata să vă oferim o reducere...”;

„Vă rugăm să ne anunțați dacă sunteți de acord cu o achiziție de probă pentru testare”;

„Cu condiția ca prețurile materiilor prime să rămână neschimbate, ..”;

„Produsele noastre sunt foarte apreciate pentru...”.

– oferte suplimentare (accent pe o relație specială cu clientul).

Expresii folosite:

„Pentru a vă fi mai ușor să începeți această nouă ofertă, vă vom oferi o reducere... % la prețurile noastre din catalog”;

„Calitatea excelentă a produselor noastre a câștigat multă atenție în întreaga lume”;

„Vă atrag atenția în special asupra posturilor...”;

„Pentru scopurile dumneavoastră, modelul este cel mai potrivit...”;

„Poziții (mărfuri) notate în lista de prețuri, vă pot recomanda mai ales, întrucât sunt realizate...”;

„Ați putea cumpăra în mod profitabil un lot mare...”;

„După cum puteți vedea, prețurile noastre sunt competitive”;

„Suntem încrezători că calitatea produselor noastre va satisface toate așteptările dumneavoastră”;

„Oferim tuturor produselor noastre... un an de garanție”;

„Produsele noastre sunt atent verificate pentru a asigura calitatea”;

„Am fi bucuroși să intrăm în relații de afaceri cu dumneavoastră și suntem convinși că veți putea vinde cu succes produsele noastre în magazinul dumneavoastră”;

„Prima ta comandă te va convinge că ne străduim să îndeplinim toate dorințele clientului cu cea mai mare atenție.”

Partea 3. Finală:

– exprimarea recunoștinței pentru atenție și exprimarea speranței pentru cooperare.

Expresii folosite:

„Am fi foarte bucuroși să primim o comandă de la dumneavoastră în curând”;

„Dacă aveți întrebări în acest sens, ne puteți găsi la următoarele numere de telefon”;

„Dacă propunerea noastră nu vă convine, atunci vă vom fi recunoscători că ne-ați comunicat motivele”;

„La cererea dumneavoastră, vă vom oferi cu plăcere informații despre condițiile de livrare și de plată”;

„Așteptăm cu nerăbdare să primim comanda dumneavoastră și vă promitem o execuție rapidă și precisă.”

Textul standard al scrisorii de ofertă:

„Vă oferim un nou catalog care cuprinde întreaga gamă de mobilier produsă de compania noastră. De asemenea, trimitem o listă de prețuri care oferă reduceri semnificative pentru clienții noștri obișnuiți. Cu toate acestea, aceste reduceri nu le putem păstra o perioadă lungă de timp, așa că vă recomandăm ca plasați comanda în cursul lunii curente.”

Un model de scrisoare de ofertă este furnizat în Anexa 34.

Răspundeți la o scrisoare de ofertă - o scrisoare de răspuns din partea unui potențial cumpărător de bunuri (servicii) la propunerea unui potențial vânzător de bunuri (servicii).

Este o etichetă de afaceri că trebuie să răspundeți la o ofertă chiar dacă nu o puteți accepta.

Răspunsul la scrisoarea de ofertă poate fi o scrisoare care confirmă acceptarea ofertei sau un refuz. Cumpărătorul poate să nu fie de acord doar cu unii dintre termenii ofertei, apoi poate trimite vânzătorului o contraofertă, rezultând corespondență comercială, în timpul căreia părțile fie ajung la un acord asupra tuturor condițiilor esențiale de livrare, fie refuză să încheie o tranzacție. În funcție de situație, următoarele expresii fixe pot fi folosite ca răspuns la scrisoarea de ofertă:

„Vă mulțumim pentru oferta făcută și vă informăm că suntem pregătiți să încheiem o afacere pe...”;

„Acceptăm oferta dumneavoastră pentru...”;

„Confirmăm disponibilitatea noastră de a face o înțelegere pe...”;

„Vă mulțumim pentru ofertă, dar momentan nu suntem interesați să achiziționăm acest articol.”

Textul standard al răspunsului la scrisoarea de ofertă:

„Vă mulțumim pentru oferta dumneavoastră de a furniza transformatoare de curent suplimentare pentru completarea tablourilor electrice de comandă. Considerăm însă că prețul pe care l-ați numit este prea mare. În plus, condițiile de plată, din păcate, sunt inacceptabile pentru noi. Suntem gata să reveniți la propunerile dvs. dacă considerați că este posibil să le faceți modificările corespunzătoare.

Un exemplu de răspuns la o scrisoare de ofertă este prezentat în Anexa 35.

Scrisoare de cerere - o scrisoare de afaceri, al cărei scop este de a încuraja contrapartea să își îndeplinească obligațiile în condițiile în care există încălcări ale acordurilor acceptate anterior.

Scrisorile de cerere, de regulă, au o structură complexă. Acestea stabilesc termenii acordurilor cu referire la documente specifice, conturează esența situației actuale, formulează o cerință pentru necesitatea îndeplinirii obligațiilor și indică posibile sancțiuni în cazul neîndeplinirii acestor obligații.

Expresiile cheie din scrisorile de cerere pot fi:

„Solicităm urgent să îndeplinim (trimitem, furnizăm, transferăm)...”;

„Noi cerem să ne îndeplinim obligațiile...”;

„Noi cerem executarea imediată...”, etc.

Sancțiunile posibile pot fi formulate după cum urmează:

„În caz contrar, vei fi supus penalităților...”;

„În caz contrar, cauza va fi trimisă la Curtea de Arbitraj”;

„În caz contrar, nu suntem responsabili pentru consecințe...” etc.

Un exemplu de răspuns la o scrisoare de cerere este prezentat în Anexa 36.

Scrisoarea de revendicare este întocmită pe antet. În prezent, nu există cerințe de reglementare pentru depunerea cererilor la nivel legislativ. Dar practica a dezvoltat următoarele recomandări pentru compilarea și proiectarea sa.

  • – motive pentru depunerea unei cereri (legatură cu un acord încheiat între părți, scrisoare de garanție);
  • - esenta, subiectul revendicarii. Trebuie indicat ce obligație este încălcată și în ce măsură (întârziere, calitate inadecvată etc.);
  • - validitatea cererii (legături către contracte, acte etc.), dovezi care indică referiri la documente de reglementare care servesc drept bază pentru satisfacerea cererii;
  • – daune materiale și de altă natură suferite de dumneavoastră;
  • – acțiuni ale partenerului asupra creanței; cerințe specifice ale inițiatorului cererii (încetarea contractului, retur Bani, cerința înlocuirii mărfurilor de calitate scăzută etc.) cu indicarea termenelor de îndeplinire a acestor cerințe;
  • – ce trebuie făcut dacă cererea nu este satisfăcută. Scrisoarea trebuie să conțină un avertisment cu privire la contestația ulterioară la autoritățile judiciare în cazul în care cererea nu este satisfăcută.

Pentru identificarea fără ambiguitate a acestui tip de scrisori, este permisă desemnarea tipului de litere pe document - REVENIRE.

Scrisoarea de revendicare (recuperare) ar trebui să aibă un titlu al textului care să reflecte cerințele sale principale, de exemplu, „Cu privire la plata datoriilor și penalităților” sau să conțină un link către contract, ale cărui condiții au fost încălcate, de exemplu, „La creanța în temeiul contractului de închiriere din data de __________ Nr. ________”.

Scrisoarea de revendicare (recuperare) trebuie să conțină o notă despre prezența unei cereri care indică toate documentele atașate care confirmă valabilitatea revendicării. Scrisoarea stabilește termenul limită de examinare a acestei cereri, care, totuși, nu este definit de lege și, în practică, este de o lună. Forma de prezentare a textului trebuie să fie cât mai corectă posibil pentru a păstra relațiile de afaceri și reputația partenerilor.

Scrisorile de revendicare sunt de obicei trimise destinatarului prin scrisoare recomandată cu primire separată și confirmare de primire. Aceste documente sunt stocate de autorul cererii pentru o eventuală prezentare autorităților judiciare.

La compilarea textului revendicării, următoarele fraze sunt folosite ca bază pentru depunerea unei cereri:

„Vă trimitem o cerere pentru...”;

„Vă transmitem un certificat de examen din data de... Nr...., din care rezultă că...”;

„Clientul nostru vă face o reclamație (reclamație) privind calitatea...”;

„Facem o revendicare cu privire la calitatea mărfurilor...”;

„În baza unui act comercial formulăm o cerere împotriva...”;

„În conformitate cu contractul... ați încălcat paragraful nr....”;

„În lotul de mărfuri expediate... s-a constatat un deficit...”;

„La acceptarea mărfurilor primite (data) conform facturii Nr.... s-a constatat un deficit...”;

„Spre marele nostru regret, vă informăm că...”;

„Din păcate, trebuie să vă informăm...”;

„Conform paragrafului 4 din contract, trebuie să ne furnizați...”.

Următoarele fraze sunt folosite pentru a stabili cerințele:

„Intenționăm să cerem din partea dumneavoastră...”;

„Intenționăm să vă întrebăm...”;

„În conformitate cu cele de mai sus, vă rugăm...”;

„În legătură cu cele de mai sus, vi s-a aplicat o amendă pentru...”.

Pentru a exprima conținutul sancțiunilor se folosesc expresii:

„În caz de sustragere de la luarea măsurilor de soluționare a problemelor reflectate în plângere, cauza va fi sesizată Curții de Arbitraj...”;

„... în caz contrar vei fi supus penalităților”;

„Refuzul de a îndeplini obligațiile care decurg din contract în legătură cu reclamația declarată...”.

Răspuns la o scrisoare de reclamație (reclamație). organizația trebuie să depună în termenul specificat. În acest timp, trebuie să informați contrapartea în scris despre respingerea creanței sau despre acceptarea acesteia în vederea examinării. În cazul în care cererea este acceptată spre examinare, se raportează termenul limită pentru luarea unei decizii cu privire la cererea sau măsurile specifice pentru satisfacerea acesteia. În cazul respingerii cererii, motivele respingerii se precizează cu referire la documente care o pot fundamenta.

  • – scrisori care oferă bunuri sau servicii;
  • - scrisori de prezentare care contin informatii despre organizatie.

Pe lângă aceste varietăți, publicitatea folosește pe scară largă scrisori de informare, prospecte, buletine, a căror sarcină este de a furniza informații detaliate, uneori detaliate, despre bunuri și servicii. Aceste materiale nu sunt scrisori promoționale, dar împreună cu ele îndeplinesc o funcție de publicitate. Materiale promoționale, de regulă, sunt furnizate la solicitarea unei părți interesate care a primit informații primare despre o organizație sau un produs tocmai dintr-o scrisoare publicitară sau într-un alt mod.

  • - scrisoarea publicitară să nu fie lungă și să nu depășească o pagină;
  • – scrisoarea publicitară să fie concisă, clară, informativă; nu trebuie să descrieți în detaliu organizația și bunurile sau serviciile oferite, dar este necesar să subliniați doar diferența dintre organizația dvs. și ceilalți, bunurile dumneavoastră față de bunurile altor furnizori;
  • - nu este cazul să exagerați meritele organizației dumneavoastră, deoarece orice informație poate fi întotdeauna verificată;
  • – bunurile sau serviciile oferite nu trebuie impuse; repetarea repetată a unei propoziții, deși în versiuni diferite, poate înstrăina corespondentul;
  • - o scrisoare de publicitate reprezinta firma dumneavoastra, deci trebuie emisa pe antet cu toate detaliile necesare scrisorii.
  • 3. Prezentarea produsului (mărfurilor) și enumerarea principalelor avantaje ale acestuia.
  • 4. Listarea termenilor suplimentari sau înrudiți.
  • 5. Propunere specifică de cooperare (comerț cu ridicata sau cu amănuntul, oferta de servicii etc.).
  • 6. Exprimarea disponibilitatii de a furniza mostre de produse, informatii detaliate despre produs sau servicii si de a raspunde la toate intrebarile pe care le poate avea un potential consumator.
  • 7. Expresie standard cu o expresie de speranță pentru cooperare.
  • 8. Semnătura (funcție, prenume, inițiale).

În cazul în care scrisoarea reprezintă o organizație, structura acesteia poate arăta astfel:

  • 1. Apelați la destinatar („Stimați Domni!” sau „Stimați colegi!”).
  • 2. O scurtă introducere în organizație și natura activităților acesteia.
  • 3. Descrierea principalelor activități ale organizației, avantajele acesteia în comparație cu alte organizații care oferă bunuri sau servicii similare.
  • 4. Propunere specifică de cooperare.
  • 5. Exprimarea disponibilității de a furniza orice informație de interes despre organizație și de a răspunde la toate întrebările.
  • 6. Expresie standard cu o expresie de speranță pentru cooperare.

Pentru a avea un impact mai puternic asupra unui potențial partener, este necesar ca o scrisoare de publicitate pentru bunuri și servicii să fie semnată cel puțin de șeful unității, iar scrisorile reprezentând organizația de către șeful organizației sau adjunctul acestuia.

Când scrieți scrisori publicitare, trebuie să urmați reguli generale designul scrisorilor de afaceri, dar pentru a atrage atenția asupra scrisorii, este acceptabil să folosiți o gamă mai largă de design de text, cum ar fi evidențierea celor mai importante fragmente de text.

Asa de, management modern cere ca fiecare manager și lider să poată scrie texte de afaceri cel mai orientare diferită. Ar putea fi ca și cum ai compune scrisori comercialeși propuneri de afaceri, precum și proiectarea scrisorilor de felicitare și mulțumiri. Succesul tuturor activităților manageriale și comerciale va depinde direct de redactarea unora dintre aceste documente. În acest sens, abilitățile practice scrise în elaborarea scrisorilor de afaceri, indiferent de focalizarea tematică a textului, sunt solicitate în munca de zi cu zi de aproape orice specialist, inclusiv manageri de toate nivelurile, șefi de departamente ale companiei, specialiști în publicitate, asistenți personali ai managerilor, precum și toți angajații de birou.