Încredințarea managementului unor specialiști sortiment comercialși fluxurile de mărfuri, conducerea determină competențele necesare și domeniile de responsabilitate ale acestora, care ar trebui înregistrate în descrierea postului iar în sistemul de motivare a cumpărătorilor.

Activitatea departamentului de achiziții afectează toate activitățile companiei: vânzări, utilizare eficientă capital de lucru, satisfacția consumatorilor cu prețurile și sortimentul, plinătatea depozitelor și eficiența lanțului intern de aprovizionare. Este legat de munca angajaților din aproape toate departamentele - de la contabilitate la serviciul de transport. În acest sens, este necesar să luăm în considerare cu atenție aspectele organizaționale ale logisticii achizițiilor.

Cele mai complexe modele de organizare a activităților de achiziții sunt tipice pentru rețele mari magazine. Analiza domestică și experiență străină face posibilă identificarea următoarelor modele de logistică de achiziție a lanțurilor de retail.

Model 1. Direct de la furnizor

Furnizorii aprovizionează direct cu bunuri toate magazinele din rețea. Evident, aceasta este cea mai ineficientă schemă din punct de vedere al logistica transportului, care este de asemenea caracterizat nivel inalt cheltuieli.

Modelul 2. Prin centrul de distributie

Rețeaua de comerț cu amănuntul își creează propriul centru de distribuție (distribuție). Notă laturi pozitive a acestei optiuni: reducerea stocului in depozitele magazinelor, cresterea cifrei de afaceri si a manevrabilitatii stocurilor, asigurarea disponibilitatii marfii la varf de vanzari, asigurarea calitatii marfii prin organizarea unui serviciu centralizat de calitate, simplificarea interactiunii cu furnizorii.

În ciuda avantajelor evidente ale celui de-al doilea model, experții recomandă ca, în primul rând, micile lanțuri de retail să efectueze o analiză amănunțită a profitabilității creării unui centru de distribuție.

Când utilizați un centru de distribuție într-un mic rețeaua de vânzare cu amănuntul pot apărea următoarele dificultăți:

  • Compania trebuie să investească mult în construcția unui centru de distribuție (ținând cont de dezvoltarea rețelei), care este departe de a fi întotdeauna profitabilă.
  • Perioada lungă de rambursare a centrului de distribuție.
  • Este posibil ca centrul de distribuție să nu fie complet încărcat, iar costul întreținerii acestuia trebuie suportat integral.
  • Mentenanta si modificarea unui sistem informatic de depozit modern si destul de complex.
  • La închirierea unui depozit de distribuție, acesta poate să nu fie adaptat la profilul rețelei comerciale (de exemplu, nu îndeplinește cerințele de temperatură, umiditate, siguranță la incendiu).
  • Necesitatea de a cumpăra și de a folosi propriul transport, care nu este întotdeauna justificată din punct de vedere economic.

Dacă rețeaua de distribuție este mică și nu este planificată creșterea numărului de magazine, atunci puteți lua în considerare colaborarea cu un bun angrosist (distribuitor). Bazându-se pe logistica eficientă a distribuitorilor, rețeaua poate reduce semnificativ costurile de achiziție și întreținere a propriilor resurse logistice.

Astfel, decizia asupra modelului de organizare logistică a achizițiilor să aleagă este luată de societatea comercială, în primul rând, pe baza strategiei propria dezvoltareși fezabilitate economică.

Lanțurile de retail moderne se dezvoltă în două direcții: creșterea eficienței managementului lanțului de retail și creșterea numărului de lanțuri de magazine (profitând de economiile de scară).

Modele de management al rețelei de vânzare cu amănuntul

Specialiștii identifică următoarele modele de gestionare a unei rețele de comerț cu amănuntul și a logisticii sale de achiziții:

Model de investiții

Presupune prezența unui centru de investiții și consolidare cu facilități de tranzacționare independente. Acest model este folosit mai des de companiile comerciale care nu sunt companii de rețea în sensul deplin al cuvântului. Ele sunt unite fie de investitori comuni, fie de o marcă comună.

Avantajele acestui model: sarcinile de management la biroul central sunt simplificate, inițiativa locală este posibilă.

Dezavantaje: incapacitatea de a profita de structura rețelei, dependența de calificările managerilor de magazine, lipsa de consolidare a achizițiilor.

model de ținere

Centrul determină politica de achiziție (furnizori, nomenclator și prețuri de achiziție), dar magazinele sunt independente în managementul operațional. Pentru centru, eficiența ridicată a informațiilor despre starea unităților de retail nu este foarte importantă. Acest model este utilizat de o parte semnificativă a companiilor de retail din Rusia și implementează cu succes una dintre sarcinile principale ale retail-ului în lanț - consolidarea politicii de cumpărare. Cel mai adesea, acest model de management este ales de operatorii de retail care deleg functiile de interactiune operationala cu furnizorii managerilor de magazine.

Avantajele acestui model: flexibilitate în gestionarea unui anumit magazin de către managerii locali.

Dezavantaje: creșterea excesivă a aparatului administrativ și, ca urmare, costuri ridicate.

Model centralizat

Aceasta este cea mai eficientă organizație a unei companii comerciale de rețea. Un singur centru de control deleagă la depozite funcțiile care sunt minim necesare pentru a participa la operațiunile de logistică (comandă de mărfuri, inventar, repreț). În același timp, rețeaua poate include magazine atât de același format, cât și diferite.

Avantajele acestui model: reducerea costurilor, utilizarea eficientă a aparatului de control cu ​​concentrarea acestuia în un singur centru. De fapt, asta telecomandă facilitati de tranzactionare, care permite intensificarea tuturor proceselor de afaceri ale unei societati comerciale si, in consecinta, obtinerea unui avantaj competitiv semnificativ.

Dezavantaje: dependenta de buna si eficienta functionare a sistemului informatic si informatic.

model de tavă

Acest model presupune concentrarea completă a managementului în centru și minimizarea funcțiilor de management în magazin (cu excepția vânzării mărfurilor către clienți). Sediul central dispune de un sistem informatic si inregistreaza circulatia marfurilor, tot acolo este concentrat si intregul aparat de management al retelei.

Avantajele acestui model: economie mare de resurse tehnice și de muncă.

Dezavantaje: livrarea directă a mărfurilor la magazin este exclusă, luarea în considerare slabă a caracteristicilor locale ale magazinelor.

model hibrid

Unele dintre unitățile de vânzare cu amănuntul ale rețelei sunt gestionate centralizat, unele magazine pot funcționa pe o exploatație sau, de exemplu, un principiu de tavă. O metodă similară de management se găsește în companiile de retail care construiesc mari lanțuri naționale. În același timp, stupii regionali pot acționa ca subdiviziuni care funcționează după un model de management centralizat. În cadrul acestor structuri se aplică fie un model de management centralizat, fie unul hibrid.

Avantajele acestui model: practic singura metodă posibilă de management pentru retailerii din rețeaua națională și internațională, oferind o singură politică de produs.

Dezavantajele sunt asemănătoare cu dezavantajele modelului de management al exploatației, însă pot fi reduse semnificativ dacă clusterele teritoriale sunt gestionate după o metodă centralizată sau în tavă.

Functiile Departamentului de Achizitii

Compartimentul de achiziții este o subdiviziune în care se iau decizii privind achiziționarea de bunuri, se încheie contracte de furnizare a produselor, se rezolvă problemele de alegere a furnizorilor, se stabilesc cerințele privind calitatea produselor etc. Consumatorii interni ai rezultatelor serviciului de achiziții. sunt alte divizii funcționale ale întreprinderii care necesită produse achiziționate.

Este greu de supraestimat importanța acestei diviziuni în structura unei societăți comerciale, la fel cum este dificil de supraestimat importanța unei logisticii de achiziții bine organizate pentru funcționarea întregii întreprinderi.

În principiu, achiziția de resurse într-o companie poate fi construită central sau descentralizat. Dacă o companie abordează procesul dintr-o perspectivă descentralizată, angajații din diferite divizii structurale vor efectua în mod independent achiziții, fiecare pentru propriul departament. Avantajul acestei abordări este faptul că utilizatorul își cunoaște nevoile mai bine decât oricine altcineva. Procesul de achiziție poate fi mai rapid cu această abordare.

Cu toate acestea, există mult mai multe avantaje pentru achizițiile centralizate, motiv pentru care aproape toate companiile, cu excepția celor mai mici, folosesc această abordare pentru a face achiziții. La achiziționarea în mod centralizat, este numită o anumită persoană sau este creat un departament de achiziții cu autoritatea de a achiziționa resurse în interesul tuturor departamentelor întreprinderii comerciale.

Departamentul de achiziții al companiei este responsabil pentru achiziționarea produselor în conformitate cu solicitările primite de la clienții interni sau monitorizează în mod independent apariția cerințelor de resurse. În cadrul departamentului de achiziții propriu-zis, activitățile care alcătuiesc procesul de afaceri Achiziții suferă adesea o specializare ulterioară pentru a dezvolta profesionalismul managerilor de achiziții.

Centrele de cumpărare ale marilor lanțuri de vânzare cu amănuntul constau de obicei din departamente responsabile de achiziționarea oricărei părți a gamei de produse. Distribuția sortimentului între diviziuni are loc adesea pe baza asemănării caracteristicilor mărfurilor. Această diviziune a muncii permite cumpărătorilor să acumuleze cunoștințe maxime despre produsul lor. Cu cât retailerul este mai mare, cu atât este mai restrânsă specializarea lucrătorilor din centrul său de achiziții.

LA firma mica, unde departamentul de achizitii este reprezentat de o singura persoana, firesc, nu va exista separare de functii.

Obiectivele departamentului de achiziții

Obiectivele departamentului de achiziții (serviciu) al oricărei companii de producție sau comerț:

  • Achiziționați bunuri și servicii la cel mai bun preț.
  • Menține o rotație ridicată a stocurilor.
  • Asigurați livrarea mărfurilor la timp.
  • Achiziționați mărfuri de înaltă calitate garantată.
  • Menține parteneriate prietenoase cu furnizori de încredere.
  • Obțineți beneficii maxime pentru întreprindere.
  • Colaborează și comunică eficient cu alte departamente ale companiei.
  • Contribuie la atingerea obiectivelor strategice ale companiei, inclusiv la implementarea strategiei sale logistice.
  • Reduceți ponderea costurilor de achiziție în costurile totale de logistică.
  • Mențineți înregistrări automate eficiente ale bunurilor achiziționate și mențineți alte fluxuri de informații care apar în cursul activităților de achiziții.
  • Dezvoltarea și stimularea activităților, îmbunătățirea abilităților managerilor pentru achiziționarea de bunuri.

Prioritățile pentru atingerea fiecărui obiectiv sunt determinate de o anumită companie, în funcție de strategia de activitate adoptată. De exemplu, pentru o companie care urmărește o strategie de reducere a costurilor, primul obiectiv din lista de mai sus va fi o prioritate. În condițiile lipsei unui anumit tip de resurse, prioritatea va fi asigurarea aprovizionării neîntrerupte a acestora, astfel încât cursul normal al procesului de producție sau comerț să nu fie perturbat, iar în perioadele de saturație a pieței de mărfuri este deosebit de important.
este de a menţine cifra de afaceri a unei societăţi comerciale pe nivelul cerut minimizând în același timp investițiile în stoc.

Să luăm în considerare mai detaliat principalele obiective ale activităților din domeniul organizării și managementului achizițiilor.

Timpul de livrare

Întârzierile în achiziții pot perturba programul de producție, ducând la costuri generale ridicate, iar bunurile achiziționate înainte de termen creează o povară suplimentară asupra capitalului de lucru și depoziteîntreprinderilor.

Mărimea lotului

Dimensiunea optimă a lotului de aprovizionare, adică respectarea corespondenței exacte dintre volumul de provizii și nevoile acestora. Un volum în exces sau insuficient de resurse furnizate afectează negativ soldul capitalului de lucru, stabilitatea producției sau stabilitatea vânzărilor unei întreprinderi comerciale.

Calitatea produsului

Mentinerea si imbunatatirea calitatii produselor achizitionate. Resursele achiziționate trebuie să fie furnizate de calitatea cerută, în caz contrar produsul final produs de întreprindere nu va îndeplini standardele acceptate. Este necesară îmbunătățirea constantă a calității achizițiilor pentru a asigura competitivitatea bunurilor și serviciilor achiziționate.

Caută prețuri minime

Căutare și cumpărare de bunuri și servicii la prețuri minime. Această sarcină este relevantă în special pentru întreprinderile comerciale, deoarece activitățile de achiziții necesită o cantitate mare de capital de lucru, iar lipsa capitalului de lucru, după cum arată experiența, este una dintre principalele probleme. afaceri rusești. Profiturile generate de achiziționarea la prețuri mai mici, și mai ales prin reducerea costurilor globale de logistică, pot fi foarte semnificative.

Cercetare de piata

Cercetarea pieței de achiziții. Departamentul de Achiziții trebuie să efectueze colectarea și evaluarea periodică a informațiilor pentru a determina cele mai bune surse de achiziție și pentru a optimiza gama de bunuri achiziționate.

Atunci când se organizează activitatea departamentului de achiziții, ar trebui să se țină cont de nivelul de dezvoltare a logisticii de achiziții în companie. Specialiștii identifică patru etape principale în evoluția logisticii achizițiilor, ale căror caracteristici sunt prezentate în tabelul de mai jos:

Departamentul de achiziții (serviciu) este o divizie separată funcțional a companiei, care are contacte strânse cu alte structuri. Deci, angajații departamentului de achiziții efectuează achiziții comandând mărfuri de la furnizori și transferând informații despre comenzi către departamentul de transport. Departamentul Transporturi preia functia deplasare fizică marfa de la furnizor la depozitele firmei, unde, la sosire, transfera marfa catre angajatii depozitului. În depozit depozitează mărfuri. Departamentul operațional
contabilitatea este angajată în logistica informațională. Datorită acestor relații strânse, logistica eficientă a achizițiilor necesită o atenție constantă pentru menținerea unor relații de lucru eficiente între departamentul de achiziții și alții. diviziuni structuraleîntreprinderilor.

Pe baza importanței organizare eficientă achiziții pentru orice întreprindere, este necesară monitorizarea și analizarea sistematică a logisticii achizițiilor.

Indicatori de performanță în achiziții

Ghidat de funcțiile departamentului de achiziții, eficacitatea activității sale, de regulă, este evaluată de următorii indicatori:

  • reducerea costurilor de achiziție în structura costurilor generale de logistică;
  • nivelul produselor defecte achiziționate;
  • ponderea cumpărăturilor efectuate la timp;
  • numărul de situații în care resursele necesare nu au fost în stoc, ceea ce a cauzat întreruperi în programul de producție sau onorarea unei comenzi a clientului;
  • numărul și motivele modificărilor aduse comenzilor din vina serviciului de achiziții;
  • numărul de cereri primite și completate;
  • ponderea costurilor de transport în structura costurilor totale de achiziție etc.

Funcțiile unui manager de achiziții

Fiecare etapă a procesului de achiziție este o oportunitate pentru un profit mai mare pentru companie. Aceasta include alegerea celui mai bun furnizor, obținerea celor mai bune prețuri, comandarea cantității potrivite de bunuri, metoda eficienta transport, minimizarea pierderilor de la bunuri defecte - într-un cuvânt, tot ceea ce o companie poate reduce costul de achiziție a logisticii și, prin urmare, obține profituri mai mari. Și toate instrumentele pe care managerul de achiziții le folosește în munca sa există tocmai pentru a-l ajuta să ia decizii. decizii corecteși controlează fluxul de mărfuri.

Rolurile și responsabilitățile unui manager de achiziții pot varia de la companie la companie. Cercetătorii disting următoarele modele de cumpărători (Klimenko A. Motivație sau imitație? - http://www.iteam.ru/publications/logistics/section_89/article_2843):

Model „interpret”

Atunci când volumul producției sau volumul vânzărilor viitoare pentru fiecare articol de marfă este cunoscut cu un grad ridicat de certitudine, sarcina cheie managerul de achiziții se reduce doar la implementarea strictă a planului de achiziții.

Model "expert"

Sarcina expertului este de a găsi bunuri care vor fi vândute într-o perioadă scurtă de timp.

Model de geniu

Sarcina „geniului” este să găsească un vânzător care este gata să ofere un produs de cea mai înaltă calitate la cele mai mici prețuri și să ofere amânări uriașe de plată și, cel mai bine, plata prin
faptul vânzării și cu dreptul de a returna copiile nevândute.

Model „logist”

Uneori, datorită caracteristicilor unor piețe, precum și dimensiunii și vechimii companiei, sarcinile de a găsi furnizori, de a găsi cele mai mici prețuri nu sunt principalele pentru departament.
achiziții. Toți furnizorii sunt cunoscuți, condițiile sunt agreate și nu fac obiectul unor modificări majore. Într-o astfel de situație, sarcina principală a managerului de achiziții devine optimizarea, adică asigurarea fluxului de resurse în conformitate cu regula logistica„Șapte N”.

Inainte de a introduce un sistem de motivare a managerilor de achizitii, firma trebuie sa dezvolte o politica clara de achizitii. În funcție de modelul de cumpărători preferat pentru implementarea acestei politici („expert”, „executor”, etc.), este necesară selectarea personalului, crearea unui sistem de control al acestuia și utilizarea indicatorilor sistemului de motivare.

Scopul unui manager de achiziții este de a asigura procesului de producție sau de comercializare al companiei resurse (bunuri și servicii).

Pentru atingerea acestui obiectiv, managerul de achiziții îndeplinește următoarele funcții:

  • Asigură disponibilitatea mărfurilor în cantitatea și sortimentul optim.
  • Oferă indicatori planificați prin cifra de afaceri a grupelor de mărfuri.
  • Pregătește comenzi pentru furnizori.
  • Urmărește onorarea comenzilor.
  • Monitorizează în mod regulat disponibilitatea și vânzările de bunuri la cerere mare pentru a preveni lipsa acestora.
  • Studierea noilor propuneri ale furnizorilor, conditiile pietei.
  • Rezumă și aduce conducerii informațiile primite.

Informează în timp util diviziile companiei despre noi oferte și încasări de mărfuri, asigură disponibilitatea informațiilor necesare despre mărfuri în sistemul informatic și contabil al companiei.

În funcție de sarcinile îndeplinite, se determină domenii de cunoștințe și competențe profesionale.

Managerul de achiziții trebuie să știe:

  • metode de gestionare a fluxurilor financiare în logistică;
  • toate componentele contractului de furnizare;
  • factori de luat în considerare atunci când alegeți un furnizor și transportator;
  • modalități de îmbunătățire a eficienței managementului achizițiilor folosind tehnologia informației;
  • utilizarea schimbului electronic de date în interacțiunea cu furnizorii;
  • metode de achiziție;
  • operațiunile care compun procesul de afaceri „Achiziție”;
  • funcții îndeplinite de diverși intermediari în procesul de onorare a comenzilor;
  • procedura de intocmire a contractului;
  • sancțiuni aplicate în cazul nerespectării termenilor contractului;
  • etica comunicării în afaceri.

Managerul de achiziții trebuie să fie capabil să:

  • alegeți în mod rezonabil cei mai buni termeni de livrare;
  • intocmeste corect documentele necesare;
  • să stabilească interacțiunea departamentului de achiziții cu alte departamente;
  • evaluează și selectează un furnizor;
  • să primească și să analizeze informații despre gama de bunuri oferite de furnizori;
  • face o imagine de ansamblu asupra pieței furnizorilor;
  • analiza fiabilitatea furnizorului;
  • analiza termenii de livrare oferiti de furnizori;
  • negociaza cu furnizorii (in ceea ce priveste determinarea preturilor, termenilor de livrare etc.);
  • compara ofertele primite de la diferiti furnizori;
  • analizează și redactează contracte;
  • construiți relații de afaceri puternice cu furnizorii care întăresc imaginea și reputația companiei dvs.;
  • să îndeplinească toate acordurile cu furnizorii în timp util, să nu lase nicio problemă nerezolvată;
  • ia măsuri pentru achitarea datoriilor în decontări cu furnizorii.

Pentru finalizare cu succes îndatoririle profesionale este important ca cumpărătorul să aibă depozit analitic inteligență, gândire sistemică, a fi atent, capabil să acționeze eficient în situații stresante, să-și controleze activitățile, să fie capabil să planifice și să prioritizeze, să aibă un vocabular activ larg și să poată transmite în mod inteligibil gândurile persoanelor cu diferite niveluri de educație.

Un loc aparte îl ocupă abilitățile de comunicare, precum persuasiunea, negocierea, stăpânirea tehnicilor de comunicare de bază, capacitatea de compromis (cu furnizorii și alte departamente ale companiei), activitatea, perseverența, capacitatea de a-și atinge scopul, responsabilitatea și decența. , rezistenta la stres, anduranta si rabdare in situatii conflictuale.

Managerul de achiziții lucrează cu volume mari de informații. Acestea sunt informații despre furnizori, despre comanda de livrare, transport și plată. Activitate analitică managerul de achiziții trebuie să compare prețurile, calitatea, termenele de livrare și să aleagă cea mai bună variantă; în analiza pieţei produselor. În același timp, un loc aparte îl ocupă procesul decizional într-un timp scurt.

Managerul de achiziții lucrează la birou. Practic, activitățile sale se desfășoară folosind mijloace precum telefon, fax, internet, computer (lucrare cu programe profesionale, cu baze de date, cu Internetul; redactarea rapoartelor etc.).

Dificile pentru majoritatea profesioniștilor din domeniul logisticii achizițiilor sunt conflictele cu departamentul de vânzări ( departament de productie), probleme de interacțiune cu furnizori dificili (de exemplu, cu monopoliști de pe piață).

Direcțiile de pregătire avansată a unui manager de achiziții sunt: ​​îmbunătățirea metodelor de comunicare profesională; formare în abilități de negociere; însuşirea abilităţilor de planificare a zilei de lucru şi organizare a procesului de achiziţie; dezvoltare lucru in echipa; îmbunătățirea cunoștințelor în domeniul producției, studiul tipurilor și tipurilor de produse, cererii clienților și tehnologiilor de vânzare, aspecte legale activitati de achizitie.

Evaluarea si motivarea managerului de achizitii

Un aspect important al organizării muncii unui manager de achiziții este dezvoltarea și implementarea unui sistem de motivare a muncii sale. Pe parcursul dezvoltării, compania stabilește ce indicatori vor afecta salariul managerilor de achiziții, stabilește indicatori cantitativi și mecanisme de calcul salariile pe baza indicatorilor acceptați. După aceea, compania trebuie să-și aducă politica salarială către cumpărători și să pună în aplicare un sistem de motivare.

Motivația cumpărătorului ar trebui să provină din a lui atributii functionale si puteri. Sistemul de motivare al managerului de achiziții, de regulă, se bazează pe următorii indicatori:

  • implementarea planului de achiziții;
  • dinamica nivelului prețurilor pentru bunurile achiziționate;
  • cifra de afaceri a mărfurilor achiziționate;
  • procentul de îndeplinire a cererilor de cumpărare a mărfurilor.

În funcție de specificul afacerii, la cei de mai sus li se pot adăuga următorii indicatori: procentul de defecte ale produselor livrate, procentul cererilor incomplete de resurse, procentul daunelor etc.

Toți indicatorii sistemului de motivare al cumpărătorului ar trebui să fie legați de rezultatele activităților de achiziții pe care acesta le poate influența cu adevărat (adică, care depind în mod specific de munca sa).

În plus, acești indicatori ar trebui să fie importanți pentru o anumită întreprindere (de exemplu, o scădere a primirii de defecte, o creștere a cifrei de afaceri a stocurilor). După cum arată practica, salariul unui manager de achiziții este de cel puțin 50% din remunerația totală. Partea de bonus este calculată în funcție de indicatori prestabiliți de evaluare a performanței.
În tabelul de mai jos sunt prezentate indicatorii de evaluare a directorului de achiziții al unei societăți de comerț cu amănuntul (44 - Buzukova E. Achiziții și furnizori. Curs de management al sortimentului în retail. P. 218–219).

Un indicator important al evaluării unui manager de achiziții este conformarea acestuia cu profesionistul standarde etice.

Etica profesională a cumpărătorilor include aspecte ale relațiilor cu furnizorii precum:

  • protejarea intereselor companiei tale;
  • confidențialitatea informațiilor;
  • competitie corecta;
  • atitudinea față de cadourile de afaceri de la furnizori.

Există următoarele opinii despre permisiunea cadourilor de la furnizori:

  1. Cumpărătorii nu au voie să accepte cadouri, cadourile primite trebuie returnate.
  2. Cumpărătorii pot păstra cadouri promoționale, cum ar fi pixuri, calendare, caiete etc.
  3. Cumpărătorii trebuie să decidă singuri dacă cadoul este un semn de atenție, bunăvoință sau o tentativă de mită comercială.

Cu oricare dintre opțiunile alese, este indicat ca firma să poarte conversații cu cumpărătorii, în cadrul cărora acestora să li se reamintească existența standardelor etice în companie, explicându-i necesitatea respectării acestora.

Ca o ilustrare a importanței laturii etice a logisticii achizițiilor, prezentăm standardele de achiziții formulate de Institute of Supply Management (SUA) (Lysons K., Gillingham M. Management). activitati de achizitiiși lanțul de aprovizionare. S. 797.):

  1. În primul rând, ai grijă de interesele companiei tale.
  2. Fiți deschis la sfaturile și consultarea colegilor.
  3. Cumpărați având în vedere compania dvs. și cheltuind fiecare dolar cu înțelepciune.
  4. Dobândiți în mod activ cunoștințe despre materialele achiziționate și despre procesele de producție.
  5. Lucrați onest și deschis, respingând orice formă de mită.
    Demonstrează o atitudine binevoitoare față de toți cei care o merită.
  6. Respectați și cereți respect de la ceilalți pentru îndatoririle lor.
  7. Evita conflictele.
  8. Ajutați și sfătuiți colegii după cum este necesar.
  9. Colaborați cu toate organizațiile și persoanele specifice care sunt chemate să ridice statutul acestei profesii.

Suport informațional al departamentului de achiziții

Pentru a gestiona logistica achizițiilor, o întreprindere trebuie să aibă sisteme de informații pentru gestionarea indicatorilor de performanță. Acestea ar trebui să ofere capacitatea de a analiza și controla cu atenție implementarea procesului de afaceri „Achiziție”.

Asistență semnificativă în analiza procesului de aprovizionare a companiei cu resurse, formarea comenzilor către furnizori poate fi obținută folosind software-ul potrivit. În același timp, este necesar să se acorde atenție capacităților programului de a genera rapoarte analitice. Fiecare întreprindere, folosind un sistem informatic informatic, își formează propriul set de raportări privind achizițiile pe baza scopurilor și obiectivelor formulate de managementul de vârf.

După cum arată practica, rapoartele și indicatorii sunt larg răspândite care reflectă următoarele aspecte ale activităților de achiziții:

  1. Condiții de achiziție pe piață:
    • modificări ale prețurilor pentru bunurile achiziționate;
    • modificări ale raportului cerere-ofertă pe piață;
    • previziuni ale dinamicii pieţei mărfurilor achiziţionate.
  2. Analiza costurilor de inventar:
    • investiții în stocuri;
    • livrările zilnice (zece zile, lunare) și volumul comandat de livrări pe principalele grupe de mărfuri;
    • cifra de afaceri pe grupe de bunuri achizitionate;
    • analiza reducerilor primite;
    • analiza rezervelor excedentare.
  3. Eficiența operațiunilor de achiziții:
    • analiza calitatii bunurilor achizitionate;
    • ponderea livrărilor efectuate la timp;
    • analiza absentei bunurile potriviteîn stoc;
    • numărul de modificări aduse comenzilor;
    • timpul de livrare a mărfurilor achiziționate;
    • productivitatea angajaților departamentului de achiziții;
    • modificări de preț rezultate în urma negocierilor, lucrărilor analitice, îmbunătățirea ambalajului, raționalizarea transportului etc.;
    • costuri de transport.
  4. Fiabilitatea furnizorului:
    • ponderea livrărilor restante și a refuzurilor de a livra;
    • pierderi din vânzări pierdute;
    • ponderea livrărilor incomplete;
    • calitate servicii de transport furnizate de furnizori și transportatori.

Indicatorii de mai sus de control și evaluare a logisticii achizițiilor sunt o parte necesară suport informativ managementul lanțului de aprovizionare.

Capacitățile analitice ale sistemelor informatice și informatice ar trebui să ofere managerilor de achiziții o imagine completă și clară a tuturor indicatorilor legați de activitățile de achiziții. Astfel, standardele minime de inventar sunt utilizate pentru a controla nivelul stocurilor și stau la baza formării comenzilor automate către furnizori. Atunci când folosește comenzi automate, managerul de achiziții petrece timp doar pentru ajustarea comenzilor formate, ceea ce reduce semnificativ timpul petrecut, deoarece nu trebuie să vizualizeze mărfurile rămase.

Prin utilizarea software procesele logistice de achiziții, se efectuează o analiză sistematică a condițiilor pieței și a muncii furnizorilor de mărfuri. Aceasta oferă companiei cumpărătoare informații complete despre condițiile de achiziție a bunurilor necesare și face posibilă luarea unor decizii optime de cumpărare.

Sistemele informatice trebuie să ofere capacitatea de a prezice lipsa probabilă de bunuri, care poate duce la întreruperi în procesul de tranzacționare, la pierderea vânzărilor și, prin urmare, la creșterea costurilor și la reducerea profiturilor. Informațiile primite în avans de la furnizori despre posibilele întreruperi ale aprovizionării vă permit să vă pregătiți în avans și să minimizați eventualele pierderi.

Modern sisteme informatice ar trebui să consolideze integrarea informațiilor companiei cu furnizorii săi, să crească nivelul de cooperare între părțile incluse în lanțul de aprovizionare a produselor și să reducă costurile de tranzacție.

Majoritatea produselor software care automatizează gestionarea achizițiilor și sunt incluse, de regulă, într-un computer Sistem informatic, conțin modulul „Achiziții”, care îndeplinește următoarele funcții principale:

  • Monitorizarea relatiilor contractuale cu furnizorii si transportatorii. Monitorizarea indeplinirii obligatiilor de plata a livrarilor.
  • Urmarirea implementarii programului de livrare cu prognoza timpului de receptie a marfurilor la depozit.
  • Generarea documentelor necesare pentru recepția mărfurilor la depozit, cu distribuire automată către persoanele responsabile financiar.
  • Facerea de reclamatii catre furnizor (transportator, expeditor) cu privire la gama, cantitatea si calitatea produselor furnizate.
  • Automatizarea tuturor operațiunilor pentru venituri, consum și mișcare internă bunuri materialeîn depozite.
  • Contabilitatea tuturor tranzacțiilor cu ajutorul cardurilor de contabilitate de depozit, completate automat pe baza documentelor primare.
  • Contabilitatea activelor materiale în diverse unități de măsură.
  • Efectuarea operațiunilor de depozit în conformitate cu normele contabile în vigoare.
  • Mentinerea unei liste de persoane responsabile din punct de vedere material cu repartizare in depozite si grupe de valori materiale.
  • Contabilitatea actelor de inventar și generarea unei liste de inventar.
  • Informații operaționale complete despre cantitatea, calitatea, data de expirare, adresa de depozitare, furnizorul și transportatorul (expeditor) pentru fiecare articol de mărfuri achiziționate în orice moment.
  • Furnizarea de informații privind stocurile în exces și deficit.

Sistemele informatice informatice asigură stocarea și utilizarea informațiilor despre contractele în vigoare cu furnizorii, în conformitate cu care sunt plasate comenzile, clasificarea produselor mărcilor achiziționate și registrul furnizorilor.

Pentru a forma o bază de furnizori de mărfuri conditie necesara este monitorizarea constantă a indicatorilor lor de performanță. Sistemul informatic al companiei ar trebui să permită păstrarea istoricului fiecărui furnizor și a datelor care reflectă dinamica indicatorilor de performanță. Această bază de date acumulează informații despre potențialii furnizori pentru implementarea procedurii de selectare și trecere la lucru cu alt furnizor.

În baza de date a furnizorilor, pe lângă numele fiecărui furnizor, trebuie să fie stocate următoarele:

  • datele de contact ale anumitor angajați ai companiei furnizorului;
  • Detalii bancare;
  • condițiile de muncă, reducerile, bonusurile și alte acorduri, precum și cu istoricul dezvoltării acestora;
  • liste de prețuri, conform cărora s-au făcut achiziții;
  • istoricul tuturor comenzilor de la furnizor cu retururile disponibile, defecte, întârzieri și livrări scurte;
  • credite comerciale curente și maxime, termene de plată;
  • numele bunurilor furnizate;
  • preț sau interval de preț în funcție de reduceri de volum, termene de plată etc.;
  • ambalaj sau alte date importante pentru transportul mărfurilor.

După ce o comandă de cumpărare a fost trimisă unui furnizor, managerul de achiziții trebuie să poată monitoriza progresul acesteia folosind sistemul informațional. Totodată, toate abaterile în îndeplinirea obligațiilor de către furnizori sunt înregistrate astfel încât managerul să poată evalua calitatea muncii lor. După ce întreprinderea primește mărfurile comandate, noi informații sunt introduse în sistemul informațional al departamentului de achiziții. Această operațiune include menținerea unei baze de date cu documente:

  • jurnalul de comenzi, care înregistrează toate comenzile după numere și afișează starea fiecărei comenzi (finalizată, incompletă, nefinalizată);
  • un registru de comenzi de achiziție care conține copii ale tuturor comenzilor de achiziție;
  • un registru de mărfuri care arată toate achizițiile fiecărui articol (data, furnizorul, cantitatea, prețul, numărul comenzii de achiziție);
  • un registru al furnizorilor care afișează toate achizițiile făcute de la acesta.

Un aspect la fel de important suport informativ Logistica de achiziții este gestionarea fluxurilor de informații interne care circulă între departamentele întreprinderii.

Ca exemplu, în tabelul de mai jos sunt prezentate fluxurile de informații care există între departamentul de achiziții și depozit (departamentul de recepție) (Buzukova E. Achiziții și furnizori. Curs management sortiment în retail. P. 386.)

Rețineți că în întreprinderi comerciale schimbul de informații este complicat din cauza gamei largi de produse, a actualizării rapide a acestora și a structurii complexe a descrierii fiecărui articol. În acest sens, principalele caracteristici ale acceptării mărfurilor în societăţi comerciale sunteți:

  • Disponibilitate un numar mare furnizori;
  • condiții diferite de ambalare;
  • Se încarcă Vehiculîn vrac (în cutii, fără utilizarea mijloacelor mecanizate de descărcare) și pe paleți;
  • acceptarea produselor cu recalcularea nu numai a numărului de locuri, ci și pe unități de produse în pachete;
  • varietate de vehicule care livrează mărfuri;
  • nerespectarea termenelor de livrare;
  • diverse cerințe ale furnizorilor privind procedura de primire a produselor, determinarea produselor defecte și procedura de depunere a reclamațiilor;
  • alcatuirea diferita a pachetului de documente care insotesc marfa.

Aceste caracteristici încă nu permit crearea unei singure tehnologii pentru lucrul cu toți furnizorii, crearea unui singur spațiu informațional și realizarea unui singur flux de documente, ceea ce reduce calitatea logisticii achizițiilor.

Astfel, o direcție importantă este îmbunătățirea suportului informațional al logisticii de achiziții, ceea ce va permite companiilor să creeze lanțuri de aprovizionare integrate care să minimizeze costurile, să formeze un spațiu informațional unic și comandă unică fluxul de lucru.

Materiile prime și materialele achiziționate reprezintă o parte semnificativă în structura costurilor produselor fabricate. Este logic că problemele de logistică sunt în zona de control constant servicii economiceși managerii de top ai oricărei companii de producție. Pentru a îmbunătăți eficiența achizițiilor și a logisticii, trebuie să găsiți furnizori de încredere și să stabiliți parteneriate cu aceștia.

OBIECTIVE STRATEGICE DE INTERACȚIUNE CU FURNIZORII

Pentru ca furnizorii să nu facă compania foarte dependentă de ei înșiși, să nu impună condiții nefavorabile, ei dezvoltă o strategie de relație cu furnizorii. Imaginați-vă o strategie care este utilizată pe scară largă în practică, care se bazează pe selecția furnizorilor de încredere pentru o cooperare pe termen lung. Principalele obiective strategice– promovarea condiţiilor favorabile de parteneriat şi limitare puterea pietei furnizori (fig. 1).

Implementarea obiectivelor strategice va oferi companiei un profit stabil, îndeplinirea obligațiilor față de partenerii de afaceri și angajații, va minimiza pierderile din timpul de oprire a producției, înghețarea Baniîn plăți anticipate sau loturi de cumpărare umflate.

Pentru a atinge obiectivele stabilite, pentru a construi relații cu furnizorii pe principiile parteneriatului și cooperării, trebuie parcurse mai multe etape de lucru. Să le luăm în considerare.

ETAPA 1. CUNOAȘTEREA CU STRATEGIA ȘI FORMAREA ANGAJATELOR

Familiarizați personalul de achiziții cu strategia de relație cu furnizorii. Este important să vă asigurați că sunt pregătiți să implementeze scopurile și obiectivele strategice. Vorbim nu doar de departamentul de aprovizionare, ci și de servicii conexe (trezoreria companiei, magazine de producție depozit, contabilitate).

ETAPA 2. ALEGEȚI INDICATORI DE CONTROL

Selectăm indicatori țintă care ne vor permite să controlăm dinamica urmăririi strategiei (Tabelul 1). Nu ar trebui să fie mai mult de 10. Acest lucru vă va permite să înțelegeți clar obiectivele, să eliminați manipularea pentru a obține bonusuri și bonusuri pentru departamente.

Indicatorii strategici trebuie monitorizați trimestrial și anual, trebuie înregistrate faptele de atingere/neatingere a nivelului stabilit, trebuie luate măsuri corective.

Luați în considerare indicatorii individuali din tabel. unu:

  • volumul de achiziții per specialist în achiziții - se preconizează o ușoară creștere în viitor. Trebuie să-l legați cu alți indicatori (creștere a producției pentru aceeași perioadă și numărul de angajați departament). Este important să se realizeze munca eficientă a personalului chiar și cu volume mari de achiziții (de exemplu, automatizarea procesului de achiziție, utilizarea tranzacționare electronică);
  • reducerea costurilor de transport al produselor. Relevant dacă este planificată schimbarea unui tip de transport cu altul și pentru transportul feroviar. Ca indicator, puteți lua toate costurile asociate cu transportul, sau costurile transportului unei unități dintr-un tip strategic de materie primă;
  • indicatorul volumului livrărilor defecte (respinse) ar trebui să tinde spre zero. Se realizează prin implementarea unui set de măsuri:

Comandând numai produse de calitate de la furnizorul corespunzător;

Reflectare detaliata in contract a caracteristicilor de calitate, conditii de garantie, procedura de inlocuire a produselor defecte, penalitati;

Proceduri eficiente de predare;

Reglementări de funcționare pt control de intrare etc.;

  • prezența unui număr mare de contracte pe termen lung - o garanție a unor condiții de plată favorabile și formarea dependenței unui furnizor de companie;
  • automatizarea comenzii produselor de la un furnizor face achizițiile transparente, permite controlul și analiza. Multe lanțuri de retail urmează această cale. Capacitățile analitice avansate, instrumentele pentru managementul rațional al bazei de furnizori, instrumentele pentru interacțiunea electronică cu furnizorii multor soluții software vă permit să îmbunătățiți calitatea aprovizionării și să reduceți riscul întreruperii aprovizionării.
  • furnizorii sunt împărțiți în grupuri în funcție de volumul achizițiilor și alte evaluări de specialitate ale calității muncii. Grupa A sunt parteneri de încredere, prin urmare, planul strategic prevede o creștere a numărului de furnizori din acest grup.

ETAPA 3. ANALIZĂM VOLUMUL CUMPĂRĂRILOR DE LA FURNIZORI

O astfel de analiză vă permite să vedeți principalii furnizori, contribuția fiecărui furnizor, schimbarea dinamicii achizițiilor pe o anumită perioadă de timp (important pentru clasificarea furnizorilor).

Costul materialelor nu este întotdeauna costul total. Adesea clientul plătește transportatorului pentru expediere separat, lucru care trebuie luat în considerare.

Pentru simplitatea exemplului (Tabelul 2), toți furnizorii sunt împărțiți în două grupuri:

  • achiziții peste medie (celule evidențiate cu verde);
  • achizițiile de la acest furnizor sunt sub medie (celule în gri).

Detaliu important:În funcție de specific, pot fi utilizate și alte grupări:

  • până la 100 de mii de ruble;
  • până la 1 milion de ruble etc.

Analiza volumului de achiziții efectuate, prezentată în Tabel. 2 ne permite să tragem următoarele concluzii:

  • Kristall LLC - achizițiile în anul de raportare s-au ridicat la 5800 mii ruble, ceea ce este peste medie (3336 mii ruble). Volumul livrărilor a fost de 128,89% față de anul precedent, o creștere de 1.300 de mii de ruble. Acesta este un exemplu de parteneriat. Companiile se pot ajuta reciproc: să ofere o întârziere sau să efectueze o plată în avans, să implementeze în comun strategie pe termen lung;
  • Galaktika LLC - volumul achizițiilor este peste medie, la același nivel timp de doi ani (3600 mii ruble);
  • SRL „Agregat” - achizițiile sunt sub medie, au scăzut de la 503 mii de ruble. anul trecut până la 20 de mii de ruble. în anul de raportare. Așa arată de obicei o relație oportunistă cu furnizorii. Plusul principal lucrează cu următorii furnizori:

Ușurința de a schimba furnizorul dacă firma nu mai este mulțumită de calitate, preț sau de produsul în sine;

Livrări urgente operative de materiale ieftine.

E. S. Panchenko, consultant de afaceri

Materialul este publicat parțial. Îl puteți citi integral în revistă.

1. Eu (Clientul) îmi exprim prin prezenta consimțământul pentru prelucrarea datelor mele personale primite de la mine în cursul trimiterii unei cereri de servicii de informare și consultanță/admitere la studii în programe educaționale.

2. Confirm că numărul pe care l-am furnizat telefon mobil, este numărul meu personal de telefon atribuit de operator comunicare celulară, și sunt gata să-mi asum responsabilitatea pentru consecințele negative cauzate de indicarea de către mine a unui număr de telefon mobil aparținând altei persoane.

Grupul de companii include:
1. SRL „MBSH”, adresa legală: 119334, Moscova, Leninsky Prospekt, 38 A.
2. ANO DPO „ȘCOALA DE AFACERI LA MOSCOVA”, adresa legală: 119334, Moscova, Leninsky Prospekt, 38 A.

3. În sensul prezentului acord, „date cu caracter personal” înseamnă:
Date personale pe care Clientul le furnizează despre sine în mod conștient și independent la completarea unei Cereri de instruire/primire de informații și servicii de consultanță pe paginile Site-ului Grupului de Companii
(și anume: nume, prenume, patronim (dacă există), anul nașterii, nivelul de studii al Clientului, programul de formare selectat, orașul de reședință, numărul de telefon mobil, adresa E-mail).

4. Client - o persoană (o persoană care este reprezentant legal individual sub vârsta de 18 ani, în conformitate cu legislația Federației Ruse), care au completat Cererea de instruire/primire a serviciilor de informații și consultanță pe site-ul Grupului de Companii, exprimându-și astfel intenția de a utiliza informațiile educaționale/informative și servicii de consultanta ale Grupului de Companii.

5. Grupul de Companii, în general, nu verifică acuratețea datelor cu caracter personal furnizate de Client și nu exercită control asupra capacității sale juridice. Cu toate acestea, Grupul de Companii pornește din faptul că Clientul oferă un serviciu de încredere și suficient informatii personale asupra problemelor propuse în formularul de înregistrare (Formular de cerere), și păstrează aceste informații la zi.

6. Grupul de Firme colectează și stochează doar acele date cu caracter personal care sunt necesare pentru admiterea la formare/primirea de servicii de informare și consultanță de la Grupul de Firme și organizarea prestării de servicii educaționale/informative și de consultanță (executarea acordurilor și contractelor cu Client).

7. Informațiile colectate permit trimiterea către adresa de e-mail și numărul de telefon mobil specificate de Client, a informațiilor sub formă de e-mailuri și mesaje SMS prin canale de comunicare (SMS mailing) în vederea efectuării unei recepții pentru prestarea serviciilor de către Grup. de Companii, organizează procesul educațional, trimit notificări importante, cum ar fi modificări ale termenilor, condițiilor și politicilor Grupului de Companii. De asemenea, astfel de informații sunt necesare pentru informarea promptă a Clientului cu privire la toate modificările condițiilor de furnizare a serviciilor de informare și consultanță și organizarea procesului de educație și admitere la formare în Grupul de Firme, informarea Clientului despre promoțiile viitoare, evenimentele viitoare și alte evenimente ale Grupului de Firme, prin transmiterea lui de liste de corespondență și mesaje de informare, precum și în scopul identificării unei părți în temeiul acordurilor și contractelor cu Grupul de Societăți, a comunicării cu Clientul, inclusiv transmiterii de notificări, solicitări și informații legate de la prestarea serviciilor, precum și la procesarea cererilor și cererilor din partea Clientului.

8. Atunci când lucrează cu datele personale ale Clientului, Grupul de Companii este ghidat de lege federala RF Nr. 152-FZ din 27 iulie 2006 „Despre datele personale”.

9. Sunt informat că în orice moment pot renunța la primirea informațiilor la adresa de e-mail prin trimiterea e-mail să se adreseze: . De asemenea, este posibil să vă dezabonați de la primirea informațiilor pe adresa de e-mail în orice moment făcând clic pe linkul „Dezabonare” din partea de jos a scrisorii.

10. Sunt informat că în orice moment pot refuza să primesc mesaje SMS la numărul de telefon mobil indicat de mine prin trimiterea unui e-mail la adresa:

11. Grupul de Companii ia măsurile organizatorice și tehnice necesare și suficiente pentru a proteja datele personale ale Clientului împotriva accesului neautorizat sau accidental, distrugerii, modificării, blocării, copierii, distribuirii, precum și împotriva altor acțiuni ilegale ale terților cu acesta.

12. Acest acord și relațiile dintre Client și Grupul de Companii care decurg în legătură cu aplicarea acordului sunt supuse legii Federației Ruse.

13. Prin acest acord confirm că am peste 18 ani și accept condițiile indicate de textul acestui acord și, de asemenea, îmi dau consimțământul voluntar deplin pentru prelucrarea datelor mele personale.

14. Prezentul acord care reglementează relațiile dintre Client și Grupul de Companii este valabil pe întreaga perioadă de furnizare a Serviciilor și accesul Clientului la serviciile personalizate ale Website-ului Grupului de Companii.

SRL „MBSH” adresa legală: 119334, Moscova, Leninsky Prospekt, 38 A.
MBSH Consulting LLC adresa legală: 119331, Moscova, Bulevardul Vernadsky, 29, birou 520.
CHUDPO „ȘCOALA DE AFACERI A MOSCOVĂ - SEMINARE”, adresa legală: 119334, Moscova, Leninsky Prospekt, 38 A.