Organizarea lucrului departamentului de achizitii conform 223 fz. Diagrama structurală a împărțirii responsabilităților între angajații implicați în activități de achiziții. Cine elaborează și aprobă regulamentele de achiziții

Formarea unui cadru de reglementare pentru organizarea procesului de achiziție conform 223-FZ

Este foarte important să familiarizați clienții cu cadrul de reglementare pentru achiziții în conformitate cu 223-FZ și cu experiența procesului de achiziții, folosind exemplul OJSC Bank of Moscow, evidențiați dificultățile, domeniile și etapele problematice. Sarcina principală este de a găsi soluția optimă și de succes pentru toate problemele, identificând „plusurile” și „minusurile” acestui model. Lucrul cu acest proces are succes, dar poate fi numit și creativ. Se fac în mod constant modificări la 223-FZ și se folosesc și soluții noi.

Dacă o companie tocmai pornește pe calea 223-FZ, atunci trebuie să se înregistreze pe site-uri precum Serviciile de stat, Achizițiile de stat, precum și la cele acreditate. etaje comerciale. Fără aceasta, este imposibil să-ți începi activitățile sub 223-FZ. Acolo este totul reguli obligate a fi publicate prin lege. Toate actiuni de tranzactionare desfăşurat numai acolo şi nicăieri altundeva.

Cu platformele, procesul este destul de simplu, deoarece aceștia oferă de multă vreme sfaturi utilizatorilor, explicând în detaliu și popular toate subtilitățile sistemului.

Procesul de înregistrare în sine nu este complicat. După cum știți, etapa pregătitoare trebuie să prevadă întotdeauna timp suplimentar. Acest lucru este necesar pentru aprobarea prevederilor și pregătirea documentelor privind standardele platformelor de tranzacționare.

După acreditarea pe platforma de tranzacționare, este imediat necesară plasarea unei prevederi privind achizițiile companiei. Acest document este supus publicării obligatorii în domeniul public.

Acesta este documentul fundamental (condițional extern) al fiecărei organizații, în conformitate cu 223-FZ, care reglementează activitățile de achiziții și conține:

termeni, definiții, Dispoziții generale;
cerințe pentru a suport informativ achiziții (inclusiv lista și calendarul de postare a informațiilor în Sistemul Informațional Unificat (UIS));
cerințele pentru participanții la procedurile de achiziție și documentația furnizată de aceștia;
cerințele de achiziție, metodele și formele procedurilor de achiziție (inclusiv o descriere a procedurii de desfășurare și a condițiilor de aplicare a metodelor de achiziție - desfășurată prin desfășurarea unei licitații, licitație, cerere de oferte, cerere de oferte, achiziție de la un singur furnizor și alte metode (înainte de aprobarea modificărilor la 223-FZ limitând varietatea de metode);
procedura de încheiere și executare a contractelor, precum și alte prevederi legate de prestarea Achiziției;
legea stabilește cine este aprobat („Banca Moscovei” - Consiliul de administrație).

De asemenea, este important să postați un plan de achiziții. Atâta timp cât compania nu postează aceste documente, nu se consideră că funcționează în conformitate cu 223-FZ. Tot ceea ce este inclus în aceste documente este întotdeauna revizuit de autoritățile de reglementare. Ar trebui date planul de achiziții și regulamentul de achiziții Atentie speciala. Experții sfătuiesc să ia o dispoziție privind achizițiile de un fel companie mare apropiate ca specificitate. Va fi complet și exhaustiv - poate fi luat în siguranță ca bază, deoarece experiența companiei aici cu greu poate fi supraestimată: toate etapele procedurilor, condițiile de acces al participanților și multe alte puncte sunt precizate acolo.

Reglementări privind Comisia de licitație (Comisia de achiziții). Componența Comisiei de licitație.

Acesta este un document care definește scopurile, obiectivele, funcțiile, atribuțiile, atribuțiile și responsabilitățile membrilor comisiei, procedura de organizare și desfășurare.

Legea nu definește cine aprobă („Banca Moscovei” - Consiliul Băncii)

Ordinea de interacțiune între departamente în implementarea activităților de achiziții.

Este un document care definește totul proces intern achiziții de la inițierea cerințelor până la raportarea privind executarea contractelor.

Legea nu definește cine aprobă ("Banca Moscovei" - prin ordin al președintelui băncii)

Există, de asemenea, documente care vor ajuta la formarea corectă a procesului de achiziție:

Reguli pentru formarea prețului inițial (maxim). Acest document este util în ceea ce privește metodologia de stabilire a prețurilor contractuale. Va fi util pentru interpreți.
Reglementări privind planificarea și organizarea controlului asupra execuției bugetului și a Planului de achiziții.
Metodologie de evaluare și comparare a aplicațiilor. Este utilizat într-o anumită etapă când există o evaluare a rezultatelor.
Reglementări privind încheierea contractelor de afaceri. Reglează procesul de pregătire contracte standard companiilor. Determină specificul formării contractelor.
Standard de măsurare a performanței în achiziții. Un indicator al perspectivelor pe termen scurt și lung pentru achiziții.

Cu cât achizițiile sunt mai reglementate, cu atât va fi mai ușor pentru toți angajații companiei să lucreze.

Sisteme și instrumente interne pentru optimizarea activităților de achiziții

Elaborarea formularelor standard de documente cu instrucțiuni pentru completarea acestora. Acest lucru va ajuta la asigurarea celor mai tipice forme de documente și a celor mai tipice articole de achiziție. Din versiunea Word au fost preluate formulare standard, anumite câmpuri au fost protejate cu o parolă, a fost reglementat procesul de lucru cu interpreții și procesul de verificare a departamentelor. Acest lucru minimizează posibilitatea apariției erorilor și simplifică procesul de pregătire a documentelor de către angajați.
Detaliu maxim și reglementare a procesului de achiziție.
Implementarea unor platforme speciale de achiziție/îmbunătățire a celor existente (SAS, 1C, Cognitive, LanDocs, SDO-Procurement etc., etc.).
Automatizarea rutelor de aprobare, secventa, controlul versiunilor, stabilirea concluziilor si posibilele riscuri.
Portal corporativ/Partajare rețea.

Nu toate companiile își permit să automatizeze sistemele. Puteți oricând să simplificați procesele de achiziție, precum și să rafinați baza existentă. Banca Moscovei nu a achiziționat programe; munca a început cu un flux de lucru tradițional pe hârtie, care apoi a devenit electronic în sistemul LanDocs. Este important să scapi de documente cât mai mult posibil prin optimizarea procesului, deoarece ciclul de achiziție este pe scară largă, iar autoritățile de reglementare pot face verificări în care furnizarea documente electronice va fi cel mai eficient.

Eficacitatea introducerii de special sisteme electronice:

O bază de date completă de informații privind achizițiile, inclusiv pentru generarea de date statistice pentru o analiză prospectivă a factorilor care afectează eficiența achizițiilor, în funcție de specificul acestora, de momentul/execuția contractului, de sezonalitate, de criteriile de evaluare și de alți parametri.
Controlul ciclului complet pentru o analiză mai profundă a activităților de achiziții. Determinarea randamentului maxim nu doar la momentul achizitiei, obtinerea celei mai bune oferte de pe piata, ci si pe perioada executarii contractului, incl. respectarea termenelor, eventual luând în considerare amenzi/penalități și alte obligații de garantare care afectează eficiența globală a activităților de achiziții, precum și calitatea îndeplinirii obligațiilor și luarea deciziilor privind optimizarea costurilor la un alt nivel.
Minimizarea costurilor cu forța de muncă pentru activitățile mecanice ale departamentelor responsabile de achiziții, eliberarea resurselor pentru sarcini strategice pentru a maximiza optimizarea achizițiilor.
Capacitatea de a genera rapoarte privind contractele încheiate și de executare a acestora, lunar, raportare pe SMPS, care, de asemenea, minimizează costurile cu forța de muncă și probabilitatea apariției erorilor tehnice la generarea rapoartelor în mod manual.
Posibilitatea încheierii contractelor în formă electronică prin EETP, pentru optimizarea colectării și plasării informațiilor în registrul contractelor, precum și asupra executării.

Participanții, puterile și responsabilitățile lor în procesul general de achiziție.

Caracteristicile achizițiilor în rețeaua regională.

În orice organizație, la desfășurarea procedurilor de achiziție, se disting 3 grupuri principale. Acestea sunt unitati independente care formeaza nevoia de bunuri/lucrari/servicii in vederea asigurarii activitatilor organizatiei.

Initierea/executarea unitatilor. Aceștia sunt cei care au nevoie de achiziții și cei care au buget, adică bugetari. Aceștia formează nevoia de bunuri, lucrări, servicii în vederea asigurării activităților organizației și răspund de achiziții în domeniile care țin de competența unor astfel de unități în cadrul bugetului aprobat și susțin contractele de achiziții. Cel mai adesea, aceste unități trimit restul termenilor de referință. Întregul proces documentatia de achizitie revine persoanelor responsabile cu respectarea 223-FZ.

Coordonarea diviziilor. Acesta este orice serviciu financiar. Efectuează coordonarea documentației procedurii de achiziție în competența lor.

Organisme/persoane autorizate. Organismul colectiv (inclusiv Comisia de licitație/funcționarul (șeful unei subdiviziuni structurale independente), Achizitorul, care este împuternicit să ia decizii cu privire la procedurile de achiziție din competența sa în conformitate cu reguli si documente administrative.

Pe scurt, acestea sunt 3 subiecte principale: primul inițiază achizițiile și le planifică, al doilea coordonează, al treilea este responsabil de deciziile luate.

Departamentul de lucru cu furnizorii

El este angajat în achiziții în conformitate cu 223-FZ și combină funcțiile economice și juridice. El există în Banca Moscovei din 2013 și a lucrat inițial ca parte a unui specialist. Procesul de creare a unui astfel de departament este întotdeauna dificil, deoarece multor organizații li se pare că nu ar trebui să se întâmple nimic semnificativ în ceea ce privește documentele, ceea ce este important doar pentru a respecta 223-FZ. Dar este important să cunoașteți specificul muncii și să extindeți în mod constant personalul pentru munca eficienta. Este important să împărtășiți specificul din cadrul departamentului, precum și să aveți în personal manageri speciali de achiziții (category managers). În afară de Cerințe generale 223-FZ și cunoștințe economice, dețin specificul subiectului în sine. Pot da recomandări, pot negocia cu alte structuri. Există, de asemenea, o poziție importantă a unui specialist în suport pentru achiziții. Aceștia sunt oamenii care cunosc în detaliu toate nuanțele platformelor de tranzacționare, publică informații și rapoarte, înțeleg EIS, se ocupă de planul de achiziții și îndeplinesc alte funcții.

Activitati ale Departamentului de relatii cu furnizorii:

verifica corectitudinea completarii Planului de achizitii / efectuarea de modificari la Planul de achizitii, consolideaza, supune spre aprobare de catre TC si il introduce in EIS;
monitorizează, gestionează și controlează procesul de achiziție, inclusiv coordonarea formularelor și metodelor de achiziție și a documentației de achiziție în conformitate cu cerințele legislației Federației Ruse și ale documentelor administrative de reglementare;
verifică documentația procedurii de achiziție/PQS pentru corectitudinea completării în conformitate cu formularele standard aprobate, inclusiv acordul asupra metodologiei și evaluării cererilor, cerințelor pentru solicitanții/participanții la procedura de achiziție/PQS;
efectuează deschiderea plicurilor cu cererile de participare, corectitudinea evaluării și compararea cererilor și a însumării; ia decizii și aprobă documente în conformitate cu competențele delegate ale TC;
oferă suport informațional pentru activitățile de achiziții în conformitate cu Regulamentul de achiziții și cu legislația Federației Ruse. Participa la negocieri cu furnizorii;
consolidează și plasează în EIS / prevede în Serviciul Federal statisticile de stat, Agenția Federală pentru Managementul Proprietății de Stat raportarea asupra contractelor încheiate ca urmare a procedurilor de achiziție și raportarea activităților de achiziție;
generează raportări interne pentru management privind eficacitatea activităților de achiziții;
formează o concluzie la adresarea întrebărilor organelor colegiale cu privire la aprobarea achiziției de la un singur furnizor;
formează și inițiază aprobarea cadrului normativ și metodologic care reglementează problemele procedurilor de achiziție;
este responsabil pentru actualizarea în timp util a informațiilor de pe portalul corporativ.

Participanții, puterile și responsabilitățile lor în procesul general de achiziție. Caracteristicile achizițiilor în rețeaua regională

Coordonarea achizițiilor în fiecare organizație are loc în felul său: totul depinde de modul în care compania își notează procesele pe hârtie. 223-FZ nu prevede restricții stricte cu privire la modul de organizare a achizițiilor în cadrul companiei. Dar ar trebui să existe reglementări cu privire la această activitate - acest lucru este important, în primul rând, pentru angajații companiei și eficiența muncii lor.

De exemplu, în „Banca Moscovei” existau praguri la care ar trebui întocmite contracte. Până la suma specificată, plata pe facturi este permisă fără întocmirea unui acord. Acesta poate fi un prag de până la 100.000 de ruble sau 500.000 de ruble.

Există și o practică de delegare la sucursale. De exemplu, aceasta este stabilirea unor sume prag diferite la care sucursalele pot face achiziții pe cont propriu.

Activități de achiziție. Etape.

Planificarea si initierea procedurilor de achizitie. Aceasta este formarea bugetului și a planului de achiziții. După cum știți, din 2016 este imposibil să faceți o achiziție fără a publica un plan structurat de achiziții pentru anul următor. Fiecare achiziție este atașată unei linii de plan. Planificarea pe termen lung a procedurilor de achiziții în Bancă se realizează prin formarea unui Plan de achiziții, a cărui perioadă de planificare este un an calendaristic sau o altă perioadă stabilită de legislația Federației Ruse, în cazul achiziționării de produse inovatoare. Pe perioada Planului de Achizitii, in legatura cu necesitatea de productie, în cazurile prevăzute de legislația Federației Ruse, este permisă efectuarea de modificări la Planul de achiziții.

În conformitate cu Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 932, există momente în care nu se pot face modificări. Este cazul când suma se modifică doar cu 10% din cea declarată anterior, dacă se modifică forma de cumpărare și alte puncte. Planul de achiziții este publicat până la 31 decembrie și este valabil pentru tot anul calendaristic următor.

Planificarea achizițiilor este realizată în conformitate cu bugetul, dar planul de achiziții nu este bugetul. Planul include achiziții care sunt de natură pe termen lung. Suma din Plan poate fi mai mare decât cea planificată pentru anul. Dar Planul de achiziții se bazează pe buget.

Planul nu include achiziții nepublice (până la 500/100 de mii de ruble). Totodată, se efectuează verificări și control pentru zdrobirea artificială (pentru a evita 223-FZ), și se fac propuneri de combinare a achizițiilor pentru a obține cele mai optime propuneri. Nu este permisă inițierea și desfășurarea unei achiziții fără a o include în Planul de achiziții.

Dacă Planul conține achiziții pentru perioade diferite De exemplu, o achiziție de monitor în Q1 și o achiziție de monitor în Q4, ar trebui să fie posibilă combinarea acestor achiziții pentru a face o achiziție mai mare. O astfel de achiziție poate fi multi-loturi, dacă există o astfel de specificitate. Mulți clienți sunt conștienți de faptul că, cu cât volumul bunurilor achiziționate este mai mare, cu atât se poate obține o reducere mai semnificativă de la furnizor.

ajustări programate în mod continuu (lunar/trimestrial)
ajustări urgente/neprevăzute (autoritate delegată)

În etapa de încheiere/avizare a contractului în urma rezultatelor procedurii de achiziție, în lipsa/insuficiența fondurilor în buget, procedura de semnare se suspendă până la stabilirea sursei finanțării.

Formarea, coordonarea și aprobarea documentației de achiziție; plasarea achizițiilor în EIS, pregătirea răspunsurilor la solicitările ofertanților (dacă este necesar), efectuarea de modificări la documentația de achiziție (dacă este necesar). În această etapă, este posibilă anularea procedurii de achiziție.

Procesul de aprobare a documentației de achiziție în Banca Moscovei se realizează folosind sistemul SDO Media. Vă permite să construiți automat un traseu, începând de la inițiere (antreprenorul își trimite cererea către unitatea de achiziții dorită). Antreprenorul creează o cerere și o trimite departamentului administrativ. Acest departament generează documentația de achiziție. Există sisteme care vă permit să faceți acest lucru exact în același mod ca pe platformele de tranzacționare și în Sistemul Informațional Unificat conform unui șablon. Adică acestea sunt câmpuri care sunt completate și publicate. Această documentație este aprobată de manager și merge către departamentele relevante pentru aprobare de-a lungul rutei automate. Este important să folosiți ideile specialiștilor IT pentru a rafina procesele companiei dacă nu este posibil să cumpărați software scump.

Documentul generat în acest sistem, după aprobarea de către șef, merge la departamentul serviciu financiar și contabilitate. Dacă există comentarii asupra documentului, atunci acesta se întoarce la executant. Executorul, la rândul său, finalizează documentul și revine la aceste două divizii pe același traseu: serviciul financiar trebuie să vadă versiunea finală a documentului. Apoi documentul merge la departamentul juridic. Există o practică când departamentul juridic analizează documentul chiar de la început, dar acest lucru este opțional.

După ce a avut loc comisia de licitație, documentul poate fi sau nu aprobat. Dacă este necesară revizuirea, documentul este din nou trimis contractantului, iar apoi secretarului comisiei de licitație.

În plus, protocolul este plasat și redirecționat către departament pentru lucrul cu furnizorii. Departamentul publică. În funcție de metoda de achiziție, informațiile despre nuanțe sunt completate înainte de a rezuma rezultatele achiziției. După publicarea achiziției pe site-ul web, antreprenorul începe să controleze achiziția în EIS. După deschiderea plicurilor, puteți vedea clar calendarul cu mementouri ale etapelor procesului, iar activitatea departamentului de lucru cu furnizorii începe în zona de inițiere a rezumatului. Dar rezumatul în sine rămâne în sarcina interpretului. Următoarea etapă este verificarea contrapărții de către serviciul de securitate. În funcție de valoarea achiziției, documentul este trimis fie șefului BSC, fie comisiei de licitație, dacă suma achiziției este mai mare de 5 milioane de ruble. Secretarul comisiei de licitație formează un pachet de documente și îl pune pe ordinea de zi a ședinței.

Dacă rezultatele sunt aprobate și nu sunt necesare operațiuni suplimentare, atunci se generează un protocol de aprobare și acesta este trimis către departamentul de relații cu furnizorii pentru plasare. Aceasta este etapa finală a achiziției - însumând rezultatele de pe site. În continuare, este început procesul de negociere a contractului și generare de rapoarte.

Acest proces poate include și alți pași, dar iată o listă de bază de pași.

În plus, putem spune despre achiziții care nu sunt publicate pe site-ul EIS și nu sunt incluse în planul de achiziții. Acestea sunt achiziții de până la 100/500 de mii de ruble. Ele oferă o schemă de coordonare simplificată. Nu se generează documentație de achiziție în astfel de cazuri. Coordonarea are loc doar la stadiul inițial (executor-profil serviciu-contabilitate-serviciu financiar-compartiment juridic). Dar aici este important să se evite fragmentarea achizițiilor. Faza de verificare de către departamentul financiar se desfășoară cu atenție, astfel încât să fie identificate achiziții care pot fi combinate.

Unitățile de control verifică prezența „zdrobirii” artificiale. Dacă se descoperă o defalcare specială în mod deliberat a achizițiilor în unele mici, chiar și cu contrapărți diferite, dacă se depășesc mai mult de 500 (100) mii de ruble, următoarea achiziție se efectuează în conformitate cu cerințele documentelor de reglementare aplicabile achizițiilor de peste 500 (100) mii de ruble.

Achizițiile incluse în Planul de achiziții sunt inițiate cu 30 de zile calendaristice înainte de începutul lunii în care este planificată achiziția și/sau cu 60 de zile calendaristice înainte de data expirării contractului pentru un articol similar.

Pentru a nu încetini procesul de achiziție, care are multe nuanțe, Banca Moscovei a elaborat un protocol de neînțelegeri, care poate fi întocmit în orice stadiu de aprobare. Aceste neînțelegeri pot apărea între departamentele de execuție și cele coordonatoare. Acest protocol este înaintat spre examinare de către comisie sau alt organism. Autoritățile superioare sunt cele care decid asupra opțiunii alese și fie acceptă riscurile, fie nu. În timpul verificărilor, protocolul de dezacorduri arată exact cum a avut loc procesul decizional.

Structura Regulamentului comisiei de licitație din Banca Moscovei a fost creată pe baza competențelor membrilor acestei comisii. Pentru a optimiza activitatea Comisiei de licitație și pentru a reduce timpul pentru efectuarea achizițiilor, autoritatea de a aproba achizițiile la 5 milioane de ruble. delegată șefilor de departament.

Pe anumite aspecte este prevăzută posibilitatea luării deciziilor de către organe superioare (Consiliu/Președinte). Aceste posibilități trebuie prevăzute, așa cum sunt situatii diferite. De multe ori deciziile luate de Consiliul de administrație al băncii au ajutat la apărarea unei poziții în FAS.

Executarea si incheierea contractelor. Ca urmare a procedurii, proiectul de acord finalizat este convenit cu DBU, SED, YUD (vezi slide 15). Este posibilă modificarea condițiilor de execuție a contractului înainte de semnare în direcția îmbunătățirii. Acest pas trebuie activat pentru a evita problemele în timpul încheierea contractului. Este permisă efectuarea de modificări în timpul executării contractului în ceea ce privește: Volum/Preț/Condiții. Dacă contrapartea este de acord cu acest lucru, atunci modificările sunt permise. Contractul nu trebuie să difere de protocolul final. De exemplu, puteți prescrie posibilitatea modificării prețurilor pentru achizițiile de la un singur furnizor cu cel mult 15%. Modificările sunt agreate și aprobate de către organele/persoanele abilitate care au decis anterior încheierea contractului.

Deschiderea plicurilor (cu excepția achizițiilor de la un singur furnizor), relicitare și post-calificare (dacă este necesar), solicitări către Participanți (dacă este necesar). În această etapă pot fi prezenți și participanții la achiziții. Relicitarea este necesară pentru a obține cele mai optime oferte din aplicațiile participanților.

Însumarea și evaluarea eficacității achiziției (cu excepția achiziției de la un singur furnizor) și aprobarea Câștigătorul achiziției (cu excepția achiziției de la un singur furnizor).

Coordonarea și încheierea contractelor pe baza rezultatelor procedurilor de achiziție și modificărilor la astfel de contracte.

Formarea, furnizarea și plasarea rapoartelor privind rezultatele activităților de achiziții. În conformitate cu cerințele 223-FZ și cu alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse, clientul generează rapoarte privind activitățile de achiziții. De asemenea, trebuie plasat în EIS. Ce este raportarea?

Informații pentru registrul contractelor încheiate. Subdiviziunea care a încheiat contractul trimite/intră într-un anumit sistem:

informații despre acordul încheiat pentru plasarea în EIS (plasament în termen de trei zile de la data încheierii acordului),
informații despre efectuarea modificărilor în ceea ce privește volumul, prețul și condițiile (plasarea în termen de 10 zile de la data efectuării acestor modificări),
informații privind rezultatele executării contractelor încheiate ca urmare a achiziției, inclusiv plata contractului (plasată în termen de 10 zile de la data executării contractului),
informatii despre incetarea contractului incheiat ca urmare a achizitiei.

Raportare lunară. Se formează și se plasează în EIS înainte de data de 10 a lunii următoare celei de raportare și include atât achizițiile publicate, cât și achizițiile nepublicate. Aprobat de o persoană autorizată a organizației.

Raportarea anuală privind achizițiile de la IMM-uri. Se formează și se plasează în UIS până la data de 1 februarie a anului următor celui de raportare. Aprobat de o persoană autorizată a organizației.

Procesul de executare a raportării și publicarea acesteia trebuie respectate cu strictețe pentru a evita amenzile din partea autorităților de reglementare. Există un tabel de amenzi (diapozitivul numărul 20). Este necesar să-l cunoașteți și să încercați să optimizați procesul de achiziție pentru a evita costurile financiare.

Monitorizarea executiei contractelor + postarea rapoartelor pe contracte.

Modelul prezentat de organizare a activităților de achiziții în conformitate cu 223-FZ timp de 3,5 ani a permis:

efectuează 2000 de achiziții publicate,
îmbunătățirea eficienței achizițiilor, inclusiv prin obținerea reducerii maxime față de prețurile inițiale (maxime) ca urmare a procedurilor competitive,
automatizează rutele fluxului de lucru fără costuri suplimentare pentru sistemele scumpe,
pentru a exclude amenzile și ordinele de la autoritățile de reglementare în domeniul achizițiilor: au fost depuse 10 plângeri împotriva acțiunilor Băncii Moscovei, 0 s-au dovedit a fi justificate. Nu au existat instrucțiuni suplimentare de la autoritățile de reglementare. De aici rezultă că modelul „Băncii Moscovei” poate fi recunoscut ca funcțional și eficient.

De asemenea, fiecare companie își poate crea propria resursă corporativă pentru schimbul de informații actualizate și documentația de achiziții.

Întrebări de la participanți

Este posibil să se desfășoare licitații comune în conformitate cu 223-FZ? De exemplu, 2 intreprinderi unitare realizeaza achizitii pentru reparatii drumuri.

Da este posibil. Doar posibilitatea și procedura de achiziție comună ar trebui specificate în Regulamentul de achiziții atât al uneia, cât și al celeilalte organizații.

Există o limită a numărului de achiziții de la un singur furnizor în conformitate cu 223-FZ?

Nu există astfel de restricții, dar companiile trebuie să fie ghidate de bunul simț, precum și de alte documente de reglementare (135-FZ), și să excludă restricțiile privind concurența. De asemenea, condițiile de achiziție de la un singur furnizor ar trebui precizate în Regulamentul de achiziții și în documentele de reglementare.

Noul plan de achiziții aprobat. Instituția nu este obligată să sprijine SMP. Ar trebui să completez această secțiune, să o las necompletată sau să o șterg?

Nu trebuie să îl ștergeți: formularul este aprobat prin Hotărâre a Guvernului. Secțiunea poate fi lăsată goală punând zerouri în ea.

La alcătuirea unui plan de achiziție, notificare și informare, formularea achiziției se poate modifica. Cât de importante sunt aceste schimbări?

Astfel de modificări sunt critice, deoarece există o legătură către planul de achiziții pentru publicarea achiziției. Subiectul achiziției este preluat de acolo. Acest lucru este cel mai bine evitat, ar trebui să existe uniformitate.

Cum recalculează Banca Moscovei costul achizițiilor de valută străină în coloana „Volum total”? Se întâmplă automat sau manual?

Cand nu exista sistem si planul de achizitii era alcatuit intr-o foaie de calcul Excel, cand s-a format planul pentru anul, valuta era transferata la cursul aprobat de Banca. Pentru planificare bugetară tarifele coboară „de sus” la data aprobării. Bugetul se formează în conformitate cu acești indicatori.

Termenul pentru încheierea unui contract cu PE după expirarea a 10 zile, precum și după procedurile de achiziție?

Acesta este un punct controversat, deoarece nu există o interdicție directă. Pentru achiziții competitive, este mai bine să rezistați pe cât posibil acestei perioade. Dar dacă trebuie să cheltuiți mai repede, atunci nu este nicio problemă.

Dacă prevederea nu specifică rațiunea prețului inițial (maxim) al contractului și rațiunea alegerii unui furnizor la achiziționarea de la un singur furnizor. Trebuie să justific alegerea unui singur furnizor?

Nu este nevoie să publicați motivația pe site. Dar trebuie să înțelegeți că acest lucru ar trebui să fie precizat în cadrul organizației, adică în regulamentul de achiziții. La verificarea de către autoritățile de reglementare, trebuie furnizate astfel de justificări.

Dacă toate achizițiile sub 223-FZ sunt de până la 100 de mii de ruble de la un singur furnizor. Este necesar să se creeze o comisie de licitație?

Poate că nu este necesar, dar ar trebui să existe persoane autorizate care să fie responsabile cu aprobarea achizițiilor. Ar trebui să fie, de asemenea plan zero cumpărături postate pe site.

Contract de prestare de servicii. Tratați-l ca pe o achiziție?

Da, dacă nu depășește pragul pentru achizițiile publicate. O astfel de achiziție ar trebui pur și simplu inclusă în raportarea lunară.

Este posibil să se facă modificări la Regulamentul de achiziții? Dacă da, atunci există termeni pentru plasarea achizițiilor după efectuarea modificărilor.

Puteți face modificări, nu există restricții, dar există obligația de a publica aceste modificări în modul prevăzut de lege (15 zile de la data aprobării).

Potrivit 44-FZ, este imposibil să se schimbe proiectul de acord. Este posibilă modificarea contractului în etapa semnării acestuia?

Puteți face modificări. Dar nu ar trebui să existe acțiuni care să poată îmbunătăți poziția câștigătorului.

Ce document autorizează specialiștii să facă modificări minore în documentație?

În „Banca Moscovei”, astfel de competențe sunt atribuite comisiei de licitație.

Metodologia de evaluare este inclusă în documentația de achiziție de fiecare dată pentru o anumită procedură de evaluare 223-FZ?

Nu de fiecare dată. Metodologia de evaluare este un document adițional și este utilizată în licitații, cereri de oferte (unde există alte criterii decât prețul).

Cine cere oferte comercialeși formează prețul contractual inițial (maximum)?

În „Banca Moscovei”, artiștii interpreți o fac. Procesul de cumpărare începe cu o cerință de cumpărare. Compartimentul de executare întocmește documentația pentru justificarea prețului. Sunt utilizate prețurile și condițiile contrapărții actuale, iar dacă achiziția este nouă, atunci cererea este trimisă pe piață. După primirea propunerilor, are loc o evaluare. Structura prețurilor poate fi găsită pe zakupki.gov. Dacă furnizorul este unic, atunci nu există nimic cu care să-și compare oferta, dar este verificat și pentru adecvarea unui cost similar în altă companie.

Cumpărare examen medical angajați până la 100 de mii de ruble. Care sunt restricțiile privind metoda de cumpărare de la un singur furnizor? Trebuie să pregătesc o sarcină tehnică?

Aici achiziția este directă, nu este necesar să o publicați. Sarcina tehnică este necesar dacă este cerut de documentele de reglementare pentru încheierea contractului.

Cine și cum controlează execuția contractului, precum și plasarea informațiilor în EIS?

Executarea contractului este controlată de inițiator. De asemenea, efectuează achiziția și încheierea contractului. Cumpărătorul plasează informații în EIS.

Cum este organizată împărțirea responsabilității între managerii de categorie și editor?

Managerii de categorii sunt responsabili pentru esența achiziției și conținutul acesteia. Editori - pentru momentul plasării, controlul calendarului și procedurile de deschidere. Editorii nu se adâncesc în esența achiziției și nu efectuează verificări suplimentare.

În procesul de lucru, au fost identificate contracte de până la 100 de mii de ruble care nu au fost incluse în raportare.

Astfel de situații nu ar trebui să fie, dar rapoartele pot fi ajustate. Aceste ajustări sunt vizibile. Este mai bine să postezi tratate decât să le ascunzi.

Lucrează Banca Moscovei cu contracte-cadru pentru furnizarea de energie electrică?

Toate organizațiile sunt uneori obligate să accepte condițiile contrapărților. Este posibil să se încheie un acord de dezacorduri în ceea ce privește modificarea acordului în sine. De regulă, nu este prescris pret marginal, deoarece volumul se adună de fapt. Conform tarifului, acesta este stabilit în planul de achiziții. Dacă există modificări ale tarifelor, atunci puteți lucra cu ele fără acorduri suplimentare.

Este util pentru clienții începători să știe cine intră sub incidența legii 223-FZ. Acest lucru este precizat în art. 1 Legea achizițiilor publice anumite tipuri entitati legale. Acestea includ corporații de stat, companii de stat, companii publice, entități cu monopol natural, organizații care își desfășoară activitatea în domeniile energiei electrice, gazelor, căldurii, alimentării cu apă, salubrității etc., institutii autonome, companii de afaceri, ponderea participării statului în care depășește 50%. În plus, printre clienți se numără filiale, în capitalul autorizat al cărora aparțin mai mult de 50%, acestea sunt ghidate și de instituţiile bugetareȘi întreprinderi unitare, dar cu condiția să publice un regulament de achiziții în EIS. Regula se aplică procedurilor de achiziție:

prin granturi și subvenții;
din venituri proprii;
în care BU acționează ca un contractant în temeiul contractului și implică terți pentru a-și îndeplini obligațiile.

Mulțumesc pentru test.
Cunoaștem deja rezultatul, află pentru tine ↓
Aflați rezultatul

Pe lângă entitățile juridice enumerate, întreprinderile unitare federale, care sunt esențiale pentru capacitatea de apărare și securitatea statului, intră sub incidența 223-FZ. Procedura de efectuare a cumpărăturilor este stabilită de clienții în poziția lor. Legea 223-FZ reglementează:

reguli generale pentru achizițiile competitive;
algoritm pentru efectuarea procedurilor electronice;
cerințe pentru achiziții închise;
cerințe pentru achiziționarea de la un furnizor;
mentinerea registrelor de contracte, furnizori fara scrupule;
control departamental asupra activităților clienților și a altor puncte.

Modificări în 2020 conform 44-FZ și 223-FZ

În timpul webinarului veți învăța:
☆ Ce se va schimba în planificarea achizițiilor pentru 2020;
☆ Cum se va efectua controlul conform noilor reguli;
☆ Noi proiecte de schimbare a regimului național;
☆ Ce să faceți cu documentația standard.

Unde sa încep

Luați în considerare un plan de acțiune pentru clienții începători sub 223-FZ. Este necesar să parcurgeți următorii pași în succesiune:

primi un e-mail semnatura digitala;
înregistrarea pe site-ul oficial al achizițiilor publice (EIS);
urmați o pregătire de bază privind EIS sau studiați baza de cunoștințe pe cont propriu;
elaborează și plasează un regulament de achiziții;
întocmește un plan de achiziții;
să fie instruiți în achiziții în conformitate cu 223-FZ pentru manechine. Acest lucru se poate face în acest lucru se poate face în liceu Achiziții publice la link-ul de mai jos.

În declarația de achiziție, indicați:

metode de achiziție;
procedura de licitare;
criteriile de selecție a aplicației;
toți termenii;
procedura de încheiere a contractelor;
procedura de acceptare si plata;
măsurile de răspundere ale părților;
soluționarea litigiilor.

Clienții care achiziționează bunuri, lucrări, servicii conform Legii nr. 223-FZ trebuie să elaboreze și să introducă o prevedere privind achizițiile în EIS. Dacă nu publicați documentul, veți lucra conform regulilor Legii nr. 44-FZ. Dacă fondatorul sau proprietarul proprietății organizației a acceptat o prevedere standard, dezvoltați documentul pe baza standardului. Citiți ce să scrieți în regulamentul de achiziții și cum să îl publicați în EIS.

223-FZ precizează modalitățile de achiziție competitivă: licitație, licitație, cerere de oferte, cerere de oferte. Dar clienții pot folosi altele dacă le includ în prevederi. În același timp, merită să ne amintim că unele bunuri, lucrări și servicii trebuie achiziționate numai în formă electronică.

Vă rugăm să rețineți că instituțiile bugetare și autonome, întreprinderile unitare municipale, întreprinderile unitare de stat, precum și companii afiliate clienții trebuie să aplice prevederi model. Regulamentul standard de achiziții în conformitate cu 223-FZ trebuie să conțină cel puțin trei părți neschimbate:

procedura de pregătire a procedurii și regulile de aplicare a acesteia;
metodele de achiziție și condițiile de utilizare a acestora;
termenul contractului.

Dacă se pot face modificări la alte secțiuni, organizația care a elaborat regulamentul trebuie să indice în ordinea aderării.

Un alt punct despre care un client începător trebuie să știe: înainte de a începe o achiziție, trebuie să creați un comision. Clienții au fost obligați să facă acest lucru din 2018. Ce fac membrii comisiei?

să participe la pregătirea avizelor și a documentației;
verifică cererile depuse pentru conformitatea cu cerințele și condițiile documentației;
răspunde solicitărilor de clarificare a documentației;
angajați experți să evalueze aplicațiile sau să o facă pe cont propriu;
ia decizii privind relicitarea/negocierea;
conduce negocieri cu participanții;
alege câștigătorul;
ia decizii de refuzare a procedurii etc.

Comitetul trebuie să fie format din cel puțin 5 membri. Se recomandă includerea în componența unor specialiști ale căror activități sunt oarecum legate de subiectul achiziției. Recomandarea sistemului de comandă de stat cu exemple din practica clienților și șabloane de documente va ajuta la crearea unui comision.

223-FZ pentru manechine: tabel de cronometrare

Document	Termenul de plasare în EIS
Poziţie	15 zile de la aprobare
Schimbări de poziție	15 zile de la data aprobării
Înștiințare	cu 20 de zile înainte de termenul limită de aplicare
Modificări ale notificării
Documentatia de achizitie	Concomitent cu anunțul
clarificare	3 zile de la data primirii cererii
Protocoale
Acord după semnare
Modificări ale contractului
Raportare	Cel târziu în a 10-a zi a lunii următoare raportării

Cum să faci față licitațiilor conditii speciale. 12 moduri interesante de a cumpăra conform 223-FZ

Există concursuri și licitații „clasice” de înțeles, dar uneori poți găsi nume destul de exotice, precum „cumpărare complexă” sau „selecție consolidată”. Dar nu-ți fie frică. Clientul are într-adevăr dreptul de a prevedea în regulamentul de achiziție și alte, pe lângă licitație sau licitație, metode de achiziție (partea 3 a articolului 3 din Legea nr. 223-FZ). Totodată, clientul este obligat să stabilească în Regulamentul de Achiziții procedura de achiziție prin orice metodă - adică cum o desfășoară exact.

Cam greu pentru furnizorii începători conform 223-FZ

Ce ar trebui să facă un furnizor începător pentru a începe să participe la achiziții? La fel ca și clienții, vă recomandăm să urmați o pregătire de bază privind procedurile de achiziție de la 223 din lege pentru a vă face o idee despre regulile acestora, tipurile, procedura de depunere și criteriile de evaluare a cererilor etc.

Este necesar să obțineți o semnătură digitală electronică, configurați la locul de muncăși începeți să căutați proceduri. Majoritatea achizițiilor se fac electronic. Pentru a participa la acestea este necesar să obțineți acreditarea la locul unde se efectuează achiziția. Puteți citi despre asta în anunț.

modificări 2019

În continuare, vom vorbi despre cele mai recente modificări în 223-FZ. În special, au abordat securitatea aplicațiilor - aceasta este suma pe care participantul o plătește atunci când depune o cerere pentru a confirma seriozitatea intențiilor. Clienții pot solicita securitatea aplicației dacă prețul inițial al contractului depășește 5 milioane de ruble. Dimensiunea acestuia nu poate depăși 5% din prețul inițial al contractului.

În prevedere, clienții trebuie să indice ce metode de achiziție concurențială vor folosi, precum și să prescrie în ce cazuri sunt utilizate tipuri de proceduri necompetitive. Toate achizițiile sunt în formă electronică în mod implicit. Cu toate acestea, în prevedere, clientul are dreptul de a indica ce proceduri vor rămâne pe hârtie. În ceea ce privește achizițiile competitive în rândul IMM-urilor, acestea fara esec sunt efectuate electronic.

Clienților li s-a interzis să indice în documentație marca comercială și țara de producție. Se crede că acest lucru limitează concurența. Dacă specificați TK, nu uitați să atribuiți „sau echivalent”. Această expresie poate fi folosită în următoarele cazuri:

bunurile unei alte mărci nu sunt compatibile cu produsele clientului;
achiziţionarea de piese de schimb şi Consumabile la echipamentele unei anumite mărci;
bunurile sunt achiziționate pentru executarea unui contract guvernamental;
condiția asupra mărcii este prevăzută de acordul internațional în temeiul căruia se efectuează achiziția.

Este important ca clienții să elaboreze documentația pentru toate achizițiile, cu excepția unei cereri de cotații. Conform noilor cerințe, este necesar să se indice prețul contractului sau formula acestuia, precum și cerințele pentru participanții la achiziții și subcontractanții implicați de aceștia, necesare pentru participarea documentelor.

1.1. Prezentul Regulament definește bazele activităților, scopurile și obiectivele, funcțiile, drepturile și responsabilitățile departamentului de achiziții.

1.2. Departamentul de Achiziții este o subdiviziune structurală independentă a organizației și raportează direct șefului organizației.

1.3. În activitățile sale, departamentul de achiziții se ghidează după legislația în vigoare, actele juridice de reglementare și materiale didactice privind logistica, reglementarile locale, deciziile organelor de conducere ale organizatiei si prezentul Regulament.

1.4. Activitățile departamentului de achiziții se desfășoară pe baza planificării curente și pe termen lung, o combinație între unitatea de comandă în rezolvarea problemelor de performanță și colegialitate în discuția lor, responsabilitatea personală a angajaților pentru executarea corectă a sarcinilor care le sunt atribuite. atributii oficialeși ordinele individuale ale șefului de departament.

1.5. Șeful departamentului de achiziții și alți angajați ai departamentului sunt numiți în funcții și eliberați din funcțiile lor prin ordin al șefului organizației, în conformitate cu legislația actuală a Federației Ruse.

1.6. Calificări, responsabilități funcționale, sunt reglementate drepturile, responsabilitățile șefului și ale celorlalți angajați ai departamentului descrierea postului aprobat de şeful organizaţiei.

1.7. Departamentul își desfășoară activitățile în cooperare cu alte servicii și diviziuni structurale organizației, precum și în competența acesteia cu terți.

2. Principalele sarcini ale departamentului de achiziții

2.1. Aprovizionarea tuturor departamentelor organizației cu materialele necesare de calitatea cerută în termenul specificat.

2.2. Îndrumarea organizatorică și metodologică, coordonarea și controlul activităților diviziilor structurale ale organizației pe probleme de logistică și utilizare rațională resurse materiale.

2.3. Îmbunătățirea și introducerea de noi metode de organizare a muncii, inclusiv prin utilizarea tehnologiilor informaționale moderne.

2.4. Participarea în limita competențelor lor la pregătirea și execuția decizii de management conducerea organizaţiei.

2.5. Rezolvarea altor sarcini în conformitate cu obiectivele organizației.

3. Principalele funcții ale departamentului de achiziții

3.1. Asigurarea organizației cu toate resursele materiale de calitate cerută necesare activităților sale.

3.2. Elaborarea de propuneri de utilizare rațională a resurselor materiale în vederea reducerii costurilor de producție și maximizării profiturilor.

3.3. Elaborarea proiectelor pentru planuri pe termen lung și curente, bilanţuri pentru logistica nevoilor de producţie, reparaţii şi întreţinere ale organizaţiei şi diviziilor acesteia, crearea rezervelor de producţie necesare pe baza determinării necesarului de resurse materiale (materii prime, materiale, semifabricate, echipamente, componente, combustibil, energie etc.) folosind rate progresive de consum.

3.4. Căutați oportunități și surse pentru a acoperi nevoile materiale și tehnice ale organizației în detrimentul resurselor interne.

3.5. Intocmirea incheierii de contracte cu furnizorii, coordonarea conditiilor si termenelor de livrare, studierea posibilitatii si oportunitatii stabilirii unor relatii economice directe pe termen lung pentru furnizarea de resurse materiale si tehnice.

3.6. Studiul operațional informatii de marketingȘi Materiale publicitare despre ofertele micilor magazine angro si targurilor angro in vederea identificarii posibilitatii de achizitie a resurselor materiale si tehnice in comertul cu ridicata.

3.7. Asigurarea livrarii resurselor materiale in conformitate cu termenele prevazute in contracte, monitorizarea cantitatii, calitatii si integralitatii acestora, organizarea depozitarii acestora in depozitele organizatiei.

3.8. Intocmirea reclamatiilor fata de furnizori in cazul incalcarii obligatiilor lor contractuale, controlul asupra intocmirii decontărilor pentru aceste daune, coordonarea cu furnizorii a modificarilor termenilor contractelor incheiate.

3.9. Elaborarea standardelor de organizare pentru suportul material și tehnic, standarde justificate economic pentru stocurile de producție (de depozit) de resurse materiale.

3.10. Controlul asupra stării stocurilor de materiale și componente, reglementarea operațională a stocurilor de producție, respectarea limitelor de eliberare a resurselor materiale și a cheltuielilor acestora în diviziile organizației pentru scopul propus.

3.11. Dezvoltarea și participarea la implementarea măsurilor de îmbunătățire a eficienței utilizării resurselor materiale, reducerea costurilor asociate transportului și depozitării acestora, utilizarea resurselor secundare și a deșeurilor de producție, îmbunătățirea sistemului de monitorizare a cheltuielilor acestora, utilizarea resurselor locale, identificarea și vânzarea excesului de materii prime, materiale, echipamente și alte tipuri de resurse materiale.

3.12. Organizarea muncii depozitului, controlul respectării conditiile necesare depozitare.

3.13. Mecanizarea si automatizarea operatiunilor de transport si depozitare.

3.14. Contabilitatea mișcării resurselor materiale în depozitele organizației, participarea la inventarierea bunurilor materiale.

3.15. Intocmirea raportului stabilit privind suportul material si tehnic al activitatilor organizatiei.

3.16. Implementarea în competența sa a altor funcții în conformitate cu scopurile și obiectivele stabilite prin prezentul regulament.

4. Drepturile departamentului de achiziții

Departamentul de Achizitii are dreptul de a:

4.1. Primește documente și alte materiale informative primite în organizație cu privire la profilul lor de activitate pentru familiarizare, contabilitate sistematizată și utilizare în muncă.

4.2. Solicită și primește de la șeful organizației și șefii diviziilor structurale ale organizației informațiile necesare îndeplinirii funcțiilor și sarcinilor care îi sunt atribuite.

4.3. Să efectueze, în limita competenței sale, verificarea și coordonarea activităților diviziilor structurale ale organizației pe probleme de logistică și utilizare rațională a resurselor materiale.

4.4. Faceți sugestii pentru îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru ale departamentului și ale organizației în ansamblu.

4.5. Participa la selectia si plasarea personalului in domeniul lor de activitate.

4.6. Faceți propuneri conducerii organizației pentru a-și îmbunătăți competențele, încuraja și impune penalități angajaților departamentului și altor divizii structurale ale organizației din domeniul lor de activitate.

4.7. Participă la întâlniri atunci când se analizează probleme de sprijin logistic pentru activitățile organizației.

5. Responsabilitatea departamentului de achizitii

5.1. Șeful departamentului poartă întreaga responsabilitate pentru calitatea și promptitudinea sarcinilor atribuite departamentului de achiziții.

5.2. Șeful departamentului de achiziții este personal responsabil pentru:

Respectarea legislației actuale a Federației Ruse;

Organizarea activitatilor departamentului de achizitii;

Respectarea angajaților departamentului de achiziții de producție și disciplina muncii;

Executarea la timp și de înaltă calitate a comenzilor conducerii organizației;

Respectarea cerințelor și prevederilor sistemului de management al calității în vigoare în organizație și eficacitatea funcționării acestuia în departamentul de achiziții;

Efectuarea intempestivă a inspecțiilor, inventarelor și auditurilor documentare în diviziile structurale ale organizației;

Alte încălcări în activitățile departamentului de achiziții.

5.3. Gradul de responsabilitate al celorlalți angajați ai departamentului de achiziții se stabilește prin fișele posturilor acestora.

Sistemul contractual în domeniul achizițiilor, sau sistemul de stat și achiziții municipale a satisface cerintele diferite feluri clienți - acesta este un întreg sistem care este conceput pentru a rezolva o listă destul de mare de probleme legate, în primul rând, de satisfacerea nevoilor unor astfel de clienți.

Legile federale actuale nr. 44-FZ „On sistem contractualîn domeniul achiziţiilor de bunuri, lucrări, servicii pentru asigurarea publică şi nevoile municipale”și 223-FZ „Cu privire la achiziția de bunuri, lucrări, servicii pe anumite tipuri entitati legale» prevad crearea fie de posturi speciale de persoane pentru implementarea activitatilor de achizitii (care vor fi direct implicate in achizitii din momentul in care sunt identificate nevoile clientului pana la urmarirea executarii contractului incheiat), fie de departamente cu drepturi depline care vor fi angajate in activitati de achizitii.

Scopurile creării și activitățile principale ale departamentului de achiziții

Pe baza practicii consacrate de aplicare a reglementărilor federale de mai sus, se pot distinge următoarele obiective pentru crearea departamentelor de achiziții în cadrul diferitelor tipuri de clienți de stat și municipali:

implementarea diverselor competitive și necompetitive să încheie cele mai profitabile contracte în cadrul satisfacerii nevoilor clienților de stat și municipali;
desfășurarea de activități care vizează îmbunătățirea executării contractelor încheiate anterior(inclusiv prin concluzie acorduri suplimentare privind îmbunătățirea condițiilor de îndeplinire a obligațiilor asumate anterior de îndeplinire a contractului sau acordului de către contrapartea clientului);
formarea unui mecanism transparent de desfășurare a procedurilor competitive și necompetitive, precum și implementarea principiilor unui astfel de mecanism în vederea eliminării riscurilor unei componente de corupție, precum și a riscurilor încălcării legislației concurenței;
prevenirea acțiunilor al căror scop este legislația în vigoare nu doar în domeniul achizițiilor, ci și în alte domenii, inclusiv în cel economic.

Pentru ca obiectivele de mai sus să fie realizate fără a încălca normele actuale ale legislației federale privind achizițiile publice, departamentul de achiziții (sau angajații unici care dețin funcții relevante) efectuează următoarele acțiuni:

pregătește în conformitate cu nevoile stabilite ale clientului și plasează în Sistemul Informațional Unificat în domeniul planurilor de achiziții și al graficelor de implementare a achizițiilor. Datorită faptului că nevoile clientului se pot schimba în mod regulat, departamentul de achiziții este responsabil și de ajustarea obligatorie a programului de achiziții generat și de afișarea informațiilor despre astfel de modificări în sistemul informațional specificat;
plasare pe toate site-urile oficiale, în primul rând, pe site-ul oficial al United Sistem informaticîn domeniul achizițiilor, informații cu privire la acele activități de achiziții care sunt planificate a fi realizate . Departamentul de achiziții plasează nu doar notificări privind achizițiile în curs, ci și documentație pentru acestea, precum și protocoale care reflectă fiecare acțiune a clientului ca parte a achiziției în curs;
pregătirea unei liste de potențiali participanți, elaborarea invitațiilor de participare pentru aceștia în cazul uneia închise și pregătirea pentru transferul către acești participanți a întregii documentații necesare pentru familiarizarea cu o astfel de achiziție;
derularea unei proceduri de achiziție până la încheierea unui contract cu un anumit câștigător al unei astfel de proceduri. Cu toate acestea, o astfel de achiziție sau procedura de licitatie departamentul de achiziții al unui client de stat sau municipal poate doar dacă o astfel de procedură permite funcționalitatea unității în sine;
ca parte a lucrării de revendicare a unui client de stat sau municipal– efectuarea lucrărilor de pregătire a documentelor pentru efectuarea unor astfel de lucrări de daune;
în cadrul atribuțiilor lor funcționale, specialiștii compartimentului achiziții participă la activitățile de contestare a procedurilor de achiziție desfășurate, precum și a rezultatelor acestor proceduri;
desfășurarea de activități de consultanță privind funcționarea pieței, precum și pe probleme de interacțiune cu potențialii antreprenori în baza unor contracte și acorduri pentru determinarea posibilităților de organizare a diferitelor tipuri de proceduri de achiziție care vizează satisfacerea nevoilor clienților de stat și municipali.

Funcții și sarcini

În cazul fiecărui client specific de stat sau municipal, funcțiile departamentului de achiziții și sarcinile pe care acesta trebuie să le rezolve se formează în funcție de profilul și specificul activității departamentului de achiziții însuși. Cu toate acestea, există sarcini tipice pe care orice departament de achiziții trebuie să le rezolve pe baza cerințelor legislației actuale care reglementează toate activitățile de achiziții de pe teritoriul Federației Ruse.

În prezent, principalele sarcini tipice ale departamentului de achiziții includ:

planificarea tuturor proceselor de achiziții care vizează satisfacerea nevoilor unui client de stat sau municipal prin activități speciale de planificare;
dacă este necesar să se determine starea reală de fapt pe piață pentru o conduită competentă anumite tipuri procesele de achiziții, sarcinile includ interacțiunea preliminară cu potențialii contractori prin diverse activități de consultanță;
pregătirea justificărilor documentare pentru opțiunea selectată a procedurii de achizițieși prețul contractual maxim inițial stabilit pentru o astfel de achiziție sau ;
daca necesitatea discutarii publice a achizitiei in derulare este prevazuta de legislatia in vigoare, atunci pentru departamentul de achizitii o astfel de nevoie se traduce intr-o alta sarcina sub forma organizarii unor astfel de evenimente de discutie;
efectuarea de lucrări menite să asigure o operațiune cu drepturi depline și neîntreruptă pentru implementarea achizițiilor sau a unor varietăți speciale de astfel de comisii în cadrul unui client de stat sau municipal (în acest caz, vorbim, în primul rând, despre necesitatea de a efectua lucrări menite să asigure filmarea foto și video impusă legal a tuturor ședințelor comisiilor, precum și procedurile de participare de la potențialii depuneri);
dacă este necesar să se implice specialiști sau experți pentru a participa la procedura de desfășurare a unei anumite achiziții (de exemplu, din cauza complexității tehnice a subiectului achiziției sau dacă o astfel de persoană trebuie să participe la acceptarea rezultatelor executării contractului), departamentul de achiziții trebuie să asigure implicarea unui astfel de specialist sau expert;
dezvoltarea, formarea și plasarea ulterioară a tuturor documentațiilor care însoțesc achiziția în Sistemul Informațional Unificat în vederea pregătirii integrale a procedurii de achiziție pentru a răspunde nevoilor clientului însuși;
lucreaza cu, în ceea ce privește studierea acestora, verificarea autenticității documentelor atestate, precum și executarea silită a acestora în cazul încălcării de către contraparte a procedurii și a termenelor de îndeplinire a obligațiilor asumate prin contract;
implementarea suportului, din punct de vedere tehnic și documentar, proceduri care vizează încheierea unui anumit contract sau acord;
organizarea şi desfăşurarea activităţilor care vizează acceptarea rezultatelor, care au fost realizate de către antreprenor în temeiul contractului în cursul executării îndeplinirii obligațiilor asumate;
la realizarea măsurilor de modificare sau reziliere a unui acord sau contract, inclusiv prin semnare, departamentul de achiziții își asumă o altă sarcină legată de organizarea interacțiunii cu un astfel de contractant;
realizarea masurilor prevazute de legislatia in vigoare pentru a intra in Registrul furnizorilor fara scrupule al contractantului in baza unui contract sau conventie in cazul incalcarii materiale de catre acesta a procedurii de indeplinire a obligatiilor sale;
efectuarea acţiunilor procesuale necesare în ceea ce priveşte menţinerea(in cadrul atributiilor lor, prevazute de regulamentele de functionare a compartimentului de achizitii, precum si de legislatia in vigoare);
Dacă în timpul executării contractului au fost dezvăluite faptele de inacțiune a clientului sau implementarea unor astfel de acțiuni care încalcă în mod semnificativ drepturile contractantului în temeiul contractului sau acordului, departamentul organizației de achiziții, ca parte a soluționării sarcinilor care îi sunt atribuite, ia măsuri menite să interacționeze cu contractantul pentru a elimina încălcările identificate.

Dacă vorbim despre funcțiile departamentului de achiziții, atunci acestea îndeplinesc pe deplin soluția sarcinilor atribuite departamentului și arată astfel:

elaborarea unui grafic de achiziții bazat pe datele disponibile privind nevoile clientului și plasarea acestuia în surse deschise informare, în primul rând, în Sistemul Informațional Unificat în domeniul achizițiilor, pentru a putea familiariza cu acesta toți potențialii participanți la achiziții;
pregătirea documentației justificative pentru graficul de achiziții sub forma unui raționament de achiziție, precum si sub forma justificarii pretului maxim initial stabilit al contractului sau acordului;
în cazul unor ajustări la nevoile clientului sau modificări ale calendarului anumitor tipuri de achiziții, departamentul de achiziții îndeplinește și funcția de ajustare a graficului de achiziții existent și de a publica astfel de ajustări efectuate pe aceleași pe care a fost afișat graficul propriu-zis;
prezentarea formei finale a programului de achizițiiîn scopul transmiterii acestuia spre aprobare șefului organizației clienților sau acelui funcționar din organizație care este responsabil cu aprobarea acestui document;
formarea documentatiei justificative pentru achizitii care se realizează cu furnizor unic din lipsa altor oportunități pentru aceste evenimente;
desfășurarea de activități care vizează obținerea de informații clarificatoare la formarea prețului maxim inițial al unui contract sau acord în etapa de pregătire a procedurii de achiziție;
determinarea celor mai convenabile, din punctul de vedere al satisfacerii nevoilor clientului si al respectarii legislatiei in vigoare, a tipurilor si formelor de proceduri de achizitie care vizeaza incheierea unui contract sau acord;
formarea întregii game de documente cuprinse în lista documentelor necesare desfășurării procedurii de achiziție din poziția de achiziție, condițiile de desfășurare a evenimentului propriu-zis și cerințele care se aplică unui potențial contractant chiar și în etapa de evaluare a cererilor, în ceea ce privește posibilitatea admiterii în procesul în derulare;
implicarea organizațiilor care furnizează servicii intermediare la efectuarea diferitelor tipuri de achiziții de stat și municipale;
desfasurarea activitatilor de achizitii de la categorii speciale de potentiali executori in baza de contracte, la semnarea documentelor relevante cu care trebuie să fie furnizate în ceea ce privește îndeplinirea obligațiilor asumate;
plasarea în diverse surse deschise prevăzute de legislația în vigoare, în primul rând, în Sistemul Informațional Unificat în domeniul achizițiilor, a informațiilor privind achizițiile în derulare, inclusiv notificări și pachete de documente însoțitoare pentru astfel de achiziții;
formarea documentelor care să cuprindă răspunsuri la solicitările de clarificări conform prevederilor documentației privind procedurile de achiziție în derulare;
implementarea măsurilor care vizează conservarea închis toate cererile de participare depuse la anumite achiziții până la momentul deschiderii, specificate în anunțul pentru evenimentul de achiziție în desfășurare;
formarea și plasarea ulterioară în surse deschise de informații, inclusiv Sistemul Informațional Unificat în domeniul achizițiilor, protocoale de deschidere a cererilor depuse și evaluarea acestora pentru conformitatea cu cerințele legale și documentația de achiziție;
implementarea acțiunilor procedurale necesare prevăzute de reglementările pentru obținerea avizului pentru desfășurarea de licitații închise, care, la rândul lor, sunt prevăzute de legislația în vigoare;
efectuarea acțiunilor procedurale prevăzute de lege care însoțesc semnarea unui contract în baza rezultatelor unei proceduri competitive sau necompetitive;
formarea unei baze de documentație pentru introducerea informațiilor despre contractant în temeiul contractului în Registrul furnizorilor fără scrupule în cazul îndeplinirii slabe de către acesta a obligațiilor care îi revin în temeiul contractului, precum și întocmirea documentelor justificative pentru rezilierea contractului cu un astfel de contractant;
asigurarea implementării activităţilor care vizează procesul de acceptare a rezultatelorîndeplinirea obligațiilor din cadrul unui anumit contract;
asigurarea, din punct de vedere procedural, a procedurii de reziliere a unui contract sau conventie si desfasurarea ulterioara a reclamatiilor si lucrarilor de reclamatii in limita atributiilor ce le revin, prevazute de legislatia in vigoare si reglementarile locale care aproba regulamentul de functionare a unui astfel de compartiment;
efectuarea de acțiuni procedurale care vizează implementarea deplinei funcționări a comisiilor de recepție și expertiză (fără a depăși limitele atribuțiilor acestora);
publicarea în sursele deschise prevăzute de legislația în vigoare, inclusiv pe site-ul oficial al Sistemului Informațional Unificat în domeniul achizițiilor, a documentației care reflectă procesul de executare a unui contract sau a unui acord, inclusiv rapoarte privind îndeplinirea, executarea incompletă sau neexecutarea unui acord semnat;
efectuarea acțiunilor de pregătire, reflectând starea reală a clientului de stat sau municipal, în ceea ce privește satisfacerea nevoilor acestuia, definite în graficul de achiziții.

Puterile Directorului de Achizitii

Departamentul de achiziții al unui client de stat sau municipal este întotdeauna o unitate destul de mare, care necesită management pentru funcționarea competentă sau cu drepturi depline, fără a face greșeli în activitățile sale. De aceea, atribuțiilor șefului departamentului de achiziții li se acordă întotdeauna destul de multă atenție. Principalele sale puteri includ:

implementare implicare directăîn ședințe de subdiviziuni ale clientului de stat sau municipal sau în ședințe desfășurate la nivelul conducerii subdiviziunilor organizației clienților în vederea obținerii maximului informatii detaliate asupra activității acestor unități și impactul activităților acestora asupra nevoilor clientului pentru formarea ulterioară a activităților unității lor;
discutarea cu funcțiile reprezentative în numele clientului la seminarii, întâlniri, întâlniri care vizează discutarea situației actuale în domeniul achizițiilor și, dacă este cazul, formularea de propuneri de ajustare a sistemului existent de achiziții de stat și municipale în conformitate cu obiectivele creării acestuia;
lucrează pentru a implementa modificările necesare în desfășurarea procesului de achiziții pentru a satisface nevoile clientului prin furnizarea de propuneri adecvate șefului clientului cu privire la necesitatea de a aduce modificări proceselor curente de funcționare a departamentului de achiziții;
gestionarea activităților de interacțiune cu diviziile structurale ale clientului în vederea obținerii de informații despre nevoile unor astfel de divizii pentru formarea ulterioară a unui grafic de achiziții pe baza informațiilor colectate;
exercitarea functiilor de control in ceea ce priveste indeplinirea cerintelor legislatiei in vigoare, precum și actele locale existente care reglementează activitățile tuturor departamentelor clientului în vederea satisfacerii nevoilor acestuia;
efectuarea măsurilor de control pentru a verifica informațiile despre nevoile clientului care i-au fost furnizate de către oficialii responsabili ai diviziilor structurale ale clientului;
puteri suplimentare, care poate fi determinată de șeful organizației clienților pentru a obține rezultatul de maximă eficiență din funcționarea compartimentului de achiziții.

Indicatori de evaluare a performanței

Momentan sunt destui un numar mare de metode de evaluare a eficacității funcționării departamentului de achiziții în cadrul organizației clienților. Fiecare dintre metode oferă în sine un număr destul de mare de criterii care afectează rezultatul general și fac posibilă aprecierea eficienței funcționării unei astfel de unități.

Principalele criterii care pot fi utilizate pentru a evalua eficacitatea departamentului de achiziții ar trebui să includă următoarele:

nivelul de economii care se realizează datorită muncii departamentului de achiziții din cadrul organizației clienților. De regulă, acest criteriu este comparat cu nivelul acelor costuri care sunt efectuate de organizație pentru menținerea unui astfel de departament în statul său. În prezent, cel mai optim raport este următorul: mărimea economiilor organizației realizate datorită activităților departamentului de achiziții ar trebui să depășească de 8-10 ori mărimea costurilor suportate de organizație pentru a asigura funcționarea acestui departament;
prezența feedback-ului pozitiv asupra activității departamentului de achiziții din partea șefilor altor divizii funcționale ale organizației, inclusiv asupra faptului de acoperire a nevoilor existente ale unor astfel de divizii funcționale;
procentul de fonduri pe care departamentul de achiziții îl stăpânește în raport cu suma totală a finanțării organizației în ceea ce privește implementarea activităților pentru satisfacerea nevoilor acesteia. În cazul în care departamentul de achiziții în cursul activităților sale stăpânește mai mult de optzeci la sută din fondurile alocate din bugetele de diferite niveluri, precum și din fonduri primite independent care au fost direcționate de decizia clientului pentru a satisface nevoile acestuia, atunci departamentul de achiziții poate fi evaluat ca o unitate destul de eficientă în activitățile sale;
calitatea utilizării cunoștințelor „proaspete” în pregătirea documentației pentru activitățile de achiziții în derulare. În acest caz, nu este analizată activitatea departamentului de achiziții în sine, ci rezultatul unei astfel de lucrări în ceea ce privește întocmirea documentației, inclusiv a unui proiect de contract, luând în considerare reflectarea în aceste documente a tuturor riscurilor posibile, precum și luarea în considerare a modificărilor recente ale legislației care pot înrăutăți semnificativ poziția clientului de stat însuși;
utilizare sisteme moderne managementul documentelor electronice nu numai pentru interacțiunea dintre departamentul de achiziții și alte divizii ale companiei, ci și pentru organizarea unei interacțiuni constante cu contractorii existenți în baza unor contracte și acorduri pentru un răspuns în timp util la modificările condițiilor de executare a unor astfel de contracte și acorduri;
influentarea pozitiei organizatiei pe piata prin cresterea vanzarilor datorita influentei indirecte asupra imbunatatirii tehnologiilor de productie. Acest criteriu este evaluat dacă departamentul de achiziții, în cadrul implementării funcțiilor sale imediate și sarcinilor de desfășurare a activităților, a putut oferi unităților structurale astfel de condiții de lucru (de exemplu, oferind materii prime de calitate superioară pentru utilizare în producție), care au făcut posibilă realizarea de economii și mai semnificative fără pierderi de calitate, ceea ce a făcut posibilă reducerea costului produselor create și vândute.

Locul departamentului de achiziții în structura diviziilor organizației

În conformitate cu legislația în vigoare în materie de achiziții, indiferent dacă este un client de stat sau municipal, toate activitățile de achiziții pot fi efectuate fie de către angajați independenți care dețin funcții de specialiști în achiziții, fie de către o unitate structurală cu drepturi depline numită departamentul achiziții.

Funcționarii independenți care îndeplinesc atribuțiile care le sunt atribuite pentru desfășurarea activităților de achiziții pot fi angajați ai diferitelor departamente cărora, în baza ordinului șefului societății, li s-au atribuit atribuțiile corespunzătoare cu atribuirea unei valori suplimentare de rating.

Un exemplu izbitor al acestui caz îl reprezintă pozițiile independente ale managerilor de contracte care operează în cadrul clienților de stat și municipali care au nivel scăzut.

Dacă vorbim despre departamentul de achiziții, atunci acesta poate consta în întregime din angajați care fac parte din acesta pe baza personal(în acest caz, departamentul de achiziții este considerat o unitate independentă cu normă întreagă, iar toți angajații săi primesc posturile corespunzătoare) sau combină sub nume propriu mai mulți angajați din departamente diferite care interacționează între ei doar pentru a satisface nevoile clientului însuși (în acest caz, nu va exista o unitate obișnuită a departamentului de achiziții, cu toate acestea, în cadrul organizației clienților se va elabora o procedură de achiziții, în conformitate cu care astfel de specialiști în departamentul financiar vor fi nevoiți să includă în departamentul de aprovizionare, angajații departamentului de aprovizionare pot fi nevoiți să includă în departamentul de aprovizionare comună; Departamentul legal etc.).

Adesea, încheierea unui anumit proces într-o structură formalizată face posibilă reglarea și gestionarea acestui proces în cel mai calitativ mod. Aprovizionarea întreprinderii cu resurse este unul dintre domeniile importante activitati de productie, și îi puteți da o formă strictă folosind regulamentul de achiziții.

Pentru ce este postul?

Legislația modernă doar în unele cazuri impune unui antreprenor să respecte pe deplin regulile care sunt incluse în reglementările privind achizițiile (conform 223-FZ și 44-FZ). Ambele legi reglementează activitățile legate într-un fel sau altul de cheltuielile cu bunurile. Bani de care este interesat statul.

Antreprenorii care lucrează pentru ei înșiși nu au o astfel de obligație. Dar, din nou, nimeni nu interzice unui antreprenor să folosească dezvoltările care sunt conturate în cele indicate legi federale de stat, iar în imaginea și asemănarea să creeze și să aprobe propriul document privind procedura pentru activitățile de achiziție.

Avantajele de a avea o clauză de achiziție sunt următoarele:

mai multe oportunități de a controla activitatea furnizorilor;
repartizarea funcțională a responsabilității;
suprimarea oportunităților de implementare a schemelor de corupție (în afacerile private, un sistem de respingere este departe de a fi neobișnuit).

Principalele dezavantaje ale lucrului pe post:

costul unui specialist care ar putea întocmi în mod competent un document;
dificultăți în cazul unor situații nereglementate de documentul de achiziție;
o scădere generală a capacităţii întreprinderii de a răspunde rapid la situaţii favorabile în ceea ce priveşte asigurarea resurselor.

Evident, atât avantajele cât și dezavantajele formalizării procesului de achiziție pot afecta semnificativ activitățile întregii întreprinderi.

Ai nevoie de un departament separat?

Obligația de a crea un departament separat de achiziții există doar pentru un număr de mari entități municipale și federale care achiziționează bunuri, lucrări și servicii pe scară largă și pentru bani de stat (sub 44-FZ).

Toate celelalte entități comerciale, deși scutite de o astfel de obligație, au totuși adesea departamente în personalul lor ale căror responsabilități funcționale includ desfășurarea activităților de achiziții.

În această situație, poate apărea o dilemă: este suficient să existe un singur regulament privind achizițiile sau ar trebui să existe și un regulament privind departamentul de achiziții în întreprindere. Această problemă ține și de competența administrației întreprinderii și numai administratorul (directorul) decide cum să reglementeze cel mai bine activitățile de achiziții.

Totuși, pe baza practicii și ținând cont de faptul că regulamentul privind activitățile de achiziții reglementează în continuare procedurile de achiziție, iar regulamentul departamentului de achiziții reglementează activitatea departamentului în sine, cea mai bună variantă ar fi separarea acestor două documente locale.

Care este diferența dintre poziții

Structura aproximativă a documentului care reglementează activitățile de achiziții:

pregatirea pentru procedura de achizitie;
procedurile de achiziție utilizate de întreprindere;
cerințe pentru furnizori;
achiziția și executarea acesteia;
încheierea unui contract de furnizare și procedura de executare a acestuia.

Cum ar putea arăta regulile departamentului:

funcțiile departamentului;
interacțiunea cu diviziile structurale ale întreprinderii;
structura organizationala;
drepturile angajaților departamentului și responsabilitatea acestora.

Un subiect diferit de reglementare conferă acestor două prevederi o natură complet diferită a reglementării locale. Într-un caz, procesul de achiziție este eficientizat, în celălalt, comanda de lucru a departamentului este fixă.