O parte integrantă a fluxului de documente de afaceri al companiei este pregătirea și primirea scrisorilor oficiale.

Există mai multe tipuri de aceste documente care sunt întocmite în conformitate cu anumite cerințe, care vor fi discutate în acest articol.

Una dintre modalitățile de schimb de informații de natură comercială este executarea unei scrisori oficiale. Aceste documente constituie o parte esențială a documentației de intrare și de ieșire a oricărei companii sau organizații.

Există 3 tipuri de litere:

  • personal;
  • semioficial (de obicei despre o solicitare a unor informații);
  • afaceri (cu alte cuvinte, oficial).

Ultimul tip este cel mai comun și mai divers. Textul scrisorii oficiale trebuie să fie scris în conformitate cu cerințele eticheta de afaceri.

Astfel de documente exprimă salutări cu o ocazie solemnă, felicitări, urări, transmit orice informații legate de afaceri etc. De exemplu, Scrisori de Ziua Recunoștinței contribuie la consolidarea parteneriatelor între întreprinderi sau angajații acestora.

Există mai multe tipuri de scrisori oficiale:

  • publicitate;
  • însoțitor;
  • informativ;
  • garanție;
  • instructiv;
  • Revendicare;
  • comercial;
  • scrisori de notificare;
  • scrisori de confirmare;
  • scrisori care conțin o cerere, un răspuns, o solicitare sau o memento a unui eveniment.

Documentul trebuie eliberat pe o coală de hârtie A4 sau un antet special al companiei. În primul caz, sunt necesare detaliile organizației care a trimis scrisoarea.

Este permisă utilizarea hârtiei A5, cu toate acestea, antetul oficial al întreprinderii se bucură de o mare încredere a clienților și a contrapărților.

  • „pălărie” (detalii despre întreprindere);
  • data scrierii;
  • scopul recursului (esența principală a scrisorii);
  • concluzie (scurtă rezumare, cerință, așteptarea unui răspuns la o întrebare etc.);
  • informațiile și metoda expeditorului părere;
  • aplicatii.

La Corespondență de afaceri este important să respectați anumite reguli și stil de comunicare, care vor fi discutate mai jos.

Rechizite

În cazul în care contestația se face pe antetul companiei, nu este necesară respecificarea detaliilor. Expeditorul are dreptul de a adăuga site-ul web al organizației, numele complet și numărul de telefon al oficialului care a pregătit textul documentului.

Detalii care sunt de obicei indicate cu litere:

  • Numele companiei;
  • cod conform OKPO și/sau OKUD;
  • sigla organizației (dacă întreprinderea este de stat sau municipală, este indicată emblema statului);
  • adresa poștală, electronică și legală;
  • numere de telefon și fax;
  • Detalii bancare;
  • informatii despre destinatar;
  • semnătura expeditorului.

Dacă scrisoarea este un răspuns la un apel din partea unui cetățean sau organizație, „antetul” acesteia trebuie să conțină un link către documentul în care a fost adresată întrebarea și data întocmirii acesteia. În plus, după detaliile din centru, trebuie să scrieți numele scrisorii (de exemplu, „Decizie”, „Notificare”, etc.).


Un document este considerat valabil dacă indică data efectivă a executării lui și expedierea ulterioară către destinatar.

Scopul cererii

În această parte a textului, trebuie să indicați motivele pentru care ați contactat compania. Dacă motivul a fost orice eveniment (de exemplu, o hotărâre judecătorească sau achiziționarea de bunuri de calitate scăzută), documentul trebuie să se refere la acest factor și să-și fundamenteze poziția cu ajutorul probelor.

Dacă este necesar, expeditorul atașează la scrisoarea principală documente justificative ale funcției sale.

Concluzie

În această parte, persoana care a aplicat la organizație cu ajutorul lui scrisoare de afaceri, enumeră concluziile făcute de acesta pe baza observațiilor de mai sus, formulează cereri sau sugestii, pune o întrebare etc.

În practică, scrisorile oficiale pot include doar partea finală.

Informații despre expeditor

De obicei, datele personale despre expeditor sunt indicate în „antetul” documentului. Scrisoarea de afaceri trebuie să se încheie cu semnătura solicitantului. De obicei, această responsabilitate cade pe umerii șefului întreprinderii, iar în absența acestuia - un funcționar autorizat (de exemplu, un adjunct).

Dacă contestația este trimisă la inițiativa unui cetățean sau a unui antreprenor individual, în document se pune o semnătură personală individualși numele său complet.

Aplicații

Nu sunt o completare obligatorie la scrisoare, cu toate acestea, dacă este necesar, sunt atașate documentului pe foi separate.


Conținutul documentului este descris într-un limbaj simplu și ușor de înțeles, fără a folosi expresii grosolane sau neculte. Este recomandat să compuneți textul într-un volum care să nu depășească o pagină sau o foaie (când este completat pe ambele fețe).

Principalele caracteristici ale unor astfel de scrisori sunt:

  • continutul informatiilor;
  • concizie.

Scrisoare de garanție la adresa legală

O condiție prealabilă pentru înregistrarea la autoritatea fiscală a unui nou creat entitate legală este prezența adresei sale juridice, care va fi înscrisă în Registrul unificat de stat al persoanelor juridice.

Adresa legală a locației organizației, în primul rând, determină legarea sa teritorială față de o anumită autoritate fiscală la care vor fi depuse rapoarte, iar în al doilea rând, toată corespondența oficială va fi trimisă la această adresă.

De obicei, o entitate juridică nou creată nu are sediu propriu, care poate fi înregistrat ca adresă juridică. În prezent, există o practică de a oferi proprietarilor de spații persoanelor juridice nou create cu o adresă legală pentru înregistrarea la organul fiscal.

Acest serviciu este folosit și de organizațiile existente care, dintr-un motiv sau altul, doresc să își schimbe adresa legală.

Pentru a înregistra cu succes o persoană juridică nou creată sau pentru a schimba adresa juridică, trebuie depusă la organul fiscal o scrisoare de garanție din partea proprietarului sediului.

Scrisoare de garantie. în primul rând, se întocmește pe antetul organizației care deține sediul, în care trebuie să se reflecte toate detaliile acestuia: adresa locației, PSRN, TIN, numere de telefon, precum și denumirea autorității căreia i se transmite această scrisoare. .

Scrisoarea de garanție trebuie să conțină obligația proprietarului localului de a furniza persoanei juridice nou-create o anumită adresă juridică pentru înregistrarea acesteia la adresa specificată, cu indicarea denumirii firmei. Numele complet organizație înregistrată.

Scrisoarea de garanție trebuie să fie semnată de conducătorul întreprinderii, care are dreptul de a dispune de proprietate.

Scrisoarea de garanție este însoțită de o copie a titlului de proprietate (certificat de proprietate), precum și de o copie a planului de etaj.

În cazul în care adresa juridică este furnizată de o persoană fizică - proprietarul apartamentului, atunci Scrisoarea de garanție se întocmește în același mod ca o persoană juridică cu atașarea obligatorie a unei copii a certificatului pentru spațiul de locuit.

O astfel de scrisoare de garanție poate fi furnizată doar de proprietarul apartamentului.

Vezi mai mult

Exemplu de scrisoare de garanție

de la proprietarul sediului - persoană juridică

Exemplu de scrisoare de garanție

de la proprietarul spațiilor - o persoană fizică

Cum poate o persoană să răspundă la o scrisoare oficială a unei persoane juridice?

Texas Dissident Enlightened (35698) acum 2 ani

Începeți pur și simplu cu cuvintele: „Ca răspuns la scrisoarea dumneavoastră (cerere, cerere) datată (data) Nr., vă informez despre următoarele.” Din rândul următor, din linia roșie, precizați esența problemei.

Sasha Balabuz Artificial Intelligence (132266) Acum 2 ani

Forma este

În colțul din stânga sus (retrageți-vă la 10 cm de tăietura de sus a foii).

Poziția destinatarului

Numele organizației în care lucrează destinatarul

Numele destinatarului, inițialele acestuia (în cazul genitiv). Înaintea numelui de familie, scrieți „Domnul (Doamna)”

Sari peste o linie

Adresa destinatarului

În colțul din dreapta sus pe aceeași linie, pe care poziția destinatarului este data trimiterii scrisorii dumneavoastră.

Sari peste 3 randuri si scrie DIN STANGA sub detaliile destinatarului:

Numele tău de familie, inițialele în cazul nominativ

Mai jos, săriți peste rând, este adresa dvs. de acasă.

Sări peste 2 rânduri și scrieți: „La numărul dumneavoastră 1811-BL din 28/09/12” (desigur, fără ghilimele).

Sări peste un rând și scrieți textul răspunsului la scrisoare. În același timp, încercați să evitați pronumele „al tău”, „al tău”, „al tău” și să scrie numele organizației de la care ți-a fost trimisă scrisoarea. Și scrieți-l la persoana a 3-a.

Sari peste 2 rânduri și semnează, iar lângă dreapta, scrie mai întâi inițialele și apoi numele de familie.

Dacă trebuie să atașați unele documente, săriți peste 3 rânduri și scrieți sub semnătură: „Cerere.” - numele cererii. Dacă aceasta este o copie, atunci scrieți „O copie a unui astfel de document-. copie”. Dacă există mai multe copii, numerotează-le pe fiecare și scrieți despre fiecare rând sub celălalt.

Plic: în colțul din dreapta JOS, repetați „capacul” destinatarului în aceeași ordine ca și în scrisoare. Adresa ta este pe spatele plicului.

Scrisoarea se trimite NUMAI prin scrisoare recomandată, cu confirmare de primire și contra unei chitanțe separate.

Și încă ceva: nu uita să faci o copie a scrisorii tale.

Aspecte legale

O scrisoare de garanție către eșantionul de adresă legală de la proprietar pentru înregistrarea SRL. Forma. Conţinut. Semnificație juridică și practică la înregistrarea unei adrese juridice.

O scrisoare de garanție către o adresă legală de la proprietar pentru înregistrarea unui SRL este de fapt primul și singurul legal (cu excepția unui certificat de proprietate), un document legal în care viitorul chiriaș (cumpărător al adresei legale) și proprietarul (în cazul nostru, acesta este vânzătorul adresei legale), își formalizează legal acordul că, în cazul producerii unor evenimente semnificative din punct de vedere juridic (înregistrarea unei persoane juridice), părțile vor încheia un contract de închiriere valabil. Forma și eșantionul scrisorii de garanție pot fi diferite. De obicei, organismele de stat care înregistrează persoane juridice nu sunt prea pretențioase în ceea ce privește forma acestui document, totuși, puțin mai jos, voi oferi o mostră complet verificată legal și bine scrisă a unei scrisori de garanție de la proprietar spații nerezidențiale, care trebuie depus la 46 MIFNS pentru înregistrarea unei adrese legale.

Din punct de vedere juridic

Pentru dreptate, voi observa imediat că chiar și o astfel de cerință de a furniza o scrisoare de garanție către 46 MIFTS pentru a verifica legalitatea furnizării unei adrese legale este în sine o încălcare directă a legii din partea angajaților 46 MIFTS ( autoritatea de înregistrare a orașului Moscova). Acest document nu este inclus în lista închisă a documentelor necesare și obligatorii depuse la fisc și, cu atât mai mult, chiar faptul înregistrării unei persoane juridice nu poate fi făcut dependent de prezența sau absența unei scrisori de garanție!

În principiu, cei care doresc pot solicita o inspecție la instanță și cu 100% probabilități vor câștiga cauza, dar merită să te plimbi prin birourile juridice și judiciare pentru o jumătate de an din viață pentru plăcerea acestei mici victorii asupra sistemului ? Fiecare își alege singur răspunsul, dar ca avocat cu mulți ani de experiență, sunt obișnuit să dau sfaturi care să facă viața cât mai ușoară clienților mei. Așa că sfatul meu pentru tine - ai încredere în profesioniștii în înregistrare și haideți să îndeplinim acest mic capriciu al autorităților fiscale împreună cu dvs. Vă promit că o vom face corect, iar înregistrarea persoanei dumneavoastră juridice va fi cât mai rapidă și confortabilă, în primul rând pentru dumneavoastră.)

Să fim acum de acord condiționat că, pe baza realităților practicii de aplicare a legii, depunerea unei scrisori de garanție pentru a verifica adresa juridică și înregistrarea ulterioară fără probleme a unei entități juridice este obligatorie & hellip)

Mai multe despre scrisoarea de garanție

În general, însăși natura juridică a unei scrisori de garanție este inițial mult mai largă și este utilizată pe scară largă în afaceri, dar acum nu voi intra în jungla juridică și vom vorbi despre o scrisoare de garanție numai în contextul problemei interes pentru noi - confirmarea adresei legale de către proprietar. Acestea. atunci proprietarul unui spatiu (birou) nerezidențial îi garantează simultan viitorului chiriaș că va încheia un acord cu acesta, iar în realitățile afacerii noastre, sensul unei scrisori de garanție iese în prim-plan în general tocmai ca o confirmare scrisă din partea proprietarului pentru autoritatea de înregistrare (46 MIFTS) a consimțământului său prin faptul că entitatea juridică nou creată a indicat în mod corect adresa sediului său ca adresă de locație (adresa juridică).

Importanța, și obligația efectivă de a atașa o scrisoare de garanție de la proprietar la momentul depunerii dosarului de înregistrare la fisc, au devenit deosebit de acute în anul trecut. Nu este un secret pentru nimeni că încă din vremea URSS, inspectoratul fiscal a încercat să forțeze un antreprenor să se înregistreze la o anumită adresă legală și, cu persistența unei cereri mai bune, aproximativ o dată la unul sau doi ani, își amintește acest lucru și prezintă cereri și modalități din ce în ce mai absurde de a face față companiilor, pe care ea (fiscul) le consideră efemere. În ultimii câțiva ani, amintindu-și această luptă mitică, MIFTS a decis că un astfel de document ca o scrisoare de garanție a proprietarului, furnizat chiar înainte de decizia de a înregistra o persoană juridică, ar trebui să devină un panaceu.

Desigur, nicio scrisoare de garanție în scopul acestei lupte sfinte nu a avut și nu a avut niciodată cel mai mic beneficiu practic. Oricum. Nu suntem oameni lenesi. Au nevoie de o altă hârtie inutilă - bună. Nu vom fi buna treaba pregătiți-l și semnați-l cu proprietarul adresei legale.)

Subliniez încă o dată că nu există scrisori de garanție, precum și uneori o serie de alte documente, cu excepția celor indicate în lege federala N 129-FZ „Cu privire la înregistrarea de stat a persoanelor juridice și antreprenori individuali„. Capitolul IV, articolul 12, organele fiscale nu au dreptul de a cere prin lege. Inclusiv orice documente și verificarea așa-zisei adresă legală!

Acum să definim forma. Ce este o scrisoare de garanție și ce garantează exact? Într-un sens larg, o scrisoare de garanție este o scrisoare comercială care conține confirmarea (garanția) a îndeplinirii oricăror acțiuni sau a conformității cu anumite condiții(de exemplu, momentul și faptul plății pentru produsele primite, munca prestată sau serviciile prestate). Cu alte cuvinte, o scrisoare de garanție este o modalitate de a asigura îndeplinirea anumitor obligații de către părțile la tranzacție.

Dacă luăm în considerare acest concept în contextul înregistrării persoanelor juridice, atunci o scrisoare de garanție este un document furnizat de proprietarul spațiilor închiriate și care garantează amplasarea organizației la această adresă după înregistrarea acesteia.

Fiecare proprietar de adrese juridice întocmește de obicei o scrisoare de garanție pe cont propriu, dar personal recomand să rămâi la forma mea de scrisoare de garanție către fisc.

Scrisoarea de garanție poate fi certificată prin sigiliul și neapărat semnătura proprietarului. Mulți proprietari încearcă să-și facă documentele unice și vizibil diferite de scrisorile de garanție ale colegilor, pentru a minimiza posibilitatea de falsificare a documentelor la adresa lor legală.

  • căreia îi este furnizat (Către Inspectoratul Interdistrict al Serviciului Fiscal Federal nr. 46 pentru Moscova)
  • care furnizează exact această scrisoare de garanție (LLC „Proprietar” reprezentat de directorul general Ivanov I.I.) sau, dacă proprietarul adresei juridice este o persoană fizică (de la proprietarul (sau administratorul) imobilului nerezidențial Ivanov I.I.)
  • locul si data semnarii
  • numele societății pentru care este furnizată această scrisoare
  • textul scrisorii

    • Eu, Yavlinsky Grigory Alekseevich, fiind administratorul (proprietarul) localului pe baza unei procuri din 31 decembrie două mii doisprezece (înscrisă în registrul de către notarul orașului Moscova Petrov Petrovici pentru nr. 7-312), eliberat de proprietarii spațiilor nerezidențiale (certificat de proprietate asupra unei părți a clădirii 23-ZhZ nr. 123456 din 01 ianuarie 2012), Ksenia Anatolyevna Sobchak și Valeria Ilyinishna Novodvorskaya. Prin prezenta anunt urmatoarele:

    Formulare de scrisori oficiale de la persoane fizice

    Anularea serviciului

    Scrisoarea este furnizată către Relcom.DS LLC de către administratorul domeniului. Reînnoirea înregistrării unui domeniu care este în curs de ștergere

    Scrisoarea este furnizată către Relcom.DS LLC de către administratorul domeniului. Transferul drepturilor de administrare a domeniului către o altă persoană

    Scrisoarea este trimisă de administratorul domeniului către Relcom.DS LLC. Transferul drepturilor asupra domeniilor (confirmarea intenției de a accepta domenii)

    Scrisoarea este trimisă către Relcom.DS LLC de către persoana căreia îi sunt transferate drepturile de administrare a domeniilor. Schimbarea grefierului. Transferul unui domeniu pentru întreținere de la Relcom.DS LLC la un alt Registrar

    Scrisoarea este trimisă către Relcom.DS LLC de către administratorul domeniului. Schimbarea grefierului. Transferul unui domeniu pentru întreținere către Relcom.DS LLC de la un alt Registrator

    Scrisoarea este trimisă de administratorul domeniului către Relcom.DS LLC. Efectuarea modificărilor datelor de identificare ale unei persoane

    Scrisoarea este trimisă către Relcom.DS LLC de către administratorul domeniului. Schimbarea parolei de acces la Sistemul de înregistrare a domeniilor

    Scrisoarea este trimisă către Relcom.DS LLC de către administratorul domeniului. Consimțământ pentru prelucrarea datelor cu caracter personal

    Scrisoarea este trimisă către Relcom.DS LLC de către administratorul domeniului. Consimțământul pentru utilizarea datelor cu caracter personal în motoarele de căutare

    Scrisoarea este trimisă către Relcom.DS LLC de către administratorul domeniului.

    Atenţie!

    Dacă o scrisoare de la o persoană este trimisă la biroul Relcom. Business Network LLC prin poștă sau prin curier, atunci semnătura de pe scrisoare trebuie să fie certificată de un oficial al oricărei organizații (de exemplu, DEZ, departamentul de personal de la locul respectiv). de muncă), iar la scrisoare trebuie să fie însoțită de o copie a pașaportului civil al unei persoane (p. 2-3, 4-5)

    Dacă scrisoarea este livrată la biroul Relcom Business Network LLC de către o persoană fizică, scrisoarea este acceptată la prezentarea unui pașaport general.

    În acest caz, scrisoarea trebuie să fie semnată de o persoană fizică.

    Dacă scrisoarea este livrată la biroul Relcom. Business Network LLC de către un reprezentant al unei persoane, atunci o procură notarială trebuie atașată scrisorii pentru dreptul reprezentantului (mandatarului) de a face totul. acțiunile necesare legate de administrarea domeniului.

    În acest caz, scrisoarea trebuie să fie semnată de o persoană autorizată.

    Probabil că toată lumea a trebuit măcar o dată să facă față nevoii de a scrie o scrisoare de afaceri. Când îl compilezi, ajungi involuntar la concluzia că nu este deloc ușor. Există multe reguli și reglementări pentru scrierea scrisorilor de afaceri pe care trebuie să le cunoașteți. Articolul descrie în detaliu procesul de redactare a unui document, oferă mostre de scrisoare de afaceri, discută despre tipurile și designul acestora.

    Formă

    Formele gata făcute vor da soliditate și vor indica fiabilitatea companiei. Acestea conțin informații esențiale despre organizație, cum ar fi:

    • Nume.
    • Abordare.
    • Numerele de telefon de contact.
    • Site-ul web.
    • E-mail.
    • Siglă.
    • Alte detalii de contact.

    Nu există reguli stricte cu privire la formulare. Prin urmare, fiecare organizație decide în mod independent ce informații să pună în ele.

    Cum se scrie corect scrisorile de afaceri? Instruire

    Scrisorile de afaceri sunt scrise și executate într-un anumit mod, respectând regulile și cerințele lor inerente. În funcție de scop, autorul gândește în detaliu conținutul pentru a obține rezultatul pe care îl calculează. El trebuie să înțeleagă clar ce informații știe deja destinatarul cu privire la subiectul scrisorii, de la ce să procedeze și ce va fi nou în ea. Argumentele depind de scopul pe care îl urmărește autorul. Procesul de pregătire a unei scrisori de afaceri poate fi împărțit în următoarele etape:

    • Studiul problemei.
    • Scrierea unui proiect de scrisoare.
    • Acordul lui.
    • Semnare.
    • Înregistrare.
    • Trimiterea către destinatar.

    Structura scrisorilor de afaceri

    Când compuneți o scrisoare, este necesar să o saturați cu informații, adică să puneți totul în ea. informatie necesara. Poate fi simplu sau complex. Într-o scrisoare simplă, conținutul afișează clar și concis informații care, în general, nu necesită un răspuns din partea destinatarului. Complexul poate consta din mai multe secțiuni, paragrafe și paragrafe. Fiecare paragraf prezintă un aspect al informației. Exemplele de acest tip de scrisoare de afaceri constau de obicei dintr-o parte introductivă, principală și finală.

    Mai jos este un exemplu de scriere a unei scrisori de afaceri - partea sa introductivă.

    Partea principală descrie situații, evenimente, analiza și dovezile acestora. Tocmai în această parte ei convin că este necesar să se acționeze într-un fel sau altul, să se demonstreze cum au fost lucrurile și să se informeze despre necesitatea participării la orice eveniment, invocând diverse argumente.

    Concluzia conține concluzii care se fac sub formă de propuneri, solicitări, mementouri, refuzuri etc.

    Un exemplu de redactare a unei scrisori de afaceri - partea sa finală - este prezentat mai jos. Aceasta rezumă cerința enunțată în principal.

    Toate informațiile furnizate ar trebui să fie optim consecvente și ușor de înțeles pentru percepție.

    Fiecare e-mail începe cu un mesaj aliniat la centru. Această mică parte este extrem de importantă. Atunci când îl alege, autorul ar trebui să ia în considerare:

    • Poziția destinatarului.
    • Natura relației.
    • Oficialitatea.
    • Etichetă.

    Scrisoarea trebuie să se încheie cu o formă politicoasă. De exemplu: „... îmi exprim speranța în continuarea cooperării (mulțumesc pentru invitație)...”. Aceste fraze sunt urmate de semnătura autorului.

    Stil

    Toate scrisorile trebuie să fie într-un stil de afaceri formal, ceea ce înseamnă utilizarea mijloacelor de vorbire pentru o relație de afaceri formală. Caracteristicile unui astfel de limbaj se formează în următoarele circumstanțe:

    • Principalii participanți la relațiile de afaceri sunt persoane juridice, în numele cărora se redactează scrisori de conducere și funcționari.
    • Relațiile în organizații sunt strict reglementate.
    • Obiectul comunicării este activitatea firmei.
    • Documentele de natură managerială au, în general, un anumit destinatar.
    • Adesea, în cursul activităților unei organizații, apar aceleași situații.

    În acest sens, informațiile conținute în scrisoarea de afaceri ar trebui să fie:

    • Oficial, impersonal, subliniind distanța dintre participanții la comunicare.
    • Adresă, destinată unui anumit destinatar.
    • Actual la momentul scrierii.
    • Fiabil și imparțial.
    • Motiv pentru a determina destinatarul să ia orice acțiune.
    • Complet pentru luarea deciziilor.

    Cerințe

    O scrisoare de afaceri trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

    • Vorbirea este standardizată la toate nivelurile - lexical, morfologic și sintactic. Conține multe ture, termeni și formule.
    • Tonul scrisului este neutru, restrâns și strict, fără a folosi expresii emoționale și expresive ale limbajului.
    • Acuratețea și claritatea textului, fără erori logice, claritatea și atenția formulării.
    • Concizie și concizie - fără utilizarea expresiilor care au un sens suplimentar.
    • Utilizarea formulelor de limbaj formate ca urmare a unor situații repetitive.
    • Utilizarea termenilor, adică cuvinte sau expresii care au concepte speciale.
    • Utilizarea abrevierilor, care pot fi lexicale (adică cuvinte compuse formate prin eliminarea literelor din părți ale cuvintelor: OOO, GOST și așa mai departe) și grafice (adică desemnarea cuvintelor în formă abreviată: grn, zhd, etc.).
    • Utilizarea construcțiilor în cazurile genitiv și instrumental.
    • Expresii cu substantive verbale („sprijin” în loc de „sprijin”).
    • Folosind propoziții simple comune.

    Exemplele de scrisori de afaceri de mai jos sunt afișate în versiunea completa(cu partea principală). Informațiile îndeplinesc toate cerințele oficialului stilul de afaceri.

    Tipuri de scrisori de afaceri

    Cel mai bine este să scrieți o scrisoare de afaceri cu privire la orice problemă specifică. Dacă trebuie să rezolvați mai multe probleme simultan, se recomandă să elaborați mai multe opțiuni diferite.

    Scrisorile de afaceri pot fi în conținutul lor:

    • Însoțitor. Astfel de scrisori sunt de obicei necesare pentru a informa unde să trimită documentele.
      (Cum se scrie o scrisoare de afaceri? Exemplu scrisoare de intențieîi va ajuta pe cei care au nevoie să alcătuiască acest tip de document.)

    • garanție. Sunt scrise pentru a confirma orice promisiuni sau condiții. Se poate garanta, de exemplu, plata pentru muncă, chirie, termene de livrare și multe altele.
    • Mulțumesc. Au fost folosite din ce în ce mai des în ultimii ani. Astfel de scrisori demonstrează tonul bun al parteneriatelor. Ele pot fi emise pe un antet obișnuit sau pe hârtie colorată cu un imprimeu frumos.
      (Cum se scrie o scrisoare de afaceri? O mostră dintr-o varietate de mulțumire este întocmită într-o formă liberă în funcție de sarcinile pe care le rezolvă. În acest caz, scrisoarea își exprimă esența în cea mai scurtă formă. O astfel de mostră, realizată pe hârtie colorată cu un ornament, poate atârna pe perete în camera companiilor la loc de cinste.)

    • Informațional.
    • Instructiv.
    • De felicitare.
    • Publicitate.

    Există și scrisori:

    • Propuneri despre cooperare. Destul de comune în ultima vreme, trimise către organizații, sunt adesea de natură publicitară, de exemplu, ca acest eșantion. Scrisori comerciale este destul de dificil să scrii, trebuie să ții cont de multe nuanțe, astfel încât să-i acorde atenție și cu atât mai mult să se intereseze. Dar daca il faci dupa modelul de mai jos, are toate sansele de succes.

    • Invitații. Sunt trimiși, oferindu-se să participe la diverse evenimente. De obicei se adresează liderului sau oficialului, dar pot fi adresate și întregii echipe.
    • Cereri.
    • Notificări.
    • cereri și multe altele.

    Cum se scrie un răspuns la o scrisoare. Exemplu

    Răspunsul ar trebui să înceapă cu o repetare a cererii prezentate în prima literă. Apoi se dau rezultatele analizei sale și se exprimă aprobarea sau motivul refuzului. O scrisoare de răspuns de afaceri poate conține o soluție alternativă la informațiile așteptate. De obicei urmează următoarele principii:

    • Prezența unui link către prima literă și conținutul acesteia.
    • Același limbaj înseamnă.
    • Volume comparabile și aspecte de conținut.
    • Respectarea unei anumite secvențe.

    Decor

    Pe lângă utilizarea scrisorilor de afaceri cu antet, trebuie să țineți cont de alte subtilități în designul lor. Acestea sunt detalii, reguli pentru abrevieri, ortografia adresei, titlul, lungimea textului, lățimea câmpului și multe altele.

    Exemple de scrisoare de afaceri ajută la alcătuirea acesteia, ținând cont de toate subtilitățile și nuanțele. Sunt folosite atât de funcționarii începători, cât și de muncitorii cu experiență. Datorită mostrelor, ei învață să scrie corect literele și economisesc mult timp.

    În prezent, pentru a înregistra o nouă organizație este necesară indicarea adresei sale juridice, care ulterior va fi înscrisă în Registrul Unificat de Stat al Entităților Economice.

    Referinţă. Pe baza adresei legale furnizate, organizația nou creată este repartizată unui anumit birou fiscal. În plus, toată corespondența oficială va fi trimisă și la această adresă.

    În acest fel, este necesară depunerea unei scrisori de garanție la organul fiscal privind furnizarea unei adrese legale, al cărui scop este următorul:

    Deci, există două situații în care devine necesară furnizarea unui astfel de document:

    1. În cazul unei noi organizaţii.
    2. La schimbarea adresei juridice a unei entități comerciale deja existente.

    În ciuda faptului că legislația în domeniul înregistrării de stat nu conține instrucțiuni clare cu privire la necesitatea furnizării unei astfel de hârtie, cu toate acestea, absența acesteia poate duce la refuzul înregistrării unei noi entități comerciale.

    Am vorbit mai detaliat despre ce este o scrisoare de garanție despre furnizarea unei adrese legale și cum să scrieți o astfel de scrisoare de la proprietar, citiți.

    Caracteristicile documentului

    Nu există diferențe semnificative în ceea ce privește conținutul unei scrisori de garanție întocmite de o persoană fizică și o persoană juridică. in orice caz se pot distinge unele caracteristici inerente unui document întocmit de o persoană fizică:

    • documentul este întocmit pe hârtie simplă A4 (o persoană juridică folosește de obicei antet);
    • detaliile indică doar numele complet al locatorului;
    • nu există sigiliu la sfârșitul documentului.

    Ce este inclus în conținut?

    Pe o notă. Conținutul documentului privind furnizarea unei adrese juridice, întocmit de o persoană fizică, este de obicei arbitrar.

    Cu toate acestea, trebuie să includă următoarele puncte:

    • „antetul” documentului;
    • numele hârtiei;
    • conținutul principal (acest articol va fi descris mai detaliat mai jos);
    • Apendice;
    • Semnătura proprietarului, precum și numărul de contact al acestuia.

    Cum să aranjezi fiecare articol?

    Mai jos este instrucțiuni detaliate privind procedura pentru o persoană de a scrie o lucrare privind furnizarea unei adrese juridice:

    Important! Data întocmirii nu poate fi stabilită, întrucât legislația în vigoare nu limitează valabilitatea lucrării privind furnizarea unei adrese legale.

    În plus, trebuie remarcat faptul că Atunci când compilați un astfel de document, trebuie să respectați următoarele reguli:

    1. textul trebuie prezentat fără probleme și fără erori;
    2. atunci când scrieți, este necesar să folosiți exclusiv stilul de scriere de afaceri;
    3. la sfârșitul scrisorii trebuie inclusă semnătura proprietarului localului, precum și titlul de proprietate al imobilului.

    Cui se trimite și cum?

    Această lucrare este întocmită de proprietar la cererea chiriașului. Apoi trebuie trimis la IFTS.

    Totodată, proprietarul localului trebuie informat că trebuie să fie în permanență în legătură la numărul indicat.

    Există mai multe modalități de a trimite documente autorităților fiscale:

    1. prin vizita personala;
    2. prin transfer de documente printr-un reprezentant oficial care are o procură certificată de notar;
    3. prin scrisoare recomandată;
    4. prin servicii de livrare expres;
    5. prin serviciul „Submit documente electronice pentru înregistrarea de stat.

    Rezumând, se poate observa că o persoană fizică care este proprietarul imobilului (sediului) are dreptul să furnizeze.

    Nu ai găsit un răspuns la întrebarea ta? Afla, cum să vă rezolvați exact problema - sunați chiar acum:

    GOST 7.0.8-2013 „Sistem de standarde pentru informare, biblioteconomie și publicare. Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții” a fixat semnificațiile principale ale conceptelor pe care le vom folosi în continuare:

    • destinaţie- cerință care conține informații despre destinatarul documentului;
    • detaliile documentului- element de proiectare a documentului.

    În plus, trebuie acordată atenție termen nou atribut, care este utilizat în mod activ atunci când se lucrează cu documentație științifică și tehnică electronică și este considerat ca parte obligatorie a recuzitei document. Regulile de formatare a „destinatarului” necesar, stabilite de GOST R 6.30-2003, prevăd diferite opțiuni pentru proiectarea acestuia - principalele atribute ale „destinatarului” necesar sunt formatate sau nu sunt formatate diferit în ele.

    Și în sfârșit termenul destinaţie trebuie distinsă de conceptul învechit destinatar, care, totuși, este menționat în anexa la Regulile de muncă în organele executive federale (aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 iunie 2009 nr. 477) în sensul autor, adică expeditorul documentului(și pe deasupra scrisori).

    Deoarece corespondența ocupă, de obicei, mai mult de 80% din fluxul de documente al organizațiilor, vom lua în considerare regulile de emitere a cerinței „destinatarului” folosind exemplul scrisorilor de serviciu oficiale, care sunt întocmite pe hârtie și trimise destinatarului în principal prin poștă. .

    În procesul de efectuare a corespondenței, managerii, angajații și conducerea biroului organizației ar trebui să ia în considerare următorii factori:

    • tehnologic, ceea ce înseamnă că organizația își va trimite scrisoarea prin oficii poștale sau folosind serviciile companiilor care livrează corespondență. Aceste companii și Russian Post acționează ca terți independenți în timpul procesului de livrare. La alcătuirea unei scrisori, este necesar să se țină seama de modul în care va fi expediată, ambalată, că ordinea și succesiunea de înregistrare a atributelor adresei poștale sunt stabilite prin Regulile pentru prestarea serviciilor poștale, care sunt aprobate prin decrete ale Guvernul Federației Ruse și sunt actualizate periodic;
    • manageriale, deoarece Scrisoarea poate include:
      • specific decizie managerială, oferta, raportul sau reclamatia - poate fi adresata unei organizatii superioare sau unui partener egal, client;
      • un ordin obligatoriu sau un act juridic normativ care este transmis organizatiilor din subordine pentru executare sau pentru informare.
        Adică, scopul creării și conținutul documentului, locul organizației autorului în sistemul de management și relațiile cu destinatarul scrisorii afectează designul atributului „destinatar”. În plus, scrisoarea trebuie trimisă la punctul (organizație, funcționar, specialist, unitate structurală) unde există autoritatea de a soluționa problema stabilită în document, în final și pe fond. Dacă aveți mai multe întrebări / sugestii pentru această organizație care nu sunt legate între ele și a căror soluție este de competența diferitelor persoane, atunci este mai bine să scrieți o scrisoare separată fiecărui „destinatar final”. Și dacă nu știți cine va fi desemnat să vă rezolve întrebările, atunci le puteți declara într-o scrisoare adresată CEO sau adresați-o în general organizației;
    • factor de etichetă- necesitatea respectarii regulilor de curtoazie acceptate, tinand cont situație specifică comunicarea de afaceri, statutul și funcția destinatarului (persoană juridică sau fizică, organizație superioară sau subordonată, scrisoarea este trimisă pentru prima dată sau unui corespondent permanent etc.).

    Forma scrisorii organizației

    Pentru corespondență, aproape fiecare organizație își dezvoltă și aprobă propriul antet. Compoziția detaliilor sale și exemple de design pot fi găsite:

    • în GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru acte” (Figurile B.2 - B.4) și
    • Orientări pentru elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou în autoritățile executive federale, aprobate. prin ordinul Arhivei Federale din 23 decembrie 2009 nr. 76 (clauza 3.3.1 cu anexe).
      Organizațiile acordă o mare atenție designului antetului și chiar îl includ în cartea de stil „corporate”, ceea ce este absolut corect, deoarece. el este „fața” persoanei juridice, formează imaginea autorului scrisorii și impresia acestuia. Dar nu este vorba doar de calitatea hârtiei și de culorile vopselei folosite la realizarea antetului. Formularul indică denumirile complete și prescurtate ale organizației, forma juridică și subordonarea. Cel mai important lucru este să urmați designul corect al informațiilor despre autor care sunt indicate pe el, listând toate modalitățile de a contacta autorul. În Mediul extern transmite semne de stabilitate, pregătire pentru contacte, deschidere și „bună-voință” a organizației.

    Locația detaliilor din formular poate fi:

    • longitudinal(ca în Exemplul 1) fie
    • colţ:
      • centrat(ca în exemplul 2) sau
      • steag(atributele sunt situate în aceeași zonă laterală, dar textul fiecărei linii începe de la marginea marginii din stânga).

    Formele longitudinale și de colț au o locație diferită a atributului „destinatar”, este indicată prin umbrire portocalie (comparați exemplele 1 și 2).

    Atributele atributului „destinatar”

    Mai mult, răspunsul la întrebarea „Unde?”, adică. înregistrarea atributului „adresă poștală”, GOST îl consideră opțional. Dacă se potrivește, atunci elementele sale sunt scrise în ordinea prevăzută de Regulile de prestare a serviciilor poștale (asta se stabilește recomandări metodologice privind elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou în organele executive federale, Anexa nr. 11). Indicarea adresei poștale pe scrisoare devine convenabilă atunci când utilizați un plic cu o fereastră în care vor fi vizibile toate datele despre destinatar (cărui și unde trebuie să fie livrată scrisoarea), atunci aceste informații nu vor trebui să fie duplicate. pe plic manual sau prin lipirea unei „etichete”. Cu volume mari de corespondență, această abordare economisește semnificativ timp și bani.

    Dacă scrisoarea este adresată agentie guvernamentala, agentie administrația locală, autoritate supremă, organizație superioară, atunci atributul "adresa postala" inca nu este intocmit (este indicat doar pe plic). Vezi exemplele 3 și 4.

    Dacă scrisoarea este trimisă primului șeful acestei „organizații superioare”, atunci numele organizației este inclus în funcție, vezi Exemplele 5 și 6. Atât funcția, cât și numele complet sunt scrise în cazul dativ.

    Exemplul 1

    Restrângeți afișarea

    Exemplul 2

    Restrângeți afișarea

    Exemplul 3

    Restrângeți afișarea

    Exemplul 4

    Restrângeți afișarea

    Exemplul 5

    Restrângeți afișarea

    Exemplul 6

    Restrângeți afișarea

    Dacă scrisoarea adresată unei terțe părți egale sau organizației din downline, atunci atributul „destinatar” al scrisorii poate include o adresă poștală, care este mai bine separată de numele organizației la intervale de 1,5–2 rânduri și începe cu o literă mică, conform prevederilor GOST R 6.30-2003 (de exemplu, „st.” sau „pr. „):

    Exemplul 7

    Restrângeți afișarea

    Dacă scrisoarea este adresată lider organizație, atunci postul include numele complet al organizației cu indicarea formei organizatorice și juridice:

    Exemplul 8

    Restrângeți afișarea

    Dacă scrisoarea este adresată șefului organizației cu care comunicarea nu este prima dată, atunci este mai bine să nu indicați adresa poștală.

    Dacă scrisoarea este adresată șef adjunct sau alt funcționar (și nu primul șef), atunci opțiunile sunt permise (cu sau fără adăugarea unei adrese poștale), și ar trebui să fiți atenți la cazuri, spațiere între rânduri. Adresarea unui funcționar se face întotdeauna în cazul dativ; dacă numele organizației este separat de funcția sa, atunci se scrie în cazul nominativ:

    Exemplul 9

    Restrângeți afișarea

    Exemplul 10

    Restrângeți afișarea

    Dacă scrisoarea este adresată unitate structurală a organizației, apoi în „destinatarul” necesar indicați mai întâi numele organizației (sunt permise abrevierile stabilite) și numai atunci - această unitate structurală în cazul nominativ.

    Distanța dintre linii din Exemplele 7, 10 și 11 pentru separarea atributelor atributului „destinatar” este de dorit pentru a accelera percepția și izolarea informațiilor de către destinatar, dar aceasta nu este o cerință strictă.

    Exemplul 11

    Restrângeți afișarea

    Exemplul 12

    Restrângeți afișarea

    Dacă scrisoarea este adresată șefului unității structurale, atunci numele organizației (în cazul nominativ) este inclus în „destinatarul” necesar, iar numele unității este inclus în denumirea completă a funcției din cazul dativ:

    Exemplul 13

    Restrângeți afișarea

    GOST R 6.30-2003 stabilește o metodă de proiectare generalizată a destinatarilor la trimiterea de scrisori către mai multe organizații omogene sau mai multe diviziuni structurale o singură organizație. Această metodă oferă:

    • pe scrisoarea propriu-zisă, desenul numelui generalizat al destinatarilor;
    • compilarea suplimentară a unei liste separate pentru scrisorile de trimitere, care include numele și adresele poștale specifice ale acestora.

    Exemplul 14

    Restrângeți afișarea

    Exemplul 15

    Restrângeți afișarea

    Consultați articolul „Crearea plicurilor în MS Word” pentru a afla cum să vă personalizați adresa expeditorului, să creați rapid multe plicuri conform unui șablon și a unei liste de corespondență date, să le decorați cu un fundal sau model (idei sunt oferite pentru proiectarea unui plic până pe 23 februarie). și 8 martie

    Listă de corespondență sau Listă de corespondență este format din executorul scrisorii pe baza clasificatorului organizațiilor și adreselor acestora, care se acumulează de obicei în serviciul de birou ca urmare a operațiunilor de înregistrare a documentelor (în EDMS sau în tabelele Word, Excel). Pe fiecare plic în care este sigilată fiecare copie a scrisorii, sunt indicate numele și adresa specifică a organizației în conformitate cu lista de corespondență. Pe baza acestei liste, imprimarea informațiilor pe plicuri poate fi configurată automat chiar și prin Word.

    Trebuie remarcat faptul că această metodă este folosită de obicei de o organizație superioară atunci când trimite scrisori către organele sale subordonate.

    in orice caz dacă nu există mai mult de 4 destinatari ai unei scrisori, apoi toți destinatarii sunt întocmiți pe documentul propriu-zis, apoi puteți face fără lista de corespondență (cuvântul „Copie” nu se încadrează în fața celui de-al 2-lea, al 3-lea și al 4-lea destinatar). Această limită a numărului de destinatari într-o singură scrisoare este stabilită de GOST R 6.30-2003 și de bunul simț. În acest caz, adresarea este oficializată în colțul din dreapta sus ca o listă a detaliilor „destinatarului” pentru fiecare organism/organizație, dar toate copiile unei astfel de scrisori sunt semnate ca originale, iar fiecare copie este sigilată într-un plic separat, pe care se emite adresa poştală specifică corespunzătoare.

    Această metodă de abordare este convenabilă de utilizat atunci când este necesar să se informeze despre faptele de încălcare, despre evenimente semnificative, în primul rând, autoritățile superioare, de supraveghere și de reglementare. Deci, toți destinatarii vor vedea cui a fost trimisă această scrisoare.

    Exemplul 16

    Restrângeți afișarea

    Dacă o scrisoare cu același conținut (o scrisoare de ofertă, de exemplu) trebuie trimisă mai multor organizații „independente”, atunci este mai bine să emiti fiecare scrisoare în statutul originalului, adică. pe fiecare indicați un destinatar individual. în care numere de înregistrare aceste litere vor fi diferite.

    Înregistrarea „destinatarului” necesar la întreținere corespondenta cu indivizii are propriile sale caracteristici. Primul atribut este numele de familie în cazul dativ, urmat de inițiale și apoi de adresa poștală:

    Exemplul 17

    Restrângeți afișarea

    La adresarea unei scrisori unui funcționar cu indicarea funcției sale, se întocmesc parafa inainte de nume de familie (vezi exemplele 9, 10, 13), deoarece identificarea principală a destinatarului se realizează prin titlul postului. Când se adresează o scrisoare unei persoane private, sunt indicate inițialele acestuia in spate nume de familie (Exemplul 17), deoarece identificarea noastră ca cetățeni se face în primul rând după nume de familie. La proiectarea numelui de familie și a inițialelor, acestea sunt separate printr-un spațiu, inițialele nu sunt separate printr-un spațiu, adică. „I.I. Ivanov”, dar nu „I. I. Ivanov.

    Cum să abrevieți numele duble și patronimele duble ale destinatarului scrise cu o cratimă în corespondența de afaceri, de exemplu, Khozh-Ahmed Sultanovich, Khalimat Abrek-Zaurovna? Vezi răspunsul la întrebarea „Cum este corect să abreviezi numele duble și patronimele duble ale destinatarului scrise cu cratima în corespondența de afaceri? »

    Pentru a nu se înșela la adresare, pe site-urile organizațiilor este necesar să se afle adresele poștale exacte, numele complete și titlurile managerilor, alte informații care vor ajuta la stabilirea cât mai bună a comunicării în prima etapă a percepției documentelor. Puteți încerca să obțineți informații similare de la secretară, strângeți din documentele primite de la această organizație.

    Acordați o atenție deosebită utilizării literelor mari și mici în numele organizațiilor și posturilor. Normele limbii ruse sugerează scrierea unei poziții cu o literă mică (mici), dar un specific post înalt poate fi scris și cu majuscule, dacă este prevăzută acte fondatoareși local reguli organizație destinatară. Acordați atenție acestor subtilități.

    Factorul de etichetă

    Recurs- o frază de etichetă condiționată, o formulă de vorbire care exprimă respect și o atitudine prietenoasă, politicoasă față de destinatar. Se recomanda finisarea Semnul exclamarii, subliniind semnificația atât a întrebării, cât și a apelului la această persoană.

    Contactat cel mai des dupa nume(Exemplu 18), mult mai rar - după poziție(Exemplu 20). A doua opțiune este strict de natură comercială și este folosită atunci când se referă la o persoană care deține o poziție înaltă. poziție oficialăîn organele de stat și municipale, o mare organizație. Chiar mai puțin frecvente nume de familie fără inițiale(Exemplul 19) - aceasta subliniază „distanța”, formalitatea relației dintre autor și destinatar, destul de tipică pentru corespondența cu o persoană privată.

    Exemplul 18

    Adresă după nume

    Colaps 20

    Un alt mod de atitudine deosebit de respectuoasă față de destinatar se manifestă în „cadru de etichetă”: "Cea mai dragă..." – „Cu profund respect,”, care se folosește atunci când se adresează unei persoane superioare (președinte al consiliului de administrație, șef al unei autorități sau administrații superioare etc.), precum și în cazul felicitărilor, de exemplu, la o dată aniversară.

    Recurs "Scump..." chiar şi în cazul felicitărilor adresate destinatarului, acesta trebuie folosit cu prudenţă, deoarece. în relaţiile oficiale mai trebuie respectată o anumită distanţă managerială.

    Recurs "Dragă" este considerat în prezent învechit, redundant - care nu corespunde normelor stilului de afaceri modern al limbii literare ruse.

    Reguli speciale de tratament s-au format treptat atunci când se ocupă de apelurile cetățenilor. Ca răspuns la scrisorile lor « cele mai bune practici» organele de stat și administrațiile locale recomandă următoarele formule de vorbire:

    Exemplul 22

    Restrângeți afișarea

    Dar indiferent de problema ridicată în contestația cetățeanului, asupra situației (conflict, plângere sau contestație pe o problemă personală, pentru prima dată sau din nou etc.), este totuși formula universală pentru adresarea cetățenilor este o adresă după nume și patronim (ca în Exemplul 18).

    Organizațiile comerciale, atunci când corespondează cu clienții și iau în considerare reclamațiile acestora, se pot ghida după aceleași recomandări.