Consiliul științific al RGTEU

Protocolul nr. 9

REGULIdepartamentul de management al biroului

1. Dispoziții generale.

1.2. Departamentul este creat și lichidat din ordinul rectorului RGTEU.

1.3. Departamentul raportează șefului Direcției Administrative și Juridice.

1.4. Secția este condusă de un șef, numit în funcție prin ordin al rectorului
RGTEU.

1.5. Angajații Departamentului sunt angajați și concediați
prin ordin al rectorului RGTEU la propunerea prim-prorectorului RGTEU și
Şeful Departamentului.

1.6. În activitățile sale, Departamentul este ghidat de legislația Federației Ruse
Federația, decretele și ordinele Președintelui Federația Rusă,
rezoluții și ordine ale președintelui Federației Ruse,
documente de reglementare privind organizarea muncii de birou, Carta
RGTEU, prin prezenta dispoziție.

1.7. În absența angajaților departamentului (călătorie de afaceri, boală, vacanță etc.)
atribuțiile lor sunt îndeplinite de persoane desemnate în conformitate cu procedura stabilită,
care dobândesc drepturile şi obligaţiile corespunzătoare şi poartă
responsabilitatea pentru îndeplinirea necorespunzătoare a sarcinilor lor.

2. Obiectivele departamentului:

Principalele obiective ale Departamentului sunt:

2.1. Amenajarea si implementarea muncii de birou in RGTEU.

2.2. Organizarea contabilitatii si inregistrarii intrarilor si iesirilor de marfuri, precum si
corespondență internă.

2.3. Asigurarea controlului asupra executării la timp a comenzilor administrative
documente de la conducerea RGTEU, autoritati superioare si alte documente in
în conformitate cu hotărârile conducerii universităţii.

2.4. Organizarea pregătirii pentru transferul documentelor completate
materiale documentare diviziuni structurale la arhivele universitare
și pentru depozitarea de stat.

3. Structura Departamentului.

3.1. Departamentul include: un birou și o expediție.

3.2. Structura si nivelul personalului Departamentul este avizat de rectorul RGTEU pt
prezentarea prim-prorectorului RGTEU.

4. Functiile Departamentului:

În vederea realizării sarcinilor atribuite Departamentului, acesta realizează:

4.1. Primirea și trimiterea corespondenței, păstrarea evidențelor primite și trimise
corespondenţă.

4.2. Prelucrarea corespondenței primite și distribuirea ei pentru raport
management și unități structurale, ținând evidența acesteia și
înregistrare. Transfer de documente pentru executare și familiarizare cu
în conformitate cu rezoluţia conducerii universităţii. Implementarea
controlul asupra termenelor de executare a documentelor si executarea corecta a acestora.

4.3. Organizarea lucrărilor de formare, contabilitate, execuție și depozitare
materiale documentare din arhiva actuală a Departamentului. Securitate
siguranța transmiterii documentației oficiale.

4.4. Înregistrarea comenzilor de către probleme generale, personalul studențesc și
absolvenți ai RGTEU, comenzi pentru RGTEU și structurale teritoriale
divizii (filiale) ale RGTEU.

4.5. Elaborarea unui nomenclator de cazuri RGTEU și instrucțiuni pentru munca de birou în
RGTEU.

4.6. Îndrumări metodologice în organizarea muncii de birou în structura
divizii ale RGTEU, control asupra formarea corectă treburile şi lor
starea în conformitate cu lista de cazuri și instrucțiunile diviziei
pe munca de birou, pregatirea materialelor unitatii structurale pt
livrarea la timp a acestora la arhiva RGTEU.

4.7. Elaborarea și implementarea propunerilor de îmbunătățire a sistemului
munca de birou, recomandări practice asupra organizării raţionale

fluxul de documente în RGTEU, inclusiv în scopul tranziției la un sistem electronic de flux de documente.

4.8. Asigurarea reproducerii documentelor oficiale ale diviziilor structurale
RGTEU folosind echipamente de duplicare. Asigurându-l
utilizare eficientă și sigură. Organizarea curentului şi
întreținerea preventivă a echipamentelor, depunerea la timp a cererilor pentru
primirea consumabilelor.


DIN 200U G.

DE ACORD:

Seful departamentului

Șef departament juridic

„Ofițer de personal. Gestiunea evidenței personalului”, 2009, N 5

Elaborarea reglementărilor privind evidența personalului și departamentul de gestionare a evidenței

În prezent, întocmirea evidențelor și menținerea personalului managementul înregistrărilor de personal este condiție prealabilă management eficient al personalului oricărei companii. Respectarea strictă a cerințelor privind documentele privind personalul și personalul este impusă de legislația civilă, fiscală și de muncă în vigoare. În plus, gestionarea evidențelor personalului este o componentă importantă a relațiilor de muncă, reflectând oficial relația dintre angajator și angajat. Prin urmare, este de mare importanță consolidarea formală a funcțiilor de menținere a evidenței personalului și a muncii de birou, ceea ce este posibil prin elaborarea de reglementări privind unitatea care efectuează această activitate.

Reglementări privind departamentul de evidență a personalului și munca de birou al serviciului de gestionare a personalului unei întreprinderi - un document organizatoric și juridic care determină locul departamentului în structura generalaîntreprindere, reglementând procedura de funcționare zilnică a acesteia, precum și problemele de subordonare și interacțiune a departamentului cu funcționarii, diviziile și serviciile întreprinderii. Regulamentele stabilesc reguli, norme și cerințe interconectate sistematic cu privire la toate aspectele care țin de competența departamentului de evidență a personalului și gestionare a evidenței unei întreprinderi (organizație, instituție), pe care angajații săi trebuie să le respecte obligatoriu.

Dicţionar de management al evidenţelor de personal. Departamentul (serviciul) de evidență a personalului și muncă de birou este o divizie a serviciului de gestionare a personalului, care organizează munca cu documentele de personal, indiferent de tipul suportului, inclusiv întocmirea, înregistrarea, contabilitatea, stocarea și alte funcții ale acestora.

Suportul documentației pentru activitățile de management al personalului este procesul de creare și prelucrare documentele de personal pe întreaga gamă de sarcini din domeniul managementului personalului unei organizații, desfășurate în strictă conformitate cu actele legale de reglementare în vigoare.

Textul prevederii trebuie să fie tipărit pe antetul general al întreprinderii și prezentat la persoana a III-a singular sau plural. În acest caz, se folosesc formulările „trebuie”, „ar trebui”, „necesar”, „interzis”, „nepermis”. Textul regulamentului poate fi împărțit în capitole, alineate și subparagrafe. Atunci capitolele trebuie sa aiba titluri si sa fie numerotate cu cifre romane, iar numerotarea paragrafelor si subparagrafelor se realizeaza cifre arabe. Titlul textului dispoziţiei se formulează în cazul prepoziţional.

Dicţionar de management al evidenţelor de personal. Formular (franceză blanc - alb) - o foaie de hârtie cu amprenta unui colț sau ștampilă centrală sau cu textul ștampilei sau alt text (text și desen) tipărit în orice mod, folosit la întocmirea unui document.

Raportarea personalului este un set de formulare de raportare întocmite pe baza datelor din evidența personalului operațional pentru a furniza conducerii companiei informații generalizate despre starea managementului personalului în zona centrelor de evidență a personalului dedicate și (sau) întreprinderii ca un întreg. Formularele de raportare trebuie să fie convenabile și ușor de înțeles pentru ca utilizatorii să ia anumite decizii de afaceri.

Structura reglementărilor privind compartimentul de evidență a personalului și managementul evidenței trebuie să fie conformă recomandări metodologice să unifice textele documentelor de gestiune, dar, în același timp, să țină cont de specificul organizării și activităților sale cât mai complet posibil și poate conține următoarele secțiuni principale:

Dispoziții generale;

Structura și componența departamentului HR și managementul evidenței;

Scopurile și obiectivele departamentului de HR și management al evidențelor;

Organizarea managementului departamentului de evidență a personalului și managementul evidenței;

Organizarea interactiunii intre departamentul HR si munca de birou;

Organizarea suportului pentru departamentul de evidență a personalului și managementul evidenței;

Competențele departamentului HR și managementul evidențelor;

Responsabilitatea departamentului HR și managementul evidențelor;

Probleme speciale ale activităților departamentului de evidență a personalului și gestionare a evidenței;

Dispoziții finale.

Secțiunile enumerate formează textul principal al regulamentului.

Preambul la reglementările privind evidența personalului și departamentul de gestionare a evidențelor.

Textul principal al prevederii este de obicei precedat de un preambul care indică scopul acesteia, de exemplu:

„Acest regulament definește procedura de lucru a departamentului de contabilitate a personalului și management de birou... (se va indica denumirea completă a întreprinderii). Normele și regulile cuprinse în prezentul regulament sunt obligatorii pentru executarea de către toți funcționarii și direcțiile structurale. a întreprinderii autorizate să lucreze cu personalul întreprinderii”.

Dicţionar de management al evidenţelor de personal. Interacțiune - participare la munca generala, activități, cooperare, implementare în comun a operațiunilor, funcțiilor, sarcinilor, acțiunilor.

Contabilitatea personalului operațional este un ansamblu de mijloace, instrumente și activități de management al personalului, concepute pentru a asigura monitorizarea directă a proceselor, operațiunilor, factorilor sau fenomenelor individuale la momentul sau imediat după apariția acestora pentru managementul operațional, planificarea, prognoza și controlul implementării. a deciziilor de personal.

Dicţionar de management al evidenţelor de personal. Preambul (din franceză preambul - prefață) este o parte introductivă sau introductivă a unui act legislativ sau de alt tip juridic, precum și o declarație sau un tratat internațional, care stabilește de obicei dispozițiile fundamentale, motivațiile și scopurile emiterii actului relevant. Preambulul cuprinde așa-numitele norme-scopuri și norme-principii, care nu au forță juridică directă, dar pot fi luate în considerare la interpretarea altor prevederi ale actului de către organul de drept, dacă este necesar să se clarifice contextul general al acestora. .

Sectiunea I. Dispozitii generale

Această secțiune ar trebui să conțină următoarele informații:

În scopul lucrului la evidența personalului și a organizării gestionării evidenței personalului la întreprindere;

Despre scopurile și obiectivele departamentului de management de resurse umane și evidențe, statutul său organizațional;

Pe denumirea completă oficială și prescurtată condiționat al departamentului de evidență a personalului și gestionare a evidențelor;

Despre managementul departamentului de evidență a personalului și managementul evidenței;

Cu privire la procedura de stabilire (modificare) a structurii organizatorice și de personal a departamentului de evidență a personalului și gestionare a evidenței;

Asupra documentelor care reglementează activitățile direcției de evidență a personalului și gestionare a evidenței și angajaților acestuia.

Dicţionar de management al evidenţelor de personal. Informațiile documentate sunt informații înregistrate pe un suport tangibil cu detalii care permit identificarea acesteia.

Contabilitatea este o parte integrantă a managementului procesele economiceși obiecte, a căror esență este să își înregistreze starea și parametrii, să colecteze și să acumuleze informații despre obiectele și procesele economice și să reflecte aceste informații în înregistrările contabile.

Exemplu de text al secțiunii I

I. Prevederi generale

1.1. Angajarea de personal a unei întreprinderi înseamnă activități direcționate, ordonate pentru a asigura personalul complet și la timp a diviziilor și serviciilor întreprinderii cu numărul necesar de lucrători cu specialitățile și calificările necesare.

1.2. Rezolvarea problemelor de angajare a personalului unei întreprinderi este atribuită serviciului de management al personalului cu normă întreagă (HRMS), care face parte din punct de vedere organizațional din managementul întreprinderii. La rândul său, departamentul de evidență a personalului și managementul evidenței (OKUiD) este o unitate structurală a serviciului de personal.

1.3. Conducerea directă a compartimentului de evidență a personalului și de gestionare a evidenței este efectuată de șeful acestuia. Șeful departamentului este supervizorul direct pentru toți angajații departamentului. El, la rândul său, raportează directorului general adjunct al întreprinderii pentru managementul personalului - șeful serviciului de management al personalului și este adjunctul acestuia pentru contabilitatea personalului și organizarea evidenței personalului.

1.4. Standardele de muncă pentru angajații departamentului de contabilitate și evidență a personalului, stabilirea sarcinilor, calcularea numărului total și a volumului de muncă se realizează pe baza „Standardelor unificate de timp și de producție...”, inv. N...

1.5. Condițiile de muncă ale angajaților departamentului de contabilitate a personalului și management de birou, organizarea locurilor de muncă ale acestora sunt determinate și reglementate în conformitate cu standardele actuale ale industriei, standardele sanitare, inventarierea. N...

1.6. Activitățile angajaților departamentului HR și managementul evidențelor sunt reglementate de fișele posturilor relevante. Elaborarea fișelor posturilor se realizează de către șeful adjunct al departamentului de contabilitate a personalului și gestiune a evidenței pe baza cerințe de calificare cerințe pentru angajați. Acestea sunt semnate de șeful OKUiD și aprobate de directorul general adjunct pentru resurse umane. Fișele postului sunt supuse revizuirii în cazul schimbărilor în sarcinile departamentului sau în conținutul responsabilităților angajaților acestuia, dar cel puțin o dată la 5 ani.

1.7. În activitatea sa, departamentul de evidență a personalului și gestionarea evidențelor se ghidează după aceste reglementări, acte legislative și de reglementare ale organelor guvernamentale, documente administrative ale organelor superioare de conducere și ale întreprinderii, precum și alte documente valabile. documente de guvernare pe întrebări suport de documentare management.

1.8. Pentru asigurarea activităților zilnice, departamentul de contabilitate a personalului și management de birou are un sigiliu rotund care indică numele complet și prescurtat și indicând apartenența acesteia la întreprindere (ca una dintre diviziile sale structurale), precum și ștampilele necesare, utilizate în strictă conformitate cu scopul propus al acesteia.

Secțiunea II. Structura și componența departamentului HR

și munca de birou

Această secțiune reflectă de obicei:

Procedura de stabilire și modificare a structurii organizatorice și de personal și a numărului de personal al departamentului de personal;

Informații despre prezența diviziilor interne în cadrul departamentului de personal și numele acestora;

Informații despre numărul de angajați ai departamentului HR;

Structura organizatorică și de personal (sub formă de diagramă, de obicei inclusă în anexă) a departamentului de personal;

O listă a personalului (de obicei sub formă tabelară, indicând numărul, inclusiv ca procent din numărul total, de manageri, specialiști și executanți și, de asemenea, inclus în anexă) departamentului de personal.

Exemplu de text al secțiunii II

II. Structura și componența departamentului HR și managementul evidenței

2.1. Structura organizatorică și de personal și componența numerică a compartimentului de evidență a personalului și gestionare a evidenței se determină pe baza conținutului și sferei sarcinilor care îi sunt atribuite și se aprobă prin decizia directorului general la propunerea directorului general adjunct al întreprinderea pentru managementul personalului. Modificările în structura organizatorică și de personal și personalul departamentului se fac prin ordin al directorului general cu privire la introducerea unui nou masa de personal(structura organizatorică) a departamentului.

2.2. Pentru a asigura munca eficienta al departamentului de contabilitate a personalului și muncă de birou, structura sa organizatorică include: un grup de documentare suport pentru managementul personalului, un grup de evidență a personalului și munca de birou.

2.3. Numărul de angajați este împărțit pe categorii (manageri, specialiști, executanți) în funcție de conținutul și volumul sarcinilor atribuite departamentului de contabilitate personal și management de birou.

Secțiunea III. Scopurile si obiectivele departamentului

Contabilitate HR și munca de birou

Această secțiune stabilește obiectivele și sarcinile principale ale departamentului de evidență a personalului și managementul înregistrărilor, care determină componența acestuia. funcții esențiale. Conținutul acestei secțiuni ar trebui să fie structurat în așa fel încât să includă nu numai o listă a scopurilor și obiectivelor departamentului, ci și să arate clar rolul și locul OKUiD în activitățile întreprinderii (de exemplu, în formă de diagramă care reflectă conexiunile organizatorice și documentare interne ale diviziilor serviciului de management al personalului, incluse în anexă).

Exemplu de text al secțiunii III

III. Scopurile și obiectivele departamentului de HR și management al evidențelor

3.1. Scopul departamentului de HR și management al evidențelor este de a oferi suport organizațional și de documentare munca de personal la întreprindere.

3.2. Pentru a-și atinge scopul misiunii sale, departamentul HR și managementul evidențelor rezolvă următoarele sarcini principale:

1) înregistrarea admiterii, transferului și concedierii salariaților în conformitate cu legislatia muncii, regulamentele, instructiunile si ordinele conducatorului intreprinderii;

2) organizarea și menținerea evidenței personalului, eliberarea certificatelor de actualitate și trecută activitatea muncii muncitorii;

3) depozitare și umplere înregistrările de lucru muncitorii;

4) mentinerea documentatiei de personal stabilite;

5) formarea unei bănci de date despre personalul întreprinderii, completarea acesteia la timp, furnizarea promptă a informațiilor necesare utilizatorilor;

6) pregătirea materialelor pentru prezentarea personalului pentru stimulente și premii;

7) întocmirea documentelor privind asigurarea de pensie, precum și a documentelor necesare pentru atribuirea pensiilor salariaților întreprinderii și familiilor acestora, precum și depunerea acestora la organul de asigurări sociale;

8) respectarea procedurii de angajare și recalificare a lucrătorilor disponibilizați, acordarea acestora de beneficii și compensații stabilite de legislația în vigoare, acordurile de industrie și contractele colective;

9) organizarea foilor de pontaj;

10) întocmirea și implementarea programelor de vacanță;

11) controlul asupra stării disciplinei muncii în diviziile întreprinderii și respectarea de către salariați a reglementărilor interne ale muncii;

12) statistica și analiza fluctuației personalului pe tipuri de motive;

13) actualizarea suportului științific și metodologic pentru munca personalului, a bazei sale materiale, tehnice și informaționale;

14) îndrumarea metodologică și coordonarea activităților specialiștilor de personal și inspectorilor diviziilor întreprinderii;

15) automatizarea locurilor de muncă ale angajaților serviciului de management al personalului întreprinderii și implementare metode moderne managementul personalului folosind subsisteme automatizate „ASU-HR”;

16) controlul asupra executării documentelor de HR;

17) participarea la elaborarea propunerilor de consolidare a disciplinei muncii, reducerea fluctuației personalului și pierderea timpului de lucru;

18) întocmirea de rapoarte stabilite privind evidența personalului și lucrul cu personalul.

3.3. În funcție de schimbările de focalizare și de conținut politica de personalîntreprinderile pot, de asemenea, clarifica sarcinile rezolvate de departamentul de evidență a personalului și managementul biroului.

Secțiunea IV. Organizarea managementului departamentului HR

și munca de birou

1) conducerea generală și de zi cu zi a activității departamentului de evidență a personalului și de gestionare a evidenței;

2) personalul de conducere al departamentului de evidență a personalului și gestionare a evidenței;

3) organizarea conducerii activităților zilnice ale departamentului de evidență a personalului și gestionare a evidenței;

4) organizarea managementului evidenței personalului și departamentului de muncă de birou în mod operațional.

Exemplu de text al secțiunii IV

IV. Organizarea managementului departamentului de contabilitate a personalului si birouri

4.1. Organizare generală Conducerea departamentului de contabilitate a personalului și management de birou este încredințată șefului serviciului de management al personalului întreprinderii. Conducerea directă a activității departamentului de evidență a personalului și gestionare a evidenței este efectuată de echipa de conducere a departamentului.

4.2. Personalul de conducere al departamentului de evidență și evidență a personalului include șeful acestuia, șeful grupului de suport documentație pentru managementul personalului - șeful adjunct al OKUiD pentru suportul documentației de gestionare a personalului, șeful grupului de evidență a personalului și managementul evidenței - adjunctul șefului OKUiD pentru evidența personalului și gestionarea evidenței.

4.3. Conducerea activităților zilnice ale departamentului de evidență a personalului și gestionare a evidențelor se realizează de către șeful departamentului prin emiterea de ordine (instrucțiuni) orale și scrise subordonaților săi. În acest caz, de regulă, comenzile vin de la șeful serviciului de management al personalului întreprinderii către șeful departamentului de contabilitate a personalului și management al biroului și de la acesta către șefii adjuncți ai grupurilor relevante.

4.4. Dacă este necesar, conducerea departamentului de contabilitate a personalului și management de birou trebuie să fie capabilă să organizeze gestionarea activității departamentului într-un mod operațional, ceea ce presupune reducerea intervalului de timp obișnuit pentru îndeplinirea sarcinilor. Acesta din urmă se realizează pe baza metodei de control paralel.

Secțiunea V. Organizarea interacțiunii între departamentul HR

și munca de birou

Această secțiune conține o descriere a organizării interacțiunii sale cu funcționarii, diviziile și serviciile întreprinderii în probleme de:

Primirea, emiterea si executarea ordinelor (instructiunilor) de la conducerea intreprinderii;

Schimb de documente.

În plus, în această secțiune este recomandabil să explicăm pe scurt ce înseamnă termenul „interacțiune” în raport cu condițiile unei întreprinderi date. De regulă, sunt indicate principalele domenii de interacțiune dintre departamentul de evidență a personalului și managementul înregistrărilor și alte departamente, servicii și funcționari.

Exemplu de text al secțiunii V

V. Organizarea interacțiunii dintre departamentul HR și munca de birou

5.1. Interacțiunea compartimentului de evidență a personalului și gestionare a evidenței cu alte divizii, servicii și funcționari ai întreprinderii presupune consecvența implementării anumitor acțiuni (operațiuni, proceduri etc.) în ceea ce privește evidența personalului și suportul evidenței pentru activitățile de management al personalului ale intreprinderea.

5.2. Interacțiunea organizațională se realizează pe baza coordonării implementării activităților de personal în funcție de momentul, durata și locul implementării acestora.

5.3. Interacțiunea documentației se realizează pe baza acordului asupra procedurii de executare a documentelor.

5.4. Compartimentul de contabilitate a personalului și management de birou în cursul activităților sale interacționează cu:

1) cu toate departamentele întreprinderii - pe probleme de monitorizare a organizării evidențelor primare a personalului, menținerea fișelor de pontaj, organizarea certificării personalului și alte probleme de suport a documentației pentru lucrul cu personalul;

2) cu serviciul juridic - cu privire la problemele juridice apărute la ținerea evidenței personalului și organizarea gestionării evidenței personalului;

3) cu compartimente ale serviciului de management al personalului - pentru toti probleme de personal reglementate de legislația muncii a Federației Ruse;

4) cu serviciul de planificare și economic al întreprinderii - pe probleme de planificare a efectivelor, întocmirea, întreținerea și depunerea rapoartelor statistice privind componența personalului întreprinderii;

5) cu serviciul financiar și economic - pe probleme de activități financiare și economice ale unității;

6) cu serviciul logistic si suport administrativ - pe probleme de suport logistic pentru activitatile unitatii si servicii economice;

7) cu Departamentul Tehnic Servicii IT - privind întreținerea computerelor și echipamentelor de birou ale departamentului, precum și furnizarea de software pentru contabilitate și muncă de birou pentru personalul întreprinderii.

Secțiunea VI. Organizarea suportului pentru departamentul HR

și munca de birou

Această secțiune ar trebui să definească ordine generală suport tehnic si material pentru activitatile unitatii. Probleme de întreținere tehnică a echipamentelor de birou utilizate în activitatea OKUiD, acestuia suport informativ, inclusiv măsuri de protejare a informațiilor proprietare împotriva accesului neautorizat etc.

Exemplu de text al secțiunii VI

VI. Organizarea suportului pentru evidența personalului și departamentul de muncă de birou

6.1. Sprijinirea activităților departamentului de evidență a personalului și management al biroului cu mijloace tehnice, materiale și de altă natură se realizează în conformitate cu într-o manieră unitară suport cuprinzător pentru activitățile stabilite la întreprindere.

6.2. Desfășurarea activităților de întreținere a echipamentului de birou al departamentului de evidență a personalului și de gestionare a evidențelor și asigurarea protecției informațiilor oficiale împotriva accesului neautorizat este atribuită serviciilor relevante ale întreprinderii.

Secțiunea VII. Atribuțiile departamentului de resurse umane

și munca de birou

Această secțiune poate include o listă de competențe acordate departamentului de evidență a personalului și de gestionare a evidențelor pentru a-și îndeplini sarcinile.

Exemplu de text al secțiunii VII

VII. Atribuțiile departamentului de HR și managementul evidențelor

Salariații departamentului de contabilitate personal și management de birou, în limita competenței lor, au dreptul:

7.1. Solicitați de la șefii departamentelor și serviciilor întreprinderii informațiile necesare despre angajați și, atunci când angajați și relocați angajați - opinia șefilor diviziilor structurale relevante cu privire la oportunitatea modificărilor de personal propuse.

7.2. Solicitați prezentarea documentelor și materialelor relevante (fișa de lucru, copii ale diplomelor de studii etc.) atunci când aplicați pentru un loc de muncă și în alte cazuri stabilite.

7.4. Oferiți șefilor diviziilor structurale ale întreprinderii instrucțiuni obligatorii cu privire la aspectele de competența departamentului.

7.5. Trimite propuneri cu privire la chestiuni de personal pentru a fi luate în considerare de către conducerea întreprinderii.

7.6. Efectuează corespondență pe probleme de selecție a personalului, precum și cu privire la alte aspecte care sunt de competența departamentului și nu necesită aprobarea conducătorului întreprinderii.

Dicţionar de management al evidenţelor de personal. Buget serviciul de personal- acesta este un document care definește articolele și volumele de cheltuieli ale serviciului de personal pentru o anumită perioadă de timp.

Competență (din latinescul competens - adecvat) - un set de puteri pe care diviziile și oficialii organizației le au sau ar trebui să le aibă în conformitate cu legile, regulamentele, statutul organizației, reguli, prevederi.

Secțiunea VIII. Responsabilitatile departamentului HR

și munca de birou

Exemplu de text al secțiunii VIII

VIII. Responsabilitatile Departamentului HR si Managementul Inregistrarilor

8.1. Departamentul HR și Managementul Înregistrărilor este responsabil colectiv pentru:

Implementarea la timp, completă și de înaltă calitate a sarcinilor atribuite departamentului;

Respectarea cerințelor documentelor de reglementare care reglementează problemele de evidență a personalului, păstrarea înregistrărilor, arhivarea și munca personalului.

8.2. Responsabilitatea individuală (personală) a angajaților departamentului este stabilită prin fișele postului.

Dicţionar de management al evidenţelor de personal. Funcție (lat. functio - comision, execuție) - activitate, rolul unui obiect în cadrul unui anumit sistem căruia îi aparține.

Funcțiile muncii sunt conținutul factorilor obiectivi de muncă ca o reflectare a experienței cerute de la o persoană necesară pentru a le îndeplini. Funcțiile muncii sunt determinate de condițiile de muncă și de obiectul muncii. Printre functiile muncii pentru o anumită poziție se pot distinge: funcție principală, principală și auxiliară. Functie principala- acesta este scopul pentru care a fost creat acest post. Funcția principală este o funcție care asigură execuția celei principale. Fără el este imposibil de executat scopul principal lucrează în post. O funcție auxiliară este o funcție care facilitează implementarea funcțiilor primare.

O sarcină de muncă este o muncă prescrisă care trebuie îndeplinită într-o manieră și într-o manieră prescrise termenele limită.

Secțiunea a IX-a. Probleme speciale ale activităților departamentului

HR înregistrează munca de birou

Această secțiune discută alte aspecte care reflectă specificul activităților departamentului de personal al întreprinderii și necesită clarificare documentară (reglementare), inclusiv:

Probleme de control și verificare a activităților departamentului;

Anumite probleme ale relațiilor de muncă dintre angajații departamentului și funcționarii altor divizii și servicii ale întreprinderii.

Dicţionar de management al evidenţelor de personal. Regulamente (reglament francez din regle - regula) - reguli care stabilesc, reglementează ordinea și calendarul evenimentelor și acțiunilor, desfășurarea activităților, limitându-le la anumite limite. Stabilirea și monitorizarea respectării unor astfel de reguli se numește reglementare.

Unificarea documentelor - (latină uni - one și facere - a face) - stabilirea uniformității în pregătirea documentației, aducând documentația într-o formă unică.

Datorită specificului acestor probleme, un text exemplu aceasta sectiune nu li se acordă.

Secțiunea X. Dispoziții finale

Secțiunea stabilește de obicei procedura de efectuare a modificărilor, completărilor și clarificărilor la dispoziția actuală. De asemenea, aici se poate stabili un termen limită pentru revizuirea conținutului documentului și procedura de realizare și aprobare a completărilor și modificărilor la textul prevederii.

La punerea în aplicare a acestui document, puteți lua în considerare recomandările prezentate în paragraful 2.7.2 din Instrucțiunile standard pentru munca de birou în organele executive federale, care este adesea luată ca model atunci când pregătiți instrucțiuni pentru munca de birou la o întreprindere. Astfel, conform Instrucțiunilor Standard specificate, regulamentul (în cazul nostru, regulamentul privind departamentul de evidență a personalului și gestionarea evidenței) „se adoptă dacă stabilește reguli interconectate sistemic” și „se aplică ca act juridic independent”. Acest document este semnat de conducătorul acestei unități structurale și aprobat - sub forma unei ștampile de aprobare sau prin eliberarea unui document administrativ la aprobare - de către conducătorul întreprinderii sau adjunctul acestuia pentru managementul personalului. Decizia privind procedura de adoptare a regulamentelor (precum și regulile și instrucțiunile) este luată independent de o organizație care nu este un organ executiv federal.

Exemplu de text al secțiunii X

X. Dispoziții finale

10.1. Modificările, completările și precizările la prezentul regulament se întocmesc de către șefii adjuncți ai compartimentului evidență a personalului și gestionare a evidenței, în cazurile necesare sunt convenite cu alți funcționari ai întreprinderii și înaintate de șeful de compartiment spre examinare directorului general adjunct al întreprinderii pentru managementul personalului. Baza pentru efectuarea modificărilor corespunzătoare textului prezentului regulament este ordinul scris al directorului general adjunct pentru resurse umane.

10.2. Această prevedere este supusă revizuirii cel puțin o dată la 5 ani. Dacă este necesar, se pot face modificări și completări documentului. Înregistrarea reglementărilor privind evidența personalului și departamentul de muncă de birou al întreprinderii se efectuează în conformitate cu cerințele GOST R 6.30-2003 și cu Instrucțiunile standard pentru munca de birou a personalului.

Literatură

1. Instrucțiuni standard pentru munca de birou în autoritățile executive federale (aprobate prin Ordinul Ministerului Culturii din Rusia din 8 noiembrie 2005 N 536) // ziar rusesc, N 24, 02.07.2006.

2. Anuarul personalului: pozițiile managerilor și angajaților, caracteristici de calificare, categorii tarifare. - Ed. a III-a, rev. si suplimentare - M.: INFRA-M, 2005. - 700 p.

3. GOST R 6.30-2003. "Sisteme unificate de documentare. Sistem unificat de documentare organizatorica si administrativa. Cerinte pentru intocmirea documentelor." - M.: IPK „Standarde de publicare”, 2003.

A. Savcenko

Economist onorat al Rusiei

Semnat pentru sigiliu

__________________________________________________________________

(numele complet al companiei, locația întreprinderii)

AM APROBAT Şef ___________ ________________________ "___"__________ _____ g.

POZIŢIE

despre departamentul de management al biroului întreprinderii

1. DISPOZIȚII GENERALE

1.2. Compartimentul a fost înființat în baza ordinului șefului nr._____ din data de „__”_________ ____.

1.3. Angajații departamentului sunt numiți și eliberați din funcție pe baza deciziei șefului la propunerea șefului departamentului.

1.4. Angajații departamentului trebuie să cunoască și să fie ghidați în activitatea lor de următoarele:

Constituția Federației Ruse;

Rezoluții, instrucțiuni, ordine, alte reglementări și reguli autoritățile superioare în ceea ce privește organizarea muncii de birou;

Sistemul de stat unificat al muncii de birou; standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;

Structura întreprinderii, instituției, organizației; organizarea muncii de birou; diagrame de flux de documente;

Procedura de întocmire a unui nomenclator de cazuri, inventare de cazuri de depozitare permanentă și temporară, raportare stabilită; termenele și procedura de depunere a dosarelor la arhivă;

Echipamente de birou și alte mijloace tehnice de management al muncii;

Fundamente ale economiei, organizarii, productiei si managementului muncii;

Fundamentele legislației muncii;

Reguli și reglementări privind siguranța muncii;

Actele locale ale întreprinderii.

1.5. Departamentul ar trebui să aibă documente și materiale privind următoarele aspecte:

Materiale metodologice privind organizarea muncii de birou, diagrame de flux de documente;

Procedura de întocmire a unui nomenclator de cazuri, inventare de cazuri de depozitare permanentă și temporară, raportare stabilită;

Timpul și procedura de depunere a dosarelor la arhivă;

Unit sistem guvernamental munca de birou;

Standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;

Structura întreprinderii și diviziile acesteia;

Sisteme de organizare a controlului asupra executării documentelor;

Metode de utilizare eficientă a echipamentelor de birou și altele mijloace tehnice munca manageriala;

Reglementări interne de muncă;

Reguli si regulamente de protectie a muncii, securitate la incendiu.

2. STRUCTURA DEPARTAMENTULUI

2.1. Structura și personalul departamentului se aprobă de către șeful întreprinderii.

2.2. Departamentul este condus de șeful departamentului.

2.3. Departamentul include (specificați funcția):

Specialist documente;

Funcționar;

- __________________________________________.

3. PRINCIPALE SARCINI ALE DEPARTAMENTULUI

Principalele obiective ale departamentului sunt:

Asigurarea organizării muncii de birou la întreprindere în conformitate cu instrucțiuni standard privind munca de birou și munca de arhivă;

Organizarea și asigurarea funcționării unui sistem unificat de management de birou în diviziile structurale ale întreprinderii;

Organizarea si asigurarea unei proceduri uniforme de lucru cu documentele;

Îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru de birou;

Monitorizarea trecerii la timp, execuția și execuția de înaltă calitate a documentelor în diviziile structurale ale întreprinderii, analiză disciplina de performanta;

Organizarea muncii cu corespondența de ieșire și de intrare;

Sistematizarea si stocarea documentelor din arhiva curenta;

Contabilitatea volumului fluxului de documente;

Dezvoltarea și implementarea de noi procese tehnologice de lucru cu documente și informații documentare bazate pe utilizarea organizațională și tehnologia calculatoarelor, inclusiv eficientizarea compoziției documentelor și indicatorilor de informații, reducerea numărului acestora și optimizarea fluxurilor de documente;

Organizarea asistenței metodologice în lucrul cu documente în diviziile structurale ale întreprinderii;

Pregatirea documentelor pentru transferul in arhiva.

4. FUNCȚII ALE DEPARTAMENTULUI

În conformitate cu sarcinile care îi sunt atribuite, departamentul îndeplinește următoarele funcții:

4.1. Organizează munca generală de birou la întreprindere.

4.2. Elaborează și implementează noi procese tehnologice lucrul cu documente și informații documentare, contribuind la reducerea timpului necesar pentru trecerea și executarea documentelor; ia măsuri pentru eficientizarea compoziției documentelor, optimizarea fluxurilor documentelor și a fluxului documentelor în general.

4.3. Ia parte la stabilirea sarcinilor, proiectarea, operarea si imbunatatirea (in ceea ce priveste suportul informatic) automatizat sisteme de informare, precum și cele mai recente tehnologia Informatiei(inclusiv fără hârtie) utilizate în întreprindere.

4.4. Asigură luarea în considerare în timp util a documentelor prezentate spre raportare către conducerea întreprinderii.

4.5. Verifică calitatea documentelor depuse spre semnare conducerii întreprinderii.

4.6. Efectuează transmiterea, procesarea, recepția, înregistrarea, contabilizarea, stocarea, livrarea și distribuirea corespondenței (intrare, ieșite, interne), inclusiv a celor transmise prin mijloace speciale de comunicare, și efectuează lucrări de referință asupra acesteia.

4.7. Oferă acces adecvat la documente și utilizarea informațiilor conținute în acestea.

4.8. Organizează și realizează producția, copierea și reproducerea rapidă a documentelor dactilografiate (sau folosind tehnologia computerizată).

4.9. Oferă îndrumări metodologice și control asupra organizării suportului de documentare în diviziile structurale ale întreprinderii.

4.10. Ține evidența volumului de circulație a documentelor.

4.11. Organizează munca pentru conducerea întreprinderii pentru a primi vizitatori pe probleme personale, precum și munca de birou la solicitările cetățenilor în conformitate cu instrucțiunile standard pentru munca de birou și munca de arhivă la întreprindere.

4.12. Participa la organizarea intretinerii tehnice a sedintelor si conferintelor convocate de conducerea intreprinderii.

4.13. Organizează și desfășoară evenimente pentru îmbunătățirea calificărilor funcționarilor implicați în suportul documentelor pentru activitățile întreprinderii.

4.14. Oferă îndrumări metodologice activităților altor divizii structurale pe probleme de management al biroului.

4.15. Desfășoară activități de birou în limitele competenței sale, generează și trimite/primește corespondență și alte informații prin canale de comunicare electronică.

4.16. Organizează menținerea informațiilor de reglementare și de referință legate de funcțiile departamentului.

4.17. Asigură, în limita competenței sale, protecția informațiilor care constituie secrete de stat și a altor informații cu difuzare limitată.

4.18. În conformitate cu legislația Federației Ruse, efectuează lucrări privind achiziționarea, stocarea, înregistrarea și utilizarea documentelor de arhivă generate în timpul activităților departamentului.

Nu este permisă atribuirea de funcții care nu au legătură cu munca de birou către departament.

5. DREPTURI

Pentru a rezolva sarcinile care îi sunt atribuite, departamentul de management al biroului are dreptul de a:

Inspectați organizarea muncii de birou în diviziile structurale ale întreprinderii, raportați rezultatele inspecțiilor conducerii;

Solicitați și primiți în modul prescris de la diviziile structurale ale întreprinderii Documente necesare să îndeplinească funcțiile atribuite departamentului;

Solicitați de la conducerea și direcțiile structurale ale întreprinderii documentele necesare pe probleme legate de punerea în aplicare a drepturilor și obligațiilor atribuite compartimentului;

Solicitați șefilor diviziilor structurale ale întreprinderii să respecte regulile stabilite pentru lucrul cu documente, corespondența de intrare și de ieșire și executarea la timp a comenzilor din partea conducerii întreprinderii;

Faceți propuneri conducerii întreprinderii pentru îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru cu documente în diviziile structurale și administrarea întreprinderii;

Returnează răspunsurile pregătite cu încălcarea cerințelor stabilite către artiști pentru revizuire;

Implicați specialiști din direcțiile structurale ale întreprinderii în pregătirea proiectelor de documente metodologice pe probleme de suport documentar, evidență și arhive.

6. INTERACȚIUNEA CU DIVIZIȚII STRUCTURALE ALE ÎNTREPRINDERII

6.1. În curs activitati de productie Departamentul întreprinderii interacționează în mod constant cu următoarele divizii structurale:

- ________________________________________________________________, (specificați diviziunile structurale)

- _______________________________________________________________,

- _______________________________________________________________.

6.2. În problemele de competența sa, departamentul oferă asistență tuturor diviziilor întreprinderii.

7. RESPONSABILITATE

7.1. Șeful departamentului poartă întreaga responsabilitate pentru calitatea și promptitudinea îndeplinirii sarcinilor și funcțiilor atribuite departamentului prin Regulament.

7.2. Gradul de responsabilitate al celorlalți angajați este stabilit prin fișele postului.

7.3. Șeful și ceilalți angajați ai departamentului sunt personal responsabili pentru conformitatea documentelor pe care le întocmesc și tranzacțiile în conformitate cu legislația Federației Ruse.

8. CRITERII DE EVALUARE A ACTIVITĂȚILOR DEPARTAMENTULUI

8.1. Implementarea la timp și de înaltă calitate a scopurilor și obiectivelor stabilite.

8.2. Performanță de înaltă calitate a sarcinilor funcționale.

Şeful Departamentului de Management al Biroului

__________________________________

De acord: serviciu juridic

____________________________

_____________/______________

/Coaseți și aplicați semnătura unei persoane autorizate cu o transcriere, indicând funcția și sigiliul întreprinderii./

1. Dispoziții generale:
1.1. Subdiviziunea structurala:
- departamentul de management al biroului
1.2. Procedura de numire și demitere:
în baza ordinului directorului general şi a Contractului de muncă încheiat
1.3. Subordonarea directa:
către CEO
1.4. Ordine și instrucțiuni suplimentare de la: Membrii Consiliului de Administrație, Director General

1.5. Dacă lipsește de la locul de muncă, este înlocuit de:
specialist în management de birou
1.6. Subordonat șefului serviciului secretariat:

1.7. În activitățile sale, șeful serviciului secretariat este îndrumat de:
- această fișă a postului;
- comenzi (instrucțiuni) management direct;
- instructiuni pentru munca de birou (flux document);
- alte documente de reglementare adoptate si aprobate de Societate;
- contract de muncă;
- legislația actuală a Federației Ruse.

1.8. Șeful departamentului de management al biroului trebuie să cunoască:
- reglementări, rezoluții, ordine, instrucțiuni, instrucțiuni și alte materiale de îndrumare și documente normative referitoare la ținerea evidenței;

Structura și conducerea Societății și a reprezentanțelor sale regionale;
- reguli de dactilografiere, ortografie și punctuație, ordinea materialului la tipărirea diverselor documente, reguli de dactilografiere scrisori de afaceri utilizarea formularelor standard;
- reguli de operare a calculatoarelor, faxurilor și altor echipamente de birou utilizate în muncă;
- standardele unui sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă adoptate de Companie.
1.9. Șeful departamentului de management al biroului este responsabil pentru îndeplinirea atribuțiilor sale stabilite prin fișa postului, în conformitate cu legislația în vigoare a Federației Ruse.

2. Sarcini:

2.1. Șeful departamentului de management al biroului gestionează munca angajaților acestei unități structurale, distribuie rațional competențele și sarcinile atribuite, determină gradul de responsabilitate și monitorizează îndeplinirea atribuțiilor acestora de către subordonați. responsabilitatile locului de munca;
2.2. Asigură procesarea la timp a corespondenței de intrare și de ieșire;
2.3. Asigură controlul asupra calendarului și calității îndeplinirii sarcinilor atribuite, distribuirea la timp a documentației de serviciu;
2.4. Participă la pregătirea ședințelor și a grupurilor de lucru susținute de conducere, și asigură materialele și întreținere;

2.5. Controlează furnizarea unității structurale cu echipamente de birou, rechizite de birou, consumabile;

2.6. Participă la elaborarea proiectelor de reglementări, la elaborarea procedurilor de lucru cu documente, face propuneri pentru îmbunătățirea acestuia în cadrul Companiei;

2.7. Interacționează în domeniile de activitate cu șefii diviziilor structurale ale Companiei;
2.8. Organizează lucrările de arhivare pe hârtie a documentelor companiei;

2.9. Își crește nivel profesional cu pauză (sau fără pauză) de la locul de muncă principal;

2.10. Respectă reglementările interne de muncă stabilite de Companie și asigură păstrarea informațiilor primite de unitatea structurală.

3. Funcțiile postului
3.1. Activități
1. Controlul asupra activităților angajaților din subordine:

Specialist departament birou

3.2. Funcțiile postului

1. Monitorizează activitatea angajaților departamentului de management al biroului, face comentarii și sugestii pentru o muncă mai eficientă. Monitorizează implementarea sarcinilor atribuite;

3.3. Comenzi și instrucțiuni
1. Pe baza ordinelor relevante, șeful întocmește proiecte de ordine și instrucțiuni.
2. Asigură executarea corectă a proiectelor acestor documente.


3.4. Documentație

1. Trimite contracte, scrisori, documente de ieșire, de intrare și alte documente interne conducerii pentru revizuire, aprobare și aprobare.
2. Păstrează un jurnal cu toată documentația.

4. Autoritate

Pentru a-ți îndeplini sarcinile cel mai eficient atributii oficiale, conducătorului compartimentului management birou i se conferă următoarele atribuții;
- dreptul de a primi informații în sfera de competență, inclusiv informații confidențiale;
- dreptul de a întocmi, aviza și aproba documentele acceptate pentru circulație în cadrul serviciului;
- face propuneri de schimbare a personalului unei unități structurale și îmbunătățirea activității acesteia (instruire);
- transmite propuneri spre luare în considerare de către conducere pe probleme de optimizare, contabilitate și furnizare a fluxului de documente al Societății, îmbunătățirea formelor și metodelor de organizare a muncii;

Dreptul de a solicita informații de la șefii diviziilor structurale ale Societății aferente domeniului de activitate;

Dreptul de a contacta supraveghetorul imediat, adjuncții săi, șefii diviziilor structurale în probleme de organizare a muncii de birou, disciplina de performanță, funcționarea echipamentelor de birou, precum și obținerea de informații necesare îndeplinirii atribuțiilor oficiale și sarcinilor unice;
- dreptul de a lua decizii în competența propriei persoane;

Urmați pregătire și formare avansată pe cheltuiala companiei;

Familiarizați-vă cu materialele dosarului dvs. personal și recenziile muncii dvs.

5. Responsabilitate

Șeful departamentului de management al biroului este responsabil pentru:
- calitate slabă și îndeplinirea intempestivă a tuturor sarcinilor și funcțiilor principale care îi sunt atribuite;
- exhaustivitatea, fiabilitatea și actualitatea raportării și informațiilor furnizate;
- corectitudinea dezvoltării și implementării măsurilor care vizează rezolvarea unor probleme specifice;
- aplicarea corectă a prevederilor, a anumitor documente instructive ale Societății;

Încălcarea comportamentului etic în comunicarea cu angajații;
- respectarea reglementarilor interne de munca ale Societatii;
- pentru dezvăluirea de informații care sunt secrete comerciale.

6. Evaluarea performanței
Eficiența departamentului de management al biroului este evaluată direct director general pe baza următorilor indicatori:
- indeplinirea la timp a sarcinilor atribuite;
- raționalitatea și completitudinea elaborării sarcinilor atribuite;

Claritatea organizării și controlului asupra executării activităților în cadrul sarcinilor atribuite;
- independenţă în îndeplinirea sarcinilor proprii funcțiile postului;
- dorință pentru creștere profesionalăși creșterea nivelului de competență profesională;
- comportament etic (politețe, angajament) în comunicarea cu vizitatorii și angajații companiei;
- respectarea regulilor de disciplina muncii si a programelor de lucru stabilite.

7. Cerințe de calificare

O persoană care are educatie inalta sau având o vechime de minim 2 ani ca șef serviciu secretariat.