Este necesară virgula în propoziție: Vă informăm că, din cauza volumului crescut de muncă al SA „Bla-bla-bla”…. Reguli de bază pentru scrierea scrisorilor de afaceri

1) O scrisoare de afaceri constă de obicei din:
titlu;
textul principal;
terminatii.
Antetul conține:
numele firmei (instituției) care trimite scrisoarea;
adresa poștală și telegrafică;
teletip și telefax;
numere de telefon;
Verificarea contului;
data plecării: luna este scrisă ca cuvânt. De obicei, aceste detalii sunt prezente pe antetul.
În titlul de lângă dată există de obicei un link către conținutul scrisorii sau motivul pentru care a fost scrisă.
Exemplu:
„În ceea ce privește (cu privire la)...”
„Cu privire la problema livrării (comanda).”
„NaNu. din..."
„Pe nr. din..."
Pe o scrisoare de afaceri, puneți numărul original. Nu este recomandat să puneți un număr de ieșire pe scrisorile adresate în străinătate. Acolo sunt limitate de data trimiterii și de conținutul scrisorii.
ÎN Corespondență de afaceri, pe lângă adresa și denumirea companiei sau instituției scrise pe plic, la antet (în partea dreaptă sus a scrisorii) sunt plasate și atributele denumite.
Dacă scrisoarea este adresată unei companii sau fondatorului, atunci mai întâi indicați numele companiei (instituției) în cazul nominativ și apoi adresa poștală. Într-un document trimis șefului (organizației), numele organizației este inclus în titlul funcției de manager.
Exemplu: „Președintelui societății... Domnule...” Într-o scrisoare adresată unei persoane fizice, scrieți mai întâi adresa poștală, iar apoi numele și parafa destinatarului. Puteți precede numele destinatarului cu cuvântul Attn., de exemplu Attn. Domnul. Black (Atenție domnule Black).
Daca se cunoaste pozitia destinatarului, este indicat sa o indicati dupa nume. De exemplu: Attn. Domnul. Black, Șef Departament (Atenție domnul Black, Șef Departament). La contact indivizii se foloseşte expresia informală Dragă. De exemplu, Stimate Domn, Stimate Doamnă, Stimate Dl. Brawn, Dear John, și atunci când contactați o companie - formale Dears Doms (Europa), Gentleman (SUA).
Trebuie avut în vedere că numele, adresele, adresele, fiecare cuvânt al numelui oficial, funcției, denumirile obiectelor de corespondență sunt scrise cu majusculă (ABC-ul comunicării de afaceri // Business for everyone. M., 1991. Problemă 1.P. 33, 34) .
Adresa este de obicei urmată de o frază introductivă. Se formulează în funcție de tipul scrisorii și de scopul acesteia.
În partea dreaptă sus a scrisorii, numele companiei - destinatarul scrisorii este plasat în cazul nominativ, iar apoi adresa poștală.
În documentul trimis managerului, numele organizației este inclus în titlul funcției de manager.
Într-o scrisoare adresată unei persoane private, scrieți mai întâi adresa poștală, apoi numele și inițialele destinatarului.
Contestația este de obicei urmată de o frază introductivă, care se formulează în funcție de tipul scrisorii și de scopul acesteia.
Prin urmare, introducerea se caracterizează printr-o mare varietate. În același timp, există o serie de fraze de etichetă care sunt folosite cel mai des atunci când scriu și sunt stereotipe. Cunoașterea lor sau a le avea la îndemână reduce timpul de scriere a unui mesaj și în multe cazuri îmbunătățește cultura scrisului. Exemple din câteva formule stabile de etichetă:
Am primit scrisoarea dumneavoastră nr. ... din 1 noiembrie a acestui an, din care ne-am bucurat să aflăm
(ne-am bucurat să aflăm) că...
Am primit scrisoarea dumneavoastră din 15 mai a acestui an. împreună cu documentele anexate acestuia.
Suntem mulțumiți de răspunsul rapid la solicitarea noastră.
Vă mulțumim pentru scrisoarea de la... sau Nu. ... Ca răspuns vă informăm...
Confirmăm primirea scrisorii dvs. de la... cu toate anexele
Confirmăm prin prezenta că am primit scrisoarea dumneavoastră din 14 martie a acestui an și vă informăm că...
Suntem extrem de surprinși de scrisoarea dumneavoastră din... în care raportați...
Am fost surprinși să aflăm din telegrama dvs. (telex) că...
Pe lângă scrisoarea noastră din 12 februarie anul acesta. Vă informăm că...
Dați-mi voie să vă scriu...
Trebuie să vă reamintim...
Prin prezenta, reamintim (informăm) încă o dată...-
Regretăm (exprimăm regretul) pentru refuzul dumneavoastră (tăcerea).
Din păcate, încă nu am primit răspunsul dumneavoastră la scrisoarea noastră de la... și suntem nevoiți să vă reamintim (întrebăm) din nou.
În legătură cu scrisoarea dumneavoastră de la... vă informăm că, spre regretul nostru...
Ca răspuns (răspunzând, referindu-se) la scrisoarea dumneavoastră, vă informăm că...
În confirmarea telegramei noastre de la...vă informăm că...
În confirmarea convorbirii noastre telefonice care a avut loc în data de 5 iunie a acestui an, vă informăm că...
Luăm notă de scrisoarea dumneavoastră de la. si raporteaza.
Suntem nevoiți să vă anunțăm asta.
Vă informăm că...
Ne-ar plăcea să te informăm...
Vă rugăm să fiți informați...
La cererea dvs., vă vom trimite...
Vă rugăm să ne iertați pentru întârzierea de a răspunde la scrisoarea dvs. de la...
Vă rugăm să acceptați scuzele noastre pentru.
Vă mulțumim (vă suntem recunoscători, vă exprimăm recunoștința) pentru serviciul oferit (ajutor, suport).
Conținutul scrisorii depinde de problemele și sarcinile care trebuie rezolvate prin corespondență. Nu ar trebui să fie lung într-o scrisoare de afaceri. Adesea conținutul este limitat la una sau câteva propoziții care exprimă o cerere, acord sau refuz.
Exemple de fraze care pot sta la baza literelor scurte:
Vă rugăm să ne informați despre timpul de livrare...
Vă rugăm să grăbiți expedierea...
Vă rugăm să ne informați despre.
Vă rugăm să ne informați despre decizia dvs. în această problemă... Vă rugăm să trimiteți... Avem nevoie Informații suplimentare O...
Vă rugăm să ne anunțați dacă oferta noastră este acceptabilă pentru dvs. Vă rugăm să confirmați acceptarea comenzii noastre pentru executare. Solicitarea dvs. pentru... a fost acceptată.
Ca răspuns la scrisoarea dvs. de la... vă informăm că cererea dvs. de livrare... a fost rezolvată pozitiv.
Vă informăm prin prezenta că cererea dumneavoastră (comanda, oferta) a fost acceptată de noi. Ca răspuns la solicitările dumneavoastră... vă informăm că am luat următoarele măsuri... Ca răspuns la solicitarea dumneavoastră (comanda), regretăm să vă informăm (trebuie, suntem obligați să vă informăm) că nu putem ( nu avem ocazia) să o îndeplinim (o). Din păcate, suntem forțați să refuzăm oferta dvs. Din păcate, cererea dvs. nu poate fi acceptată din următoarele motive...
Cererea (propunerea) dvs. este în curs de examinare. După primirea rezultatelor revizuirii, vă vom informa imediat.
Propunerea dvs. va fi acceptată cu plăcere (mulțumire) dacă sunteți de acord să faceți următoarele modificări...
Comanda dumneavoastră va fi îndeplinită sub rezerva (de exemplu, dacă sunteți de acord cu o dată ulterioară de livrare pentru bunurile de care aveți nevoie. Data expedierii este acceptabilă pentru noi.) .
Când scrieți textul principal al unei scrisori, se folosesc următoarele expresii:
În legătură (în conformitate cu) cererea dumneavoastră... În legătură cu cele de mai sus... În același timp... În primul rând... în al doilea rând... etc. În primul rând...
În plus... în plus.în afară de asta... Cu toate acestea... în ciuda... În continuare suntem forțați... E de la sine înțeles...
Considerăm că este necesar (important, necesar, adecvat).
În conformitate cu solicitarea dumneavoastră (documente atașate).
Suntem absolut siguri.
Ne exprimăm încrederea...
Aceasta se referă la cererea dvs. (sugestie)...
Adevărul este că.
Altfel suntem forțați. În situația actuală... În opinia noastră...
Nu suntem de acord cu punctul dumneavoastră de vedere din următoarele motive... În cazul refuzului dumneavoastră (neplată). Mai departe scrii. In afara de asta.
Pe lângă cele de mai sus (mai sus, notate mai sus), vă informăm...
Este necesar (necesar, necesar, trebuie, vrea, consideră necesar) să fie adăugat (marcat, observat).
Având în vedere cele de mai sus (enuntate mai sus), rezultă (ne dorim, trebuie, avem nevoie).
Însumarea (încheierea, însumarea, rezumarea). Astfel (în concluzie). Pentru a evita întârzierea... Este necesar (trebuie, ar trebui) să admitem că... Avem dificultăți cu. De fapt...
În ceea ce privește solicitarea (comentarul) dvs., atragem atenția asupra faptului că
Ce...
Ne exprimăm regretul (îndoială, nedumerire, satisfacție). Noi regretam...
În apărarea noastră, dorim să vă informăm... Ca răspuns la reproșul dumneavoastră, dorim să vă informăm. Recunoaștem... Am cumpăra și de la tine...
Livrările vor fi efectuate (efectuate).
Confirmăm primirea...
Atrageți-vă atenția asupra...
Fără îndoială (evident) știi.
La sfârșitul unei scrisori de afaceri există solicitări de a scrie sau informa, precum și dorințe, speranțe de cooperare ulterioară, primirea comenzilor etc. Aici pot fi, de asemenea, scuze și mulțumiri.
Scrisoarea se termină cu o formulă de politețe care indică funcția, numele și inițialele persoanei care semnează scrisoarea, iar în unele cazuri este aplicat un sigiliu.
Ca la alții elemente structurale scrisoare de afaceri, iar la final se folosesc expresii stabile, de exemplu:
Vă rugăm să indicați consimțământul dvs. Cu sinceritate. Vă rugăm să scrieți despre decizia dvs. Cu sinceritate.
Vă rugăm să confirmați primirea comenzii și să îi acordați atenția cuvenită. Cu sinceritate...
Sperăm la un răspuns rapid. Cu sinceritate.
Vă rugăm să nu întârziați răspunsul dvs. Cu stimă. Vă rugăm să ne anunțați. Cu sinceritate. Vă rugăm să ne informați despre măsurile pe care le-ați luat. Cu sinceritate. Așteptăm răspunsul dumneavoastră în zilele următoare. Cu sinceritate. Am aprecia răspunsul dumneavoastră prompt. Cu sinceritate. Sperăm să ne auzim în viitorul apropiat și vă mulțumim anticipat. Cu sinceritate...
În speranța unui răspuns favorabil. Cu sinceritate. Sperăm că ne vei îndeplini cererea. Cu sinceritate. Asteptam comenzile dumneavoastra (aprobare, acord, confirmare). Cu sinceritate. Cu respect și speranță în continuarea cooperării... Vă mulțumim anticipat pentru serviciul oferit. Cu stimă... În speranța unei soluții pozitive a problemei. Cu stimă. Vă rugăm să ne contactați dacă aveți nevoie de ajutor (asistență). Cu sinceritate...
În speranța unei cooperări fructuoase. Cu sinceritate. La primirea scrisorii, vă rugăm să confirmați în scris (telegraf, fax.). Cu sinceritate. Vă asigurăm că... Salutări.
Dacă la scrisoare sunt atașate documentație, desene etc., atunci prezența unui atașament este indicată la sfârșit, de exemplu:
"Atașament: de la nr...."
Conform etichetei oficiale, scrisoarea de răspuns este semnată de un angajat cu poziție egală (sau mai mare). Deci, dacă scrisoarea de inițiativă a fost semnată de director (președinte, președinte), atunci răspunsul la aceasta este semnat și de același director, în ca ultimă soluţie, adjunctul său.
xxxxxxxx
3.11. 5.

Cele mai comune tipuri de scrisori de afaceri sunt scrisorile de cerere și scrisorile de cerere. Scrisorile de cerere se întocmesc în vederea inițierii unor acțiuni de către destinatar solicitate de autorul scrisorii. Scrisori de cerere - pentru a obține orice informații sau documente oficiale. În ce situații sunt ele compilate? Cum să enunț corect esența unei cereri sau cereri?

În sistemul comunicării documentelor, scrisorile de afaceri sunt cele mai răspândite documente, iar dintre scrisorile de afaceri, cele mai comune tipuri sunt scrisorile de cerere și scrisorile de cerere. Cum să le compuneți și să le formatați corect? Acest lucru este important să știe toate secretarele.

Scrisorile de cerere se întocmesc în vederea inițierii unor acțiuni de către destinatar solicitate de autorul scrisorii. ÎN activitati de management Un număr mare de situații dau naștere la pregătirea unor astfel de scrisori. Aceasta poate fi o situație relativ simplă în care nu este nevoie de a prezenta informații complexe în legătură cu evenimente, de a oferi orice argumentare sau de a convinge destinatarul. În astfel de cazuri, este mai bine să începeți scrisoarea de solicitare direct cu declarația cererii în sine, de exemplu:

Vă rugăm să trimiteți plan calendaristic organizarea de seminarii pentru prima jumătate a anului 2006. Vă rugăm să luați în considerare problema alocării unui împrumut preferențial în valoare de 600 de milioane de ruble Asociației Fermelor de Fructe și Legume. pentru achiziționarea de citrice de la compania Import-Export de vânzare în Moscova și alte orașe ale Rusiei.

Cu toate acestea, nu toate situațiile din activitățile de management sunt atât de simple. Majoritatea situațiilor necesită o justificare la alcătuirea scrisorilor de cerere sau, cu alte cuvinte, o explicație a motivului, de ce și în ce scop se întocmește scrisoarea. De regulă, justificarea este necesară pentru a influența destinatarul, pentru a-l convinge să acționeze într-un mod foarte specific, așa cum și-ar dori sau ar avea nevoie autorul scrisorii. Dacă o scrisoare de cerere conține o justificare, atunci cel mai adesea ea precede declarația cererii, de exemplu (semnul // indică granița dintre părțile textului scrisorii):

Din cauza responsabilitatile locului de munca angajații Administrației sunt asociați cu deplasări pe teritoriul raionului, // vă rugăm să alocați fonduri pentru achiziționarea a două mașini oficiale Volga noi pentru nevoile Administrației. In legatura cu extinderea gamei de produse pe care le producem // va rugam sa ne furnizati informatii despre noile dezvoltari tehnologice si de design ale frigiderelor si congelatoarelor Stinol.

Limba rusă este una dintre limbile cu o ordine relativ liberă a cuvintelor. În oricare dintre textele de mai sus, putem schimba părți ale propoziției fără prea multă deteriorare a sensului, de exemplu:

Vă rugăm să alocați fonduri pentru achiziționarea a două mașini oficiale Volga noi pentru nevoile Administrației // datorită faptului că îndatoririle oficiale ale angajaților Administrației implică deplasarea pe teritoriul districtului. Vă rugăm să furnizați informații despre noile dezvoltări tehnologice și de design ale frigiderelor și congelatoarelor „Stinol” // în legătură cu extinderea gamei de produse pe care le producem.

Expresiile în care se enunță mai întâi ideea principală a literei, apoi se dă argumentul, au o conotație stilistică specială: sunt întotdeauna percepute ca mai expresive decât frazele construite pe principiul „justificare - concluzie”. Cu toate acestea, stilul de afaceri este străin oricărui tip de expresie, aproape întotdeauna dă preferință mijloacelor de limbaj neutre din punct de vedere stilistic, astfel că frazele care oferă mai întâi o explicație, dau justificare și apoi precizează esența problemei. Când compuneți o scrisoare de cerere, încercați să vă asigurați că rațiunea și partea finală (cererea) sunt din punct de vedere gramatical o propoziție. Chiar și în cazurile în care justificarea face referire la reguli, sunt precizate fapte și evenimente, nu evidențiați rațiunea într-o propoziție separată, altfel pentru a formula cererea va trebui să folosiți sintagme de genul: „În legătură cu cele de mai sus, solicităm...”, „Ținând cont de cele de mai sus. , întrebăm...”, „În legătură cu care cerem...”, etc.. Aceste construcții nu poartă informații și fac textul mai complex atât din punct de vedere al structurii vedere asupra percepției. Scrisorile de cerere pot fi scrise în situații de management și mai complexe. Schematic, această situație poate fi reprezentată astfel:

O scrisoare scrisă într-o astfel de situație va fi mai ușor de perceput dacă conținutul este prezentat într-o succesiune care reflectă logica dezvoltării situației în sine. În acest caz, structura scrisorii poate fi împărțită în trei părți: introducere (descrierea evenimentelor, fapte care afectează sau pot afecta direct situația managementului), justificarea (explicarea motivelor pentru care este necesară contactarea destinatarului cu un cerere), concluzie (cerere), de exemplu ( Părțile comunicative și semantice ale scrisorii sunt separate prin semnul //):

Conform datelor pe care le avem, la fabricile de prelucrare a zahărului din Kursk și Belgorod, care sunt principalii furnizori de zahăr pentru Moscova și regiunea Moscovei, lucrările preventive programate ar trebui efectuate în perioada martie - aprilie a acestui an, orele pentru care au fost nu s-a convenit. // Datorită faptului că în perioada de activitate preventivă producția de zahăr și furnizarea acestuia către consumatori vor scădea semnificativ, // vă rugăm să organizați o întâlnire de lucru cu participarea reprezentanților guvernului de la Moscova pe problema asigurării livrările de zahăr către regiunea Moscovei pentru perioada de închidere parțială a acestor fabrici.

Indiferent de structura textului, cererea din scrisoare este formulată folosind verbul „a cere”. În scrisorile emise pe antet organizațional, se folosește forma verbului la persoana 1 plural:

Vă rugăm să furnizați informații despre..., Vă rugăm să furnizați informații despre..., Vă rugăm să solicitați despre..., Vă rugăm să conduceți... etc.

În scrisorile emise pe antetele oficiale, este folosită forma de persoană I singular a verbului:

Vă rog să luați în considerare problema..., vă rog să oferiți informații despre... etc.

O scrisoare poate conține mai multe solicitări (de preferință pe o singură problemă). În acest caz, cererea principală este formulată mai întâi, iar apoi restul, folosind următoarele expresii lingvistice:

De asemenea, vă rugăm să (luați în considerare, furnizați, conduceți...), În același timp vă cerem... etc.

De exemplu:

Din cauza consumului nesemnificativ de gaz al centralei de cazane nr. 4 (mai puțin de 3,5 milioane de metri cubi pe an), vă rugăm să excludeți această întreprindere din grupul consumatorilor de gaze cu rezervă obligatorie de combustibil (pacură) pentru sezonul de încălzire 2005– 2006. În același timp, solicităm software-ului „Mosgorkhleboprodukt” împreună cu SA „Mosenergo” să ia în considerare posibilitatea conectării centralei nr. 4 la sistemul centralizat de alimentare cu căldură în sezonul de încălzire 2006–2007.

O scrisoare de cerere este de fapt un tip de scrisoare de cerere. De regulă, solicitările se fac pentru a obține orice informații sau documente oficiale. ÎN activitati comerciale cererea este o contestație din partea cumpărătorului către vânzător (importator către exportator) cu o cerere de a da informatii detaliate despre bunuri (servicii) sau trimite o ofertă pentru furnizarea de bunuri (prestarea anumitor servicii). În general, scrisorile de cerere urmează aceleași reguli ca și scrisorile de solicitare, de exemplu:

În conformitate cu paragraful 10 din Hotărârea Guvernului Federația Rusă din 20.05.94 Nr. 498 „Cu privire la unele măsuri de implementare a legislației privind insolvența (falimentul) întreprinderilor” vă rugăm să ne furnizați date privind mărimea cotei statului în capitalul autorizat al OJSC „Moscow Bakery Nr. 18 ”, situat la adresa: str. Nikitinskaya, 45 În cazul în care se vinde o participație la această companie, vă rugăm să ne informați despre data și metoda de vânzare.

În activitățile comerciale, textul cererii indică de obicei: denumirea mărfurilor (serviciilor); condițiile în care autorul scrisorii ar dori să le primească; cantitatea și/sau calitatea; momentul livrării bunurilor sau al prestării serviciilor; preț și alte informații. Următoarele expresii sunt folosite într-o cerere comercială:

Vă rugăm să ne informați despre posibilitatea de aprovizionare... Vă rugăm să faceți o ofertă de aprovizionare... Vă rugăm să furnizați informații detaliate despre... etc.

De exemplu:

Va rugam sa ne informati despre posibilitatea livrarii aparatelor de aer conditionat model AS-200 in cantitate de 150 buc. în perioada februarie - martie 2005, precum și să informeze termenii de plată și condițiile de livrare.

Răspunsul organizației corespondente la o scrisoare de cerere sau cerere este o scrisoare de răspuns, care poate fi consimțământ sau refuz. În activitățile comerciale, răspunsul la o solicitare este emis ca scrisoare comercială, care confirmă primirea cererii și oferă informații despre produsul de interes cumpărătorului. Răspunsul la o solicitare poate fi și o propunere comercială (ofertă). Scrisorile de cerere și scrisorile de cerere sunt întocmite în conformitate cu GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.” La intocmirea si prelucrarea cererilor si cererilor se folosesc urmatoarele detalii: destinatar, titlul textului (daca textul scrisorii este mai mare de 4-5 randuri), text, semnatura, nota despre executant. Toate scrisorile de afaceri sunt întocmite pe formulare speciale - antet.

Este necesară virgula în propoziție: Vă informăm că, din cauza volumului crescut de muncă al SA „Bla-bla-bla”...

1. nu au nevoie de.
2. Se pot separa, sau nu.

   2. Următoarele circumstanțe pot fi izolate:

   motive cu prepoziții și combinații prepoziționale datorită, ca urmare a, în vederea, din lipsă de, din lipsă de, conform, în virtutea, în legătură cu, din cauza, ocazional etc. (poate fi înlocuit propoziție subordonată cu conjuncţia din moment ce) .

   mier. : Savelich, în acord cu părerea cocherului, a sfătuit să se întoarcă. Deoarece Savelich a fost de acord cu părerea cocherului, el a sfătuit să se întoarcă; Copiilor, din cauza vârstei mici, nu li s-a repartizat niciun post (Turgheniev). Din moment ce copiii erau mici, nu li s-a repartizat niciun post;

   concesii cu prepoziții în ciuda, când (pot fi înlocuite cu o propoziție subordonată cu conjuncția deși).

   mier. : Viața lui, în ciuda gravității situației sale, a mers mai ușor, mai armonios decât viața lui Anatole (Herzen). Deși situația era grea, viața lui era mai ușoară, mai armonioasă decât viața lui Anatole; Contrar instrucțiunilor sale, navele au fost scoase pe larg dimineața devreme (Fedoseev). Deși a dat instrucțiuni, navele au fost scoase în larg dis-de-dimineață.

   condiții cu prepoziții și combinații prepoziționale în prezență, în absență, în caz etc. (pot fi înlocuite cu o propoziție subordonată cu o conjuncție dacă).

   mier. : Muncitorii, în caz de refuz, au decis să intre în grevă. Dacă muncitorii au fost refuzați, au decis să intre în grevă;

   scopuri cu prepoziții și combinații prepoziționale pentru a evita (pot fi înlocuite cu o propoziție subordonată cu o conjuncție astfel încât să).

   mier. : Pentru a evita întârzierile, transferați bani prin telegraf. Pentru a evita întârzierile, transferați bani prin telegraf;

   comparațiile cu sindicatul sunt similare.

   mier. : Nikolai Petrovici s-a născut în sudul Rusiei, ca și fratele său mai mare Pavel (Turgheniev).

   Cu toate acestea, frazele cu astfel de prepoziții și combinații prepoziționale pot să nu fie izolate.

   Mai des, sintagmele care se află între subiect și predicat sunt izolate:

   Savelich, în acord cu opinia șoferului, l-a sfătuit să se întoarcă.

   În plus, sintagmele izolate sunt de obicei comune, adică conțin un substantiv cu cuvinte dependente:

   Datorită vremii excelente și mai ales a vacanței, strada din satul Maryinsky a devenit din nou plină de viață (Grigorovici).

   De regulă, frazele indicate la sfârșitul propoziției nu sunt izolate.

   mier. : Muncitorii, la indicatiile maistrului, au mers la atelierul vecin. Muncitorii s-au deplasat la atelierul vecin la indicațiile maistrului.

   În general, izolarea sintagmelor cu prepozițiile indicate și combinațiile prepoziționale este opțională.

Scrisorile de afaceri aparțin grupului de informații și documente de referință și constituie cea mai mare parte a documentelor oficiale utilizate în documentarea activităților unei organizații.

Scrisoare de afaceri este o denumire generalizată pentru documente cu conținut variat care servesc pentru comunicarea și transferul de informații între destinatari în practica de afaceri a organizațiilor.

„SCRISOARE” nu se distinge ca tip de document și, prin urmare, nu este indicată în partea de antet a documentului. Literele îndeplinesc următoarele funcții:

• – sunt un mijloc de comunicare;
• – sunt un mijloc de releu de informare;
• – sunt o notificare a unui fapt.

Excursie istorică

Primele litere din Rus' - litere de scoarță de mesteacăn, de regulă, erau foarte scurte. Cele mai lungi carte au 166 și 176 de cuvinte. Dar cel mai adesea charterele sunt mult mai scurte: cele mai multe documente conservate complet nu au mai mult de 20 de cuvinte, doar câteva dintre ele depășesc 50 de cuvinte.

Majoritatea scrisorilor din scoarță de mesteacăn sunt scrisori private. Aceștia sunt dedicati unei game largi de probleme ale vieții curente - economice, familiale, monetare, comerciale etc. Strâns legate de categoria scrisorilor private sunt petițiile (secolele XIV–XV) către feudal de la țărani.

O scrisoare de vizită este un fel de carte de vizită a unei organizații. După cât de corect și estetic este compus și proiectat, ei judecă calitati profesionale angajații care lucrează în ea și despre organizație în ansamblu.

Scrisorile de afaceri pot fi clasificate după următoarele criterii:

după tip: garanție, instrucție, însoțire, felicitare, scrisori de mulțumire etc. Împărțirea scrisorilor de afaceri după tip este cheia în clasificarea lor;

• – prin tastare: standard, stencil, individual;
• – după domeniul de aplicare: comercial, administrativ, judiciar etc.;
• – după structură: scrisorile de afaceri pot avea o structură simplă sau complexă;
• – după locul în fluxul documentelor: scrisorile în legătură cu organizația sunt primite sau trimise;
• – în vigoare în procesul de corespondență: proactiv, receptiv;
• – dacă este necesar pentru a continua corespondența: scrisorile de afaceri pot necesita o scrisoare de răspuns (scrisori de cerere, scrisori de cerere) și nu necesită o scrisoare de răspuns (scrisoare de instrucțiuni);
• – după statutul juridic al destinatarilor: scrisorile comerciale pot fi de la agentii guvernamentale, organizații, cetățeni etc.;
• – în aria de activitate a organizației; scrisorile pot acoperi producție, financiar, consultanță, activitati ale proiectului si etc.;
• – prin modalitatea de trimitere: scrisorile pot fi trimise prin poștă, electronic (mesaj electronic), telegraf (telegramă), fax (mesaj fax), telefon (telefonogramă), telex (telex). Indiferent de modalitatea de expediere, scrisorile de afaceri sunt întocmite pe antet speciale. Prima pagină de text este întocmită pe formular, paginile rămase sunt pe foi obișnuite de hârtie.

Dimensiunea principală a hârtiei utilizată pentru formulare este A4. Formularele sunt produse prin tipărire, folosind instrumente de tipărire online sau folosind mijloace tehnologia calculatoarelor direct în timpul pregătirii documentului. Metoda de producere a formularelor depinde de preferințele organizației, ținând cont de cerințele pentru producerea de formulare folosind stema Federației Ruse sau stemele entităților constitutive ale Federației Ruse.

Când pregătiți și executați o scrisoare, utilizați următoarele detalii:

• – Emblema de stat a Federației Ruse;
• – stema unei entități constitutive a Federației Ruse;
• – emblema organizației sau marca comercială (marca de serviciu);
• – codul de organizare;
• – starea principală număr de înregistrare(OGRN) entitate legală;
• – INN/KPP;
• – cod formular document;
• - Numele companiei;
• – informații de referință despre organizație;
• – denumirea tipului de document;
• – data documentului;
• – numărul de înregistrare al documentului;
• – un link către numărul de înregistrare și data documentului;
• – destinatar;
• – titlul textului;
• – textul documentului;
• – un marcaj despre prezența aplicației;
• - semnătură;
• – amprenta de etanșare;
• – o notă despre interpret.

Structura textului scrisorii include:

• – recurs;
• – partea de informare;
• - formula finală de etichetă a politeții.

Scrisorile de afaceri trebuie să înceapă cu o adresă personală către destinatarul scrisorii. Scopul adresei este de a stabili contactul cu destinatarul, de a-și exprima respectul și de a-i atrage atenția asupra scrisorii. Formula de adresă după post este cea mai formală este folosită atunci când se adresează managerilor care ocupă funcții înalte. poziție oficială(Președinte, Președinte etc.):

„Stimate domnule președinte!”;

„Stimate domnule președinte!”

Adresarea după nume este de asemenea oficială. Adresarea după nume (fără prenume, patronim sau inițiale) este utilizată pe scară largă în corespondența oficială, este strict oficială și indică prezența unei anumite distanțe între destinatar și destinatarul scrisorii:

„Stimate domnule Antonov!”;

— Dragă doamnă Belova!

Cea mai comună opțiune care indică contactele de afaceri este să le adresezi după nume și patronimic:

„Dragă Serghei Ivanovici!”;

— Dragă Irina Nikolaevna!

Când vă adresați unui grup de angajați sau dacă este dificil să obțineți informații despre managementul organizației, se folosește următoarea adresă:

"Stimaţi domni!"

Atunci când se adresează persoanelor din același cerc profesional, se folosește următoarea adresă:

„Dragi directori de sucursale!”;

"Dragi colegi!"

Partea informativă a scrisorii folosește stil de afaceri formal– o varietate deosebită a limbii literare ruse destinată comunicării în domeniul managementului administrativ.

În general, textul unei scrisori este format din propoziții grupate în paragrafe. Ar trebui să existe o relație semantică și stilistică clară între paragrafe.

Pentru cea mai bună percepție, scrisorile sunt dedicate în principal unei probleme. Cu toate acestea, pentru a acoperi diferitele sale aspecte, de regulă, este nevoie de o structurare suplimentară a textului. O astfel de structurare presupune adesea împărțirea textului în trei părți: introductivă, principală și finală.

Partea introductivă a textului are scopul de a clarifica esența problemei care a servit drept motiv pentru scrisoare. Poate consta dintr-un singur paragraf.

Partea principală a textului servește pentru secvențiale și descriere detaliata diverse aspecte ale problemei. În funcție de complexitatea și noutatea sa, corpul principal poate include de la unul la trei sau mai multe paragrafe.

Partea finală a textului constă de obicei dintr-un paragraf care conține concluzii, precum și o cerere (cerere, instrucțiuni) adresată destinatarului și natura așteptărilor autorului.

La alcătuirea textelor de litere, alegerea specificului mijloace lingvistice. Cea mai obișnuită formă de prezentare într-o scrisoare este utilizarea persoanei I plural în verbe care denotă acțiunea cheie a textului: „garantăm plata”, „vă informăm că...”, „vă rugăm să trimiteți...” , „vă sugerăm să luați în considerare... „, „vă îndreptăm spre concluzie...”, „vă reamintim că...”, etc. Când scrii o scrisoare către formulare oficiale se folosește forma de prezentare a textului literei la persoana I singular: „vă rog să luați în considerare...”, „Consider că este necesar...”, etc.

În practica agențiilor guvernamentale, literele încep cu numele organizației „Ministerul Agricultură Federația Rusă propune...”, „Ministerul Culturii al Federației Ruse solicită...”.

Formulele finale de etichetă sunt fraze stabile din punct de vedere lingvistic care exprimă speranța unei cooperări ulterioare, regretul față de capacitățile limitate ale destinatarului etc.:

„Regretăm că nu putem profita de oferta dumneavoastră”;

„Așteptăm cu nerăbdare o cooperare ulterioară.”

Este posibil ca formula finală de politețe să nu fie prezentă în scrisori oficiale, dar aproape întotdeauna rezumă scrisorile al căror text este parțial de natură personală (de exemplu, scrisori de recunoştinţă). Utilizare formula finala politețea este oarecum atenuată de tonul oficial de la sfârșitul mesajului.

Formula finală de politețe precede semnătura și este spațiată sub ultima linie a textului scrisorii.

Dacă o scrisoare de notificare începe cu adresa „Dragă...!”, trebuie să se termine cu formula finală de etichetă „Cu respect”, care este tipărită la 2-3 spații sub text, din paragraful:

Adresele și formulele finale de politețe constituie așa-numitul cadru de etichetă. Dacă nu există nicio adresă în scrisoare, atunci formula finală „Cu respect” este de asemenea omisă.

Următoarele formulări standard pot fi, de asemenea, utilizate ca formulă finală de politețe:

„Cu respect constant...”;

„Cu profund respect...”;

„Cu profund respect...”;

„Cu recunoștință și respect...”;

„Cu recunoștință și respect...”;

„Cu respect și cele mai bune urări...”

Să luăm în considerare principalele tipuri de litere întâlnite cel mai des în practica de afaceri.

Mesaj scris – o scrisoare de afaceri care informează despre orice evenimente și fapte de interes comun. O scrisoare de comunicare poate fi proactivă sau un răspuns la o scrisoare de cerere. Pe baza specificului, scrisorile cu mesaje sunt de obicei mici și constau din una sau două propoziții. O scrisoare de comunicare poate începe cu o justificare sau direct cu o declarație a informațiilor care sunt comunicate. Este permisă începerea unei scrisori de mesaj direct cu cuvântul „inform” sau unul dintre sinonimele acestuia („Îndrept”, „trimit”, „prezintă”), precum și:

„Vă informăm că...”;

"Dorim sa va informam ca...";

„Considerăm că este necesar să vă informăm despre...”;

„Vă informăm că...”;

„Vă informăm că...”;

„Vă informăm că...”;

"Dorim sa va informam ca...";

„Considerăm că este necesar să vă informăm că...”;

„Ne face plăcere să vă informăm că...”

"Dorim sa va informam ca...";

„Ne face plăcere să vă informăm că...”;

„În continuarea noastră... raportăm a noastră...”;

„La cerere... informăm...”;

„Consider că este de datoria mea să vă informez că...”;

„Sunt autorizat să vă informez că...”;

„Informam...”;

„Pe baza celor de mai sus, considerăm că este necesar...”;

„S-a stabilit că în perioada de la... până la...”;

„Vă informăm că începând cu...”, etc.

Un exemplu de scrisoare de mesaj este prezentat în Anexa 12.

Adresă însoțitoare – o scrisoare comercială prin care se informează destinatarul despre trimiterea acestuia a documentelor anexate scrisorii (acorduri, cataloage, registre etc.) sau bunuri materiale. Trimiterea unei scrisori de intenție este o regulă a bunelor maniere în practica de afaceri a organizațiilor și contribuie la înregistrarea și la continuarea eficientă a informațiilor și a lucrărilor de referință cu documentele trimise.

Scrisoarea de intenție începe cu fraze standard:

„Regizăm...”;

„Vă prezentăm...”;

„Ne întoarcem la tine...”;

„Vă trimitem...”

Aceste fraze pot fi precedate de informații introductive care însoțesc această situație de management:

„În conformitate cu acordul, vă trimitem...”;

„În conformitate cu programul, vă prezentăm...”;

„Pentru a ne confirma acordul, trimitem...”, etc.

O caracteristică distinctivă a unei scrisori de intenție este includerea unei note care indică prezența unui atașament sub text.

Un exemplu de scrisoare de intenție este prezentat în Anexa 13.

Scrisoarea de instructiuni (directiva, circulara). – o scrisoare de afaceri care conține instrucțiuni (explicații) către organizațiile subordonate cu privire la problemele de decontare, raportare etc. Acest tip scrisorile sunt trimise de organele de stat și municipale, precum și de organizații cu organizații subordonate.

În practică, în documente de acest fel, șefii organizațiilor evidențiază instrucțiuni de autorizare cu privire la orice problemă specifică referitoare la organizație. Toți angajații organizației ale căror activități se referă la această problemă. Toate instrucțiunile consemnate în scrisoarea de instrucțiuni sunt obligatorii pentru conformarea subordonaților.

Scrisorile de instrucțiuni sunt semnate de șeful unui organism sau organizație de stat (municipală).

Scrisorile de instrucțiuni pot începe cu o justificare în scopul scrisorii sau o trimitere la un document de reglementare - „În scopul...”, „În conformitate cu rezoluția... Nr.... datată... ”, și se încheie cu sintagma „Cu privire la execuția prezentului raport de scrisoare circulară... nu mai târziu...”

Un exemplu de scrisoare de instrucțiuni este prezentat în Anexa 14.

Scrisoare de cerere – o scrisoare de afaceri, al cărei scop este obținerea de informații oficiale, informații, documente sau inițierea anumitor acțiuni necesare organizației autoare. Un număr foarte mare de situații de management dau naștere la pregătirea scrisorilor de cerere.

Scrisoarea de cerere conține justificarea cererii și o declarație a cererii în sine. Justificarea poate conține trimiteri la legislație și altele reguli, documente organizatorice și juridice. Justificarea trebuie să precedă formularea cererii. Justificarea poate fi absentă în cazurile de evidență a cererii, natura tipică a acesteia, precum și în cazurile în care implementarea acțiunilor care constituie cererea este responsabilitatea organizației, unității sau funcționarului. Adesea, o cerere este exprimată folosind verbul „a cere”:

"Vă rugăm să informați...";

"Te rog plateste...";

„Vă rugăm să furnizați...”;

„Vă rugăm să furnizați informații despre...”;

„V-am ruga să confirmați...”;

„Vă rugăm să acceptați...”;

„Pentru a doua oară, vă rugăm să plătiți imediat...”;

"Te rog trimite la adresa mea..."

„Te rog să...”;

„Vă rugăm să efectuați o plată...”;

„Vă rugăm să dați instrucțiuni...”;

„Vă rugăm să luați în considerare...”;

„Vă informez și vă întreb...”;

"Vă rugăm să informați...";

„Conform acordului preliminar, vă rog...”;

„Solicităm ajutor în...”;

„Aș dori să vă atrag atenția și să întreb...”;

„Vă rugăm să luați măsuri pentru...”;

„Pe lângă... vă rugăm să luați în considerare...”;

"Ținând cont; că...; solicităm...";

„Vă rugăm să găsiți o oportunitate...”;

„Vă rugăm să luați în considerare problema...”;

„Vă rugăm să confirmați...”;

„În conformitate cu acordul nostru, solicităm...”, etc.

O cerere poate fi formulată fără verbul „a cere”, de exemplu: „Sperăm într-o soluție pozitivă a problemei...”;

„Vom fi foarte recunoscători dacă trimiteți...”;

„V-am fi recunoscători dacă ați...”;

"Vă rugăm să informați...";

„Ar fi de dorit...”;

"Am vrea...";

"Am vrea...";

„Sperăm că veți considera posibil să luați în considerare recursul nostru”; „Am dori să vă întrebăm...”;

„Permiteți-mi să vă cer o cerere...”;

„Prin prezenta informăm și solicităm să furnizați imediat...”; „Îți vom fi recunoscători dacă...”;

„Vom fi recunoscători...”;

„Vom fi recunoscători pentru...”;

„Vom fi foarte...”;

„Sperăm că veți considera că este posibil...”;

„Ne vom bucura; dacă tu...”;

„Vă cerem să...”;

„Ar fi indicat să vă familiarizați cu...”;

„Am dori...”, etc.

O scrisoare poate conține mai multe cereri. În acest caz, se folosesc următoarele expresii de limbaj:

„De asemenea, vă rugăm să luați în considerare (oferiți, conduceți...)”; „În același timp, vă cerem...”

Scrisorile de cerere sunt semnate de șeful organizației sau de un funcționar autorizat oficial. O scrisoare de cerere necesită o scrisoare de răspuns.

De menționat că cererea poate fi cuprinsă în alte scrisori, de exemplu, în scrisoare de intenție, garantie etc.

Un exemplu de scrisoare de cerere este prezentat în Anexa 15. Scrisoare de răspuns– o scrisoare de afaceri scrisă ca răspuns la o scrisoare de cerere. Răspunsul poate fi pozitiv sau negativ (scrisoare de refuz).

La alcătuirea scrisorilor de răspuns trebuie respectat principiul paralelismului lingvistic: textul scrisorii de răspuns trebuie să utilizeze aceleași expresii lingvistice și vocabular pe care le-a folosit autorul în scrisoarea de inițiativă.

Important de reținut!

Nu trebuie să includeți un link către scrisoarea primită în textul scrisorii de răspuns („Spre scrisoarea dvs. datată... Nu....”). Pentru a face legătura cu scrisoarea primită, detaliile formularului includ „Link către data și numărul documentului primit”, unde sunt introduse informații despre scrisoarea de inițiativă. Scrisoarea de răspuns poate începe cu cuvintele: „Ca răspuns la scrisoarea dumneavoastră, informăm...”, „Ca răspuns la scrisoarea dumneavoastră, informăm...”.

Expresii standard folosite în scrisorile de răspuns:

„Vă informăm...”;

„Vă informăm...”;

„Ca răspuns la solicitarea dumneavoastră, informăm...”;

„Din păcate, nu putem...”;

„Spre marele nostru regret...”;

„Spre satisfacția noastră reciprocă...”;

„În conformitate cu solicitarea dumneavoastră, vă trimitem...”.

Textul standard al unei scrisori de răspuns pozitiv ar putea arăta astfel:

Un răspuns negativ trebuie să fie justificat; o cerere nu trebuie refuzată fără explicații. În cazul în care organizația - autorul scrisorii are informații despre cine, în ce condiții, când poate da un răspuns pozitiv la această solicitare, se recomandă informarea destinatarului despre aceste informații.

Expresii standard folosite în scrisorile de respingere:

„Ne pare rău să vă informăm că nu vă vom putea satisface solicitarea din următoarele motive...”;

„Din cauza... organizația noastră nu poate...”.

Un exemplu de scrisoare de răspuns este prezentat în Anexa 16.

Notă!

Comunicarea de afaceri nu permite grosolănia și lipsa de tact și presupune un ton neutru de comunicare între parteneri. În acest sens, se recomandă evitarea refuzului direct în scrisorile oficiale.

Scrisoare de reamintire– o scrisoare care raportează în mod repetat un fapt și este folosită și în cazurile în care organizația contrapartidă nu desfășoară acțiuni care decurg din responsabilități funcționale sau acorduri acceptate.

Textul scrisorii de reamintire, de regulă, constă din două părți: un link către un document care înregistrează obligațiile părților sau împrejurările în legătură cu care organizația este obligată să întreprindă anumite acțiuni și solicitările de a efectua astfel sau altele. actiuni.

Expresia cheie a scrisorii de memento este verbul „Remind (remind).”

Modele și modele de bază de scrisori de memento:

„Într-o scrisoare de la... v-am informat că...”;

„Cu toate acestea, până în prezent nu am primit un răspuns de la dumneavoastră”;

„Amintindu-vă de acest lucru, vă rugăm...”;

„Dacă nu se primește un răspuns în... termenul limită...”;

„Vă reamintim că conform planului comun de lucru...”;

„Vă oferim în conformitate cu termenii contractului...”;

„Conform acordului nr.... vă reamintim obligațiile...”;

„În ciuda mementourilor repetate...”;

„Anunțați-ne de urgență starea lucrurilor”;

„Vă trimitem a doua oară...”;

„Vă informăm din nou...”;

„Vă reamintim din nou...”;

„Vă rugăm cu drag...”;

„Încă o dată... vă reamintim...”;

„Altfel vom fi forțați...”;

„Vă atragem atenția asupra faptului că...”;

"Dorim sa va informam ca..."

Scrisoarea de reamintire poate conține o altă parte suplimentară, care menționează sancțiunile care se vor aplica în caz de nerespectare a măsurilor necesare:

„Dacă nu vă îndepliniți obligațiile, veți fi supus penalităților” etc.

Un exemplu de scrisoare de reamintire este furnizat în Anexa 17.

Scrisoare de recunoștință (scrisoare de mulțumire) – o scrisoare de afaceri care exprimă recunoștința pentru acțiunile întreprinse (pentru o scrisoare primită, pentru furnizarea de informații, pentru o invitație). Scrisorile de recunoștință sunt mai puțin formalizate în comparație cu alte tipuri de scrisori și sunt scrise într-o formă mai liberă.

Expresiile cheie ale scrisorii pot fi următoarele expresii: „Mulțumesc pentru...”;

„Vă mulțumim pentru...”;

„Vă suntem recunoscători pentru...”;

„Ne exprimăm recunoștința pentru...”;

„Exprimând recunoștință pentru scrisoarea dumneavoastră, vă informăm că...”;

„Am primit o invitație, pentru care suntem foarte recunoscători”; „Vă mulțumesc anticipat pentru...”;

„Confirmăm cu recunoștință...”;

„Vă exprimăm recunoştinţa noastră pentru...”;

„Dă-mi voie să-ți mulțumesc pentru...”;

„Permiteți-mi să vă exprim sincera recunoștință...”;

„Vă mulțumesc pentru asistență în...”;

„Vă suntem recunoscători pentru...”;

„Am primit invitația dumneavoastră..., pentru care vă suntem recunoscători...”; „Adresându-vă scrisoarea, vă mulțumim pentru furnizarea de...”, „Vă exprimăm profundă recunoștință pentru...”;

„În acest sens, aș dori să vă mulțumesc...”;

„Îți exprim din toată inima recunoștința mea...”;

„Exprimând recunoștință pentru..., vă informăm că...”;

„Recunoştinţa noastră sinceră pentru...”;

„Cu profundă recunoștință...”, etc.

Un exemplu de scrisoare de recunoștință este prezentat în Anexa 18.

Scrisoare de confirmare – o scrisoare de afaceri în care destinatarul confirmă primirea de informații, documente sau alte materiale în prealabil a ajuns la acorduri, intentii etc. Când confirmați un acord preliminar, textul scrisorii ar trebui să prezinte pe scurt esența acestuia atunci când confirmați primirea documentelor, trebuie să le denumiți. În unele cazuri, scrisoarea de confirmare prezintă pe scurt esența documentelor primite.

Formula lingvistică cheie a acestui tip de scrisori este verbul „Confirm”.

Modele și modele de bază ale scrisorii de confirmare:

„Confirmăm primirea documentelor (acord preliminar, consimțământ etc.)”;

„Confirmăm acordurile încheiate în timpul negocierilor...”;

„Confirmăm intenția noastră...”;

„Confirmam cu recunoștință primirea materialelor...”, etc.

O scrisoare de confirmare se poate încheia cu o cerere, o dorință sau o propunere.

Un exemplu de scrisoare de confirmare este furnizat în Anexa 19.

Scrisoare de notificare– o scrisoare de afaceri care informează despre evenimente publice (întâlniri, seminarii, expoziții, conferințe etc.).

Scrisorile de notificare, de regulă, sunt trimise unei game largi de organizații, instituții și întreprinderi cu scopul de a le atrage sau de a le invita să participe la evenimente în curs. Scrisorile de notificare pot informa atât despre eveniment, ora și locul evenimentului, cât și, în același timp, pot invita la participare, informează despre condițiile de participare la eveniment și conțin alte informații auxiliare. Astfel, o scrisoare de notificare poate fi simultan o scrisoare de invitație sau precedă o scrisoare de invitație.

Scrisoarea de notificare poate avea atașamente care pot conține programul evenimentului, cererea de participare și alte materiale informative. Astfel de scrisori, de regulă, sunt trimise la o listă, astfel încât detaliile „Destinatar” sunt formatate într-un mod general sau deloc.

Scrisorile de înștiințare sunt semnate de șeful organizației sau de șeful adjunct responsabil cu organizarea și desfășurarea evenimentului, precum și de mai mulți manageri dacă evenimentul este desfășurat în comun de mai multe organizații.

Un exemplu de scrisoare de notificare este prezentat în Anexa 20.

Scrisoare de invitație – o scrisoare de afaceri, care este un tip de scrisoare de notificare. Diferența față de o scrisoare de notificare este că poate să nu fie pe un antet, să aibă un alt format, culoare, elemente de design suplimentare sub formă de ornamente, desene etc.

Când sunt invitați cantitate mare persoane, sunt folosite texte de invitație șablonate, prefabricate. De regulă, scrisorile de invitație sunt adresate unei anumite persoane sau unor persoane, așa că folosesc formule pentru adresarea destinatarului „Dragă...!”, „Dragă..!”, de exemplu:

„Stimate domnule Stepanov!”;

„Dragă Alexandru Nikolaevici!”;

"Stimaţi domni!";

„Dragi capete de ramuri!” și așa mai departe.

Scrisorile de invitație pot fi trimise prin e-mail, dar în ocazii deosebite, invitațiile trebuie trimise prin poștă sau curier. Următoarele expresii sunt folosite în scrisorile de invitație:

„Vă invităm să participați la...”;

„Vă rugăm să participați la...”;

„Avem onoarea să vă invităm...”;

„Acceptă invitația noastră...”;

„Permiteți-mi să invit (invităm)...”;

„Ne-am bucura să vă vedem la...”;

„Vom fi foarte recunoscători pentru participarea dumneavoastră la...”;

„V-am fi recunoscători dacă ați accepta invitația noastră la...”;

„Vă invităm la... care va avea loc...”, etc.

Textul standard al unei scrisori de invitație arată astfel:

„În perioada 23–25 martie 2014, va avea loc o conferință științifică-practică „Educație – timpuri noi, abordări noi” Vă rugăm să confirmați participarea la conferință și să trimiteți rezumate ale discursului dumneavoastră de 3–5 pagini informațiile vă vor fi trimise după confirmarea participării dumneavoastră.”

Un exemplu de scrisoare de invitație este prezentat în Anexa 21.

Răspuns la scrisoarea de invitație – o scrisoare de afaceri care exprimă un răspuns pozitiv sau negativ. Dacă decizia este pozitivă, organizația poate trimite imediat o cerere de participare la eveniment. În cazul unei decizii negative, este necesar să se indice motivul refuzului, începând cu răspunsul la scrisoarea de invitație cu motivația refuzului: „În legătură cu...”.

Un exemplu de răspuns la o scrisoare de invitație este prezentat în Anexa 22.

Scrisoare de felicitări (scrisoare de felicitări) – o scrisoare de afaceri scrisă cu ocazii speciale asociate cu evenimente semnificative în funcția de funcționar sau organizație.

Scrisorile de felicitări sunt scrise în formă liberă, pot fi fie mici și includ una sau două propoziții, fie destul de detaliate. În acest din urmă caz, scrisoarea de felicitare prezintă principalele etape ale vieții, activitățile persoanei căreia i se adresează felicitarea și cele mai importante realizări ale sale. Dacă scrisoarea este adresată unei organizații sau acesteia unitate structurală, prezintă cele mai importante și semnificative realizări ale unei organizații sau divizii.

În practica de afaceri, se pot distinge următoarele motive pentru felicitări:

• – aniversări, zile de naștere ale organizației beneficiare și ale șefului organizației;
• – premii, victorii în concursuri, licitații câștigătoare;
• - succes în afaceri și activitate profesională(programare la poziție înaltă, acordarea unui titlu onorific sau special, deschiderea unei noi filiale etc.);
• - sărbători legale ( Anul Nou, Crăciunul, Ziua Apărătorului Patriei etc.);
• – sărbători religioase (Crăciun);
• – evenimente plăcute din viața personală (ziua de naștere, căsătoria, nașterea unui copil);
• – încheierea de acorduri de parteneriat reciproc avantajoase;
• – aniversarea cooperării (de obicei prima sau runda).

Practică

Scrisorile de felicitare pot fi emise nu numai pe antetul organizației, ci și pe hârtie specială de diferite culori, decorată cu ornamente, având o densitate mare etc.

Următoarele expresii cheie sunt folosite în scrisorile de felicitare:

"Felicitări pentru...";

„Vă felicităm sincer pentru...”;

„Vă rugăm să acceptați sincerele noastre felicitări pentru...”;

„Vă felicităm din suflet pentru...”;

"Felicitări pentru...";

„Vă rugăm să acceptați sincerele noastre felicitări...”;

„Felicitări pentru numirea dumneavoastră în noua poziție”;

„Felicitări pentru deschiderea unei noi filiale”;

„Ne-am bucurat să aflăm despre succesul tău la alegeri. Felicitări pentru victoria ta!” și așa mai departe.

Textul standard al unei scrisori de felicitări poate arăta astfel:

„Vă rugăm să primiți felicitările noastre sincere pentru alegerea dumneavoastră în calitate de Președinte al Consiliului de Administrație. Vă dorim multă sănătate și succes în activitatea dumneavoastră domeniul înaltei tehnologii.”

Un exemplu de scrisoare de felicitări este prezentat în Anexa 23.

Răspunde la o scrisoare de felicitări – o scrisoare întocmită ca răspuns la felicitări cu ocazia unor ocazii speciale asociate cu evenimente semnificative în funcția de funcționar sau organizație.

Text standard pentru un răspuns la o scrisoare de felicitare:

„Vă mulțumesc pentru atenția pe care mi-ați acordat-o de ziua mea. Vă mulțumesc pentru cuvintele voastre calde și sincere. Din partea mea, vă doresc multă fericire și sănătate, prosperitate și prosperitate.

Un exemplu de răspuns la o scrisoare de felicitări este prezentat în Anexa 24.

Scrisoare de garantie – o scrisoare de afaceri care garantează plata pentru munca prestată sau prestarea a ceva (servicii, produse, spații etc.).

Într-o scrisoare de garanție, organizația autorului își asumă anumite obligații, astfel încât o astfel de scrisoare are o încărcătură legală. Textul scrisorii de garanție conține o solicitare de a efectua lucrări, de a presta servicii etc. și conține o expresie semnificativă din punct de vedere juridic: „Garantăm plata” etc. Mai departe, în textul scrisorii, sunt date datele bancare ale organizației - autorul scrisorii de garanție.

Scrisorile de garanție sunt semnate de director și Contabil șef organizație, semnăturile sunt certificate de sigiliul principal al organizației.

Este important de știut!

O trăsătură distinctivă a scrisorii de garanție este prezența „denumirii tipului de document” obligatorie, care nu este inclusă pe alte tipuri de scrisori. Acest detaliu va arăta astfel - SCRISOARE DE GARANȚIE.

Modele și modele de bază ale scrisorii de garanție:

„Garantăm rambursarea împrumutului...”;

„Garantăm rambursarea împrumutului în sumă... până la...”;

"Garantăm plata. Contul nostru bancar...";

„Garantăm asigurarea spațiului de locuit...”;

„Compania garantează...”;

„Cu această scrisoare garantăm...”;

„(Numele organizației) vă solicită (vă) să oferiți asistență... (Numele organizației) garanții...”;

„Solicităm, pentru a acorda asistență, să oferim... (denumirea organizației) garanții...”;

„Garantăm că echipamentul furnizat conform comenzii de mai sus este conform în toate privințele cu descrierea, specificațiile și specificațiile conținute în comandă”;

„Dacă în termen de... de la data punerii în funcțiune echipamentul se dovedește a fi defect, ne angajăm să înlăturăm defecțiunea pe cheltuiala noastră”;

„Dacă... ne angajăm să înlocuim gratuit echipamentele defecte”;

„Ne angajăm să furnizăm fără întârziere echipamente noi”;

„Ne angajăm să plătim costurile de transport și asigurare” etc.

Un exemplu de scrisoare de garanție este prezentat în Anexa 25.

Mail informativ – o scrisoare comercială în care destinatarul este informat cu privire la informații oficiale.

O scrisoare de informare este similară ca semnificație cu o scrisoare cu mesaj sau cu o scrisoare publicitară, dar este mai amplă și mai informativă. O astfel de scrisoare este rezultatul dezvoltării logice a corespondenței. Se transmite destinatarului dacă s-a stabilit contactul cu acesta și acesta nu se opune dezvoltării ulterioare a relațiilor de afaceri. O scrisoare de informare se dorește a fi ceva mai mare decât un mesaj pentru a informa destinatarul despre dorința autorului de a dezvolta contacte de afaceri și despre anumite aspecte ale implementării acestora.

Scrisorile de informare sunt utile în stabilirea contactului inițial cu destinatarul, căruia îi sunt furnizate o anumită cantitate de informații suplimentare cu caracter general. O scrisoare de informare poate conține un stimulent pentru ca destinatarul să obțină informații suplimentare utilizând formularea din scrisoare: „Vom fi bucuroși să vă răspundem la întrebări”.

Un exemplu de scrisoare de informare este prezentat în Anexa 26.

Scrisoare de cerere – o scrisoare de afaceri întocmită în cazurile în care o organizație dorește să participe la evenimente sau să primească servicii furnizate de o altă organizație. În activitățile comerciale legate de furnizarea de bunuri și servicii, o aplicație poate fi utilizată ca document primar pe baza căruia se plasează o comandă și se întocmește un contract. Un tip special de cerere constă în documente depuse autorităților executive și organizațiilor guvernamentale în scopul înregistrării oricăror drepturi, obținerii de autorizații etc.

Cererea poate fi întocmită într-o formă unificată sau ținând cont de cerințele formulate de organizația care oferă bunuri sau servicii. În primul caz, întocmirea unei astfel de cereri constă în completarea unui formular model propus de organizația vânzătoare. Dacă cererea este întocmită în formă liberă, aceasta include informații esențiale pentru autorul scrisorii.

Întrucât o scrisoare de cerere este de fapt o solicitare de a efectua anumite lucrări, de a furniza servicii sau de a fi inclusă în lista participanților într-un anumit eveniment, textul cererii, de regulă, folosește aceeași limbă ca și în scrisorile de cerere:

„Vă rugăm să fiți inclus în grupul pentru a participa la...”;

„Vă rugăm să asigurați participarea a doi reprezentanți ai companiei noastre la...”;

„Vă rugăm să vă înregistrați ca participanți...”, etc.

În funcție de situație, textul scrisorii de cerere include informații suplimentare cu privire la participanții la eveniment, subiectul cererii, condițiile de prestare a muncii sau de participare la evenimente în desfășurare etc. De exemplu, dacă se depune o cerere de participare la orice eveniment (seminar, conferință, festival, târg etc.), trebuie indicate următoarele informații:

• - titlul evenimentului;
• – data deținerii acesteia;
• – forma de participare (vorbitor, ascultător, participant etc.);
• – numele, prenumele și patronimul participantului(lor);
• - Locul de munca, postul;
• – adresa poștală cu cod poștal, număr de telefon, adresă E-mail;
• – nevoie de un hotel în timpul evenimentului.

În cazul în care se întocmește o cerere pentru prestarea oricărui tip de serviciu, toate aspectele esențiale ale obiectului cererii și toate datele necesare despre autorul cererii, pe lângă cele cuprinse în formularul de scrisoare, sunt indicat.

Aplicația poate conține și o garanție de plată a serviciilor sau de participare la evenimentul în cauză.

Un exemplu de scrisoare de cerere este furnizat în Anexa 27.

Scrisoare de completare – o scrisoare de afaceri trimisă după scrisoarea principală și care conține Informații suplimentare. Trăsătură caracteristică o astfel de scrisoare este un indiciu direct că servește ca o continuare a scrisorii anterioare. Aici ar trebui să înceapă scrisoarea de continuare, de exemplu:

„Pe lângă scrisoarea...”;

„Această scrisoare este o completare la...”.

Textul scrisorii suplimentare ar trebui să explice de ce a fost necesară trimiterea acesteia, de exemplu:

„Datorită unei schimbări semnificative a costului componentelor pentru produs... de interes direct pentru compania dumneavoastră...”.

Un exemplu de scrisoare de adăugare este prezentat în Anexa 28.

Scrisoare de scuze – o scrisoare scrisă cu ocazia unei scuze adresată destinatarului pentru încălcări în relațiile de afaceri. Scrisorile de scuze se găsesc relativ rar în corespondența comercială oficială. Cu toate acestea, în multe cazuri ele se dovedesc a fi indispensabile pentru a aduce scuze formale destinatarului și pentru a normaliza relația, mai ales dacă nu este posibil să-ți ceri scuze în alt mod.

Formularea standard pentru începutul scrisorilor de scuze este: „Vă cer să acceptați scuzele mele în legătură cu (pentru)...”. O scuză trebuie făcută la începutul scrisorii și abia apoi explicați motivele contestației dumneavoastră. În același timp, nu este obișnuit să-ți ceri scuze de două ori în cursul unei scrisori. Este mai bine să vă exprimați regretul cât mai sincer și convingător posibil în legătură cu întreruperea temporară a relației cu destinatarul. Tonul general al scrisorii de scuze ar trebui să fie conciliant, dar nu încurajator.

Un exemplu de scrisoare de scuze este prezentat în Anexa 29.

Scrisoare de condoleanțe – o scrisoare de afaceri scrisă pentru a-și exprima regretul, simpatia și condoleanțe. Acest tip de scrisoare este folosit în corespondența de afaceri de zi cu zi în legătură cu decesul persoanelor apropiate destinatarului (rude, colegi).

În cazul unor evenimente mai puțin tragice (dezastre naturale, necazuri majore în activitățile organizației), se folosește o expresie scrisă de simpatie și regret. Aceste scrisori sunt menite să arate sprijin prietenos într-un mediu de afaceri. Este permisă recurgerea la această formă de comunicare scrisă în cazul unor neînțelegeri în relația dintre autor și destinatar în cazul unor neînțelegeri care încalcă ordinea obișnuită contacte de afaceri. Astfel de scrisori ar trebui să înceapă cu cuvinte de condoleanțe (simpatie, regret), de exemplu: „Vă cer să acceptați condoleanțe...” sau „Îți exprim sincera mea simpatie...”. Este foarte de dorit ca tonul general al unei astfel de scrisori să fie extrem de cald și să lase loc pentru exprimarea sentimentelor de speranță și optimism.

Un exemplu de scrisoare de condoleanțe este prezentat în Anexa 30.

Scrisoare de recomandare – o formă de petiție a autorului către destinatar în favoarea unui terț care nu participă la corespondență. Cel mai comun scrisori de recomandare, eliberat de o organizație unui angajat în confirmarea experienței de muncă în această organizație, a meritelor și calităților personale ale angajatului.

O formulare tipică pentru începutul unei scrisori de recomandare este următoarea: „Cu această scrisoare, am onoarea să vă recomand domnului (doamna) ....” După aceasta, autorul atrage atenția destinatarului asupra motivelor apelului său și își expune propria idee despre persoana recomandată. O recomandare detaliată nu poate fi generală, trebuie să conțină o descriere a avantajelor (sau dezavantajelor) specifice ale persoanei recomandate pentru a crea o impresie obiectivă despre această persoană pentru destinatar.

Acest lucru este interesant!

Poetul Serghei Esenin a sosit la Sankt Petersburg pe 9 martie 1915. Prima persoană pe care a vizitat-o ​​în oraș a fost L. L. Blok. I-a dat scrisori de recomandare, iar calea lui Yesenin către cercurile literare era deschisă.

În practica de afaceri, se poate distinge un grup de litere utilizate în desfășurarea activităților comerciale ale organizațiilor, așa-numitele scrisori comerciale. Acest grup include următoarele tipuri de litere.

O ancheta – o scrisoare comercială trimisă în stadiul precontractual de către un potențial cumpărător unui potențial vânzător pentru a obține informații despre posibilitatea de a furniza un lot de mărfuri către anumite condiții sau cu o cerere de trimitere a unei propuneri de furnizare a unui anumit lot de bunuri (pentru prestarea unui anumit tip de serviciu). O cerere comercială ar trebui să fie diferențiată de o scrisoare de informare și scrisori de cerere despre notificarea termenelor de livrare și a prețurilor mărfurilor. De asemenea, o scrisoare de cerere nu este considerată o cerere sau o comandă, care sunt alte tipuri de scrisori cu alte elemente și detalii.

Într-o cerere comercială, cumpărătorul este interesat de posibilitatea livrării unui lot de mărfuri în anumite termene limită, în anumite condiții, problema prețului de livrare poate fi afectată. Solicitarea, de regulă, indică: denumirea mărfurilor (serviciilor) și condițiile în care este de dorit să se primească mărfurile (cantitate, calitatea mărfurilor, model, marca, preț, termen de livrare, condiții de livrare etc. ).

Condițiile de plată determină când și cum se stabilește cumpărătorul cu vânzătorul. Condițiile de livrare determină unde și în ce moment responsabilitatea pentru siguranța mărfurilor și a riscurilor trece de la vânzător la cumpărător.

La stabilirea condițiilor de livrare în comerț internațional termenii utilizați sunt cei conținuti în dicționarul INCOTERMS de termeni comerciali ( Internaţional Condiții comerciale, INCOTERMS), elaborat de Camera de Comerț Internațională. Dicționarul conține termeni privind condițiile de bază de livrare referitoare la procesul de transport, executarea livrărilor etc., cuprinse în contractele internaționale de vânzare. Abrevierile din trei litere pentru fiecare termen sunt standard și agreate de autoritățile POO relevante. Întrucât INCOMERMS este un set de termeni în continuă evoluție, atunci când îl folosiți în contracte, este necesar să indicați ediția dicționarului.

Câțiva termeni din dicționar sunt dați mai jos:

• –FAS ( Gratuit Alongside Ship) - liber de-a lungul lateralului navei la... (portul de expediere). Vânzătorul consideră obligațiile îndeplinite atunci când mărfurile sunt plasate de-a lungul lateralului navei la dană. Din acest moment, cumpărătorul trebuie să suporte toate costurile și riscurile de pierdere sau deteriorare a mărfurilor. Termenul este folosit numai pentru transportul pe mare sau pe apă fluvială;
• – FOB ( Gratuit la bord) – liber la bord la... (portul de expediere). Responsabilitatea și riscurile trec către cumpărător din momentul în care mărfurile trec pe șina navei în portul de expediere convenit. Termenul este folosit numai pentru transportul pe mare sau pe apă fluvială;
• – CIF ( Cost Insurance Freight) - cost, asigurare, marfă plătită în portul de destinație. Termenul este folosit numai pentru transportul pe mare sau pe apă fluvială;
• – CIFC ( Asigurarea costurilor de transport si transport) – CIF și comision intermediar;
• -DAF ( Livrat la frontieră) – livrare la frontieră. Vânzătorul este considerat că și-a îndeplinit obligațiile de a livra bunurile care au trecut vămuire pentru export din momentul transferului acestuia către cumpărător la punctul desemnat la frontieră. Termenul poate fi folosit pentru orice tip de transport, dar este folosit predominant pentru transportul feroviar și rutier.

Următoarele expresii sunt folosite într-o cerere comercială:

„Vă rugăm să furnizați informații detaliate despre...”;

„Vă rugăm să ne informați despre posibilitatea furnizării...”;

„Vă rugăm să faceți o ofertă pentru aprovizionare...”, etc.

Textul scrisorii de cerere standard:

„VAMIT Concern este specializată în cercetarea tehnologiilor de uscare a lemnului. În acest sens, suntem extrem de interesați să achiziționăm și să instalăm camere de uscare producție întreprinderi rusești. Vă rugăm să trimiteți broșuri publicitare și informații despre prețul truselor proiecte standard documentație științifică și tehnică pentru echipamentele de uscare a lemnului.”

Un exemplu de scrisoare de cerere este furnizat în Anexa 32.

Răspuns la scrisoarea de anchetă – o scrisoare de răspuns din partea unui potențial vânzător de bunuri (servicii) la o cerere potențial cumpărător bunuri (servicii).

În cazul în care vânzătorul este pregătit să îndeplinească toate condițiile cererii, acesta poate trimite imediat o ofertă de livrare. Cu toate acestea, este nevoie de timp pentru a pregăti o propunere de calitate, așa că este recomandat să fiți mai întâi de acord în principiu și apoi să trimiteți propunerea prin scrisoarea următoare.

Răspunsul la o solicitare comercială poate fi:

• – scrisoare de ofertă (ofertă), dacă vânzătorul poate satisface imediat cererea cumpărătorului;
• – o scrisoare de informare despre produs (servicii), dacă cumpărătorul a solicitat în mod expres informații despre produs;
• – refuzul de a lua în considerare cererea.

În acest din urmă caz, etica în afaceri presupune, în primul rând, să se exprime recunoștința pentru comandă, apoi să se explice motivele pentru care comanda nu poate fi acceptată și executată, de exemplu:

„Vă mulțumim pentru cererea dumneavoastră de livrare... Din păcate, din cauza... Comanda dumneavoastră nu poate fi acceptată cu titlu (executat)”;

„Vă mulțumim pentru solicitarea de livrare... Din păcate, produsul care vă interesează poate fi furnizat doar în condițiile...”;

„Vă mulțumim pentru solicitarea de livrare... Din păcate, produsul care vă interesează este posibil să nu fie livrat mai devreme... Vă rugăm să ne indicați acordul pentru modificarea termenului de livrare”.

Text standard de răspuns la o solicitare:

„După ce luați în considerare solicitarea dumneavoastră privind posibilitatea de a furniza 2000 de monitoare ASUS VX239H la Ekaterinburg în aprilie 2014, confirmăm disponibilitatea noastră de a furniza aceste produse în intervalul de timp specificat.”

Un exemplu de răspuns la o scrisoare de cerere este prezentat în Anexa 33.

Scrisoare de propunere (scrisoare de prezentare) – o scrisoare de afaceri trimisă unui potențial partener care oferă bunuri, servicii, cooperare etc. În activitățile comerciale, o astfel de scrisoare de ofertă se numește propunere sau ofertă comercială.

Oferta poate fi:

• – confirmarea scrisă a unui acord verbal la care sa ajuns anterior;
• – un răspuns la o scrisoare de solicitare trimisă anterior;
• - o propunere independentă, care este document de inițiativă. În acest caz, acționează ca o scrisoare de vânzare.

În primele două cazuri, propunerea este transmisă ca răspuns la o scrisoare de cerere sau ca urmare a unor acorduri preliminare, deci nu este proactivă. În consecință, primul rând al scrisorii indică motivația trimiterii propunerii.

Există mult mai multe elemente obligatorii într-o propunere comercială decât într-o cerere. Acestea includ date despre ambalare și etichetare, calitate, prețul mărfurilor, prețul de livrare, costul întregului lot, condițiile de plată. Este posibilă furnizarea de informații privind compensarea riscului în circumstanțe de forță majoră și condiții de arbitraj.

In activitatile comerciale exista oferte (oferte) gratuite si ferme. O ofertă gratuită este o ofertă pe care vânzătorul o poate refuza să o îndeplinească înainte de încheierea unui contract; nu obligă vânzătorul cu obligația de a vinde bunurile. Informații despre oferta gratuită sunt date în primul rând al textului (... vă facem o ofertă fără obligații din partea noastră). O ofertă fermă este una pe care vânzătorul nu are dreptul să o refuze până la o anumită dată.

O ofertă fermă este trimisă unui anumit cumpărător indicând termenii esențiali de livrare (cantitatea mărfurilor, calitatea, prețul mărfurilor etc.). O ofertă fermă obligă vânzătorul cu obligația de a vinde produsul oferit persoanei căreia i-l oferă, prin urmare un element obligatoriu al unei oferte ferme este să indice în ultimul rând perioada de valabilitate a ofertei, de exemplu: „ Oferta este valabilă până la...”. Niciun răspuns în timp fix echivalează cu refuzul de a accepta oferta.

Pentru a crea o scrisoare de propunere de înaltă calitate, trebuie să înțelegeți următoarele concepte:

• – acceptare – acceptarea unei oferte în condițiile vânzătorului;
• – în vrac – transport de mărfuri supradimensionate fără ambalaj;
• – în vrac – transportul lichidelor în cisterne sau cisterne fără ambalaj;
• – în vrac – transportul mărfurilor în vrac fără ambalaj.

Cei mai comuni definiții internaționale

conditii de plata:

• – ACC/ASS (ASOUNT/ASOUNT) – de la cont la cont;
• – V/C ( Factură Pentru colectare) – factura de încasare;
• – CBD (CASH BEFORE LIVRARE) – plata în numerar înainte de livrarea mărfurilor;
• – CD (CASH CONTRA DOCUMENTE) – plata cash contra documente;
• – CIA (CASH IN ADVANCE) – plata anticipată în numerar.

Oferta către partener conține informații detaliate specifice,

întrucât următorul pas poate fi încheierea unui acord, sau Informații generale, care este de fapt o propunere de începere a negocierilor.

Structura ofertei poate arăta astfel:

Partea 1. Introducere:

• - Salutari;
• – indicarea motivului pentru care se scrie scrisoarea.

În această parte a mesajului sunt folosite următoarele fraze:

„Ca răspuns la solicitarea dumneavoastră, vă informăm că...”;

„Ne bucurăm că doriți să stabiliți contacte de afaceri cu noi”;

„Suntem bucuroși să vă trimitem mostrele dorite și să vă oferim...”;

„Reprezentantul nostru, domnul N, ne va informa că sunteți interesat de produsele noastre...”;

"In conformitate cu cererea ta...";

„Confirmăm acordul nostru și vă informăm că putem livra...”;

„Partenerii noștri de afaceri (N) ne-au informat că sunteți interesat să includeți produsele noastre în gama dumneavoastră...”;

„Suntem gata să vă furnizăm produsele noastre și, prin urmare, vă trimitem cel mai recent catalog pentru referință.”

Partea 2. Partea principală:

• – răspuns la întrebările puse;
• - transmiterea sensului ofertă comercială(accent pe exclusivitatea produsului, dacă există puțini producători ai acestui produs; accent pe parametrii, diferențele produsului, dacă există mulți producători ai acestui produs; accent pe specificul activității companiei și al prestării de servicii, dacă există mulți producători ai acestui produs).

Expresii folosite:

„Suntem gata să vă facem o ofertă specială”;

„Vă oferim...”;

„Vă oferim ferm...”;

„În confirmarea acordului nostru, vă oferim...”;

„Atașat vă trimitem catalogul nostru cu cea mai recentă listă de prețuri”;

„Lista noastră detaliată de preț vă va convinge de bogăția sortimentului nostru”;

„Oferta noastră este valabilă până la...”;

„Prețurile includ costurile de ambalare și transport”;

„Livrăm în condițiile...”;

„Suntem gata să vă oferim o reducere...”;

„Vă rugăm să ne anunțați dacă sunteți de acord cu o achiziție de probă pentru testare”;

„Cu condiția ca prețurile la materiile prime să rămână neschimbate...”;

„Produsele noastre sunt foarte apreciate pentru...”.

– oferte suplimentare (accent pe tratamentul special al clientului).

Expresii folosite:

„Pentru a vă fi mai ușor să începeți această nouă tranzacție, vă vom oferi o reducere...% la prețurile de catalog”;

„Calitatea excelentă a produselor noastre a câștigat multă atenție în întreaga lume”;

„Aș dori să vă atrag atenția în special asupra posturilor...”;

„Modelul care se potrivește cel mai bine scopurilor dumneavoastră...”;

„Îți pot recomanda în special articolele (produsele) notate în lista de prețuri, deoarece au fost realizate...”;

„Ați putea cumpăra în mod profitabil un lot mare...”;

„După cum puteți vedea, prețurile noastre sunt competitive”;

„Suntem încrezători că calitatea produselor noastre va satisface toate așteptările dumneavoastră”;

„Oferim tuturor produselor noastre... o garanție de un an”;

„Produsele noastre sunt atent verificate pentru a asigura calitatea”;

„Am fi bucuroși să intrăm într-o relație de afaceri cu dumneavoastră și suntem încrezători că veți putea vinde cu succes produsele noastre în magazinul dumneavoastră”;

„Prima dumneavoastră comandă vă va asigura că ne străduim să îndeplinim toate dorințele clienților cu cea mai mare atenție.”

Partea 3. Finală:

– exprimarea recunoștinței pentru atenție și exprimarea speranței pentru cooperare.

Expresii folosite:

„Am fi foarte bucuroși să primim o comandă de la dumneavoastră în curând”;

„Dacă aveți întrebări în acest sens, ne puteți găsi la următoarele numere de telefon”;

„Dacă oferta noastră nu vă convine, vă vom fi recunoscători pentru că ne-ați informat despre motive”;

„La cererea dumneavoastră, vom fi bucuroși să vă oferim informații despre condițiile de livrare și de plată”;

„Vom fi bucuroși să vedem comanda dumneavoastră și să promitem o execuție rapidă și precisă.”

Textul standard al scrisorii de ofertă:

„Prezentăm atenției dumneavoastră un nou catalog, care include întreaga gamă de mobilier produs de compania noastră. De asemenea, trimitem o listă de prețuri care oferă reduceri semnificative clienților noștri obișnuiți. așa că vă recomandăm să plasați comanda în luna curentă.”

Un exemplu de scrisoare de ofertă este furnizat în Anexa 34.

Răspuns la scrisoarea de ofertă – o scrisoare de răspuns din partea unui potențial cumpărător de bunuri (servicii) la o ofertă a unui potențial vânzător de bunuri (servicii).

Eticheta de afaceri necesită un răspuns obligatoriu la o ofertă, chiar dacă nu o puteți accepta.

Răspunsul la o scrisoare de ofertă poate fi o scrisoare care confirmă acceptarea ofertei sau un refuz. Cumpărătorul poate să nu fie de acord doar cu unii dintre termenii ofertei, apoi poate trimite vânzătorului o contraofertă, care rezultă în corespondență comercială, în timpul căreia părțile fie ajung la un acord asupra tuturor condițiilor esențiale de livrare, fie refuză. pentru a incheia tranzactia. În funcție de situație, în răspunsul la scrisoarea de ofertă pot fi folosite următoarele expresii stabile:

„Vă mulțumim pentru ofertă și vă informăm că suntem gata să încheiem o afacere pe...”;

„Acceptăm oferta dumneavoastră pentru...”;

„Confirmăm disponibilitatea noastră de a încheia un acord pe...”;

„Vă mulțumim pentru ofertă, totuși nu suntem interesați să achiziționăm acest articol în acest moment.”

Text standard pentru răspunsul la o scrisoare de ofertă:

„Vă mulțumim pentru propunerea dumneavoastră de a furniza suplimentar transformatoare de curent pentru a completa panourile de comandă electrice. Cu toate acestea, considerăm că prețul pe care l-ați numit este prea mare. În plus, condițiile de plată, din păcate, sunt inacceptabile pentru noi. Suntem gata să revenim propunerilor dumneavoastră dacă considerați că este posibil să le faceți în consecință.”

Un exemplu de răspuns la o scrisoare de ofertă este furnizat în Anexa 35.

Scrisoare de cerere – o scrisoare de afaceri, al cărei scop este de a încuraja contrapartea să-și îndeplinească obligațiile în condițiile în care există încălcări ale acordurilor acceptate anterior.

Scrisorile de cerere au de obicei o structură complexă. Acestea prevăd termenii acordurilor cu referire la documente specifice, conturează esența situației actuale, formulează cerința necesității îndeplinirii obligațiilor și indică posibile sancțiuni în cazul neîndeplinirii acestor obligații.

Expresiile cheie din scrisorile de cerere pot fi:

„Solicităm urgent să efectuați (trimiteți, furnizați, transferați)...”;

„Solicităm ca obligațiile noastre să fie îndeplinite...”;

„Solicităm să implementați imediat...”, etc.

Sancțiunile posibile pot fi formulate după cum urmează:

„În caz contrar, vei fi supus penalităților...”;

„În caz contrar, cauza va fi transferată Curții de Arbitraj”;

„În caz contrar, nu suntem responsabili pentru consecințe...”, etc.

Un exemplu de răspuns la o scrisoare de cerere este prezentat în Anexa 36.

Scrisoarea de revendicare se întocmește pe antet. În prezent, nu există cerințe de reglementare pentru depunerea cererilor la nivel legislativ. Dar practica a dezvoltat următoarele recomandări pentru pregătirea și proiectarea sa.

• – temeiul depunerii unei reclamații (legatură la acordul încheiat între părți, scrisoare de garanție);
• - esenta, subiectul revendicarii. Trebuie indicat ce obligație a fost încălcată și în ce măsură (întârziere, calitate proastă etc.);
• – valabilitatea creanței (trimiteri la contracte, acte etc.), dovezi care indică trimiteri la documente de reglementare care servesc drept bază pentru satisfacerea cererii;
• – daune materiale și alte daune suferite de dumneavoastră;
• – acțiuni ale partenerului asupra creanței; cerințe specifice ale celui care face cererea (încetarea contractului, retur Bani, cerința de înlocuire a mărfurilor de calitate scăzută etc.) indicând intervalul de timp pentru îndeplinirea acestor cerințe;
• – acțiunile dumneavoastră dacă cererea nu este satisfăcută. Scrisoarea trebuie să conțină un avertisment cu privire la recursul ulterioar la autoritățile judiciare dacă cererea nu este satisfăcută.

Pentru a identifica în mod unic acest tip de scrisoare, este permisă desemnarea tipului de scrisoare pe document – ​​CLAIM.

Scrisoarea de revendicare (reclamație) trebuie să aibă un titlu al textului care să reflecte cerințele sale principale, de exemplu, „Cu privire la plata datoriilor și a penalităților” sau să conțină un link către acord, ai cărui termeni au fost încălcați, de exemplu, „Cu privire la creanță în temeiul contractului de închiriere din data de __________ Nr. ________”.

Scrisoarea de revendicare (reclamație) trebuie să conțină o notă care să indice prezența unui atașament care indică toate documentele atașate care confirmă valabilitatea revendicării. Scrisoarea stabilește o perioadă de examinare a acestei cereri, care, totuși, nu este definită de lege și, în practică, este de o lună. Forma de prezentare a textului trebuie să fie cât mai corectă pentru a păstra relațiile de afaceri și reputația partenerilor.

Scrisorile de revendicare sunt de obicei trimise destinatarului prin scrisoare recomandată cu o chitanță separată și o confirmare de livrare. Aceste documente sunt reținute de autorul cererii pentru o eventuală prezentare autorităților judiciare.

La întocmirea textului unei cereri, următoarele fraze sunt folosite ca bază pentru depunerea unei cereri:

„Vă trimitem o cerere pentru...”;

„Vă transmitem un proces verbal de examinare datat... Nu...., din care rezultă că...”;

„Clientul nostru vă face o reclamație (reclamație) cu privire la calitate...”;

„Facem o reclamație cu privire la calitatea mărfurilor...”;

„În baza unui act comercial, facem o cerere împotriva...”;

„În conformitate cu acordul... Ați încălcat clauza nr...”;

„S-a descoperit o lipsă de mărfuri în transportul de mărfuri...”;

„La acceptarea mărfurilor primite la (data) conform facturii nr.... s-a constatat un deficit...”;

„Spre marele nostru regret, vă informăm că...”;

„Din păcate, trebuie să vă informăm...”;

„Conform clauzei 4 din contract, trebuie să ne furnizați...”.

Următoarele expresii sunt folosite pentru a exprima cerințele:

„Intenționăm să cerem din partea dumneavoastră...”;

„Avem intenția să vă întrebăm...”;

„În conformitate cu cele de mai sus, vă solicităm...”;

„În legătură cu cele de mai sus, vi s-a aplicat o amendă pentru...”.

Pentru a descrie conținutul sancțiunilor se folosesc următoarele expresii:

„În caz de sustragere de la luarea măsurilor de soluționare a problemelor reflectate în plângere, cauza va fi transferată la Curtea de Arbitraj...”;

„...în caz contrar vei fi supus penalităților”;

„Refuzul de a îndeplini obligațiile care decurg din contract în legătură cu reclamația menționată...”.

Răspuns la o scrisoare de revendicare (reclamație) organizația trebuie să dea în termenul stabilit. În acest timp, trebuie să informați contrapartea în scris despre respingerea creanței sau despre acceptarea acesteia în vederea examinării. În cazul în care cererea este acceptată spre examinare, se va comunica termenul limită pentru luarea unei decizii cu privire la cererea sau măsurile specifice pentru satisfacerea acesteia. În cazul în care o cerere este respinsă, motivele refuzului sunt precizate cu referire la documentele care o pot justifica.

• – scrisori care oferă bunuri sau servicii;
• – scrisori de prezentare care conțin informații despre organizație.

În plus față de soiurile denumite, publicitatea folosește pe scară largă scrisori de informare, prospecte și buletine informative, a căror sarcină este de a furniza informații detaliate, uneori detaliate, despre bunuri și servicii. Aceste materiale nu sunt scrisori publicitare, dar împreună cu ele îndeplinesc o funcție de publicitate. Materiale promoționale, de regulă, sunt furnizate la cererea unei părți interesate care a primit informații primare despre organizație sau produs dintr-o scrisoare publicitară sau într-un alt mod.

• – scrisoarea publicitară să nu fie lungă și să nu depășească o pagină;
• – scrisoarea publicitară să fie concisă, clară, informativă; Nu trebuie să descrieți în detaliu organizația și bunurile sau serviciile oferite, dar este necesar să subliniați doar diferența dintre organizația dvs. și ceilalți, produsele dumneavoastră față de cele ale altor furnizori;
• – nu este cazul să exagerați meritele organizației dumneavoastră, deoarece orice informație poate fi întotdeauna verificată;
• – bunurile sau serviciile oferite nu trebuie impuse; repetarea repetată a unei propoziții, deși în versiuni diferite, poate înstrăina corespondentul;
• – scrisoarea de publicitate reprezinta firma dumneavoastra, firma, deci trebuie intocmita pe antet cu toate detaliile necesare scrisorii.

• 3. Prezentarea produsului (mărfurilor) și enumerarea principalelor avantaje ale acestuia.
• 4. Lista de condiții suplimentare sau conexe.
• 5. Propunere specifică de cooperare (comerț cu ridicata sau cu amănuntul, oferta de servicii etc.).
• 6. Exprimarea disponibilitatii de a furniza mostre de bunuri, informatii detaliate despre bunuri sau servicii si de a raspunde la toate intrebarile pe care le poate avea un potential consumator.
• 7. Expresie standard care exprimă speranța pentru cooperare.
• 8. Semnătura (funcție, prenume, inițiale).

În cazurile în care scrisoarea reprezintă o organizație, structura acesteia poate arăta astfel:

• 1. Adresa către destinatar („Stimați domni!” sau „Stimați colegi!”).
• 2. Scurtă prezentare a organizației și a naturii activităților acesteia.
• 3. Descrierea principalelor activități ale organizației, avantajele acesteia în comparație cu alte organizații care oferă bunuri sau servicii similare.
• 4. O propunere specifică de cooperare.
• 5. Exprimarea disponibilității de a furniza orice informație de interes despre organizație și de a răspunde la toate întrebările.
• 6. Expresie standard care exprimă speranța pentru cooperare.

Pentru a avea un impact mai puternic asupra unui potențial partener, este necesar ca o scrisoare de publicitate pentru bunuri și servicii să fie semnată cel puțin de șeful departamentului, iar scrisorile reprezentând organizația de către șeful organizației sau adjunctul acestuia.

La înregistrare scrisori publicitare trebuie să te ții de reguli generale designul scrisorilor de afaceri, dar pentru a atrage atenția asupra scrisorii, este permisă utilizarea unei game mai largi de design de text, cum ar fi evidențierea celor mai importante fragmente de text.

Asa de, management modern cere fiecărui manager și lider să aibă capacitatea de a scrie texte de afaceri cel mai diverse direcții. Ar putea fi ca și cum ai compune scrisori comercialeși propuneri de afaceri, precum și pregătirea scrisorilor de felicitare și mulțumiri. Succesul tuturor activităților de management și comerciale va depinde direct de redactarea unora dintre aceste documente. În acest sens, abilitățile practice scrise în elaborarea scrisorilor de afaceri, indiferent de focalizarea tematică a textului, sunt solicitate în munca de zi cu zi de aproape orice specialist, inclusiv de manageri la toate nivelurile, șefi de departamente ale companiei, specialiști în publicitate, asistenți personali ai managerilor, precum și toți angajații de birou.