Profesia de asistent manager este semnificativă pentru managementul producției. Specialistul se ocupă de probleme organizatorice în domeniul coordonării activităților unei entități de afaceri. Responsabilitățile sale de serviciu sunt contradictorii și ambigue. Acestea sunt stabilite de către conducătorul companiei la fiecare întreprindere în mod individual, ținând cont de specificul activităților acesteia, de puterile echipei de conducere și de dorințele acestora.

Asistent manager de profesie

Responsabilitățile unui specialist sunt adesea confundate cu responsabilitățile unui secretar sau director de birou. Cu toate acestea, de fapt, acestea sunt specialități diferite, care implică drepturi, responsabilități diferite și o listă de cazuri.

Asistentul managerului este responsabil activitati organizatorice companiilor. Responsabilitățile sale includ și coordonarea întâlnirilor cu partenerii și clienții. Directorul are dreptul de a atribui o parte din atribuțiile sale salariatului, cu condiția ca acestea să fie atribuite acestuia prin documentație administrativă. Responsabilitatile locului de munca Se așteaptă ca asistentul managerului să efectueze următoarea listă de lucrări:

  • programarea întâlnirilor;
  • organizare de călătorii de afaceri;
  • documente;
  • avizarea sau semnarea documentației de competența sa;
  • asigurarea unui climat normal în echipă;
  • conducerea convorbirilor telefonice;
  • achiziționarea de articole de papetărie;
  • Negociere.

Responsabilități standard

Fișa postului unui asistent manager include o listă de sarcini standard pe care angajatul trebuie să le îndeplinească. Acestea sunt legate de organizarea muncii de birou a unei entități comerciale. Domeniul de activitate al angajatului poate fi redus la rezolvarea problemelor documentare care sunt relevante doar pentru echipa de conducere a companiei.

Există întotdeauna ambiguitate în contractul de muncă al unui asistent manager, deoarece nu este reglementat clar care sunt sarcinile exacte ale lucrătorului.

Este format dintr-o înregistrare pe care trebuie să o execute nu numai responsabilități profesionale, dar și instrucțiuni personale de la conducere. La unele întreprinderi, specialiștii îi coordonează activitățile, întocmesc un plan de lucru, creează întâlniri pentru primirea vizitatorilor, întocmesc programe de întâlnire, reamintesc directorului despre evenimente și necesitatea unor activități specifice și, de asemenea, întocmesc un plan de lucru pentru el. Atribuțiile asistentului pot include și corespondența în numele companiei, desfășurarea convorbirilor telefonice în interesul entității comerciale, precum și căutarea de informații la cererea directorilor.

Obligații suplimentare

Când aplicați pentru un post de asistent manager, nu trebuie să vă așteptați ca lista de responsabilități să se limiteze la set standard discutat la interviu. Specialistul trebuie să înțeleagă specificul profesiei și să fie gata să-și asume orice obligații conform instrucțiunilor conducerii. Implementarea lor poate necesita cunoștințe și calificări suplimentare și poate implica chiar și muncă fizică, ceea ce este important în contextul prevenirii sau eliminării situațiilor de urgență.

Cerințe pentru un specialist și responsabilitățile sale de muncă

Asistentul poate fi însărcinat cu monitorizarea stării de protecție a muncii la întreprindere și a respectării regulilor Siguranța privind incendiile angajati. Pentru a face față unor astfel de sarcini, va trebui să urmeze o pregătire suplimentară.

Citeste si: Descrierea postului pentru operator benzinarie

Cunoștințele de limbi străine ale asistentului managerului sunt binevenite, pe care le poate aplica în timpul negocierilor. Acestea sunt adesea de natură confidențială, drept urmare conducerea nu dorește să recurgă la serviciile unui traducător terță parte pentru a nu dezvălui informații. În astfel de situații, asistentul va trebui să însoțească managerul în călătorii de afaceri, pe care cel mai adesea va trebui să le organizeze singur. El va fi responsabil pentru rezolvarea tuturor problemelor de zi cu zi privind achiziționarea de bilete, combustibil, comanda unui taxi și înregistrarea unui hotel. De asemenea, va trebui să rezolve toate problemele documentare și problemele de a trăi într-un alt oraș sau țară.

Cerințe profesionale

Cerințele pentru un specialist sunt formate în conformitate cu ideea conducerii despre profesie.

Cel mai adesea este considerat ca poziție de conducere cu potențial de începere a carierei. Directorul, dorind să vadă un specialist competent în asistentul său, va căuta o persoană cu experiență în activitati de management si in administratie. În întreprinderile mari, conducerea selectează un asistent care are cunoștințe în domeniul juridic.

Responsabilitati functionale

Pentru a îndeplini sarcinile încredințate în mod eficient, specialistul trebuie să aibă abilități de lucru cu programe de birou, să fie alfabetizat și să fie capabil să tasteze rapid texte. Cunoașterea limbilor străine și a programelor de calculator sunt binevenite, care pot fi utile sau chiar necesare în asistarea activităților echipei de conducere a companiei.

Funcțiile unui asistent manager pot include menținerea corespondenței și organizarea fluxului de documente, ceea ce îl obligă să cunoască elementele de bază ale etichetei utilizate în condițiile de afaceri și procedurile de birou. Pentru a negocia, este important să cunoașteți legislația actuală și să fiți fluent în vorbire.

Cerințele de bază pentru un specialist pot fi completate de manager în conformitate cu specificul activităților companiei și cu înțelegerea personală a nuanțelor muncii specialistului. Solicitantului i se poate cere să urmeze cursuri de pregătire avansată sau să aibă o educație în afaceri.

Calitati personale

Specificul postului determină cerințele pentru calitățile personale ale proprietarului său. Specialistul operează sub management direct angajatorul, drept urmare el va trebui să fie primul care să-și suporte furia, exprimată prin nemulțumire față de rezultatul nu numai al muncii prestate personal, ci și al activităților angajaților aflați sub comanda sa. Pentru a percepe în mod normal situațiile conflictuale, trebuie să ai o asemenea calitate ca rezistența la stres.

Cerințe pentru cunoștințe de specialitate

Cel mai probabil, conducerea se va strădui să-și transfere o serie de responsabilități către un asistent, așa că trebuie să fii pregătit pentru multitasking, care implică o analiză paralelă de înaltă calitate și competentă și rezolvarea mai multor sarcini. Angajatul trebuie să fie pregătit pentru faptul că deseori vor depăși sfera cooperării în afaceri.

Asistent manager este o funcție administrativă responsabilă asociată cu acordarea de diverse tipuri de asistență șefului întreprinderii, inclusiv economică, juridică și tehnică.

De fapt, un asistent manager este o secretară, un specialist în informatică, un lucrător în resurse umane, un avocat și un economist. Niciun manager nu se poate lipsi de un prim asistent, gata să vină în ajutor în momentele cele mai nefavorabile pentru afaceri, să livreze documentele uitate la timp, să reamintească despre o întâlnire importantă, să asculte și să sfătuiască în luarea deciziei corecte.

Relevanța și perspectivele de dezvoltare a acestei poziții

Datorită conexiunilor tot mai mari dintre întreprinderi, utilizării active în viața de zi cu zi și în muncă și nevoia de a fi în permanență în contact cu partenerii de afaceri, mulți antreprenori sunt nevoiți să achiziționeze asistenți.

Postul de asistent este extrem de relevant în lumea modernă. După ce a evoluat dintr-o secretară obișnuită care servește ceai și răspunde la apeluri, această profesie asociată în prezent cu o mare responsabilitate și prezența anumitor cunoștințe.

Țineți această poziție nu doar responsabil, ci și foarte promițător, deoarece după ce șeful pleacă pentru o promovare, există posibilitatea de a-și obține locul. Experiența practică și teoretică acumulată în calitate de asistent va fi cea mai bună recomandare pentru conducerea superioară și te va ajuta să avansezi bine în carieră.

Avantajele și dezavantajele lucrului ca asistent

Postul de asistent executiv are atât avantaje, cât și dezavantaje.

LA aspecte pozitive posturile ocupate includ:

  • apropierea de superiori;
  • acces constant la informații actualizate;
  • posibilitatea de a fi puțin mai mare decât alți angajați ai companiei;
  • oportunitatea de a întâlni oameni interesanți, de a face noi cunoștințe utile;
  • lucrează într-un mediu confortabil.

Laturile negative Atribuțiile unui asistent manager sunt:

  • călătorii frecvente de afaceri;
  • program de lucru neregulat;
  • a fi într-o situație stresantă;
  • căderi emoționale ale superiorilor;
  • nevoia de a renunța la viața personală de dragul carierei și al muncii.

Un asistent manager trebuie să aibă o rezistență crescută la stres. Managerii nu pot face față întotdeauna emoțiilor care apar după o zi proastă la serviciu, motiv pentru care asistenții lor cad adesea sub mâna fierbinte.

Dacă nu ați înregistrat încă o organizație, atunci calea cea mai usoara Acest lucru se poate face folosind servicii online care vă vor ajuta să generați gratuit toate documentele necesare: Dacă aveți deja o organizație și vă gândiți cum să simplificați și să automatizați contabilitatea și raportarea, atunci următoarele servicii online vor veni în ajutor și va înlocui complet un contabil la întreprinderea dumneavoastră și va economisi o mulțime de bani și timp. Toate rapoartele sunt generate automat și semnate semnatura electronicași este trimis automat online. Este ideal pentru antreprenorii individuali sau SRL-uri pe sistemul fiscal simplificat, UTII, PSN, TS, OSNO.
Totul se întâmplă în câteva clicuri, fără cozi și stres. Încearcă-l și vei fi surprins ce usor a devenit!

Cerințe pentru candidații pentru acest post

Bun ajutor trebuie avut cunoștințe într-o varietate de domenii. Cel mai adesea, această funcție este ocupată de specialiști în domeniul selecției personalului, persoane cu studii juridice, economice, tehnice și umanitare.

Este extrem de important ca un asistent manager să aibă așa ceva calitati, Cum:

  • abilități de comunicare;
  • încredere în sine;
  • capacitatea de a răspunde rapid la circumstanțe în schimbare;
  • vorbirea corectă;
  • o anumită rigiditate;
  • poziție de viață fermă.

Dacă vorbim de o întreprindere din domeniul construcțiilor, tehnologic sau alte domenii specifice, asistentul managerului trebuie să aibă cunoștințe și aptitudini deosebite. La alegerea unui asistent, se acordă o atenție deosebită cunoștințelor de limbi străine ale candidatului și abilităților de utilizare a programelor de calculator.

Responsabilitatile locului de munca

trebuie sa:

Poziția unui asistent este una variată; nu te poți aștepta să stai la birou și să tipărești ocazional actele necesare.

Drepturi și responsabilități

are dreptul de a să semneze documente în numele managerului, dacă aceasta se referă la atribuțiile acestuia. În plus, o persoană care îndeplinește atribuțiile de asistent are dreptul să studieze documente legate de atribuțiile sale oficiale, precum și să primească informații pentru implementarea calitativă a acestora. Dacă este necesar, are dreptul să trimită autorităților și structurilor relevante cereri legate de primirea documentelor de lucru.

Unul dintre cele mai importante drepturi ale unui asistent este capacitatea de a cere conducerii să îi creeze condiții de lucru adecvate:

  • asigurarea unui loc de muncă;
  • dotarea locului de muncă cu computer, fax, imprimantă și scaner;
  • furnizarea de scris și alte materiale necesare pentru lucru.
responsabil pentru îndeplinirea neglijentă sau de calitate insuficientă a sarcinilor sale de serviciu. În cazul constatării unor infracțiuni, asistentul poartă răspundere administrativă, penală și civilă. Atunci când sunt cauzate pierderi materiale, asistentul este obligat să poarte responsabilitatea în conformitate cu normele de muncă și legislația civilă a Federației Ruse.

Caracteristici ale designului CV-ului

Aplicarea pentru postul de Asistent Manager trebuie să specificațiîn CV-ul trimis directorului organizației:

Când scrieți un CV, este necesar să indicați în mod discret prezența abilităților de comunicare, lipsa de emoții despre un ton ridicat și disponibilitatea pentru orele de lucru neregulate.

Caracteristicile muncii în diverse domenii de activitate

În sala de primire publică a deputatului

Asistent adjunct pur și simplu trebuie să fie extrem de sociabil. În plus, trebuie să cunoască numele, prenumele și numerele de telefon ale tuturor activiștilor care locuiesc în incinta, raionul, raionul al cărui șef este deputat.

Deputatul ar trebui să aibă propria bază de alegători, precum și o listă cu problemele din district care trebuie rezolvate. Asistentul ar trebui să cunoască cât mai multe persoane posibil oameni utili, fii pregătit să răspunzi la întrebările presei și ale publicului, să conduci și să organizezi negocieri.

Asistentul unui deputat trebuie să aibă cunoștințe juridice, să aibă o educație umanistă și o aptitudine pentru psihologie. Ar trebui să vă pregătiți din timp pentru un program de lucru neregulat și fără zile libere.

Departamentul de Resurse Umane

Responsabilitățile asistentului șef al departamentului de resurse umane includ pregătirea, transmiterea, tipărirea documentelor, preluarea apelurilor primite și menținerea documentatie de lucru. Beneficiile postului sunt un program de lucru standardizat.

Departamentul de vanzari

Un asistent al șefului departamentului de vânzări trebuie să stăpânească elementele de bază ale meșteșugului comercial, să poată găsi cumpărători și furnizori, să comunice cu clienții și alți antreprenori implicați în sectorul comercial.

Principalele calități sunt abilitățile de comunicare și rezistența la stres.

Director artistic

Un director artistic asistent trebuie să aibă gusturi artistice, abilități de comunicare cu artiștii și personalitățile culturale, capacitatea de a gestiona documentația și de a organiza prezentări, expoziții și diverse tipuri de comunicate de presă.

Poziția este potrivită doar pentru persoane cu înclinații artistice și o mentalitate umanitară.

Avantajele și dezavantajele lucrului ca asistent personal la un director sunt descrise în următorul videoclip:

În acest articol ne vom uita la responsabilitățile postului unui asistent personal. Vă vom spune ce calități sunt necesare pentru a face față cu succes acestui job.

Materiale conexe:

Cine este asistentul personal al unui executiv?

Postul de asistent manager piata ruseasca travaliul a apărut relativ recent. Pe baza responsabilităţilor postului, se poate rezuma că asistent personal - la fel ca secretara managerului, dar cu responsabilități extinse.

Faptul este că munca unui asistent personal nu se limitează doar la îndatoririle unui secretar: acestea includ, de exemplu, responsabilitățile pentru planificarea programului managerului, organizarea de evenimente și desfășurarea convorbirilor telefonice. Putem spune că principala datorie a unui asistent personal este să elibereze managerul de sarcina de muncă. Adică, angajatul personal este cel care face cea mai mare parte a muncii managerului. Desigur, fiecare șef determină cadrul individual. Există chiar și cazuri când asistentul managerului îl înlocuiește efectiv pe șeful. În cele mai multe cazuri, gama de responsabilități ale unui asistent personal, consacrate în Descrierea postului, semnificativ mai puțin decât în ​​practică.

Responsabilitatile locului de munca

Responsabilitățile postului unui asistent manager sunt reglementate de standarde profesionale. Acest document conține o listă de responsabilități pentru astfel de angajați precum secretarul asistent și secretarul managerului. Se știe că respectarea standardelor profesionale în companiile care nu sunt municipale și de stat nu este obligatorie. Cu toate acestea, recomandările cuprinse în această documentație sunt reflectate în fișa postului de secretariat în companii private.

Fișa postului unui asistent manager, ținând cont de cerințele standardului profesional

Descărcați documentul complet

Standardul profesional nu conține o astfel de profesie ca asistent personal. Cu toate acestea, responsabilitățile sale de serviciu se reflectă cel mai pe deplin în standardul profesional pentru secretarul managerului. În primul rând, acestea sunt împărțite în 2 părți:

  1. Suport organizatoric pentru activitatile managerului.
  2. Suport documentar pentru activitățile șefului organizației.

Sprijinul organizatoric consta in:

  • formarea unui plan de zi de lucru pentru secretarul managerului;
  • organizarea apelurilor de la manager;
  • pregătirea și deservirea diverselor evenimente: întâlniri, întâlniri de afaceri, întâlniri;
  • monitorizarea executării comenzilor;
  • organizarea si mentinerea unui spatiu de lucru functional in zona de receptie si biroul managerului.

Aceste funcții de asistent executiv sunt cunoscute și sub denumirea de suport administrativ, deoarece în îndeplinirea lor, secretarul realizează de fapt o activitate administrativă.

Harta mentală a organizării unei călătorii de afaceri pentru un director

Cum să faci și să folosești o hartă

Suportul de documentare include pregătirea și execuția:

  • documente organizatorice;
  • documentatia de management;
  • organizarea muncii cu documente;
  • prelucrarea cazurilor pentru depozitarea ulterioară.

Să remarcăm că un asistent manager, ale cărui responsabilități coincid cu cele enumerate mai sus, este adesea forțat să îndeplinească o serie de sarcini personale. Este recomandat să determinați această gamă de responsabilități direct la angajare.

Calitățile personale ale unui asistent manager

Sarcinile unui asistent executiv nu sunt ușoare. Prin urmare, angajatul trebuie să fie cât mai pregătit să le ducă la îndeplinire, atât psihic, cât și fizic. Să ne uităm la cele mai importante calități personale pe care ar trebui să le aibă un asistent personal.

Rezistență la stres. Această calitate este obligatorie datorită volumului mare de muncă și responsabilităților unui asistent personal. Doar o minte rece și capacitatea de a nu reacționa la stimuli externi sau la modul de lucru de urgență îl vor ajuta pe asistentul personal să nu-și piardă puterea chiar la începutul zilei de lucru.

Abilități de comunicare. Se știe că zona de recepție a managerului nu este niciodată liniștită: există mereu vizitatori care așteaptă acolo, sau telefonul sună. Și asistentul managerului este cel care este obligat să comunice cu fiecare persoană care dorește să aibă o audiență cu managerul. În același timp, fiecare are întrebări, obiective și stări diferite și trebuie să găsiți răspunsuri la toate. limbaj reciprocși să le câștige încrederea. Fiți siguri că managerul dvs. este puțin probabil să fie fericit dacă un client supărat intră în biroul lui. Prin urmare, în acest caz, sarcina asistentului personal va fi prevenirea situatii similare, ceea ce este imposibil în absența abilităților de comunicare. Principalul lucru este că sociabilitatea nu se transformă în vorbăreț.

Greșeli și prostii ale unui asistent pe care managerul le va observa cu siguranță


Alte greșeli și modalități de a le evita

Atenție. Această calitate este de mare importanță atunci când lucrați cu documente. Un asistent personal trebuie să fie capabil să evalueze la prima vedere corectitudinea proiectării și pregătirii unui anumit document. Mai mult, motivul principal al erorilor în documente este neatenția.

Memorie. Se știe că lucrul cu documente este asociat cu un număr mare de reglementări și legi, pe care un asistent personal trebuie să le cunoască. În plus, în fiecare zi recepția primește un numar mare de apeluri care nu trebuie uitate. De asemenea, este necesar să ne amintim numele tuturor partenerilor importanți, informații despre starea actuală a lucrurilor etc. Toate acestea necesită ca secretara să aibă o memorie bună și capacitatea de a lucra rapid cu informații.

Ce calități sunt importante pentru asistenți: din punctul de vedere al managerilor și al asistenților înșiși

Ce fel de asistenti si secretare cauta managerii?

În plus, un asistent eficient trebuie să fie proactiv și să aibă inteligență emoțională dezvoltată. Inteligența emoțională scăzută pentru un asistent executiv este o contraindicație pentru acest job. Prin urmare, trebuie pur și simplu să vă înțelegeți emoțiile și să le puteți gestiona, precum și să înțelegeți emoțiile celorlalți.

Verificați dacă ați dezvoltat inteligență emoțională

Una dintre calitățile importante pentru un manager într-un asistent este proactivitatea. Un astfel de asistent ia inițiativa. El calculează cu un pas înainte, pregătește opțiuni de rezervă, clarifică Informații suplimentareși detalii, pune întrebări, ia decizii. Un ajutor proactiv are trei abilități importante: curiozitate, responsabilitate și creativitate.

Testează cât de curios ești

Descărcați și faceți testul

Calitățile profesionale ale unui asistent manager

Calitate profesionala, necesare în munca unui asistent personal al unui executiv, alcătuiesc o listă impresionantă. Pentru a le determina, puteți utiliza și standardul profesional, care afișează clar ce abilități sunt necesare pentru a îndeplini anumite responsabilități ale postului. Astfel, pentru a realiza suport organizatoric pentru activitatile unui manager, un asistent personal trebuie sa aiba multe calitati profesionale.

  1. Înțelegeți specificul activitati de productie organizatii:
    • specificul industriei;
    • modele de interacțiune între organizație și mediul extern.
  2. Să poată comunica cu conducerea organizației și departamentele acesteia.
  3. Cunoașterea metodelor de organizare științifică a muncii;
    • funcții de autogestionare;
    • principii și reguli de planificare a timpului de lucru;
  4. Să fii capabil să-ți stabilești obiective. Bazele planificarii.
  5. Cunoașteți principiile stabilirii priorităților.

Cum să vă determinați prioritățile de dezvoltare

Principala resursă a oricărei organizații sunt angajații săi. Ei sunt cei care contribuie la creșterea și prosperitatea producției. Șefii competenți își prețuiesc angajații. Printre alte funcții semnificative, se remarcă în special asistentul managerului. Responsabilitățile și importanța cărora sunt greu de supraestimat. Acesta este mâna dreaptă și consilierul principal, organizatorul de evenimente și coordonatorul întâlnirii. Fără un asistent bun, va fi foarte dificil pentru un manager de top să gestioneze o întreprindere.

Caracteristici distinctive și specificul activităților asistentului

Nu există nicio funcție care ar fi la fel de contradictorie și ambiguă în cerințele sale ca un asistent manager. Responsabilitățile angajaților implicați în acest tip de activitate includ destul de multe elemente. În plus, asistenții personali sunt adesea confundați cu secretarele sau directorii de birou. Deși sunt asemănătoare, sunt tipuri diferite Activități.

Responsabilitatile functionale ale asistentului managerului:

  • Asigurarea zilei de lucru a sefului - program, intalniri, semnare documente si deplasari de afaceri;
  • asigurarea unui loc de muncă confortabil pentru un manager de top - având grijă de microclimatul, curățenia și confortul spațiilor;
  • lucrul cu documentele managerului, în special cu scrisorile și apelurile primite;
  • asigurarea confortului psihologic superiorilor;
  • desfășurarea negocierilor inițiale;
  • traducere;
  • asigurarea managementului papetăriei etc.

Această listă este mult mai largă decât atât sarcinile de secretariat, cât și cele administrative. Cu toate acestea, specificul cu care se confruntă un angajat în funcția de „asistent personal al managerului”, responsabilitățile și nuanțele activității vor fi diferite pentru diferiți angajatori.

Se întâmplă că aceasta este în principal muncă de secretariat. Sau asistentul este ocupat doar să asigure confortul și ordinea șefului. Unii asistenți sunt adjuncți cu drepturi depline și au propriii angajați în subordine.

Solicitări profesionale ale angajatorului pentru un candidat pentru postul de „asistent manager”, responsabilități și cerințe educaționale

Cerințele pentru educația de bază și experiența de lucru vor varia, în funcție de opiniile managementului. Cel mai adesea, acest post vacant este considerat unul de început într-o carieră. Cu toate acestea, un manager de top serios va căuta o persoană cu o anumită experiență profesională și de viață ca asistent.

Cerința minimă este studii medii de specialitate legate de administrație sau jurisprudență. În plus, angajatorii se așteaptă la următoarele calități profesionale de la solicitanți:

  • capacitatea de a lucra în toate programele de birou;
  • viteză mare de imprimare;
  • alfabetizare;
  • cunoștințe de cel puțin unul limbă străină, cel mai adesea engleză;
  • cunoașterea elementelor de bază ale programării și a programelor de calculator non-standard;
  • capacitatea de a efectua munca de birou și corespondența în conformitate cu cerințele de reglementare;
  • cunoașterea elementelor de bază ale legislației în vigoare;
  • discurs competent, susținut.

Acestea sunt cerințele minime pentru un candidat pentru postul de „asistent personal al managerului”. Responsabilitățile pot fi, de asemenea, completate, în funcție de sfera organizației. La unele întreprinderi condiție prealabilă Admiterea la o astfel de muncă este considerată a include studii specializate sau conexe. În plus, educația suplimentară în afaceri sau cursurile de formare avansată sunt considerate un mare plus.

Cerințe pentru trăsăturile personale ale unui asistent

Pe lângă cele profesionale, asistenții managerilor de top trebuie să îndeplinească o serie de cerințe personale. Specificul postului de „asistent manager”, îndatoririle și trăsăturile muncii necesită un caracter special.

În primul rând, aceasta:

  • rezistență la stres - la urma urmei, asistentul trebuie să fie deseori primul care suportă furia superiorilor săi și ascultă nemulțumirile subordonaților săi;
  • multitasking – capacitatea de a face mai multe lucruri în același timp – este cea mai valoroasă calitate a unui bun asistent;
  • gândire pozitivă - fără această trăsătură de caracter, un asistent manager nu va putea face față unor responsabilități suplimentare, deoarece activitățile sale depășesc adesea sfera cooperării standard de afaceri;
  • capacitate ridicată de învățare - dorința de a învăța lucruri noi și de a înțelege bine procesul de lucru ar trebui să fie prezentă în fiecare asistent bun.

Acestea sunt doar trăsăturile de bază ale caracterului de care fiecare asistent manager are nevoie pentru a avea succes. activitate profesională. Dar cea mai importantă cerință personală este ca temperamentul și caracteristicile comportamentale ale șefului și asistentului să nu fie disonante, ci să se completeze în mod ideal.

Responsabilitățile generale ale unui asistent manager

Asistentul lucrează direct cu conducerea organizației, îndeplinind atât sarcini personale, cât și sarcini profesionale. Acestea includ de obicei:

  • menținerea evidențelor managerului și, în unele cazuri, a întregii organizații. Pe intreprinderi individuale asistenții gestionează secretariatul organizației;
  • coordonarea activitatilor de management. Intocmirea de programe pentru intalnirile de afaceri, reamintirea superiorilor despre evenimente si activitati de diferite tipuri;
  • efectuarea corespondenței în numele organizației;
  • primirea și redistribuirea apelurilor telefonice primite;
  • oferind managerului toate informațiile necesare la cerere.

Responsabilități suplimentare ale unui asistent la șeful unei organizații

Un asistent personal al unui executiv cu responsabilități și funcții suplimentare este cel mai frecvent post vacant pentru acest domeniu de activitate. Cel mai adesea, conducerea caută un angajat destul de multifațetat, capabil să-și extindă responsabilitățile.

Cele mai frecvente responsabilități suplimentare sunt:

  • traducere dintr-o limbă străină, inclusiv în timpul negocierilor. Managementul nu poate avea întotdeauna încredere deplină în lucrătorii terți, iar aici cunoașterea cel puțin a limbii engleze este foarte utilă;
  • organizarea de excursii pentru manager si insotirea acestuia in excursii. Astfel de activități presupun că asistentul se va ocupa de toate aspectele cotidiene: mișcare, comanda unui taxi și hotel, organizarea meselor și a documentelor;
  • însoțirea superiorilor la evenimente de protocol;
  • servicii casnice.

Această listă este departe de a fi completă. Cel mai adesea, este destul de dificil să răspunzi fără ambiguitate la întrebarea care sunt responsabilitățile unui asistent manager? Această activitate este foarte diversă. Fiecare șef își face propriile cerințe, principalul lucru este să se asigure că toate sunt în limitele legii.

Programul de lucru al unui asistent personal

Una dintre principalele caracteristici ale acestei activități este dependența programului de lucru al angajatului de management. Desigur, ziua de lucru standard este de opt ore. De fapt, asistenții își compară regimul cu superiorii lor.

Această „încețoșare” a orelor de lucru și necesitatea de a menține mereu contactul cu conducerea, descurajează adesea absolvenții de la aceste posturi vacante. De fapt, nu trebuie să lucrezi mai mult decât în ​​orice alt loc. Este doar că timpul pentru odihnă și munca devine inconsecventă.

Descrierea postului pentru asistent manager

Structura postului de „asistent manager”, responsabilitățile, cerințele pentru educație și experiență în muncă trebuie specificate în fișa postului. Acesta este un document care asigură transparența cerințelor managementului și un control ușor asupra îndeplinirii sarcinilor angajaților.

Fișa postului este de natură normativă și obligatorie. Acest document descrie toate complexitățile muncii unui asistent manager. Acesta este practic un ghid de acțiune. Documentul include nu numai îndatoriri, ci și drepturi, responsabilități și caracteristici ale soluționării conflictelor de muncă.

Datorita caracterului specific al activitatilor unui asistent manager, trebuie avuta in vedere intocmirea fisei postului acestuia atentie speciala. Este imperativ să precizați specificul postului, nuanțele organizării muncii și timpului de odihnă și compensarea orelor suplimentare.

Este necesar să se distingă fișa postului unui asistent de același document pentru postul de „asistent manager de proiect”. Îndatoririle acestuia din urmă sunt adesea temporare, ca și munca în sine.

În plus, fișa postului trebuie să menționeze clar titlul postului. Cel mai adesea ele indică „secretar”, „secretar referent”, „șef de direcție”. Vă rugăm să vă asigurați că această intrare este în conformitate cu actuala reguliși era relevantă.

Ce să includeți într-un CV de asistent executiv

Poziția de asistent personal este un început excelent pentru cariera unui absolvent. Astfel, puteți obține primul loc de muncă și obține un incomparabil experienta profesionala. Cu toate acestea, chiar și pentru candidații cu experiență, acest post vacant poate părea interesant. Mai ales dacă intenționați să vă schimbați domeniul de activitate.

Cunoscând principalele responsabilități ale unui asistent manager, nu este dificil să creezi un CV. Acest document presupune că ați citit partea teoretică a întrebării și sunteți gata să începeți. Studiați cu atenție cerințele pentru solicitant și începeți să scrieți textul.

Date care trebuie indicate în CV pentru postul de „asistent” sau „asistent personal al managerului”:

  1. Nume complet, prenume si patronim, in CV pt companie straina Doar primele două sunt acceptabile.
  2. Statusul familiei. Acesta este un element obligatoriu - postul de asistent implică adesea un program de lucru neregulat. Trebuie să fii sigur că un astfel de program nu va afecta negativ responsabilitățile familiale.
  3. Educaţie. Listate în ordine cronologică. Dacă încă studiați, asigurați-vă că notați cât timp va dura să fie finalizat. Adesea, angajatorii preiau studenți din ultimul an ca asistenți, iar ulterior avansare în carieră. Aici, indicați cunoștințele dvs. despre o limbă străină și nivelul de competență în aceasta.
  4. Experienţă. Punct de la ultimul. Dacă nu există încă unul, atunci enumerați proiectele dvs. de voluntariat, participarea la activități sociale sau sindicatele, practici educaționaleși alte activități adecvate. Dacă nu puteți furniza nimic, luați o referință de la departamentul de absolvire și scrieți că sunteți gata să o furnizați.
  5. Caracteristici personale. Oferă-ți cea mai sinceră evaluare posibilă. Descrieți-vă personajul din punctul de vedere al psihologiei clasice și asigurați-vă că vă observați punctele forte și punctele slabe.
  6. Informații suplimentare. Aici ar trebui să scrieți de ce angajatorul ar trebui să vă aleagă pe dvs. față de alți solicitanți. De asemenea, asigurați-vă că includeți abilități suplimentare, cum ar fi deținerea unui permis de conducere. Tot în acest moment va fi util să scrieți despre disponibilitate educatie suplimentara, cursuri de perfectionare, educatie in afaceri.
  7. Contacte. Lăsați cât mai multe moduri de a vă contacta: telefon mobil și telefon fix, abordare E-mail, Skype, link către pagina în rețea socială. Furnizați numai informații actuale.

Un CV scris corect nu va trece neobservat de angajator.

Responsabilitatile asistentului sef de departament

De obicei, cei care caută un loc de muncă caută un loc de muncă ca asistent personal al unui director. Dar este mai ușor să începi să avansezi în această nișă de carieră cu poziția de „asistent șef de vânzări”. Responsabilitățile acestui angajat nu sunt atât de extinse, dar experiența și perspectivele sunt incomparabil mai mari.

Principala diferență dintre șefii de departament asistenți este activitățile lor mai specifice și mai strict concentrate. Ei efectuează lucrări legate de un anumit domeniu de producție sau management. Această experiență este de neprețuit pentru avansarea în carieră.

Responsabilitățile unui asistent manager de departament includ totul la fel ca și ale șefului unei întreprinderi. Dar există și o specificitate specială:

  • nevoia de a cunoaște temeinic esența producției, managementului sau proces de tranzacționare diviziuni;
  • contact cu asistenți din alte departamente și asistent director general;
  • menține documentația specifică departamentului.

Perspective de carieră pentru un asistent personal

Tinerii văd această poziție drept începutul unei cariere. Cu toate acestea, trebuie să diferențiezi ce tip de promovare vrei. Orizontal sau vertical? La această întreprindere, sau aceasta este doar linia de plecare a unui CV viitor? Strategia pentru acțiuni ulterioare depinde de răspunsurile la aceste întrebări.

Managementul apreciază asistenții buni, iar acest lucru, din păcate, se reflectă prost asupra lor. creșterea carierei. Șeful nu vrea să renunțe la angajatul ideal, este de acord să mărească salariul și oferă beneficii suplimentare - aceasta este o opțiune pentru o carieră orizontală. Cel mai frecvent în rândul asistenților personali.

Cel mai simplu mod de a-ți avansa cariera într-o anumită organizație este de la postul de asistent până la șef de departament. Astfel de posturi sunt adesea angajate cu perspectiva de a cunoaște mai bine angajatul și de a-l instrui. Dacă vrei o carieră verticală, atunci aceasta este calea ta.

Poziția de asistent manager nu este vizibilă pentru ochiul exterior, dar este foarte semnificativă pentru organizație. Un asistent competent poate îmbunătăți performanța managementului și, prin urmare, poate oferi mai mult profit întreprinderii.

Fișa postului specifică sfera atribuțiilor și a muncii care trebuie îndeplinite de o persoană care ocupă o anumită funcție. Descrierea postului în conformitate cu Clasificator integral rusesc documentația de management, sau OKUD, OK 011-93 (aprobată prin Rezoluția Gosstandart nr. 299 din 30 decembrie 1993) este clasificată ca documentație privind reglementarea organizatorică și de reglementare a activităților organizației. Grupul de astfel de documente, împreună cu fișa postului, include, în special, reglementările interne ale muncii, reglementările privind unitatea structurală și personalul.

Este necesară o fișă a postului?

Codul Muncii al Federației Ruse nu obligă angajatorii să întocmească fișe de post. La urma urmei, un contract de muncă cu un angajat trebuie să dezvăluie întotdeauna funcția sa de muncă (lucrare în funcție de poziția sa în conformitate cu masa de personal, profesie, specialitate indicând calificări sau tip specific munca care i-a fost încredințată) (Articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse). Prin urmare, este imposibil să tragem la răspundere angajatorul pentru lipsa fișelor postului.

În același timp, fișa postului este de obicei documentul în care este specificată funcția de muncă a angajatului. Instrucțiunile conțin o listă a responsabilităților de serviciu ale angajatului, ținând cont de specificul organizării producției, muncii și managementului, drepturile salariatului și responsabilitățile acestuia (Scrisoarea Rostrud din 30 noiembrie 2009 Nr. 3520-6-1). ). Mai mult decât atât, fișa postului de obicei nu numai că dezvăluie funcția de muncă a angajatului, ci și oferă cerințe de calificare, care se prezinta pentru functia detinuta sau munca prestata (Scrisoarea Rostrud din 24 noiembrie 2008 Nr. 6234-TZ).

Prezența fișelor postului simplifică procesul de interacțiune dintre angajat și angajator pe probleme de conținut functia muncii, drepturile și obligațiile salariatului și cerințele impuse acestuia. Adică toate acele probleme care apar adesea în relațiile atât cu angajații existenți, cât și cu cei nou angajați, cât și cu candidații pentru un anumit post.

Rostrud consideră că o fișă a postului este necesară atât în ​​interesul angajatorului, cât și al angajatului. La urma urmei, o fișă a postului va ajuta (Scrisoarea Rostrud din 08/09/2007 nr. 3042-6-0):

  • să evalueze în mod obiectiv activitățile angajatului în perioada de probă;
  • refuza în mod justificat să angajeze (la urma urmei, instrucțiunile pot conține Cerințe suplimentare, Legate de calitati de afaceri angajat);
  • distribuie funcțiile de muncă între angajați;
  • transfera temporar salariatul la un alt loc de muncă;
  • să evalueze integritatea și caracterul complet al îndeplinirii de către angajat a funcției sale de muncă.

De aceea este recomandabil să întocmească fișe de post într-o organizație.

Astfel de instrucțiuni pot fi o anexă la contractul de muncă sau aprobate ca document independent.

Cum se întocmește o fișă a postului

Fișele postului sunt de obicei întocmite pe baza caracteristici de calificare, care sunt cuprinse în cărțile de referință pentru calificare (de exemplu, în Director de calificare funcţii de directori, specialişti şi alţi salariaţi, aprobate prin Hotărârea Ministerului Muncii din 21 august 1998 Nr. 37).

Pentru lucrătorii care sunt angajați de profesii de guler albastru, pentru a determina funcția lor de muncă sunt utilizate directoare unificate de tarife și calificări de muncă și profesii de guler albastru pentru industriile relevante. Instrucțiunile elaborate pe baza unor astfel de cărți de referință sunt de obicei numite instrucțiuni de producție. Cu toate acestea, pentru a unifica și a simplifica documentația internă într-o organizație, instrucțiunile pentru profesiile gulere albastre sunt adesea numite și fișe de post.

Atunci când întocmesc fișele postului, organizațiile sunt, de asemenea, ghidate de standarde profesionale.

Întrucât fișa postului este un document intern organizatoric și administrativ, angajatorul este obligat să-l familiarizeze pe angajat cu aceasta împotriva semnăturii atunci când îl angajează (înainte de semnare). contract de muncă) (Partea 3 a articolului 68 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Exemplu de fișă a postului pentru un director general adjunct

Iată un exemplu de completare a fișei postului pentru un director general adjunct. Instrucțiunile prezintă responsabilitățile tipice ale unui asistent manager.

O fișă a postului pentru un asistent manager este creată pentru a eficientiza relațiile de muncă. Documentul indică responsabilități funcționale, responsabilitate, drepturile angajatului.

Poziția de „asistent manager” în diferite organizații poate fi numită diferit: asistent personal al directorului, asistent manager, secretar.

Exemplu de fișă tipică a postului pentru un asistent manager

eu. Dispoziții generale

1. Un asistent manager este numit în funcție și eliberat din acesta prin ordin al șefului organizației.

2. Asistentul managerului raportează direct șefului companiei.

3. În absența asistentului managerului, drepturile și responsabilitățile funcționale ale acestuia sunt transferate altui funcționar, așa cum este raportat în ordinul organizației.

4. O persoană care are educatie inaltași cel puțin un an de experiență în muncă similară.

5. Asistentul managerului este ghidat în activitățile sale de:

  • legislația Federației Ruse;
  • Reglementări interne ale muncii, Carta și altele reguli companii;
  • comenzi și instrucțiuni de la conducere;
  • această fișă a postului.

6. Asistentul managerului trebuie să știe:

  • procedura stabilită pentru manipularea documentelor în organizație;
  • reguli de comunicare în afaceri și etichetă;
  • procedura de mentinere a documentatiei de raportare;
  • reguli de utilizare a echipamentelor de birou și a echipamentelor de comunicații;
  • elementele de bază ale lucrului într-un editor de text, foi de calcul;
  • elementele de bază ale muncii de birou;
  • structura organizatorica a companiei;
  • procedura de incheiere si executare a contractelor.

II. Responsabilitățile postului unui asistent manager

Asistentului manager îi sunt atribuite următoarele responsabilități funcționale:

1. Planificarea zilei de lucru a managerului: elaborarea și coordonarea unui program pentru întâlniri, vizite, apeluri, recepții și alte acțiuni.

2. Însoțirea personală a managerului la întâlniri, recepții și excursii.

3. Suport tehnic pentru munca managerului: comanda bilete, transport; organizarea de negocieri și întâlniri.

4. Mentinerea proceselor-verbale si a altor documente care inregistreaza progresul si rezultatele intalnirilor, sesiunilor, negocierilor.

5. Aducerea la cunoştinţa angajaţilor direcţiilor structurale ale organizaţiei instrucţiunilor, ordinelor de conducere şi monitorizarea implementării acestora.

6. Colectarea de informații, pregătirea și furnizarea de rapoarte analitice, informaționale, de referință și alte rapoarte către conducere.

7. Efectuarea muncii de birou, primirea corespondenței trimise managerului.

8. Înregistrarea vizitatorilor pentru o întâlnire personală cu managerul, organizarea primirii acestora.

9. Recepția documentelor și cererilor de semnătură de către manager, înregistrarea acestora, contabilizarea și transferul către administrator.

10. Întocmirea de scrisori, cereri și alte documente în numele conducerii.

11. Pregătirea ședințelor, ședințelor, ședințelor ținute de manager. Colectarea materialelor necesare, notificarea participanților despre ora, locația și ordinea de zi.

12. Efectuarea sarcinilor oficiale ale managerului.

III. Drepturi

Asistentul managerului are dreptul:

1. Primiți informații în măsura necesară pentru a îndeplini sarcinile atribuite.

2. Trimiteți propuneri conducerii pentru a-și îmbunătăți munca și a raționaliza activitățile companiei.

3. Trimiteți cereri către diviziile organizației (în numele managerului sau din inițiativă personală) pentru obținerea documentelor necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.

4. Solicitați ca conducerea instituției să creeze condițiile necesare implementării acesteia atributii oficiale.

5. Acceptați decizii independenteîn limitele competenţei sale.

6. Aveți acces la informații confidențiale atunci când apare o nevoie de afaceri.

IV. Responsabilitate

Asistentul managerului este responsabil pentru:

1. Furnizarea angajaților organizației de informații false.

2. Efectuarea necorespunzătoare a îndatoririlor sale oficiale.

3. Aplicare daune materiale organizație, statul, contrapărțile sale, angajații.

4. Încălcarea termenelor limită pentru îndeplinirea sarcinilor atribuite.

5. Încălcarea prevederilor documente de orientare organizații, decizii, reglementări.

6. Dezvăluirea secretelor comerciale, a datelor personale, a informațiilor confidențiale.

7. Acțiuni dincolo de competența sa.

8. Încălcarea disciplinei muncii, a reglementărilor de securitate, a reglementărilor interne de muncă, apărării împotriva incendiilor.

9. Încălcarea normelor eticheta de afaceri, tratament nepoliticos al partenerilor de afaceri, vizitatorilor și angajaților organizației.

Descrierea postului pentru asistent manager

Șablon de descriere a postului de asistent manager

AM APROBAT
CEO
Nume I.O.________________
„_________”_____________ ____ G.

1. Dispoziții generale

1.1. Asistentul managerului face parte din categoria specialiștilor.
1.2. Un asistent director este numit în funcție și eliberat din funcție prin ordin al directorului general al companiei.
1.3. Asistentul managerului raportează direct directorului general al companiei.
1.4. În absența asistentului managerului, drepturile și responsabilitățile acestuia sunt transferate altui funcționar, așa cum este anunțat în ordinea organizației.
1.5. În funcția de asistent manager este numită o persoană care îndeplinește următoarele cerințe: studii - studii superioare sau superioare incomplete, experiență în muncă similară de cel puțin un an, cunoștințe de echipamente de birou (fax, copiator, scaner, imprimantă), programe Microsoft Office (Word, Excel), munca de birou.
1.6. Asistentul managerului este ghidat în activitățile sale de:
- acte legislative RF;
- Statutul companiei, regulamentele interne de muncă și alte reglementări ale companiei;
- ordine si instructiuni de la conducere;
- această fișă a postului.

2. Responsabilitățile postului
2.1. Planifică ziua de lucru a managerului (întâlniri, apeluri, recepție etc.).
2.2. Implementări suport tehnic activitățile managerului (comanda de transport, bilete; organizarea de întâlniri, negocieri etc.)
2.3. Insoteste managerul la intalniri, in excursii etc.
2.4. Ia parte la negocieri, intalniri de afaceri, receptii speciale; păstrează procesele-verbale și alte documente care documentează progresul și rezultatele întâlnirilor și negocierilor.
2.5. În numele managerului, coordonează problemele individuale cu angajații diviziilor structurale, le comunică instrucțiunile și ordinele managerului; controlează executarea instrucțiunilor și ordinelor.
2.6. Colectează materiale și informații necesare directorului general, pregătește materiale analitice, informaționale, de referință și alte materiale și le prezintă directorului.
2.7. Efectuează munca de birou, primește corespondența primită spre examinare de către manager, acceptă documente și declarații personale pentru semnătura managerului, ține evidența și înregistrarea acestora și le transferă managerului.
2.8. Face o programare cu managerul și organizează primirea vizitatorilor.
2.9. În numele managerului, întocmește scrisori, cereri și alte documente.
2.10. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de manager (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.
2.11. Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale managerului.

3. Drepturi
3.1. Primiți informații, inclusiv informații confidențiale, în măsura în care este necesar pentru a rezolva sarcinile atribuite.
3.2. Trimiteți propuneri conducerii pentru a vă îmbunătăți munca și cea a companiei.
3.3. Solicitați personal sau în numele managerului de la departamentele întreprinderii și altor specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.
3.4. Necesită management pentru a crea conditii normale să îndeplinească atribuții oficiale și să păstreze toate documentele generate ca urmare a activităților companiei.
3.5. Luați decizii în limitele competenței dvs.

4. Responsabilitate
4.1. Pentru neexecutarea și/sau îndeplinirea prematură, neglijentă a îndatoririlor oficiale ale cuiva.
4.2. Pentru nerespectarea instrucțiunilor, ordinelor și reglementărilor actuale privind păstrarea secretelor comerciale și a informațiilor confidențiale.
4.3. Pentru încălcarea reglementărilor interne de muncă, a disciplinei muncii, a regulilor de siguranță și de securitate la incendiu.