LUCRARE DE CURS

După disciplină:„Sisteme informaționale corporative și eficiență sisteme de informare»

Pe subiect:„DELO” - SISTEM DE AUTOMATIZARE PENTRU GESTIUNEA BIROURILOR ȘI GESTIONAREA ELECTRONICĂ DOCUMENTE

INTRODUCERE

Sistemul DELO, dezvoltat de compania Electronic Office Systems (EOS), este o soluție industrială cuprinzătoare care asigură automatizarea procesului de lucru de birou, precum și menținerea unui managementul documentelor electronice organizatii. Sistemul este utilizat eficient atât în companiile comerciale mici, cât și în structurile de holding sau departamentale distribuite.

Prima versiune a sistemului DELO a fost lansată în 1996. Astăzi, „DELO” este folosit de peste 1.000 de companii, instituții, organizații din Rusia și țările CSI, iar numărul total de locuri de muncă instalate depășește 100.000. Are un „Certificat de cea mai înaltă calitate”.

1. Informatii generale despre sistemul „DELO”

Sistemul „DELO” este un produs replicat „în cutie”. Rezolvă problemele de automatizare de birou și de gestionare a documentelor electronice ale majorității organizațiilor fără modificări personalizate. Cu ajutorul unui sistem de directoare flexibil, acesta poate fi instalat și configurat cu ușurință de către specialiștii clientului.

· Scalabil și flexibil în personalizare, se adaptează cu ușurință la specificul fluxului de lucru în organizații de orice dimensiune, de la unități la mii de locuri de muncă.

Oferă nivelul cerut confidențialitatea informațiilor și conformitatea cu toate cerințele de reglementare atât ale muncii de birou din Rusia, cât și ale standardelor internaționale (ISO 15489 „Informații și documentații - Managementul documentelor” și ISO / IEC 17799:2000 „Tehnologia informației - Ghid practic pentru managementul securității informațiilor”)

· Oferă gestionarea securizată a documentelor electronice folosind semnătura digitală electronică (EDS) și instrumente criptografice speciale. Electronic Office Systems are toate certificatele FSB necesare pentru a utiliza instrumente de securitate a informațiilor în produsele sale.

Oferă posibilitatea de a transfera în masă documente pe hârtie către formular electronicși plasarea acestora în baza de date a sistemului utilizând opțiunea „Scanare în linie”.

· Sprijină întregul ciclu de lucru cu proiecte de documente, inclusiv rutarea și versiunea acestora.

· Vă permite să lucrați cu documente ca în retea locala, și de la distanță - prin Internet ("DELO-WEB").

· Are o arhitectură deschisă și oferă posibilitatea de a se integra cu alte instrumente software atât ale companiei EOS, cât și ale altor producători de software.

2. Beneficii

Pentru manageri la diferite niveluri:

Căutare rapidă a documentelor

urmărirea mișcării unui document în toate etapele ciclului său de viață;

controlul și raportarea eficientă asupra executării rezoluțiilor;

· reducerea termenelor de pregătire și coordonare a documentelor;

Lucru convenabil asupra proiectelor de documente;

Obținerea rapoartelor de sinteză și a jurnalelor;

Posibilitatea delegării de competențe.

Pentru angajații de birouri, secretariate, pentru funcționari:

înregistrarea rapidă și convenabilă a documentelor folosind un sistem cuprinzător de diverse directoare;

· urmărirea implementării rezoluțiilor;

· căutare comodă și rapidă după orice detalii ale cardului de înregistrare (RK) atât a documentelor, cât și a proiectelor (RKPD);

Jurnal de transfer de documente, registre de expediere interne și externe;

· Formarea rapoartelor.

3. Principalele funcții ale sistemului Delo

Functii principale

Oferă complet ciclu de viață document în organizație de la crearea unui proiect de document până la anularea cazului și transferul în arhivă.

Lucrul cu documentele de intrare și de ieșire

· Înregistrarea, controlul și contabilizarea corespondenței de intrare și de ieșire.

· Înregistrarea documentelor trimise prin e-mail în mod automatizat, inclusiv a celor protejate de EDS.

Setarea structurii număr de înregistrareîn conformitate cu nomenclatorul de cazuri adoptat în organizaţie.

· Impunerea rezoluțiilor, controlul execuției, redactarea și vizualizarea rapoartelor asupra rezoluțiilor.

· Transmiterea documentelor pentru executare în cadrul organizației pe rute specificate.

· Căutare rapidă pentru toate detaliile Republicii Kazahstan și RKPD, capacitatea de a salva și de a utiliza interogări de căutare complexe.

Ștergerea documentelor în caz și posibilitatea de transfer în arhivă.

Lucrați cu documentele interne ale organizației

Ciclul complet de lucru cu proiectele de documente este acceptat:

o crearea unui proiect de document de către RK, inclusiv „în conformitate cu” un document administrativ;

o modificarea proiectului cu stocarea versiunilor anterioare;

o coordonarea și aprobarea proiectului de document;

o înregistrarea unui document creat pe baza unui proiect.

· Formarea comenzilor conform documentelor;

· Gestionarea trecerii documentelor cu soluții multiple. Întregul document în ansamblu și fiecare dintre paragrafele acestuia pot avea propriile arbori de rezoluție ierarhic, fiecare cu executori și controlori proprii.

· Transferul documentelor avizate către angajați pentru familiarizare și execuție.

· Controlul trecerii și executării documentelor. A fost implementată funcția de rol a controlorului - posibilitatea de a delega funcția de control a documentelor, clauzelor și rezoluțiilor către persoane sau divizii definite ca controlori sau servicii de control.

· Gestionarea accesului la documente.

· Crearea și stocarea șabloanelor de documente.

Securitate securitatea informatiei

· Diferențierea drepturilor de acces ale utilizatorilor la documente. Fiecărui utilizator i se atribuie: drepturi conform etichetei de acces; drepturi de acces la dulapuri de fișiere în care puteți lucra; un set de operațiuni de birou în conformitate cu responsabilitățile funcționale.

· Înregistrarea acțiunilor utilizatorului.

· Utilizarea metodelor de protecție criptografică a informațiilor – semnătură digitală și criptare.

Oportunități „DELO-WEB”

Oportunitățile de a lucra prin Web au devenit cât mai apropiate de funcționalitatea sistemului „DELO” în rețeaua locală. Angajații unei filiale de la distanță - cu acces Web - devin participanți egali la fluxul de lucru al întregii întreprinderi. Managerii și specialiștii aflați în afara biroului au posibilitatea de a participa la adoptarea, implementarea și controlul deciziilor.

· Înregistrarea documentelor cu completarea automată a unor câmpuri ale Republicii Kazahstan;

· Înregistrarea documentelor aferente;

· Certificarea dosarelor atașate la RK, EDS, precum și verificarea EDS a fișierelor atașate;

Luarea de rezolutii asupra documentului, monitorizarea executiei

· Coordonarea si semnarea proiectelor de documente

· Certificarea EDS a dosarelor atașate RK a proiectelor de documente, precum și verificarea EDS a acestora.

Căutați documente și rezoluții după valorile detaliilor acestora;

· Obtinerea de rapoarte privind fluxul documentelor interne si externe.

4. Opțiunea „EDS și criptare”

In activitate organizatii moderne există o tendință constantă spre introducerea tehnologiilor de prelucrare a informațiilor fără hârtie.

Gestionarea electronică a documentelor crește semnificativ eficiența gestiunii și personalul de producție: accelerează procesele de pregătire, coordonare, avizare și aprobare a documentelor, simplifică procedurile de căutare și prelucrare a documentelor, schimbându-le atât în cadrul organizației, cât și cu corespondenții/destinatarii externi. În plus, se constată o reducere semnificativă a consumului de hârtie și Provizii, necesarul de echipamente de copiere și duplicare și pentru personalul acestuia este redusă.

Utilizarea transmiterii electronice a documentelor necesită un mijloc adecvat de certificare a informațiilor conținute în document. Un astfel de instrument este o semnătură digitală electronică (EDS) - un analog al certificării tradiționale scrise de mână a unui document pe hârtie (semnătură).

Spre deosebire de o semnătură obișnuită, un EDS nu numai că certifică identitatea persoanei care a semnat documentul, dar garantează și că nu au fost aduse modificări documentului după semnarea acestuia.

La înregistrarea documentelor primite, un angajat își poate pune semnătura digitală pe dosarul documentului, atestând autenticitatea acestuia. Când lucrați cu proiecte de documente, de ieșire și documente interne organizației, EDS-ul poate fi utilizat la acordarea, avizarea, aprobarea, înregistrarea și trimiterea documentului către destinatar.

Pentru a utiliza o semnătură digitală electronică în sistemul „DELO”, este prevăzută o opțiune specială „EDS și criptare”.

Opțiunea vă permite să semnați digital documentele stocate și procesate în sistemul de birotică și management electronic al documentelor DELO. Dacă este necesar, documentul poate fi semnat de mai mulți angajați, ceea ce este foarte convenabil pentru automatizarea procedurilor de acordare, semnare și aprobare a documentelor.

Orice angajat care are acces la document primește informații fiabile despre semnături - cine și când a semnat acest document, și poate verifica, de asemenea, autenticitatea fiecărei semnături și să se asigure că documentul nu a fost editat după semnare. Procedura de verificare a unei semnături digitale este extrem de simplă - doar faceți clic o dată cu mouse-ul.

Opțiunea „EDS și criptare” oferă și posibilitatea de a semna și cripta documentele trimise prin e-mail către destinatari externi: sucursale, filiale, clienți sau parteneri. Criptarea mesajelor transmise peste canale externe comunicare, vă permite să garantați protecția informațiilor confidențiale împotriva accesului neautorizat - citire, denaturare sau înlocuire.

În cazul în care sistemul „DELO” este instalat pentru toți participanții la schimbul de informații, împreună cu documentele sunt transmise semnăturile digitale suprapuse pe document. Astfel, utilizatorii sistem corporativ obțineți posibilitatea de a semna și distribui documente semnate în întreaga organizație distribuită geografic. În acest caz, de exemplu, verificarea semnăturii președintelui unei corporații într-o sucursală îndepărtată se realizează în același mod ca și verificarea semnăturii unui angajat al unei sucursale - un „clic” al mouse-ului.

Tehnologia de lucru cu opțiunea „EDS și criptare”.

Pentru fiecare utilizator al sistemului „DELO”, care are dreptul de a semna, se formează o cheie, formată din două părți: secretă și deschisă.

Cheia secretă este scrisă pe media: o tabletă electronică Touch Memory sau cheie electronică Un EToken oferit personal utilizatorului. Cheia secretă poate fi protejată suplimentar de parola utilizatorului (în cazul în care media este pierdută).

Cheia secretă este folosită pentru a semna documente și pentru a decripta mesajele trimise de utilizator prin e-mail. Pentru a semna un fișier de document sau un mesaj, utilizatorul trebuie doar să plaseze purtătorul de chei private în cititorul computerului și să facă clic pe butonul „Semnați” cu mouse-ul.

Pe baza cheii publice, se generează un certificat de cheie publică. Certificatul cheii publice este utilizat pentru autentificarea semnăturii digitale.

Crearea cheilor secrete ale utilizatorilor și a certificatelor acestora este efectuată de administratorul Centrului de control al sistemului de chei (CUCS), care este un complex softwareși un scriitor/cititor de cheie inclus cu opțiunea.

CCMS este un centru de control al sistemului de chei corporative, activitățile sale se aplică numai propriei organizații, sucursale și filiale. Dacă este necesar, certificatele emise de CCMS pot fi semnate și de o Autoritate de Certificare superioară. CCMS funcționează pe un computer autonom, care nu este conectat la nicio linie de comunicație din motive de securitate.

Administrarea CVCS nu necesită pregătire specială. Toate informațiile necesare sunt prezentate în documentația sistemului DELO.

Opțiuni de livrare și instalare pentru opțiunea „EDS și criptare”.

Opțiune „EDS și criptare” disponibil în 3 variante de livrare diferite:

· Complet funcțional. Utilizatorul poate semna documente și mesaje, poate cripta și decripta mesajele, poate verifica semnăturile altor utilizatori. Pentru astfel de utilizatori, pachetul de opțiuni include un dispozitiv hardware pentru citirea cheii secrete.

· Numai verificarea semnăturii. Un utilizator poate verifica semnăturile altor utilizatori, dar nu poate semna el însuși documentele. Stațiile de lucru ale acestor angajați nu necesită utilizarea hardware-ului.

· Verificarea semnăturii de la distanță. Un utilizator poate verifica semnăturile altor utilizatori, dar nu poate semna el însuși documentele. Această opțiune este disponibilă din versiunea 8.09 a DELO și presupune achiziționarea unui server de verificare a semnăturilor care vă permite să verificați semnăturile de pe orice stație de lucru a sistemului DELO.

În funcție de nevoile clientului, pot fi achiziționate combinații arbitrare de opțiuni Opțiuni. De exemplu, achiziționați o versiune cu funcții complete numai pentru echipa de management cu drept de semnătură, iar pentru restul angajaților, achiziționați opțiunea „Numai verificarea semnăturii”.

Software special folosit.

Opțiune „EDS și criptare” folosește instrumentul de criptoprotecție CryptoPro CSP dezvoltat de compania „” și certificat de FAPSI. Integrarea software-ului criptografic în sistemul de birotică și management electronic al documentelor DELO a fost realizată de compania EOS, care dispune de cele corespunzătoare.

5. Funcțiile sistemului de birotică și managementul documentelor electronice

Sistemul acceptă întregul ciclu de viață al unui document într-o organizație, de la crearea unui document nefinalizat până la scrierea acestuia în fișier și transferarea acestuia în arhivă.

Lucrați la proiecte de documente

Funcționalitatea de pregătire a documentelor vă permite să automatizați întregul proces de creare a unui document. Lucrul cu proiectele de documente implică următoarele acțiuni:

1. crearea unui proiect de document de către Republica Kazahstan, inclusiv „în conformitate cu” un document administrativ;

2. schimbarea proiectului cu păstrarea versiunilor anterioare;

3. aprobarea proiectului de document;

4. aprobarea proiectului de document;

5. înregistrarea documentului creat pe baza proiectului.

Atunci când se lucrează cu un proiect, se realizează rutarea secvențială sau paralelă, sunt controlați termenii de luare în considerare și termenul de pregătire a proiectului în ansamblu.

Înregistrarea documentelor

Pentru fiecare document din sistemul „DELO” se formează un card de înregistrare și control (RC), în care se introduc informații despre document. Pot fi înregistrate atât documentele primite din exterior, cât și documentele create în cadrul organizației: scrisori, comenzi, instrucțiuni, contracte, acte etc. Compoziția cerințelor Republicii Kazahstan: corespondent, rezumat, data creării, numărul de înregistrare al documentului, semnătura, subiectul, ștampila de acces, marcajul prezenței cererilor, nomenclatorul, componența documentului, rezoluția etc. Câteva detalii, de exemplu, rezoluții și rapoarte privind implementarea acestora, destinatari , corespondenții pot avea un sens plural.

Controlul execuției

Sistemul „DELO” implementează controlul asupra execuției documentelor. Atât executarea rezoluțiilor, cât și executarea documentului în ansamblu pot fi puse sub control. În același timp, termenele limită sunt urmărite automat, documentele controlate și documentele cu termene expirate sunt evidențiate. Este posibilă generarea de memento-uri către executanți și rapoarte privind execuția documentelor de control. Alte funcții ale sistemului de automatizare de birou sunt prezentate în Tabelul nr. 1.

Tabel Nr. 1. Funcții ale sistemului de automatizare de birou

Prelucrarea și păstrarea documentelor	Pe card poate fi „atașat” orice număr de fișiere, care conține documentul în sine într-o formă de reprezentare computerizată (de exemplu, o imagine facsimil a unui document pe hârtie, text, material audio sau video etc.). Aceste fișiere pot proveni din linii de comunicare sau pot fi create în cadrul organizației folosind editori de text precum MS WORD, scanere, microfoane sau alte dispozitive conectate la un computer.
Extinderea compoziției detaliilor cardului de document	Cardul conține o compoziție de detalii care îndeplinește pe deplin cerințele muncii de birou. Pentru a reflecta specificul departamentului sau al industriei, compoziția câmpurilor cardului poate fi extinsă cu detalii suplimentare. Câmpurile noi pot fi create chiar de utilizatori fără nicio programare. Detaliile suplimentare pot fi de diferite tipuri: șir, numerice, date. De asemenea, oferă posibilitatea de a controla datele introduse în detaliile create.
Introducerea în flux a documentelor	Introducerea inline a documentelor permite rezolvarea problemei introducerii în masă a imaginilor electronice ale documentelor pe hârtie în sistemul de management al documentelor. La înregistrarea documentelor pe primele foi sau pe separat cearsafuri curate(coli de separare) este tipărit un cod de bare unic atribuit de sistem. În procesul de scanare și recunoaștere la un loc de muncă separat dotat cu un scaner de înaltă performanță, sistemul analizează codul de bare și procesează documentele scanate în conformitate cu informațiile specificate în acesta. Ca urmare imagini electronice documentele primite în formatul specificat sunt atașate automat la SC relevant.
Mișcarea documentelor	Există mai multe mecanisme de organizare a mișcării documentelor în sistem. Fiecare mecanism asigură performanța optimă a unui anumit proces de afaceri. Când se lucrează la un document nefinalizat, cardul este trimis automat de-a lungul unui traseu în serie sau paralel între oficialii de aprobare sau de aprobare predeterminați. În procesul de transmitere a proiectului se ține cont de natura vizelor eliberate, se controlează condițiile de contrapartidă. După trecerea rezoluției, documentul finalizat este adus la cunoștința executorilor, iar termenele de executare a instrucțiunilor sunt controlate. Sistemul DELO implementează și multe alte mecanisme de deplasare a documentelor: adresare internă, transmiterea documentelor electronice către organizații externe, controlul deplin al tuturor tipurilor de deplasare a documentelor pe hârtie etc.
Asigurarea valabilitatii juridice	În procesul de acordare sau aprobare a unui proiect de document, utilizatorul poate certifica documentul în cauză cu o semnătură digitală electronică (EDS). Acest lucru vă permite să asigurați valabilitatea legală a documentelor electronice create. Pentru a stoca certificate EDS, pot fi folosite un centru de certificare terță parte și un centru intern de control al sistemului de chei corporative (CMC) creat pe baza produselor software EOS și a instrumentelor criptografice certificate.
Trimiterea documentelor	Sistemul vă permite să creați liste de corespondență pentru expedierea instituției, supratipărirea plicurilor, trimiterea documentelor folosind sisteme de e-mail. Documentele trimise prin e-mail pot fi criptate și certificate cu semnătură digitală. În acest scop, sistemul utilizează instrumente criptografice certificate.
Lucrări de referință și analitice	Pe măsură ce sistemul funcționează, acesta acumulează baza de informații a documentelor instituției. Sistemul oferă o căutare a documentelor în această bază de date printr-o combinație a oricăror detalii ale Republicii Kazahstan, precum și o căutare în textul documentului. Dacă este necesar, o interogare de căutare complexă poate fi salvată și utilizată în mod repetat. Documentele selectate ca rezultat al căutării pot fi stocate în folderele personale ale utilizatorilor sau tipărite ca o listă.
Căutare full-text după conținutul documentului	A fost implementată o căutare combinată: simultan printr-o combinație de detalii ale cărților de înregistrare și o căutare full-text după conținutul documentelor în sine.
Lucrul cu documentele aferente	Sprijină capacitatea de a stabili legături între documentele RK sau proiectele de documente legate tematic, anulându-se sau completându-se reciproc, etc. Acest lucru vă permite să vizualizați lanțuri de documente conexe. Legăturile pot fi setate și către documente stocate în afara sistemului de flux de lucru (link URL). Astfel, un document al sistemului „DELO” se poate referi la materiale informative externe sau documente stocate în alte sisteme informatice.
Reglementarea drepturilor de acces	Drepturile de utilizator în sistem reglementează atât accesul la dulapuri și documente în conformitate cu clasificările acestora, cât și setul de funcții disponibile pentru acest utilizator (înregistrare, editare, anulare a unui document într-un caz, anulare etc.)

6. Eficacitatea sistemului „DELO”.

Potrivit companiilor de consultanță occidentale, atunci când lucrați cu documente pe hârtie:

· aproximativ 15% din toate documentele sunt pierdute iremediabil;

Până la 30% din timpul de lucru al angajaților este petrecut în căutarea materialelor necesare;

· Pentru fiecare document, se creează în medie 19 copii ale acestuia.

Nu tehnologie automatizata	Tehnologie automatizată
acceptarea manuală a documentelor primite prin canale electronice (fax, telegraf, e-mail)	acceptarea automată a documentelor primite prin canale electronice
tipărirea manuală a cardurilor, întocmirea rezumatelor, certificatelor, rapoartelor, registrelor	tipărirea automată a cardurilor, rezumate standard, certificate și registre, generare de rapoarte arbitrare
deplasarea manuală a unui proiect de document în procesul de coordonare și aprobare	transferul automat al proiectului între oficialii coordonatori și cei avizați de-a lungul unui traseu prestabilit
reproducerea documentelor și cardurilor, transportul și transferul către executanții acestora
înregistrarea manuală a faptului de transfer de documente și rezoluții către un funcționar, care adesea nu este efectuată din cauza neglijenței angajaților	înregistrarea automată a faptelor de trimitere și primire a documentelor și rezoluțiilor printr-o rețea de calculatoare
înregistrarea multiplă a acelorași documente în jurnale și cabinete de dosare de diverse diviziuni structurale	înregistrarea inițială unică a unui document în orice divizie și urmărirea automată ulterioară a deplasării și executării documentului în dosarele electronice ale diviziilor
căutarea manuală a documentelor și colectarea de informații despre execuția acestora în dulapuri disparate ale diferitelor departamente	căutare automată end-to-end în toate dulapurile de fișiere, ținând cont de drepturile de acces
trimiterea prin poștă și curier de documente și rezoluții către sucursale și alte instituții cu întocmirea manuală a registrelor relevante

„DELO-Enterprise” este destinat nu numai serviciilor de birou (secretariate, birouri, departamente generale, expediții etc.). De asemenea, sistemul automatizează activitățile participanților direcți în fluxul de documente: manageri, specialiști - adică toți angajații organizației care lucrează cu documente.

„DELO” îndeplinește toate cerințele atât pentru sistemele electronice moderne de gestionare a documentelor, cât și pentru sistemele clasice de automatizare de birou.

Sprijinind o activitate de birou cu drepturi depline de hârtie și documente complet electronice, „DELO-Enterprise” vă permite să implementați un sistem de management mixt, hârtie-electronic, în organizație. Sistemul oferă o oportunitate unică de a crea lucrări de birou foarte eficiente fără hârtie în zone deosebit de aglomerate activitati de management cu păstrarea unui flux de lucru complet de hârtie în zone separate. Acest lucru permite o tranziție lină la tehnologii moderne control, fără riscul defecțiunilor în sistemul modernizat suport de documentare management.

Sistemul de automatizare de birou și de gestionare a documentelor electronice a fost creat ca urmare a rezumării multor ani de experiență în dezvoltarea și operarea a zeci de astfel de sisteme în cele mai mari instituții din fosta URSS și Rusia. Prin urmare, respectă pe deplin cerințele standardelor actuale de muncă de birou și, de asemenea, sprijină regulile (inclusiv cele neformalizate) și tehnicile utilizate în practica de birou a întreprinderilor și instituțiilor autohtone.

În sistemul „DELO-Enterprise”, utilizatorul poate fi fie un funcționar indicat direct în documente, fie un alt angajat al instituției căruia i-au fost delegate atribuțiile corespunzătoare.

7. Sisteme din familia „DELO”.

Sistemele familiei „DELO” sunt scalabile, acceptă o schemă centralizată, distribuită și descentralizată pentru organizarea muncii de birou:

· „CASE-Secretary” poate fi instalat pe un singur computer și oferă astfel înregistrarea centralizată și controlul asupra executării documentelor.

· „BUSINESS-Enterprise” acceptă modul multi-utilizator și oferă gestionarea centralizată a unui singur flux de lucru de birou.

· Dacă instituția are subdiviziuni cu muncă de birou independentă, atunci „CASE-Enterprise” sprijină procesele de lucru de birou care interacționează ale acestor subdiviziuni.

De asemenea, scalarea sistemului este asigurată prin utilizarea următoarelor tehnologii:

Lucrați în rețelele Internet/Intranet	O interfață web este implementată în sistem pentru a oferi acces la documente. Oferă acces ușor și eficient la documente de pe orice computer local sau la distanță prin Internet.
Gestionarea documentelor electronice distribuite	Sistemul permite schimbul automat de documente electronice valabile din punct de vedere juridic între organizații sau subdiviziuni îndepărtate geografic. În același timp, sunt respectate toate normele muncii casnice de birou. Confidențialitatea și autenticitatea documentelor sunt asigurate prin mijloace criptografice certificate.
Suport pentru o gamă largă de documente	Sistemul de stocare permite mai multor utilizatori să lucreze cu cantități mari de documente. Oportunități reale, practic confirmate - peste 4.000.000 de documente, peste 500 de utilizatori concurenți. În același timp, există o versiune a sistemului pentru un singur utilizator care funcționează cu un SGBD shareware.

„DELO” este un sistem deschis. Se integrează cu orice aplicație Windows printr-un API deschis inclus în sistem.

API-ul oferă posibilitatea accesului controlat la datele stocate în modul de citire a acestora de către alte programe. Astfel de programe, dacă este necesar, pot fi dezvoltate de către client, dacă este necesar să se extindă proprietățile de consum ale sistemului, de exemplu:

· pentru a afișa datele sistemului în cea mai convenabilă formă de rapoarte;

· pentru formarea cererilor de tipul cerut pentru căutarea și selectarea datelor;

· pentru a accesa datele sistemului prin INTERNET (INTRANET);

pentru exportul datelor de sistem către alte baze de date de clienți etc.

„DELO” este strâns integrat cu pachetul MS Office, care vă permite să înregistrați documente direct din editor sau program de e-mail. De asemenea, sistemul a implementat deja integrarea cu următoarele produse EOS:

Subsistemul „ARHIVE BUSINESS”

„ARHIVE CASE” este un subsistem multi-utilizator conceput pentru a automatiza pregătirea pentru transferul cazurilor în arhivă, întreținerea și contabilizarea documentelor de arhivă. Programele sunt integrate în ceea ce privește păstrarea unui nomenclator de cazuri, urmărirea modificărilor în structura organizatorică a organizației, precum și importul și exportul de documente electronice.

Sistemul „KADRY”

Sistemul software „STAFF” este conceput pentru evidențele automate ale personalului întreprinderilor și instituțiilor. Sistemul poate fi utilizat atât de întreprinderi și organizații individuale, cât și de organizații cu o structură complexă: tip holding, cu numeroase filiale, cu o structură extinsă de sucursale etc.

8. Diferențele între sistemele din familia „DELO”.

Sistemul „DELO-Start” folosește MSDE (Microsoft Data Engine) ca DBMS.

Funcţie	Intreprindere de afaceri	CAZ-secretar*	DELO-Start
Procesarea documentelor distribuite în rețea
Distribuirea drepturilor de acces la diverse documente și funcții de sistem
Menținerea mai multor dulapuri de dosare
Lucrul cu proiecte de documente
Integrare cu subsistemul „ARHIVE BUSINESS”
Posibilitatea de interacțiune cu criptoserverul
Înregistrarea documentelor
Introducerea rezoluțiilor pentru documente
Repartizarea documentelor în curs de execuție pe „dosare” în funcție de stadiul de execuție a documentului: Primit, La execuție, La control si etc.		Doar folderul deschis La control»
Controlul execuției documentelor**			Doar în căutare
Căutare de documente cu mai multe criterii
Generarea de rapoarte standard
Schimb de documente prin e-mail
Radierea documentelor în cauză
Urmărirea mișcării originalelor pe hârtie și a copiilor documentelor, menținerea registrelor de transfer intern al documentelor
Menținerea listelor de utilizatori de funcționari, organizații, rubrici tematice, grupuri de documente
Editarea șabloanelor de ieșire

* - MSDE (Microsoft Data Engine) este utilizat ca DBMS, care este inclus în setul de livrare.

** - controlul operațional asupra executării documentelor poate fi efectuat în două moduri:

· la vizualizarea listei de rezoluții de control din folderul „On control”;

· în modul de căutare după detalii ale rezoluției.

9. Structura sistemului „DELO”.

Figura 1 prezintă structura sistemului „DELO” și opțiunile acestuia.

Orez. 1. Structura sistemului „DELO” și a subsistemelor acestuia.

10. Cerințe tehnice de bază

"O AFACERE"- sistem aplicativ de automatizare birotica si management electronic documentelor, care functioneaza intr-un mediu client-server.

Ca un SGBD poate fi folosit Oracle 9i (9.2.0.3 sau mai recent), Microsoft SQL Server 2000.

CERINȚE DE SERVER

Cerințele pentru server sunt determinate în primul rând de cerințele SGBD selectat, de numărul așteptat de utilizatori ai sistemului „DELO” și de fluxul de lucru al organizației. În fiecare caz concret configurația serverului este determinată individual.

Volumul ocupat de baza de date „DELO” pe hard disk se calculează pe baza a 50 MB din dimensiunea inițială a bazei de date, plus 2 KB pentru fiecare card de înregistrare (excluzând volumul fișierelor atașate).

Caracteristicile medii ale serverului:

procesor Pentium IV sau mai mare;

RAM nu mai puțin de 512 MB;

· spațiul liber pe hard disk este determinat de fluxul de lucru al organizației. Calculat pe baza a 50 MB pentru nevoile sistemului plus 2 KB pentru fiecare card de înregistrare (excluzând dimensiunea fișierelor atașate). Dimensiunea minimă de pornire a bazei de date este de 50 MB.

CERINȚELE PENTRU LOCUL DE MUNCĂ

Client cu caracteristici complete

Partea client a sistemului DELO funcționează sub Control Windows 2000, Windows XP. Partea client a SGBD-ului corespunzător trebuie să fie instalată pe stația de lucru, precum și, pentru a putea folosi toate funcţionalitate Sisteme Delo, MS Internet Explorer 6.0 și MS Office 2000 (sau versiuni ulterioare).

procesor Pentium II sau mai mare;

· Berbec cel puțin 128 MB;

spațiu liber pe hard disk de la 200 MB;

monitor cu o rezoluție de 800x600, 65 de mii de culori

Windows 2000 Professional.
Client slab:

Pentru a lucra cu sistemul „DELO” prin interfața WEB („DELO-WEB”), aveți nevoie de un computer cu Internet Explorer 6.0 și o versiune ulterioară instalată.

CONCLUZIE

„DELO” îndeplinește toate cerințele atât pentru sistemele electronice moderne de gestionare a documentelor, cât și pentru sistemele clasice de automatizare de birou. Sprijinind o muncă de birou cu drepturi depline, pe hârtie și documente complet electronice, „DELO” vă permite să implementați un sistem de management mixt, hârtie-electronic, în organizație. Sistemul oferă o oportunitate unică de a crea lucrări de birou foarte eficiente fără hârtie în zonele deosebit de aglomerate ale activităților de management, menținând în același timp un flux de lucru complet de hârtie în unele zone. Acest lucru vă permite să treceți fără probleme la tehnologiile moderne de management, fără riscul defecțiunilor în sistemul de documentație de management actualizat.

CURSMUNCĂ

După disciplină:„Sisteme informaționale corporative și eficiență a sistemelor informaționale”

Pe subiect:„DELO” - SISTEM DE AUTOMATIZARE PENTRU GESTIUNEA BIROURILOR ȘI GESTIONAREA ELECTRONICĂ DOCUMENTE

INTRODUCERE

Sistemul DELO, dezvoltat de compania Electronic Office Systems (EOS), este o soluție industrială cuprinzătoare care asigură automatizarea procesului de lucru de birou, precum și menținerea unui management complet electronic al documentelor organizației. Sistemul este utilizat în mod eficient atât în cazul mic societăţi comerciale, și în structuri de holding distribuite sau departamentale.

1. Informații generale despresisteme"O AFACERE"

· Scalabil și flexibil în personalizare, se adaptează cu ușurință la specificul fluxului de lucru în organizații de orice dimensiune, de la unități la mii de locuri de muncă.

Oferă nivelul necesar de confidențialitate a informațiilor și conformitatea cu toate cerințele de reglementare atât pentru munca de birou din Rusia, cât și pentru standardele internaționale (ISO 15489 „Informații și documentații - Managementul documentelor” și ISO / IEC 17799:2000 „Tehnologia informației - Ghid practic pentru managementul securității informației". ")

· Oferă posibilitatea conversiei în masă a documentelor pe hârtie în formă electronică și plasarea lor în baza de date a sistemului utilizând opțiunea „Scanare în linie”.

· Sprijină întregul ciclu de lucru cu proiecte de documente, inclusiv rutarea și versiunea acestora.

· Vă permite să lucrați cu documente atât în rețeaua locală, cât și de la distanță - prin Internet ("DELO-WEB").

· Are o arhitectură deschisă și oferă posibilitatea de a se integra cu alte instrumente software atât ale companiei EOS, cât și ale altor producători de software.

2. Avantaje

Pentru manageri la diferite niveluri:

Căutare rapidă a documentelor

urmărirea mișcării unui document în toate etapele ciclului său de viață;

controlul și raportarea eficientă asupra executării rezoluțiilor;

· reducerea termenelor de pregătire și coordonare a documentelor;

Lucru convenabil asupra proiectelor de documente;

Obținerea rapoartelor de sinteză și a jurnalelor;

Posibilitatea delegării de competențe.

Pentru angajații de birouri, secretariate, pentru funcționari:

înregistrarea rapidă și convenabilă a documentelor folosind un sistem cuprinzător de diverse directoare;

· urmărirea implementării rezoluțiilor;

· căutare comodă și rapidă după orice detalii ale cardului de înregistrare (RK) atât a documentelor, cât și a proiectelor (RKPD);

Jurnal de transfer de documente, registre de expediere interne și externe;

· Formarea rapoartelor.

3. Principalele funcții ale sistemului Delo

Functii principale

Oferă un ciclu de viață complet al unui document într-o organizație, de la crearea unui document nefinalizat până la anulare și transfer în arhivă.

Lucrul cu documentele de intrare și de ieșire

· Înregistrarea, controlul și contabilizarea corespondenței de intrare și de ieșire.

· Înregistrarea documentelor trimise prin e-mail în mod automatizat, inclusiv a celor protejate de EDS.

· Stabilirea structurii numărului de înregistrare în conformitate cu nomenclatorul de cazuri adoptat în organizație.

· Impunerea rezoluțiilor, controlul execuției, redactarea și vizualizarea rapoartelor asupra rezoluțiilor.

· Transmiterea documentelor pentru executare în cadrul organizației pe rute specificate.

· Căutare rapidă pentru toate detaliile Republicii Kazahstan și RKPD, capacitatea de a salva și de a utiliza interogări de căutare complexe.

Ștergerea documentelor în caz și posibilitatea de transfer în arhivă.

Lucrați cu documentele interne ale organizației

Ciclul complet de lucru cu proiectele de documente este acceptat:

o crearea unui proiect de document de către RK, inclusiv „în conformitate cu” un document administrativ;

o modificarea proiectului cu stocarea versiunilor anterioare;

o coordonarea și aprobarea proiectului de document;

o înregistrarea unui document creat pe baza unui proiect.

· Formarea comenzilor conform documentelor;

· Transferul documentelor avizate către angajați pentru familiarizare și execuție.

· Gestionarea accesului la documente.

· Crearea și stocarea șabloanelor de documente.

Asigurarea securității informațiilor

· Diferențierea drepturilor de acces ale utilizatorilor la documente. Fiecărui utilizator i se atribuie: drepturi conform etichetei de acces; drepturi de acces la dulapuri de fișiere în care puteți lucra; un set de operațiuni comerciale în conformitate cu responsabilități funcționale.

· Înregistrarea acțiunilor utilizatorului.

· Utilizarea metodelor de protecție criptografică a informațiilor – semnătură digitală și criptare.

Oportunități „DELO-WEB”

· Înregistrarea documentelor cu completarea automată a unor câmpuri ale Republicii Kazahstan;

· Înregistrarea documentelor aferente;

· Certificarea dosarelor atașate la RK, EDS, precum și verificarea EDS a fișierelor atașate;

Luarea de rezolutii asupra documentului, monitorizarea executiei

· Coordonarea si semnarea proiectelor de documente

· Certificarea EDS a dosarelor atașate RK a proiectelor de documente, precum și verificarea EDS a acestora.

Căutați documente și rezoluții după valorile detaliilor acestora;

· Obtinerea de rapoarte privind fluxul documentelor interne si externe.

4. Opțiunea „EDS și criptare”

În activitățile organizațiilor moderne, există o tendință constantă spre introducerea tehnologiilor de prelucrare a informațiilor fără hârtie.

Documentele organizației sunt create, procesate și trimise electronic. Documentele primite sunt adesea convertite și în formă electronică prin scanare și OCR, sau ajung deja în formă electronică.

Gestionarea electronică a documentelor crește semnificativ eficiența personalului de conducere și producție: accelerează procesele de pregătire, coordonare, aprobare și aprobare a documentelor, simplifică procedurile de căutare și prelucrare a documentelor, schimbându-le atât în cadrul organizației, cât și cu corespondenții/destinatarii externi. În plus, se constată o reducere semnificativă a consumului de hârtie și consumabile, se reduce nevoia de copiatoare și duplicatoare și pentru personalul acestuia.

La înregistrarea documentelor primite, un angajat își poate pune semnătura digitală pe dosarul documentului, atestând autenticitatea acestuia. Atunci când lucrați cu proiecte de documente, documente de ieșire și interne ale organizației, EDS poate fi utilizat pentru aprobare, avizare, aprobare, înregistrare și trimitere a documentului către destinatar.

Pentru a utiliza o semnătură digitală electronică în sistemul „DELO”, este prevăzută o opțiune specială „EDS și criptare”.

Orice angajat care are acces la document primește informaţii de încredere despre semnături - cine și când a semnat acest document, și poate verifica, de asemenea, autenticitatea fiecărei semnături și să se asigure că după semnare documentul nu a fost editat. Procedura de verificare a unei semnături digitale este extrem de simplă - doar faceți clic o dată cu mouse-ul.

Opțiunea „EDS și criptare” oferă și posibilitatea de a semna și cripta documentele trimise prin e-mail către destinatari externi: sucursale, filiale, clienți sau parteneri. Criptarea mesajelor transmise prin canale de comunicare externe face posibilă protejarea în siguranță a informațiilor confidențiale împotriva accesului neautorizat - citire, denaturare sau înlocuire.

În cazul în care sistemul „DELO” este instalat pentru toți participanții la schimbul de informații, împreună cu documentele sunt transmise semnăturile digitale suprapuse pe document. Astfel, utilizatorii sistemului corporativ au posibilitatea de a semna și distribui documente semnate în întreaga organizație distribuită geografic. În acest caz, de exemplu, verificarea semnăturii președintelui unei corporații într-o sucursală îndepărtată se realizează în același mod ca și verificarea semnăturii unui angajat al unei sucursale - un „clic” al mouse-ului.

Tehnologia de lucru cu opțiunea „EDS și criptare”.

Pentru fiecare utilizator al sistemului „DELO”, care are dreptul de a semna, se formează o cheie, formată din două părți: secretă și deschisă.

Cheia secretă este înregistrată pe un mediu: o tabletă electronică Touch Memory sau o cheie electronică EToken, care este transferată personal utilizatorului. Cheia secretă poate fi protejată suplimentar de parola utilizatorului (în cazul în care media este pierdută).

Pe baza cheii publice, se generează un certificat de cheie publică. Certificatul cheii publice este utilizat pentru autentificarea semnăturii digitale.

Crearea cheilor secrete de utilizator și a certificatelor acestora este efectuată de administratorul Centrului de control al sistemului de chei (CUCS), care este un complex de software și un dispozitiv pentru scrierea / citirea purtătorilor de chei, care este inclus în kit-ul de livrare al opțiunii.

CCMS este centrul de control corporativ pentru sistemul cheie, activitățile sale se aplică numai propriei organizații, sucursale și filiale. Dacă este necesar, certificatele emise de CCMS pot fi semnate și de o Autoritate de Certificare superioară. CCMS funcționează pe un computer autonom, care nu este conectat la nicio linie de comunicație din motive de securitate.

Administrarea CVCS nu necesită pregătire specială. Toate informațiile necesare sunt prezentate în documentația sistemului DELO.

Opțiuni de livrare și instalare pentru opțiunea „EDS și criptare”.

Opțiune „EDS și criptare” disponibil în 3 variante de livrare diferite:

Software special folosit.

Opțiune „EDS și criptare” folosește instrumentul de criptoprotecție CryptoPro CSP dezvoltat de CryptoPro și certificat de FAPSI. Integrarea software-ului criptografic în sistemul de birotică și management electronic al documentelor DELO a fost realizată de compania EOS, care deține licențele FAPSI corespunzătoare.

5. Funcțiile sistemului de birotică și managementul documentelor electronice

Lucrați la proiecte de documente

Funcționalitatea de pregătire a documentelor vă permite să automatizați întregul proces de creare a unui document. Lucrul cu proiectele de documente implică următoarele acțiuni:

1. crearea unui proiect de document de către Republica Kazahstan, inclusiv „în conformitate cu” un document administrativ;

2. schimbarea proiectului cu păstrarea versiunilor anterioare;

3. aprobarea proiectului de document;

4. aprobarea proiectului de document;

5. înregistrarea documentului creat pe baza proiectului.

Atunci când se lucrează cu un proiect, se realizează rutarea secvențială sau paralelă, sunt controlați termenii de luare în considerare și termenul de pregătire a proiectului în ansamblu.

Înregistrarea documentelor

Pentru fiecare document din sistemul „DELO” se formează un card de înregistrare și control (RC), în care se introduc informații despre document. Pot fi înregistrate atât documentele primite din exterior, cât și documentele create în cadrul organizației: scrisori, comenzi, instrucțiuni, contracte, acte etc. Compoziția cerințelor Republicii Kazahstan: corespondent, rezumat, data creării, numărul de înregistrare al documentului, semnătura, subiectul, ștampila de acces, marcajul prezenței cererilor, nomenclatorul, componența documentului, rezoluția etc. Unele detalii, de exemplu, rezoluțiile și rapoartele privind implementarea acestora, destinatarii, corespondenții pot avea un sens plural.

Controlul execuției

Tabel Nr. 1. Funcții ale sistemului de automatizare de birou

Prelucrarea și păstrarea documentelor	Pe card poate fi „atașat” orice număr de fișiere, care conține documentul în sine într-o formă de reprezentare computerizată (de exemplu, o imagine facsimil a unui document pe hârtie, text, material audio sau video etc.). Aceste fișiere pot proveni din linii de comunicare sau pot fi create în cadrul organizației folosind editori de text precum MS WORD, scanere, microfoane sau alte dispozitive conectate la un computer.
Extinderea compoziției detaliilor cardului de document	Cardul conține o compoziție de detalii care îndeplinește pe deplin cerințele muncii de birou. Pentru a reflecta specificul departamentului sau al industriei, compoziția câmpurilor cardului poate fi extinsă cu detalii suplimentare. Câmpurile noi pot fi create chiar de utilizatori fără nicio programare. Detaliile suplimentare pot fi de diferite tipuri: șir, numerice, date. De asemenea, oferă posibilitatea de a controla datele introduse în detaliile create.
Introducerea în flux a documentelor	Introducerea inline a documentelor permite rezolvarea problemei introducerii în masă a imaginilor electronice ale documentelor pe hârtie în sistemul de management al documentelor. La înregistrarea documentelor pe primele coli sau pe coli goale separate (fii separatoare), este tipărit un cod de bare unic atribuit de sistem. În procesul de scanare și recunoaștere la un loc de muncă separat dotat cu un scaner de înaltă performanță, sistemul analizează codul de bare și procesează documentele scanate în conformitate cu informațiile specificate în acesta. Ca urmare, imaginile electronice ale documentelor primite într-un format dat sunt atașate automat la RC-ul corespunzător.
Mișcarea documentelor	Există mai multe mecanisme de organizare a mișcării documentelor în sistem. Fiecare mecanism asigură performanța optimă a unui anumit proces de afaceri. Când se lucrează la un document nefinalizat, cardul este trimis automat de-a lungul unui traseu în serie sau paralel între oficialii de aprobare sau de aprobare predeterminați. În procesul de transmitere a proiectului se ține cont de natura vizelor eliberate, se controlează condițiile de contrapartidă. După trecerea rezoluției, documentul finalizat este adus la cunoștința executorilor, iar termenele de executare a instrucțiunilor sunt controlate. Sistemul DELO implementează și multe alte mecanisme de deplasare a documentelor: adresare internă, transmiterea documentelor electronice organizatii externe, control deplin al tuturor tipurilor de mișcare a documentelor pe hârtie și așa mai departe.
Asigurarea valabilitatii juridice	În procesul de acordare sau aprobare a unui proiect de document, utilizatorul poate certifica documentul în cauză cu o semnătură digitală electronică (EDS). Acest lucru vă permite să asigurați valabilitatea legală a documentelor electronice create. Pentru a stoca certificate EDS, pot fi folosite un centru de certificare terță parte și un centru intern de control al sistemului de chei corporative (CMC) creat pe baza produselor software EOS și a instrumentelor criptografice certificate.
Trimiterea documentelor	Sistemul vă permite să creați liste de corespondență pentru expedierea instituției, supratipărirea plicurilor, trimiterea documentelor folosind sisteme de e-mail. Documentele trimise prin e-mail pot fi criptate și certificate cu semnătură digitală. În acest scop, sistemul utilizează instrumente criptografice certificate.
Lucrări de referință și analitice	Pe măsură ce sistemul funcționează, acesta acumulează baza de informații a documentelor instituției. Sistemul oferă o căutare a documentelor în această bază de date printr-o combinație a oricăror detalii ale Republicii Kazahstan, precum și o căutare în textul documentului. Dacă este necesar, o interogare de căutare complexă poate fi salvată și utilizată în mod repetat. Documentele selectate ca rezultat al căutării pot fi stocate în folderele personale ale utilizatorilor sau tipărite ca o listă.
Căutare full-text după conținutul documentului	A fost implementată o căutare combinată: simultan printr-o combinație de detalii ale cărților de înregistrare și o căutare full-text după conținutul documentelor în sine.
Lucrul cu documentele aferente	Sprijină capacitatea de a stabili legături între documentele RK sau proiectele de documente legate tematic, anulându-se sau completându-se reciproc, etc. Acest lucru vă permite să vizualizați lanțuri de documente conexe. Legăturile pot fi setate și către documente stocate în afara sistemului de flux de lucru (link URL). Astfel, un document al sistemului „DELO” se poate referi la materiale informative externe sau documente stocate în alte sisteme informatice.
Reglementarea drepturilor de acces	Drepturile de utilizator în sistem reglementează atât accesul la dulapuri și documente în conformitate cu clasificările acestora, cât și setul de funcții disponibile pentru acest utilizator (înregistrare, editare, anulare a unui document într-un caz, anulare etc.)

6. Eficacitatea sistemului „DELO”.

Potrivit companiilor de consultanță occidentale, atunci când lucrați cu documente pe hârtie:

· aproximativ 15% din toate documentele sunt pierdute iremediabil;

Până la 30% din timpul de lucru al angajaților este petrecut în căutarea materialelor necesare;

· Pentru fiecare document, se creează în medie 19 copii ale acestuia.

Sistemul de automatizare de birou și de gestionare a documentelor electronice „DELO” creează condiții fundamental noi pentru mai mult organizare eficientă lucrul cu documente:

Tehnologie nu automatizată	Tehnologia automatizata
acceptarea manuală a documentelor primite prin canale electronice (fax, telegraf, e-mail)	acceptarea automată a documentelor primite prin canale electronice
tipărirea manuală a cardurilor, întocmirea rezumatelor, certificatelor, rapoartelor, registrelor	imprimare automată carduri, rezumate standard, certificate și registre, formarea de rapoarte arbitrare
deplasarea manuală a unui proiect de document în procesul de coordonare și aprobare	transferul automat al proiectului între oficialii coordonatori și cei avizați de-a lungul unui traseu prestabilit
reproducerea documentelor și cardurilor, transportul și transferul către executanții acestora
înregistrarea manuală a faptului de transfer de documente și rezoluții către un funcționar, care adesea nu este efectuată din cauza neglijenței angajaților	înregistrarea automată a faptelor de trimitere și primire a documentelor și rezoluțiilor printr-o rețea de calculatoare
înregistrarea multiplă a acelorași documente în jurnale și dulapuri ale diferitelor unități structurale	înregistrarea primară unică a unui document în orice departament și urmărirea automată ulterioară a mișcării și executării documentului în dulapuri electronice pentru dosare diviziuni
căutarea manuală a documentelor și colectarea de informații despre execuția acestora în dulapuri disparate ale diferitelor departamente	căutare automată end-to-end în toate dulapurile de fișiere, ținând cont de drepturile de acces
trimiterea prin poștă și curier de documente și rezoluții către sucursale și alte instituții cu întocmirea manuală a registrelor relevante

„DELO-Enterprise” este destinat nu numai serviciilor de birou (secretariate, birouri, departamente generale, expediții etc.). De asemenea, sistemul automatizează activitățile participanților direcți în fluxul de lucru: manageri, specialiști - adică toți angajații organizației care lucrează cu documente.

„DELO” îndeplinește toate cerințele pentru ambele sisteme moderne managementul documentelor electronice și la sistemele de automatizare a muncii clasice de birou.

Sprijinind o activitate de birou cu drepturi depline de hârtie și documente complet electronice, „DELO-Enterprise” vă permite să implementați un sistem de management mixt, hârtie-electronic, în organizație. Sistemul oferă o oportunitate unică de a crea lucrări de birou foarte eficiente fără hârtie în zonele deosebit de aglomerate ale activităților de management, menținând în același timp un flux de lucru complet de hârtie în unele zone. Acest lucru vă permite să treceți fără probleme la tehnologiile moderne de management, fără riscul defecțiunilor în sistemul de documentație de management actualizat.

În sistemul „DELO-Enterprise”, utilizatorul poate fi fie un funcționar indicat direct în documente, fie un alt angajat al instituției căruia i-au fost delegate atribuțiile corespunzătoare.

7. Sisteme din familia „DELO”.

Sistemele familiei „DELO” sunt scalabile, acceptă o schemă centralizată, distribuită și descentralizată pentru organizarea muncii de birou:

· „CASE-Secretary” poate fi instalat pe un singur computer și oferă astfel înregistrarea centralizată și controlul asupra executării documentelor.

«CASE-Enterprise» acceptă modul multi-utilizator și oferă management centralizat un singur proces de afaceri.

· Dacă instituția are subdiviziuni cu muncă de birou independentă, atunci „CASE-Enterprise” sprijină procesele de lucru de birou care interacționează ale acestor subdiviziuni.

De asemenea, scalarea sistemului este asigurată prin utilizarea următoarelor tehnologii:

Lucrați în rețelele Internet/Intranet	O interfață web este implementată în sistem pentru a oferi acces la documente. Oferă acces ușor și eficient la documente de pe orice computer local sau la distanță prin Internet.
Gestionarea documentelor electronice distribuite	Sistemul permite schimbul automat de documente electronice valabile din punct de vedere juridic între organizații sau subdiviziuni îndepărtate geografic. În același timp, sunt respectate toate normele muncii casnice de birou. Confidențialitatea și autenticitatea documentelor sunt asigurate prin mijloace criptografice certificate.
Suport pentru o gamă largă de documente	Sistemul de stocare permite mai multor utilizatori să lucreze cu cantități mari de documente. Oportunități reale, practic confirmate - peste 4.000.000 de documente, peste 500 de utilizatori concurenți. În același timp, există o versiune a sistemului pentru un singur utilizator care funcționează cu un SGBD shareware.

„DELO” este un sistem deschis. Se integrează cu orice aplicație Windows printr-un API deschis inclus în sistem.

· pentru a afișa datele sistemului în cea mai convenabilă formă de rapoarte;

· pentru formarea cererilor de tipul cerut pentru căutarea și selectarea datelor;

· pentru a accesa datele sistemului prin INTERNET (INTRANET);

pentru exportul datelor de sistem către alte baze de date de clienți etc.

Subsistemul „ARHIVE BUSINESS”	„ARHIVE CASE” este un subsistem multi-utilizator conceput pentru a automatiza pregătirea pentru transferul cazurilor în arhivă, întreținerea și contabilizarea documentelor de arhivă. Programele sunt integrate în ceea ce privește păstrarea unui nomenclator de cazuri, urmărirea modificărilor în structura organizatorică a organizației, precum și importul și exportul de documente electronice.
Sistemul „KADRY”	Sistem software„STAFF”, conceput pentru evidențele automate de personal ale întreprinderilor și instituțiilor. Sistemul poate fi folosit ca intreprinderi individualeși organizații, și organizații care au o structură complexă: tip holding, având numeroase filiale, cu o structură extinsă de sucursale etc.

8. Diferențele între sistemele din familia „DELO”.

Sistemul „DELO-Start” folosește MSDE (Microsoft Data Engine) ca DBMS.

Funcţie	Intreprindere de afaceri	CAZ-secretar*	DELO-Start
Procesarea documentelor distribuite în rețea
Distribuirea drepturilor de acces la diverse documente și funcții de sistem
Menținerea mai multor dulapuri de dosare
Lucrul cu proiecte de documente
Integrare cu subsistemul „ARHIVE BUSINESS”
Posibilitatea de interacțiune cu criptoserverul
Înregistrarea documentelor
Introducerea rezoluțiilor pentru documente
Repartizarea documentelor în curs de execuție pe „dosare” în funcție de stadiul de execuție a documentului: Primit, La execuție, La control si etc.		Doar folderul deschis La control»
Controlul execuției documentelor**			Doar în căutare
Căutare de documente cu mai multe criterii
Generarea de rapoarte standard
Schimb de documente prin e-mail
Radierea documentelor în cauză
Urmărirea mișcării originalelor pe hârtie și a copiilor documentelor, menținerea registrelor de transfer intern al documentelor
Menținerea listelor de utilizatori de funcționari, organizații, rubrici tematice, grupuri de documente
Editarea șabloanelor de ieșire

* - MSDE (Microsoft Data Engine) este utilizat ca DBMS, care este inclus în setul de livrare.

** - controlul operațional asupra executării documentelor poate fi efectuat în două moduri:

· la vizualizarea listei de rezoluții de control din folderul „On control”;

· în modul de căutare după detalii ale rezoluției.

9. Structura sistemului „DELO”.

Figura 1 prezintă structura sistemului „DELO” și opțiunile acestuia.

Orez. 1. Structura sistemului „DELO” și a subsistemelor acestuia.

10. Cerințe tehnice de bază

„DELO” este un sistem de aplicații pentru automatizarea biroului și managementul documentelor electronice, care funcționează într-un mediu client-server.

Oracle 9i (9.2.0.3 sau mai recent), Microsoft SQL Server 2000 poate fi utilizat ca SGBD.

CERINȚE DE SERVER

Cerințele pentru server sunt determinate în primul rând de cerințele SGBD selectat, de numărul așteptat de utilizatori ai sistemului „DELO” și de fluxul de lucru al organizației. În fiecare caz, configurația serverului este determinată individual.

Caracteristicile medii ale serverului:

procesor Pentium IV sau mai mare;

RAM nu mai puțin de 512 MB;

Dacă Oracle DBMS este utilizat pe o altă platformă decât Windows, pentru a oferi astfel de caracteristici opționale ale sistemului DELO, cum ar fi căutarea contextuală în fișierele atașate și DELO-WEB, este necesar un server Windows suplimentar cu MS Internet Information Server instalat, MS Index Server.

CERINȚELE PENTRU LOCUL DE MUNCĂ

Client cu caracteristici complete

Partea client a sistemului DELO funcționează sub Windows 2000, Windows XP. Partea client a SGBD-ului corespunzător trebuie instalată pe stația de lucru, precum și, pentru a utiliza toate funcționalitățile sistemului „DELO”, MS Internet Explorer 6.0 și MS Office 2000 (sau versiuni ulterioare).

procesor Pentium II sau mai mare;

RAM minim 128 MB;

spațiu liber pe hard disk de la 200 MB;

monitor cu o rezoluție de 800x600, 65 de mii de culori

Windows 2000 Professional.
Client slab:

Pentru a lucra cu sistemul „DELO” prin interfața WEB („DELO-WEB”), aveți nevoie de un computer cu Internet Explorer 6.0 și o versiune ulterioară instalată.

CONCLUZIE

Un sistem axat pe automatizarea fluxului de lucru (de la crearea documentelor la transfer la stocarea arhivei) cu posibilitatea de automatizare end-to-end a fluxului de lucru al companiilor distribuite geografic, susținând integrarea cu sistemele informaționale existente ale întreprinderii. Sistemul este axat pe automatizarea proceselor conexe orientate către documente (financiare, managementul documentelor contractuale, automatizare afaceri interne procese, lucru cu apelurile cetăţenilor, prestarea de servicii publice etc.), cu posibilitatea organizării unui flux de documente semnificativ din punct de vedere juridic al companiei.

Sistemul electronic de management al documentelor DELO dezvoltat de compania Electronic Office Systems (EOS) este o soluție industrială complexă care oferă atât suport pentru gestionarea documentelor adoptată în mod tradițional în organizație, cât și menținerea unui management complet electronic al documentelor organizației.

Sistemul „DELO” este utilizat eficient atât în organizațiile de stat, cât și în cele comerciale, atât în firme mici, și în structuri de holding distribuite sau departamentale.

Astăzi, „Delo” este folosit de peste 5.700 de companii, instituții, organizații din Rusia și țările CSI, iar numărul total de locuri de muncă stabilite depășește 400.000. Douăzeci și cinci de entități Federația Rusă implementează programe de automatizare pentru autorități la toate nivelurile pe baza sistemului „DELO”. Astăzi, sistemul de management al documentelor DELO este de fapt standardul industrial pentru automatizarea managementului documentelor în Rusia.

Împreună cu EDMS „DELO” modulele de integrare special dezvoltate de compania EOS cu sisteme de interacțiune electronică interdepartamentală (SMEV) și managementul electronic interdepartamental al documentelor (MEDO).

„Certificatul de cea mai înaltă calitate” al Comitetului Central al Standardului de Stat al Rusiei, primit de sistemul „DELO”, și mulți ani de experiență a specialiștilor EOS garantează implementarea cu succes a sistemului și absența problemelor cu funcționarea ulterioară a acestuia. .

Funcționalitatea sistemului

Sistemul oferă un ciclu de viață complet al unui document într-o organizație, de la crearea unui document nefinalizat până la scrierea acestuia în fișier și transferarea acestuia în arhivă.

Lucrul cu documentele de intrare și de ieșire

Înregistrarea, controlul și contabilizarea corespondenței de intrare și de ieșire
Înregistrarea documentelor trimise prin e-mail în mod automatizat, inclusiv a celor protejate prin semnătură electronică
Stabilirea structurii numărului de înregistrare în conformitate cu nomenclatorul de cazuri adoptat în organizație
Impunerea rezoluțiilor, controlul execuției, redactarea și vizualizarea rapoartelor asupra rezoluțiilor
Transmiterea documentelor pentru execuție în cadrul organizației pe rute specificate
Coordonarea documentelor de orice tip, inclusiv a contractelor
Căutare rapidă prin toate detaliile cardului de înregistrare a documentului, capacitatea de a salva și de a utiliza interogări complexe de căutare
Ștergerea documentelor în caz și posibilitatea de transfer în arhivă
Automatizarea trimiterii e-mailurilor de ieșire

Lucrați cu documentele interne ale organizației

Ciclul complet de lucru cu proiecte de documente este acceptat:
- crearea unui card de înregistrare pentru un proiect de document, inclusiv „în conformitate cu” un document administrativ
- modifica proiectul cu stocarea versiunilor anterioare
- aprobarea proiectului de document
- aprobarea proiectului de document
- înregistrarea automată a unui document creat pe baza unui proiect
- căutați toate detaliile RCPD, capacitatea de a salva și de a utiliza interogări complexe de căutare
- stabilirea traseului proiectului documentului și gestionarea acestuia
- utilizarea unei semnături electronice la acordul și aprobarea unui proiect de document
Formarea instrucțiunilor pentru documente.
Transferul documentelor semnate către angajați pentru familiarizare și execuție.
Control asupra trecerii și executării documentelor.
Controlul accesului documentelor.
Lucrul cu șabloane de documente
Căutare rapidă prin toate detaliile cardului de înregistrare, capacitatea de a utiliza și salva interogări complexe de căutare.

Beneficii pentru organizațiile guvernamentale

Pentru manageri la diferite niveluri:

urmărirea mișcării unui document în toate etapele ciclului său de viață
control eficient și raportare asupra executării instrucțiunilor (rezoluțiilor)
reducerea termenelor de pregătire și coordonare a documentelor
lucru convenabil asupra proiectelor de documente
căutare rapidă a documentelor
obținerea de rapoarte de sinteză
posibilitatea delegării de autoritate

Pentru angajații de birouri, secretariate, pentru funcționari:

înregistrarea rapidă și convenabilă a documentelor folosind un sistem extins de diverse directoare
primirea, înregistrarea și trimiterea documentelor prin e-mail
urmărirea progresului executării instrucțiunilor (rezoluțiilor)
căutare comodă și rapidă după orice detalii ale cardului de înregistrare (RK) atât a documentelor, cât și a proiectelor de documente (RKPD)
jurnalele de transmitere, familiarizare și transmitere a documentelor, registre de expediere interne și externe, fișe de avizare
raportare

Beneficii pentru companiile comerciale

Pentru lideri:

controlul și managementul eficient al fluxului de documente al companiei
căutare și acces rapid la documente în orice etapă a ciclului său de viață
control efectiv asupra executării comenzilor în structurile de afaceri ale companiei
lucru convenabil asupra proiectelor de documente, inclusiv pregătirea și aprobarea contractelor
căutarea rapidă a documentelor și evaluarea ușoară a activității companiei folosind raportarea fluxului de documente, inclusiv analiza informațiilor despre documente
acces mobil și de la distanță (inclusiv offline) la documente

Pentru asistenții șefului, secretarii asistenți, angajații secretariatului:

înregistrarea rapidă și convenabilă a documentelor
control eficient asupra executării instrucțiunilor, tehnologie automatizată pentru lucrul cu instrucțiuni, inclusiv notificarea tuturor participanților la lucrul în comun despre starea lucrărilor cu documente
distribuirea automată a documentelor cu instrucțiuni către birourile angajaților, inclusiv mecanisme de notificare cu privire la primirea de noi documente în dosarele biroului, trimiterea de mementouri pe instrucțiuni
informarea cu privire la încălcarea condițiilor de examinare sau de executare a documentelor
lucru convenabil cu documente electronice
simplificarea procedurilor de primire, trimitere și înregistrare a documentelor, inclusiv prin utilizarea semnăturii electronice și a criptării mesajelor
capacitatea de a lucra cu toate informațiile de sistem prin Internet

Beneficii pentru managerii și angajații companiilor care lucrează cu documente:

complet funcțional la locul de muncă să lucreze cu comenzi și proiecte de documente, inclusiv contracte
distribuirea în spațiile de lucru a marilor mari de documente în foldere speciale pentru comandă și ușurință în procesarea ulterioară
distribuirea drepturilor de acces la documente și funcții
căutarea avansată printr-o combinație arbitrară de detalii simplifică foarte mult munca cu documente, utilizarea interogărilor de căutare de orice complexitate
controlul eficient al circulației documentelor, organizarea depozitării documentelor
rubrici de informații și legături între documente pe teme specifice
rapoartele generate automat despre starea de lucru cu documente vă permit să primiți instantaneu date despre diferiți parametri pentru analiza ulterioară și raportarea către conducere

Beneficii pentru profesioniștii IT:

Personalizare ușoară pentru sarcinile oricărei organizații, mecanismele încorporate de adaptare la caracteristicile unei anumite organizații vă permit să respectați cerințele reglementărilor și standardelor existente
Integrare API cu orice sisteme informatice și aplicații de afaceri
echilibru între asigurarea confortului utilizatorilor și protecție fiabilă împotriva interferențelor neautorizate în funcționarea sistemului
înregistrarea automată a celor mai importante acțiuni ale utilizatorului în procesul de lucru cu documente vă permite să rezolvați rapid posibile situații neprevăzute

Sistemul „DELO” este un produs „cutie” replicat, fără modificări personalizate, rezolvă problemele de gestionare electronică a documentelor, automatizarea proceselor de lucru de birou, precum și procesele de business legate de managementul documentelor, ale oricărei organizații.

Cu ajutorul unui sistem de directoare flexibil, acesta poate fi instalat și configurat cu ușurință de către specialiștii clientului.

Module suplimentare pentru sistemul „DELO”:

1. DELO-WEB - acces deplin la documente și munca unui utilizator la distanță în EDMS (acces la informațiile stocate în baza de date, în conformitate cu drepturile acordate) prin Internet/Intranet printr-o interfață web. Angajații pot lucra pe deplin cu documente în timpul unei călătorii de afaceri sau în afara biroului sau la birou.

2. Subsistemul Alerte și notificări - conceput pentru expediere automată notificări (informații despre operațiunea efectuată în sistem) și notificări (informații despre termenele limită apropiate pentru executarea unei anumite operațiuni în sistem) către e-mailurile utilizatorilor despre diverse evenimente ale sistemului „DELO”.

3. „Semnătură și criptare electronică” - capacitatea de a semna și verifica autenticitatea fișierelor documentelor, precum și de a le cripta, folosind o semnătură electronică, puteți semna atât fișierele documentelor, cât și rezoluțiile.

4. „KARMA” – conceput pentru a utiliza funcțiile de protecție criptografică a informațiilor și semnătură electronică, precum și pentru a proteja fișierele și documentele de accesul și modificările neautorizate.
KARMA face ca utilizarea semnăturilor electronice să fie cât mai convenabilă pentru diverși angajați, atât utilizatori EDMS, cât și programatori de orice calificare. Pentru utilizatori, vă permite să lucrați cu semnătura electronică a fișierelor direct din Windows Explorer. Programatorii pot integra rapid și ușor lucrările de semnătură electronică în programe noi sau pot modifica programele existente. Toate aceste programe vor putea folosi o semnătură electronică.

5. Scanare inline - scanare automată și înregistrarea unui număr mare de documente.

6. Protectie impotriva accesului neautorizat – creeaza un circuit extern de protectie, prevenind folosirea incorecta a documentelor.

7. DELO-1C - o soluție de integrare pentru cele mai populare sisteme ERP și DOW, care vă permite să automatizați fluxul de lucru al documentelor financiare sub formă de hârtie și să organizați un flux de lucru electronic semnificativ din punct de vedere juridic al documentelor financiare.

8. „Password Wizard” este conceput pentru a autoriza utilizatorii în sistemul „DELO”. În plus, autorizarea este furnizată la intrarea în rețeaua corporativă și în Internet, precum și în practic orice aplicație Windows care utilizează autorizare (de exemplu, Word, Excel etc.).

9. Monitorizarea documentelor - produsul este conceput pentru a anunța oficialii cu privire la primirea documentelor și rezoluțiilor, precum și notificarea preventivă a termenelor de executare, aprobare și semnare a documentelor. În comparație cu „Anuntor de cabinet” standard din EDMS, „Monitorizare dulap” oferă utilizatorilor o serie de caracteristici suplimentare.

10. Opțiunea „Căutare după cod de bare”. Posibilitatea de a imprima un cod de bare de pe un card de înregistrare a documentului pe o bandă specială de către un utilizator care are acces la funcția „Tipărește cod de bare”. Este posibil să deschideți un card de înregistrare citind un cod de bare din documentul original folosind un scaner portabil. În plus, este posibil să căutați documente prin cod de bare.

11. Subsistemul „Managementul proceselor”

Oferă oportunități ample de a descrie procesele complexe de prelucrare a informațiilor din organizație;
Oferă oportunități de implementare în organizații a aplicațiilor care automatizează o varietate de procese de prelucrare a informațiilor, precum și oportunități de implementare a tehnologiilor de management al proceselor;
Este implementat pe baza Microsoft Workflow Foundation, un mediu de rulare standard inclus în Microsoft .NET Framework începând cu versiunea 3.0. Din punct de vedere fizic, subsistemul este format din următoarele componente: serviciul de management al procesului, stocarea datelor de proces, aplicația de configurare și monitorizare a procesului;
Subsistemul include, de asemenea, o bibliotecă de operațiuni standard care vă permit să efectuați automat aproape orice acțiune asupra obiectelor sistemului „DELO” și procese standard de aprobare;
Existența proceselor standard de aprobare va permite utilizatorilor să înceapă să lucreze cu subsistemul imediat după instalare și configurare minimă. Dacă procesele standard nu răspund nevoilor organizației, clientul în mod independent (sau cu implicarea specialiștilor EOS) poate implementa un proces arbitrar.

Capacitățile subsistemului sunt, de asemenea:

Sincronizarea procesului de prelucrare a documentelor pe timp și pe evenimente;
Posibilitatea de a combina elemente de rutare rigidă și liberă a documentelor electronice;
Modificarea dinamică a procesului de prelucrare în funcție de condițiile care apar în timpul prelucrării;
Crearea unei biblioteci de șabloane pentru procesele de prelucrare a informațiilor din organizație.

12. Utilitarul EOS Desktop Service - extinde posibilitățile de lucru în subsistemul „DELO-WEB”:

asigură comunicarea cu sistemul de scanare (opțiunea „Scanare”), permițându-vă să scanați și să atașați imediat imagini electronice ale documentelor la cardurile de înregistrare direct în modul online în subsistemul „DELO-WEB”. Scanarea în „DELO-WEB” poate fi efectuată atât folosind programul FineReader, cât și direct din scaner (folosind două drivere),
vă permite să atașați mai multe imagini de documente în același timp la o cartelă a unui document sau proiect de document prin interfața subsistemului „DELO-WEB”,
oferă posibilitatea de a edita fișiere de document direct în baza de date a sistemului „DELO” prin interfața subsistemului „DELO-WEB”.

13. Modulul de interfață „DELO-MEDO” și Serverul de Interacțiune Electronică (SEV).

EDMS „DELO” lucrează în sistemul de management electronic interdepartamental al documentelor (MEDO). Cu ajutorul modulului de interfață cu sistemul interdepartamental de gestionare a documentelor electronice (MEDO) sau cu ajutorul serverului de interacțiune electronică (SEV), se construiește un flux eficient de documente în organizațiile cu structură distribuită geografic.

Aceste subsisteme îndeplinesc următoarele sarcini:

înregistrarea și prelucrarea automată a documentelor în EDMS primite de la alte organizații - utilizatori ai sistemului de management al documentelor interdepartamentale sau intercorporate. În același timp, înregistrarea și procesarea automată înseamnă că acestea sunt efectuate în întregime de sistemul MEDO sau SEV fără participarea utilizatorului EDMS,
primirea automată a informațiilor despre trecerea și executarea documentului trimis în EDMS ale altor organizații - utilizatori ai sistemului MEDO sau SEV și prezentarea acestor informații într-o formă convenabilă,
De asemenea, subsistemele MEDO și SEV fac posibilă automatizarea completă a unora dintre operațiuni: astfel, acestea vor fi efectuate de subsistemele MEDO sau SEV fără nicio participare a utilizatorilor sistemului DELO. Astfel de operațiuni automate includ, în primul rând, următoarele: primirea unui document, verificarea repetății (dacă documentul este repetat, atunci subsistemele MEDO și SEV îl transferă pentru înregistrare manuală sau refuză înregistrarea acestuia; dacă documentul nu este repetat, apoi sistemul îl înregistrează independent pe a lui). De asemenea, aceste două subsisteme automatizează legarea documentelor, crearea rezoluțiilor externe, formarea și transmiterea rapoartelor, primirea rapoartelor de către corespondent și prelucrarea rapoartelor în EDMS-ul corespondentului.

14. Sistem de livrare servicii publice(SOGU) și EDMS „DELO”

Sistemul de furnizare a serviciilor de stat și municipale în formă electronică (SOGU) bazat pe EDMS „DELO” vă permite să transferați procesul de furnizare a serviciilor electronice în formă electronică la toate nivelurile - federal, regional și municipal. Acest lucru este asigurat prin integrarea cu „Portalul unic al serviciilor de stat și municipale” (EPGU) prin Sistemul de interacțiune electronică interdepartamentală (SMEV).

EDMS „DELO” împreună cu subsistemul SOGU automatizează următoarele funcții specifice necesare prestării serviciilor publice în formă electronică:

înregistrarea automată a cererilor de furnizare a serviciilor publice primite de la „Portalul Unificat al Serviciilor Statale și Municipale” (EPGU), www.gosuslugi.ru;
acceptarea aplicațiilor pentru furnizarea de servicii prin centre de servicii multifuncționale (MFC);
examinarea și executarea aplicațiilor;
controlul asupra executării ordinelor (emiterea de instrucțiuni și controlul executării acestora);
crearea de cereri către alte compartimente pentru obținerea informațiilor necesare prestării serviciilor;
primirea de răspunsuri la solicitările interdepartamentale în mod automatizat;
monitorizarea progresului procesării aplicațiilor (viziuni de date personalizabile și formulare de raportare);
formarea istoricului procesării cererilor;
actualizarea automată a stării cererii și transmiterea unui răspuns către solicitant în formă electronică - printr-un portal unic de servicii publice;
posibilitatea utilizării unei semnături electronice în orice procese de interacțiune interdepartamentală.

15. Soluții mobile: „Mobile office”, „Workstation of the Head”, soluții pentru tablete iPad („Portfolio of the head” și iSelf).

Soluțiile mobile EOS oferă managerilor de diferite niveluri tehnologia de lucru cu documente care le permite să utilizeze dispozitive mobile și tablete.

„Mobile Office” vă permite să lucrați cu documente folosind dispozitive mobile (iPad, iPhone, smartphone-uri, comunicatoare, Telefoane mobile) pe orice platformă prin e-mail. Acest subsistem este util pentru o gamă largă de angajați care lucrează adesea în afara biroului, aflându-se pe diverse locații. La birou, astfel de angajați folosesc biroul sistemului „DELO”, iar în afara biroului - subsistemul „Birou mobil” pe dispozitivul lor mobil. Lucrând în „Contul mobil” prin interfața de e-mail, angajatul are posibilitatea de a primi și trimite documente direct pe dispozitivul său mobil, de a vizualiza datele documentului primit, de a citi fișiere de documente, de a face acțiunile necesare peste documente. După ce ați primit serverul de e-mail de la dispozitiv mobilîn sistemul „DELO” sunt înregistrate toate modificările care au avut loc cu documentul.

Subsistemul „Stația de lucru a managerului” implementează toate scenariile pentru lucrul cu un document pentru managerii care folosesc tabletă și orice dispozitiv mobil Windows (inclusiv tablete, laptopuri etc., care rulează sub Windows 7 și o versiune ulterioară). Managerii care folosesc „Stația de lucru automatizată a managerului” primesc documente pentru a fi luate în considerare (odată cu emiterea de rezoluții), pentru aprobare și avizare, precum și pentru aprobare și semnare. În legătură cu utilizarea unei interfețe speciale ușoare a locului de muncă, managerul este complet concentrat pe documentul în sine, și nu pe operațiunile de birou. Caracteristicile importante ale subsistemului sunt capacitatea de a opri lucrul la un document și de a salva modificările în orice etapă de lucru, precum și de a continua să lucreze neschimbat în absența Internetului. Cheia este capacitatea de a lucra pe același dispozitiv, precum și utilizarea capacităților tehnice ale dispozitivelor în sine (capacitatea de a lucra fără tastatură, de a folosi un ecran tactil, de a folosi un stylus, de a introduce informații audio și video, ca precum și modalitățile tradiționale de introducere a informațiilor).

Soluția „Manager’s Portfolio”, dezvoltată de compania „Business-IT” pe baza componentei server a soluției „Manager’s Workstation”, implementează funcționalitatea munca mobila cu documente și vă permite să primiți rapid documente pentru aprobare, aprobare și semnare, să impuneți rezoluțiile necesare (inclusiv cele vocale), să căutați printre documentele deja primite și, dacă este necesar, să utilizați o semnătură electronică pentru a aproba și semna documente. Utilizarea „Portofoliului Managerului” este posibilă atât atunci când este conectat la o rețea locală sau la Internet, cât și offline.

Soluția iSelf, dezvoltată în comun de EOS și Flexis, oferă o interfață clară și intuitivă familiară utilizatorilor de iPad, permițând implementarea tuturor scenariilor tipice de procesare a documentelor electronice cu simplitatea și comoditatea celor pe hârtie, inclusiv editarea documentelor folosind capabilități de scriere de mână, impunând rezoluții (inclusiv cele grafice și vocale, precum și prin selectarea rezoluțiilor standard din listă). Interfața bine gândită a aplicației vă permite să obțineți rapid informațiile analitice necesare asupra documentului, să faceți o selecție a informațiilor necesare folosind un sistem de filtrare, să selectați executanții potriviți de instrucțiuni și să vă familiarizați cu rezultatele implementării lor.

Soluțiile pentru tablete iPad vă permit să:

primi documente electronice pentru examinare, semnare, aprobare,
impune rezoluții text și audio pe documente,
folosiți texte standard și alegeți interpreți dintr-o listă cu fotografii,
aprobă și semnează documente electronice,
efectuați modificări la documentele nefinalizate folosind funcționalitatea iPad (barrați, subliniați în textul documentului, introduceți comentariile dvs., inclusiv înregistrarea audio);
caută rapid documente necesare(din acele documente care au fost deja primite de manager în subsistem) folosind căutarea full-text sau folosind filtre.

Beneficiile soluțiilor de pe iPad pentru directori.

Simplitatea și comoditatea interfeței. Datorită utilizării unei interfețe speciale pe tableta iPad, capul este complet concentrat pe documentul în sine, și nu pe documente.

Comoditatea muncii. Abilitatea de a lucra pe tableta iPad atât la birou, cât și în afara acesteia.

Ușurința introducerii informațiilor. Soluțiile de pe iPad acceptă toate modurile familiare de lucru pe o tabletă.

Abilitatea de a lucra offline. Puteți întrerupe lucrul la un document și salva modificările în orice etapă de lucru, precum și să continuați să lucrați în același mod în absența Internetului. Absența unei rețele va fi complet insesizabilă pentru utilizator, iar atunci când apare o rețea, informațiile introduse de șef vor fi trimise automat către serverul sistemului „DELO”.

În URALGAZREMONT LLC (Ufa, Republica Bashkortostan) în 2016, a fost finalizată implementarea sistemului electronic de management al documentelor DELO. Software-ul a fost furnizat de partenerul EOS Medialux (Ufa). Clientul a efectuat singur implementarea EDMS și punerea lui în funcțiune.

Dezvoltarea pas cu pas a sistemului de management al documentelor creat pe baza EDMS „DELO” în administrația orașului Ryazan se desfășoară deja de trei ani. Scopul final al acestui proiect este de a crea un sistem electronic unificat de gestionare a documentelor pentru întreaga „verticală” a administrațiilor locale din Ryazan, precum și de a organiza managementul documentelor interdepartamentale.

La sfârșitul lunii martie 2016, Gazprom Kirghizstan, un monopolist al importului de gaze naturale în Republica Kârgâză, a finalizat implementarea sistemului de management al documentelor Delo la sediul central și la sucursale. Proiectul a fost implementat de KS-Consulting (Barnaul), partener al EOS.

La sfârșitul anului 2015 în Administrația Leninsky districtul municipalÎn regiunea Moscova, a fost finalizat un proiect de trecere de la sistemul de management al documentelor utilizat anterior la DELO EDMS al companiei EOS.

Sistemul DIRECTUM a înlocuit Delo EDMS la Gazprom Gas Engine Fuel. Specialiștii DIRECTUM au automatizat procesele cheie de afaceri ale organizației și au conectat angajații a 9 sucursale ale companiei situate în fusuri orare diferite să lucreze. Proiectul s-a desfășurat în două etape, dintre care una a fost testată noua abordare la implementarea sistemului ECM.

De la începutul anului 2016, Spitalul Clinic Districtual (OKB) din orașul Khanty-Mansiysk a trecut complet la gestionarea electronică a documentelor. În prezent, este desfășurat într-o instituție bazată pe produsul emblematic al companiei EOS - EDMS „DELO” la 250 de locuri de muncă.

ROC folosește DELOO EDMS în dispozitivul său din 2013. Una dintre cele mai importante domenii ale automatizării este conversia documentelor în formă electronică. Pentru a face acest lucru, clientul a achiziționat licențe pentru opțiuni suplimentare pentru EDMS - „Scanare”, „Scanare în linie”, „Imprimare cod de bare”, precum și echipamente aferente.

Office-Doc, partener al EOS din Sankt Petersburg, a finalizat un proiect de introducere a unui sistem electronic de gestionare a documentelor în biroul Comisarului pentru Drepturile Omului din Sankt Petersburg. Proiectul a fost implementat pe baza EDMS „DELO”.

Din august 2014, Administrația districtului urban al orașului Sibay s-a alăturat numărului de administrații locale din Republica Bashkortostan care au ales Administrația districtului urban al orașului Sibay pentru a menține gestionarea documentelor interne a EDMS „DELO”. În această organizație, cu ajutorul EDMS „DELO”, procesele de înregistrare sunt automatizate, se formalizează proceduri de monitorizare și pregătire a informațiilor analitice privind execuția documentelor. Proiectul a fost implementat de Medialux, partener EOS în această regiune.

În autoritățile de stat ale Republicii Osetia de Nord-Alania (RNO-A) din 2011 de către specialiștii Comitetului RNO-A pentru tehnologia de informațieși comunicatii de masa Se introduce EDMS „DELO”.

Din 2010, unul dintre cele mai mari aeroporturi rusești, Aeroportul Internațional OJSC Kazan (Republica Tatarstan), folosește sistemul electronic de gestionare a documentelor DELO și subsistemul DELO-WEB dezvoltat de Electronic Office Systems. Până în prezent, 75 de utilizatori lucrează în sistemul de management al documentelor al aeroportului Kazan, ceea ce a făcut posibilă automatizarea completă a operațiunilor standard de gestionare a documentelor interne.

Comitetul executiv al celei mai mari coaliții de organizații socio-politice din Rusia „FRONTUL POPORULUI „PENTRU RUSIA” a finalizat implementarea pilot a sistemului electronic de gestionare a documentelor „DELO”. Proiectul a afectat biroul central al Comitetului Executiv și a rezolvat sarcinile de automatizare a suportului documentar al proceselor de afaceri, precum și crearea unei arhive electronice.

Teritoriul Trans-Baikal continuă să dezvolte un sistem regional de gestionare a documentelor electronice creat pe baza DELO EDMS, produsul emblematic al companiei Electronic Office Systems. În toamna acestui an, grefierii administrațiilor municipale de la nivelul localității au fost asigurați cu locuri de muncă pentru subsistemul „DELO-Web”.

Motivul introducerii EDMS în PromServiceBank a fost necesitatea stabilirii schimbului de documente electronice în sediul central. Vechea schemă, conform căreia documentele erau tipărite și transmise pe hârtie, nu îndeplinea criteriile de eficiență în primul rând și, de asemenea, consuma mult resurse în ceea ce privește costurile de imprimare. DELO EDMS a fost ales ca canal de transfer de documente, ideal pentru organizațiile cu un flux de documente formalizat, testat cu mii de clienți din Rusia și CSI.

Automatizarea managementului documentelor, crearea unui spațiu unic de informare, oferind locuitorilor orașului acces la informații despre activitățile municipalității cu posibilitatea de „feedback” - acestea sunt cele trei componente ale proiectului implementat în Administrația Strezhevoy district urban (regiunea Tomsk) de către KS-Consulting, un partener EOS în Siberia și Orientul îndepărtat. Aceste sarcini au fost rezolvate prin modernizarea site-ului oficial al organismelor locale de autoguvernare ale orașului, precum și prin integrarea sistemelor electronice de gestionare a documentelor DELO și eDocLib instalate în organizație cu site-ul actualizat.

Motivul introducerii sistemului electronic de gestionare a documentelor a fost creșterea volumului documentelor și problemele rezultate în găsirea informațiilor necesare. Sarcina de a organiza un control adecvat asupra executării documentelor și instrucțiunilor asupra acestora a devenit, de asemenea, de actualitate. Totodată, a fost necesară automatizarea procesului de pregătire și coordonare a proiectelor de documente - comenzi, comenzi și contracte.

Printre organele statului control financiar, folosind sistemul electronic de gestionare a documentelor „DELO”, a intrat în Camera de Control și Conturi din Sankt Petersburg. În această toamnă, Office-Doc, Partenerul de Aur al EOS din Sankt Petersburg și Districtul Federal de Nord-Vest, ca parte a primei etape a proiectului de automatizare a fluxului de lucru, a livrat și implementat software în Camera de Conturi - stații de lucru pentru DELO EDMS, Subsistemul DELO-Web .

În Republica Khakassia, din 2001, a fost implementat un proiect de creare a unui sistem electronic de gestionare a documentelor în autoritățile executive. Sistemul de bază pentru automatizarea fluxului de lucru în Guvernul Republicii și ministerele și departamentele regionale este EDMS „DELO”, dezvoltat de compania EOS.

În urmă cu puțin peste un an, guvernul Republicii Osetia de Nord-Alania a decis să folosească sistemul DELO dezvoltat de EOS ca o singură platformă software pentru automatizarea fluxului de lucru în autoritățile republicane. În prima etapă a proiectului, toate direcțiile Administrației șefului și Guvernului Republicii, precum și toate autoritățile executive au fost conectate la sistem.

Administrația așezării urbane Solnechnogorsk se va alătura în curând numărului de municipalități din regiunea Moscova care utilizează sistemul DELO pentru automatizarea managementului documentelor. Municipalitatea a început un studiu înainte de proiect al fluxului de documente, dezvoltarea unei scheme EDS și pregătirile pentru instalarea locurilor de muncă ale sistemului DELO și subsisteme suplimentare sunt în curs.

Înainte de introducerea sistemului DELO, Administrația a folosit un program dezvoltat de o organizație terță. Chiar și în etapa de alegere a sistemului, avantajele funcționale ale DELO EDMS au fost evidente, iar acest lucru a fost confirmat și în procesul de dezvoltare a proiectului. De mare importanță a fost faptul că sistemul este îmbunătățit constant de către dezvoltatori, ținând cont nu numai schimbări reale legislația internă, dar și nevoile tot mai mari ale clienților.

Primele joburi ale EDMS „DELO” au fost instalate în departamentul general Administrația regională, sediul central Agriculturăși Direcția Generală Economie și Investiții. În viitor, a avut loc o extindere treptată a numărului de autorități acoperite de EDMS, numărul de locuri de muncă a crescut, au fost introduse opțiuni și subsisteme suplimentare („Stream Scanning”, „Arhive BUSINESS”, etc.).

Control Serviciul Federal pentru Supravegherea Protecției Drepturilor Consumatorului și Bunăstarea Umanului din Regiunea Tula lucrează în sistemul electronic de management al documentelor DELO din 2011. Prin intermediul sistemului este automatizată contabilitatea documentelor primite, precum și procesele specifice fluxului de lucru al Oficiului - luarea în considerare a contestațiilor cetățenilor și înregistrarea documente normative despre efectuarea controalelor.

De la începutul anului 2013, fluxul de documente al Dumei din cartierul orașului Togliatti a fost realizat în sistemul electronic de gestionare a documentelor „DELO”. Alegând un sistem de management al documentelor care să înlocuiască programul care era în vigoare la acea vreme, specialiștii Dumei au studiat proiectele de implementare a EDMS DELO în regiunea Samara, precum și experiența colegilor din organele reprezentative ale altor regiuni. Primăria Tolyatti dezvoltă activ managementul documentelor bazat pe EDMS „DELO” de 10 ani, iar specialiștii Dumei au putut cunoaște foarte bine sistemul, să-i evalueze capacitățile și interfața.

O altă universitate din Belarus a introdus un sistem electronic de automatizare a afacerilor și un sistem electronic de gestionare a documentelor „Electronic BUSINESS”. Implementarea produsului în Institutul de învățământ privat „BIP-Institutul de Drept” și filialele sale din Grodno și Mogilev a fost anunțată de partenerul EOS - Electronic DELO LLC.

Înregistrarea unică a unui document, ceea ce face posibilă identificarea unică a unui document în orice instalare a acestui sistem.

Posibilitatea executării în paralel a operațiunilor, ceea ce permite reducerea timpului de mișcare a documentelor și creșterea eficienței executării acestora

Continuitatea mișcării documentului, ceea ce face posibilă identificarea persoanei responsabile cu executarea documentului (sarcinii) în fiecare moment al vieții documentului (procesului).

O bază de date unică (sau distribuită coordonat) de informații documentare, care face posibilă excluderea posibilității de duplicare a documentelor.

Sistem de căutare a documentelor organizat eficient, care vă permite să găsiți un document cu informații minime despre acesta.

Un sistem de raportare dezvoltat pentru diverse stări și atribute ale documentelor, care vă permite să controlați mișcarea documentelor prin procesele de gestionare a documentelor și să luați decizii de management pe baza datelor din rapoarte.

4. Eficiența economică a sistemului de automatizare

Este destul de dificil de cuantificat eficiența economică din introducerea unui sistem de automatizare, deoarece este necesar să se țină cont un numar mare de factori și procesează o cantitate semnificativă de informații. Cu cât sistemul este mai complex și mai mare, cu atât este mai dificil de cuantificat rentabilitatea acestuia. Pe baza datelor empirice, prin analiza experților în combinație cu analiza factorială, este posibil să se evalueze cu exactitate efectul economic, dar nu ne vom opri asupra calculelor matematice.

Dacă sistemul este ales corect și procesul de implementare a avut succes, atunci prin reducerea timpului de efectuare a operațiunilor de rutină privind lucrul cu documente, angajații organizației pot utiliza mai eficient timpul de lucruși să completeze domeniul general al lucrării. Sistemele complexe vă permit să optimizați activitățile departamentelor individuale și ale întregii organizații în ansamblu. Multe sisteme oferă informații care sunt folosite pentru a lua multe decizii importante. decizii de management.

Există și alte beneficii la fel de importante pe care le va oferi un sistem de automatizare. Aceste beneficii nu se manifestă întotdeauna în mod explicit, dar cu siguranță afectează și eficiența organizației în ansamblu - nivelul de pregătire profesională a personalului crește, ambițiile angajaților cresc și se insuflă cultura tehnologiilor informaționale moderne.

Introducerea unui sistem electronic de management al documentelor dă un efect economic semnificativ, dar evaluarea sa cantitativă este un proces complex, deoarece trebuie luați în considerare mulți factori. Efectul economic este în mare măsură determinat de alegerea corectă a sistemului și de procesul de implementare.

5. Sistem electronic de gestionare a documentelor „caz”

Sistemul DELO, dezvoltat de compania Electronic Office Systems (EOS), este o soluție industrială cuprinzătoare care asigură automatizarea proceselor de lucru de birou, precum și menținerea unui management complet electronic al documentelor unei organizații. patru

Sistemul de management al documentelor este utilizat eficient atât în companiile comerciale mici, cât și în structurile de holding și departamentale distribuite. Sistemul are ca scop îmbunătățirea eficienței și calității muncii angajaților cu documente electronice.

Sistemul acceptă întregul ciclu de lucru cu documente electronice, de la crearea unui document nefinalizat până la scrierea acestuia în fișier și transferarea acestuia în arhivă.

Prima versiune a sistemului DELO a fost lansată în 1996.

„DELO” este primul sistem intern de automatizare a fluxului de lucru care a primit un certificat de stat de cea mai înaltă calitate de la Comitetul Central al Comitetului de Stat pentru Standarde al Federației Ruse.

În prezent, DELO este utilizat de 2 000 de companii, instituții și organizații din Rusia și țările CSI, iar numărul total de locuri de muncă este de peste 150 000. Șaptesprezece subiecți ai Federației implementează programe de automatizare pentru organismele guvernamentale la toate nivelurile pe baza sistemului DELO.

Astăzi, sistemul electronic de management al documentelor DELO este de fapt standardul industrial pentru automatizarea managementului documentelor în Rusia. Nivel inalt calitatea și mulți ani de experiență a specialiștilor EOS garantează implementarea cu succes și fără probleme cu operarea ulterioară.

Sistemul DELO, împreună cu o gamă largă de module suplimentare, este o soluție de afaceri menită să rezolve eficient cea mai largă gamă de sarcini pentru lucrul cu documente electronice.

Sistemul face posibilă automatizarea completă a fluxului de lucru al organizațiilor din orice domeniu de activitate și scară. De asemenea, vă permite să faceți tranziția fără probleme și fără riscuri la tehnologiile moderne de gestionare a documentelor electronice.

În funcție de nevoile clientului, pe baza sistemului „DELO”, este posibilă implementarea:

Automatizarea muncii de birou tradiționale (de hârtie).

Gestionarea documentelor complet electronic (introducerea tehnologiilor fără hârtie).

Flux mixt hârtie-document electronic.

Sistemul de management al documentelor „DELO” este un produs extrem de personalizabil, care are oportunități ample de adaptare la specificul oricărei organizații.

Una dintre cele mai importante caracteristici este suportul regulilor și metodelor acceptate de lucru cu documente care s-au dezvoltat în practica internă. Logica de afaceri încorporată în sistem fără modificări suplimentare vă permite să controlați, coordonarea secvențială și paralelă, să lucrați cu tipuri variate instrucțiuni, creați diverse rapoarte și rezumate, diferențiați drepturile de acces la un document, delegați autoritatea etc.

Sistemul „DELO” oferă:

Configurarea sistemului în strictă conformitate cu structura organizației, regulile existente de lucru cu documente și logica de afaceri stabilită în ceea ce privește fluxul de documente. În special, sistemul acceptă o schemă de organizare a fluxului de lucru centralizat, distribuit și descentralizat.

Respectarea cerințelor reglementărilor și standardelor interne în domeniul managementului documentelor și al securității informațiilor.

Scalabilitate. Sistemul electronic de management al documentelor DELO are scalabilitate nelimitată.

Sistemul poate funcționa simultan de la câțiva la sute de mii de utilizatori.

Automatizarea fluxului de documente de orice nivel de complexitate.

Lucrați în rețelele de internet. Sistemul „DELO” are o interfață web completă pentru acces la toate datele și funcțiile (opțiunea „DELO-WEB”), care vă permite să lucrați cu documente prin Internet.

Suport pentru gestionarea documentelor electronice distribuite. Sistemul electronic de management al documentelor permite schimbul automat de documente electronice semnificative din punct de vedere juridic între organizații sau divizii îndepărtate teritorial. Totodată, sunt respectate toate reglementările legislative și de birou, iar confidențialitatea și autenticitatea documentelor sunt asigurate prin mijloace certificate de protecție criptografică a informațiilor.

Lucrul cu volume mari de documente. Sistemul de stocare a datelor permite multor utilizatori să lucreze cu matrice mari de documente. Oportunități reale, practic confirmate - peste 4.000.000 de documente, peste 3.000 de utilizatori concurenți. În același timp, există o versiune a sistemului pentru un singur utilizator.

Respectarea cerințelor legale și de reglementare în domeniul managementului documentelor.

Sistemul de management al documentelor al întreprinderii „DELO” oferă un management al documentației bazat pe cerințele cadrului de reglementare rus și internațional pentru instituțiile de învățământ preșcolar și securitatea informațiilor. Cerințele pentru organizarea gestionării documentelor atât tradiționale, cât și electronice sunt cuprinse în legislația Federației Ruse.

Sistemul de flux de lucru al întreprinderii „DELO” sprijină platformele și tehnologiile liderilor din domeniul tehnologiei informației de pe piețele globale și interne:

Microsoft și Oracle sunt cei mai populari furnizori de platforme de aplicații pentru întreprinderi.

Integrarea cu pachetul Microsoft Office vă permite să înregistrați documente direct din editori sau programul de e-mail.

ABBYY este un dezvoltator de top de software pentru scanarea și recunoașterea documentelor și formularelor.

CryptoPro, SignalCom, Aladdin sunt dezvoltatori de mijloace fiabile de protecție a informațiilor criptografice și securitate a informațiilor.

Prezența unui API deschis face posibilă integrarea sistemului de management al documentelor companiei DELO cu orice sisteme informatice și aplicații de afaceri utilizate în organizație (De exemplu: 1C: Enterprise).

Sistemul „DELO” este un „produs în cutie” replicabil, finit, care rezolvă problemele de automatizare de birou și de gestionare a documentelor electronice ale majorității organizațiilor. Comoditatea și ușurința de implementare a gestionării documentelor electronice și munca ulterioară a utilizatorilor sunt oferite datorită performanței unice a sistemului.

Pe baza „versiunii cutie” standard poate fi implementat și un sistem electronic de gestionare a documentelor personalizat, care ține cont pe deplin de caracteristicile specifice ale activităților organizației, indiferent de amploarea, tipul de activitate și forma de proprietate.

Sistemul electronic de gestionare a documentelor Delo este o soluție industrială cuprinzătoare care asigură automatizarea proceselor de lucru de birou, precum și menținerea unui sistem de gestionare a documentelor complet electronic. Sistemul este utilizat atât în companiile comerciale mici, cât și în structurile de holding sau departamentale distribuite.

Sistemul DELO respectă pe deplin cerințele de reglementare și metodologice ale statului în domeniul managementului documentelor. Prezența unei interfețe API deschise face posibilă integrarea sistemului de management al documentelor companiei DELO cu orice sisteme informatice și aplicații de afaceri utilizate în organizație.

Monitorizarea documentelor

2018

Lansarea versiunii EDMS „DELO” 18.1

Lansarea EDMS versiunea 17.2.4

2016

Transferul EDMS la Postgres DBMS

Compania noastră oferă asistență EOS cuprinzătoare pentru a le permite clienților să treacă la Postgres Pro ușor și fără durere. Parteneriatul cu dezvoltatorii de software de aplicație este foarte important pentru noi, deoarece cu ajutorul lor DBMS-ul nostru Postgres Pro ajunge la utilizatorul final. Desigur, ajutăm partenerii să se asigure că dezvoltările lor folosesc cât mai bine funcțiile și beneficiile Postgres, cel mai important - performanță și fiabilitate maximă în timpul funcționării. Sistemul „DELO” este foarte răspândit în Rusia, mulți clienți EOS iau în considerare posibilitatea de a trece la o versiune folosind Postgres Pro.

Parteneriatul cu Postgres Professional este în conformitate cu strategia generală de dezvoltare a liniei de produse și a EOS în ansamblu. Extinderea listei de SGBD suportate cu accent pe soluții independente din punct de vedere tehnologic și multi-platformă este una dintre cele mai importante priorități în dezvoltarea EOS. Astfel, clienții au mai multe opțiuni alternative atunci când aleg soluții de automatizare, inclusiv cele care sunt independente din punct de vedere tehnologic de software-ul proprietar occidental. Pentru multi companiile rusești devine o nevoie urgentă astăzi.

Includerea în „Registrul software-ului autohton”

sistemul DELO este unul dintre primele dintre produsele EDMS incluse în Registrul software-ului autohton (Ordinul Ministerului Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Rusiei din 20 februarie 2016 nr. 63).

Integrare cu „MyOffice”

Pe 18 octombrie 2016, serviciile de presă ale companiilor Electronic Office Systems (EOS) și New Cloud Technologies au anunțat integrarea produselor și începerea, pe această bază, a unui parteneriat tehnologic.

Potrivit serviciului de presă al companiei, aplicațiile pentru lucrul cu documentele MyOffice sunt integrate cu sistemele electronice de gestionare a documentelor EOS. Puteți crea și edita documente printr-un browser, un client mobil sau desktop.

Partenerii și-au exprimat încrederea că acordul lor este în conformitate cu tendințele pieței și cu cerințele crescânde ale clienților pentru implementarea produselor de automatizare integrate. Parteneriatul EOS cu New Cloud Technologies va contribui la extinderea listei de soluții de înlocuire a importurilor. Dezvoltarea unei linii de aplicații de birou pentru integrarea cu sistemele EDMS/ECM va face posibilă oferirea clienților produse tehnologice mai flexibile pentru a crea un singur mediu de calcul pentru lucrul cu documente.

Delo versiunea 15.7

2015

Delo v.15.3 a fost lansat

Pe 22 octombrie 2015, compania Electronic Office Systems a anunțat lansarea versiunii sistemului electronic de rulaj DELO.

În versiunea „Delo” 15.3, o schimbare importantă, potrivit dezvoltatorilor, este interfața web a locului de muncă al utilizatorului.
Pe lângă designul din sistem, a devenit posibil să personalizați desktopul pentru dvs., crescând astfel funcționalitatea și confortul lucrului cu sistemul.
Modelul de acces la date a fost reproiectat și au fost implementate noi principii de lucru cu documente.
Capacitățile serverului de interacțiune electronică (CMEA) au fost extinse, ceea ce oferă beneficii aditionale atunci când se lucrează în sistem pentru companii cu o structură complexă de ramură.

Cerința proiectului de rezoluție a apărut în sistemul „Delo” - „Status”. Acesta indică în ce stadiu de pregătire și coordonare se află proiectul de rezoluție. Statutul este schimbat de oficialii care lucrează la un proiect de rezoluție în procesul de pregătire și aprobare consecventă a acestuia.

A fost adăugată cerința proiectului de rezoluție „Prioritate”. Arată importanța proiectului de rezoluție. Acest atribut este folosit pentru a sorta intrările de proiect de rezoluție din folderul Office.

Volumul achizițiilor din sistemul DELO în 2015 pe baza portalului de achiziții publice

2014

EDMS „Delo” versiunea 14.2

Munca colectivă a utilizatorilor este implementată și prin „Dosarele personale”. Anterior, acest instrument a fost destinat numai pentru formarea listelor individuale de utilizatori ale RC și RCPD în conformitate cu un anumit principiu: subiect, autor document (corespondent), flux de lucru, sarcină etc. LA versiune noua puteți acorda acces la aceste selecții pentru alți utilizatori, aceștia vor obține drepturi de a vizualiza conținutul folderului (vedeți lista de obiecte și editați notele la acestea), adăugați și ștergeți intrări, gestionați drepturile de acces, ștergeți folderul.

În fereastra „Dosarele utilizatorului”, acum, alături de folderele „proprii”, sunt afișate și cele „străine”, la care utilizatorul are acces. În funcție de operația din care se apelează fereastra, sunt afișate și alte foldere, pentru care utilizatorul actual are anumite drepturi. În EDMS „CASE” a existat un instrument suplimentar pentru interacțiunea informațională în divizii sau grupuri de lucru temporare.

Acum este posibil să acordați utilizatorului dreptul de a vizualiza RCPD în folderul cabinetului, chiar dacă nu are drepturi de a lucra cu ele. Anterior, utilizatorul nu putea vizualiza RCPD dacă nu avea drepturi de a lucra pentru cel puțin unul dintre subiecții RCPD. În noua versiune, puteți seta drepturile astfel încât un astfel de utilizator să poată vedea înregistrările tuturor RKPD aflate în folderele corespunzătoare din cabinet și să aibă acces de citire la acestea.

Această versiune adaugă instrumente suplimentare pentru lucrul cu rezoluții și urmărirea termenelor limită. Acum, în sistemul „DELO” și subsistemul „DELO-Web”, operațiunea de introducere în grup a rezoluțiilor subordonate este disponibilă în folderul cabinet „Received” (anterior era disponibilă doar în folderul „On execution”). Anterior, în sistemul DELO și subsistemul DELO-Web, parametrii utilizator „Primul executant din RCPD anterior”, „Data rezoluției din rezoluția anterioară”, „Autorul rezoluției din rezoluția anterioară” se aplicau numai la actuala. sesiunea utilizatorului cu sistemul. Acum acești parametri pot fi configurați astfel încât să se aplice tuturor sesiunilor unui anumit utilizator din EDMS, ceea ce economisește timp specialiștilor din organizațiile cu o cantitate mare de flux de lucru.

Modificările incluse în versiunea 14.2 au afectat lucrul cu directoarele, interacțiunea prin SEB, parametrii de căutare full-text, mecanismele de verificare ES, înregistrarea acțiunilor cu detalii suplimentare, lucrul cu fișierele atașate și descrierile de cazuri. Lista plina modificări și diferențe față de versiunea anterioară - în documentația pentru sistem.

Integrare cu VideoMost

utilizatori CMEA - organizatii comerciale cu o structură distribuită geografic (de exemplu, Companie de management, companii afiliate, filiale, parteneri) și organisme guvernamentale(de exemplu, guverne, ministere și departamente ale entităților constitutive ale Federației Ruse, guverne locale sau organisme guvernamentale federale, administrații teritoriale subordonate Instituției Statului Federal și altor instituții). SEB poate fi folosit pentru a automatiza serviciile ghișeului unic atunci când lucrați cu cetățenii.

Astăzi lumea devine mobilă, managerii sunt rar la locul de muncă și este necesar să lucrezi în continuare cu documente, să dai ordine. Munca la distanta angajații a devenit deja norma: smartphone-uri, comunicatoare, laptopuri sau tablete sunt folosite pentru asta. Sistemele electronice de gestionare a documentelor nu fac excepție din tendința generală de mobilitate. Subsistemul „Mobile Cabinet” oferă acces pentru a lucra în „DELO” EDMS de pe orice dispozitiv mobil, inclusiv iPad, iPhone, comunicatoare și smartphone-uri. Folosind „Cabinetul mobil”, un angajat poate primi notificări cu privire la documentele noi care i-au fost trimise spre examinare, poate semna și aproba documente, poate emite instrucțiuni și poate introduce rapoarte privind executarea sarcinilor. Utilizarea „Mobile Office” permite angajaților să continue să lucreze cu documente și să răspundă rapid la noile sarcini atunci când lucrează în afara biroului și fără acces la un computer.

Soluția Executive Workstation se adresează în primul rând managerilor superiori și oferă utilizatorului o interfață intuitivă care combină toate avantajele lucrului cu documente pe hârtie (de exemplu, aplicarea rezoluțiilor scrise de mână) și capacitățile unui document electronic (viteza de achiziție a datelor și interactivitate) . În timpul dezvoltării Stației de lucru pentru manager, specialiștii companiei s-au ghidat după experiența semnificativă a EOS în implementarea proiectelor de management de documente de diferite scări. Expertiza EOS în domeniul automatizării fluxului de documente de gestiune a făcut posibilă evidențierea din întreaga varietate de funcționalități EDMS doar a acelor elemente care sunt cu adevărat necesare pentru ca managerul să lucreze cu documente și să ia decizii manageriale. Logica programului permite managerului să se familiarizeze cu documentul și materialele analitice însoțitoare necesare pentru luarea unei decizii prin simpla apăsare a unui buton.

„Executive Workstation” poate funcționa folosind orice computer care rulează OC Windows 7, dar cea mai eficientă utilizare a acestuia este în combinație cu tablete echipate cu ecran tactil. Lucrarea în sistem poate fi efectuată atât atunci când este conectat la rețeaua internă, cât și cu acces de la distanță la EDMS prin Internet și în absența accesului la rețea (în viitor, atunci când sunt conectate la server, datele sunt sincronizate ). Sistemul implementează toate scenariile posibile pentru lucrul cu documente, inclusiv aprobarea, rezoluția și aprobarea. Mai mult, rezoluția poate fi introdusă sub forma unui text scris de mână sau a unui mesaj audio. Astfel, „Stația de lucru a managerului” este un instrument convenabil, versatil și întotdeauna disponibil pentru lucrul operațional cu documente. Soluția vine ca opțiune suplimentară la sistemul „DELO”, dar datorită suportului mecanismelor standard de integrare cu alte produse software, acesta poate fi configurat pentru utilizare cu alte EDMS și sisteme informatice.

EDMS „Case” versiunea 11.0.5

Principalele îmbunătățiri ale versiunii DELO 11.0.5 au vizat extinderea capacităților de protecție a informațiilor, lucrul cu e-mail și semnături electronice. A apărut caracteristici suplimentare privind procesarea contestațiilor cetățenilor la transferul datelor pașaportului și TIN-ului unui cetățean.

În versiunea „DELO” 11.0.5. a fost dezvoltat în continuare modulul MEDO, care prezintă un interes deosebit pentru participanții la sistemul de management electronic interdepartamental al documentelor. Este important ca funcționalitatea utilizată pentru interacțiunea interdepartamentală să poată fi aplicată și în furnizarea de servicii publice.

Sistemul MEDO este conceput pentru a organiza schimbul automat de documente electronice între participanții la fluxul de documente interdepartamental, precum și pentru a informa cele mai înalte autorități ale statului cu privire la progresul executării instrucțiunilor. Informarea despre progresul execuției are loc cu ajutorul notificărilor speciale. În noua versiune a „DELO” 11.0.5. au apărut notificări suplimentare privind înregistrarea documentelor primite prin sistemul MEDO.

Vă reamintim că construirea unui sistem interdepartamental de gestionare a documentelor electronice (MEDO) este una dintre sarcinile principale în cadrul lucrărilor de creare a guvernării electronice. Sub auspiciile Serviciului Federal de Securitate, este implementat cu succes proiectul MEDO, la care compania Electronic Office Systems (EOS) participă activ.

Sistemul MEDO asigură interacțiunea între sistemele electronice de gestionare a documentelor ale Oficiului Guvernului (AP RF) și sisteme similare utilizate în organele executive federale. În plus, în prezent, sistemul de management electronic al documentelor interdepartamentale prevede interacțiunea nu numai cu sistemele informaționale ale organelor executive federale, ci și ale altor autorități ale statului. EOS, în special, participă la implementarea dezvoltării managementului electronic interdepartamental al documentelor între Administrația Prezidențială a Federației Ruse și autoritatea regională de stat (regiunea Kaliningrad). În prezent, procesul de aderare la sistem și la alte autorități, inclusiv regionale, este în derulare.

Descrierea pieței a sistemului pe un portal EDMS independent.

binfo.ru Descrierea sistemului pe un portal independent despre EDMS.

Proiecte, implementări și interviuri ale EOS pe portalul independent ict-online

Proiecte, implementări și interviuri EOS pe portalul independent mskit

Proiecte, implementări și interviuri ale EOS pe portalul independent spbit

Proiecte, implementări și interviuri EOS pe portalul independent nnit

ERP NEWS Compania EOS și proiectele sale