Suport informațional pentru activitățile Administrației Districtului Kashar

raport de practică

Sistem managementul documentelor electronice"SED Delo"

Sistemul DELO este un produs complet replicabil care rezolvă problemele de automatizare de birou și de gestionare electronică a documentelor pentru majoritatea organizațiilor. Sistemul „DELO” asigură atât automatizarea muncii clasice de birou, cât și gestionarea completă a documentelor electronice. Acest lucru vă permite să creați o soluție pentru automatizarea complexă de orice nivel, precum și fără riscuri pentru a face tranziția la tehnologii moderne management.

În funcție de nevoile clientului, pe baza sistemului, se pot implementa: Automatizarea muncii de birou tradiționale (de hârtie); Managementul documentelor complet electronic (introducerea tehnologiilor fără hârtie); Flux mixt hârtie-document electronic.
„DELO” este un produs extrem de personalizabil, care are oportunități ample de adaptare la specificul oricărei organizații.

Functii principale.

Oferă complet ciclu de viață document în organizație de la crearea unui proiect de document până la anularea cazului și transferul în arhivă. Lucrați cu documentele de intrare și de ieșire. Înregistrarea, controlul și contabilizarea corespondenței de intrare și de ieșire. Înregistrarea documentelor trimise prin e-mail în mod automatizat, inclusiv a celor protejate semnatura electronica. Impunerea rezoluțiilor, monitorizarea execuției, redactarea și vizualizarea rapoartelor privind rezoluțiile. Transmiterea documentelor pentru execuție în cadrul organizației pe rute specificate. Căutare rapidă prin toate detaliile cardurilor de înregistrare, capacitatea de a salva și de a utiliza interogări complexe de căutare. Ștergerea documentelor în caz și posibilitatea de transfer în arhivă. Lucrați cu documentele interne ale organizației. Este acceptat un ciclu complet de lucru cu proiecte de documente. Formarea instrucțiunilor pentru documente. Negocierea contractelor. Gestionarea trecerii și controlul executării actelor colegiale cu o varietate de decizii. Transferul documentelor avizate către angajați pentru familiarizare și executare. Control asupra trecerii și executării documentelor. Control acces la documente. Crearea și stocarea șabloanelor de documente. Asigurarea securității informațiilor. Diferențierea drepturilor de acces ale utilizatorilor la documente. Înregistrarea acțiunilor utilizatorului. Utilizarea metodelor de protecție a informațiilor criptografice - EDS și criptare.

Capacitățile sistemului.

Fig 3. Configurarea sistemului în strictă concordanță cu structura organizației și metode existente management și management document.

Sistemul DELO, dezvoltat de EOS, este o soluție cuprinzătoare care asigură automatizarea proceselor de lucru de birou pentru companii de diferite dimensiuni și domenii de activitate, precum și menținerea unui management complet electronic al documentelor într-o organizație. Sistemul „DELO” este utilizat eficient atât la mici societăţi comerciale, și în structuri de holding distribuite și departamentale. Este capabil să ofere gestionarea electronică a documentelor oricărei întreprinderi și oricărei organizații, precum și să crească eficiența și calitatea muncii angajaților cu documente. Aceasta, la rândul său, optimizează procesele de afaceri ale unei organizații de orice profil și scară.

În prezent, programul de gestionare a documentelor electronice al companiei „DELO” este cel mai comun în Rusia, este de fapt un standard industrial.

Fig 4. Avantajele EDMS „DELO”

Completitudinea tehnică a soluției. EDMS „DELO” se caracterizează prin funcționalitate completă, disponibilă imediat după cumpărare. Aceasta include automatizarea activității biroului și coordonarea și controlul asupra executării instrucțiunilor și multe altele. Deoarece software-ul pentru fluxul de lucru pentru întreprinderi include deja fiecare dintre aceste caracteristici, nu trebuie să plătiți pentru ele separat. Disponibilitate de a lucra în Sistemul Interdepartamental de Management Electronic a Documentelor (MEDO).

Deja acum EDMS „DELO” este complet gata să lucreze în MEDO. Din 2009, EOS participă la dezvoltarea proiectului MEDO și are soluții gata făcute pentru cooperarea între agenții. Sistemul de furnizare a serviciilor de stat și municipale în formă electronică (SOGU) bazat pe EDMS „DELO” vă permite să transferați procesul de furnizare a serviciilor electronice în formă electronică la toate nivelurile - federal, regional și municipal. EDMS „DELO” lucrează cu apelurile cetățenilor (inclusiv luarea în considerare a SNILS în directorul cetățenilor). Lumină și instalare rapidași personalizarea (inclusiv de către client) fac ca EDMS „DELO” să fie atractiv pentru toți clienții. Unii economisesc bani pe o soluție în cutie care include toată funcționalitatea de birou, în timp ce alții sunt atrași de timpul scurt de punere în funcțiune și de posibilitatea de auto-implementare.

Figura 5. Flux de documente de înaltă calitate în organizație: sarcini de rezolvat

Birou - înregistrarea documentelor de orice tip în conformitate cu cerințele GSDOU; înregistrarea contestațiilor cetățenilor; suport pentru semnătură electronică; gestionarea comodă și simplă a documentelor pe hârtie și electronice în orice organizație.

Intocmirea corespondentei de iesire - sortarea documentelor de iesire in functie de registre pentru trimitere; tipărirea registrelor pentru trimiterea documentelor, plicurilor, pachetelor etc. Asigurarea lucrului cu corespondență lot (alocarea automată a unui cod de bare trimiteri poștale, tipărirea plicurilor și registrelor cu coduri de bare atribuite, generarea documentației electronice pentru corespondența lot).

Comenzi - crearea si lucrul cu comenzi de orice imbricare si ramificare; lucrul cu proiecte de ordine; numirea executorilor interni si externi; ordine de control și necontrol; informarea cu privire la primirea de noi comenzi în birou.

Controlul execuției comenzilor - vizualizarea rapoartelor privind executarea și scoaterea comenzilor de sub control.

Aprobare - setări flexibile pentru procesul de aprobare; crearea diferitelor rute de avizare pentru diverse documente;

Procese de afaceri - managementul documentelor unei întreprinderi de orice complexitate; personalizare pentru o anumită sarcină; proces de lucru pentru orice eveniment - de la înregistrare până la semnarea unui document.

Mobile Cabinet este o soluție universală care oferă acces la toate caracteristicile principale ale EDMS folosind aproape orice dispozitiv mobil (tablete, smartphone-uri, comunicatoare, Celulare etc.) Organizarea interacțiunii cu drepturi depline a EDMS cu control asupra trecerii documentelor în organizațiile destinatare.

Scanarea, inclusiv scanarea in-line - traducerea documentației în formular electronic; înregistrarea automată a documentelor recunoscute; tipărirea și recunoașterea codurilor de bare.

Intocmire rapoarte - intocmire si tiparire formulare de raportare; statistici; rapoarte personalizate; selectarea modelelor de rapoarte.

Acces web - complet munca la distanta cu acte; executarea comenzilor; controlul executiei; acord; căutare.

Semnătura electronică (ES) - semnarea dosarelor și detaliile documentelor; utilizați la semnarea și acordul; introducerea manuală a informațiilor (semnătură prin fax, comentariu, raport).

Flux de documente semnificativ din punct de vedere juridic al unei întreprinderi - o soluție pentru organizarea unui flux de documente semnificativ din punct de vedere juridic de orice scară; semnătura electronică (ES) este echivalentă cu o semnătură de mână; crearea și verificarea unei semnături electronice; criptarea mesajelor; timbre de timp; suport pentru toți furnizorii de criptografii utilizați în Federația Rusă.

Protocoale - vizualizarea tuturor acțiunilor efectuate în sistem Integrare - structura descrisă a sistemului; disponibilitatea unui API.

Oportunități și avantaje ale EDMS „DELO”

Acceptă toate funcțiile principale din domeniul fluxului de lucru al întreprinderii: înregistrare, control execuție, rutare, diverse rapoarte, căutare convenabilă, anulare. Toate aceste funcții sunt incluse în livrarea standard a DELO EDMS, astfel încât nu este nevoie să achiziționați module suplimentare.vă permite să transferați cazuri când un angajat pleacă în vacanță sau este concediat.

Interfață ușor de utilizat și intuitivă Introducerea rapidă a informațiilor, care distinge programul fluxului de lucru (mulțumită înlocuirii automate și listelor texte tipice), ajută la lucrul cu un număr mare de documente, petrecând un minim de timp. Mecanismele eficiente de separare a accesului diferiților utilizatori la documente și funcțiile sistemului fac posibilă determinarea modului și cu ce documente vor lucra angajații. EDMS „DELO” cu suportul pentru munca tradițională de birou vă permite să treceți fără probleme și fără riscuri de la munca de birou „pe hârtie” la tehnologiile moderne de gestionare a documentelor electronice. Ușurința instalării și configurației (inclusiv de către Client), precum și timpii scurti de punere în funcțiune asigură implementarea rapidă a un program electronic de gestionare a documentelor.Configurarea sistemului în strictă conformitate cu structura organizației, regulile acceptate și în ordine, facilitează transferul muncii familiare angajaților în formă electronică, ceea ce facilitează tranziția la gestionarea electronică a documentelor. sistemul este scalabil, adică un domeniu de aplicare practic nelimitat pentru „scalare”. De la mai multe unități la câteva mii de utilizatori pot lucra simultan în EDMS „DELO”.

„Cabinet mobil”- o soluție universală care oferă acces la toate caracteristicile principale ale EDMS folosind practic orice dispozitiv mobil (tablete computere, smartphone-uri, comunicatoare, telefoane mobile etc.).

„Stația de lucru a șefului”- lucru comod și vizual cu documente electronice oriunde și în orice moment, folosind o tabletă sau un laptop.

„Server de interacțiune electronică (CMEA)”- organizarea interacțiunii cu drepturi depline a sistemelor electronice de gestionare a documentelor cu control asupra trecerii documentelor în organizațiile destinatare.

"Informator". Ca alternativă la „Cabinet Annunciator” inclus în versiunea în cutie, este posibilă extinderea funcționalității utilizând un sistem de informații pentru utilizator licențiat separat - modulul „Informer”. În funcție de setări, acest modul informează utilizatorul despre o serie de evenimente din contul său.

„Fluxul de documente semnificativ din punct de vedere juridic al întreprinderii”- o soluție care utilizează un complex criptografic care oferă o muncă completă cu documente electronice semnificative din punct de vedere juridic. Dacă este necesar să se acorde semnificație juridică gestionării documentelor electronice, această decizie poate fi implementat atât la implementarea unui sistem electronic de management al documentelor (EDMS), cât și într-un EDMS deja funcțional.

„Scanare în linie”- conversia în masă a documentelor pe hârtie în formă electronică, ceea ce scutește angajații de a efectua operațiuni de rutină pentru a scana fiecare document separat.

„DELO-Web”- acces web la toate datele și funcțiile, datorită căruia angajații pot lucra cu documente la fel de complet ca pe desktop, în timpul unei călătorii de afaceri sau în afara biroului.

„DELO-1C”- integrarea EDMS „DELO” și „1C” face posibilă introducerea managementului documentelor financiare ale întreprinderii.

"Administrarea procesului"- această opțiune ajută specialiștii din domeniul managementului proceselor să proiecteze și să creeze procese de afaceri arbitrare (de exemplu, proceduri arbitrare de aprobare a documentelor etc.).

„Alerte și notificări”- această opțiune este utilizată pentru a notifica în timp util angajații prin e-mail despre sosirea unui nou document, comandă etc.

Prezența unei interfețe API deschise oferă posibilitatea integrării sistemului DELO cu orice sisteme informatice și programe de afaceri utilizate de organizația client.

Fiabilitatea și funcționarea neîntreruptă a sistemului este confirmată de faptul că clienții EOS lucrează de mulți ani în EDMS „DELO” și extind în mod constant scara utilizării acestuia. Sunt atrași de sistem și de faptul că acesta este implementat în cel mai scurt timp posibil.

„DELO” este o soluție industrială în cutie, care nu necesită intervenția constantă a specialiștilor și costuri financiare suplimentare pentru a-și plăti serviciile.Implementarea integrată a managementului electronic al documentelor bazată pe o astfel de soluție de business oferă un rezultat tangibil și de înțeles pentru interpreți și management.

EDMS „DELO” respectă cerințele legislative și de reglementare în domeniul managementului documentelor, atât cadrul de reglementare rus, cât și standardele internaționale, precum și cerințele de securitate a informațiilor.

Sistemul „DELO” este un produs finisat replicat în cutie, conceput pentru a rezolva sarcinile de automatizare de birou pentru diverse organizații. Simplitatea implementării sale și confortul de a lucra în el se datorează proprietăților unice ale sistemului.

INSTRUCȚIUNI

pentru munca în EDMS „Delo”

(client gras)

1. Introducerea EDMS „Delo” 3

2. Lucru la birou 4

3.Înregistrarea documentelor 7

3.1 Înregistrarea documentelor primite 7

3.2 Înregistrarea contestațiilor cetățenilor 14

3.3 Înregistrarea documentelor de ieșire 20

4.Formarea proiectului de rezoluție 35

5 Adoptarea proiectului de rezoluție 43

7 Adoptarea și introducerea rezoluției subordonate 47

8 Punerea în aplicare a rezoluției 56

9 Crearea unui proiect de scrisoare de ieșire 58

9.1 Crearea unui proiect de scrisoare de ieșire ca răspuns la un document primit 58

9.2 Creați proiect de inițiativă documentul 65

9.3 Crearea versiunilor de proiect 65

10 Eliminați comenzile de la control 68

11Aprobarea proiectului de document 72

12 Semnarea proiectului 76

^
Intrarea la EDMS „Delo”

Orez. 1 - Autentificare

Apăsați butonul „Enter”. Se va deschide fereastra principală a programului.

Orez. 2 - Fereastra principală a „Cazului” EDMS

În partea de sus a ferestrei principale a programului sunt câmpurile Fișierul carduluiȘi Cabinet, care conține numele cabinetului și biroului actual. În mod implicit, ei setează numele indexului cardului și ale cabinetului, care sunt definite pentru acest utilizator.

^ Funcțiile modulului „Documente”:

Înregistrarea documentelor- folosit pentru înregistrarea corespondenței primite, trimise și a apelurilor cetățenilor. În timpul înregistrării, este generată un card de control al înregistrării (RC), în care sunt introduse informații despre document, iar sistemul atribuie automat un număr în conformitate cu șablonul specificat. Imaginile grafice ale documentelor sunt atașate cardului.
^ Funcția „Dulapuri” - folosit pentru a lucra cu documente care necesită executare, precum și pentru a lucra cu proiecte de documente. Din punct de vedere al sistemului, un birou este o colecție de dosare care primesc înregistrări ale documentelor, instrucțiunilor și proiectelor de documente trimise pentru lucru funcționarilor desemnați la acest birou.
^ Căutare documente și dosare personale – folosit pentru a căuta documente/schițe de documente după diverse criterii. Puteți utiliza foldere personale pentru a stoca rezultatele căutării. Interogările de căutare pot fi salvate pentru reutilizare.
^ Inventarul cazurilor- această funcție oferă vizualizarea documentelor anulate în cazuri, precum și menținerea dosarelor în sine. În plus, această funcție este folosită pentru a încărca informații despre cazuri în baza de date a sistemului „Fișier arhivă”.
^ Trimiterea documentelor – funcția funcționează în două moduri: în modul „Documente netrimise”, se lucrează cu documente care sunt gata de a fi trimise și se marchează expedierea documentelor; în modul „Controlul chitanțelor de înregistrare” se monitorizează primirea notificărilor despre înregistrarea documentelor trimise trimise din sistemele „DELO” ale organizațiilor destinatare.

^
Munca de birou

În folderul „Received”. există înregistrări ale documentelor și rezoluțiilor RK care au fost deja primite de cabinet, dar nu au fost încă acceptate pentru executare.

Documentele sunt plasate în folder dacă:

Înregistrări despre AC trimise în contul curent dintr-un alt cont prin comanda „Forward AC”;
Înregistrări despre AC, al cărui destinatar intern este proprietarul contului curent (cu condiția să existe o marcă la trimiterea AC către acest destinatar);

Orez. 3 - Conținutul dulapului (1 - 4 cutii)

Înregistrări despre AC, al căror executor este proprietarul contului curent. Se completează coloanele din tabelul „Autor/Nr. articol, Text”, „Plan”, „Contractant”.

Orez. 4 - Conținutul dulapului (5 carcase)

^ În dosarul „În curs” Documentele sunt incluse dacă:

în câmpul RK „Către” este indicat funcționarul care este proprietarul contului curent;
câmpul „Către” indică unitatea al cărei șef este titularul contului curent;
Înregistrări despre AC ale documentelor acceptate pentru executare, dar neexecutate încă (adică înregistrări despre AC, mutate din folderul „Primite” prin comanda „Accept pentru execuție”);
Înregistrări despre AC trimise proprietarului contului curent dintr-un alt folder al contului curent prin comanda „Forward AC”;
Înregistrări despre Republica Kazahstan, în care autorul rezoluției și executorii misiunii sunt proprietarii acestui cabinet.

^ În folderul „On control”. există toate înregistrările despre instrucțiuni (atât control, cât și necontrol) ai căror autori sau controlori sunt proprietarii contului curent.

^ În folderul „Management”. există evidențe ale CR de documente pe care au fost întocmite proiecte de hotărâri și trimise spre aprobare proprietarului actualului cabinet (persoana indicată ca autor al rezoluției). Accesul la acest folder este acordat unui angajat care generează proiecte de rezoluție pentru manager și, după aprobare, le distribuie.

^ În folderul „Sub revizuit”. există evidențe ale documentelor RC pentru care a fost întocmit un proiect de rezoluție și trimise spre examinare proprietarului acestui birou (persoana indicată ca autor al rezoluției). Înregistrările despre AC cu proiecte de rezoluție dispar din acest folder atunci când executați comanda „Return” din fereastra de proiect de rezoluție.

^ În dosarul „În afaceri” se păstrează înregistrări despre RK a documentelor care urmează a fi anulate în caz. Numai utilizatorii care sunt proprietarii acestui cabinet pot plasa înregistrări despre documente în acest folder de cabinet.

^ Dosarul de management al proiectului concepute pentru a lucra cu proiecte de documente. Toate documentele ieșite în curs de procesare trec prin etapa proiectelor. EDMS „Delo” sprijină întregul ciclu de lucru cu proiecte: crearea, editarea cu păstrarea versiunilor anterioare, coordonarea și aprobarea (semnarea) și înregistrarea unui document de ieșire sau intern creat pe baza proiectului. Toate proiectele de documente create sunt stocate în folderul Project Management, în care antreprenorul monitorizează starea proiectelor și efectuează lucrări ulterioare.

^ Dosarul „La vedere” conține o listă de înregistrări despre RCPD trimisă spre aprobare proprietarilor acestui cont. Dacă un proiect de document trebuie să fie avizat de mai mulți funcționari - proprietari ai cabinetului actual, atunci folderul va conține mai multe intrări corespunzătoare RKPD a acestuia (în funcție de numărul de proprietari de cabinet avizați). Aceste înregistrări vor diferi numai în conținutul coloanei „Aprobare”.

^ Dosarul „Pentru semnătură” conține o listă de înregistrări despre RCPD trimisă spre aprobare (semnătură) proprietarilor acestui cont. Dacă un proiect de document trebuie să fie semnat de mai mulți funcționari - proprietari ai cabinetului actual, atunci folderul va conține mai multe intrări corespunzătoare RKPD-ului său (în funcție de numărul de proprietari de cabinet semnatari). Aceste înregistrări vor diferi numai în conținutul coloanei „Semnătură”.

^
Înregistrarea documentelor

3.1 Înregistrarea documentelor primite

Orez. 5 - Fereastra principală a „Cazului” EDMS

Orez. 6 - Selectarea unui grup de documente

Apăsați butonul „Selectați”.

Orez. 7 - Cartea de înregistrare a documentului de intrare

În cardul de înregistrare deschis în câmpul „Corr”. Introduceți primele litere ale numelui organizației și apăsați butonul „Enter”. Câmpul va fi completat automat cu numele organizației, dacă aceasta este prezentă în director.

Orez. 8 - Secțiunea „Corespondenți”

Dacă nu există nicio organizație în directorul „Organizații”, veți fi transferat în acest director. În fereastra „Selectați din directorul organizației”, faceți clic pe butonul „Adăugați organizație”.

Orez. 9 - Adăugarea unei noi organizații în director

În fereastra de înregistrare a unei noi organizații, completați câmpurile „Nume”, „Oraș”, „Adresă”.

Orez. 10 - Înregistrarea unei noi organizații

Orez. 11 - Completarea informațiilor despre organizație

Apăsați butonul „Înregistrare”.
Apăsați butonul „Selectați”.
Apăsați butonul „Selectați”. Câmpurile „Corr”. iar „Semnat” va fi completat cu valori.

Orez. 12 - Alegerea unei organizații

În Republica Kazahstan, în secțiunea „Corespondenți”, completați câmpul „Out. Nu."
În câmpul Data, faceți dublu clic.
În calendarul care apare, selectați o dată și faceți clic pe butonul „Enter”.
Completați câmpul „Compoziție” de la tastatură.
Specificați tipul de livrare din lista propusă.

Orez. 13 - Selectarea unei valori din directorul „Tip de livrare”.

În câmpul „Către”, introduceți primele litere ale prenumelui șefului căruia i-a fost primit documentul și apăsați butonul „Enter”. Câmpul „Către” va fi completat automat cu numele de familie al managerului.
Completați câmpul „Conținut” de la tastatură.
În directorul de titluri care se deschide, selectați titlurile organizației dvs.

Orez. 14 - Directorul „Rubricator”

Faceți clic pe titlul necesar.

Orez. 15 - Selectarea unei rubrici din directorul „Rubricator”.

Apăsați butonul „Selectați”.
Apăsați butonul „OK”.
Scanați documentul primit pentru a atașa imaginea electronică a acestuia pe cardul de înregistrare.
Faceți clic dreapta pe documentul scanat și selectați „Copiere” din meniu.

Orez. 16 - Adăugarea unei imagini electronice a documentului

Orez. 17 - Cartea de înregistrare a documentului de primire

^
Înregistrarea contestațiilor cetățenilor

Orez. 18 - Fereastra principală a „Cazului” EDMS

Faceți clic pe grupul de documente dorit.

Orez. 19 - Selectarea unui grup de documente

Apăsați butonul „Selectați”.

Orez. 20 - Adăugarea unei imagini electronice a documentului

În fișa de înregistrare a contestației în câmpul „Cetățean”. introduceți primele litere ale numelui de familie al solicitantului și apăsați butonul „Enter”. Câmpul va fi completat automat cu numele de familie al solicitantului, dacă acesta este prezent în director.

Orez. 21 - Căutați în directorul „Cetățeni”

În absența solicitantului în directorul „Cetățeni” se va face trecerea la acest director. În fereastra „Selectați din directorul cetățenilor”, faceți clic pe butonul „Adăugați cetățean” sau pe tasta F2.
În fereastra de înregistrare pentru un nou solicitant, completați câmpul „Nume”.
Completați câmpul „Oraș” de la tastatură.
Completați câmpul „Index” de la tastatură.
Completați câmpul „Adresă” de la tastatură.
Vizavi de câmpul „Regiune”, faceți clic pe săgeată.
Selectați o regiune și faceți clic pe butonul „Selectați”.
Vizavi de câmpul Stare, faceți clic pe săgeată.
Faceți clic pe statutul dorit al solicitantului și faceți clic pe butonul „Selectați”.
În secțiunea „Sex”, bifați caseta pentru valoarea dorită.
Apăsați butonul „Înregistrare”.

Orez. 22 - Introducerea informațiilor despre un cetățean

Apăsați butonul „Selectați”. Câmpurile din secțiunea „Corespondenți” vor fi completate automat cu informațiile introduse despre cetățean.
Introduceți primele litere ale numelui de familie în câmpul „Către” și apăsați tasta Enter. Câmpul va fi completat cu valoarea necesară.
Precizați stadiul contestației: anonim sau colectiv.
Completați câmpul „Conținut”. cu literă mare.
Apăsați butonul „Rubr(0).”. Acest câmp este un atribut multiplu.

Orez. 23 - Alegerea unui rubricator

Apăsați butonul „Selectați”.
Apăsați butonul „OK”.
Indicați numărul de foi de tiraj în câmpul „Compoziție”.
Selectați un tip de livrare din listă.
Completați câmpul „Acces” cu valoarea necesară din listă.
Scanează contestația.
În secțiunea „Fișiere”, faceți clic pe butonul „Inserați”.
După ce sunt completate toate detaliile, în fereastra fișei de înregistrare a contestației, faceți clic pe butonul „Înregistrare RC”.

Orez. 24 - Introducerea informațiilor despre un cetățean

^
Înregistrarea documentelor de ieșire
1. În fereastra principală a programului „Delo”, pentru a înregistra documente, faceți clic pe butonul „Înregistrare documente”.

Orez. 25 - Fereastra principală a programului „Case”

În fereastra care apare, selectați grupul de documente dorit.

Orez. 26 - Selectarea unui grup de documente

În fișa de înregistrare deschisă a documentului de ieșire, în câmpul „Semnați (0)”, introduceți primele litere ale prenumelui șefului care a semnat documentul.
Apăsați butonul „Enter”. Sistemul va afișa variante ale potrivirilor găsite în cazul în care există mai multe potriviri, sau completează imediat câmpul „Sub(0)” dacă există o singură potrivire.
Completați câmpul „Conținut”. folosind tastatura.
În câmpul „Execută”. Introduceți primele litere ale numelui de familie al artistului.
Apăsați butonul „Enter”. Sistemul va afișa variante de potriviri găsite în cazul în care există mai multe potriviri, sau va completa imediat câmpul „Completat” dacă există o singură potrivire.

Orez. 27 - Completarea RC a documentului de ieșire

Completați câmpul „Acces” cu valoarea dorită.
Pentru a specifica ce oficiali au vizat documentul, faceți clic pe butonul „Vize(0)”.
În cartea de referință apărută „Subdiviziuni” găsiți avizul.

Orez. 28 - Selectarea unui ofițer de aprobare

Faceți clic pe interpreții găsiți și faceți clic pe butonul „Selectați”.
Dacă este necesar, indicați data la care documentul a fost vizat.

Orez. 29 - Introducerea informațiilor despre aprobarea documentului

Apăsați butonul „OK”.
Apăsați butonul „Rub.(0)”. Acest câmp este un atribut multiplu.
Selectați categoria dorită în directorul rubrica deschis.

Orez. 30 - Introducerea informațiilor despre aprobarea documentului

Apăsați butonul „OK”.
Scanați documentul de ieșire pentru a atașa imaginea electronică a acestuia la cardul de înregistrare.
Faceți clic dreapta pe imaginea scanată și selectați acțiunea „Copiere” din meniu.
În secțiunea „Fișiere”, faceți clic pe butonul „Inserați”.

Orez. 31 - Introducerea informațiilor despre aprobarea documentului

Dacă scrisoarea de ieșire este pregătită ca răspuns la scrisoarea primită, trebuie să specificați relația dintre ele. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul „Pachete (0)”. Folosind acest atribut, sistemul vă permite să fixați un număr arbitrar de legături diferite ale unor documente cu altele, inclusiv documente care nu sunt înregistrate.
În fereastra care apare în partea de sus, faceți clic pe butonul „Căutare după număr”.

Orez. 32 - Introducerea informațiilor despre aprobarea documentului

În caseta de căutare după număr, în câmpul „Nr. reg.”, introduceți numărul documentului primit cu care doriți să legați documentul curent.
Introduceți un an.
Apăsați butonul „Găsiți”.
Selectați documentul.
Selectați conexiunea „În execuție”.
Apăsați butonul „Conectați”.

Orez. 33 - Introducerea informațiilor despre aprobarea documentului

În fereastra Linkuri, faceți clic pe butonul OK. Linkul către document va fi afișat în câmpul Link-uri (1) din fereastra cardului de înregistrare.

Orez. 34 - Fişa de înregistrare a documentului de ieşire

În fereastra cardului de înregistrare a documentului de ieșire, faceți clic pe butonul „Înregistrare RC”.
Puteți specifica organizația destinatară căreia i se adresează scrisoarea de ieșire în secțiunea „Destinatari”, pentru aceasta, apăsați butonul „Adresă(0)” din Republica Kazahstan.

Orez. 35 - Destinatari documentelor

Orez. 36 - Căutați o adresă în directorul „Organizații”.

Apăsați butonul „Găsiți”.

Orez. 37 - Alegerea unui reprezentant al organizației

Apăsați butonul „Selectați”.
Trimiterea unui document.

Orez. 38 - Indicarea datei de expediere și a tipului de expediere

În cazul trimiterii unui document către OGV RB prin e-mail, urmați „Instrucțiunile pentru trimiterea și înregistrarea documentelor în EDMS Delo prin hub-ul de transport”. Nu uitați să verificați disponibilitatea Adresa de e-mailîn câmpul de e-mail.

Înregistrarea unui document de ieșire pe baza unui document schiță
1. În fereastra principală a programului „Delo”, faceți clic pe butonul „Înregistrarea documentelor”.

Orez. 39 - Fereastra principală a „Cazului” EDMS

În fereastra care apare, faceți clic pe butonul „Anulare”. O fereastră care conține o listă de documente înregistrate în anumită perioadă timp.

Orez. 40 - Lista documentelor înregistrate XX.XX.XX

În bara de meniu, faceți clic pe elementul „Proiecte” (dacă nu există proiecte pregătite pentru înregistrare, acest element va fi inactiv). Se va deschide o fereastră care conține o listă cu proiectele de documente gata de înregistrare.

Atenţie!

Pentru a notifica un angajat al departamentului de birou, ar trebui să configurați subsistemul „Alerte, notificări și management proces”. Notificările vor fi trimise prin e-mail.

Orez. 41 - Lista proiectelor pregătite pentru înregistrare

Faceți dublu clic pe intrarea RCPD pe baza căreia doriți să înregistrați RC-ul documentului.
Consultați proiectul de document.

Orez. 42 - Proiect de document

Orez. 43 - Verificarea semnăturilor

Reveniți la documentul RCPD.
Faceți clic pe meniul File și selectați Check In Project. Se va deschide fereastra documentului PK care aparține aceluiași grup de documente ca și proiectul. Unele dintre detaliile RK (principale și suplimentare) sunt completate automat cu valorile stabilite în RKPD (în cea mai recentă versiune a proiectului). RC-ul unui document creat pe baza unui proiect este asociat proiectului printr-un link care are categoria „Proiecte”. Numele complet și funcția persoanelor care au semnat proiectul de document devin valorile atributului „Semnat”, iar cei care au susținut proiectul devin valorile atributului „Viză”. Fișierele atașate la RKPD de către executantul proiectului sunt atașate la RC al documentului. Fișierele EDS sunt salvate.

Orez. 44 – Înregistrarea proiectului

Orez. 45 - Înregistrarea documentului

Apăsați butonul „Adresă(0)” pentru a introduce informații despre destinatar.

Orez. 46 - Destinatari documentelor

În fereastra care se deschide, faceți clic pe butonul „Adăugați organizație”.

Orez. 47 - Căutați o organizație în director

În câmpul de căutare din stânga butonului „Găsiți”, introduceți numele organizației.
Apăsați butonul „Găsiți”.
Faceți dublu clic pentru a face clic pe element.
În fereastra care apare cu informații detaliate despre destinatar, selectați reprezentantul căruia i se trimite scrisoarea. Dacă nu există niciun destinatar, faceți clic pe butonul „Editați” și adăugați un reprezentant.

Orez. 48 - Alegerea unui reprezentant

Apăsați butonul „Selectați”.
În fereastra care apare, faceți clic pe butonul „Selectați”.
Trimiterea unui document.

Dacă documentul este trimis unei organizații terțe (cu excepția OGV RB), atunci în fereastra „Adrese”, indicați data trimiterii și tipul de trimitere. Salvează modificările.

Orez. 49 - Înregistrarea documentului

În cazul trimiterii unui document către OGV RB prin e-mail, urmați „Instrucțiunile pentru trimiterea și înregistrarea documentelor în EDMS Delo prin hub-ul de transport”.

^
Formarea unui proiect de rezoluție

Deschideți cardul de înregistrare a documentului.
În RK al documentului, în secțiunea de instrucțiuni, faceți clic pe butonul „Enter” și selectați din meniul contextual acțiunea „Rezoluție subordonată”.

Orez. 50 - Introducerea unei subrezoluții

În fereastra de rezoluție care apare, completați câmpul „Autor (intern)” selectând

din listă oficialul căruia este necesar să-l trimită spre avizare

Acest proiect de rezoluție.

Pentru a modifica textul rezoluției, plasați cursorul mouse-ului în câmpul de text și apăsați tasta „Inserare” de pe tastatură. Se va deschide lista comuna rezoluții, care este configurată de tehnologul de sistem. Dacă este necesar, vă puteți crea propria listă personală.

Orez. 52 - Lista standard de rezoluții

Orez. 53 - Introducerea unei date din calendar

În calendar, faceți clic pe dată și apăsați butonul „Enter”.
Dacă este necesar, completați câmpul „Categoria de instrucție” selectând din listă

valoarea dorită (de exemplu, urgent sau prompt).

După introducerea datei de execuție planificată, comanda este pusă automat sub control
.

Orez. 55 - Selectare din directorul „Subdiviziuni”

Apăsați butonul Enter.

Orez. 56 - Completarea câmpului „Control”.

Alegerea artistului

Orez. 57 - Adăugarea unui executor intern

Selectarea unui executor extern

Orez. 58 - Adăugarea unui executor extern

Orez. 59 - Directorul „Organizații”

Orez. 60 - Introducerea primelor litere ale numelui de familie al salariatului

Apăsați butonul „Selectați”. Numele de familie al angajatului va apărea în secțiune

„Interpreți”.

Orez. 61 - Proiect de rezoluție

Primul din lista interpreților este marcat cu un semn roșu de exclamare
.

Apăsați butonul „Înregistrare”. Documentul va fi returnat Republicii Kazahstan. Înregistrare despre RK

Documentul este copiat automat în folderele „Cu titlu oneros” și „La gestionarea” contului, al cărui proprietar este oficialul specificat în câmpul „Autor”.

Orez. 62 - Editarea proiectului de hotărâre

Se va deschide fereastra pentru proiectul de rezoluție. Pentru a aduce modificări proiectului de rezoluție, consultați paragraful 4.

Orez. 63 - Deschiderea ferestrei pentru aprobarea proiectului de hotărâre

Făcând clic pe butonul „Întoarcere”, veți reveni la fereastra folderului „În așteptare”. Intrarea despre RC a documentului este eliminată automat din folderul „Under Review”. În dosarul „La conducere” din apropierea datei planificate apare un semn plus (coloana „Plan”), ceea ce înseamnă aprobarea proiectului de hotărâre de către șef.

^
Distribuirea proiectului de hotărâre aprobat
1. Accesați folderul „La conducere” al biroului managerului, care stochează înregistrările proiectelor de hotărâri. Dulapul este selectat în colțul din dreapta sus al dulapului.
2. Setați indicatorul la intrările proiectului de rezoluție, care în coloana „Plan”. este setat la „+” înainte de data scadentă planificată. Acest lucru indică faptul că proiectul de rezoluție a fost aprobat de lider.

Orez. 64 - Simbolul „+” - un semn pe aprobarea proiectului de rezoluție

Faceți clic dreapta pe intrarea despre proiectul de rezoluție și selectați acțiunea „Editați proiect” din meniul contextual.

Orez. 65 - Editarea proiectului de hotărâre

După ce ați făcut modificări în proiectul de rezoluție, faceți clic pe butonul „Trimite”. Înregistrarea despre AC va părăsi folderul „La conducere”. O înregistrare despre AC cu o rezoluție va apărea automat pentru interpreți în folderul „Received”.

^
Acceptarea spre executare și intrarea unei rezoluții subordonate

Sub-rezoluțiile sunt create de șefii de departament pe baza rezoluției managerului de nivel superior pentru a menține ierarhia rezoluțiilor. O rezoluție subordonată poate avea propriile sale rezoluții subordonate (mai mult de nivel scăzut ierarhie), etc. - această abordare permite o organizare mai flexibilă a managementului documentelor electronice și crește eficiența controlului asupra executării instrucțiunilor. Când o rezoluție de control de nivel superior este eliminată, toate rezoluțiile subordonate sunt eliminate automat de sub control.

În fereastra principală a programului, faceți clic pe butonul „Dulapuri”. Dosarul nr. 1 - „Received” se va deschide. Va fi prezentată o listă de intrări despre cardurile de înregistrare (RC) și comenzile din birou.

Orez. 67 - Lista înregistrărilor din dosarul nr. 1

Pentru a vă familiariza cu documentul, trebuie să faceți dublu clic pe înregistrarea despre AC sau pe înregistrarea despre instrucțiune. Se va deschide PK-ul documentului.

Orez. 68 - RC din documentul primit

Pentru a vizualiza scrisoarea scanată în secțiunea „Fișiere”, faceți dublu clic pe numele fișierului. Se va lansa aplicația de vizualizare a fișierelor.

Orez. 69 - Secțiunea „Fișiere”

După vizionare dosar electronicînchideți aplicația.
În RC al documentului, în secțiunea de instrucțiuni, faceți clic pe butonul „Enter” și selectați acțiunea „Rezoluție subordonată” din meniul contextual.

Orez. 70 - Introducerea unei rezoluții subordonate

Orez. 71 - Rezoluție subordonată

Pentru a modifica textul rezoluției, plasați cursorul mouse-ului în câmpul text de rezoluție și apăsați tasta „Insert” de pe tastatură.Se va deschide o listă generală de rezoluții, care este configurată de tehnologul de sistem. Dacă este necesar, vă puteți crea propria listă personală.

Orez. 72 - Lista standard de rezoluții

În lista de rezoluții, evidențiați pe cea de care aveți nevoie și faceți clic pe butonul „Selectați”.
Pentru ca comanda să devină una de control, este necesar să introduceți o dată planificată. Faceți clic pe câmpul Planificat. Calendarul se va deschide.

Orez. 73 - Introducerea unei date din calendar

Orez. 74 - Selectare din directorul „Subdiviziuni”

Apăsați butonul Enter.
Selectați controlerul găsit.
Apăsați butonul „Selectați”. Numele de familie al controlorului va apărea în câmpul „Controller”.

Orez. 75 - Selectarea controlerului

Alegerea artistului

^ Selectarea unui executor intern. Această opțiune este utilizată dacă rezoluția este generată în cadrul organizației dvs., de exemplu. cu acte interne. Pentru a face acest lucru, în secțiunea „Interpreți”, faceți clic pe butonul „Adăugați interpret” (în continuare, consultați paragrafele 4.8 - 4.11).

Orez. 76 - Adăugarea unui executor intern

Selectarea unui executor externîn cazul interacțiunii interdepartamentale, aceasta se realizează făcând clic pe butonul „Adăugați un executor extern”.

Orez. 78 - Adăugarea unui executor extern

În directorul de organizații care apare, găsiți organizația și faceți dublu clic pe intrări.

Orez. 79 - Directorul „Organizații”

În secțiunea „Reprezentanți”, selectați reprezentantul organizației și faceți clic pe butonul „Selectați”.

Orez. 80 - Alegerea reprezentantului organizației

Orez. 81 - RC din documentul primit

Selectați intrarea comenzii în cont și faceți clic dreapta.
Selectați „Accept” din meniul contextual. Documentul va fi mutat în folderul nr. 2 „La execuție”.

Orez. 82 - Acceptarea spre executare

^
Implementarea rezoluției

Deschideți folderul cabinet „La execuție”, care va conține o listă de înregistrări despre sarcinile din cabinet.

Orez. 83 - Introducerea unei rezoluții subordonate

Faceți dublu clic pentru a deschide RK pentru vizualizare. Consultați cardul de înregistrare a documentului.
Pentru a introduce un raport de execuție, faceți clic dreapta pe înregistrarea instrucțiunii și selectați acțiunea „Execută” din meniul contextual.

Orez. 84 - Executarea unui ordin

În fereastra „Executor Report”, selectați starea execuției din listă.

Starea finală de execuție este aleasă de executor atunci când ordinul este executat în totalitate. Data raportului este obligatorie.

Starea intermediară de execuție este aleasă de către executant în cazul executării parțiale a ordinului. În acest caz, data raportului nu este indicată.

Orez. 85 - Introducerea unui raport de performanță

Pentru a specifica data raportului, faceți dublu clic în câmpul „Data”.
Selectați o dată din calendar și apăsați butonul „Enter”.
Completați câmpul de text de la tastatură.
Pentru a atașa rezultatul muncii efectuate, trebuie să faceți clic pe butonul „Fișiere”.
Copiați fișierul de oriunde pe computer.
Faceți clic pe butonul „Adăugați fișier”. Fișierul va fi adăugat.

Orez. 86 - Anexarea unui dosar electronic

Faceți clic pe butonul OK din colțul din dreapta jos al ferestrei de raport. În cazul unei rezoluții de necontrol, după introducerea procesului-verbal, evidența instrucțiunii va părăsi biroul, în caz contrar instrucțiunea trebuie scoasă de sub control de către controlor, după care va părăsi automat biroul executorului și controlor.

^
Creați o versiune nefinalizată

Crearea unui proiect de scrisoare de ieșire în conformitate cu documentul primit
1. Deschideți cardul de înregistrare a documentului conform căruia v-a fost trimisă comanda.
2. În meniul „Fișier”, selectați comanda „Creare RCPD”.

Orez. 87 - Crearea RKPD în urma documentului primit

În fereastra New Project Group Selection, selectați un grup. În secțiunea „Copiare detalii”, bifați caseta de selectare „Corespondenți” pentru a nu completa informații despre corespondent în cardul documentului de ieșire.

Orez. 88 - Selectarea unui grup de proiecte

Apăsați butonul „Selectați”. Se va deschide RCPD a documentului de ieșire.

Orez. 89 - RKPD

Completati rezumat document în câmpul Conținut.
Găsiți documentul pe desktop, faceți clic dreapta pe el și selectați comanda „Copiere” din meniul contextual.
Accesați secțiunea „Fișiere” și faceți clic pe butonul „Inserați fișierul”.

Orez. 90 - Secțiunea „Fișiere”

Apăsați butonul „OK”.
Pentru a-l trimite spre aprobare/semnătură, faceți clic pe butonul „Adăugați viza/semnătură”.

Orez. 91 – Depuneți pentru viză/semnătură

Selectați „Adăugați” din meniul „Acțiuni”.

Important!!!

Aprobatorul/semnatarul este adăugat în modul de editare a proiectului. Pentru a comuta la acest mod, utilizați butonul
.

În directorul apărut „Subdiviziuni” în câmpul „Căutare”, introduceți primele litere ale artistului. Apăsați tasta Enter.

Orez. 92 - Selectare din directorul „Subdiviziuni”

Marcați aprobatorul/semnatarul și faceți clic pe butonul „Selectați”. Veți reveni la fereastra Adăugați și trimiteți pentru aprobare/semnătură, care va afișa înregistrările aprobatorilor/semnatorilor selectați.
Din lista derulantă situată în partea stângă sus a ferestrei, selectați una dintre cele două valori: „Pentru aprobare” sau „Pentru semnătură”, determinând astfel ce listă de oficiali o creați: aprobarea sau semnarea.

Orez. 93 - Trimiteți spre aprobare/semnare

Sistemul are două rute pentru coordonarea documentelor: „Toate deodată” sau „Unul câte unul”. Setați comutatorul la valoarea dorită.
In campurile „Pentru o perioada” se indica numarul de ore (zile) alocat pentru aprobarea/semnarea proiectului.
Faceți clic pe Adăugați și trimiteți. Va exista o revenire la fereastra proiectului (RKPD). În secțiunea „Managementul proiectului” vor apărea înregistrări ale aprobatorilor/semnatorilor adăugați, se va indica data și ora încheierii perioadei de aprobare/semnare.

Orez. 94 - Secțiunea „Managementul proiectului”

Important!!!

Antreprenorul trimite proiectul de document spre semnare șefului numai după ce toți oficialii de aprobare au aplicat vize.

Dacă este necesar, ofițerul de aprobare (semnare) poate adăuga și ofițeri de aprobare suplimentari.

Orez. 95 - Folder „Managementul proiectului”

După semnarea proiectului, starea „Semnat” apare în colțul din dreapta sus. Un astfel de document trebuie trimis la birou pentru înregistrare. Pentru a face acest lucru, deschideți proiectul și selectați comanda „Trimite proiectul pentru înregistrare” din meniul „Acțiuni”. După trimiterea documentului va dobândi statutul „Pentru înregistrare”.

^
Creați un proiect de document de inițiativă
1. Deschideți folderul #7 „Managementul proiectelor”.
2. Faceți clic pe butonul „Creați RCPD”.

Orez. 97 - Crearea unui proiect de document de inițiativă

Se deschide fereastra Select New Document Project Group. Selectați grupul dorit și faceți clic pe butonul „Selectați”.

Orez. 98 - Selectarea unui grup de proiecte de documente

Se deschide fereastra Proiect de document. A se vedea în continuare clauza 5.1.5.

^
Crearea versiunilor de proiect

Dacă în timpul procesului de coordonare și aprobare proiectul de document a primit comentarii și completări, contractorul trebuie să creeze o nouă versiune a proiectului de document, să facă ajustări și să o trimită din nou tuturor oficialilor de aprobare/semnare.

Fiind in folderul Nr. 7 „Project Management” faceti click pe proiectul de document dorit.
Selectați „Creați o versiune nouă” din meniul „Acțiuni”. Va apărea un mesaj de sistem care indică acest lucru la creare versiune noua proiect, lucrul cu versiunea actuală va fi finalizat. În caseta de mesaj, confirmați pentru a continua crearea noii versiuni.

Orez. 99 - Crearea unei noi versiuni a proiectului

RKPD-ul noii versiuni a proiectului va fi afișat pe ecran. Primește statutul „Creat” și i se atribuie automat următorul număr de versiune secvențială. RCPD din noua versiune moștenește unele dintre detaliile RCPD din versiunea anterioară, precum și lista de aprobatori și semnatari adăugați de executantul proiectului. Fișierele atașate de oficialii de aprobare și semnare nu sunt transferate în noua versiune a proiectului.

Orez. 100 - A doua versiune a proiectului de document

Deschideți secțiunea „Fișiere”. Pentru a face modificări documentului, faceți clic pe butonul Editați fișierul.

Orez. 101 - Secțiunea „Fișiere”

Se trimite spre reaprobare/semnare

Orez. 102 - Trimiterea spre aprobare

După ce managerii de proiect semnează documentul, contractorul trimite proiectul spre înregistrare la birou (vezi clauza 5.1.18).

^
Îndepărtarea instrucțiunilor de sub control

Deschideți folderul nr. 3 „La control”. Acest folder stochează înregistrări ale instrucțiunilor, controlorul cărora este proprietarul contului curent. O înregistrare pe aceeași carte de înregistrare (RC) poate fi prezentată în listă de mai multe ori dacă are mai multe instrucțiuni. Intrările despre comenzile restante vor fi evidențiate cu roșu.

Orez. 103 - Folder „Pe control”

Faceți clic dreapta pe înregistrarea dorită despre AC și selectați acțiunea „Vizualizare AC” din meniul contextual.

Orez. 104 - Vizualizare RK

În meniul RK, selectați „Comenzi” și selectați „Vizualizare comandă”. Va apărea o fereastră de comandă.

Orez. 105 - Vizualizare comanda

Orez. 106 - Vizualizare raport

În fereastra „Rezoluție”, faceți clic pe butonul „Editare”.

Orez. 107 - Editare rezoluție

Faceți dublu clic în câmpul „Actual” pentru a introduce data scadentă reală. Va fi data finală pentru executarea comenzii.

Orez. 108 - Introducerea datei efective

Faceți clic pe dată și apăsați butonul „Enter”.
În câmpul „Starea execuției”, setați valoarea la „Complet” (selectați din lista derulantă).

Orez. 109 - Introduceți starea de execuție

Completați câmpul „Motivul retragerii”.
Apăsați butonul „Înregistrare”. Înregistrarea acestei comenzi va părăsi automat biroul. Instrucțiunea va dobândi starea „Retras de sub control”.

^
Aprobarea unui proiect de document
1. Deschideți folderul cabinetului nr. 8 „La vedere”.

Orez. 110 – Cabinet

Faceți dublu clic pe intrarea proiectului.

Orez. 111 - Dosar „La vedere”

Consultați RCPD.

Orez. 112 - RKPD

Citiți cu atenție termenul limită de aprobare a proiectului în secțiunea Management de proiect. După această perioadă, va fi imposibilă eliberarea vizei, iar contractantul va trebui să prelungească perioada de viză.

Orez. 113 - Termenul limită pentru aprobarea proiectului

Orez. 114 - Aprobarea proiectului

Orez. 115 - Salvarea unui fișier pe disc

Orez. 116 - Adăugarea unui fișier

Apăsați butonul „OK”.
În fereastra de aprobare a proiectului, faceți clic pe butonul OK. După aprobare, proiectul capătă statutul „Aprobat”. Intrarea despre RCPD va părăsi folderul „On Approval”. În timpul procesului de aprobare, autorizatorul poate adăuga un autorizator suplimentar (a se vedea paragraful XX).

^
Semnarea proiectului
1. Deschideți folderul cabinetului nr. 9 „La semnătură”.

Orez. 117 – Cabinet

Faceți dublu clic pe intrarea proiectului. Consultați RCPD.

Orez. 118 - RKPD

Pentru a vizualiza scrisoarea în secțiunea „Fișiere”, faceți clic pe numele fișierului. Se va lansa aplicația de vizualizare a fișierelor.
Închideți aplicația după vizualizarea fișierului electronic.
În secțiunea „Management de proiect”, evidențiați numele de familie în lista oficialilor de aprobare și semnare.
Citiți cu atenție termenul limită de semnare a proiectului din secțiunea Management de proiect. După expirarea acestei perioade, semnarea va fi imposibilă, iar contractorul va trebui să prelungească perioada de aprobare.

Orez. 119 – Termenul limită pentru semnarea proiectului

Orez. 120 – Semnarea proiectului

Orez. 121 - Salvarea unui fișier pe disc

Orez. 122 - Adăugarea unui fișier

Apăsați butonul „OK”.
În fereastra de semnare a proiectului, faceți clic pe butonul „OK”. După semnare, proiectul capătă statutul „Semnat”.
Pentru a semna un document electronic cu semnătură digitală, selectați fișierul necesar în secțiunea „Fișier” și faceți clic pe butonul „Semnați fișierul”.

Orez. 123 - Semnarea unei imagini electronice a unui document

Imaginea electronică a documentului este marcată cu o bifă roșie.

Orez. 124 - Fișier cu semnătură digitală

Închideți RKPD. Intrarea despre RKPD va părăsi folderul „Pentru semnătură”.

CURSLOC DE MUNCA

După disciplină:„Sisteme informaționale corporative și eficiență a sistemelor informaționale”

Pe tema:„DELO” - SISTEM DE AUTOMATIZARE PENTRU GESTIUNEA BIROURILOR ȘI GESTIONAREA ELECTRONICĂ DOCUMENTE

INTRODUCERE

Sistemul DELO, dezvoltat de compania Electronic Office Systems (EOS), este o soluție industrială cuprinzătoare care asigură automatizarea procesului de lucru de birou, precum și menținerea unui management complet electronic al documentelor organizației. Sistemul este utilizat eficient atât în companiile comerciale mici, cât și în structurile de holding sau departamentale distribuite.

Prima versiune a sistemului DELO a fost lansată în 1996. Astăzi, „DELO” este folosit de peste 1.000 de companii, instituții, organizații din Rusia și țările CSI, iar numărul total de locuri de muncă instalate depășește 100.000. Are un „Certificat de cea mai înaltă calitate”.

1. Informații generale despresisteme"CAZ"

Sistemul „DELO” este un produs replicat „în cutie”. Rezolvă problemele de automatizare de birou și de gestionare a documentelor electronice ale majorității organizațiilor fără modificări personalizate. Cu ajutorul unui sistem de directoare flexibil, acesta poate fi instalat și configurat cu ușurință de către specialiștii clientului.

· Scalabil și flexibil în personalizare, se adaptează cu ușurință la specificul fluxului de lucru în organizații de orice dimensiune, de la unități la mii de locuri de muncă.

Oferă nivelul cerut confidențialitatea informațiilor și conformitatea cu toate cerințele de reglementare atât ale muncii de birou rusești, cât și ale standardelor internaționale (ISO 15489 „Informații și documentații - Managementul documentelor” și ISO / IEC 17799:2000 „ Tehnologia de informație- Ghid practic de management securitatea informatiei»)

Oferă gestionarea securizată a documentelor electronice folosind electronice semnatura digitala(EDS) și instrumente criptografice speciale. Electronic Office Systems are toate certificatele FSB necesare pentru a utiliza instrumente de securitate a informațiilor în produsele sale.

· Oferă posibilitatea conversiei în masă a documentelor pe hârtie în formă electronică și plasarea lor în baza de date a sistemului utilizând opțiunea „Scanare în linie”.

· Sprijină întregul ciclu de lucru cu proiecte de documente, inclusiv rutarea și versiunea acestora.

· Vă permite să lucrați cu documente ca în retea locala, și de la distanță - prin Internet ("DELO-WEB").

· Are o arhitectură deschisă și oferă posibilitatea de a se integra cu alte instrumente software atât ale companiei EOS, cât și ale altor producători de software.

2. Avantaje

Pentru manageri la diferite niveluri:

Căutare rapidă a documentelor

urmărirea mișcării unui document în toate etapele ciclului său de viață;

controlul și raportarea eficientă asupra executării rezoluțiilor;

· reducerea termenelor de pregătire și coordonare a documentelor;

Lucru convenabil asupra proiectelor de documente;

Obținerea rapoartelor de sinteză și a jurnalelor;

Posibilitatea delegării de competențe.

Pentru angajații de birouri, secretariate, pentru funcționari:

înregistrarea rapidă și convenabilă a documentelor folosind un sistem cuprinzător de diverse directoare;

· urmărirea implementării rezoluțiilor;

· căutare comodă și rapidă după orice detalii ale cardului de înregistrare (RK) atât a documentelor, cât și a proiectelor (RKPD);

Jurnal de transfer de documente, registre de expediere interne și externe;

· Formarea rapoartelor.

3. Principalele funcții ale sistemului Delo

Functii principale

Oferă un ciclu de viață complet al unui document într-o organizație, de la crearea unui document nefinalizat până la anulare și transfer în arhivă.

Lucrul cu documentele de intrare și de ieșire

· Înregistrarea, controlul și contabilizarea corespondenței de intrare și de ieșire.

· Înregistrarea documentelor trimise prin e-mail în mod automatizat, inclusiv a celor protejate de EDS.

Setarea structurii număr de înregistrareîn conformitate cu nomenclatorul de cazuri adoptat în organizaţie.

· Impunerea rezoluțiilor, controlul execuției, redactarea și vizualizarea rapoartelor asupra rezoluțiilor.

· Transmiterea documentelor pentru executare în cadrul organizației pe rute specificate.

· Căutare rapidă pentru toate detaliile Republicii Kazahstan și RKPD, capacitatea de a salva și de a utiliza interogări de căutare complexe.

Ștergerea documentelor în caz și posibilitatea de transfer în arhivă.

Lucrați cu documentele interne ale organizației

Ciclul complet de lucru cu proiectele de documente este acceptat:

o crearea unui proiect de document de către RK, inclusiv „în conformitate cu” un document administrativ;

o modificarea proiectului cu stocarea versiunilor anterioare;

o coordonarea și aprobarea proiectului de document;

o înregistrarea unui document creat pe baza unui proiect.

· Formarea comenzilor conform documentelor;

· Gestionarea trecerii documentelor cu soluții multiple. Întregul document în ansamblu și fiecare dintre paragrafele acestuia pot avea propriile arbori de rezoluție ierarhic, fiecare cu executori și controlori proprii.

· Transferul documentelor avizate către angajați pentru familiarizare și executare.

· Controlul trecerii și executării documentelor. A fost implementată funcția de rol a controlorului - posibilitatea de a delega funcția de control a documentelor, clauzelor și rezoluțiilor către persoane sau divizii definite ca controlori sau servicii de control.

· Gestionarea accesului la documente.

· Crearea și stocarea șabloanelor de documente.

Asigurarea securității informațiilor

· Diferențierea drepturilor de acces ale utilizatorilor la documente. Fiecărui utilizator i se atribuie: drepturi conform etichetei de acces; drepturi de acces la dulapuri de fișiere în care puteți lucra; un set de operațiuni de birou în conformitate cu responsabilitățile funcționale.

· Înregistrarea acțiunilor utilizatorului.

· Utilizarea metodelor de protecție criptografică a informațiilor – semnătură digitală și criptare.

Oportunități „DELO-WEB”

Oportunitățile de a lucra prin Web au devenit cât mai apropiate de funcționalitatea sistemului „DELO” în rețeaua locală. Angajații unei filiale de la distanță - cu acces Web - devin participanți egali la fluxul de lucru al întregii întreprinderi. Managerii și specialiștii aflați în afara biroului au posibilitatea de a participa la adoptarea, implementarea și controlul deciziilor.

· Înregistrarea documentelor cu completarea automată a unor câmpuri ale Republicii Kazahstan;

· Înregistrarea documentelor aferente;

· Certificarea fișierelor atașate la RK, EDS, precum și verificarea EDS a fișierelor atașate;

Luarea de rezolutii asupra documentului, monitorizarea executiei

· Coordonarea si semnarea proiectelor de documente

· Certificarea EDS a dosarelor atașate RK a proiectelor de documente, precum și verificarea EDS a acestora.

Căutați documente și rezoluții după valorile detaliilor acestora;

· Obtinerea de rapoarte privind fluxul documentelor interne si externe.

4. Opțiunea „EDS și criptare”

In activitate organizatii moderne există o tendință constantă spre introducerea tehnologiilor de prelucrare a informațiilor fără hârtie.

Documentele organizației sunt create, procesate și trimise electronic. Documentele primite sunt adesea convertite și în formă electronică prin scanare și OCR, sau ajung deja în formă electronică.

Gestionarea electronică a documentelor crește semnificativ eficiența gestiunii și personalul de producție: accelerează procesele de pregătire, coordonare, avizare și aprobare a documentelor, simplifică procedurile de căutare și prelucrare a documentelor, schimbându-le atât în cadrul organizației, cât și cu corespondenții/destinatarii externi. În plus, se constată o reducere semnificativă a consumului de hârtie și Provizii, necesarul de echipamente de copiere și duplicare și pentru personalul acestuia este redusă.

Utilizarea transmiterii electronice a documentelor necesită un mijloc adecvat de certificare a informațiilor conținute în document. Un astfel de instrument este o semnătură digitală electronică (EDS) - un analog al certificării tradiționale scrise de mână a unui document pe hârtie (semnătură).

Spre deosebire de o semnătură obișnuită, un EDS nu numai că certifică identitatea persoanei care a semnat documentul, dar garantează și că nu au fost aduse modificări documentului după semnarea acestuia.

La înregistrarea documentelor primite, un angajat își poate pune semnătura digitală pe dosarul documentului, atestând autenticitatea acestuia. Atunci când lucrați cu proiecte de documente, documente de ieșire și interne ale organizației, EDS poate fi utilizat pentru aprobare, avizare, aprobare, înregistrare și trimitere a documentului către destinatar.

Pentru a utiliza o semnătură digitală electronică în sistemul „DELO”, este prevăzută o opțiune specială „EDS și criptare”.

Opțiunea vă permite să semnați digital documentele stocate și procesate în sistemul de birotică și management electronic al documentelor DELO. Dacă este necesar, documentul poate fi semnat de mai mulți angajați, ceea ce este foarte convenabil pentru automatizarea procedurilor de acordare, semnare și aprobare a documentelor.

Orice angajat care are acces la document primește informaţii de încredere despre semnături - cine și când a semnat acest document, și poate verifica, de asemenea, autenticitatea fiecărei semnături și să se asigure că după semnare documentul nu a fost editat. Procedura de verificare a unei semnături digitale este extrem de simplă - doar faceți clic o dată cu mouse-ul.

Opțiunea „EDS și criptare” oferă și posibilitatea de a semna și cripta documentele trimise prin e-mail către destinatari externi: sucursale, filiale, clienți sau parteneri. Criptarea mesajelor transmise peste canale externe comunicare, vă permite să garantați protecția informațiilor confidențiale împotriva accesului neautorizat - citire, denaturare sau înlocuire.

În cazul în care sistemul „DELO” este instalat pentru toți participanții la schimbul de informații, împreună cu documentele sunt transmise semnăturile digitale suprapuse pe document. Astfel, utilizatorii sistem corporativ obțineți posibilitatea de a semna și distribui documente semnate în întreaga organizație distribuită geografic. În acest caz, de exemplu, verificarea semnăturii președintelui unei corporații într-o sucursală îndepărtată se realizează în același mod ca și verificarea semnăturii unui angajat al unei sucursale - un „clic” al mouse-ului.

Tehnologia de lucru cu opțiunea „EDS și criptare”.

Pentru fiecare utilizator al sistemului „DELO”, care are dreptul de a semna, se formează o cheie, formată din două părți: secretă și deschisă.

Cheia secretă este înregistrată pe un mediu: o tabletă electronică Touch Memory sau o cheie electronică EToken, care este transferată personal utilizatorului. Cheia secretă poate fi protejată suplimentar de parola utilizatorului (în cazul în care media este pierdută).

Cheia secretă este folosită pentru a semna documente și pentru a decripta mesajele trimise de utilizator prin e-mail. Pentru a semna un fișier de document sau un mesaj, utilizatorul trebuie doar să plaseze purtătorul de chei private în cititorul computerului și să facă clic pe butonul „Semnați” cu mouse-ul.

Pe baza cheii publice, se generează un certificat de cheie publică. Certificatul cheii publice este utilizat pentru autentificarea semnăturii digitale.

Crearea cheilor secrete de utilizator și a certificatelor acestora este efectuată de administratorul Centrului de control sistem cheie(TsUKS), care este un complex softwareși un scriitor/cititor de cheie inclus cu opțiunea.

CCMS este un centru de control al sistemului de chei corporative, activitățile sale se aplică numai propriei organizații, sucursale și filiale. Dacă este necesar, certificatele emise de CCMS pot fi semnate și de o Autoritate de Certificare superioară. CCMS funcționează pe un computer autonom, care nu este conectat la nicio linie de comunicație din motive de securitate.

Administrarea CVCS nu necesită antrenament special. Toate informațiile necesare sunt prezentate în documentația sistemului DELO.

Opțiuni de livrare și instalare pentru opțiunea „EDS și criptare”.

Opțiune „EDS și criptare” disponibil în 3 variante de livrare diferite:

· Complet funcțional. Utilizatorul poate semna documente și mesaje, poate cripta și decripta mesajele, poate verifica semnăturile altor utilizatori. Pentru astfel de utilizatori, pachetul de opțiuni include un dispozitiv hardware pentru citirea cheii secrete.

· Numai verificarea semnăturii. Un utilizator poate verifica semnăturile altor utilizatori, dar nu poate semna el însuși documentele. Stațiile de lucru ale acestor angajați nu necesită utilizarea hardware-ului.

· Verificarea semnăturii de la distanță. Un utilizator poate verifica semnăturile altor utilizatori, dar nu poate semna el însuși documentele. Această opțiune este disponibilă din versiunea 8.09 a DELO și presupune achiziționarea unui server de verificare a semnăturilor care vă permite să verificați semnăturile de pe orice stație de lucru a sistemului DELO.

În funcție de nevoile clientului, pot fi achiziționate combinații arbitrare de opțiuni Opțiuni. De exemplu, achiziționați o versiune cu funcții complete numai pentru echipa de management cu drept de semnătură, iar pentru restul angajaților, achiziționați opțiunea „Numai verificarea semnăturii”.

Software special folosit.

Opțiune „EDS și criptare” folosește instrumentul de criptoprotecție CryptoPro CSP dezvoltat de CryptoPro și certificat de FAPSI. Integrarea software-ului criptografic în sistemul de birotică și management electronic al documentelor DELO a fost realizată de compania EOS, care deține licențele FAPSI corespunzătoare.

5. Funcțiile sistemului de birotică și managementul documentelor electronice

Sistemul acceptă întregul ciclu de viață al unui document într-o organizație, de la crearea unui document nefinalizat până la scrierea acestuia în fișier și transferarea acestuia în arhivă.

Lucrați la proiecte de documente

Funcționalitatea de pregătire a documentelor vă permite să automatizați întregul proces de creare a unui document. Lucrul cu proiectele de documente implică următoarele acțiuni:

1. crearea unui proiect de document de către Republica Kazahstan, inclusiv „în conformitate cu” un document administrativ;

2. schimbarea proiectului cu păstrarea versiunilor anterioare;

3. aprobarea proiectului de document;

4. aprobarea proiectului de document;

5. înregistrarea documentului creat pe baza proiectului.

Atunci când se lucrează cu un proiect, se realizează rutarea secvențială sau paralelă, sunt controlați termenii de luare în considerare și termenul de pregătire a proiectului în ansamblu.

Înregistrarea documentelor

Pentru fiecare document din sistemul „DELO” se formează un card de înregistrare și control (RC), în care se introduc informații despre document. Pot fi înregistrate atât documentele primite din exterior, cât și documentele create în cadrul organizației: scrisori, comenzi, instrucțiuni, contracte, acte etc. Compoziția cerințelor Republicii Kazahstan: corespondent, rezumat, data creării, numărul de înregistrare al documentului, semnătura, subiectul, ștampila de acces, marcajul prezenței cererilor, nomenclatorul, componența documentului, rezoluția etc. Unele detalii, de exemplu, rezoluțiile și rapoartele privind implementarea acestora, destinatarii, corespondenții pot avea un sens plural.

Controlul execuției

Sistemul „DELO” implementează controlul asupra execuției documentelor. Atât executarea rezoluțiilor, cât și executarea documentului în ansamblu pot fi puse sub control. În același timp, termenele limită sunt urmărite automat, documentele controlate și documentele cu termene expirate sunt evidențiate. Este posibilă generarea de memento-uri către executanți și rapoarte privind execuția documentelor de control. Alte funcții ale sistemului de automatizare de birou sunt prezentate în Tabelul nr. 1.

Tabel Nr. 1. Funcții ale sistemului de automatizare de birou

Prelucrarea și păstrarea documentelor	Pe card poate fi „atașat” orice număr de fișiere, care conține documentul în sine într-o formă de reprezentare computerizată (de exemplu, o imagine facsimil a unui document pe hârtie, text, material audio sau video etc.). Aceste fișiere pot proveni din linii de comunicare sau pot fi create în cadrul organizației folosind editori de text precum MS WORD, scanere, microfoane sau alte dispozitive conectate la un computer.
Extinderea compoziției detaliilor cardului de document	Cardul conține o compoziție de detalii care îndeplinește pe deplin cerințele muncii de birou. Pentru a reflecta specificul departamentului sau al industriei, compoziția câmpurilor cardului poate fi extinsă cu detalii suplimentare. Câmpurile noi pot fi create chiar de utilizatori fără nicio programare. Detaliile suplimentare pot fi de diferite tipuri: șir, numerice, date. De asemenea, oferă posibilitatea de a controla datele introduse în detaliile create.
Introducerea în flux a documentelor	Introducerea inline a documentelor permite rezolvarea problemei introducerii în masă a imaginilor electronice ale documentelor pe hârtie în sistemul de management al documentelor. La înregistrarea documentelor pe primele foi sau pe separat cearsafuri curate(coli de separare) este tipărit un cod de bare unic atribuit de sistem. În procesul de scanare și recunoaștere la un loc de muncă separat dotat cu un scaner de înaltă performanță, sistemul analizează codul de bare și procesează documentele scanate în conformitate cu informațiile specificate în acesta. Ca urmare imagini electronice documentele primite în formatul specificat sunt atașate automat la SC relevant.
Mișcarea documentelor	Există mai multe mecanisme de organizare a mișcării documentelor în sistem. Fiecare mecanism asigură performanța optimă a unui anumit proces de afaceri. Când se lucrează la un document nefinalizat, cardul este trimis automat de-a lungul unui traseu în serie sau paralel între oficialii de aprobare sau de aprobare predeterminați. În procesul de transmitere a proiectului se ține cont de natura vizelor eliberate, se controlează condițiile de contrapartidă. După trecerea rezoluției, documentul finalizat este adus la cunoștința executorilor, iar termenele de executare a instrucțiunilor sunt controlate. Sistemul DELO implementează și multe alte mecanisme de deplasare a documentelor: adresare internă, transmiterea documentelor electronice organizatii externe, control deplin al tuturor tipurilor de mișcare a documentelor pe hârtie și așa mai departe.
Asigurarea valabilitatii juridice	În procesul de acordare sau aprobare a unui proiect de document, utilizatorul poate certifica documentul în cauză cu o semnătură digitală electronică (EDS). Acest lucru vă permite să asigurați valabilitatea legală a documentelor electronice create. Pentru a stoca certificate EDS, pot fi folosite un centru de certificare terță parte și un centru intern de control al sistemului de chei corporative (CMC) creat pe baza produselor software EOS și a instrumentelor criptografice certificate.
Trimiterea documentelor	Sistemul vă permite să creați liste de corespondență pentru expedierea instituției, supratipărirea plicurilor, trimiterea documentelor folosind sisteme de e-mail. Documentele trimise prin e-mail pot fi criptate și certificate cu semnătură digitală. În acest scop, sistemul utilizează instrumente criptografice certificate.
Lucrări de referință și analitice	Pe măsură ce sistemul funcționează, acesta acumulează baza de informații a documentelor instituției. Sistemul oferă o căutare a documentelor în această bază de date printr-o combinație a oricăror detalii ale Republicii Kazahstan, precum și o căutare în textul documentului. Dacă este necesar, o interogare de căutare complexă poate fi salvată și utilizată în mod repetat. Documentele selectate ca rezultat al căutării pot fi stocate în folderele personale ale utilizatorilor sau tipărite ca o listă.
Căutare full-text după conținutul documentului	A fost implementată o căutare combinată: simultan printr-o combinație de detalii ale cărților de înregistrare și o căutare full-text după conținutul documentelor în sine.
Lucrul cu documentele aferente	Sprijină capacitatea de a stabili legături între documentele RK sau proiectele de documente legate tematic, anulându-se sau completându-se reciproc, etc. Acest lucru vă permite să vizualizați lanțuri de documente conexe. Legăturile pot fi setate și către documente stocate în afara sistemului de flux de lucru (link URL). Astfel, un document al sistemului „DELO” se poate referi la materiale informative externe sau documente stocate în alte sisteme informatice.
Reglementarea drepturilor de acces	Drepturile de utilizator în sistem reglementează atât accesul la dulapuri și documente în conformitate cu clasificările acestora, cât și setul de funcții disponibile pentru acest utilizator (înregistrare, editare, anulare a unui document într-un caz, anulare etc.)

6. Eficacitatea sistemului „DELO”.

Potrivit companiilor de consultanță occidentale, atunci când lucrați cu documente pe hârtie:

· aproximativ 15% din toate documentele sunt pierdute iremediabil;

Până la 30% din timpul de lucru al angajaților este petrecut în căutarea materialelor necesare;

· Pentru fiecare document, se creează în medie 19 copii ale acestuia.

Sistemul de automatizare de birou și de gestionare electronică a documentelor „DELO” creează condiții fundamental noi pentru mai mult organizare eficientă lucrul cu documente:

Tehnologie nu automatizată	Tehnologia automatizata
acceptarea manuală a documentelor primite prin canale electronice (fax, telegraf, e-mail)	acceptarea automată a documentelor primite prin canale electronice
tipărirea manuală a cardurilor, întocmirea rezumatelor, certificatelor, rapoartelor, registrelor	tipărirea automată a cardurilor, rezumate standard, certificate și registre, generare de rapoarte arbitrare
deplasarea manuală a unui proiect de document în procesul de coordonare și aprobare	transferul automat al proiectului între oficialii coordonatori și cei avizați de-a lungul unui traseu prestabilit
reproducerea documentelor și cardurilor, transportul și transferul către executanții acestora
înregistrarea manuală a faptului de transfer de documente și rezoluții către un funcționar, care adesea nu este efectuată din cauza neglijenței angajaților	înregistrarea automată a faptelor de trimitere și primire a documentelor și rezoluțiilor printr-o rețea de calculatoare
înregistrarea multiplă a acelorași documente în jurnale și dulapuri ale diferitelor unități structurale	înregistrarea primară unică a unui document în orice departament și urmărirea automată ulterioară a mișcării și executării documentului în dulapuri electronice pentru dosare diviziuni
căutarea manuală a documentelor și colectarea de informații despre execuția acestora în dulapuri disparate ale diferitelor departamente	căutare automată end-to-end în toate dulapurile de fișiere, ținând cont de drepturile de acces
trimiterea prin poștă și curier de documente și rezoluții către sucursale și alte instituții cu întocmirea manuală a registrelor relevante

„DELO-Enterprise” este destinat nu numai serviciilor de birou (secretariate, birouri, departamente generale, expediții etc.). De asemenea, sistemul automatizează activitățile participanților direcți în fluxul de lucru: manageri, specialiști - adică toți angajații organizației care lucrează cu documente.

„DELO” îndeplinește toate cerințele atât pentru sistemele electronice moderne de gestionare a documentelor, cât și pentru sistemele clasice de automatizare de birou.

Sprijinind o activitate de birou cu drepturi depline de hârtie și documente complet electronice, „DELO-Enterprise” vă permite să implementați un sistem de management mixt, hârtie-electronic, în organizație. Sistemul oferă o oportunitate unică de a crea lucrări de birou foarte eficiente fără hârtie în zone deosebit de aglomerate activitati de management cu păstrarea unui flux de lucru complet de hârtie în zone separate. Acest lucru permite o tranziție lină la tehnologiile moderne de control, fără riscul defecțiunilor în sistemul modernizat. suport de documentare management.

Sistemul de automatizare de birou și de gestionare a documentelor electronice a fost creat ca urmare a rezumării multor ani de experiență în dezvoltarea și operarea a zeci de astfel de sisteme în cele mai mari instituții din fosta URSS și Rusia. Prin urmare, respectă pe deplin cerințele standardelor actuale de muncă de birou și, de asemenea, sprijină regulile (inclusiv cele neformalizate) și tehnicile utilizate în practica de birou a întreprinderilor și instituțiilor autohtone.

În sistemul „DELO-Enterprise”, utilizatorul poate fi fie un funcționar indicat direct în documente, fie un alt angajat al instituției căruia i-au fost delegate atribuțiile corespunzătoare.

7. Sisteme din familia „DELO”.

Sistemele familiei „DELO” sunt scalabile, acceptă o schemă centralizată, distribuită și descentralizată pentru organizarea muncii de birou:

· „CASE-Secretary” poate fi instalat pe un singur computer și oferă astfel înregistrarea centralizată și controlul asupra executării documentelor.

«CASE-Enterprise» acceptă modul multi-utilizator și oferă management centralizat un singur proces de afaceri.

· Dacă instituția are subdiviziuni cu muncă de birou independentă, atunci „CASE-Enterprise” sprijină procesele de lucru de birou care interacționează ale acestor subdiviziuni.

De asemenea, scalarea sistemului este asigurată prin utilizarea următoarelor tehnologii:

Lucrați în rețelele Internet/Intranet	O interfață web este implementată în sistem pentru a oferi acces la documente. Oferă acces ușor și eficient la documente de pe orice computer local sau la distanță prin Internet.
Gestionarea documentelor electronice distribuite	Sistemul permite schimbul automat de documente electronice valabile din punct de vedere juridic între organizații sau subdiviziuni îndepărtate geografic. În același timp, sunt respectate toate normele muncii casnice de birou. Confidențialitatea și autenticitatea documentelor sunt asigurate de instrumente criptografice certificate.
Suport pentru o gamă largă de documente	Sistemul de stocare permite mai multor utilizatori să lucreze cu cantități mari de documente. Oportunități reale, practic confirmate - peste 4.000.000 de documente, peste 500 de utilizatori concurenți. În același timp, există o versiune a sistemului pentru un singur utilizator care funcționează cu un SGBD shareware.

„DELO” este un sistem deschis. Se integrează cu orice aplicație Windows printr-un API deschis inclus în sistem.

API-ul oferă posibilitatea accesului controlat la datele stocate în modul de citire a acestora de către alte programe. Astfel de programe, dacă este necesar, pot fi dezvoltate de către client, dacă este necesar să se extindă proprietățile de consum ale sistemului, de exemplu:

· pentru a afișa datele sistemului în cea mai convenabilă formă de rapoarte;

· pentru formarea cererilor de tipul cerut pentru căutarea și selectarea datelor;

· pentru a accesa datele sistemului prin INTERNET (INTRANET);

pentru exportul datelor de sistem către alte baze de date de clienți etc.

„DELO” este strâns integrat cu pachetul MS Office, care vă permite să înregistrați documente direct de la editori sau program de mail. De asemenea, sistemul a implementat deja integrarea cu următoarele produse EOS:

Subsistemul „ARHIVE BUSINESS”	„ARHIVE CASE” este un subsistem multi-utilizator conceput pentru a automatiza pregătirea pentru transferul cazurilor în arhivă, întreținerea și contabilizarea documentelor de arhivă. Programele sunt integrate în ceea ce privește păstrarea unui nomenclator de cazuri, urmărirea modificărilor în structura organizatorică a organizației, precum și importul și exportul de documente electronice.
Sistemul „KADRY”	Sistemul software „STAFF” este conceput pentru evidențele automate ale personalului întreprinderilor și instituțiilor. Sistemul poate fi folosit ca intreprinderi individualeși organizații, și organizații care au o structură complexă: tip holding, având numeroase filiale, cu o structură extinsă de sucursale etc.

8. Diferențele între sistemele din familia „DELO”.

Sistemul „DELO-Start” folosește MSDE (Microsoft Data Engine) ca DBMS.

Funcţie	Intreprindere de afaceri	CAZ-secretar*	DELO-Start
Procesarea documentelor distribuite în rețea
Distribuirea drepturilor de acces la diverse documente și funcții de sistem
Menținerea mai multor dulapuri de dosare
Lucrul cu proiecte de documente
Integrare cu subsistemul „ARHIVE BUSINESS”
Posibilitatea de interacțiune cu criptoserverul
Înregistrarea documentelor
Introducerea rezoluțiilor pentru documente
Repartizarea documentelor în curs de execuție pe „dosare” în funcție de stadiul de execuție a documentului: Primit, La execuție, La control si etc.		Doar folderul deschis La control»
Controlul execuției documentelor**			Doar în căutare
Căutare de documente cu mai multe criterii
Generarea de rapoarte standard
Schimb de documente prin e-mail
Radierea documentelor în cauză
Urmărirea mișcării originalelor pe hârtie și a copiilor documentelor, menținerea registrelor de transfer intern al documentelor
Menținerea listelor de utilizatori de funcționari, organizații, rubrici tematice, grupuri de documente
Editarea șabloanelor de ieșire

* - MSDE (Microsoft Data Engine) este utilizat ca DBMS, care este inclus în setul de livrare.

** - controlul operațional asupra executării documentelor poate fi efectuat în două moduri:

· la vizualizarea listei de rezoluții de control din folderul „On control”;

· în modul de căutare după detalii ale rezoluției.

9. Structura sistemului „DELO”.

Figura 1 prezintă structura sistemului „DELO” și opțiunile acestuia.

Orez. 1. Structura sistemului „DELO” și a subsistemelor acestuia.

10. Cerințe tehnice de bază

„DELO” este un sistem de aplicații pentru automatizarea biroului și gestionarea electronică a documentelor, care funcționează într-un mediu client-server.

Oracle 9i (9.2.0.3 sau mai recent), Microsoft SQL Server 2000 poate fi utilizat ca SGBD.

CERINȚE DE SERVER

Cerințele pentru server sunt determinate în primul rând de cerințele SGBD selectat, de numărul așteptat de utilizatori ai sistemului „DELO” și de fluxul de lucru al organizației. În fiecare caz concret configurația serverului este determinată individual.

Volumul ocupat de baza de date „DELO” pe hard disk se calculează pe baza a 50 MB din dimensiunea inițială a bazei de date, plus 2 KB pentru fiecare card de înregistrare (excluzând volumul fișierelor atașate).

Caracteristicile medii ale serverului:

procesor Pentium IV sau mai mare;

· RAM cel puțin 512 MB;

· spațiul liber pe hard disk este determinat de fluxul de lucru al organizației. Calculat pe baza a 50 MB pentru nevoile sistemului plus 2 KB pentru fiecare card de înregistrare (excluzând dimensiunea fișierelor atașate). Dimensiunea minimă de pornire a bazei de date este de 50 MB.

Dacă Oracle DBMS este utilizat pe o altă platformă decât Windows, pentru a oferi astfel de caracteristici opționale ale sistemului DELO, cum ar fi căutarea contextuală în fișierele atașate și DELO-WEB, este necesar un server Windows suplimentar cu MS Internet Information Server instalat, MS Index Server.

CERINȚELE PENTRU LOCUL DE MUNCĂ

Client cu caracteristici complete

Partea client a sistemului DELO funcționează sub Control Windows 2000, Windows XP. Partea client a SGBD-ului corespunzător trebuie să fie instalată pe stația de lucru, precum și, pentru a putea folosi toate funcţionalitate Sisteme Delo, MS Internet Explorer 6.0 și MS Office 2000 (sau versiuni ulterioare).

procesor Pentium II sau mai mare;

RAM minim 128 MB;

spațiu liber pe hard disk de la 200 MB;

monitor cu o rezoluție de 800x600, 65 de mii de culori

Windows 2000 Professional.
Client slab:

Pentru a lucra cu sistemul „DELO” prin interfața WEB („DELO-WEB”), aveți nevoie de un computer cu Internet Explorer 6.0 și o versiune ulterioară instalată.

CONCLUZIE

„DELO” îndeplinește toate cerințele atât pentru sistemele electronice moderne de gestionare a documentelor, cât și pentru sistemele clasice de automatizare de birou. Sprijinind o muncă de birou cu drepturi depline, pe hârtie și documente complet electronice, „DELO” vă permite să implementați un sistem de management mixt, hârtie-electronic, în organizație. Sistemul oferă o oportunitate unică de a crea lucrări de birou foarte eficiente fără hârtie în zonele deosebit de aglomerate ale activităților de management, menținând în același timp un flux de lucru complet de hârtie în unele zone. Acest lucru vă permite să treceți fără probleme la tehnologiile moderne de management, fără riscul defecțiunilor în sistemul de documentație de management actualizat.

Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Utilizați formularul de mai jos

Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

postat pe http://www.allbest.ru/

Sistemul electronic de gestionare a documentelor „Delo”

1. Scopul sistemului

2. Capabilitățile sistemului

3. Interfata utilizator

Concluzie

1. Scopul sistemului

Sistemul electronic de management al documentelor „Delo” este o soluție industrială complexă care asigură automatizarea fluxului de lucru de birou, precum și menținerea unui management complet electronic al documentelor organizației. Sistemul este utilizat eficient atât în companiile comerciale mici, cât și în structurile de holding sau departamentale distribuite.

Fluxul de lucru automat „DELO” are o scalabilitate aproape nelimitată - capacitatea de a „crește acoperirea” și de a include noi utilizatori. Poate funcționa simultan de la câțiva până la câteva mii de utilizatori. Specializată în automatizarea proceselor de afaceri și a proceselor de gestionare a documentelor, crearea arhive electronice documentație de management, financiară, de proiect și proiectare.

În timpul implementării proiectelor, efectuează lucrări de implementare, rafinare, configurare a sistemelor, se integrează cu sistemele existente la întreprindere.

Partenerii sunt furnizori de încredere de soluții IT care s-au dovedit nu numai în rândul clienților ruși, ci și în străinătate:

Software-ul Alee.

Microinvestește.

Holmont.

Sisteme de birou electronic.

Principalele sisteme informatice:

Gestionarea electronică a documentelor.

Managementul sarcinilor și controlul disciplinei performanței.

Arhivele electronice.

Sisteme de inventariere pentru restaurante si magazine.

Introducerea unor astfel de sisteme asigură transparența proceselor și îmbunătățește eficiența întreprinderii în ansamblu.

2. Capabilitățile sistemului

Sistemul electronic de management al documentelor Delo asigură nivelul necesar de confidențialitate a informațiilor și de conformitate cu toate cerințele de reglementare, atât munca de birou rusească, cât și standardele internaționale (ISO 15489 „Informații și documentații - Managementul documentelor” și ISO/IEC 17799: 2000 „Tehnologia informației - Practic Ghid pentru managementul securității informațiilor). Oferă gestionarea securizată a documentelor electronice folosind semnătură digitală electronică (EDS) și instrumente criptografice speciale. Electronic Office Systems are toate certificatele FSB necesare pentru a utiliza instrumente de securitate a informațiilor în produsele sale.

Oferă posibilitatea conversiei în masă a documentelor pe hârtie în formă electronică și plasarea lor în baza de date a sistemului utilizând opțiunea „Scanare în linie”. Acceptă întregul ciclu de lucru cu proiecte de documente, inclusiv rutarea și versiunea acestora. Vă permite să lucrați cu documente, atât în rețeaua locală, cât și de la distanță - prin Internet ("DELO-WEB").

Are o arhitectură deschisă și oferă posibilitatea de a se integra cu alt software, atât de la EOS, cât și de la alți producători de software. Subsistemul pentru furnizarea de servicii de stat și municipale bazat pe EDMS „DELO” vă permite să convertiți procesul de furnizare a serviciilor de stat și municipale la toate nivelurile - federal, regional și municipal - în formă electronică. Acest lucru este asigurat prin integrarea cu „Portalul Unificat al Serviciilor Statale și Municipale” (EPGU) prin Sistemul de Interacțiune Electronică Interdepartamentală (SMEV). De asemenea, sistemul „DELO” prevede integrarea cu AS „Apelul Cetăţenilor”.

3. Interfata utilizator

Beneficii pentru manageri la diferite niveluri:

Căutare rapidă a documentelor;

Urmărirea mișcării unui document în toate etapele ciclului său de viață;

Controlul și raportarea eficientă asupra implementării rezoluțiilor;

Reducerea termenelor de pregătire și coordonare a documentelor;

Lucru convenabil asupra proiectelor de documente;

Primirea rapoartelor rezumative și a jurnalelor;

Capacitatea de a delega autoritatea;

O interfață web este implementată în sistem pentru a oferi acces la documente.

4. Organizarea muncii în domeniul „Afaceri”

Funcția principală a „Case”:

Asigurați ciclul de viață complet al unui document într-o organizație, de la crearea unui proiect de document până la anulare și transfer în arhivă.

Lucrați cu documentele de intrare și de ieșire:

Înregistrarea, controlul și contabilizarea corespondenței de intrare și de ieșire;

Înregistrarea documentelor trimise prin e-mail în mod automatizat, inclusiv a celor protejate de EDS;

Stabilirea structurii numărului de înregistrare în conformitate cu nomenclatorul de cazuri adoptat în organizație;

Impunerea rezoluțiilor, monitorizarea execuției, redactarea și vizualizarea rapoartelor privind rezoluțiile;

Predarea documentelor pentru execuție în cadrul organizației pe rute specificate;

Căutare rapidă pentru toate detaliile Republicii Kazahstan și RKPD, capacitatea de a salva și de a utiliza interogări complexe de căutare;

Ștergerea documentelor în cauză și posibilitatea de transfer în arhivă;

Control asupra trecerii și executării documentelor. A fost implementată funcția de rol a controlorului - posibilitatea de a delega funcția de control a documentelor, clauzelor și rezoluțiilor către persoane sau divizii desemnate ca controlori sau servicii de control;

Control acces la documente;

Creare și stocare de șabloane de documente;

Asigurarea securității informațiilor.

Diferențierea drepturilor de acces ale utilizatorilor la documente. Fiecărui utilizator i se atribuie: drepturi conform etichetei de acces; drepturi de acces la dulapuri de fișiere în care puteți lucra; un set de operațiuni de birou în conformitate cu responsabilitățile funcționale.

Concluzie

„DELO” este primul sistem intern de automatizare a fluxului de lucru care a primit un certificat de stat de cea mai înaltă calitate de la Comitetul Central al Comitetului de Stat pentru Standarde al Federației Ruse. Prima versiune a sistemului DELO a fost lansată în 1996.

În prezent, DELO este utilizat de 2 000 de companii, instituții și organizații din Rusia și țările CSI, iar numărul total de locuri de muncă instalate este de peste 150 000. Douăsprezece subiecți ai Federației implementează programe de automatizare pentru organismele guvernamentale la toate nivelurile pe baza DELO. sistem. Sistemul de evidență este utilizat în mod eficient atât în companiile comerciale mici, cât și în structurile de holding sau departamentale distribuite.

automatizari pentru birou

Găzduit pe Allbest.ru

Documente similare

Evidența documentelor pe hârtie și electronice. Sisteme moderne managementul documentelor electronice și sistemele clasice de automatizare de birou. Crearea de lucrări de birou fără hârtie în zonele aglomerate ale activităților de management.

lucrare de termen, adăugată 12.08.2010

Conceptul de proces de afaceri. Forme de automatizare a inregistrarii documentelor. Funcțiile sistemului control electronic documentele și fluxul de lucru, rațiunea alegerii lor și aplicarea practică. Structura pieței pentru produse software în domeniul EUD.

lucrare de termen, adăugată 17.07.2013

Principii de automatizare și tipuri de arhitecturi ale sistemelor electronice de contabilitate de gestiune a documentelor. Procesele de afaceri din mediul „1C: Enterprise 8”. Structura bazei informative a managementului documentelor electronice a decanatului. Obiecte și metode ale mecanismului procesului de afaceri.

teză, adăugată 27.06.2013

Dezvoltarea unui proiect de automatizare a fluxului de lucru folosind mecanismul procesului de afaceri și folosind dezvoltări software moderne în 1C: Enterprise. Crearea bazei de informații „Decanatul” pentru prelucrarea datelor din procesul de predare a studenților.

teză, adăugată 26.07.2013

Modern sisteme electronice gestionarea și lucrul cu documente. Probleme tradiționale și electronice tehnologie. Alegerea unui EDMS (clasificarea sistemelor electronice de management al documentelor) eficient. Securitatea managementului documentelor electronice.

teză, adăugată 12.12.2007

Clasificarea și compararea produselor software din domeniul managementului documentației electronice. Cercetarea informațiilor și analiza proceselor care urmează să fie automatizate la întreprindere. Implementarea unui sistem electronic de management al documentelor corporative.

teză, adăugată 29.06.2012

Procesele interne ale fluxului de lucru întreprindere producătoare. Gestionarea documentatiei organizatorice si administrative. Construirea unui model TO BE bazat pe propuneri de îmbunătățire a proceselor în cadrul unui sistem electronic de management al documentelor.

teză, adăugată 22.01.2016

caracteristici generale abordări de bază pentru automatizarea fluxului de lucru și a proceselor de management în procesul de afaceri al organizației. Descrierea, funcțiile și scopul sistemului electronic de management al documentelor (EDMS), precum și o analiză a problemelor implementării sale integrate.

rezumat, adăugat 10.12.2010

Principii de automatizare de birou. Principiile tehnologiei de gestionare a documentelor electronice. Sisteme de management al documentelor bazate pe tehnologii web. Utilizarea e-mailului. Sistem de arhivă electronică corporativă.

lucrare de termen, adăugată 17.03.2004

Analiza proceselor de afaceri, a fluxurilor de informații și a nivelului de automatizare al agenției imobiliare. Dezvoltarea unui modul pentru a sprijini relațiile cu clienții și gestionarea documentelor electronice. Schema logica a sistemului informatic proiectat.

Suport informațional pentru activitățile Administrației Districtului Kashar

Sistem managementul documentelor electronice"SED Delo"

Intrarea la EDMS „Delo”

Munca de birou

Înregistrarea documentelor

3.1 Înregistrarea documentelor primite

Înregistrarea contestațiilor cetățenilor

Înregistrarea documentelor de ieșire

Formarea unui proiect de rezoluție

Distribuirea proiectului de hotărâre aprobat

Acceptarea spre executare și intrarea unei rezoluții subordonate

Implementarea rezoluției

Creați o versiune nefinalizată

Crearea unui proiect de scrisoare de ieșire în conformitate cu documentul primit

Creați un proiect de document de inițiativă

Crearea versiunilor de proiect

Îndepărtarea instrucțiunilor de sub control

Aprobarea unui proiect de document

Semnarea proiectului

Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Utilizați formularul de mai jos

Documente similare