LUCRARE DE CURSLOC DE MUNCA

După disciplină:„Corporativ Sisteme de informareși eficiența sistemelor informaționale”

Pe tema:„DELO” - SISTEM PENTRU AUTOMATIZAREA PROCESULUI DE CAZ ȘI A FLUXULUI ELECTRONIC DE DOCUMENTE

INTRODUCERE

Sistemul „BUSINESS”, dezvoltat de compania Electronic Office Systems (EOS), este o soluție industrială cuprinzătoare care asigură automatizarea procesului de lucru de birou, precum și menținerea unui flux de documente complet electronic al organizației. Sistemul este utilizat eficient atât în mici societăţi comerciale, și în structuri de holding distribuite sau departamentale.

Prima versiune a sistemului DELO a fost lansată în 1996. Astăzi, „DELO” este folosit de peste 1000 de companii, instituții, organizații din Rusia și țările CSI, iar numărul total de locuri de muncă instalate depășește 100.000. Are un „Certificat de cea mai înaltă calitate”.

1. Informații generale o ssisteme"CAZ"

Sistemul „DELO” este un produs replicabil „în cutie”. Fără modificări personalizate, rezolvă problemele de automatizare de birou și de gestionare electronică a documentelor pentru majoritatea organizațiilor. Folosind un sistem de directoare flexibil, acesta poate fi instalat și configurat cu ușurință de către specialiștii clienți.

· Scalabil și flexibil în configurație, se adaptează cu ușurință la specificul fluxului de documente în organizații de orice dimensiune, de la câteva până la mii de locuri de muncă.

· Oferă nivelul cerut confidențialitatea informațiilor și conformitatea cu toate cerințele de reglementare atât ale păstrării evidențelor rusești, cât și ale standardelor internaționale (ISO 15489 „Informații și documentații - Managementul documentelor” și ISO/IEC 17799:2000 „ Tehnologia de informație- Un ghid practic pentru managementul securității informațiilor")

· Oferă un flux securizat de documente electronice folosind o semnătură digitală electronică (EDS) și instrumente criptografice speciale. Compania Electronic Office Systems deține toate certificatele FSB necesare pentru utilizarea instrumentelor de securitate a informațiilor în produsele sale.

· Oferă posibilitatea de a transfera în masă documente pe hârtie vizualizare electronicăși plasarea acestora în baza de date a sistemului utilizând opțiunea „Scanare în flux”.

· Sprijină întregul ciclu de lucru cu proiecte de documente, inclusiv rutarea și versiunea acestora.

· Vă permite să lucrați cu documente ca în retea locala, și de la distanță - prin Internet („BUSINESS-WEB”).

· Are o arhitectură deschisă și oferă posibilitatea de a se integra cu alt software atât de la EOS, cât și de la alți producători de software.

2. Avantaje

Pentru manageri la diferite niveluri:

· căutare rapidă a documentelor;

· urmărirea mișcării unui document în toate etapele ciclului său de viață;

· controlul și raportarea eficientă privind implementarea rezoluțiilor;

· reducerea timpului de pregătire și aprobare a documentelor;

· lucru convenabil asupra proiectelor de documente;

· primirea rapoartelor de sinteză și a jurnalelor;

· posibilitatea delegării de competențe.

Pentru angajații birourilor, secretariatelor și funcționarilor:

· înregistrarea rapidă și convenabilă a documentelor folosind un sistem extins de diverse directoare;

· monitorizarea progresului implementării rezoluțiilor;

· căutare comodă și rapidă folosind orice detalii ale cardului de înregistrare (RC) atât a documentelor, cât și a proiectelor (RCPD);

· jurnal de transfer de documente, registre de expediere interne și externe;

· raportare.

3. Principalele funcții ale sistemului Delo

Functii principale

Oferă complet ciclu de viață document într-o organizație de la crearea unui proiect de document până la anularea acestuia și transferarea lui în arhivă.

Lucrul cu documentele de intrare și de ieșire

· Înregistrarea, controlul și contabilizarea corespondenței de intrare și de ieșire.

· Înregistrarea transferului de către e-mail documente într-un mod automat, inclusiv semnături digitale protejate.

· Configurarea structurii număr de înregistrareîn conformitate cu nomenclatorul de cazuri adoptat în organizaţie.

· Impunerea rezoluțiilor, monitorizarea execuției, redactarea și revizuirea rapoartelor privind rezoluțiile.

· Transmiterea documentelor pentru executare în cadrul organizației pe rute specificate.

· Căutare rapidă pentru toate detaliile Republicii Kazahstan și Codul civil al Federației Ruse, capacitatea de a salva și de a utiliza interogări complexe de căutare.

· Ștergerea documentelor pentru arhivare și posibilitatea de a le transfera în depozitul de arhivă.

Lucrul cu documentele interne ale organizației

· Este acceptat ciclul complet de lucru cu proiectele de documente:

o crearea de către Republica Kazahstan a unui proiect de document, inclusiv „în urma” unui document administrativ;

o modificarea proiectului cu stocarea versiunilor anterioare;

o coordonarea și aprobarea proiectului de document;

o înregistrarea unui document creat pe baza proiectului.

· Formarea instructiunilor pe baza de documente;

· Gestionarea trecerii documentelor cu multe soluții. Întregul document în ansamblu și fiecare dintre punctele sale pot avea propriile arbori ierarhici de rezoluții, fiecare dintre ele cu executori și controlori proprii.

· Transferul documentelor avizate către angajați pentru revizuire și execuție.

· Monitorizarea trecerii si executarii documentelor. A fost implementată funcția de rol a controlorului - capacitatea de a delega funcția de control a documentelor, articolelor și rezoluțiilor către persoane sau departamente desemnate ca controlori sau servicii de control.

· Gestionarea accesului la documente.

· Crearea și stocarea șabloanelor de documente.

Securitate securitatea informatiei

· Diferențierea drepturilor de acces ale utilizatorilor la documente. Fiecărui utilizator i se atribuie: drepturi de acces; drepturi de acces la dulapuri în care puteți lucra; un set de operațiuni de birou în conformitate cu responsabilități funcționale.

· Înregistrarea acțiunilor utilizatorului.

· Utilizarea metodelor de protecție a informațiilor criptografice – semnătură digitală și criptare.

Oportunități de „DELO-WEB”

Capacitatea de a lucra prin Web a devenit cât mai aproape posibil de funcționalitatea sistemului „DELO” pe o rețea locală. Angajații unei filiale de la distanță - dacă au acces la Web - devin participanți egali la fluxul de documente al întregii întreprinderi. Managerii și specialiștii aflați în afara biroului au posibilitatea de a participa la luarea, executarea și monitorizarea deciziilor.

· Înregistrarea documentelor cu completare automată a unor domenii ale Republicii Kazahstan;

· Înregistrarea documentelor aferente;

· Certificarea fișierelor și semnăturilor digitale atașate Republicii Kazahstan, precum și verificarea semnăturilor digitale ale fișierelor atașate;

· Luarea de rezolutii asupra documentelor, monitorizarea executiei

· Coordonarea si semnarea proiectelor de documente

· Certificarea semnăturilor digitale ale fișierelor atașate Republicii Kazahstan a proiectelor de documente, precum și verificarea semnăturilor digitale ale acestora.

· Caută documente și rezoluții după valorile detaliilor acestora;

· Primirea rapoartelor privind fluxul documentelor interne și externe.

4. Opțiunea „EDS și criptare”

In activitate organizatii moderne Există o tendință constantă spre introducerea tehnologiilor de prelucrare a informațiilor fără hârtie.

Documentele organizaționale sunt create, procesate și trimise electronic. Documentele primite sunt adesea convertite în formă electronică folosind scanarea și recunoașterea textului sau sunt primite în formă electronică.

Gestionarea electronică a documentelor crește semnificativ eficiența gestiunii și personalul de producție: accelerează procesele de pregătire, coordonare, avizare și aprobare a documentelor, simplifică procedurile de căutare și prelucrare a documentelor, schimbându-le atât în cadrul organizației, cât și cu corespondenții/destinatarii externi. În plus, se constată o reducere semnificativă a consumului de hârtie și Provizii, necesarul de echipament de copiere și personalul de întreținere al acestuia este redus.

Utilizarea transmiterii electronice a documentelor necesită un mijloc adecvat de autentificare a informațiilor conținute în document. Un astfel de mijloc este o semnătură digitală electronică (EDS) - un analog al certificării tradiționale scrise de mână a unui document pe hârtie (semnătură).

Spre deosebire de o semnătură obișnuită, o semnătură electronică nu numai că verifică identitatea persoanei care a semnat documentul, dar garantează și că nu au fost aduse modificări documentului după semnarea acestuia.

La înregistrarea documentelor primite, un angajat își poate pune semnătura digitală pe dosarul documentului, atestând autenticitatea acestuia. Atunci când se lucrează cu proiecte de documente, documente de ieșire și interne ale unei organizații, semnătura digitală poate fi utilizată la acordul, aprobarea, aprobarea, înregistrarea și trimiterea unui document către destinatar.

Pentru a utiliza o semnătură digitală electronică în sistemul „DELO”, este oferită o opțiune specială „EDS și criptare”.

Opțiunea vă permite să semnați digital documentele stocate și procesate în sistemul de automatizare de birou și de gestionare electronică a documentelor „DELO”. Dacă este necesar, documentul poate fi semnat de mai mulți angajați, ceea ce este foarte convenabil pentru automatizarea procedurilor de aprobare, avizare și aprobare a documentelor.

Orice angajat care are acces la document primește informaţii de încredere despre semnături - cine a semnat acest document și când, și poate verifica, de asemenea, autenticitatea fiecărei semnături și să se asigure că după semnare documentul nu a fost editat. Procedura de verificare a unei semnături digitale este extrem de simplă - doar faceți clic o dată pe mouse.

Opțiunea „EDS și criptare” oferă, de asemenea, posibilitatea de a semna și cripta documentele trimise prin e-mail către destinatari externi: filiale, filiale, clienți sau parteneri. Criptarea mesajelor transmise peste canale externe comunicare, vă permite să garantați protecția informațiilor confidențiale împotriva accesului neautorizat - citire, denaturare sau înlocuire.

În cazul în care sistemul „BUSINESS” este instalat pentru toți participanții la schimbul de informații, semnăturile digitale atașate documentului sunt transferate împreună cu documentele. Deci utilizatorii sistem corporativ obțineți posibilitatea de a semna și distribui documente semnate în întreaga organizație distribuită geografic. În acest caz, de exemplu, verificarea semnăturii președintelui unei corporații într-o sucursală la distanță se realizează exact în același mod ca și verificarea semnăturii unui angajat al sucursalei - un „clic” al mouse-ului.

Tehnologia de lucru cu opțiunea „EDS și criptare”.

Pentru fiecare utilizator al sistemului „DELO” care are drept de semnătură, se generează o cheie, formată din două părți: secretă și publică.

Cheia secretă este înregistrată pe un mediu: o tabletă electronică Touch Memory sau cheie electronică EToken transferat personal utilizatorului. Cheia secretă poate fi protejată suplimentar printr-o parolă de utilizator (în cazul în care media este pierdută).

Cheia secretă este folosită pentru a semna documente și pentru a decripta mesajele trimise de utilizator prin e-mail. Pentru a semna un fișier de document sau un mesaj, utilizatorul trebuie doar să plaseze suportul cheii secrete în dispozitivul de citire al computerului și să facă clic pe butonul „Semnați” cu mouse-ul.

Pe baza cheii publice, se generează un certificat de cheie publică. Certificatul de cheie publică este utilizat pentru a verifica autenticitatea semnăturii digitale.

Crearea cheilor secrete de utilizator și a certificatelor acestora este realizată de administratorul Centrului de control al sistemului de chei (TSC), care este un complex de software și un dispozitiv de scriere/citire a cheilor media, inclus în pachetul de livrare al opțiunii.

TsUKS este un centru corporativ pentru gestionarea unui sistem cheie, activitățile sale se extind numai la propria organizație, sucursale și filiale. Dacă este necesar, certificatele emise de Autoritatea Centrală de Certificare pot fi semnate de o Autoritate de Certificare de nivel superior. CCCS funcționează pe un computer autonom, neconectat la nicio linie de comunicație din motive de securitate.

Administrarea TsUCS nu necesită antrenament special. Toate informațiile necesare sunt prezentate în documentația sistemului DELO.

Opțiuni de livrare și instalare pentru opțiunea „EDS și criptare”.

Opțiune „EDS și criptare” Disponibil în 3 variante de livrare diferite:

· Complet funcțional. Utilizatorul poate semna documente și mesaje, poate cripta și decripta mesajele și poate verifica semnăturile altor utilizatori. Pentru astfel de utilizatori, pachetul de opțiuni include un dispozitiv hardware pentru citirea cheii secrete.

· Numai verificarea semnăturii. Utilizatorul poate verifica semnăturile altor utilizatori, dar nu poate semna el însuși documentele. Lucrările acestor angajați nu necesită utilizarea hardware-ului.

· Verificarea semnăturii de la distanță. Utilizatorul poate verifica semnăturile altor utilizatori, dar nu poate semna el însuși documentele. Această opțiune este disponibilă din versiunea „DELO” 8.09 și presupune achiziționarea unui server de verificare a semnăturilor, care vă permite să verificați semnăturile de pe orice stație de lucru a sistemului „DELO”.

În funcție de nevoile clientului, pot fi achiziționate combinații arbitrare de opțiuni Opțiuni. De exemplu, achiziționați o versiune cu funcții complete numai pentru personalul de conducere care are dreptul de a semna, iar pentru alți angajați achiziționați opțiunea „Numai verificarea semnăturii”.

Special folosit software.

Opțiune „EDS și criptare” folosește instrumentul de protecție criptografică CryptoPro CSP, dezvoltat de compania CryptoPro și certificat de FAPSI. Integrarea software-ului criptografic în sistemul de birotică și managementul documentelor electronice „DELO” a fost realizată de EOS, care deține licențele FAPSI corespunzătoare.

5. Funcții ale sistemului de birotică și management electronic al documentelor

Sistemul acceptă întregul ciclu de viață al unui document într-o organizație, de la crearea unui proiect de document până la anulare și transfer în arhivă.

Lucrați la proiecte de documente

Funcționalitatea de pregătire a documentelor vă permite să automatizați întregul proces de creare a documentului. Lucrul cu proiectele de documente presupune efectuarea următoarelor acțiuni:

1. crearea de către Republica Kazahstan a unui proiect de document, inclusiv „în urma” unui document administrativ;

2. schimbarea proiectului cu păstrarea versiunilor anterioare;

3. aprobarea proiectului de document;

4. aprobarea proiectului de document;

5. înregistrarea unui document creat pe baza proiectului.

Atunci când lucrați cu un proiect, se efectuează rutarea secvențială sau paralelă, timpul de revizuire și perioada de pregătire pentru proiectul în ansamblu sunt controlate.

Înregistrarea documentelor

Pentru fiecare document din sistemul „DELO” se generează un card de înregistrare și control (RC), în care sunt introduse informații despre document. Pot fi înregistrate atât documentele primite din exterior, cât și create în cadrul organizației: scrisori, comenzi, instrucțiuni, contracte, acte etc. Compoziția detaliilor Republicii Kazahstan: corespondent, rezumat, data creării, numărul de înregistrare al documentului, semnătura, subiectul, marca de acces, marcajul privind prezența cererilor, nomenclatorul, componența documentului, rezoluția etc. Câteva detalii, de exemplu, rezoluții și rapoarte privind implementarea acestora, destinatari , corespondenții pot avea mai multe sensuri.

Controlul execuției

Sistemul „DELO” implementează controlul asupra execuției documentelor. Pot fi monitorizate atât executarea rezoluțiilor, cât și execuția documentului în ansamblu. Totodată, sunt monitorizate automat termenele de execuție, iar documentele controlate și documentele cu termene expirate sunt evidențiate. Este posibilă generarea de memento-uri către executanți și rapoarte privind execuția documentelor de control. Alte funcții ale sistemului de automatizare de birou sunt prezentate în Tabelul nr. 1.

Tabel Nr. 1. Funcții ale sistemului de automatizare de birou

Prelucrarea și stocarea documentelor	Pe card poate fi „atașat” orice număr de fișiere care conțin documentul în sine într-o formă de reprezentare computerizată (de exemplu, o imagine fax a unui document de hârtie, text, material audio sau video etc.). Aceste fișiere pot veni peste linii de comunicare sau pot fi create în cadrul unei organizații folosind editori de text precum MS WORD, scanere, microfoane sau alte dispozitive conectate la un computer.
Extinderea compoziției detaliilor cardului de document	Cardul conține detalii care îndeplinesc pe deplin cerințele muncii de birou. Pentru a reflecta specificul departamentului sau al industriei, compoziția câmpurilor cardului poate fi extinsă cu detalii suplimentare. Câmpurile noi pot fi create chiar de utilizatori fără nicio programare. Detaliile suplimentare pot fi de diferite tipuri: șir, numerice, date. De asemenea, oferă posibilitatea de a controla datele introduse în detaliile create.
Introducerea documentelor inline	Flow document input vă permite să rezolvați problema introducerii în masă a imaginilor electronice ale documentelor pe hârtie în sistemul de management al documentelor. La înregistrarea documentelor, un cod de bare unic atribuit de sistem este tipărit pe primele coli sau pe coli goale separate (coli separatoare). În timpul procesului de scanare și recunoaștere la o stație de lucru separată dotată cu un scaner de înaltă performanță, sistemul analizează codul de bare și procesează documentele scanate în conformitate cu informațiile specificate în acesta. Ca urmare, imaginile electronice ale documentelor primite într-un format dat sunt atașate automat la RK-ul corespunzător.
Mișcarea documentelor	Sistemul are mai multe mecanisme de organizare a deplasării documentelor. Fiecare mecanism asigură executarea optimă a unui anumit proces de birou. Atunci când se lucrează la o schiță de document, cardul este trimis automat de-a lungul unei rute secvențiale sau paralele între oficialii coordonatori sau de aprobare predeterminați. În procesul de transmitere a proiectului, se ia în considerare natura vizelor eliberate, iar momentul luării în considerare este controlat. După luarea rezoluției, documentul finalizat este adus la cunoștința executorilor, iar termenele de executare a ordinelor sunt monitorizate. Sistemul DELO implementează și multe alte mecanisme de deplasare a documentelor: adresare internă, trimitere documente electronice organizatii externe, control deplin asupra tuturor tipurilor de deplasare a documentelor pe hârtie etc.
Asigurarea valabilitatii juridice	În procesul de acordare sau aprobare a unui proiect de document, utilizatorul poate certifica documentul în cauză cu o semnătură digitală electronică (EDS). Acest lucru vă permite să asigurați valabilitatea legală a documentelor electronice create. Pentru a stoca certificate EDS, pot fi folosite un centru de certificare terță parte și un centru intern de management al sistemului de chei corporative (TSMC), creat pe baza produselor software EOS și a instrumentelor cripto certificate.
Trimiterea documentelor	Sistemul vă permite să creați registre de corespondență pentru expediția instituției, să imprimați plicuri și să trimiteți documente folosind sisteme de e-mail. Documentele trimise prin e-mail pot fi protejate prin criptare și certificate cu semnătură digitală. În acest scop, sistemul utilizează criptomonede certificate.
Lucrări de referință și analitice	Pe măsură ce sistemul funcționează, acumulează o bază de informații de documente ale instituției. Sistemul oferă o căutare pentru documente în această bază de date folosind o combinație a oricăror detalii ale Republicii Kazahstan, precum și o căutare în textul documentului. Dacă este necesar, o interogare de căutare complexă poate fi salvată și utilizată în mod repetat. Documentele selectate ca rezultat al căutării pot fi stocate în folderele personale ale utilizatorilor sau tipărite sub forma unei liste.
Căutare full-text după conținutul documentului	A fost implementată o căutare combinată: folosind simultan o combinație de detalii ale cardului de înregistrare și o căutare integrală bazată pe conținutul documentelor în sine.
Lucrul cu documentele aferente	Capacitatea de a stabili legături între documentele RC sau proiectele de documente care sunt legate tematic, anulându-se sau completându-se unele pe altele, etc. Acest lucru vă permite să vizualizați lanțuri de documente interdependente. De asemenea, pot fi stabilite legături către documente stocate în afara sistemului de management al documentelor (link by URL). Astfel, un document din sistemul „BUSINESS” se poate referi la materiale informative externe sau documente stocate în alte sisteme informatice.
Reglementarea drepturilor de acces	Drepturile de utilizator din sistem reglementează atât accesul la dulapuri și documente în conformitate cu clasificările acestora, cât și setul de funcții disponibile unui anumit utilizator (înregistrare, editare, depunere a unui document, eliminarea controlului etc.)

6. Eficiența sistemului „DELO”.

Potrivit Western firme de consultanta, atunci când lucrați cu documente pe hârtie:

· aproximativ 15% din toate documentele sunt pierdute iremediabil;

· până la 30% din timpul de lucru al angajaților este petrecut în căutarea materialelor necesare;

· Pentru fiecare document se creează în medie 19 copii.

Sistemul de automatizare de birou și de gestionare a documentelor electronice „DELO” creează condiții fundamental noi pentru mai mult organizare eficientă lucrul cu documente:

Tehnologie neautomatizată	Tehnologia automatizata
recepția manuală a documentelor primite prin canale electronice (fax, telegraf, e-mail)	recepția automată a documentelor primite prin canale electronice
tipărirea manuală a cardurilor, întocmirea rezumatelor, certificatelor, rapoartelor, registrelor	imprimare automată carduri, rapoarte standard, certificate și registre, generare de rapoarte personalizate
deplasarea manuală a proiectului de document în procesul de coordonare și aprobare	transferul automat al proiectului între oficialii de aprobare și de aprobare de-a lungul unui traseu prestabilit
reproducerea documentelor si cardurilor, transportul si transferul acestora catre executori
înregistrarea manuală a faptului de transfer de documente și rezoluții către un funcționar, care adesea nu este efectuată din cauza neglijenței angajaților	înregistrarea automată a faptelor de trimitere și primire a documentelor și rezoluțiilor printr-o rețea de calculatoare
înregistrarea multiplă a acelorași documente în jurnale și birouri diferite diviziuni structurale	înregistrarea inițială unică a unui document în orice departament și urmărirea automată ulterioară a mișcării și executării documentului în dulapuri electronice diviziuni
căutarea manuală a documentelor și culegerea de informații despre execuția acestora în dulapuri împrăștiate ale diferitelor departamente	căutare automată end-to-end prin toate fișierele, ținând cont de drepturile de acces
trimitere prin poștă și curier de documente și rezoluții către sucursale și alte instituții cu întocmirea manuală a registrelor relevante

„DELO-Enterprise” este destinat nu numai serviciilor de birou (secretariate, birouri, departamente generale, expediții etc.). De asemenea, sistemul automatizează activitățile participanților direcți în fluxul de documente: manageri, specialiști - adică toți angajații organizației care lucrează cu documente.

„DELO” îndeplinește toate cerințele pentru ambele sisteme moderne managementul documentelor electronice și sistemele clasice de automatizare de birou.

Prin sprijinirea lucrărilor de birou cu drepturi depline de hârtie și documente complet electronice, „DELO-Enterprise” vă permite să implementați un sistem de flux mixt de documente hârtie-electronic într-o organizație. Sistemul oferă o oportunitate unică de a crea lucrări de birou fără hârtie extrem de eficiente în zone deosebit de aglomerate activitati de management cu păstrarea fluxului de documente pe hârtie cu drepturi depline în anumite zone. Acest lucru permite o tranziție lină la tehnologii moderne control, fără riscul defecțiunilor în sistemul modernizat suport de documentare management.

Sistemul de automatizare de birou și de gestionare a documentelor electronice a fost creat ca urmare a rezumării multor ani de experiență în dezvoltarea și operarea a zeci de sisteme similare în cele mai mari instituții din fosta URSS și Rusia. Prin urmare, respectă pe deplin cerințele standardelor actuale de muncă de birou și, de asemenea, sprijină regulile (inclusiv cele informale) și tehnicile utilizate în practica muncii de birou a întreprinderilor și instituțiilor autohtone.

În sistemul DELO-Enterprise, utilizatorul poate fi fie un funcționar indicat direct în documente, fie un alt angajat al instituției căruia i-au fost delegate atribuțiile corespunzătoare.

7. Sisteme din familia „DELO”.

Sistemele din familia „BUSINESS” sunt scalabile, suportă organizarea fluxului de lucru centralizat, distribuit și descentralizat:

· „CASE-Secretary” poate fi instalat pe un singur computer și, astfel, oferă înregistrarea și controlul centralizat al executării documentelor.

· „DELO-Enterprise” acceptă modul multi-utilizator și oferă management centralizat un singur proces de lucru de birou.

· Dacă instituția are departamente cu muncă de birou independentă, atunci „DELO-Enterprise” sprijină procesele de lucru de birou interacționate ale acestor departamente.

De asemenea, scalarea sistemului este asigurată prin utilizarea următoarelor tehnologii:

Lucrul pe rețelele Internet/Intranet	Pentru a oferi acces la documente, sistemul implementează o interfață web. Oferă acces simplu și eficient la documente de pe orice computer local sau la distanță prin Internet.
Gestionarea documentelor electronice distribuite	Sistemul permite schimbul automat de documente electronice competente din punct de vedere legal între organizații sau unități îndepărtate geografic. În același timp, sunt respectate toate normele de muncă casnică de birou. Confidențialitatea și autenticitatea documentelor sunt asigurate de criptomonede certificate.
Suport pentru o gamă largă de documente	Sistemul de stocare a datelor permite mai multor utilizatori să lucreze cu cantități mari de documente. Capabilitati reale, practic confirmate - peste 4.000.000 de documente, peste 500 de utilizatori concurenti. În același timp, există o versiune a sistemului pentru un singur utilizator care funcționează cu un SGBD shareware.

„DELO” este un sistem deschis. Se integrează cu orice aplicație Windows prin intermediul API-ului deschis inclus.

API-ul oferă posibilitatea de a controla accesul la datele stocate în modul citire de către alte programe. Astfel de programe, dacă este necesar, pot fi dezvoltate de către client dacă este necesar să se extindă proprietățile de consum ale sistemului, de exemplu:

· pentru a afișa datele sistemului în cea mai convenabilă formă de rapoarte;

· să genereze solicitări de tipul necesar pentru căutarea și selectarea datelor;

· pentru a accesa datele sistemului prin INTERNET (INTRANET);

· pentru a exporta date de sistem către alte baze de date de clienți etc.

„DELO” este strâns integrat cu pachetul MS Office, care vă permite să înregistrați documente direct din editori sau dintr-un program de e-mail. De asemenea, sistemul a implementat deja integrarea cu următoarele produse EOS:

Subsistemul „ARHIVE BUSINESS”	„ARCHIVAL BUSINESS” este un subsistem multi-utilizator conceput pentru a automatiza pregătirea pentru transferul fișierelor în arhivă, întreținerea și înregistrarea documentelor de arhivă. Programele sunt integrate în menținerea nomenclatorului cazurilor, urmărirea modificărilor în structura organizatorică a organizației, precum și importul și exportul de documente electronice.
sistem PERSONAL	Sistem software„PERSONAL” este destinat întreținerii automate a evidențelor de personal ale întreprinderilor și instituțiilor. Sistemul poate fi folosit ca intreprinderi individuale atât organizaţii cât şi organizaţii cu o structură complexă: tip holding, având numeroase filiale, cu o structură extinsă de ramuri etc.

8. Diferențele între sistemele din familia „DELO”.

Sistemul DELO-Start folosește MSDE (Microsoft Data Engine) ca DBMS.

Funcţie	Intreprindere de afaceri	secretar de afaceri*	BUSINESS-Start
Procesarea documentelor distribuite în rețea
Distribuirea drepturilor de acces la diverse documente și funcții de sistem
Menținerea mai multor fișiere de documente
Lucrul cu proiecte de documente
Integrare cu subsistemul „ARHIVING BUSINESS”.
Abilitatea de a interacționa cu un criptoserver
Înregistrarea documentelor
Introducerea rezoluțiilor pentru documente
Distribuirea documentelor aflate în curs de execuție în „dosare” în funcție de stadiul de execuție a documentului: Primit, La execuție, Sub control si etc.		Doar folderul este deschis Sub control"
Controlul execuției documentelor**			Doar în căutare
Căutare de documente cu mai multe criterii
Generarea de rapoarte standard
Schimb de documente prin e-mail
Ștergerea documentelor pentru afaceri
Urmărirea mișcărilor de originale pe hârtie și copii ale documentelor, menținerea registrelor de transferuri interne de documente
Mentinerea listelor personalizate de functionari, organizatii, rubrici tematice, grupuri de documente
Editarea șabloanelor pentru formularele tipărite de ieșire

* - MSDE (Microsoft Data Engine) este folosit ca DBMS, care este inclus în pachetul de livrare.

** - controlul operațional al executării documentelor poate fi efectuat în două moduri:

· la vizualizarea listei de rezoluții de control din folderul „Sub control”;

· în modul de căutare după detalii de rezoluție.

9. Structura sistemului „BUSINESS”.

Figura 1 prezintă structura sistemului „DELO” și opțiunile acestuia.

Orez. 1. Structura sistemului „BUSINESS” și a subsistemelor acestuia.

10. Cerințe tehnice de bază

„BUSINESS” este un sistem aplicativ de birotică și management electronic de documente, care funcționează într-un mediu client-server.

Oracle 9i (9.2.0.3 sau versiuni ulterioare), Microsoft SQL Server 2000 poate fi utilizat ca SGBD.

CERINȚE DE SERVER

Cerințele pentru server sunt determinate în primul rând de cerințele SGBD selectat, de numărul așteptat de utilizatori ai sistemului „DELO” și de fluxul de documente al organizației. În fiecare caz concret Configurația serverului este determinată individual.

Volumul ocupat de baza de date „BUSINESS” pe hard disk este calculat la rata de 50 MB pentru dimensiunea inițială a bazei de date, plus 2 KB pentru fiecare card de înregistrare (excluzând volumul fișierelor atașate).

Caracteristicile medii ale serverului:

· Procesor Pentium IV și superior;

· RAM nu mai puțin de 512 MB;

· spațiul liber pe hard disk este determinat de fluxul de documente al organizației. Se calculează la rata de 50 MB pentru nevoile sistemului plus 2 KB pentru fiecare card de înregistrare (excluzând volumul fișierelor atașate). Dimensiunea minimă de pornire a bazei de date este de 50 MB.

În cazul utilizării SGBD Oracle pe o altă platformă decât Windows, pentru a oferi astfel de capabilități opționale ale sistemului „DELO” precum căutarea contextuală a fișierelor atașate și „DELO-WEB”, veți avea nevoie de un server Windows suplimentar cu MS Internet Information Server și MS Index Server instalate.

CERINȚELE PENTRU LOCUL DE MUNCĂ

Client cu caracteristici complete

Partea client a sistemului „DELO” rulează sub Control Windows 2000, Windows XP. Partea client a SGBD-ului corespunzător trebuie să fie instalată pe stația de lucru, precum și pentru a utiliza toate funcționalitățile sistemului „DELO”, MS Internet Explorer 6.0 și MS Office 2000 (sau versiuni ulterioare).

· Procesor Pentium II și superior;

· RAM minim 128 MB;

· spațiu liber pe hard disk de la 200 MB;

· monitor cu o rezoluție de 800x600, 65 mii culori

· Windows2000Professional.
Client slab:

Pentru a lucra cu sistemul „DELO” prin interfața WEB („DELO-WEB”), aveți nevoie de un computer cu Internet Explorer 6.0 sau o versiune ulterioară instalată.

CONCLUZIE

„DELO” îndeplinește toate cerințele atât pentru sistemele electronice moderne de gestionare a documentelor, cât și pentru sistemele clasice de automatizare de birou. Sprijinind documente cu drepturi depline și documente complet electronice, „DELO” vă permite să implementați un sistem de flux mixt hârtie-document electronic într-o organizație. Sistemul oferă o oportunitate unică de a crea un birou foarte eficient fără hârtie în zonele deosebit de aglomerate ale activităților de management, menținând în același timp fluxul complet de documente pe hârtie în anumite zone. Acest lucru permite o tranziție lină la tehnologii moderne de management, fără riscul defecțiunilor în sistemul de documentație de management modernizat.

Un sistem axat pe automatizarea fluxului de documente (de la crearea documentului la transfer la stocarea arhivei) cu posibilitatea de automatizare end-to-end a fluxului de documente ale companiilor distribuite geografic, susținând integrarea cu sistemele informaționale existente ale întreprinderii. Sistemul este axat pe automatizarea proceselor aferente orientate către documente (financiare, flux de documente contractuale, automatizare afaceri interne procese, lucrul cu apelurile cetățenilor, furnizarea de servicii guvernamentale etc.), cu posibilitatea de a organiza flux de documente semnificativ din punct de vedere juridic pentru companie.

Sistemul electronic de management al documentelor „DELO”, dezvoltat de compania Electronic Office Systems (EOS), este o soluție industrială cuprinzătoare care oferă atât suport pentru fluxul tradițional de documente al organizației, cât și menținerea unui flux de documente complet electronic pentru organizație.

Sistemul „DELO” este utilizat eficient atât în guvern, cât și organizatii comerciale, cum in firme mici, și în structuri de holding distribuite sau departamentale.

Astăzi, „DELO” este folosit de peste 5.700 de companii, instituții, organizații din Rusia și țările CSI, iar numărul total de locuri de muncă instalate depășește 25 de subiecți Federația Rusă implementarea programelor de automatizare pentru organele guvernamentale la toate nivelurile pe baza sistemului „DELO”. Astăzi, sistemul de flux de documente „DELO” este de fapt standardul industrial pentru automatizarea fluxului de documente în Rusia.

Conlucrează cu EDMS „DELO” module de integrare special dezvoltate de EOS cu sistemele de Interacțiune Interdepartamentală Electronică (IEIC) și Managementul Documentelor Electronice Interdepartamentale (EDF).

„Certificatul de cea mai înaltă calitate” de la CSCR al standardului de stat al Rusiei, obținut prin sistemul „DELO”, și mulți ani de experiență a specialiștilor EOS garantează implementarea cu succes a sistemului și absența problemelor cu acesta. Operațiune.

Funcționalitatea sistemului

Sistemul oferă întregul ciclu de viață al unui document într-o organizație, de la crearea unui proiect de document până la anulare și transfer în arhivă.

Lucrul cu documentele de intrare și de ieșire

Înregistrarea, controlul și contabilizarea corespondenței de intrare și de ieșire
Înregistrarea automată a documentelor trimise prin e-mail, inclusiv a celor protejate printr-o semnătură electronică
Stabilirea structurii numărului de înregistrare în conformitate cu nomenclatorul de cazuri adoptat în organizație
Impunerea rezoluțiilor, monitorizarea execuției, redactarea și vizualizarea rapoartelor privind rezoluțiile
Transmiterea documentelor pentru executare în cadrul organizației pe rute specificate
Coordonarea documentelor de orice tip, inclusiv a contractelor
Căutare rapidă pentru toate detaliile cardului de înregistrare a documentului, capacitatea de a salva și de a utiliza interogări complexe de căutare
Ștergerea documentelor pentru depozitare și posibilitatea de a le transfera pentru depozitare în arhivă
Automatizarea trimiterii corespondenței de ieșire

Lucrul cu documentele interne ale organizației

Ciclul complet de lucru cu proiectele de documente este acceptat:
- crearea unui card de înregistrare pentru un proiect de document, inclusiv „în urma” unui document administrativ
- modificarea unui proiect păstrând în același timp versiunile anterioare
- aprobarea proiectului de document
- aprobarea proiectului de document
- înregistrarea automată a unui document creat pe baza unui proiect
- căutați toate detaliile RKPD, capacitatea de a salva și de a utiliza interogări complexe de căutare
- stabilirea rutei de mișcare a proiectului documentului și gestionarea acestuia
- utilizarea unei semnături electronice la acordul și aprobarea unui proiect de document
Formarea instrucțiunilor pe baza documentelor.
Transferul documentelor semnate către angajați pentru revizuire și executare.
Controlul trecerii și executării documentelor.
Gestionarea accesului la documente.
Lucrul cu șabloane de documente.
Căutare rapidă pentru toate detaliile cardului de înregistrare, capacitatea de a utiliza și salva interogări complexe de căutare.

Beneficii pentru organizațiile guvernamentale

Pentru manageri la diferite niveluri:

urmărirea mișcării unui document în toate etapele ciclului său de viață
control eficient și raportare asupra executării instrucțiunilor (rezoluțiilor)
reducerea timpului de pregătire și aprobare a documentelor
Lucru convenabil pe proiecte de documente
căutare rapidă a documentelor
primirea rapoartelor de sinteză
posibilitatea delegării de competențe

Pentru angajații birourilor, secretariatelor și funcționarilor:

înregistrarea rapidă și convenabilă a documentelor folosind un sistem extins de diverse directoare
primirea, înregistrarea și trimiterea documentelor prin e-mail
urmărirea progresului executării instrucțiunilor (rezoluțiilor)
căutare comodă și rapidă după orice detalii ale cardului de înregistrare (RC) atât a documentelor, cât și a proiectelor de documente (RCPD)
jurnalele de transmitere, familiarizare și transmitere a documentelor, registre de expediere interne și externe, fișe de avizare
generare de raportare

Beneficii pentru companiile comerciale

Pentru manageri:

controlul și managementul eficient al fluxului de documente al companiei
căutare și acces rapid la documente în orice etapă a ciclului său de viață
control efectiv asupra executării comenzilor în structurile de afaceri ale companiei
lucru convenabil asupra proiectelor de documente, inclusiv pregătirea și aprobarea contractelor
căutarea rapidă a documentelor și evaluarea ușoară a activității companiei folosind raportarea fluxului de documente, inclusiv analiza informațiilor despre documente
acces mobil și de la distanță (inclusiv offline) la documente

Pentru asistenți manageri, asistenți de secretariat și angajați de secretariat:

înregistrarea rapidă și convenabilă a documentelor
control eficient asupra executării comenzilor, tehnologie automatizată pentru lucrul cu comenzi, inclusiv notificarea tuturor participanților în colaborare cu privire la starea lucrărilor cu documente
distribuirea automată a documentelor cu instrucțiuni către birourile angajaților, inclusiv mecanisme de notificare cu privire la primirea de noi documente în dosarele biroului, trimiterea de mementouri pe instrucțiuni
informarea cu privire la încălcarea termenelor de examinare sau de executare a documentelor
lucru convenabil cu documente electronice
simplificarea procedurilor de primire, trimitere și înregistrare a documentelor, inclusiv utilizarea semnăturilor electronice și criptarea mesajelor
capacitatea de a lucra cu toate informațiile de sistem prin Internet

Beneficii pentru managerii și angajații companiilor care lucrează cu documente:

complet funcțional la locul de muncă pentru lucrul cu instrucțiuni și proiecte de documente, inclusiv contracte
distribuirea unor cantități mari de documente în dosare speciale în sălile de lucru pentru organizarea și confortul prelucrării ulterioare
distribuirea drepturilor de acces la documente și funcții
căutarea avansată folosind o combinație arbitrară de detalii simplifică foarte mult lucrul cu documente și utilizarea interogărilor de căutare de orice complexitate
controlul eficient al mișcării documentelor, organizarea stocării documentelor
secțiuni de informații și legături între documente pe teme specifice
rapoartele generate automat privind starea lucrărilor cu documente vă permit să obțineți instantaneu date despre diferiți parametri pentru analiza și raportarea ulterioară către conducere

Beneficii pentru profesioniștii IT:

personalizare ușoară pentru sarcinile oricărei organizații, mecanismele de adaptare încorporate la caracteristicile unei anumite organizații vă permit să respectați cerințele reglementărilor și standardelor existente
integrare prin interfață API cu orice sisteme informatice și aplicații de afaceri
echilibru între asigurarea confortului utilizatorului și protecție fiabilă împotriva interferențelor neautorizate în funcționarea sistemului
înregistrarea automată a celor mai importante acțiuni ale utilizatorului în timpul lucrului cu documente vă permite să rezolvați rapid posibilele situații neprevăzute

Sistemul „DELO” este un produs „cutie” replicabil care, fără modificări personalizate, rezolvă problemele de gestionare electronică a documentelor, automatizarea proceselor de birou, precum și procesele de afaceri legate de fluxul de documente al oricărei organizații.

Folosind un sistem de directoare flexibil, acesta poate fi instalat și configurat cu ușurință de către specialiștii clienți.

Module suplimentare pentru sistemul „DELO”:

1. DELO-WEB – acces complet la documentele și munca unui utilizator la distanță în EDMS (acces la informațiile stocate în baza de date în conformitate cu drepturile acordate) prin Internet/Intranet printr-o interfață web. Angajații pot lucra pe deplin cu documente în timpul unei călătorii de afaceri sau în afara biroului sau la birou.

2. Subsistemul Alerte și notificări - conceput pentru distribuirea automată a notificărilor (informații despre o operațiune efectuată în sistem) și alertelor (informații despre termenele care se apropie pentru o anumită operațiune în sistem) către e-mailul utilizatorilor despre diverse evenimente ale Sistemul „BUSINESS”.

3. „Semnătură și criptare electronică” – capacitatea de a semna și verifica autenticitatea fișierelor document, precum și criptarea acestora folosind o semnătură electronică, puteți semna atât fișierele documentelor, cât și rezoluțiile;

4. „KARMA” - conceput pentru a aplica funcțiile de protecție criptografică a informațiilor și a semnăturilor electronice, precum și pentru a proteja fișierele și documentele împotriva accesului și modificărilor neautorizate.
„KARMA” face ca utilizarea semnăturilor electronice să fie cât mai convenabilă pentru diverși angajați, atât utilizatori EDMS, cât și programatori de orice calificare. Pentru utilizatori, oferă posibilitatea de a lucra cu semnătura electronică a fișierelor direct din Windows Explorer. Programatorii pot integra rapid și ușor lucrările de semnătură electronică în programe noi sau pot modifica programele existente. Toate aceste programe vor putea fi utilizate semnatura electronica.

5. Scanare în flux – scanare și înregistrare automată cantitate mare documente.

6. Protecție împotriva accesului neautorizat – creează o buclă externă de securitate, prevenind utilizarea neautorizată a documentelor.

7. DELO-1C – o soluție de integrare pentru cele mai populare sisteme ERP și DOU, care vă permite să automatizați fluxul de lucru al documentelor financiare sub formă de hârtie și să organizați gestionarea documentelor electronice semnificative din punct de vedere juridic a documentelor financiare.

8. „Password Master” este conceput pentru a autoriza utilizatorii în sistemul „DELO”. În plus, autorizarea este oferită la intrarea în rețeaua corporativă și în Internet, precum și în aproape orice aplicație Windows care utilizează autorizare (de exemplu, Word, Excel etc.).

9. Monitorizarea documentelor - produsul este conceput pentru a anunța oficialii despre primirea documentelor și rezoluțiilor, precum și notificarea proactivă cu privire la termenele de executare, aprobare și semnare a documentelor. În comparație cu „Anuntor de cabinet” standard din EDMS, „Monitorizare cabinet” oferă utilizatorilor o serie de capabilități suplimentare.

10. Opțiunea „Căutare după cod de bare”. Posibilitatea de a imprima un cod de bare de pe un card de înregistrare a documentului pe o bandă specială de către un utilizator care are acces la funcția „Imprimare cod de bare”. Este posibil să deschideți un card de înregistrare citind codul de bare din documentul original folosind un scaner de mână. În plus, este posibilă căutarea documentelor prin cod de bare.

11. Subsistemul „Managementul proceselor”

Oferă oportunități ample de a descrie procese complexe de procesare a informațiilor într-o organizație;
Oferă oportunități de implementare în organizații a aplicațiilor care automatizează diverse procese de prelucrare a informațiilor, precum și oportunități de implementare a tehnologiilor de management al proceselor;
Implementat pe baza Microsoft Workflow Foundation, un mediu de rulare standard inclus în Microsoft .NET Framework începând cu versiunea 3.0. Din punct de vedere fizic, subsistemul este alcătuit din următoarele componente: serviciul de management al procesului, stocarea datelor procesului, aplicație de configurare și monitorizare a execuției procesului;
Subsistemul include, de asemenea, o bibliotecă de operațiuni standard care vă permit să efectuați automat aproape orice acțiune asupra obiectelor sistemului „BUSINESS” și procese standard de aprobare;
Prezența proceselor standard de aprobare va permite utilizatorilor să înceapă să lucreze cu subsistemul imediat după instalare și configurare minimă. Dacă procesele standard nu răspund nevoilor organizației, clientul în mod independent (sau cu implicarea specialiștilor EOS) poate implementa un proces personalizat.

Capacitățile subsistemului sunt, de asemenea:

Sincronizarea procesului de prelucrare a documentelor în funcție de timp și evenimente;
Posibilitatea de a combina elemente de rutare rigidă și liberă a documentelor electronice;
Modificarea dinamică a procesului de prelucrare în funcție de condițiile apărute în timpul procesului de prelucrare;
Crearea unei biblioteci de șabloane pentru procesele de prelucrare a informațiilor într-o organizație.

12. Utilitarul EOS Desktop Service - extinde capacitățile de lucru în subsistemul „BUSINESS-WEB”:

asigură conexiune cu sistemul de scanare (opțiune „Scanare”), permițându-vă să scanați și să atașați imediat imagini electronice ale documentelor la cardurile de înregistrare direct în modul online în subsistemul „BUSINESS-WEB”. Scanarea către „DELO-WEB” poate fi efectuată fie folosind programul FineReader, fie direct din scaner (folosind două drivere),
vă permite să atașați mai multe imagini de document simultan la un card de document sau proiect de document prin interfața subsistemului „DELO-WEB”,
oferă posibilitatea de a edita fișiere de document direct în baza de date a sistemului „BUSINESS” prin interfața subsistemului „BUSINESS-WEB”.

13. Modulul de interfață „DELO-MEDO” și Electronic Interaction Server (SEV).

EDMS „DELO” lucrează în sistemul interdepartamental de management electronic al documentelor (MEDO). Folosind modulul de interfață cu sistemul interdepartamental de gestionare a documentelor electronice (EDI) sau folosind serverul de interacțiune electronică (CMEA), se construiește un flux eficient de documente în organizațiile cu o structură distribuită geografic.

Aceste subsisteme rezolvă următoarele sarcini:

înregistrarea și prelucrarea automată a documentelor în EDMS primite de la alte organizații - utilizatori ai sistemului de flux de documente interdepartamental sau intercorporativ. În același timp, înregistrarea și procesarea automată înseamnă că acestea sunt efectuate în întregime de sistemul MEDO sau CMEA fără participarea utilizatorului EDMS,
primirea automată a informațiilor despre trecerea și executarea unui document trimis către EDMS ale altor organizații - utilizatori ai sistemului MEDO sau CMEA și prezentarea acestor informații într-o formă convenabilă,
de asemenea, subsistemele MEDO și CMEA fac posibilă automatizarea completă a unei părți a operațiunilor: astfel, acestea vor fi efectuate de subsistemele MEDO sau CMEA fără nicio participare a utilizatorilor sistemului „DELO”. Astfel de operațiuni automate includ, în primul rând, următoarele: primirea unui document, verificarea repetății (dacă documentul este repetat, atunci subsistemele MEDO și CMEA îl transferă pentru înregistrare manuală sau refuză înregistrarea acestuia; dacă documentul nu este repetat, apoi sistemul îl înregistrează independent pe a lui). De asemenea, aceste două subsisteme automatizează legarea documentelor, crearea rezoluțiilor externe, generarea și transmiterea rapoartelor, primirea rapoartelor de către corespondent și prelucrarea rapoartelor în EDMS al corespondentului.

14. Sistem de livrare servicii publice(SOGU) și SED „DELO”

Sistemul de furnizare a serviciilor de stat și municipale în formă electronică (SOGU) bazat pe EDMS „DELO” vă permite să transferați procesul de furnizare în formă electronică servicii electronice la toate nivelurile - federal, regional și municipal. Acest lucru este asigurat prin integrarea cu „Portalul Unificat al Serviciilor Statale și Municipale” (UPGU) prin Sistemul de Interacțiune Electronică Interdepartamentală (SMEI).

EDMS „DELO” împreună cu subsistemul SOGU automatizează următoarele funcții specifice necesare prestării serviciilor publice în formă electronică:

înregistrarea automată a cererilor de prestare a serviciilor publice primite de la „Portalul Unificat al Serviciilor Statale și Municipale” (EPGU), www.gosuslugi.ru;
acceptarea cererilor de prestare a serviciilor prin centre de servicii multifuncționale (MFC);
examinarea și executarea aplicațiilor;
controlul asupra executării ordinelor (emiterea ordinelor și monitorizarea executării acestora);
crearea de solicitări către alte departamente pentru a obține informațiile necesare prestării serviciului;
primirea de răspunsuri la solicitările interdepartamentale în mod automat;
monitorizarea progresului procesării aplicației (viziuni de date personalizabile și formulare de raportare);
crearea unui istoric al procesării cererii;
actualizarea automată a stării cererii și transmiterea unui răspuns către solicitant în formă electronică – printr-un portal unic de servicii publice;
posibilitatea utilizării unei semnături electronice în orice procese de interacțiune interdepartamentală.

15. Soluții mobile: „Mobile Office”, „Executive Workstation”, soluții pentru tablete iPad („Executive Portfolio” și iSelf).

Soluțiile mobile EOS oferă managerilor de la diferite niveluri tehnologie pentru lucrul cu documente, permițându-le să utilizeze dispozitive mobile și tablete.

„Biroul mobil” vă permite să lucrați cu documente folosind dispozitive mobile (iPad, iPhone, smartphone-uri, comunicatoare, telefoane mobile) pe orice platformă prin e-mail. Acest subsistem este util pentru o gamă largă de angajați care lucrează adesea în afara biroului, situate în diferite locații. La birou, astfel de angajați folosesc contul sistemului „BUSINESS”, iar în afara biroului - subsistemul „Cont mobil” pe dispozitivul lor mobil. Lucrând în „Contul mobil” prin interfața de e-mail, un angajat are posibilitatea de a primi și trimite documente direct pe dispozitivul său mobil, de a vedea datele unui document primit, de a citi fișiere de document, de a face acțiunile necesare peste documente. După ce serverul primește un e-mail de la dispozitiv mobil sistemul „BUSINESS” înregistrează toate modificările care au avut loc în document.

Subsistemul „Manager’s Workstation” implementează toate scenariile pentru lucrul cu un document pentru managerii care folosesc tablete și orice dispozitive mobile Windows (inclusiv tablete, laptopuri etc., care rulează Windows 7 și o versiune ulterioară). Managerii care folosesc „Locul de lucru automat al managerului” primesc documente pentru revizuire (cu rezoluții), pentru aprobare și avizare, precum și pentru aprobare și semnare. Datorită utilizării unei interfețe speciale ușoare la locul de muncă, managerul este complet concentrat pe documentul în sine, și nu pe munca de birou. Caracteristicile importante ale subsistemului sunt capacitatea de a opri lucrul la un document și de a salva modificările în orice etapă de lucru, precum și de a continua să lucreze în același mod în absența Internetului. Cheia este capacitatea de a lucra pe același dispozitiv, precum și utilizarea capacităților tehnice ale dispozitivelor în sine (capacitatea de a lucra fără tastatură, utilizarea unui ecran tactil, stilou, introducerea de informații audio și video, ca precum și metodele tradiționale de introducere a informațiilor).

Soluția „Portofoliul managerului”, dezvoltată de compania „Business-IT” pe baza componentei server a soluției „Stația de lucru a managerului”, implementează funcționalitatea munca mobila cu documente și vă permite să primiți rapid documente pentru aprobare, aprobare și semnare, să impuneți rezoluțiile necesare (inclusiv rezoluții vocale), să căutați printre documentele deja primite și, de asemenea, dacă este necesar, să utilizați o semnătură electronică pentru aprobarea și semnarea documentelor. Utilizarea Portofoliului Managerului este posibilă atât atunci când este conectat la o rețea locală sau la Internet, cât și offline.

Soluția iSelf, o dezvoltare comună a EOS și Flexis, oferă o interfață vizuală și intuitivă familiară utilizatorilor de iPad, oferind posibilitatea de a implementa toate scenariile tipice pentru procesarea documentelor electronice cu simplitatea și comoditatea celor pe hârtie, inclusiv editarea documentelor folosind capabilitățile de scriere de mână. , impunând rezoluții (inclusiv grafică și voce, precum și prin selectarea rezoluțiilor standard din listă). Interfața bine gândită a aplicației vă permite să obțineți rapid informațiile analitice necesare pe un document, să faceți o selecție a informațiilor necesare folosind un sistem de filtrare, să selectați executanții potriviți de ordine și să vă familiarizați cu rezultatele implementării acestora.

Soluțiile pentru tablete iPad vă permit să:

primi documente electronice pentru revizuire, semnare, aprobare,
impune rezoluții text și audio pe documente,
utilizați texte standard și selectați interpreți dintr-o listă cu fotografii,
avizează și semnează documente electronice,
efectuați modificări ale documentelor nefinalizate folosind funcționalitatea iPad (barat, subliniați în textul documentului, introduceți comentariile dvs., inclusiv înregistrarea audio);
caută rapid documente necesare(din acele documente care au fost deja primite de manager în subsistem) folosind căutarea full-text sau folosind filtre.

Beneficiile soluțiilor iPad pentru directori.

Simplitatea și comoditatea interfeței. Datorită utilizării unei interfețe speciale pe tableta iPad, managerul este complet concentrat pe documentul în sine, și nu pe munca de birou.

Ușurință în utilizare. Abilitatea de a lucra pe o tabletă iPad atât la birou, cât și în afara acesteia.

Comoditatea introducerii informațiilor. Soluțiile de pe iPad acceptă toate opțiunile obișnuite pentru lucrul pe o tabletă.

Abilitatea de a lucra offline. Puteți întrerupe lucrul la un document și salva modificările în orice etapă de lucru și, de asemenea, puteți continua să lucrați în același mod în absența Internetului. Absența unei rețele va fi complet invizibilă pentru utilizator, iar la apariția rețelei, informațiile introduse de manager vor fi trimise automat către serverul sistemului „BUSINESS”.

În 2016, URALGAZREMONT LLC (Ufa, Republica Bashkortostan) a finalizat implementarea sistemului electronic de gestionare a documentelor „DELO”. Software-ul a fost furnizat de partenerul EOS Medialux (Ufa). Clientul a efectuat implementarea EDMS și l-a pus în funcțiune pe cont propriu.

Dezvoltarea treptată a sistemului de management al documentelor creat pe baza EDMS „DELO” în administrația orașului Ryazan este în curs de trei ani. Scopul final al acestui proiect este de a crea un sistem electronic unificat de gestionare a documentelor pentru întreaga „verticală” a organismelor guvernamentale locale din Ryazan, precum și de a organiza fluxul de documente interdepartamental.

La sfârșitul lunii martie 2016, compania Gazprom Kârgâzstan, monopolist în importul de gaze naturale în Republica Kârgâzstan, a finalizat implementarea sistemului de management al documentelor „DELO” la sediul central și la sucursale. Proiectul a fost implementat de KS-Consulting (Barnaul), partener al EOS.

La sfârșitul anului 2015, în administrația lui Leninsky districtul municipalÎn regiunea Moscovei, a fost finalizat un proiect de tranziție de la sistemul de management al documentelor utilizat anterior la EDMS „DELO” al companiei EOS.

Sistemul DIRECTUM a înlocuit Delo EDMS la Gazprom Gas Engine Fuel LLC. Specialiștii DIRECTUM au automatizat procesele cheie de afaceri ale organizației și au conectat angajații a 9 sucursale ale companiei situate în fusuri orare diferite pentru a lucra. Proiectul s-a desfășurat în două etape, în una dintre acestea a fost testat noua abordare la implementarea unui sistem ECM.

De la începutul anului 2016, Spitalul Clinic Districtual (DCH) din orașul Khanty-Mansiysk a trecut complet la gestionarea electronică a documentelor. În prezent, este desfășurat într-o instituție bazată pe produsul emblematic al companiei EOS - EDMS „DELO” la 250 de stații de lucru.

OCR folosește EDMS „DELO” în aparatul său din 2013. Una dintre cele mai importante domenii ale automatizării este traducerea documentelor în formă electronică. În acest scop, clientul a achiziționat licențe pentru opțiuni suplimentare pentru EDMS - „Scanare”, „Scanare în flux”, „Imprimare cod de bare”, precum și echipamente aferente.

Compania Office-Doc, partener EOS din Sankt Petersburg, a finalizat un proiect de implementare a unui sistem electronic de gestionare a documentelor în biroul Comisarului pentru Drepturile Omului din Sankt Petersburg. Proiectul a fost implementat pe baza EDMS „DELO”.

Din august 2014, administrația districtului orașului Sibay s-a alăturat numărului de organisme guvernamentale locale din Republica Bashkortostan care au ales EDMS „DELO” pentru menținerea fluxului de documente intern. În această organizație, cu ajutorul EDMS „DELO”, procesele de înregistrare sunt automatizate, se formalizează proceduri de monitorizare și pregătire a informațiilor analitice privind execuția documentelor. Proiectul a fost implementat de Medialux, partener EOS în această regiune.

În organe puterea statului al Republicii Osetia de Nord-Alania (RON-A) din 2011 de catre specialistii Comitetului RNO-A pentru Tehnologii Informatice si comunicatii de masa EDMS „DELO” este în curs de implementare.

Unul dintre cele mai mari aeroporturi rusești, Aeroportul Internațional OJSC Kazan (Republica Tatarstan), folosește din 2010 sistemul electronic de gestionare a documentelor DELO și subsistemul DELO-WEB, dezvoltat de compania Electronic Office Systems. Până în prezent, sistemul de gestionare a documentelor Aeroportului Kazan are 75 de utilizatori, ceea ce a făcut posibilă automatizarea completă a operațiunilor standard de flux de documente interne.

Comitetul executiv al celei mai mari coaliții de organizații socio-politice din Rusia „FRONTUL POPORULUI PENTRU RUSIA” a finalizat implementarea pilot a sistemului electronic de gestionare a documentelor „DELO”. Proiectul a afectat biroul central al Comitetului Executiv și a rezolvat problemele de automatizare a suportului documentar al proceselor de afaceri, precum și crearea unei arhive electronice.

Teritoriul Trans-Baikal continuă să dezvolte un sistem regional de gestionare a documentelor electronice creat pe baza EDMS „DELO”, produsul emblematic al companiei Electronic Office Systems. În toamna acestui an, funcționarilor administrațiilor municipale de la nivel de decontare li s-au asigurat locuri de muncă ale subsistemului DELO-Web.

Motivul introducerii EDMS la PromServisBank a fost necesitatea stabilirii schimbului de documente electronice în sediul central. Vechea schemă, conform căreia documentele erau tipărite și transmise pe hârtie, nu îndeplinea în primul rând criteriile de eficiență și era, de asemenea, consumatoare de resurse în ceea ce privește costurile de imprimare. EDMS DELO a fost ales ca canal de transmitere a documentelor, ideal pentru organizațiile cu flux de documente formalizat, testat cu mii de clienți din Rusia și CSI.

Automatizarea managementului documentelor, crearea unui spațiu informațional unificat, oferind locuitorilor orașului acces la informații despre activitățile municipalității cu capacitatea de a „ părere„- acestea sunt cele trei componente ale proiectului implementat în Administrația districtului urban Strezhevoy (regiunea Tomsk) de către compania KS-Consulting, partener EOS în Siberia și pe Orientul îndepărtat. Aceste sarcini au fost rezolvate prin modernizarea site-ului oficial al administrației locale a orașului, precum și prin integrarea sistemelor electronice de gestionare a documentelor „DELO” și eDocLib instalate în organizație cu site-ul actualizat.

Motivul introducerii unui sistem electronic de gestionare a documentelor a fost creșterea volumului documentelor și problemele rezultate în găsirea informațiilor necesare. Sarcina de a organiza un control adecvat asupra executării documentelor și instrucțiunilor asupra acestora a devenit, de asemenea, urgentă. În același timp, a fost necesară automatizarea procesului de pregătire și aprobare a proiectelor de documente - comenzi, instrucțiuni și contracte.

Printre organele guvernamentale control financiar, folosind sistemul electronic de gestionare a documentelor „DELO”, a aderat Camera de Control și Conturi din Sankt Petersburg. În toamna acestui an, compania Office-Doc, Partenerul de Aur al EOS din Sankt Petersburg și Districtul Federal de Nord-Vest, ca parte a primei etape a proiectului de automatizare a fluxului de documente, a furnizat și implementat software în Camera de Conturi - Stațiile de lucru EDMS „DELO”, subsistemul „DELO-Web” .

În Republica Khakassia, din 2001, a fost implementat un proiect de creare a unui sistem electronic de gestionare a documentelor în autoritățile executive. EDMS „DELO”, dezvoltat de compania EOS, a fost ales ca sistem de bază pentru automatizarea fluxului de documente în Guvernul Republicii și ministerele și departamentele regionale.

În urmă cu puțin peste un an, guvernul Republicii Osetia de Nord-Alania a decis să folosească sistemul „DELO”, dezvoltat de EOS, ca platformă software unificată pentru automatizarea fluxului de documente în autoritățile republicane. În prima etapă a proiectului, toate direcțiile Administrației șefului și Guvernului Republicii, precum și toate autoritățile executive, au fost conectate la sistem.

Administrația așezării urbane Solnechnogorsk se va alătura în curând numărului de municipalități din regiunea Moscovei care utilizează sistemul DELO pentru a automatiza fluxul de documente. Municipalitatea a început o examinare înainte de proiect a fluxului de documente, dezvoltarea unei scheme EDMS și pregătirile pentru instalarea stațiilor de lucru ale sistemului „DELO” și subsisteme suplimentare sunt în curs.

Înainte de implementarea sistemului „DELO”, Administrația a folosit un program dezvoltat de o organizație terță. Chiar și în etapa de alegere a unui sistem, avantajele funcționale ale EDMS „DELO” au fost evidente, iar acest lucru a fost confirmat pe parcursul dezvoltării proiectului. A fost de mare importanță faptul că sistemul este îmbunătățit constant de către dezvoltatori, ținând cont nu numai modificările curente legislația internă, dar și nevoile tot mai mari ale clienților.

Primele locuri de muncă EDMS „DELO” au fost instalate în direcția generală a Administrației Regionale, Direcția Principală. Agriculturăși Direcția Generală Economie și Investiții. Ulterior, a avut loc o extindere treptată a numărului de autorități acoperite de EDMS, numărul de locuri de muncă a crescut și au fost introduse opțiuni și subsisteme suplimentare („Flow Scanning”, „Arhive BUSINESS,” etc.).

Control Serviciul federal pentru supraveghere în domeniul protecției drepturilor consumatorilor și al bunăstării umane în regiunea Tula lucrează în sistemul electronic de management al documentelor „DELO” din 2011. Sistemul automatizează contabilitatea documentelor primite, precum și procesele specifice de gestionare a documentelor ale Departamentului - luarea în considerare a contestațiilor cetățenilor și înregistrarea documente de reglementare despre efectuarea controalelor.

De la începutul anului 2013, fluxul de documente al Dumei din districtul orașului Tolyatti a fost realizat în sistemul electronic de gestionare a documentelor „DELO”. La alegerea unui sistem de management al documentelor care să înlocuiască programul în vigoare la acea vreme, specialiștii Dumei au studiat proiecte de implementare a EDMS DELO în regiunea Samara, precum și experiența colegilor din organele reprezentative ale altor regiuni. Primăria Tolyatti a dezvoltat în mod activ fluxul de documente bazat pe DELO EDMS de 10 ani, iar specialiștii Duma au putut să se familiarizeze foarte bine cu sistemul, să-i evalueze capacitățile și interfața.

O altă universitate din Belarus a implementat un sistem de automatizare de birou și de gestionare a documentelor electronice „CAZ electronic”. Implementarea produsului în Instituția de învățământ privată „BIP-Institutul de Drept” și filialele sale din Grodno și Mogilev a fost raportată de partenerul EOS – Electronic Business LLC.

LUCRARE DE CURS

După disciplină:„Sisteme informaționale corporative și eficiență a sistemelor informatice”

Pe tema:„DELO” - SISTEM PENTRU AUTOMATIZAREA PROCESULUI DE CAZ ȘI A FLUXULUI ELECTRONIC DE DOCUMENTE

INTRODUCERE

Sistemul „DELO”, dezvoltat de compania Electronic Office Systems (EOS), este o soluție industrială cuprinzătoare care asigură automatizarea procesului de lucru de birou, precum și menținerea unui flux de documente complet electronic al organizației. Sistemul este utilizat eficient atât în companiile comerciale mici, cât și în structurile de holding sau departamentale distribuite.

1. Informații generale despre sistemul „DELO”.

· Scalabil și flexibil în configurație, se adaptează cu ușurință la specificul fluxului de documente în organizații de orice dimensiune, de la câteva până la mii de locuri de muncă.

· Asigură nivelul necesar de confidențialitate a informațiilor și conformitatea cu toate cerințele de reglementare atât ale păstrării evidențelor rusești, cât și ale standardelor internaționale (ISO 15489 „Informații și documentații – Managementul documentelor” și ISO/IEC 17799:2000 „Tehnologia informației – Ghid practic pentru securitatea informației management”)

· Oferă posibilitatea de a converti în masă documentele de hârtie în formă electronică și de a le plasa în baza de date a sistemului utilizând opțiunea „Scanare în flux”.

· Sprijină întregul ciclu de lucru cu proiecte de documente, inclusiv rutarea și versiunea acestora.

· Vă permite să lucrați cu documente atât într-o rețea locală, cât și de la distanță prin Internet („BUSINESS-WEB”).

· Are o arhitectură deschisă și oferă posibilitatea de a se integra cu alt software atât de la EOS, cât și de la alți producători de software.

2. Beneficii

Pentru manageri la diferite niveluri:

· căutare rapidă a documentelor;

· urmărirea mișcării unui document în toate etapele ciclului său de viață;

· controlul și raportarea eficientă privind implementarea rezoluțiilor;

· reducerea timpului de pregătire și aprobare a documentelor;

· lucru convenabil asupra proiectelor de documente;

· primirea rapoartelor de sinteză și a jurnalelor;

· posibilitatea delegării de competențe.

Pentru angajații birourilor, secretariatelor și funcționarilor:

· înregistrarea rapidă și convenabilă a documentelor folosind un sistem extins de diverse directoare;

· monitorizarea progresului implementării rezoluțiilor;

· căutare comodă și rapidă folosind orice detalii ale cardului de înregistrare (RC) atât a documentelor, cât și a proiectelor (RCPD);

· jurnal de transfer de documente, registre de expediere interne și externe;

· raportare.

3. Principalele funcții ale sistemului Delo

Functii principale

Oferă întregul ciclu de viață al unui document într-o organizație, de la crearea unui document nefinalizat până la anulare și transfer în arhivă.

Lucrul cu documentele de intrare și de ieșire

· Înregistrarea, controlul și contabilizarea corespondenței de intrare și de ieșire.

· Înregistrarea documentelor trimise prin e-mail într-un mod automat, inclusiv a semnăturilor digitale protejate.

· Stabilirea structurii numărului de înregistrare în conformitate cu nomenclatorul de cazuri adoptat în organizație.

· Impunerea rezoluțiilor, monitorizarea execuției, redactarea și revizuirea rapoartelor privind rezoluțiile.

· Transmiterea documentelor pentru executare în cadrul organizației pe rute specificate.

· Căutare rapidă pentru toate detaliile Republicii Kazahstan și Codul civil al Federației Ruse, capacitatea de a salva și de a utiliza interogări complexe de căutare.

· Ștergerea documentelor pentru arhivare și posibilitatea de a le transfera în depozitul de arhivă.

Lucrul cu documentele interne ale organizației

· Este acceptat ciclul complet de lucru cu proiectele de documente:

o crearea de către Republica Kazahstan a unui proiect de document, inclusiv „în urma” unui document administrativ;

o modificarea proiectului cu stocarea versiunilor anterioare;

o coordonarea și aprobarea proiectului de document;

o înregistrarea unui document creat pe baza proiectului.

· Formarea instructiunilor pe baza de documente;

· Transferul documentelor avizate către angajați pentru revizuire și execuție.

· Gestionarea accesului la documente.

· Crearea și stocarea șabloanelor de documente.

Asigurarea securității informațiilor

· Înregistrarea acțiunilor utilizatorului.

· Utilizarea metodelor de protecție a informațiilor criptografice – semnătură digitală și criptare.

Oportunități de „DELO-WEB”

· Înregistrarea documentelor cu completare automată a unor domenii ale Republicii Kazahstan;

· Înregistrarea documentelor aferente;

· Certificarea fișierelor și semnăturilor digitale atașate Republicii Kazahstan, precum și verificarea semnăturilor digitale ale fișierelor atașate;

· Luarea de rezolutii asupra documentelor, monitorizarea executiei

· Coordonarea si semnarea proiectelor de documente

· Certificarea semnăturilor digitale ale fișierelor atașate Republicii Kazahstan a proiectelor de documente, precum și verificarea semnăturilor digitale ale acestora.

· Caută documente și rezoluții după valorile detaliilor acestora;

· Primirea rapoartelor privind fluxul documentelor interne și externe.

4. Opțiunea „EDS și criptare”

În activitățile organizațiilor moderne, există o tendință constantă spre introducerea tehnologiilor de prelucrare a informațiilor fără hârtie.

Gestiunea electronică a documentelor crește semnificativ eficiența personalului de conducere și producție: accelerează procesele de pregătire, aprobare, aprobare și aprobare a documentelor, simplifică procedurile de căutare și prelucrare a documentelor, precum și schimbul acestora atât în cadrul organizației, cât și cu corespondenții externi/ destinatarii. În plus, se constată o reducere semnificativă a consumului de hârtie și consumabile, iar nevoia de echipamente de copiere și duplicare și de personalul de întreținere al acestuia este redusă.

Pentru a utiliza o semnătură digitală electronică în sistemul „DELO”, este oferită o opțiune specială „EDS și criptare”.

Orice angajat care are acces la un document primește informații fiabile despre semnături - cine a semnat documentul și când, și poate verifica, de asemenea, autenticitatea fiecărei semnături și să se asigure că documentul nu a fost editat după semnare. Procedura de verificare a unei semnături digitale este extrem de simplă - doar faceți clic o dată pe mouse.

Opțiunea „EDS și criptare” oferă și posibilitatea de a semna și cripta documentele trimise prin e-mail către destinatari externi: sucursale, filiale, clienți sau parteneri. Criptarea mesajelor transmise prin canale de comunicare externe face posibilă garantarea protecției informațiilor confidențiale împotriva accesului neautorizat - citire, denaturare sau înlocuire.

În cazul în care sistemul „BUSINESS” este instalat pentru toți participanții la schimbul de informații, semnăturile digitale atașate documentului sunt transferate împreună cu documentele. Astfel, utilizatorii sistemului corporativ au posibilitatea de a semna și distribui documente semnate în întreaga organizație distribuită geografic. În acest caz, de exemplu, verificarea semnăturii președintelui unei corporații într-o sucursală la distanță se realizează exact în același mod ca și verificarea semnăturii unui angajat al sucursalei - un „clic” al mouse-ului.

Tehnologia de lucru cu opțiunea „EDS și criptare”.

Pentru fiecare utilizator al sistemului „DELO” care are drept de semnătură, se generează o cheie, formată din două părți: secretă și publică.

Cheia secretă este înregistrată pe un mediu: o tabletă electronică Touch Memory sau o cheie electronică EToken, care este transferată personal utilizatorului. Cheia secretă poate fi protejată suplimentar printr-o parolă de utilizator (în cazul în care media este pierdută).

Pe baza cheii publice, se generează un certificat de cheie publică. Certificatul de cheie publică este utilizat pentru a verifica autenticitatea semnăturii digitale.

Administrarea TsUCS nu necesită pregătire specială. Toate informațiile necesare sunt prezentate în documentația sistemului DELO.

Opțiuni de livrare și instalare pentru opțiunea „EDS și criptare”.

Opțiune „EDS și criptare” Disponibil în 3 variante de livrare diferite:

Software special folosit.

Opțiune „EDS și criptare” folosește instrumentul de protecție criptografică CryptoPro CSP, dezvoltat de compania „” și certificat de FAPSI. Integrarea software-ului criptografic în sistemul de automatizare de birou și de gestionare a documentelor electronice „DELO” a fost realizată de compania EOS, care dispune de .

5. Funcții ale sistemului de birotică și management electronic al documentelor

Sistemul acceptă întregul ciclu de viață al unui document într-o organizație, de la crearea unui proiect de document până la anulare și transfer în arhivă.

Lucrați la proiecte de documente

Funcționalitatea de pregătire a documentelor vă permite să automatizați întregul proces de creare a documentului. Lucrul cu proiectele de documente presupune efectuarea următoarelor acțiuni:

1. crearea de către Republica Kazahstan a unui proiect de document, inclusiv „în urma” unui document administrativ;

2. schimbarea proiectului cu păstrarea versiunilor anterioare;

3. aprobarea proiectului de document;

4. aprobarea proiectului de document;

5. înregistrarea unui document creat pe baza proiectului.

Atunci când lucrați cu un proiect, se efectuează rutarea secvențială sau paralelă, timpul de revizuire și perioada de pregătire pentru proiectul în ansamblu sunt controlate.

Înregistrarea documentelor

Pentru fiecare document din sistemul „DELO” se generează un card de înregistrare și control (RC), în care sunt introduse informații despre document. Pot fi înregistrate atât documentele primite din exterior, cât și create în cadrul organizației: scrisori, comenzi, instrucțiuni, contracte, acte etc. Compoziția detaliilor Republicii Kazahstan: corespondent, rezumat, data creării, numărul de înregistrare al documentului, semnătura, subiectul, marca de acces, marcajul privind prezența cererilor, nomenclatorul, compoziția documentului, rezoluția etc. Unele detalii, de exemplu, rezoluțiile și rapoartele privind executarea acestora, destinatarii, corespondenții pot avea mai multe semnificații.

Controlul execuției

Tabel Nr. 1. Funcții ale sistemului de automatizare de birou

Prelucrarea și stocarea documentelor	Pe card poate fi „atașat” orice număr de fișiere care conțin documentul în sine în reprezentare pe computer (de exemplu, o imagine fax a unui document de hârtie, text, material audio sau video etc.). Aceste fișiere pot veni peste linii de comunicare sau pot fi create în cadrul unei organizații folosind editori de text precum MS WORD, scanere, microfoane sau alte dispozitive conectate la un computer.
Extinderea compoziției detaliilor cardului de document	Cardul conține detalii care îndeplinesc pe deplin cerințele muncii de birou. Pentru a reflecta specificul departamentului sau al industriei, compoziția câmpurilor cardului poate fi extinsă cu detalii suplimentare. Câmpurile noi pot fi create chiar de utilizatori fără nicio programare.
Detaliile suplimentare pot fi de diferite tipuri: șir, numerice, date. De asemenea, oferă posibilitatea de a controla datele introduse în detaliile create.	Introducerea documentelor în flux vă permite să rezolvați problema introducerii în masă a imaginilor electronice ale documentelor pe hârtie în sistemul de gestionare a documentelor. La înregistrarea documentelor, un cod de bare unic atribuit de sistem este tipărit pe primele coli sau pe coli goale separate (coli separatoare). În timpul procesului de scanare și recunoaștere la o stație de lucru separată dotată cu un scaner de înaltă performanță, sistemul analizează codul de bare și procesează documentele scanate în conformitate cu informațiile specificate în acesta. Ca urmare, imaginile electronice ale documentelor primite într-un format dat sunt atașate automat la RK-ul corespunzător.
Mișcarea documentelor	Sistemul are mai multe mecanisme de organizare a deplasării documentelor. Fiecare mecanism asigură executarea optimă a unui anumit proces de birou. Atunci când se lucrează la o schiță de document, cardul este trimis automat de-a lungul unei rute secvențiale sau paralele între oficialii coordonatori sau de aprobare predeterminați. În procesul de transmitere a proiectului, se ia în considerare natura vizelor eliberate, iar momentul luării în considerare este controlat. După luarea rezoluției, documentul finalizat este adus la cunoștința executorilor, iar timpul de executare a instrucțiunilor este monitorizat. Sistemul „DELO” implementează și multe alte mecanisme de deplasare a documentelor: adresare internă, trimitere de documente electronice către organizații externe, control deplin al tuturor tipurilor de deplasare a documentelor pe hârtie etc.
Asigurarea valabilitatii juridice	În procesul de acordare sau aprobare a unui proiect de document, utilizatorul poate certifica documentul în cauză cu o semnătură digitală electronică (EDS). Acest lucru vă permite să asigurați valabilitatea legală a documentelor electronice create. Pentru a stoca certificate de semnătură digitală, se pot folosi un centru de certificare terță parte și un centru intern de management al sistemului de chei corporative (TSMC), creat pe baza produselor software EOS și a instrumentelor cripto certificate.
Trimiterea documentelor	Sistemul vă permite să creați registre de corespondență pentru expediția instituției, să imprimați plicuri și să trimiteți documente folosind sisteme de e-mail.
Documentele trimise prin e-mail pot fi protejate prin criptare și certificate cu semnătură digitală. În acest scop, sistemul utilizează criptomonede certificate.	Pe măsură ce sistemul funcționează, acumulează o bază de informații de documente ale instituției. Sistemul oferă o căutare pentru documente în această bază de date folosind o combinație a oricăror detalii ale Republicii Kazahstan, precum și o căutare în textul documentului. Dacă este necesar, o interogare de căutare complexă poate fi salvată și utilizată în mod repetat. Documentele selectate ca rezultat al căutării pot fi stocate în folderele personale ale utilizatorilor sau tipărite sub forma unei liste.
Căutare full-text după conținutul documentului	A fost implementată o căutare combinată: folosind simultan o combinație de detalii ale cardului de înregistrare și o căutare integrală bazată pe conținutul documentelor în sine.
Lucrul cu documentele aferente	Este posibil să se stabilească legături între documentele RC sau proiectele de documente care sunt legate tematic, se anulează sau se completează unele pe altele, etc. Acest lucru vă permite să vizualizați lanțuri de documente interconectate. De asemenea, pot fi stabilite legături către documente stocate în afara sistemului de management al documentelor (link by URL). Astfel, un document din sistemul „BUSINESS” se poate referi la materiale informative externe sau documente stocate în alte sisteme informatice.
Reglementarea drepturilor de acces	Drepturile de utilizator din sistem reglementează atât accesul la dulapuri și documente în conformitate cu clasificările acestora, cât și setul de funcții disponibile unui anumit utilizator (înregistrare, editare, depunere a unui document, eliminarea controlului etc.)

6. Eficiența sistemului „DELO”.

Potrivit companiilor de consultanță occidentale, atunci când lucrați cu documente pe hârtie:

· aproximativ 15% din toate documentele sunt pierdute iremediabil;

· până la 30% din timpul de lucru al angajaților este petrecut în căutarea materialelor necesare;

· Pentru fiecare document se creează în medie 19 copii.

Tehnologie neautomatizată	Tehnologia automatizata
recepția manuală a documentelor primite prin canale electronice (fax, telegraf, e-mail)	recepția automată a documentelor primite prin canale electronice
tipărirea manuală a cardurilor, întocmirea rezumatelor, certificatelor, rapoartelor, registrelor	tipărire automată a cardurilor, rapoarte standard, certificate și registre, generare de rapoarte personalizate
deplasarea manuală a proiectului de document în procesul de coordonare și aprobare	transferul automat al proiectului între oficialii de aprobare și de aprobare de-a lungul unui traseu prestabilit
reproducerea documentelor si cardurilor, transportul si transferul acestora catre executori
înregistrarea manuală a faptului de transfer de documente și rezoluții către un funcționar, care adesea nu este efectuată din cauza neglijenței angajaților	înregistrarea automată a faptelor de trimitere și primire a documentelor și rezoluțiilor printr-o rețea de calculatoare
înregistrarea multiplă a acelorași documente în jurnale și birouri ale diferitelor divizii structurale	înregistrarea inițială unică a unui document în orice departament și urmărirea automată ulterioară a deplasării și execuției documentului în dosarele electronice ale departamentelor
căutarea manuală a documentelor și culegerea de informații despre execuția acestora în dulapuri împrăștiate ale diferitelor departamente	căutare automată end-to-end prin toate fișierele, ținând cont de drepturile de acces
trimitere prin poștă și curier de documente și rezoluții către sucursale și alte instituții cu întocmirea manuală a registrelor relevante

„DELO” îndeplinește toate cerințele atât pentru sistemele electronice moderne de gestionare a documentelor, cât și pentru sistemele clasice de automatizare de birou.

Prin sprijinirea lucrărilor de birou cu drepturi depline de hârtie și documente complet electronice, „DELO-Enterprise” vă permite să implementați un sistem de flux mixt de documente hârtie-electronic într-o organizație. Sistemul oferă o oportunitate unică de a crea un birou foarte eficient fără hârtie în zonele deosebit de aglomerate ale activităților de management, menținând în același timp fluxul complet de documente pe hârtie în anumite zone. Acest lucru permite o tranziție lină la tehnologii moderne de management, fără riscul defecțiunilor în sistemul de documentație de management modernizat.

În sistemul DELO-Enterprise, utilizatorul poate fi fie un funcționar indicat direct în documente, fie un alt angajat al instituției căruia i-au fost delegate atribuțiile corespunzătoare.

7. Sisteme din familia „DELO”.

Sistemele din familia „BUSINESS” sunt scalabile, suportă organizarea fluxului de lucru centralizat, distribuit și descentralizat:

· „CASE-Secretary” poate fi instalat pe un singur computer și, astfel, oferă înregistrarea și controlul centralizat al executării documentelor.

· „DELO-Enterprise” acceptă modul multi-utilizator și oferă gestionarea centralizată a unui singur proces de lucru de birou.

· Dacă instituția are departamente cu muncă de birou independentă, atunci „DELO-Enterprise” sprijină procesele de lucru de birou interacționate ale acestor departamente.

De asemenea, scalarea sistemului este asigurată prin utilizarea următoarelor tehnologii:

Lucrul pe rețelele Internet/Intranet	Pentru a oferi acces la documente, sistemul implementează o interfață web. Oferă acces simplu și eficient la documente de pe orice computer local sau la distanță prin Internet.
Gestionarea documentelor electronice distribuite	Sistemul permite schimbul automat de documente electronice competente din punct de vedere legal între organizații sau departamente îndepărtate geografic. În același timp, sunt respectate toate normele de muncă casnică de birou. Confidențialitatea și autenticitatea documentelor sunt asigurate de criptomonede certificate.
Suport pentru o gamă largă de documente	Sistemul de stocare a datelor permite mai multor utilizatori să lucreze cu cantități mari de documente. Capabilitati reale, practic confirmate - peste 4.000.000 de documente, peste 500 de utilizatori concurenti.

În același timp, există o versiune a sistemului pentru un singur utilizator care funcționează cu un SGBD shareware.

„DELO” este un sistem deschis. Se integrează cu orice aplicație Windows prin intermediul API-ului deschis inclus.

· pentru a afișa datele sistemului în cea mai convenabilă formă de rapoarte;

· să genereze solicitări de tipul necesar pentru căutarea și selectarea datelor;

· pentru a accesa datele sistemului prin INTERNET (INTRANET);

Subsistemul „ARHIVE BUSINESS”	„ARCHIVAL BUSINESS” este un subsistem multi-utilizator conceput pentru a automatiza pregătirea pentru transferul fișierelor în arhivă, întreținerea și înregistrarea documentelor de arhivă.
sistem PERSONAL	Programele sunt integrate în menținerea nomenclatorului cazurilor, urmărirea modificărilor în structura organizatorică a organizației, precum și importul și exportul de documente electronice.

Sistemul software „PERSONAL” este conceput pentru evidențele automate de personal ale întreprinderilor și instituțiilor. Sistemul poate fi utilizat de întreprinderi și organizații individuale, precum și de organizații cu o structură complexă: tip holding, cu numeroase filiale, cu o structură extinsă de sucursale etc.

8. Diferențele între sistemele din familia „DELO”.

Funcţie	Intreprindere de afaceri	secretar de afaceri*	BUSINESS-Start
Sistemul DELO-Start folosește MSDE (Microsoft Data Engine) ca DBMS.
Procesarea documentelor distribuite în rețea
Distribuirea drepturilor de acces la diverse documente și funcții de sistem
Lucrul cu proiecte de documente
Menținerea mai multor fișiere de documente
Integrare cu subsistemul „ARHIVING BUSINESS”.
Înregistrarea documentelor
Introducerea rezoluțiilor pentru documente
Abilitatea de a interacționa cu un criptoserver Primit, La execuție, Sub control si etc.		Doar folderul este deschis Distribuirea documentelor aflate în curs de execuție în „dosare” în funcție de stadiul de execuție a documentului:
Controlul execuției documentelor**			Doar în căutare
Căutare de documente cu mai multe criterii
Generarea de rapoarte standard
Sub control"
Ștergerea documentelor pentru afaceri
Schimb de documente prin e-mail
Urmărirea mișcărilor de originale pe hârtie și copii ale documentelor, menținerea registrelor de transferuri interne de documente
Mentinerea listelor personalizate de functionari, organizatii, rubrici tematice, grupuri de documente

Editarea șabloanelor pentru formularele tipărite de ieșire

* - MSDE (Microsoft Data Engine) este folosit ca DBMS, care este inclus în pachetul de livrare.

** - controlul operațional al executării documentelor poate fi efectuat în două moduri:

· la vizualizarea listei de rezoluții de control din folderul „Sub control”;

· în modul de căutare după detalii de rezoluție.

Figura 1 prezintă structura sistemului „DELO” și opțiunile acestuia.

Orez. 1. Structura sistemului „BUSINESS” și a subsistemelor acestuia.

9. Structura sistemului „BUSINESS”.

10. Cerințe tehnice de bază"CAZ"

- un sistem aplicativ pentru automatizarea biroului și managementul documentelor electronice, care funcționează într-un mediu client-server. Poate fi folosit ca SGBD

CERINȚE DE SERVER

Cerințele pentru server sunt determinate în primul rând de cerințele SGBD selectat, de numărul așteptat de utilizatori ai sistemului „DELO” și de fluxul de documente al organizației. În fiecare caz specific, configurația serverului este determinată individual.

Caracteristicile medii ale serverului:

· Procesor Pentium IV și superior;

· RAM minim 512 MB;

CERINȚELE PENTRU LOCUL DE MUNCĂ

Client cu caracteristici complete

Partea client a sistemului „DELO” rulează sub Windows 2000, Windows XP. Partea client a SGBD-ului corespunzător trebuie să fie instalată pe stația de lucru, precum și pentru a utiliza toate funcționalitățile sistemului „DELO”, MS Internet Explorer 6.0 și MS Office 2000 (sau versiuni ulterioare).

· Procesor Pentium II și superior;

· RAM minim 128 MB;

· spațiu liber pe hard disk de la 200 MB;

· monitor cu o rezoluție de 800x600, 65 mii culori

· Windows2000Professional.
Client slab:

Pentru a lucra cu sistemul „DELO” prin interfața WEB („DELO-WEB”), aveți nevoie de un computer cu Internet Explorer 6.0 sau o versiune ulterioară instalată.

CONCLUZIE

1. Înregistrarea documentelor

Înainte de a începe să lucrați cu un document, acesta trebuie introdus în sistem, adică. Inregistreaza-te. Sunt înregistrate atât documentele primite din exterior, cât și cele create în cadrul organizației: scrisori, comenzi, contracte, contestații ale cetățenilor etc.

În timpul înregistrării, este generată un card de control al înregistrării (RC), în care sunt introduse informații despre document, iar sistemul atribuie automat un număr în conformitate cu șablonul specificat. Republica Kazahstan conține un set complet de metadate și detalii prevăzute de standardele muncii de birou din Rusia. Fișierele care conțin texte sau imagini grafice ale documentelor în sine pot fi atașate cardului.

Pentru a reflecta specificul departamental sau al industriei, compoziția domeniilor Republicii Kazahstan poate fi extinsă prin crearea de detalii suplimentare.

Sistemul vă permite să înregistrați automat documentele trimise prin e-mail, inclusiv cele echipate cu semnătură digitală electronică (EDS). Pentru documentele pregătite folosind MS Word și Excel, a fost implementată și o procedură de înregistrare simplificată direct din mediul editor familiar utilizatorului.

Pentru a facilita și accelera procedura de înregistrare, sunt utilizate următoarele instrumente:

specificarea valorilor de detaliu completate automat (implicit);

completarea detaliilor prin selectarea valorii dorite dintr-un director preconfigurat;

o listă a celor mai frecvent utilizate texte standard;

stabilirea de legături către alte documente;

atribuirea unui document la rubrici tematice etc.

Top

2. Lucrul cu fișiere (documente electronice)

Fișierele de orice format care conțin text sau imagini grafice ale documentelor pot fi atașate cardului de înregistrare. Fișierele sunt înregistrate în baza de date a sistemului „DELO”, ceea ce garantează siguranța acestora, după care pot fi șterse de pe computerul local al utilizatorului. În același timp, sistemul asigură lucrări cu drepturi depline cu fișierele: vizualizare, editare, ștergere, semnare cu semnătură digitală electronică, diferențiere a drepturilor de acces (atât la nivelul Republicii Kazahstan, cât și documentul electronic în sine).

Traducerea documentelor de pe hârtie în format electronic

Sistemul oferă posibilitatea de a scana și recunoaște documente pe hârtie direct din interfața cardului de înregistrare și atașează automat fișierele primite în Republica Kazahstan (opțiunea „Scanare”).

Pentru organizațiile cu un flux mare de documente, a fost implementată capacitatea de a introduce în masă documente pe hârtie în sistem și de a le recunoaște imaginile electronice. Acest lucru reduce semnificativ costurile cu forța de muncă pentru introducerea informațiilor și creează condițiile prealabile pentru trecerea la managementul documentelor electronice. (Opțiunea „Scanare în flux”).

Tehnologia de scanare a fluxului este după cum urmează. Când vă înregistrați pe un document (pe primul sau pe un document separat tabula rasa) este tipărit un cod de bare unic atribuit de sistem. Conține un unic un număr de identificare documentul și regulile de prelucrare a acestuia.

În timpul procesului de scanare și recunoaștere, sistemul analizează codul de bare și procesează documentele scanate în conformitate cu informațiile specificate în acesta. Rezultatele scanării obținute într-un format dat sunt atașate automat la RC-urile corespunzătoare.

Sistemul oferă posibilitatea de a configura în mod flexibil parametrii de scanare a fluxului:

locația codului de bare pe un document sau o foaie de hârtie goală;

suport pentru lucrul cu un scanner pe două fețe;

metoda de prelucrare (creare imagine grafică, fișier text sau o versiune combinată);

formate de imagine (TIFF, GIF, JPG, PNG) și recunoaștere (TXT, RTF, DOC, HTML, CSV, DBF, XLS, PDF);

Începând cu versiunea 8.9.7, a devenit posibilă tipărirea unui cod de bare din documentul unui document pe o bandă specială de către un utilizator care are acces la funcția „Imprimare cod de bare”. Este posibil să deschideți un document citind un cod de bare din documentul original folosind un scaner de mână. De asemenea, a devenit posibilă căutarea documentelor prin cod de bare.

Pentru a implementa această funcție, se folosește software-ul ABBYY - FineReader 6.0 sau 7.0 Scripting Edition. Pentru mai multe detalii vezi http://www.abbyy.ru

Top

3. Lucrați cu comenzi (emitere, execuție și control)

Sistemul oferă lucru cu mai multe tipuri de comenzi:

rezoluție - ordin emis de un funcționar autorizat pe baza unui document;

clauză - o instrucțiune conținută în textul documentului în sine și fără un autor anume;

rezoluție subordonată - nu se referă la documentul în ansamblu, ci la paragraful sau rezoluția sa individuală; sistemul vă permite să urmăriți ierarhia rezoluțiilor de orice complexitate, indiferent de numărul acestora;

proiect de rezoluție - o versiune preliminară a unei rezoluții care necesită aprobarea conducerii.

Managerii pot introduce instrucțiuni și le pot trimite automat artiștilor executanți, delegând puteri de control unor funcționari special desemnați sau departamentelor de control. Sistemul acceptă lucrul cu orice număr de instrucțiuni pe un document, fiecare având propriile sale persoane implicate (autori, controlori și executori). Astfel, toți funcționarii interesați sunt asigurați instrumente eficiente pentru ușurința controlului și executării documentelor.

După introducerea instrucțiunilor, documentele sunt trimise automat artiștilor interpreți în conturile lor de lucru în sistemul „BUSINESS”. Funcționarul care a primit documentul poate fie să-l execute el însuși și să introducă raportul corespunzător în sistem, fie, prin rezoluția sa, să transmită documentul în continuare unor interpreți de nivel inferior.

Pentru documentele de control pentru care a fost introdus o comandă, se urmăresc automat termenele de execuție și sunt evidențiate documentele cu termene de execuție expirate; Sistemul informează automat utilizatorul despre încălcarea termenului limită de revizuire sau executare a documentelor și vă permite să primiți rapoarte privind executarea documentelor de control. Controlul poate fi efectuat și prin căutarea documentelor folosind detaliile ordinelor de control.

Scoaterea de sub control are loc după primirea raportului final de la antreprenor. Când o comandă este eliminată de sub control, informațiile despre aceasta sunt șterse automat din toate conturile de sistem.

Top

4. Birouri

Sistemul oferă utilizatorului un „loc de muncă virtual” - al lui Zona Personală, care oferă instrumente convenabile pentru lucrul cu documentele: emiterea, monitorizarea și executarea comenzilor, aprobarea și semnarea proiectelor etc.

Biroul este un set de dosare în care sunt grupate documentele primite pe numele unui funcționar: trimise spre aprobare sau semnare, în așteptarea unei rezoluții, supuse controlului, acceptate spre executare etc.

Distribuția în foldere de birou vă permite să organizați un număr mare de documente în munca dvs. curentă.

Dosare de cabinet:

"Primit"

„La performanță”

"La control"

"La conducere"

„În considerare”

„Managementul proiectelor de documente”

"La vedere"

— Pe semnătură.

Sistemul oferă mijloace dezvoltate de informare a proprietarului contului cu privire la sosirea de noi documente în dosare sau modificările stării acestora.

Datorită unei interfețe clare, care este cât mai apropiată de sarcinile reale ale utilizatorului, este extrem de ușor să determinați cu ce documente lucrează un funcționar și în ce stadiu de execuție se află acestea. Atât interfața, cât și setul de funcții disponibile pot fi configurate individual pentru fiecare utilizator al sistemului.

A avea propriile „stații de lucru” ale angajaților face posibilă organizarea convenabilă a muncii în comun cu documentele unui număr mare de funcționari. În plus, contul este și unul dintre mijloacele eficiente de asigurare a securității informațiilor confidențiale, datorită capacității de a limita drepturile utilizatorilor de a le accesa.

Instrumentele biroului și principiile de lucru din acesta iau în considerare pe deplin tehnologiile acceptate de lucru de birou, precum și distribuția tradițională a responsabilităților și „rolurilor” participanților la fluxul de documente. În special, managerii și alți funcționari responsabili au posibilitatea de a delega o parte din atribuțiile lor asistenților sau secretariatului - de exemplu, funcțiile de emitere a instrucțiunilor, de monitorizare a executării acestora etc. (la fel cum este adesea cazul în realitate).

Top

5. Lucrul cu proiecte de documente

Toate documentele trimise trec prin etapa de proiect în timpul procesării. Sistemul suportă întregul ciclu de lucru cu proiecte: crearea, editarea cu salvarea versiunilor anterioare, coordonarea și aprobarea (semnarea) și, în final, înregistrarea unui document de ieșire sau intern creat pe baza proiectului.

Pentru a lucra cu proiecte, se folosește un tip special de card de înregistrare, care conține un set de detalii speciale.

Antreprenorul care elaborează proiectul de document indică oficialii de aprobare și semnare, precum și traseul de deplasare a proiectului între aceștia (secvențial sau paralel).

Funcționarii cărora le este trimis documentul se pot familiariza cu conținutul acestuia și pot face ajustări. Editarea se poate face prin corectarea versiunii curente, atașarea unui fișier cu comentarii la card sau prin crearea versiune noua proiect. Sistemul acceptă lucrul cu un număr nelimitat de versiuni, ceea ce vă permite să organizați convenabil munca colectivă cu un proiect, să urmăriți și să organizați eficient crearea diferitelor sale versiuni și, dacă este necesar, să reveniți la versiunea anterioară în orice etapă a procesului de aprobare. .

În cazul în care funcționarul este mulțumit de conținutul proiectului, acesta îl poate aviza sau semna electronic, inclusiv folosind o semnătură digitală electronică personală (EDS). Starea proiectului, care reflectă progresul aprobării și semnării, este actualizată automat și afișată la locul de muncă al contractantului.

După ce a parcurs toate etapele procedurii de aprobare, proiectul aprobat devine în execuție sau document intern, care trebuie înregistrată în sistem. Cardul lui de înregistrare este creat automat pe baza RC al proiectului.

Top

6. Recepția și distribuirea externă a documentelor

Nivelul actual de dezvoltare a relațiilor de conducere și a mijloacelor de comunicare duce la o creștere constantă a volumului corespondenței oficiale. În organizațiile mari cu flux semnificativ de documente, divizii separate - expediții - sunt create special pentru procesarea acestuia. În legătură cu această condiție importantă pentru creare sistem eficient fluxul de documente este automatizarea funcțiilor de primire și trimitere a documentelor de intrare și de ieșire, atât în formă electronică, cât și pe hârtie.

Pentru a facilita procesarea documentelor transmise prin e-mail, sistemul „DELO” acceptă lucrul cu compatibil MAPI programe de mail, incl. cu MS Outlook. Utilizatorul are următoarele opțiuni:

primirea și trimiterea documentelor prin e-mail din interfața sistemului;

înregistrarea automată a documentelor primite;

semnarea mesajului trimis cu o semnătură digitală electronică;

criptarea mesajelor folosind mijloace criptografice de protecție;

control asupra notificărilor de înregistrare a documentelor (în sistemul „BUSINESS” instalat în organizația destinatară).

Documentele pe hârtie pot fi trimise prin poștă, curier sau curier. Pentru a organiza expedierea unui număr mare de documente de ieșire, este necesar să se țină evidența acestora prin înscrierea lor în registre speciale, în conformitate cu care documentele sunt transferate pentru trimitere (contra semnături). Cu tehnologia tradițională, se folosesc formulare de registru stabilite pentru aceasta. Documentele sunt distribuite între ele în funcție de tipul și costul articolului, de categoria destinatarului etc.

Sistemul „DELO” vă permite să simplificați și să automatizați semnificativ procesul de compilare a registrelor, care necesită multă muncă.

Toate documentele trimise care urmează să fie trimise și care au o destinație externă sunt plasate automat într-un folder separat. Sistemul poate fi configurat pentru orice număr de tipuri de expediere și categorii de destinatari, precum și pentru tipurile de registre destinate acestora.

Un angajat sau un secretar al expediției poate pregăti un buletin informativ electronic, folosind instrumente convenabile pentru sortarea documentelor în registre, formula conținutul pachetelor și imprima registre și plicuri gata făcute.

Sistemul oferă, de asemenea, un mecanism convenabil de căutare pentru conținutul registrelor, care permite, dacă este necesar, accesarea rapidă a unui document trimis anterior.

Top

7. Mișcarea documentelor în cadrul organizației

Pe lângă distribuția externă, un document în proces de lucru cu acesta poate fi mutat în cadrul organizației între diverși oficiali (divizii). Transmiterea automată a documentelor printr-o rețea locală simplifică și accelerează foarte mult schimbul de informații și interacțiunea dintre angajați.

Sistemul vă permite să trimiteți un card de înregistrare cu fișiere atașate la biroul oricărui angajat. În același timp, documentul în sine este stocat pe server și un link sub forma unei înregistrări despre document este afișat în folderul de birou. În acest fel, puteți trimite un document către toate departamentele fără a-l copia fizic. În același timp, ștergerea unei înregistrări din cont nu duce la ștergerea completă a Republicii Kazahstan.

Cu tehnologia tradițională de birou, un document este de obicei transferat între executorii responsabili împotriva semnăturii într-un jurnal special. În acest scop, sistemul prevede menținerea unui jurnal de transmitere, care înregistrează cine a primit originalul sau o copie a documentului și când. Se indică, de asemenea, numărul cazului la care a fost trimis documentul sau faptul distrugerii acestuia.

Pe baza intrărilor din jurnalul de transfer, secretarul poate genera și tipări automat registre de transfer de documente în cadrul organizației (inclusiv pe departamente).
În plus, este posibilă reflectarea în formă electronică a familiarizării în masă a oficialilor cu documentul.

Faptul de a trimite documentul și de a transfera originalul de hârtie (copie) este înregistrat automat de sistem în jurnalele corespunzătoare, ceea ce vă permite să urmăriți rapid toate mișcările documentului în cadrul organizației.

Top

8. Formarea cazurilor

În cursul anului în curs, documentele executate sunt „șterse ca dosare” și astfel se formează fondul de arhivă al organizației. Sistemul oferă mijloace convenabile pentru organizarea stocării atât a documentelor pe hârtie, cât și a celor electronice (fișiere atașate la RK).

Funcția „inventar de cazuri” asigură automatizarea principalelor sarcini de stocare operațională a documentelor și fișierelor:

sprijinirea nomenclatorului de cazuri acceptat de organizație;

mecanism pentru anularea unui document;

vizualizarea listei de documente scoase la dosar;

suport pentru lucrul cu fișiere cu mai multe volume;

recalcularea automată a paginilor din dosar;

capacitatea de a deschide și închide un caz pentru a primi documente noi.

Pentru a facilita munca interpreților și angajaților instituțiilor de învățământ preșcolar formarea corectă cazuri, există posibilitatea de a anula în prealabil un document în cazul în care se află deja în stadiul de înregistrare sau de a lucra cu acesta, plasându-l într-un folder special („To Case”). Ulterior, când documentul este executat și lucrul cu acesta este finalizat, nu este nevoie să îl căutați în mod specific în baza de date pentru a-l trimite la caz - este suficient să utilizați un instrument convenabil pentru anularea în grup a documentelor pregătite în prealabil pentru asta în caz.

Sistemul „BUSINESS” oferă funcțiile de bază de lucru cu arhiva, dar pentru o muncă mai aprofundată privind întreținerea și înregistrarea fișierelor de arhivă, a fost creat un sistem separat „ARHIVE BUSINESS”. Pentru interacțiune eficientă două sisteme au implementat capacitatea de a exporta și importa date.

Top

9. Lucrări de informare și referință

Sistemul oferă capabilități extinse de căutare pentru rapid și chitanță convenabilă orice informație acumulată și stocată în baza de date. Vă permite să găsiți instantaneu documente, comenzi și proiecte de documente prin semnificația oricăror detalii și combinația lor arbitrară. De asemenea, este posibilă căutarea integrală a conținutului fișierelor atașate la cardurile de înregistrare.

Utilizatorii pot crea interogări de căutare de orice complexitate și le pot salva pentru o utilizare repetată ulterioară. O interogare de căutare poate fi generată fie de la zero, fie pe baza unui șablon creat anterior. O singură cerere se poate combina tipuri diferite căutare: pentru potrivire exactă, pentru diferite intervale de valori etc.

Pentru ușurință de acces, documentele selectate ca rezultat al căutării pot fi stocate în folderele personale ale utilizatorilor sau tipărite sub forma unei liste.

Mecanismele de clasificare a documentelor (atribuirea lor unui anumit subiect) și legarea lor între ele vă permit să găsiți rapid, precis și fără efort suplimentar toate documentele pe un anumit subiect sau problemă și, dacă este necesar, să înțelegeți cu ușurință istoricul problemei.

Trebuie remarcat faptul că capacitățile de căutare a documentelor pentru fiecare utilizator sunt determinate în conformitate cu drepturile de acces la informații configurate pentru acesta. De exemplu, puteți restricționa accesul la documentele unui anumit dulap de fișiere, grup sau clasificare de securitate.

Sistemul are instrumente încorporate pentru obținerea de rapoarte oficializate care oferă informații complete despre progresul lucrului cu documente (pe lângă mecanismul standard de căutare).

Această funcție vă permite să obțineți instantaneu date statistice despre fluxul de documente care sunt de interes pentru management în conformitate cu parametrii specificați. Sistemul prelucrează automat datele și le prezintă sub forma unui document finit în format Word cu posibilitatea de a imprima folosind un editor de text.

Utilizatorii pot primi următoarele formulare de raportare:

Informații despre fluxul de documente.

Rezumatul performanței.

Ajutor pentru reamintire despre executarea comenzilor.

Informații despre fluxul documentelor pentru corespondenți și cetățeni.

Informații despre activitatea funcționarilor/diviziunilor cu documente.

Informațiile obținute în acest fel servesc la evaluarea performanței atât a întregului aparat de conducere, cât și a anumitor funcționari (interpreți) și în continuare luarea de măsuri pentru îmbunătățirea disciplinei executive.

Abilitatea de a configura în mod flexibil parametrii pentru fiecare raport oferă precizie maximăși calitatea rezultatelor căutării și ușurința în utilizare a sistemului.

Top

10. Acces de la distanță la date și funcții

Sistemul „BUSINESS” implementează o interfață web cu drepturi depline pentru acces la toate datele și funcțiile (Opțiunea „BUSINESS -WEB”), care vă permite să lucrați cu documente prin Internet\Intranet. Pentru a organiza cu succes munca de la distanță, este suficient un browser web Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (și o versiune ulterioară) sau un software complet compatibil cu acesta.

„DELO-WEB” oferă aproape toate funcționalitățile de bază descrise mai sus:

înregistrarea documentelor (cu completarea automată a unor domenii ale Republicii Kazahstan);

înregistrarea documentelor aferente;

atașarea fișierelor Republicii Kazahstan;

certificarea și verificarea semnăturilor digitale ale fișierelor atașate Republicii Kazahstan;

luarea de rezoluții asupra documentului și monitorizarea execuției;

introducerea de rapoarte privind executarea comenzilor;

lucrul în dosare de birou (vizualizarea documentelor primite în birou);

aprobarea (vizualizarea) și semnarea proiectelor de documente;

căutarea documentelor și instrucțiunilor după valorile detaliilor acestora;

căutarea documentelor full-text;

utilizarea diferitelor interogări de căutare încorporate;

diferențierea drepturilor de acces la date și funcții.

Accesul web universal la toate documentele corporative și capacitatea de a lucra eficient de la distanță cu acestea permit sistemului „DELO” să devină o bază cu drepturi depline pentru formarea unui spațiu informațional unificat într-o organizație de orice scară și nivel. Opțiunea „BUSINESS-WEB” este o soluție necesară pentru întreprinderile cu o structură distribuită geografic. Datorită noilor capabilități, angajații unei sucursale de la distanță care nu se pot conecta la rețeaua locală a „companiei principale” devin participanți egali la fluxul de documente în întreaga întreprindere.

Utilizarea activă a accesului de la distanță creează premisele pentru creșterea mobilității personalului. Managerii și specialiștii aflați în afara biroului (în călătorii de afaceri, călătorii de afaceri etc.) au posibilitatea de a participa la luarea deciziilor privind documentele, execuția și controlul acestora.

Utilizarea tehnologiilor web face posibilă simplificarea semnificativă a arhitecturii unui sistem de management al documentelor corporative, deoarece nu necesită instalarea aplicației client principal pe stațiile de lucru ale utilizatorilor. Munca utilizatorilor sistemului înșiși este, de asemenea, simplificată, datorită unei interfețe intuitive și ușor de utilizat.

1. Înregistrarea documentelor

Pentru a reflecta specificul departamental sau al industriei, compoziția domeniilor Republicii Kazahstan poate fi extinsă prin crearea de detalii suplimentare.

Pentru a facilita și accelera procedura de înregistrare, sunt utilizate următoarele instrumente:

specificarea valorilor de detaliu completate automat (implicit);

completarea detaliilor prin selectarea valorii dorite dintr-un director preconfigurat;

o listă a celor mai frecvent utilizate texte standard;

stabilirea de legături către alte documente;

atribuirea unui document la rubrici tematice etc.

Top

2. Lucrul cu fișiere (documente electronice)

Traducerea documentelor de pe hârtie în format electronic

Pentru organizațiile cu un flux mare de documente, a fost implementată capacitatea de a introduce în masă documente pe hârtie în sistem și de a le recunoaște imaginile electronice. Acest lucru reduce semnificativ costurile cu forța de muncă pentru introducerea informațiilor și creează premisele pentru tranziția la gestionarea electronică a documentelor. (Opțiunea „Scanare în flux”).

Tehnologia de scanare a fluxului este după cum urmează. La înregistrare, pe document este tipărit un cod de bare unic atribuit de sistem (pe prima sau pe o foaie goală separată). Conține un număr unic de identificare a documentului și reguli de prelucrare a acestuia.

Sistemul oferă posibilitatea de a configura în mod flexibil parametrii de scanare a fluxului:

locația codului de bare pe un document sau o foaie de hârtie goală;

suport pentru lucrul cu un scanner pe două fețe;

metoda de procesare (crearea unei imagini grafice, a unui fișier text sau a unei combinații);

formate de imagine (TIFF, GIF, JPG, PNG) și recunoaștere (TXT, RTF, DOC, HTML, CSV, DBF, XLS, PDF);

Începând cu versiunea 8.9.7, a devenit posibilă tipărirea unui cod de bare din documentul unui document pe o bandă specială de către un utilizator care are acces la funcția „Imprimare cod de bare”. Este posibil să deschideți un document citind un cod de bare din documentul original folosind un scaner de mână. De asemenea, a devenit posibilă căutarea documentelor prin cod de bare.

Pentru a implementa această funcție, se folosește software-ul ABBYY - FineReader 6.0 sau 7.0 Scripting Edition. Pentru mai multe detalii vezi http://www.abbyy.ru

Top

3. Lucrați cu comenzi (emitere, execuție și control)

Sistemul oferă lucru cu mai multe tipuri de comenzi:

rezoluție - ordin emis de un funcționar autorizat pe baza unui document;

clauză - o instrucțiune conținută în textul documentului în sine și fără un autor anume;

proiect de rezoluție - o versiune preliminară a unei rezoluții care necesită aprobarea conducerii.

Managerii pot introduce instrucțiuni și le pot trimite automat artiștilor executanți, delegând puteri de control unor funcționari special desemnați sau departamentelor de control. Sistemul acceptă lucrul cu orice număr de instrucțiuni pe un document, fiecare având propriile sale persoane implicate (autori, controlori și executori). Astfel, tuturor funcționarilor interesați li se pun la dispoziție instrumente eficiente pentru controlul și executarea ușoară a documentelor.

Top

4. Birouri

Sistemul oferă utilizatorului un „loc de muncă virtual” - contul său personal, care oferă instrumente convenabile pentru lucrul cu documente: emiterea, monitorizarea și executarea comenzilor, aprobarea și semnarea proiectelor etc.

Distribuția în foldere de birou vă permite să organizați un număr mare de documente în munca dvs. curentă.

Dosare de cabinet:

"Primit"

„La performanță”

"La control"

"La conducere"

„În considerare”

„Managementul proiectelor de documente”

"La vedere"

— Pe semnătură.

Sistemul oferă mijloace dezvoltate de informare a proprietarului contului cu privire la sosirea de noi documente în dosare sau modificările stării acestora.

Top

5. Lucrul cu proiecte de documente

Pentru a lucra cu proiecte, se folosește un tip special de card de înregistrare, care conține un set de detalii speciale.

Antreprenorul care elaborează proiectul de document indică oficialii de aprobare și semnare, precum și traseul de deplasare a proiectului între aceștia (secvențial sau paralel).

Funcționarii cărora le este trimis documentul se pot familiariza cu conținutul acestuia și pot face ajustări. Editarea se poate face prin corectarea versiunii curente, atașarea unui fișier cu comentarii la card sau prin crearea unei noi versiuni a proiectului. Sistemul acceptă lucrul cu un număr nelimitat de versiuni, ceea ce vă permite să organizați convenabil munca colectivă cu un proiect, să urmăriți și să organizați eficient crearea diferitelor sale versiuni și, dacă este necesar, să reveniți la versiunea anterioară în orice etapă a procesului de aprobare. .

După ce a parcurs toate etapele procedurii de aprobare, proiectul aprobat devine un document de ieșire sau intern care trebuie înregistrat în sistem. Cardul lui de înregistrare este creat automat pe baza RC al proiectului.

Top

6. Recepția și distribuirea externă a documentelor

Nivelul actual de dezvoltare a relațiilor de conducere și a mijloacelor de comunicare duce la o creștere constantă a volumului corespondenței oficiale. În organizațiile mari cu flux semnificativ de documente, divizii separate - expediții - sunt create special pentru procesarea acestuia. În acest sens, o condiție importantă pentru crearea unui sistem eficient de gestionare a documentelor este automatizarea funcțiilor de primire și trimitere a documentelor de intrare și de ieșire, atât în format electronic, cât și pe hârtie.

Pentru a facilita procesarea documentelor transmise prin e-mail, sistemul „DELO” acceptă lucrul cu programe de e-mail compatibile cu MAPI, incl. cu MS Outlook. Utilizatorul are următoarele opțiuni:

primirea și trimiterea documentelor prin e-mail din interfața sistemului;

înregistrarea automată a documentelor primite;

semnarea mesajului trimis cu o semnătură digitală electronică;

criptarea mesajelor folosind mijloace criptografice de protecție;

control asupra notificărilor de înregistrare a documentelor (în sistemul „BUSINESS” instalat în organizația destinatară).

Sistemul „DELO” vă permite să simplificați și să automatizați semnificativ procesul de compilare a registrelor, care necesită multă muncă.

Sistemul oferă, de asemenea, un mecanism convenabil de căutare pentru conținutul registrelor, care permite, dacă este necesar, accesarea rapidă a unui document trimis anterior.

Top

7. Mișcarea documentelor în cadrul organizației

Top

8. Formarea cazurilor

Funcția „inventar de cazuri” asigură automatizarea principalelor sarcini de stocare operațională a documentelor și fișierelor:

sprijinirea nomenclatorului de cazuri acceptat de organizație;

mecanism pentru anularea unui document;

vizualizarea listei de documente scoase la dosar;

suport pentru lucrul cu fișiere cu mai multe volume;

recalcularea automată a paginilor din dosar;

capacitatea de a deschide și închide un caz pentru a primi documente noi.

Pentru a facilita munca executorilor și a angajaților instituțiilor de învățământ preșcolar în formarea corectă a cazurilor, este posibil să ștergeți în prealabil un document într-un caz aflat deja în stadiul de înregistrare sau lucrând cu acesta, plasându-l într-un folder special ( „La caz”). Ulterior, când documentul este executat și lucrul cu acesta este finalizat, nu este nevoie să îl căutați în mod specific în baza de date pentru a-l trimite la caz - este suficient să utilizați un instrument convenabil pentru anularea în grup a documentelor pregătite în prealabil pentru asta în caz.

Sistemul „BUSINESS” oferă funcțiile de bază de lucru cu arhiva, dar pentru o muncă mai aprofundată privind întreținerea și înregistrarea fișierelor de arhivă, a fost creat un sistem separat „ARHIVE BUSINESS”. Pentru o interacțiune eficientă între cele două sisteme, a fost implementată capacitatea de a exporta și importa date.

Top

9. Lucrări de informare și referință

Sistemul oferă capabilități extinse de căutare pentru obținerea rapidă și convenabilă a oricărei informații acumulate și stocate în baza de date. Vă permite să găsiți instantaneu documente, comenzi și proiecte de documente prin semnificația oricăror detalii și combinația lor arbitrară. De asemenea, este posibilă căutarea integrală a conținutului fișierelor atașate cardurilor de înregistrare.

Utilizatorii pot crea interogări de căutare de orice complexitate și le pot salva pentru o utilizare repetată ulterioară. O interogare de căutare poate fi generată fie de la zero, fie pe baza unui șablon creat anterior. O singură solicitare poate combina diferite tipuri de căutare: potrivire exactă, diferite intervale de valori etc.

Pentru ușurință de acces, documentele selectate ca rezultat al căutării pot fi stocate în folderele personale ale utilizatorilor sau tipărite sub forma unei liste.

Sistemul are instrumente încorporate pentru obținerea de rapoarte oficializate care oferă informații complete despre progresul lucrului cu documente (pe lângă mecanismul standard de căutare).

Utilizatorii pot primi următoarele formulare de raportare:

Informații despre fluxul de documente.

Rezumatul performanței.

Ajutor pentru reamintire despre executarea comenzilor.

Informații despre fluxul documentelor pentru corespondenți și cetățeni.

Informații despre activitatea funcționarilor/diviziunilor cu documente.

Abilitatea de a configura în mod flexibil parametrii pentru fiecare raport asigură acuratețea și calitatea maximă a rezultatelor căutării și ușurința de utilizare a sistemului.

Top

10. Acces de la distanță la date și funcții

„DELO-WEB” oferă aproape toate funcționalitățile de bază descrise mai sus:

înregistrarea documentelor (cu completarea automată a unor domenii ale Republicii Kazahstan);

înregistrarea documentelor aferente;

atașarea fișierelor Republicii Kazahstan;

certificarea și verificarea semnăturilor digitale ale fișierelor atașate Republicii Kazahstan;

luarea de rezoluții asupra documentului și monitorizarea execuției;

introducerea de rapoarte privind executarea comenzilor;

lucrul în dosare de birou (vizualizarea documentelor primite în birou);

aprobarea (vizualizarea) și semnarea proiectelor de documente;

căutarea documentelor și instrucțiunilor după valorile detaliilor acestora;

căutarea documentelor full-text;

utilizarea diferitelor interogări de căutare încorporate;

diferențierea drepturilor de acces la date și funcții.