Un sistem axat pe automatizarea fluxului de documente (de la crearea documentului la transfer la stocarea arhivei) cu posibilitatea de automatizare end-to-end a fluxului de documente ale companiilor distribuite geografic, susținând integrarea cu sistemele informaționale existente ale întreprinderii. Sistemul este axat pe automatizarea proceselor aferente orientate către documente (financiare, flux de documente contractuale, automatizare afaceri interne procese, lucrul cu apelurile cetățenilor, furnizarea de servicii guvernamentale etc.), cu posibilitatea de a organiza flux de documente semnificativ din punct de vedere juridic pentru companie.

Sistemul electronic de management al documentelor „DELO”, dezvoltat de compania Electronic Office Systems (EOS), este o soluție industrială cuprinzătoare care oferă atât suport pentru fluxul tradițional de documente al organizației, cât și menținerea unui flux de documente complet electronic pentru organizație.

Sistemul „DELO” este utilizat eficient atât în organizațiile guvernamentale, cât și în organizațiile comerciale, atât în firme mici, și în structuri de holding distribuite sau departamentale.

Astăzi, „DELO” este folosit de peste 5.700 de companii, instituții, organizații din Rusia și țările CSI, iar numărul total de locuri de muncă instalate depășește 25 de subiecți Federația Rusă implementarea programelor de automatizare pentru organele guvernamentale la toate nivelurile pe baza sistemului „DELO”. Astăzi, sistemul de flux de documente „DELO” este de fapt standardul industrial pentru automatizarea fluxului de documente în Rusia.

Conlucrează cu EDMS „DELO” module de integrare special dezvoltate de EOS cu sistemele de Interacțiune Interdepartamentală Electronică (IEIC) și Managementul Documentelor Electronice Interdepartamentale (EDF).

„Certificatul de cea mai înaltă calitate” de la CSCR al standardului de stat al Rusiei, obținut prin sistemul „DELO”, și mulți ani de experiență a specialiștilor EOS garantează implementarea cu succes a sistemului și absența problemelor cu acesta. operare.

Funcționalitatea sistemului

Sistemul oferă complet ciclu de viață document într-o organizație de la crearea unui proiect de document până la anularea acestuia și transferarea lui în arhivă.

Lucrul cu documentele de intrare și de ieșire

Înregistrarea, controlul și contabilizarea corespondenței de intrare și de ieșire
Înregistrarea transferului de către e-mail documente în modul automatizat, inclusiv cele protejate semnătură electronică
Configurarea structurii numărul de înregistrareîn conformitate cu nomenclatorul de cazuri adoptat în organizaţie
Impunerea rezoluțiilor, monitorizarea execuției, redactarea și vizualizarea rapoartelor privind rezoluțiile
Transmiterea documentelor pentru execuție în cadrul organizației pe rute specificate
Coordonarea documentelor de orice tip, inclusiv a contractelor
Căutare rapidă pentru toate detaliile cardului de înregistrare a documentului, capacitatea de a salva și de a utiliza interogări complexe de căutare
Ștergerea documentelor pentru depozitare și posibilitatea de a le transfera pentru depozitare în arhivă
Automatizarea trimiterii corespondenței de ieșire

Lucrul cu documentele interne ale organizației

Ciclul complet de lucru cu proiectele de documente este acceptat:
- crearea unui card de înregistrare pentru un proiect de document, inclusiv „în urma” unui document administrativ
- modificarea unui proiect păstrând în același timp versiunile anterioare
- aprobarea proiectului de document
- aprobarea proiectului de document
- înregistrarea automată a unui document creat pe baza unui proiect
- căutați toate detaliile RKPD, capacitatea de a salva și de a utiliza interogări complexe de căutare
- stabilirea rutei de mișcare a proiectului documentului și gestionarea acestuia
- utilizarea unei semnături electronice la acordul și aprobarea unui proiect de document
Formarea instrucțiunilor pe baza documentelor.
Transferul documentelor semnate către angajați pentru revizuire și executare.
Controlul trecerii și executării documentelor.
Gestionarea accesului la documente.
Lucrul cu șabloane de documente.
Căutare rapidă pentru toate detaliile cardului de înregistrare, capacitatea de a utiliza și salva interogări complexe de căutare.

Beneficii pentru organizațiile guvernamentale

Pentru manageri la diferite niveluri:

urmărirea mișcării unui document în toate etapele ciclului său de viață
control eficient și raportare asupra executării instrucțiunilor (rezoluțiilor)
reducerea timpului de pregătire și aprobare a documentelor
Lucru convenabil pe proiecte de documente
căutare rapidă a documentelor
primirea rapoartelor de sinteză
posibilitatea delegării de competențe

Pentru angajații birourilor, secretariatelor și funcționarilor:

înregistrare rapidă și convenabilă a documentelor folosind un sistem extins de directoare diferite
primirea, înregistrarea și trimiterea documentelor prin e-mail
urmărirea progresului executării instrucțiunilor (rezoluțiilor)
căutare comodă și rapidă după orice detalii ale cardului de înregistrare (RC) atât a documentelor, cât și a proiectelor de documente (RDKD)
jurnalele de transfer, familiarizarea si transmiterea documentelor, registre de expediere interne si externe, fise de aprobare
generare de raportare

Beneficii pentru companiile comerciale

Pentru manageri:

controlul și managementul eficient al fluxului de documente al companiei
căutare și acces rapid la documente în orice etapă a ciclului său de viață
control efectiv asupra executării comenzilor în structurile de afaceri ale companiei
Lucru convenabil la proiectele de documente, inclusiv pregătirea și aprobarea contractelor
căutarea rapidă a documentelor și evaluarea ușoară a activității companiei folosind raportarea fluxului de documente, inclusiv analiza informațiilor despre documente
acces mobil și de la distanță (inclusiv offline) la documente

Pentru asistenți manageri, asistenți de secretariat și angajați de secretariat:

înregistrarea rapidă și convenabilă a documentelor
control eficient asupra executării comenzilor, tehnologie automatizată pentru lucrul cu comenzi, inclusiv notificarea tuturor participanților în colaborare cu privire la starea lucrărilor cu documente
distribuirea automată a documentelor cu instrucțiuni către birourile angajaților, inclusiv mecanisme de notificare cu privire la primirea de noi documente în dosarele biroului, trimiterea de mementouri pe instrucțiuni
informarea cu privire la încălcarea termenelor de examinare sau de executare a documentelor
lucru convenabil cu documente electronice
simplificarea procedurilor de primire, trimitere și înregistrare a documentelor, inclusiv utilizarea semnăturilor electronice și criptarea mesajelor
capacitatea de a lucra cu toate informațiile de sistem prin Internet

Beneficii pentru managerii și angajații companiilor care lucrează cu documente:

pe deplin funcțional locul de munca pentru lucrul cu instrucțiuni și proiecte de documente, inclusiv contracte
distribuirea unor cantități mari de documente în dosare speciale în sălile de lucru pentru organizarea și confortul prelucrării ulterioare
distribuirea drepturilor de acces la documente și funcții
căutarea avansată folosind o combinație arbitrară de detalii simplifică foarte mult lucrul cu documente și utilizarea interogărilor de căutare de orice complexitate
controlul eficient al mișcării documentelor, organizarea stocării documentelor
secțiuni de informații și legături între documente pe teme specifice
rapoartele generate automat privind starea lucrărilor cu documente vă permit să obțineți instantaneu date despre diferiți parametri pentru analiza și raportarea ulterioară către conducere

Beneficii pentru profesioniștii IT:

personalizare ușoară pentru sarcinile oricărei organizații, mecanismele de adaptare încorporate la caracteristicile unei anumite organizații vă permit să respectați cerințele reglementărilor și standardelor existente
integrare prin interfață API cu orice sisteme informatice și aplicații de afaceri
echilibru între asigurarea confortului utilizatorului și protecție fiabilă împotriva interferențelor neautorizate în funcționarea sistemului
înregistrarea automată a celor mai importante acțiuni ale utilizatorului în timpul lucrului cu documente vă permite să rezolvați rapid posibilele situații neprevăzute

Sistemul „DELO” este un produs „cutie” replicabil care, fără modificări personalizate, rezolvă problemele de gestionare electronică a documentelor, automatizarea proceselor de birou, precum și procesele de afaceri legate de fluxul de documente al oricărei organizații.

Folosind un sistem de directoare flexibil, acesta poate fi instalat și configurat cu ușurință de către specialiștii clienți.

Module suplimentare pentru sistemul „DELO”:

1. DELO-WEB – acces complet la documente și munca unui utilizator la distanță în EDMS (acces la informațiile stocate în baza de date în conformitate cu drepturile acordate) prin Internet/Intranet printr-o interfață web. Angajații pot lucra pe deplin cu documente în timpul unei călătorii de afaceri sau în afara biroului sau la birou.

2. Subsistemul Alerte și notificări - conceput pentru distribuirea automată a notificărilor (informații despre o operațiune efectuată în sistem) și alertelor (informații despre termenele care se apropie pentru o anumită operațiune în sistem) către e-mailul utilizatorilor despre diverse evenimente ale Sistemul „BUSINESS”.

3. „Semnătură și criptare electronică” – capacitatea de a semna și verifica autenticitatea fișierelor document, precum și criptarea acestora folosind o semnătură electronică, puteți semna atât fișierele documentelor, cât și rezoluțiile;

4. „KARMA” - conceput pentru a aplica funcțiile de protecție criptografică a informațiilor și a semnăturilor electronice, precum și pentru a proteja fișierele și documentele împotriva accesului și modificărilor neautorizate.
„KARMA” face ca utilizarea semnăturilor electronice să fie cât mai convenabilă pentru diverși angajați, atât utilizatori EDMS, cât și programatori de orice calificare. Pentru utilizatori, oferă posibilitatea de a lucra cu semnătura electronică a fișierelor direct din Windows Explorer. Programatorii pot integra rapid și ușor lucrările de semnătură electronică în programe noi sau pot modifica programele existente. Toate aceste programe vor putea folosi semnături electronice.

5. Scanare în flux – scanare și înregistrare automată cantitate mare documente.

6. Protecție împotriva accesului neautorizat - creează o buclă externă de securitate, prevenind utilizarea neautorizată a documentelor.

7. DELO-1C – o soluție de integrare pentru cele mai populare sisteme ERP și DOU, care vă permite să automatizați fluxul de lucru al documentelor financiare sub formă de hârtie și să organizați gestionarea documentelor electronice semnificative din punct de vedere juridic a documentelor financiare.

8. „Password Master” este conceput pentru a autoriza utilizatorii în sistemul „DELO”. În plus, autorizarea este oferită la intrarea în rețeaua corporativă și în Internet, precum și în aproape orice aplicație Windows care utilizează autorizare (de exemplu, Word, Excel etc.).

9. Monitorizarea documentelor - produsul este conceput pentru a anunța oficialii despre primirea documentelor și rezoluțiilor, precum și notificarea proactivă cu privire la termenele de executare, aprobare și semnare a documentelor. În comparație cu „Anuntor de cabinet” standard din EDMS, „Monitorizare cabinet” oferă utilizatorilor o serie de capabilități suplimentare.

10. Opțiunea „Căutare după cod de bare”. Posibilitatea de a imprima un cod de bare de pe un card de înregistrare a documentului pe o bandă specială de către un utilizator care are acces la funcția „Imprimare cod de bare”. Este posibil să deschideți un card de înregistrare citind codul de bare din documentul original folosind un scaner de mână. În plus, este posibil să căutați documente prin cod de bare.

11. Subsistemul „Managementul proceselor”

Oferă oportunități ample de a descrie procese complexe de procesare a informațiilor dintr-o organizație;
Oferă oportunități de implementare în organizații a aplicațiilor care automatizează diverse procese de prelucrare a informațiilor, precum și oportunități de implementare a tehnologiilor de management al proceselor;
Implementat pe baza Microsoft Workflow Foundation, un mediu de rulare standard inclus în Microsoft .NET Framework începând cu versiunea 3.0. Din punct de vedere fizic, subsistemul este alcătuit din următoarele componente: serviciul de management al procesului, stocarea datelor procesului, aplicație de configurare și monitorizare a execuției procesului;
Subsistemul include, de asemenea, o bibliotecă de operațiuni standard care vă permit să efectuați automat aproape orice acțiune asupra obiectelor sistemului „BUSINESS” și procese standard de aprobare;
Prezența proceselor standard de aprobare va permite utilizatorilor să înceapă să lucreze cu subsistemul imediat după instalare și configurare minimă. Dacă procesele standard nu răspund nevoilor organizației, clientul în mod independent (sau cu implicarea specialiștilor EOS) poate implementa un proces personalizat.

Capacitățile subsistemului sunt, de asemenea:

Sincronizarea procesului de prelucrare a documentelor în funcție de timp și evenimente;
Posibilitatea de a combina elemente de rutare rigidă și liberă a documentelor electronice;
Modificarea dinamică a procesului de prelucrare în funcție de condițiile apărute în timpul procesului de prelucrare;
Crearea unei biblioteci de șabloane pentru procesele de prelucrare a informațiilor într-o organizație.

12. Utilitarul EOS Desktop Service - extinde capacitățile de lucru în subsistemul „BUSINESS-WEB”:

asigură comunicarea cu sistemul de scanare (opțiunea „Scanare”), permițându-vă să scanați și să atașați imediat imagini electronice ale documentelor la cardurile de înregistrare direct în modul online în subsistemul „BUSINESS-WEB”. Scanarea către „DELO-WEB” poate fi efectuată fie folosind programul FineReader, fie direct din scaner (folosind două drivere),
vă permite să atașați mai multe imagini de document simultan la un card de document sau proiect de document prin interfața subsistemului „DELO-WEB”,
oferă posibilitatea de a edita fișiere de document direct în baza de date a sistemului „BUSINESS” prin interfața subsistemului „BUSINESS-WEB”.

13. Modulul de interfață „DELO-MEDO” și Electronic Interaction Server (SEV).

EDMS „DELO” lucrează în sistemul interdepartamental de management electronic al documentelor (MEDO). Folosind un modul pentru interfața cu sistemul interdepartamental de gestionare a documentelor electronice (IEDO) sau folosind un server de interacțiune electronică (CMEA), fluxul eficient de documente este construit în organizațiile cu o structură distribuită geografic.

Aceste subsisteme rezolvă următoarele sarcini:

înregistrarea și prelucrarea automată a documentelor în EDMS primite de la alte organizații - utilizatori ai sistemului de flux de documente interdepartamental sau intercorporativ. În același timp, înregistrarea și procesarea automată înseamnă că acestea sunt efectuate în întregime de sistemul MEDO sau CMEA fără participarea utilizatorului EDMS,
primirea automată a informațiilor despre trecerea și executarea unui document trimis în EDMS ale altor organizații - utilizatori ai sistemului MEDO sau CMEA și prezentarea acestor informații într-o formă convenabilă,
de asemenea, subsistemele MEDO și CMEA fac posibilă automatizarea completă a unei părți a operațiunilor: astfel, acestea vor fi efectuate de subsistemele MEDO sau CMEA fără nicio participare a utilizatorilor sistemului „DELO”. Astfel de operațiuni automate includ, în primul rând, următoarele: primirea unui document, verificarea repetății (dacă documentul este repetat, atunci subsistemele MEDO și CMEA îl transferă pentru înregistrare manuală sau refuză înregistrarea acestuia; dacă documentul nu este repetat, apoi sistemul îl înregistrează independent pe a lui). De asemenea, aceste două subsisteme automatizează legarea documentelor, crearea rezoluțiilor externe, generarea și transmiterea rapoartelor, primirea rapoartelor de către corespondent și prelucrarea rapoartelor în EDMS al corespondentului.

14. Sistem de livrare servicii publice(SOGU) și SED „DELO”

Sistemul de prestare a serviciilor de stat și municipale în formular electronic(SOGU) pe baza EDMS „DELO” vă permite să transferați în formă electronică procesul de furnizare a serviciilor electronice la toate nivelurile - federal, regional și municipal. Acest lucru este asigurat prin integrarea cu „Portalul Unificat al Serviciilor Statale și Municipale” (UPGU) prin Sistemul de Interacțiune Electronică Interdepartamentală (SMEI).

EDMS „DELO” împreună cu subsistemul SOGU automatizează următoarele funcții specifice necesare prestării serviciilor publice în formă electronică:

înregistrarea automată a cererilor de prestare a serviciilor publice primite de la „Portalul Unificat al Serviciilor Statale și Municipale” (EPGU), www.gosuslugi.ru;
acceptarea cererilor de prestare a serviciilor prin centre de servicii multifuncționale (MFC);
luarea în considerare și executarea aplicațiilor;
controlul asupra executării ordinelor (emiterea ordinelor și monitorizarea executării acestora);
crearea de solicitări către alte departamente pentru a obține informațiile necesare prestării serviciului;
primirea de răspunsuri la solicitările interdepartamentale în mod automat;
monitorizarea progresului procesării aplicației (viziuni de date personalizabile și formulare de raportare);
crearea unui istoric al procesării cererii;
actualizarea automată a stării cererii și transmiterea unui răspuns către solicitant în formă electronică – printr-un portal unic de servicii publice;
posibilitatea utilizării unei semnături electronice în orice procese de interacțiune interdepartamentală.

15. Soluții mobile: „Mobile Office”, „Executive Workstation”, soluții pentru tablete iPad („Executive Portfolio” și iSelf).

Soluțiile mobile EOS oferă managerilor de la diferite niveluri tehnologie pentru lucrul cu documente, permițându-le să utilizeze dispozitive mobile și tablete.

„Biroul mobil” vă permite să lucrați cu documente folosind dispozitive mobile (iPad, iPhone, smartphone-uri, comunicatoare, telefoane mobile) pe orice platformă prin e-mail. Acest subsistem este util pentru o gamă largă de angajați care lucrează adesea în afara biroului, situate în diferite locații. La birou, astfel de angajați folosesc contul sistemului „BUSINESS”, iar în afara biroului - subsistemul „Cont mobil” pe dispozitivul lor mobil. Lucrând în „Contul mobil” prin interfața de e-mail, un angajat are posibilitatea de a primi și trimite documente direct pe dispozitivul său mobil, de a vedea datele unui document primit, de a citi fișiere de document, de a face acțiunile necesare peste documente. După ce serverul primește un e-mail de la un dispozitiv mobil, sistemul „BUSINESS” înregistrează toate modificările care au avut loc cu documentul.

Subsistemul „Manager’s Workstation” implementează toate scenariile pentru lucrul cu un document pentru managerii care folosesc tablete și orice dispozitive mobile Windows (inclusiv tablete, laptopuri etc., care rulează Windows 7 și o versiune ulterioară). Managerii care folosesc „Locul de lucru automat al managerului” primesc documente pentru revizuire (cu rezoluții), pentru aprobare și avizare, precum și pentru aprobare și semnare. Datorită utilizării unei interfețe speciale ușoare la locul de muncă, managerul este complet concentrat pe documentul în sine, și nu pe munca de birou. Caracteristicile importante ale subsistemului sunt capacitatea de a opri lucrul la un document și de a salva modificările în orice etapă de lucru, precum și de a continua să lucreze în același mod în absența Internetului. Cheia este capacitatea de a lucra pe același dispozitiv, precum și utilizarea capacităților tehnice ale dispozitivelor în sine (capacitatea de a lucra fără tastatură, utilizarea unui ecran tactil, stilou, introducerea de informații audio și video, ca precum și metodele tradiționale de introducere a informațiilor).

Soluția „Manager’s Portfolio”, dezvoltată de compania „Business-IT” bazată pe componenta server a soluției „Manager’s Workstation”, implementează funcționalitatea munca mobila cu documente și vă permite să primiți rapid documente pentru aprobare, aprobare și semnare, să impuneți rezoluțiile necesare (inclusiv rezoluții vocale), să căutați printre documentele deja primite și, de asemenea, dacă este necesar, să utilizați o semnătură electronică pentru aprobarea și semnarea documentelor. Utilizarea „Portofoliului managerului” este posibilă atât atunci când este conectat la o rețea locală sau la Internet, cât și offline.

Soluția iSelf, o dezvoltare comună a EOS și Flexis, oferă o interfață vizuală și intuitivă familiară utilizatorilor de iPad, oferind posibilitatea de a implementa toate scenariile tipice pentru procesarea documentelor electronice cu simplitatea și comoditatea celor pe hârtie, inclusiv editarea documentelor folosind capabilitățile de scriere de mână. , impunând rezoluții (inclusiv grafică și voce, precum și prin selectarea rezoluțiilor standard din listă). Interfața bine gândită a aplicației vă permite să obțineți rapid informațiile analitice necesare pe un document, să faceți o selecție a informațiilor necesare folosind un sistem de filtrare, să selectați executanții potriviți de ordine și să vă familiarizați cu rezultatele implementării acestora.

Soluțiile pentru tablete iPad vă permit să:

primi documente electronice pentru revizuire, semnare, aprobare,
impune rezoluții text și audio pe documente,
utilizați texte standard și selectați interpreți dintr-o listă cu fotografii,
avizează și semnează documente electronice,
efectuați modificări ale documentelor nefinalizate folosind funcționalitatea iPad (barat, subliniați în textul documentului, introduceți comentariile dvs., inclusiv înregistrarea audio);
caută rapid documentele necesare(din acele documente care au fost deja primite de manager în subsistem) folosind căutarea full-text sau folosind filtre.

Beneficiile soluțiilor iPad pentru directori.

Simplitatea și comoditatea interfeței. Datorită utilizării unei interfețe speciale pe tableta iPad, managerul este complet concentrat pe documentul în sine, și nu pe munca de birou.

Ușurință în utilizare. Abilitatea de a lucra pe o tabletă iPad atât la birou, cât și în afara acesteia.

Comoditatea introducerii informațiilor. Soluțiile pe iPad acceptă toate opțiunile obișnuite pentru lucrul pe o tabletă.

Abilitatea de a lucra offline. Puteți întrerupe lucrul la un document și salva modificările în orice etapă de lucru și, de asemenea, puteți continua să lucrați în același mod în absența Internetului. Absența unei rețele va fi complet invizibilă pentru utilizator, iar la apariția rețelei, informațiile introduse de manager vor fi trimise automat către serverul sistemului „BUSINESS”.

În 2016, URALGAZREMONT LLC (Ufa, Republica Bashkortostan) a finalizat implementarea sistemului electronic de gestionare a documentelor „DELO”. Software-ul a fost furnizat de partenerul EOS Medialux (Ufa). Clientul a efectuat implementarea EDMS și l-a pus în funcțiune pe cont propriu.

Dezvoltarea treptată a sistemului de management al documentelor creat pe baza EDMS „DELO” în administrația orașului Ryazan este în curs de trei ani. Scopul final al acestui proiect este de a crea un sistem electronic unificat de gestionare a documentelor pentru întreaga „verticală” a organismelor guvernamentale locale din Ryazan, precum și de a organiza fluxul de documente interdepartamental.

La sfârșitul lunii martie 2016, compania Gazprom Kârgâzstan, monopolist în importul de gaze naturale în Republica Kârgâzstan, a finalizat implementarea sistemului de management al documentelor „DELO” la sediul central și la sucursale. Proiectul a fost implementat de KS-Consulting (Barnaul), partener al EOS.

La sfârșitul anului 2015, Administrația Districtului Municipal Leninsky din Regiunea Moscova a finalizat un proiect de trecere de la sistemul de gestionare a documentelor utilizat anterior la EDMS „DELO” al companiei EOS.

Sistemul DIRECTUM a înlocuit Delo EDMS la Gazprom Gas Engine Fuel LLC. Specialiștii DIRECTUM au automatizat procesele cheie de afaceri ale organizației și au conectat angajații a 9 filiale ale companiei situate în fusuri orare diferite pentru a lucra. Proiectul s-a desfășurat în două etape, în una dintre acestea a fost testat noua abordare la implementarea unui sistem ECM.

De la începutul anului 2016, Spitalul Clinic Districtual (DCH) din orașul Khanty-Mansiysk a trecut complet la gestionarea electronică a documentelor. În prezent, este desfășurat într-o instituție bazată pe produsul emblematic al companiei EOS - EDMS „DELO” la 250 de stații de lucru.

OCR folosește EDMS „DELO” în aparatul său din 2013. Una dintre cele mai importante domenii ale automatizării este traducerea documentelor în formă electronică. În acest scop, clientul a achiziționat licențe pentru opțiuni suplimentare pentru EDMS - „Scanare”, „Scanare în flux”, „Imprimare cod de bare”, precum și echipamente aferente.

Compania Office-Doc, partener EOS din Sankt Petersburg, a finalizat un proiect de implementare a unui sistem electronic de gestionare a documentelor în biroul Comisarului pentru Drepturile Omului din Sankt Petersburg. Proiectul a fost implementat pe baza EDMS „DELO”.

Din august 2014, administrația districtului orașului Sibay s-a alăturat numărului de organisme guvernamentale locale din Republica Bashkortostan care au ales EDMS „DELO” pentru menținerea fluxului de documente intern. În această organizație, cu ajutorul EDMS „DELO”, procesele de înregistrare sunt automatizate, se formalizează proceduri de monitorizare și pregătire a informațiilor analitice privind execuția documentelor. Proiectul a fost implementat de Medialux, partener EOS în această regiune.

În organe puterea de stat al Republicii Osetia de Nord-Alania (RON-A) din 2011, prin eforturile specialistilor din Comisia RNO-A pentru Tehnologii Informatice si comunicatii de masa EDMS „DELO” este în curs de implementare.

Unul dintre cele mai mari aeroporturi rusești, Aeroportul Internațional JSC Kazan (Republica Tatarstan), folosește din 2010 sistemul electronic de gestionare a documentelor DELO și subsistemul DELO-WEB, dezvoltat de compania Electronic Office Systems. Până în prezent, sistemul de management al documentelor din Kazan Airport are 75 de utilizatori, ceea ce a făcut posibilă automatizarea completă a operațiunilor standard de flux de documente interne.

Comitetul executiv al celei mai mari coaliții de organizații socio-politice din Rusia „FRONTUL POPORULUI PENTRU RUSIA” a finalizat implementarea pilot a sistemului electronic de gestionare a documentelor „DELO”. Proiectul a afectat biroul central al Comitetului Executiv și a rezolvat problemele de automatizare a suportului documentar al proceselor de afaceri, precum și crearea unei arhive electronice.

Teritoriul Trans-Baikal continuă să dezvolte un sistem regional de gestionare a documentelor electronice creat pe baza EDMS „DELO”, produsul emblematic al companiei Electronic Office Systems. În toamna acestui an, funcționarilor li s-au pus la dispoziție locuri de muncă ale subsistemului „DELO-Web”. administratiile municipale nivelul de decontare.

Motivul introducerii EDMS la PromServisBank a fost necesitatea stabilirii schimbului de documente electronice în sediul central. Vechea schemă, conform căreia documentele erau tipărite și transmise pe hârtie, nu îndeplinea în primul rând criteriile de eficiență și era, de asemenea, consumatoare de resurse în ceea ce privește costurile de imprimare. EDMS DELO a fost ales ca canal de transmitere a documentelor, ideal pentru organizațiile cu flux de documente formalizat, testat cu mii de clienți din Rusia și CSI.

Automatizarea managementului documentelor, crearea unui spațiu informațional unificat, oferind locuitorilor orașului acces la informații despre activitățile municipalității cu capacitatea de a „ feedback„- acestea sunt cele trei componente ale proiectului implementat în Administrația districtului urban Strezhevoy (regiunea Tomsk) de către compania KS-Consulting, partener EOS în Siberia și pe Orientul Îndepărtat. Aceste sarcini au fost rezolvate prin modernizarea site-ului oficial al administrației locale a orașului, precum și prin integrarea sistemelor electronice de gestionare a documentelor „DELO” și eDocLib instalate în organizație cu site-ul actualizat.

Motivul introducerii unui sistem electronic de gestionare a documentelor a fost creșterea volumului documentelor și problemele rezultate în găsirea informațiilor necesare. Sarcina de a organiza un control adecvat asupra executării documentelor și instrucțiunilor asupra acestora a devenit, de asemenea, urgentă. În același timp, a fost necesară automatizarea procesului de pregătire și aprobare a proiectelor de documente - comenzi, instrucțiuni și contracte.

Printre organele guvernamentale control financiar, folosind sistemul electronic de gestionare a documentelor „DELO”, a aderat Camera de Control și Conturi din Sankt Petersburg. În toamna acestui an, compania Office-Doc, Partenerul de Aur al EOS din Sankt Petersburg și Districtul Federal de Nord-Vest, ca parte a primei etape a proiectului de automatizare a fluxului de documente, a furnizat și implementat software în Camera de Conturi - Stațiile de lucru EDMS „DELO”, subsistemul „DELO-Web” .

În Republica Khakassia, din 2001, a fost implementat un proiect de creare a unui sistem electronic de gestionare a documentelor în autoritățile executive. EDMS „DELO”, dezvoltat de compania EOS, a fost ales ca sistem de bază pentru automatizarea fluxului de documente în Guvernul Republicii și ministerele și departamentele regionale.

În urmă cu puțin peste un an, guvernul Republicii Osetia de Nord-Alania a decis să folosească sistemul „DELO”, dezvoltat de EOS, ca platformă software unificată pentru automatizarea fluxului de documente în autoritățile republicane. În prima etapă a proiectului, toate direcțiile Administrației șefului și Guvernului Republicii, precum și toate autoritățile executive, au fost conectate la sistem.

Administrația așezării urbane Solnechnogorsk se va alătura în curând numărului de municipalități din regiunea Moscovei care utilizează sistemul DELO pentru a automatiza fluxul de documente. Municipalitatea a început o examinare înainte de proiect a fluxului de documente, dezvoltarea unei scheme EDMS și pregătirile pentru instalarea stațiilor de lucru ale sistemului „DELO” și subsisteme suplimentare sunt în curs.

Înainte de implementarea sistemului „DELO”, Administrația a folosit un program dezvoltat de o organizație terță. Chiar și în etapa de alegere a unui sistem, avantajele funcționale ale EDMS „DELO” au fost evidente, iar acest lucru a fost confirmat pe parcursul dezvoltării proiectului. A fost de mare importanță faptul că sistemul este îmbunătățit constant de către dezvoltatori, ținând cont nu numai modificările curente legislația internă, dar și nevoile tot mai mari ale clienților.

Primele locuri de muncă EDMS „DELO” au fost instalate în direcția generală a Administrației Regionale, Direcția Principală. agriculturăși Direcția Generală Economie și Investiții. Ulterior, a avut loc o extindere treptată a numărului de autorități acoperite de EDMS, numărul de locuri de muncă a crescut și au fost introduse opțiuni și subsisteme suplimentare („Flow Scanning”, „Arhive BUSINESS,” etc.).

Controla Serviciul federal pentru supraveghere în domeniul protecției drepturilor consumatorilor și al bunăstării umane în regiunea Tula lucrează în sistemul electronic de management al documentelor „DELO” din 2011. Mijloacele sistemului automatizează contabilizarea documentelor primite, precum și procesele specifice de gestionare a documentelor ale Departamentului - luarea în considerare a contestațiilor cetățenilor și înregistrarea documente de reglementare despre efectuarea controalelor.

De la începutul anului 2013, fluxul de documente al Dumei din districtul orașului Tolyatti a fost realizat în sistemul electronic de gestionare a documentelor „DELO”. La alegerea unui sistem de management al documentelor care să înlocuiască programul în vigoare la acea vreme, specialiștii Dumei au studiat proiecte de implementare a EDMS DELO în regiunea Samara, precum și experiența colegilor din organele reprezentative ale altor regiuni. Primăria Togliatti a dezvoltat în mod activ fluxul de documente bazat pe DELO EDMS de 10 ani, iar specialiștii Duma au putut să se familiarizeze foarte bine cu sistemul, să-i evalueze capacitățile și interfața.

O altă universitate din Belarus a implementat un sistem de automatizare de birou și de gestionare a documentelor electronice „CAZ electronic”. Implementarea produsului în Instituția de învățământ privată „BIP-Institutul de Drept” și filialele sale din Grodno și Mogilev a fost raportată de partenerul EOS – Electronic Business LLC.

Suport informațional pentru activitățile Administrației Districtului Kashar

raport de practică

Sistem electronic de gestionare a documentelor „SED Delo”

Sistemul „BUSINESS” este un produs complet, replicabil, care rezolvă problemele de automatizare a biroului și fluxul de documente electronice pentru majoritatea organizațiilor. Sistemul „DELO” asigură atât automatizarea muncii clasice de birou, cât și gestionarea completă a documentelor electronice. Acest lucru vă permite să creați o soluție pentru automatizarea complexă la orice nivel, precum și să faceți tranziția fără probleme și fără riscuri tehnologii moderne management.

În funcție de nevoile clientului, sistemul poate fi utilizat pentru a implementa: Automatizarea muncii tradiționale (de hârtie) de birou; Managementul documentelor complet electronic (introducerea tehnologiilor fără hârtie); Flux mixt hârtie-document electronic.
„DELO” este un produs extrem de personalizabil, care are capacități ample de adaptare la caracteristicile oricărei organizații.

Funcții de bază.

Oferă întregul ciclu de viață al unui document într-o organizație, de la crearea unui document nefinalizat până la anulare și transfer în arhivă. Lucrați cu documentele de intrare și de ieșire. Înregistrarea, controlul și contabilizarea corespondenței de intrare și de ieșire. Înregistrarea documentelor trimise prin e-mail în mod automatizat, inclusiv a celor protejate prin semnătură electronică. Impunerea rezoluțiilor, monitorizarea execuției, redactarea și revizuirea rapoartelor privind rezoluțiile. Transmiterea documentelor pentru execuție în cadrul organizației pe rute specificate. Căutare rapidă pentru toate detaliile cardului de înregistrare, capacitatea de a salva și de a utiliza interogări complexe de căutare. Ștergerea documentelor pentru depozitare și posibilitatea de a le transfera în depozitul de arhivă. Lucrul cu documentele interne ale organizației. Ciclul complet de lucru cu proiectele de documente este acceptat. Formarea instrucțiunilor pe baza documentelor. Negocierea contractelor. Gestionarea trecerii și controlul executării actelor colegiale cu multe decizii. Predarea documentelor avizate către angajați pentru revizuire și executare. Controlul trecerii și executării documentelor. Gestionarea accesului la documente. Crearea și stocarea șabloanelor de documente. Asigurarea securității informațiilor. Diferențierea drepturilor de acces ale utilizatorilor la documente. Înregistrarea acțiunilor utilizatorului. Utilizarea metodelor de protecție a informațiilor criptografice - semnătură digitală și criptare.

Capacitățile sistemului.

Fig. 3. Configurarea sistemului în strictă concordanță cu structura organizației și metodele de management existente și procedurile de flux de documente.

Sistemul „DELO”, dezvoltat de EOS, este o soluție cuprinzătoare care asigură automatizarea proceselor de birou pentru companii de diferite dimensiuni și domenii de activitate, precum și menținerea fluxului de documente complet electronic în organizație. Sistemul „DELO” este utilizat eficient atât în mici societăţi comerciale, și în structuri de holding distribuite și departamentale. Poate oferi management electronic al documentelor pentru orice întreprindere și orice organizație, precum și să îmbunătățească eficiența și calitatea muncii angajaților cu documente. Aceasta, la rândul său, optimizează procesele de afaceri ale organizațiilor de orice profil și scară.

În prezent, programul de gestionare a documentelor electronice al întreprinderii DELO este cel mai răspândit în Rusia, este de fapt un standard industrial.

Fig 4. Avantajele EDMS „DELO”

Completitudinea tehnică a soluției. EDMS „DELO” se distinge prin funcționalitatea completă, disponibilă imediat după cumpărare. Aceasta include automatizarea muncii de birou, coordonarea, controlul executării comenzilor și multe altele. Deoarece software-ul pentru fluxul de lucru al companiei include deja fiecare dintre aceste caracteristici, nu trebuie să plătiți pentru ele separat. Pregătirea de a lucra în Sistemul electronic de management al documentelor interdepartamentale (EDF).

Deja, EDMS „DELO” este complet gata să funcționeze în MEDO. Din 2009, EOS participă la dezvoltarea proiectului MEDO și are soluții gata făcute pentru interacțiunea interdepartamentală. Sistemul de furnizare a serviciilor de stat și municipale în formă electronică (SOGU) bazat pe EDMS „DELO” vă permite să transferați în formă electronică procesul de furnizare a serviciilor electronice la toate nivelurile - federal, regional și municipal. EDMS „BUSINESS” funcționează cu cererile cetățenilor (inclusiv luarea în considerare a SNILS în directorul cetățenilor). Ușoare și instalare rapidăși configurația (inclusiv de către client) fac DELO EDMS atractiv pentru toți clienții. Unii economisesc bani pe o soluție în cutie care include toate funcționalitățile de birou, în timp ce alții sunt atrași termene scurte punerea în funcțiune și posibilitatea implementării independente.

Fig 5. Flux de documente de înaltă calitate în organizație: sarcini de rezolvat

Birou - înregistrarea documentelor de orice tip în conformitate cu cerințele SDOU de stat; înregistrarea contestațiilor cetățenilor; suport pentru semnătură electronică; flux convenabil și simplu de documente pe hârtie și electronice în orice organizație.

Pregatirea corespondenței de ieșire - sortarea documentelor de ieșire în funcție de registre pentru expediere; tipărirea registrelor pentru trimiterea documentelor, plicurilor, pachetelor etc. Asigurarea lucrului cu corespondența lot (alocarea automată a codului de bare trimiteri poștale, tipărirea plicurilor și registrelor cu coduri de bare atribuite, generarea documentației electronice pentru corespondența lot).

Comenzi - crearea si lucrul cu comenzi de orice imbricare si ramificare; lucrul cu proiecte de sarcini; numirea executorilor interni si externi; comenzi de control și necontrol; informarea cu privire la sosirea de noi comenzi la birou.

Monitorizarea executării comenzilor - vizualizarea rapoartelor de execuție și eliminarea comenzilor de sub control.

Aprobare - setări flexibile pentru procesul de aprobare; crearea diferitelor rute de avizare pentru diverse documente;

Procese de afaceri - fluxul de documente al unei întreprinderi de orice complexitate; personalizare pentru o anumită sarcină; munca procesului pentru orice eveniment - de la înregistrare la semnarea unui document.

Contul mobil este o soluție universală care oferă acces la toate caracteristicile principale ale EDMS folosind aproape orice dispozitiv mobil (tablete, smartphone-uri, comunicatoare, telefoane mobile etc.) Organizarea interacțiunii cu drepturi depline a EDMS cu controlul trecerii documentelor în organizațiile destinatare.

Scanare, inclusiv scanare in-line - traducerea documentației în formă electronică; înregistrarea automată a documentelor recunoscute; imprimare și recunoaștere a codurilor de bare.

Intocmire rapoarte - intocmire si tiparire formulare de raportare; statistici; rapoarte personalizate; selecția de șabloane pentru tipărirea rapoartelor.

Acces web - complet lucru la distanță cu acte; executarea comenzilor; controlul executiei; coordonare; căutare.

Semnătura electronică (ES) - dosare de semnare și detalii documente; utilizați la semnarea și acordul; introducerea manuală a informațiilor (semnătură fax, comentariu, raport).

Fluxul de documente semnificativ din punct de vedere juridic al unei întreprinderi - o soluție pentru organizarea fluxului de documente semnificativ din punct de vedere juridic de orice scară; o semnătură electronică (ES) este echivalentă cu o semnătură de mână; crearea și verificarea unei semnături electronice; criptarea mesajelor; timbre de timp; suport pentru toți furnizorii de criptografii utilizați în Federația Rusă.

Protocoale - vizualizarea tuturor acțiunilor efectuate în sistem Integrare - structura descrisă a sistemului; Disponibilitatea API-ului.

Caracteristici și beneficii ale EDMS „DELO”

Sprijină toate funcțiile principale din domeniul fluxului de documente al unei întreprinderi: înregistrare, control execuție, rutare, diverse rapoarte, căutare convenabilă, anulare. Toate aceste funcții sunt incluse în livrarea standard a EDMS „DELO”, astfel încât nu este nevoie să achiziționați module suplimentare. Delegarea de autoritate pentru a lucra cu documente vă permite să atribuiți drepturi de acces la birourile funcționarilor, introducerea rezoluțiilor, controlul și. executa ordine, avizează și semnează documente, precum și vă permite să transferați cazuri când un angajat pleacă în vacanță sau este concediat.

Interfață ușor de utilizat și intuitivă Introducerea rapidă a informațiilor, care se distinge prin programul de flux de documente (mulțumită înlocuirii automate și listelor texte standard), ajută la lucrul cu un număr mare de documente, petrecând un minim de timp Mecanismele eficiente de limitare a accesului diferiților utilizatori la documente și la funcțiile sistemului fac posibilă determinarea modului și cu ce documente vor lucra angajații EDMS suportul pentru munca tradițională de birou vă permite să treceți fără probleme și fără riscuri de la munca de birou „pe hârtie” la tehnologiile moderne de gestionare a documentelor electronice Ușurința de instalare și configurare (inclusiv de către Client), precum și timpii scurti de punere în funcțiune asigură implementarea rapidă a un program de gestionare a documentelor electronice Configurarea sistemului în strictă concordanță cu structura organizației și regulile și ordinea acceptate, facilitează transferul angajaților în formă electronică, ceea ce facilitează tranziția la managementul documentelor electronice este scalabil, adică posibilitate aproape nelimitată de „extindere a acoperirii”. De la mai multe unități la câteva mii de utilizatori pot lucra simultan în EDMS „DELO”.

„Cont mobil”- o soluție universală care oferă acces la toate capabilitățile de bază EDMS folosind aproape orice dispozitiv mobil (tablete computere, smartphone-uri, comunicatoare, telefoane mobile etc.).

„Postul de lucru al managerului”- lucru comod și vizual cu documente electronice oriunde și în orice moment, folosind o tabletă sau un laptop.

„Server de interacțiune electronică (CMEA)”- organizarea interacțiunii depline a sistemelor electronice de gestionare a documentelor cu controlul trecerii documentelor în organizațiile destinatare.

"Informator". Ca alternativă la versiunea în cutie a „Anuntor de cabinet”, este posibilă extinderea funcționalității utilizând un sistem de informații pentru utilizator cu licență separată - modulul „Informer”. În funcție de setări, acest modul informează utilizatorul despre o serie de evenimente din contul său.

„Fluxul de documente semnificativ din punct de vedere juridic al unei întreprinderi”- o soluție care utilizează un complex criptografic care asigură lucrul cu drepturi depline cu documente electronice semnificative din punct de vedere juridic. Dacă este necesar să se acorde semnificație juridică managementul documentelor electronice, această decizie poate fi implementat atât la implementarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS), cât și într-un EDMS deja funcțional.

„Scanare flux”- conversia în masă a documentelor pe hârtie în formă electronică, care scutește angajații de a efectua operațiuni de rutină de scanare separat a fiecărui document.

„DELO-Web”- acces web la toate datele și funcțiile, datorită căruia angajații pot lucra cu documente la fel de complet ca la birou, în timpul unei călătorii de afaceri sau în afara biroului.

„DELO-1S”- integrarea EDMS „DELO” și „1C” face posibilă implementarea fluxului de documente financiare al întreprinderii.

"Managementul proceselor"- această opțiune ajută specialiștii în domeniul managementului proceselor de proiectare și să creeze procese de afaceri arbitrare (de exemplu, proceduri arbitrare pentru aprobarea documentelor etc.).

„Alerte și notificări”- această opțiune este folosită pentru a notifica în timp util angajații prin e-mail despre sosirea unui nou document, comandă etc.

Prezența unei interfețe API deschise face posibilă integrarea sistemului „DELO” cu orice sisteme informatice și programe de afaceri utilizate de organizația client.

Fiabilitatea și funcționarea neîntreruptă a sistemului este confirmată de faptul că clienții EOS lucrează de mulți ani în DELO EDMS și își extind în mod constant domeniul de utilizare. Aceștia sunt atrași de sistem și de faptul că acesta este implementat în cel mai scurt timp posibil.

„BUSINESS” este o soluție industrială în cutie, care nu necesită intervenția constantă a specialiștilor și costuri financiare suplimentare pentru plata serviciilor lor. Implementarea cuprinzătoare a managementului electronic de documente bazată pe o astfel de soluție de afaceri oferă un rezultat tangibil și de înțeles interpreți și management.

EDMS „DELO” respectă cerințele legislative, de reglementare și metodologice în domeniul managementului documentelor, atât rusești cadrul de reglementare, și standardele internaționale, precum și cerințele de securitate a informațiilor.

Sistemul „BUSINESS” este un produs complet, replicabil, în cutie, conceput pentru a rezolva problemele de automatizare de birou pentru diverse organizații. Ușurința implementării sale și ușurința în utilizare se datorează proprietăților unice ale sistemului.

1. Înregistrarea documentelor

Înainte de a începe să lucrați cu un document, acesta trebuie introdus în sistem, adică. registru. Sunt înregistrate atât documentele primite din exterior, cât și cele create în cadrul organizației: scrisori, comenzi, contracte, contestații ale cetățenilor etc.

În timpul înregistrării, este generată un card de control al înregistrării (RC), în care sunt introduse informații despre document, iar sistemul atribuie automat un număr în conformitate cu șablonul specificat. Republica Kazahstan conține un set complet de metadate și detalii prevăzute de standardele muncii de birou din Rusia. Fișierele care conțin texte sau imagini grafice ale documentelor în sine pot fi atașate cardului.

Pentru a reflecta specificul departamental sau al industriei, compoziția domeniilor Republicii Kazahstan poate fi extinsă prin crearea de detalii suplimentare.

Sistemul vă permite să înregistrați automat documentele trimise prin e-mail, inclusiv cele echipate cu semnătură digitală electronică (EDS). Pentru documentele pregătite folosind MS Word și Excel, a fost implementată și o procedură simplificată de înregistrare direct din mediul editor familiar utilizatorului.

Pentru a facilita și accelera procedura de înregistrare, sunt utilizate următoarele instrumente:

specificarea valorilor de detaliu completate automat (implicit);

completarea detaliilor prin selectarea valorii dorite dintr-un director preconfigurat;

o listă a celor mai frecvent utilizate texte standard;

stabilirea de legături către alte documente;

atribuirea unui document la rubrici tematice etc.

Top

2. Lucrul cu fișiere (documente electronice)

Fișierele de orice format care conțin text sau imagini grafice ale documentelor pot fi atașate cardului de înregistrare. Fișierele sunt înregistrate în baza de date a sistemului „DELO”, ceea ce garantează siguranța acestora, după care pot fi șterse de pe computerul local al utilizatorului. În același timp, sistemul asigură lucrări cu drepturi depline cu fișierele: vizualizare, editare, ștergere, semnare cu semnătură digitală electronică, diferențiere a drepturilor de acces (atât la nivelul Republicii Kazahstan, cât și documentul electronic în sine).

Traducerea documentelor de pe hârtie în format electronic

Sistemul oferă posibilitatea de a scana și de a recunoaște documente pe hârtie direct din interfața cardului de înregistrare și atașează automat fișierele primite în Republica Kazahstan (opțiunea „Scanare”).

Pentru organizațiile cu un flux mare de documente, a fost implementată capacitatea de a introduce în masă documente pe hârtie în sistem și de a le recunoaște imagini electronice. Acest lucru reduce semnificativ costurile cu forța de muncă pentru introducerea informațiilor și creează premisele pentru tranziția la gestionarea electronică a documentelor. (Opțiunea „Scanare în flux”).

Tehnologia de scanare a fluxului este următoarea. Când vă înregistrați pe un document (pe primul sau pe un document separat ardezie curată) este tipărit un cod de bare unic atribuit de sistem. Conține un unic numărul de identificare documentul și regulile de prelucrare a acestuia.

În timpul procesului de scanare și recunoaștere, sistemul analizează codul de bare și procesează documentele scanate în conformitate cu informațiile specificate în acesta. Rezultatele scanării obținute într-un format dat sunt atașate automat la RC-urile corespunzătoare.

Sistemul oferă posibilitatea de a configura în mod flexibil parametrii de scanare a fluxului:

locația codului de bare pe un document sau o foaie de hârtie goală;

suport pentru lucrul cu un scanner pe două fețe;

metoda de prelucrare (creare imagine grafică, fișier text sau o versiune combinată);

formate de imagine (TIFF, GIF, JPG, PNG) și recunoaștere (TXT, RTF, DOC, HTML, CSV, DBF, XLS, PDF);

Începând cu versiunea 8.9.7, a devenit posibilă tipărirea unui cod de bare din documentul unui document pe o bandă specială de către un utilizator care are acces la funcția „Imprimare cod de bare”. Este posibil să deschideți un document citind un cod de bare din documentul original folosind un scaner de mână. De asemenea, a devenit posibilă căutarea documentelor prin cod de bare.

Pentru a implementa această funcție, utilizați software ABBYY - FineReader 6.0 sau 7.0 Scripting Edition. Pentru mai multe detalii vezi http://www.abbyy.ru

Top

3. Lucrați cu comenzi (emitere, execuție și control)

Sistemul oferă lucru cu mai multe tipuri de comenzi:

rezoluție - ordin emis de un funcționar autorizat pe baza unui document;

clauză - o instrucțiune conținută în textul documentului în sine și fără un autor anume;

rezoluție subordonată - nu se referă la documentul în ansamblu, ci la paragraful sau rezoluția sa individuală; sistemul vă permite să urmăriți ierarhia rezoluțiilor de orice complexitate, indiferent de numărul acestora;

proiect de rezoluție - o versiune preliminară a unei rezoluții care necesită aprobarea conducerii.

Managerii pot introduce instrucțiuni și le pot trimite automat artiștilor executanți, delegând puteri de control unor funcționari special desemnați sau departamentelor de control. Sistemul acceptă lucrul cu orice număr de instrucțiuni pe un document, fiecare având propriile sale persoane implicate (autori, controlori și executori). Astfel, toți funcționarii interesați sunt asigurați instrumente eficiente pentru ușurința controlului și executării documentelor.

După introducerea instrucțiunilor, documentele sunt trimise automat artiștilor interpreți în conturile lor de lucru în sistemul „BUSINESS”. Funcționarul care a primit documentul poate fie să-l execute el însuși și să introducă raportul corespunzător în sistem, fie, prin rezoluția sa, să transmită documentul în continuare unor interpreți de nivel inferior.

Pentru documentele de control pentru care a fost introdus o comandă, se urmăresc automat termenele de execuție și sunt evidențiate documentele cu termene de execuție expirate; Sistemul informează automat utilizatorul despre încălcarea termenului limită de revizuire sau executare a documentelor și vă permite să primiți rapoarte privind executarea documentelor de control. Controlul poate fi efectuat și prin căutarea documentelor folosind detaliile ordinelor de control.

Scoaterea de sub control are loc după primirea raportului final de la antreprenor. Când o comandă este eliminată de sub control, informațiile despre aceasta sunt șterse automat din toate conturile de sistem.

Top

4. Birouri

Sistemul oferă utilizatorului un „loc de muncă virtual” - al lui cont personal, care oferă instrumente convenabile pentru lucrul cu documentele: emiterea, monitorizarea și executarea comenzilor, aprobarea și semnarea proiectelor etc.

Biroul este un set de dosare în care sunt grupate documentele primite pe numele unui funcționar: trimise spre aprobare sau semnare, în așteptarea unei rezoluții, supuse controlului, acceptate spre executare etc.

Distribuirea în foldere de birou vă permite să organizați un număr mare de documente în munca dvs. curentă.

Dosare de cabinet:

"Primit"

„La performanță”

"La control"

"La conducere"

„În evaluare”

„Managementul proiectelor de documente”

"La vedere"

— Pe semnătură.

Sistemul oferă mijloace dezvoltate de informare a proprietarului contului cu privire la sosirea de noi documente în dosare sau modificările stării acestora.

Datorită unei interfețe clare, care este cât mai apropiată de sarcinile reale ale utilizatorului, este extrem de ușor să determinați cu ce documente lucrează un funcționar și în ce stadiu de execuție se află acestea. Atât interfața, cât și setul de funcții disponibile pot fi configurate individual pentru fiecare utilizator al sistemului.

A avea propriile „stații de lucru” ale angajaților face posibilă organizarea convenabilă a muncii în comun cu documentele unui număr mare de funcționari. În plus, contul este și unul dintre mijloacele eficiente de asigurare a securității informațiilor confidențiale, datorită capacității de a limita drepturile utilizatorilor de a le accesa.

Instrumentele biroului și principiile de lucru din acesta iau în considerare pe deplin tehnologiile acceptate de lucru de birou, precum și distribuția tradițională a responsabilităților și „rolurilor” participanților la fluxul de documente. În special, managerii și alți funcționari responsabili au posibilitatea de a delega o parte din atribuțiile lor asistenților sau secretariatului - de exemplu, funcțiile de emitere a instrucțiunilor, de monitorizare a executării acestora etc. (la fel cum este adesea cazul în realitate).

Top

5. Lucrul cu proiecte de documente

Toate documentele trimise trec prin etapa de proiect în timpul procesării. Sistemul suportă întregul ciclu de lucru cu proiecte: crearea, editarea cu salvarea versiunilor anterioare, coordonarea și aprobarea (semnarea) și, în final, înregistrarea unui document de ieșire sau intern creat pe baza proiectului.

Pentru a lucra cu proiecte, se folosește un tip special de card de înregistrare, care conține un set de detalii speciale.

Antreprenorul care elaborează proiectul de document indică oficialii de aprobare și semnare, precum și traseul de deplasare a proiectului între aceștia (secvențial sau paralel).

Funcționarii cărora le este trimis documentul se pot familiariza cu conținutul acestuia și pot face ajustări. Editarea se poate face prin corectarea versiunii curente, atașarea unui fișier cu comentarii la card sau prin crearea noua versiune proiect. Sistemul acceptă lucrul cu un număr nelimitat de versiuni, ceea ce vă permite să organizați convenabil munca colectivă cu un proiect, să urmăriți și să organizați eficient crearea diferitelor sale versiuni și, dacă este necesar, să reveniți la versiunea anterioară în orice etapă a procesului de aprobare. .

În cazul în care funcționarul este mulțumit de conținutul proiectului, acesta îl poate aviza sau semna în formă electronică, inclusiv folosind un suport electronic personal. semnătură digitală(EDS). Starea proiectului, care reflectă progresul aprobării și semnării, este actualizată automat și afișată la locul de muncă al contractantului.

După ce a parcurs toate etapele procedurii de aprobare, proiectul aprobat devine în execuție sau document intern, care trebuie înregistrată în sistem. Cardul lui de înregistrare este creat automat pe baza RC al proiectului.

Top

6. Recepția și distribuirea externă a documentelor

Nivelul actual de dezvoltare a relațiilor de conducere și a mijloacelor de comunicare duce la o creștere constantă a volumului corespondenței oficiale. În organizațiile mari cu flux semnificativ de documente, divizii separate - expediții - sunt create special pentru procesarea acestuia. În legătură cu această condiție importantă pentru creare sistem eficient fluxul de documente este automatizarea funcțiilor de primire și trimitere a documentelor de intrare și de ieșire, atât în formă electronică, cât și pe hârtie.

Pentru a facilita procesarea documentelor transmise prin e-mail, sistemul „DELO” acceptă lucrul cu compatibil MAPI programe de mail, incl. cu MS Outlook. Utilizatorul are următoarele opțiuni:

primirea și trimiterea documentelor prin e-mail din interfața sistemului;

înregistrarea automată a documentelor primite;

semnarea mesajului trimis cu o semnătură digitală electronică;

criptarea mesajelor folosind mijloace criptografice de protecție;

control asupra notificărilor de înregistrare a documentelor (în sistemul „DELO” instalat în organizația destinatară).

Documentele pe hârtie pot fi trimise prin poștă, curier sau curier. Pentru a organiza expedierea unui număr mare de documente de ieșire, este necesar să se țină evidența acestora prin înscrierea lor în registre speciale, în conformitate cu care documentele sunt transferate pentru trimitere (contra semnături). Cu tehnologia tradițională, se folosesc formulare de registru stabilite pentru aceasta. Documentele sunt distribuite între ele în funcție de tipul și costul articolului, de categoria destinatarului etc.

Sistemul „DELO” vă permite să simplificați și să automatizați semnificativ procesul de compilare a registrelor, care necesită multă muncă.

Toate documentele trimise care urmează să fie trimise și care au o destinație externă sunt plasate automat într-un folder separat. Sistemul poate fi configurat pentru orice număr de tipuri de expediere și categorii de destinatari, precum și pentru tipurile de registre destinate acestora.

Un angajat sau un secretar al expediției poate pregăti un buletin informativ electronic, folosind instrumente convenabile pentru sortarea documentelor în registre, formula conținutul pachetelor și imprima registre și plicuri gata făcute.

Sistemul oferă, de asemenea, un mecanism convenabil de căutare pentru conținutul registrelor, care permite, dacă este necesar, accesarea rapidă a unui document trimis anterior.

Top

7. Mișcarea documentelor în cadrul organizației

Pe lângă distribuția externă, un document în proces de lucru cu acesta poate fi mutat în cadrul organizației între diverși oficiali (divizii). Transmiterea automată a documentelor printr-o rețea locală simplifică și accelerează foarte mult schimbul de informații și interacțiunea dintre angajați.

Sistemul vă permite să trimiteți un card de înregistrare cu fișiere atașate la biroul oricărui angajat. În același timp, documentul în sine este stocat pe server și un link sub forma unei înregistrări despre document este afișat în folderul de birou. În acest fel, puteți trimite un document către toate departamentele fără a-l copia fizic. În același timp, ștergerea unei înregistrări din cont nu duce la ștergerea completă a Republicii Kazahstan.

Cu tehnologia tradițională de birou, un document este de obicei transferat între executorii responsabili împotriva semnăturii într-un jurnal special. În acest scop, sistemul prevede menținerea unui jurnal de transmitere, care înregistrează cine a primit originalul sau o copie a documentului și când. Se indică, de asemenea, numărul cazului la care a fost trimis documentul sau faptul distrugerii acestuia.

Pe baza intrărilor din jurnalul de transfer, secretarul poate genera și tipări automat registre de transfer de documente în cadrul organizației (inclusiv pe departamente).
În plus, este posibilă reflectarea în formă electronică a familiarizării în masă a oficialilor cu documentul.

Faptul de a trimite documentul și de a transfera originalul de hârtie (copie) este înregistrat automat de sistem în jurnalele corespunzătoare, ceea ce vă permite să urmăriți rapid toate mișcările documentului în cadrul organizației.

Top

8. Formarea cazurilor

În cursul anului în curs, documentele executate sunt „șterse ca dosare” și astfel se formează fondul de arhivă al organizației. Sistemul oferă mijloace convenabile pentru organizarea stocării atât a documentelor pe hârtie, cât și a celor electronice (fișiere atașate Republicii Kazahstan).

Funcția „inventar de cazuri” asigură automatizarea principalelor sarcini de stocare operațională a documentelor și fișierelor:

sprijinirea nomenclatorului de cazuri acceptat de organizație;

mecanism pentru anularea unui document;

vizualizarea listei de documente scoase la dosar;

suport pentru lucrul cu fișiere cu mai multe volume;

recalcularea automată a paginilor din dosar;

capacitatea de a deschide și închide un caz pentru a primi documente noi.

Pentru a facilita munca interpreților și angajaților instituțiilor de învățământ preșcolar formarea corectă cazuri, există posibilitatea de a anula în prealabil un document în cazul în care se află deja în stadiul de înregistrare sau de a lucra cu acesta, plasându-l într-un folder special („To Case”). Ulterior, când documentul este executat și lucrul cu acesta este finalizat, nu este nevoie să îl căutați în mod specific în baza de date pentru a-l trimite la caz - este suficient să utilizați un instrument convenabil pentru anularea în grup a documentelor pregătite în prealabil pentru asta în caz.

Sistemul „BUSINESS” oferă funcțiile de bază de lucru cu arhiva, dar pentru o muncă mai aprofundată privind întreținerea și înregistrarea fișierelor de arhivă, a fost creat un sistem separat „ARHIVE BUSINESS”. Pentru interacțiune eficientă două sisteme au implementat capacitatea de a exporta și importa date.

Top

9. Lucrări de informare și referință

Sistemul oferă capabilități extinse de căutare pentru rapid și chitanță convenabilă orice informație acumulată și stocată în baza de date. Vă permite să găsiți instantaneu documente, comenzi și proiecte de documente prin semnificația oricăror detalii și combinația lor arbitrară. De asemenea, este posibilă căutarea integrală a conținutului fișierelor atașate la cardurile de înregistrare.

Utilizatorii pot crea interogări de căutare de orice complexitate și le pot salva pentru o utilizare repetată ulterioară. O interogare de căutare poate fi generată fie de la zero, fie pe baza unui șablon creat anterior. O singură cerere se poate combina diverse tipuri căutare: pentru potrivire exactă, pentru diferite intervale de valori etc.

Pentru ușurință de acces, documentele selectate ca rezultat al căutării pot fi stocate în folderele personale ale utilizatorilor sau tipărite sub forma unei liste.

Mecanismele de clasificare a documentelor (atribuirea lor unui anumit subiect) și legarea lor între ele vă permit să găsiți rapid, precis și fără efort suplimentar toate documentele pe un anumit subiect sau problemă și, dacă este necesar, să înțelegeți cu ușurință istoricul problemei.

Trebuie remarcat faptul că capacitățile de căutare a documentelor pentru fiecare utilizator sunt determinate în conformitate cu drepturile de acces la informații configurate pentru acesta. De exemplu, puteți restricționa accesul la documentele unui anumit dulap de fișiere, grup sau clasificare.

Sistemul are instrumente încorporate pentru obținerea de rapoarte oficializate care oferă informații complete despre progresul lucrului cu documente (pe lângă mecanismul standard de căutare).

Această funcție vă permite să obțineți instantaneu date statistice despre fluxul de documente care sunt de interes pentru management în conformitate cu parametrii specificați. Sistemul prelucrează automat datele și le prezintă sub forma unui document finit în format Word cu posibilitatea de a imprima folosind un editor de text.

Utilizatorii pot primi următoarele formulare de raportare:

Informații despre fluxul de documente.

Rezumatul performanței.

Ajutor pentru reamintire despre executarea comenzilor.

Informații despre fluxul documentelor pentru corespondenți și cetățeni.

Informații despre activitatea funcționarilor/diviziunilor cu documente.

Informațiile obținute în acest fel servesc la evaluarea performanței atât a întregului aparat de conducere, cât și a anumitor funcționari (interpreți) și, în continuare, luarea de măsuri pentru îmbunătățirea disciplinei executive.

Abilitatea de a configura în mod flexibil parametrii pentru fiecare raport oferă precizie maximăși calitatea rezultatelor căutării și ușurința în utilizare a sistemului.

Top

10. Acces de la distanță la date și funcții

Sistemul „BUSINESS” implementează o interfață web cu drepturi depline pentru accesul la toate datele și funcțiile (Opțiunea „BUSINESS -WEB”), care vă permite să lucrați cu documente prin Internet\Intranet. Pentru a organiza cu succes munca de la distanță, este suficient un browser web Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (și o versiune ulterioară) sau un software complet compatibil cu acesta.

„DELO-WEB” oferă aproape toate funcționalitățile de bază descrise mai sus:

înregistrarea documentelor (cu completarea automată a unor domenii ale Republicii Kazahstan);

înregistrarea documentelor aferente;

atașarea fișierelor Republicii Kazahstan;

certificarea și verificarea semnăturilor digitale ale fișierelor atașate Republicii Kazahstan;

luarea de rezoluții asupra documentului și monitorizarea execuției;

introducerea de rapoarte privind executarea comenzilor;

lucrul în dosare de birou (vizualizarea documentelor primite în birou);

aprobarea (vizualizarea) și semnarea proiectelor de documente;

căutarea documentelor și instrucțiunilor după valorile detaliilor acestora;

căutarea documentelor cu text integral;

utilizarea diferitelor interogări de căutare încorporate;

diferențierea drepturilor de acces la date și funcții.

Accesul web universal la toate documentele corporative și capacitatea de a lucra eficient de la distanță cu acestea permit sistemului DELO să devină o bază cu drepturi depline pentru formarea unui spațiu informațional unificat într-o organizație de orice scară și nivel. Opțiunea „BUSINESS-WEB” este o soluție necesară pentru întreprinderile cu o structură distribuită geografic. Datorită noilor capabilități, angajații unei sucursale de la distanță care nu se pot conecta la rețeaua locală a „companiei principale” devin participanți egali la fluxul de documente în întreaga întreprindere.

Utilizarea activă a accesului de la distanță creează premisele pentru creșterea mobilității personalului. Managerii și specialiștii aflați în afara biroului (în călătorii de afaceri, călătorii de afaceri etc.) au posibilitatea de a participa la luarea deciziilor privind documentele, execuția și controlul acestora.

Utilizarea tehnologiilor web poate simplifica semnificativ arhitectura sistem corporativ fluxul documentelor, deoarece nu necesită instalarea aplicației client principal pe stațiile de lucru ale utilizatorilor. Munca utilizatorilor sistemului înșiși este, de asemenea, simplificată, datorită unei interfețe intuitive și ușor de utilizat.

1. Înregistrarea documentelor

Pentru a reflecta specificul departamental sau al industriei, compoziția domeniilor Republicii Kazahstan poate fi extinsă prin crearea de detalii suplimentare.

Pentru a facilita și accelera procedura de înregistrare, sunt utilizate următoarele instrumente:

specificarea valorilor de detaliu completate automat (implicit);

completarea detaliilor prin selectarea valorii dorite dintr-un director preconfigurat;

o listă a celor mai frecvent utilizate texte standard;

stabilirea de legături către alte documente;

atribuirea unui document la rubrici tematice etc.

Top

2. Lucrul cu fișiere (documente electronice)

Traducerea documentelor de pe hârtie în format electronic

Pentru organizațiile cu un flux mare de documente, a fost implementată capacitatea de a introduce în masă documente pe hârtie în sistem și de a le recunoaște imaginile electronice. Acest lucru reduce semnificativ costurile cu forța de muncă pentru introducerea informațiilor și creează premisele pentru tranziția la gestionarea electronică a documentelor. (Opțiunea „Scanare în flux”).

Tehnologia de scanare a fluxului este următoarea. La înregistrare, un cod de bare unic atribuit de sistem este tipărit pe document (pe prima sau pe o foaie goală separată). Conține un număr unic de identificare a documentului și reguli de prelucrare a acestuia.

Sistemul oferă posibilitatea de a configura în mod flexibil parametrii de scanare a fluxului:

locația codului de bare pe un document sau o foaie de hârtie goală;

suport pentru lucrul cu un scanner pe două fețe;

metoda de procesare (crearea unei imagini grafice, a unui fișier text sau a unei combinații);

formate de imagine (TIFF, GIF, JPG, PNG) și recunoaștere (TXT, RTF, DOC, HTML, CSV, DBF, XLS, PDF);

Începând cu versiunea 8.9.7, a devenit posibilă tipărirea unui cod de bare din documentul unui document pe o bandă specială de către un utilizator care are acces la funcția „Imprimare cod de bare”. Este posibil să deschideți un document citind un cod de bare din documentul original folosind un scaner de mână. De asemenea, a devenit posibilă căutarea documentelor prin cod de bare.

Pentru a implementa această funcție, se folosește software-ul ABBYY - FineReader 6.0 sau 7.0 Scripting Edition. Pentru mai multe detalii vezi http://www.abbyy.ru

Top

3. Lucrați cu comenzi (emitere, execuție și control)

Sistemul oferă lucru cu mai multe tipuri de comenzi:

rezoluție - ordin emis de un funcționar autorizat pe baza unui document;

clauză - o instrucțiune conținută în textul documentului în sine și fără un autor anume;

proiect de rezoluție - o versiune preliminară a unei rezoluții care necesită aprobarea conducerii.

Managerii pot introduce instrucțiuni și le pot trimite automat artiștilor executanți, delegând puteri de control unor funcționari special desemnați sau departamentelor de control. Sistemul acceptă lucrul cu orice număr de instrucțiuni pe un document, fiecare având propriile sale persoane implicate (autori, controlori și executori). Astfel, tuturor funcționarilor interesați li se oferă instrumente eficiente pentru ușurința controlului și execuției documentelor.

Top

4. Birouri

Sistemul oferă utilizatorului un „loc de muncă virtual” - contul său personal, care oferă instrumente convenabile pentru lucrul cu documente: emiterea, monitorizarea și executarea comenzilor, aprobarea și semnarea proiectelor etc.

Distribuirea în foldere de birou vă permite să organizați un număr mare de documente în munca dvs. curentă.

Dosare de cabinet:

"Primit"

„La performanță”

"La control"

"La conducere"

„În evaluare”

„Managementul proiectelor de documente”

"La vedere"

— Pe semnătură.

Sistemul oferă mijloace dezvoltate de informare a proprietarului contului cu privire la sosirea de noi documente în dosare sau modificările stării acestora.

Top

5. Lucrul cu proiecte de documente

Pentru a lucra cu proiecte, se folosește un tip special de card de înregistrare, care conține un set de detalii speciale.

Antreprenorul care elaborează proiectul de document indică oficialii de aprobare și semnare, precum și traseul de deplasare a proiectului între aceștia (secvențial sau paralel).

Funcționarii cărora le este trimis documentul se pot familiariza cu conținutul acestuia și pot face ajustări. Editarea se poate face prin corectarea versiunii curente, atașarea unui fișier cu comentarii la card sau prin crearea unei noi versiuni a proiectului. Sistemul acceptă lucrul cu un număr nelimitat de versiuni, ceea ce vă permite să organizați convenabil munca colectivă cu un proiect, să urmăriți și să organizați eficient crearea diferitelor sale versiuni și, dacă este necesar, să reveniți la versiunea anterioară în orice etapă a procesului de aprobare. .

În cazul în care funcționarul este mulțumit de conținutul proiectului, acesta îl poate aviza sau semna electronic, inclusiv folosind o semnătură digitală electronică personală (EDS). Starea proiectului, care reflectă progresul aprobării și semnării, este actualizată automat și afișată la locul de muncă al contractantului.

După ce a parcurs toate etapele procedurii de aprobare, proiectul aprobat devine un document de ieșire sau intern care trebuie înregistrat în sistem. Cardul lui de înregistrare este creat automat pe baza RC al proiectului.

Top

6. Recepția și distribuirea externă a documentelor

Nivelul actual de dezvoltare a relațiilor de conducere și a mijloacelor de comunicare duce la o creștere constantă a volumului corespondenței oficiale. În organizațiile mari cu flux semnificativ de documente, divizii separate - expediții - sunt create special pentru procesarea acestuia. În acest sens, o condiție importantă pentru crearea unui sistem eficient de management al documentelor este automatizarea funcțiilor de primire și trimitere a documentelor de intrare și de ieșire, atât în format electronic, cât și pe hârtie.

Pentru a facilita procesarea documentelor transmise prin e-mail, sistemul „DELO” acceptă lucrul cu programe de e-mail compatibile cu MAPI, incl. cu MS Outlook. Utilizatorul are următoarele opțiuni:

primirea și trimiterea documentelor prin e-mail din interfața sistemului;

înregistrarea automată a documentelor primite;

semnarea mesajului trimis cu o semnătură digitală electronică;

criptarea mesajelor folosind mijloace criptografice de protecție;

control asupra notificărilor de înregistrare a documentelor (în sistemul „DELO” instalat în organizația destinatară).

Sistemul „DELO” vă permite să simplificați și să automatizați semnificativ procesul de compilare a registrelor, care necesită multă muncă.

Sistemul oferă, de asemenea, un mecanism convenabil de căutare pentru conținutul registrelor, care permite, dacă este necesar, accesarea rapidă a unui document trimis anterior.

Top

7. Mișcarea documentelor în cadrul organizației

Top

8. Formarea cazurilor

Funcția „inventar de cazuri” asigură automatizarea principalelor sarcini de stocare operațională a documentelor și fișierelor:

sprijinirea nomenclatorului de cazuri acceptat de organizație;

mecanism pentru anularea unui document;

vizualizarea listei de documente scoase la dosar;

suport pentru lucrul cu fișiere cu mai multe volume;

recalcularea automată a paginilor din dosar;

capacitatea de a deschide și închide un caz pentru a primi documente noi.

Pentru a facilita munca executorilor și a angajaților instituțiilor de învățământ preșcolar în formarea corectă a cazurilor, este posibil să ștergeți în prealabil un document într-un caz aflat deja în stadiul de înregistrare sau lucrând cu acesta, plasându-l într-un folder special ( „La caz”). Ulterior, când documentul este executat și lucrul cu acesta este finalizat, nu este nevoie să îl căutați în mod specific în baza de date pentru a-l trimite la caz - este suficient să utilizați un instrument convenabil pentru anularea în grup a documentelor pregătite în prealabil pentru asta în caz.

Sistemul „BUSINESS” oferă funcțiile de bază de lucru cu arhiva, dar pentru o muncă mai aprofundată privind întreținerea și înregistrarea fișierelor de arhivă, a fost creat un sistem separat „ARHIVE BUSINESS”. Pentru o interacțiune eficientă între cele două sisteme, a fost implementată capacitatea de a exporta și importa date.

Top

9. Lucrări de informare și referință

Sistemul oferă capabilități extinse de căutare pentru obținerea rapidă și convenabilă a oricărei informații acumulate și stocate în baza de date. Vă permite să găsiți instantaneu documente, comenzi și proiecte de documente prin semnificația oricăror detalii și combinația lor arbitrară. De asemenea, este posibilă căutarea integrală a conținutului fișierelor atașate cardurilor de înregistrare.

Utilizatorii pot crea interogări de căutare de orice complexitate și le pot salva pentru o utilizare repetată ulterioară. O interogare de căutare poate fi generată fie de la zero, fie pe baza unui șablon creat anterior. O singură solicitare poate combina diferite tipuri de căutare: potrivire exactă, diferite intervale de valori etc.

Pentru ușurință de acces, documentele selectate ca rezultat al căutării pot fi stocate în folderele personale ale utilizatorilor sau tipărite sub forma unei liste.

Sistemul are instrumente încorporate pentru obținerea de rapoarte oficializate care oferă informații complete despre progresul lucrului cu documente (pe lângă mecanismul standard de căutare).

Utilizatorii pot primi următoarele formulare de raportare:

Informații despre fluxul de documente.

Rezumatul performanței.

Ajutor pentru reamintire despre executarea comenzilor.

Informații despre fluxul documentelor pentru corespondenți și cetățeni.

Informații despre activitatea funcționarilor/diviziunilor cu documente.

Abilitatea de a configura în mod flexibil parametrii pentru fiecare raport asigură acuratețea și calitatea maximă a rezultatelor căutării și ușurința de utilizare a sistemului.

Top

10. Acces de la distanță la date și funcții

„DELO-WEB” oferă aproape toate funcționalitățile de bază descrise mai sus:

înregistrarea documentelor (cu completarea automată a unor domenii ale Republicii Kazahstan);

înregistrarea documentelor aferente;

atașarea fișierelor Republicii Kazahstan;

certificarea și verificarea semnăturilor digitale ale fișierelor atașate Republicii Kazahstan;

luarea de rezoluții asupra documentului și monitorizarea execuției;

introducerea de rapoarte privind executarea comenzilor;

lucrul în dosare de birou (vizualizarea documentelor primite în birou);

aprobarea (vizualizarea) și semnarea proiectelor de documente;

căutarea documentelor și instrucțiunilor după valorile detaliilor acestora;

căutarea documentelor cu text integral;

utilizarea diferitelor interogări de căutare încorporate;

diferențierea drepturilor de acces la date și funcții.

Utilizarea tehnologiilor web face posibilă simplificarea semnificativă a arhitecturii unui sistem de management al documentelor corporative, deoarece nu necesită instalarea aplicației client principal pe stațiile de lucru ale utilizatorilor. Munca utilizatorilor sistemului înșiși este, de asemenea, simplificată, datorită unei interfețe intuitive și ușor de utilizat.