Lucrați în programul de afaceri. Lucrul cu documentele interne ale organizației. Extinderea compoziției detaliilor cardului de document
Suport informațional pentru activitățile Administrației Districtului Kashar
raport de practică
Sistem managementul documentelor electronice"SED Delo"
Sistemul „BUSINESS” este un produs complet, replicabil, care rezolvă problemele de automatizare a biroului și fluxul de documente electronice pentru majoritatea organizațiilor. Sistemul „DELO” asigură atât automatizarea muncii clasice de birou, cât și gestionarea completă a documentelor electronice. Acest lucru vă permite să creați o soluție pentru automatizarea complexă la orice nivel, precum și să faceți tranziția fără probleme și fără riscuri tehnologii moderne management.
În funcție de nevoile clientului, sistemul poate fi utilizat pentru a implementa: Automatizarea muncii tradiționale (de hârtie) de birou; Managementul documentelor complet electronic (introducerea tehnologiilor fără hârtie); Flux mixt hârtie-document electronic.
„DELO” este un produs extrem de personalizabil, care are capacități ample de adaptare la caracteristicile oricărei organizații.
Funcții de bază.
Oferă complet ciclu de viață document într-o organizație de la crearea unui proiect de document până la anularea acestuia și transferarea lui în arhivă. Lucrați cu documentele de intrare și de ieșire. Înregistrarea, controlul și contabilizarea corespondenței de intrare și de ieșire. Înregistrarea documentelor trimise prin e-mail în mod automatizat, inclusiv a celor protejate semnătură electronică. Impunerea rezoluțiilor, monitorizarea execuției, redactarea și revizuirea rapoartelor privind rezoluțiile. Transmiterea documentelor pentru execuție în cadrul organizației pe rute specificate. Căutare rapidă pentru toate detaliile cardului de înregistrare, capacitatea de a salva și de a utiliza interogări complexe de căutare. Ștergerea documentelor pentru depozitare și posibilitatea de a le transfera în depozitul de arhivă. Lucrul cu documentele interne ale organizației. Ciclul complet de lucru cu proiectele de documente este acceptat. Formarea instrucțiunilor pe baza documentelor. Negocierea contractelor. Gestionarea trecerii și controlul executării actelor colegiale cu multe decizii. Predarea documentelor avizate către angajați pentru revizuire și executare. Controlul trecerii și executării documentelor. Gestionarea accesului la documente. Crearea și stocarea șabloanelor de documente. Asigurarea securității informațiilor. Diferențierea drepturilor de acces ale utilizatorilor la documente. Înregistrarea acțiunilor utilizatorului. Utilizarea metodelor de protecție a informațiilor criptografice - semnătură digitală și criptare.
Capacitățile sistemului.
Fig. 3. Configurarea sistemului în strictă concordanță cu structura organizației și metodele de management existente și procedurile de flux de documente.
Sistemul „DELO”, dezvoltat de EOS, este o soluție cuprinzătoare care asigură automatizarea proceselor de birou pentru companii de diferite dimensiuni și domenii de activitate, precum și menținerea fluxului de documente complet electronic în organizație. Sistemul „DELO” este utilizat eficient atât la mici societăţi comerciale, și în structuri de holding distribuite și departamentale. Poate asigura managementul electronic al documentelor pentru orice întreprindere și orice organizație, precum și să îmbunătățească eficiența și calitatea muncii angajaților cu documentele. Aceasta, la rândul său, optimizează procesele de afaceri ale organizațiilor de orice profil și scară.
În prezent, programul de gestionare a documentelor electronice al întreprinderii DELO este cel mai răspândit în Rusia, este de fapt un standard industrial.
Fig 4. Avantajele EDMS „DELO”
Completitudinea tehnică a soluției. EDMS „DELO” se distinge prin funcționalitatea completă, disponibilă imediat după cumpărare. Aceasta include automatizarea muncii de birou, coordonarea, controlul executării comenzilor și multe altele. Deoarece software-ul pentru fluxul de lucru al companiei include deja fiecare dintre aceste caracteristici, nu trebuie să plătiți pentru ele separat. Pregătirea de a lucra în Sistemul electronic de management al documentelor interdepartamentale (EDF).
Deja, EDMS „DELO” este complet gata să funcționeze în MEDO. Din 2009, EOS participă la dezvoltarea proiectului MEDO și are soluții gata făcute pentru interacțiunea interdepartamentală. Sistemul de furnizare a serviciilor de stat și municipale în formă electronică (SOGU) bazat pe EDMS „DELO” vă permite să transferați în formă electronică procesul de furnizare a serviciilor electronice la toate nivelurile - federal, regional și municipal. EDOM „BUSINESS” funcționează cu cererile cetățenilor (inclusiv luarea în considerare a SNILS în directorul cetățenilor). Ușoare și instalare rapidăși configurația (inclusiv de către client) fac DELO EDMS atractiv pentru toți clienții. Unii economisesc bani pe o soluție în cutie care include toate funcționalitățile de birou, în timp ce alții sunt atrași termene scurte punerea în funcțiune și posibilitatea implementării independente.
Fig 5. Flux de documente de înaltă calitate în organizație: sarcini de rezolvat
Birou - înregistrarea documentelor de orice tip în conformitate cu cerințele SDOU de stat; înregistrarea contestațiilor cetățenilor; suport pentru semnătură electronică; flux convenabil și simplu de documente pe hârtie și electronice în orice organizație.
Pregatirea corespondenței de ieșire - sortarea documentelor de ieșire în funcție de registre pentru expediere; tipărirea registrelor pentru trimiterea documentelor, plicurilor, pachetelor etc. Asigurarea lucrului cu corespondența lot (alocarea automată a codului de bare trimiteri poştale, tipărirea plicurilor și registrelor cu coduri de bare atribuite, generarea documentației electronice pentru corespondența lot).
Comenzi - crearea si lucrul cu comenzi de orice imbricare si ramificare; lucrul cu proiecte de sarcini; numirea executorilor interni si externi; comenzi de control și necontrol; informarea cu privire la sosirea de noi comenzi la birou.
Monitorizarea executării comenzilor - vizualizarea rapoartelor de execuție și eliminarea comenzilor de sub control.
Aprobare - setări flexibile pentru procesul de aprobare; crearea diferitelor rute de avizare pentru diverse documente;
Procese de afaceri - fluxul de documente al unei întreprinderi de orice complexitate; personalizare pentru o anumită sarcină; munca procesului pentru orice eveniment - de la înregistrare la semnarea unui document.
Contul mobil este o soluție universală care oferă acces la toate caracteristicile principale ale EDMS folosind aproape orice dispozitiv mobil (tablete, smartphone-uri, comunicatoare, telefoane mobile etc.) Organizarea interacțiunii cu drepturi depline a EDMS cu controlul trecerii documentelor în organizațiile destinatare.
Scanarea, inclusiv scanarea in-line - traducerea documentației în vizualizare electronică; înregistrarea automată a documentelor recunoscute; imprimare și recunoaștere a codurilor de bare.
Intocmire rapoarte - intocmire si tiparire formulare de raportare; statistici; rapoarte personalizate; selecția de șabloane pentru tipărirea rapoartelor.
Acces web - complet lucru la distanță cu acte; executarea comenzilor; controlul executiei; coordonare; căutare.
Semnătură electronică (ES) - dosare de semnare și detalii documente; utilizați la semnarea și acordul; introducerea manuală a informațiilor (semnătură fax, comentariu, raport).
Fluxul de documente semnificativ din punct de vedere juridic al unei întreprinderi - o soluție pentru organizarea fluxului de documente semnificativ din punct de vedere juridic de orice scară; o semnătură electronică (ES) este echivalentă cu o semnătură de mână; crearea și verificarea unei semnături electronice; criptarea mesajelor; timbre de timp; suport pentru toți furnizorii de criptografii utilizați în Federația Rusă.
Protocoale - vizualizarea tuturor acțiunilor efectuate în sistem Integrare - structura descrisă a sistemului; Disponibilitatea API-ului.
Caracteristici și beneficii ale EDMS „DELO”
Sprijină toate funcțiile principale din domeniul fluxului de documente al unei întreprinderi: înregistrare, control execuție, rutare, diverse rapoarte, căutare convenabilă, anulare. Toate aceste funcții sunt incluse în livrarea standard a EDMS „DELO”, astfel încât nu este nevoie să achiziționați module suplimentare. Delegarea de autoritate pentru a lucra cu documente vă permite să atribuiți drepturi de acces la birourile funcționarilor, introducerea rezoluțiilor, controlul și. executa ordine, avizează și semnează documente, precum și vă permite să transferați cazuri când un angajat pleacă în vacanță sau este concediat.
Interfață ușor de utilizat și intuitivă Introducerea rapidă a informațiilor, care este caracteristică programului de gestionare a documentelor (mulțumită înlocuirii automate și listelor de texte standard), ajută la lucrul cu un număr mare de documente, petrecând un minim de timp limitarea accesului diferiților utilizatori la documente și funcții de sistem face posibilă determinarea modului și cu ce documente vor lucra angajații EDMS „DELO” cu suport pentru munca tradițională de birou vă permite să treceți fără probleme și fără riscuri de la munca de birou „pe hârtie” la cea modernă. tehnologiile de gestionare a documentelor electronice Ușurința de instalare și configurare (inclusiv de către Client), precum și timpii scurti de punere în funcțiune asigură implementarea rapidă a unui program de gestionare a documentelor electronice și procedurile facilitează transferul muncii familiare angajaților în formă electronică, ceea ce facilitează tranziția la gestionarea electronică a documentelor. Sistemul este scalabil, de exemplu. posibilitate aproape nelimitată de „extindere a acoperirii”. De la mai multe unități la câteva mii de utilizatori pot lucra simultan în EDMS „DELO”.
„Cont mobil”- o soluție universală care oferă acces la toate capabilitățile de bază EDMS folosind aproape orice dispozitiv mobil (tablete computere, smartphone-uri, comunicatoare, telefoane mobile etc.).
„Postul de lucru al managerului”- lucru comod și vizual cu documente electronice oriunde și în orice moment, folosind o tabletă sau un laptop.
„Server de interacțiune electronică (CMEA)”- organizarea interacțiunii depline a sistemelor electronice de gestionare a documentelor cu controlul trecerii documentelor în organizațiile destinatare.
"Informator". Ca alternativă la versiunea în cutie a „Anuntor de cabinet”, este posibilă extinderea funcționalității utilizând un sistem de informații pentru utilizator cu licență separată - modulul „Informer”. În funcție de setări, acest modul informează utilizatorul despre o serie de evenimente din contul său.
„Fluxul de documente semnificativ din punct de vedere juridic al unei întreprinderi”- o soluție care utilizează un complex criptografic care asigură lucrul cu drepturi depline cu documente electronice semnificative din punct de vedere juridic. Dacă este necesar să se acorde semnificație juridică gestionării documentelor electronice, această decizie poate fi implementat atât la implementarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS), cât și într-un EDMS deja funcțional.
„Scanare flux”- conversia în masă a documentelor pe hârtie în formă electronică, ceea ce scutește angajații de a efectua operațiuni de rutină de scanare separat a fiecărui document.
„DELO-Web”- acces web la toate datele și funcțiile, datorită căruia angajații pot lucra cu documente la fel de complet ca la birou, în timpul unei călătorii de afaceri sau în afara biroului.
„DELO-1S”- integrarea EDMS „DELO” și „1C” face posibilă implementarea fluxului de documente financiare al întreprinderii.
"Managementul proceselor"- această opțiune ajută specialiștii în domeniul managementului proceselor de proiectare și să creeze procese de afaceri arbitrare (de exemplu, proceduri arbitrare pentru aprobarea documentelor etc.).
„Alerte și notificări”- această opțiune este folosită pentru a notifica în timp util angajații prin e-mail despre sosirea unui nou document, comandă etc.
Prezența unei interfețe API deschise face posibilă integrarea sistemului „DELO” cu orice sisteme informatice și programe de afaceri utilizate de organizația client.
Fiabilitatea și funcționarea neîntreruptă a sistemului este confirmată de faptul că clienții EOS lucrează de mulți ani în DELO EDMS și își extind în mod constant domeniul de utilizare. Aceștia sunt atrași de sistem și de faptul că acesta este implementat în cel mai scurt timp posibil.
„BUSINESS” este o soluție industrială în cutie, care nu necesită intervenția constantă a specialiștilor și costuri financiare suplimentare pentru plata serviciilor lor. Implementarea cuprinzătoare a managementului electronic de documente bazată pe o astfel de soluție de afaceri oferă un rezultat tangibil și de înțeles interpreți și management.
EDMS „DELO” respectă cerințele legislative, de reglementare și metodologice în domeniul managementului documentelor, atât cadrul de reglementare rus, cât și standardele internaționale, precum și cerințele de securitate a informațiilor.
Sistemul „BUSINESS” este un produs complet, replicabil, în cutie, conceput pentru a rezolva problemele de automatizare de birou pentru diverse organizații. Ușurința implementării sale și ușurința în utilizare se datorează proprietăților unice ale sistemului.
INSTRUCŢIUNI
pentru munca în EDMS „Delo”
(client gros)
1. Conectați-vă la EDMS „Delo” 3
2. Lucrul la birou 4
3.Înregistrarea documentelor 7
3.1 Înregistrarea documentelor primite 7
3.2 Înregistrarea contestațiilor cetățenilor 14
3.3 Înregistrarea documentelor de ieșire 20
4.Formarea proiectului de rezoluție 35
5 Adoptarea proiectului de rezoluție 43
7 Acceptarea spre executare și intrarea unei rezoluții subordonate 47
8 Punerea în aplicare a rezoluției 56
9Crearea unui proiect de scrisoare de ieșire 58
9.1 Crearea unui proiect de scrisoare de ieșire ca răspuns la un document primit 58
9.2 Creare proiect de inițiativă documentul 65
9.3 Crearea versiunilor de proiect 65
10 Eliminarea comenzilor de sub control 68
11Vizualizarea proiectului de document 72
12 Semnarea proiectului 76
- ^
Conectați-vă la EDMS „Delo”
Orez. 1 – Autentificare
Apăsați butonul „Enter”. Se va deschide fereastra principală a programului.
Orez. 2 – Fereastra principală a „Cazului” EDMS
În partea de sus a ferestrei principale a programului există câmpuri Indexul carduluiŞi Cabinet, care conține numele cabinetului și biroului actual. În mod implicit, ei setează numele cabinetului de fișiere și contului care sunt definite pentru acest utilizator.
^ Funcțiile modulului Documente:
Înregistrarea documentelor– folosit pentru a înregistra corespondența de intrare și de ieșire și cererile cetățenilor. În timpul înregistrării, este generată un card de control al înregistrării (RC), în care sunt introduse informații despre document, iar sistemul atribuie automat un număr în conformitate cu șablonul specificat. Imaginile grafice ale documentelor sunt atașate cardului.
^ Funcția „Dulapuri”. – folosit pentru lucrul cu documente care necesită executare, precum și pentru lucrul cu proiecte de documente. Din punct de vedere al sistemului, un birou este un set de dosare care primesc înregistrări ale documentelor, instrucțiunilor și proiectelor de documente trimise pentru lucru funcționarilor desemnați în acest birou.
^ Căutați documente și dosare personale – folosit pentru a căuta documente/schițe de documente folosind diverse criterii. Puteți utiliza foldere personale pentru a stoca rezultatele căutării. Căutările pot fi salvate pentru reutilizare.
^ Inventarul cazurilor– această funcție oferă vizualizarea documentelor anulate în cazuri, precum și menținerea dosarelor în sine. În plus, această funcție este utilizată pentru a încărca informații despre cazuri în baza de date a sistemului Arhive Case.
^ Trimiterea documentelor – funcția funcționează în două moduri: în modul „Documente netrimise” se lucrează cu documente pregătite pentru trimitere și se marchează expedierea documentelor; în modul „Controlul chitanțelor de înregistrare” se monitorizează primirea notificărilor despre înregistrarea documentelor trimise trimise din sistemele „BUSINESS” ale organizațiilor destinatare.
- ^
Lucrați la birou
Documentele sunt plasate în folder dacă:
Înregistrări despre Republica Kazahstan trimise în contul curent dintr-un alt cont folosind comanda „Redirecționează Republica Kazahstan”;
Înregistrări despre CR, al cărui destinatar intern este proprietarul contului curent (cu condiția să fi fost marcat pentru a trimite CR către acest destinatar);
Orez. 3 – Conținutul dulapului (1 - 4 cutii)
Înregistrări despre Republica Kazahstan, al cărei executor este proprietarul contului curent. Se completează coloanele din tabelul „Autor/Nr. articol, „Text”, „Plan”, „Executor”.
Orez. 4 – Conținutul dulapului (cazul 5)
^ În folderul „În curs”. documentele sunt incluse dacă:
în domeniul Republicii Kazahstan „Către” este indicat funcționarul care este proprietarul contului curent;
câmpul „Către” indică departamentul al cărui șef este proprietarul contului curent;
Înregistrări despre Codul de control ale documentelor acceptate pentru executare, dar neexecutate încă (adică înregistrări despre Codul de control mutate din folderul „Primit” folosind comanda „Accept pentru executare”);
Înregistrări despre Republica Kazahstan trimise proprietarului contului curent dintr-un alt folder din contul curent folosind comanda „Redirecționează Republica Kazahstan”;
Înregistrări despre Republica Kazahstan, în care autorul rezoluției și executorii misiunii sunt proprietarii acestui birou.
^ În folderul „Manual”. există înregistrări ale documentelor Republicii Kazahstan pentru care au fost întocmite proiecte de rezoluție și trimise spre aprobare proprietarului contului curent (persoana indicată ca autor al rezoluției). Accesul la acest dosar este acordat unui angajat care creează proiecte de rezoluție pentru manager și, după aprobare, le distribuie.
^ În folderul „În așteptare”. există înregistrări ale documentelor Republicii Kazahstan pentru care a fost pregătit un proiect de rezoluție și trimis spre examinare proprietarului acestui birou (persoana indicată ca autor al rezoluției). Înregistrările despre Republica Kazahstan cu proiecte de rezoluție dispar din acest folder atunci când comanda „Return” este executată în fereastra de proiect de rezoluție.
^ În dosarul „La obiect”înregistrările Republicii Kazahstan sunt stocate documentele care fac obiectul anulării. Numai utilizatorii care sunt proprietarii acestui cont pot plasa înregistrări despre documente în acest dosar de cont.
^ Dosarul de management de proiect concepute pentru lucrul cu proiecte de documente. Toate documentele trimise trec prin etapa de proiect în timpul procesării. EDMS „Delo” sprijină întregul ciclu de lucru cu proiecte: crearea, editarea cu păstrarea versiunilor anterioare, coordonarea și aprobarea (semnarea) și înregistrarea unui document de ieșire sau intern creat pe baza proiectului. Toate proiectele de documente create sunt stocate în folderul „Managementul proiectelor”, în care executantul monitorizează starea proiectelor și efectuează lucrări ulterioare.
^ Dosarul „La vedere” conține o listă de înregistrări despre RCPD trimisă spre aprobare proprietarilor acestui cont. Dacă un proiect de document trebuie să fie avizat de mai mulți funcționari - proprietari ai contului curent, atunci folderul va conține mai multe înregistrări corespunzătoare RKPD-ului său (după numărul deținătorilor de conturi avizați). Aceste intrări vor diferi numai în conținutul coloanei „Vizitator”.
^ Dosarul „Pentru semnătură” conține o listă de înregistrări despre RCPD trimisă spre aprobare (pentru semnătură) proprietarilor acestui cont. Dacă un proiect de document trebuie să fie semnat de mai mulți funcționari - deținători ai contului curent, atunci folderul va conține mai multe înregistrări corespunzătoare RCPD-ului său (în funcție de numărul deținătorilor de conturi semnatari). Aceste intrări vor diferi numai în conținutul coloanei „Semnătură”.
- ^
Înregistrarea documentelor
3.1 Înregistrarea documentelor primite
Orez. 5 – Fereastra principală a „Cazului” EDMS
Orez. 6 – Selectarea unui grup de documente
Faceți clic pe butonul „Selectați”.
Orez. 7 – Cartea de înregistrare a documentului de intrare
În cardul de înregistrare deschis, în câmpul „Corr.” Introduceți primele litere ale numelui organizației și apăsați butonul „Enter”. Câmpul va fi completat automat cu numele organizației dacă aceasta este prezentă în director.
Orez. 8 – Secțiunea „Corespondenți”
Dacă nu există nicio organizație în directorul „Organizații”, va avea loc o tranziție la acest director. În fereastra „Selectați din directorul organizației”, faceți clic pe butonul „Adăugați organizație”.
Orez. 9 – Adăugarea unei noi organizații în director
În fereastra de înregistrare pentru o nouă organizație, completați câmpurile „Nume”, „Oraș”, „Adresă”.
Orez. 10 – Înregistrarea unei noi organizații 
Orez. 11 – Completarea informațiilor despre organizație
Faceți clic pe butonul „Înregistrare”.
Faceți clic pe butonul „Selectați”.
Faceți clic pe butonul „Selectați”. Câmpurile „Corr”. iar „Semnat” va fi completat cu valori.
Orez. 12 – Alegerea unei organizații
În Republica Kazahstan, în secțiunea „Corespondenți”, completați „Out. Nu."
În câmpul „Dată”, faceți dublu clic.
În calendarul care apare, selectați o dată și faceți clic pe butonul „Enter”.
Completați câmpul „Compoziție” folosind tastatura.
Specificați tipul de livrare din lista propusă.
Orez. 13 – Selectarea unei valori din cartea de referință „Tipul de livrare”.
În câmpul „Către”, introduceți primele litere ale numelui de familie al managerului pe numele căruia a fost primit documentul și apăsați butonul „Enter”. Câmpul „Către” va fi completat automat cu numele de familie al managerului.
Completați câmpul „Conținut” folosind tastatura.
În directorul „Categorii” care se deschide, selectați categoriile organizației dvs.
Orez. 14 – Director „Rubricator”
Faceți clic pe categoria dorită.
Orez. 15 – Selectarea unei rubrici din directorul „Rubricator”.
Faceți clic pe butonul „Selectați”.
Faceți clic pe butonul „OK”.
Scanați documentul primit pentru a atașa imaginea electronică a acestuia pe cardul de înregistrare.
Faceți clic dreapta pe documentul scanat și selectați „Copiere” din meniu.
Orez. 16 – Adăugarea unei imagini electronice a unui document 
Orez. 17 – Cartea de înregistrare a documentului de intrare
- ^
Înregistrarea contestațiilor cetățenilor
Orez. 18 – Fereastra principală a „Cazului” EDMS
Faceți clic pe grupul de documente dorit.
Orez. 19 – Selectarea unui grup de documente
Faceți clic pe butonul „Selectați”.
Orez. 20 – Adăugarea unei imagini electronice a unui document
În fișa de înregistrare a cererii în câmpul „Civil”. Introduceți primele litere ale numelui de familie al solicitantului și apăsați butonul „Enter”. Câmpul va fi completat automat cu numele de familie al solicitantului, dacă acesta este prezent în director.
Orez. 21 – Căutați în directorul „Cetățeni”.
Dacă solicitantul nu se află în directorul „Cetățeni”, va avea loc o tranziție la acest director. În fereastra „Selectați din directorul cetățenilor”, faceți clic pe butonul „Adăugați cetățean” sau apăsați tasta F2.
În fereastra de înregistrare pentru un nou solicitant, completați câmpul „Nume”.
Completați câmpul „Oraș” folosind tastatura.
Completați câmpul „Index” folosind tastatura.
Completați câmpul „Adresă” folosind tastatura.
Lângă câmpul „Regiune”, faceți clic pe săgeată.
Selectați o regiune și faceți clic pe butonul „Selectați”.
Lângă câmpul „Stare”, faceți clic pe săgeată.
Faceți clic pe statutul dorit al solicitantului și apăsați butonul „Selectați”.
În secțiunea „Sex”, bifați caseta pentru valoarea dorită.
Faceți clic pe butonul „Înregistrare”.
Orez. 22 – Introducerea informațiilor despre un cetățean
Faceți clic pe butonul „Selectați”. Câmpurile din secțiunea „Corespondenți” vor fi completate automat cu informațiile introduse despre cetățean.
Introduceți primele litere ale numelui de familie în câmpul „Către” și apăsați Enter. Câmpul va fi completat cu valoarea necesară.
Indicați stadiul contestației: anonim sau colectiv.
Completați câmpul „Conținut”. cu literă mare.
Faceți clic pe butonul „Rubr(0)”. Acest câmp este un atribut multiplu.
Orez. 23 – Alegerea unui rubricator
Faceți clic pe butonul „Selectați”.
Faceți clic pe butonul „OK”.
Indicați numărul de foi de circulație în câmpul „Compoziție”.
Selectați tipul de livrare din listă.
Completați câmpul „Acces” cu valoarea dorită din listă.
Scanați cererea.
În secțiunea „Fișiere”, faceți clic pe butonul „Inserați”.
După ce au fost completate toate detaliile, în fereastra cardului de înregistrare a aplicației, faceți clic pe butonul „Înregistrare RK”.
Orez. 24 – Introducerea informațiilor despre un cetățean
- ^
Înregistrarea documentelor de ieșire
În fereastra principală a programului „Caz”, pentru a înregistra documente, faceți clic pe butonul „Înregistrare document”.
Orez. 25 – Fereastra principală a programului „Case”.
În fereastra care apare, selectați grupul de documente dorit.
Orez. 26 – Selectarea unui grup de documente
În fișa de înregistrare deschisă a documentului de ieșire, în câmpul „Semnat (0)”, introduceți primele litere ale numelui de familie al managerului care a semnat documentul.
Apăsați butonul „Enter”. Sistemul va afișa opțiuni pentru potrivirile găsite în cazul în care există mai multe potriviri sau va completa imediat câmpul „Sub.(0)” dacă există o singură potrivire.
Completați câmpul „Conținut”. folosind tastatura.
În câmpul „Exec”. Introduceți primele litere ale numelui de familie al interpretului.
Apăsați butonul „Enter”. Sistemul va afișa opțiuni pentru potrivirile găsite dacă există mai multe potriviri sau va completa imediat câmpul „Exec”.
Orez. 27 – Completarea RC a documentului de ieșire
Completați câmpul „Acces” cu valoarea necesară.
Pentru a indica ce oficiali au aprobat documentul, faceți clic pe butonul „Vize (0)”.
În directorul „Divizii” care apare, găsiți aprobatorul.
Orez. 28 – Selectarea ofițerului de aprobare
Faceți clic pe artistul găsit și apăsați butonul „Selectați”.
Dacă este necesar, indicați data la care documentul a fost vizat.
Orez. 29 – Introducerea informațiilor despre aprobarea documentului
Faceți clic pe butonul „OK”.
Faceți clic pe butonul „RUB(0)”. Acest câmp este un atribut multiplu.
În directorul „Categorii” care se deschide, selectați categoria dorită.
Orez. 30 – Introducerea informațiilor despre aprobarea documentului
Faceți clic pe butonul „OK”.
Scanați documentul de ieșire pentru a atașa imaginea electronică a acestuia la cardul de înregistrare.
Faceți clic dreapta pe imaginea scanată și selectați „Copiere” din meniu.
În secțiunea „Fișiere”, faceți clic pe butonul „Inserați”.
Orez. 31 – Introducerea informațiilor despre aprobarea documentului
Dacă scrisoarea de ieșire este pregătită ca răspuns la o scrisoare de intrare, este necesar să se indice relația dintre ele. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul „Legături (0)”. Folosind această cerință, sistemul vă permite să înregistrați un număr arbitrar de conexiuni diferite între unele documente și altele, inclusiv documente care nu sunt înregistrate.
În fereastra care apare în partea de sus, faceți clic pe butonul „Căutare după număr”.
Orez. 32 – Introducerea informațiilor despre aprobarea documentului
În fereastra de căutare după număr, în câmpul „Nr. reg.”, introduceți numărul documentului primit cu care doriți să legați documentul curent.
Introduceți anul.
Faceți clic pe butonul „Găsiți”.
Selectați un document.
Selectați conexiunea „Pentru execuție”.
Faceți clic pe butonul „Link”.
Orez. 33 – Introducerea informațiilor despre aprobarea documentului
În fereastra de conexiuni, faceți clic pe butonul „OK”. În fereastra cardului de înregistrare, linkul către document va fi afișat în câmpul „Links (1)”.
Orez. 34 – Cartea de înregistrare a documentului de ieșire
În fereastra cardului de înregistrare a documentului de ieșire, faceți clic pe butonul „Scrieți RC”.
Puteți specifica organizația destinatară căreia i se adresează scrisoarea trimisă în secțiunea „Destinatari”, pentru a face acest lucru, în Republica Kazahstan faceți clic pe butonul „Adresă (0)”.
Orez. 35 – Destinatarii documentului
Orez. 36 – Căutarea unei adrese în directorul „Organizații”.
Faceți clic pe butonul „Găsiți”.
Orez. 37 – Selectarea unui reprezentant al organizației
Faceți clic pe butonul „Selectați”.
Trimiterea unui document.
Orez. 38 – Indicarea datei de expediere și a tipului de expediere
Dacă trimiteți un document către Duma de Stat a Republicii Belarus prin e-mail, urmați „Instrucțiunile pentru trimiterea și înregistrarea documentelor în Delo EDMS printr-un hub de transport”. Nu uitați să verificați disponibilitatea Adresa de e-mailîn câmpul „e-mail”.
Înregistrarea unui document de ieșire pe baza unui proiect de document
În fereastra principală a programului „Caz”, faceți clic pe butonul „Înregistrarea documentelor”.
Orez. 39 – Fereastra principală a „Cazului” EDMS
În fereastra care apare, faceți clic pe butonul „Anulare”. Va rămâne o fereastră care conține o listă de documente înregistrate în anumită perioadă timp.
Orez. 40 – Lista documentelor înregistrate XX.XX.XX
În bara de meniu, faceți clic pe elementul „Proiecte” (dacă nu există proiecte pregătite pentru înregistrare, acest element va fi inactiv). Se va deschide o fereastră care conține o listă cu proiectele de documente gata de înregistrare.
Pentru a notifica un angajat al departamentului de birou, ar trebui să configurați subsistemul „Alerte, notificări și management proces”. Notificările vor fi trimise prin e-mail.
Orez. 41 – Lista proiectelor pregătite pentru înregistrare
Faceți dublu clic pe intrarea despre RCPD, pe baza căreia doriți să înregistrați RC-ul documentului.
Consultați proiectul de document.
Orez. 42 – Proiect de document
Orez. 43 – Verificarea semnăturilor
Reveniți la RCPD-ul documentului.
Faceți clic pe „Înregistrare proiect” în meniul Fișier. Se va deschide fereastra documentului RC, aparținând aceluiași grup de documente ca și proiectul. Unele dintre detaliile RC (principale și suplimentare) sunt completate automat cu valorile stabilite în RCPD (în cea mai recentă versiune a proiectului). RC-ul unui document creat pe baza unui proiect este asociat cu proiectul folosind un link care are categoria „Proiecte”. Numele și funcțiile complete ale persoanelor care au semnat proiectul de document devin valorile atributului „Semnat”, iar cei care au susținut proiectul devin valorile atributului „Viză”. Dosarele atașate RCPD de către executantul proiectului sunt atașate RC-ului documentului. Semnăturile digitale ale fișierelor sunt salvate.
Orez. 44 – Înregistrarea proiectului
Orez. 45 – Înregistrarea documentului
Apăsați butonul „Adresă(0)” pentru a introduce informații despre destinatar.
Orez. 46 – Destinatari documentului
În fereastra care se deschide, faceți clic pe butonul „Adăugați organizație”.
Orez. 47 – Căutați o organizație folosind un director
În câmpul de căutare din stânga butonului „Găsiți”, introduceți numele organizației.
Faceți clic pe butonul „Găsiți”.
Faceți dublu clic pe element.
În fereastra care apare pentru informații detaliate despre destinatar, selectați reprezentantul pe numele căruia este trimisă scrisoarea. Dacă nu există niciun destinatar, faceți clic pe butonul „Editați” și adăugați un reprezentant.
Orez. 48 – Alegerea unui reprezentant
Faceți clic pe butonul „Selectați”.
În fereastra care apare, faceți clic pe butonul „Selectați”.
Trimiterea unui document.
Dacă documentul este trimis unei organizații terțe (cu excepția Dumei de Stat a Republicii Belarus), atunci în fereastra „Destinatari” indicați data trimiterii și tipul de trimitere. Salvați modificările.
Orez. 49 – Înregistrarea documentului
Dacă trimiteți un document către Duma de Stat a Republicii Belarus prin e-mail, urmați „Instrucțiunile pentru trimiterea și înregistrarea documentelor în Delo EDMS printr-un hub de transport”.
- ^
Formarea proiectului de hotărâre
Deschideți cardul de înregistrare a documentului.
În RC al documentului, în secțiunea de instrucțiuni, faceți clic pe butonul „Enter” și selectați din meniul contextual Acțiunea „Rezoluție subordonată”.
Orez. 50 – Introducerea unei rezoluții subordonate
În fereastra de rezoluție a schiței care apare, completați câmpul „Autor (intern)” selectând
Acest proiect de rezoluție.
Pentru a modifica textul rezoluției, plasați cursorul mouse-ului în câmpul de text și apăsați tasta „Inserare” de pe tastatură. Se va deschide lista generala rezoluții, care este configurată de tehnologul de sistem. Dacă este necesar, vă puteți crea propria listă personală.
Orez. 52 – Lista standard de rezoluții
Orez. 53 – Introducerea unei date din calendar
În calendar, faceți clic pe dată și apăsați butonul „Enter”.
Dacă este necesar, completați câmpul „Categoria de instrucție” selectând din listă
După introducerea datei de execuție planificată, comanda este plasată automat sub control 
.
Orez. 55 – Selectare din directorul „Divizii”.
Apăsați butonul Enter.
Orez. 56 – Completarea câmpului „Control”.
Selectarea artistului
Orez. 57 – Adăugarea unui executor intern
Selectarea unui contractant extern
Orez. 58 – Adăugarea unui artist extern
Orez. 59 – Director „Organizații”
Orez. 60 – Introducerea primelor litere ale numelui de familie al salariatului
Faceți clic pe butonul „Selectați”. Numele angajatului va apărea în secțiune
Orez. 61 – Proiect de rezoluție
Primul artist din listă este marcat cu un semn de exclamare roșu 
.
Faceți clic pe butonul „Înregistrare”. Documentul va fi returnat Republicii Kazahstan. Înregistrare despre RK
Orez. 62 – Editarea unui proiect de rezoluție
Se va deschide fereastra pentru proiectul de rezoluție. Pentru a aduce modificări proiectului de rezoluție, urmați paragraful 4.
Orez. 63 – Deschiderea ferestrei pentru aprobarea proiectului de hotărâre
Faceți clic pe butonul „Întoarcere” – veți reveni la fereastra folderului „În evaluare”. Înregistrarea RC a documentului este ștearsă automat din folderul „În considerare”. În folderul „Management”, în apropierea datei planificate apare un semn plus (coloana „Plan”), ceea ce înseamnă aprobarea proiectului de rezoluție de către manager.- ^
Distribuirea proiectului de hotărâre aprobat
Accesați folderul „Management” din biroul managerului, care stochează înregistrările proiectelor de rezoluție. Selecția dulapului se face în colțul din dreapta sus al dulapului.
Plasați un indicator la intrarea proiectului de rezoluție, care în coloana „Plan”. setați „+” înainte de data de execuție planificată. Acest lucru indică faptul că proiectul de rezoluție a fost aprobat de lider.
Orez. 64 – Simbol „+” - marca de aprobare a proiectului de rezoluție
Faceți clic dreapta pe intrarea despre proiectul de rezoluție și selectați acțiunea „Editați schița” din meniul contextual.
Orez. 65 – Editarea unui proiect de rezoluție
După ce ați făcut modificări în proiectul de rezoluție, faceți clic pe butonul „Trimite”. Înregistrarea despre Republica Kazahstan va părăsi folderul „Management”. O înregistrare despre Republica Kazahstan cu o rezoluție va apărea automat în folderul „Primite” pentru interpreți.
- ^
Acceptarea spre executare și intrarea unei rezoluții subordonate
În fereastra principală a programului, faceți clic pe butonul „Dulapuri”. Dosarul nr. 1 se va deschide - „Primit”. Va fi prezentată o listă cu înregistrările cardurilor de înregistrare (RC) și instrucțiunile din birou.
Orez. 67 - Lista înregistrărilor din dosarul nr. 1
Pentru a vă familiariza cu documentul, trebuie să faceți dublu clic pe înregistrările despre Republica Kazahstan sau pe înregistrările despre comandă. Documentul RC se va deschide.
Orez. 68 – RC din documentul primit
Pentru a vizualiza o scrisoare scanată în secțiunea „Fișiere”, faceți dublu clic pe numele fișierului. Se va lansa aplicația de vizualizare a fișierelor.
Orez. 69 - Secțiunea „Fișiere”
După vizionare dosar electronicînchideți aplicația.
În RC al documentului, în secțiunea de instrucțiuni, faceți clic pe butonul „Enter” și selectați acțiunea „Rezoluție subordonată” din meniul contextual.
Orez. 70 – Introducerea unei rezoluții subordonate
Orez. 71 – Rezoluție subordonată
Pentru a modifica textul rezoluției, plasați cursorul mouse-ului în câmpul de text al rezoluției și apăsați tasta „Insert” de pe tastatură. Se va deschide o listă generală de rezoluții, care este configurată de tehnologul de sistem. Dacă este necesar, vă puteți crea propria listă personală.
Orez. 72 – Lista standard de rezoluții
În lista de rezoluții, selectați-o pe cea de care aveți nevoie și faceți clic pe butonul „Selectați”.
Pentru ca ordinul să devină un ordin de control, este necesar să introduceți o dată planificată. Faceți clic pe câmpul „Planificat”. Se va deschide calendarul.
Orez. 73 – Introducerea unei date din calendar 
Orez. 74 – Selectare din directorul „Diviziuni”.
Apăsați butonul Enter.
Selectați controlerul găsit.
Faceți clic pe butonul „Selectați”. Numele controlerului va apărea în câmpul Controller.
Orez. 75 – Selectarea controlerului
Selectarea artistului
Orez. 76 – Adăugarea unui executor intern
Selectarea unui contractant externîn cazul interacțiunii interdepartamentale, aceasta se realizează făcând clic pe butonul „Adăugați contractant extern”.
Orez. 78 – Adăugarea unui artist extern
În directorul Organizații care apare, găsiți organizația și faceți dublu clic pe intrare.
Orez. 79 – Director „Organizații”
În secțiunea „Reprezentanți”, selectați un reprezentant al organizației și faceți clic pe butonul „Selectați”.
Orez. 80 – Selectarea unui reprezentant al organizației
Orez. 81 – RC din documentul primit
Selectați intrarea comenzii în contul dvs. și faceți clic dreapta.
Selectați „Accept pentru execuție” din meniul contextual. Documentul va fi mutat în folderul nr. 2 „În curs”.
Orez. 82 – Acceptarea spre executare
- ^
Implementarea rezoluției
Deschideți folderul contului „On Progress”, care va conține o listă de înregistrări despre comenzile din cont.
Orez. 83 – Introducerea unei rezoluții subordonate
Faceți dublu clic pentru a deschide RK pentru vizualizare. Vă rugăm să examinați cardul de înregistrare a documentului.
Pentru a introduce un raport de execuție, faceți clic dreapta pe intrarea comenzii și selectați acțiunea „Execută” din meniul contextual.
Orez. 84 – Executarea instructiunilor
În fereastra „Executor Report”, selectați starea execuției din listă.
Starea intermediară de execuție este selectată de către executant în cazul executării parțiale a ordinului. În acest caz, data raportului nu este indicată.
Orez. 85 – Introducerea unui raport de performanță
Pentru a specifica data raportului, faceți dublu clic în câmpul „Date”.
Selectați o dată din calendar și faceți clic pe butonul „Enter”.
Completați câmpul de text folosind tastatura.
Pentru a atașa rezultatul lucrării efectuate, trebuie să faceți clic pe butonul „Fișiere”.
Copiați fișierul de oriunde pe computer.
Faceți clic pe butonul „Adăugați fișier”. Fișierul va fi adăugat.
Orez. 86 – Anexarea unui dosar electronic
Faceți clic pe butonul „OK” din colțul din dreapta jos al ferestrei de raport. În cazul unei rezoluții de necontrol, după introducerea procesului-verbal, evidența ordinului va părăsi biroul în caz contrar, ordinul trebuie scos de sub control de către controlor, după care va părăsi automat biroul executorului; controlorul.- ^
Crearea unui proiect de scrisoare de ieșire
Crearea unei schițe de scrisoare de ieșire ca răspuns la un document primit
Deschideți cardul de înregistrare a documentului pe care v-a fost emisă comanda.
În meniul „Fișier”, selectați comanda „Creare RCPD”.
Orez. 87 – Crearea RCPD în urma documentului primit
În fereastra „Selectați un grup pentru un proiect nou”, selectați un grup. În secțiunea „Copiere detalii”, bifați caseta de selectare „Corespondenți” pentru a nu fi necesar să completați informații despre corespondent în cardul documentului de ieșire.
Orez. 88 – Selectarea unei echipe de proiect
Faceți clic pe butonul „Selectați”. Se va deschide RCPD a documentului de ieșire.
Orez. 89 – RKPD
Completați rezumat document în câmpul „Conținut”.
Găsiți documentul pe desktop, faceți clic dreapta pe el și selectați comanda „Copiere” din meniul contextual.
Accesați secțiunea „Fișiere” și faceți clic pe butonul „Inserați fișierul”.
Orez. 90 – Secțiunea „Fișiere”
Faceți clic pe butonul „OK”.
Pentru a trimite spre aprobare/semnătură, faceți clic pe butonul „Adăugați viză/semnătură”.
Orez. 91 – Depunerea pentru viză/semnătură
Selectați comanda „Adăugați” din meniul „Acțiuni”.
Adăugarea unui susținător/semnatar se realizează în modul de editare a proiectului. Pentru a comuta la acest mod, utilizați butonul 
.
În directorul „Diviziuni” care apare, introduceți primele litere ale artistului în câmpul „Căutare”. Apăsați tasta Enter.
Orez. 92 – Selectare din directorul „Divizii”.
Marcați susținătorul/semnatarul și faceți clic pe butonul „Selectați”. Veți fi returnat la fereastra „Adăugați și trimitere pentru aprobare/semnătură”, în care vor apărea înregistrările susținătorilor/semnatorilor selectați.
Din lista derulantă situată în partea din stânga sus a ferestrei, selectați una dintre cele două valori: „Pentru aprobare” sau „Pentru semnătură”, determinând astfel ce listă de funcționari o creați: susținători sau semnatari.
Orez. 93 – Trimiterea spre aprobare/semnare
Sistemul are două căi de aprobare a documentelor: „Toate o dată” sau „Unul câte unul”. Setați comutatorul la valoarea dorită.
În câmpurile „Durata”, indicați numărul de ore (zile) alocat pentru aprobarea/semnarea proiectului.
Faceți clic pe „Adăugați și trimiteți”. Veți reveni la fereastra de proiect (RPW). În secțiunea „Managementul proiectului” vor exista înregistrări ale susținătorilor/semnatorilor adăugați, iar data și ora de încheiere a perioadei de aprobare/semnare vor fi indicate.
Orez. 94 – Secțiunea „Managementul proiectului”
Important!!!
Antreprenorul trimite proiectul de document spre semnare managerului numai după ce toți oficialii autorizați au eliberat vize.
Dacă este necesar, oficialul de aprobare (semnând) poate adăuga, de asemenea, oficiali de aprobare suplimentari. 
Orez. 95 – Folder „Managementul proiectului”
După semnarea proiectului, starea „Semnat” apare în colțul din dreapta sus. Un astfel de document trebuie trimis la birou pentru înregistrare. Pentru a face acest lucru, deschideți proiectul și în meniul „Acțiuni” selectați comanda „Trimite proiectul pentru înregistrare”. După trimitere, documentul va dobândi statutul „Pentru înregistrare”.
- ^
Crearea unui proiect de document de inițiativă
Deschideți folderul nr. 7 „Managementul proiectului”.
Faceți clic pe butonul „Creați RCPD”.
Orez. 97 – Crearea unui proiect de document de inițiativă
Se deschide fereastra Select New Document Project Group. Selectați grupul dorit și faceți clic pe butonul Selectați.
Orez. 98 – Selectarea unui grup de proiecte de documente
Se va deschide fereastra proiectului documentului. A se vedea în continuare clauza 5.1.5.- ^
Crearea versiunilor de proiect
În folderul nr. 7 „Project Management”, faceți clic pe proiectul de document dorit.
Selectați comanda „Creați o versiune nouă” din meniul „Acțiuni”. Va apărea un mesaj de sistem care indică acest lucru la creare noua versiune proiect, lucrul cu versiunea actuală va fi finalizat. În caseta de mesaj, confirmați pentru a continua crearea noii versiuni.
Orez. 99 – Crearea unei noi versiuni a proiectului
RKPD-ul noii versiuni a proiectului va fi afișat pe ecran. Primește starea „Creat” și i se atribuie automat următorul număr de versiune secvențială. Noua versiune a RCPD moștenește unele dintre detaliile versiunii anterioare a RCPD, precum și lista de susținători și semnatari adăugați de executantul proiectului. Fișierele atașate de oficialii de aprobare și semnare nu sunt transferate în noua versiune a proiectului.
Orez. 100 – A doua versiune a proiectului de document
Deschideți secțiunea „Fișiere”. Pentru a face modificări documentului, faceți clic pe butonul „Editați fișierul”.
Orez. 101 – Secțiunea „Fișiere”
Se trimite spre reaprobare/semnare
Orez. 102 – Trimiterea spre aprobare
După ce șefii documentului de proiect au semnat documentul, executantul trimite proiectul spre înregistrare la birou (vezi clauza 5.1.18).- ^
Eliminarea comenzilor de sub control
Deschideți folderul nr. 3 „La control”. Acest folder stochează înregistrările comenzilor, controlorul cărora este proprietarul contului curent. O înregistrare pentru aceeași carte de înregistrare (RC) poate fi prezentată în listă de mai multe ori dacă are mai multe instrucțiuni. Înregistrările comenzilor restante vor fi evidențiate cu roșu.
Orez. 103 – Folder „La control”
Faceți clic dreapta pe înregistrarea dorită despre RC și selectați acțiunea „Vizualizare RC” din meniul contextual.
Orez. 104 – Vedeți RK
În meniul RK, selectați „Comenzi” și selectați „Vizualizare instrucțiuni”. Va apărea o fereastră de comandă.
Orez. 105 – Vizualizați instrucțiunile
Orez. 106 – Vizualizare raport
În fereastra „Rezoluție”, faceți clic pe butonul „Editare”.
Orez. 107 – Editarea unei rezoluții
Faceți dublu clic în câmpul „Actual” pentru a introduce data reală de execuție. Aceasta va fi data finală pentru executarea comenzii.
Orez. 108 – Introduceți data reală
Faceți clic pe dată și apăsați butonul „Enter”.
În câmpul „Stare execuție”, setați valoarea la „Terminat” (prin selectarea din lista derulantă).
Orez. 109 – Introduceți starea de execuție
Completați câmpul „Motive pentru retragere”.
Faceți clic pe butonul „Înregistrare”. O înregistrare a acestei comenzi va părăsi automat contul. Comanda va dobândi starea „Eliminată de sub control”.- ^
Aprobarea proiectului de document
Deschideți folderul de birou nr. 8 „On sighting”.
Orez. 110 – Birou
Faceți dublu clic pe intrările proiectului.
Orez. 111 – Dosarul „La vedere”
Consultați RCPD.
Orez. 112 – RKPD
Citiți cu atenție termenul limită de aprobare a proiectului în secțiunea „Managementul proiectului”. După această perioadă, va fi imposibilă eliberarea vizei, iar contractantul va trebui să prelungească perioada de viză.
Orez. 113 – Perioada de aprobare a proiectului 
Orez. 114 – Aprobarea proiectului 
Orez. 115 – Salvarea unui fișier pe disc
Orez. 116 – Adăugarea unui fișier
Faceți clic pe butonul „OK”.
În fereastra de aprobare a proiectului, faceți clic pe butonul „OK”. După aprobare, proiectul capătă statutul „Aprobat”. Înregistrarea despre RCPD va părăsi folderul „On Approval”. În timpul procesului de avizare, evaluatorul poate adăuga un evaluator suplimentar (a se vedea paragraful XX).
- ^
Semnarea proiectului
Deschideți folderul de birou nr. 9 „Pe semnătură”.
Orez. 117 – Birou
Faceți dublu clic pe intrările proiectului. Consultați RCPD.
Orez. 118 – RKPD
Pentru a vizualiza scrisoarea în secțiunea „Fișiere”, faceți clic pe numele fișierului. Se va lansa aplicația de vizualizare a fișierelor.
Închideți aplicația după vizualizarea fișierului electronic.
În secțiunea „Managementul de proiect”, evidențiați numele dvs. în lista oficialilor de aprobare și semnare.
Citiți cu atenție termenul limită pentru semnarea proiectului din secțiunea „Managementul proiectului”. După această perioadă, va fi imposibil de semnat, iar contractantul va trebui să prelungească perioada de viză.
Orez. 119 – Termenul limită pentru semnarea proiectului 
Orez. 120 – Semnarea proiectului
Orez. 121 – Salvarea unui fișier pe disc
Orez. 122 – Adăugarea unui fișier
Faceți clic pe butonul „OK”.
În fereastra de semnare a proiectului, faceți clic pe butonul „OK”. După semnare, proiectul capătă statutul „Semnat”.
Pentru a semna un document electronic cu semnătură digitală electronică, selectați fișierul dorit în secțiunea „Fișier” și faceți clic pe butonul „Semnați fișierul”.
Orez. 123 – Semnarea unei imagini electronice a unui document
Imaginea electronică a documentului este marcată cu o bifă roșie.
Orez. 124 – Fișier cu semnătură digitală
Închideți RCPD. Înregistrarea despre RCPD va părăsi folderul „Pentru semnătură”.
LUCRARE DE CURSPOST
După disciplină:„Sisteme informaționale corporative și eficiență a sistemelor informatice”
Pe subiect:„DELO” - SISTEM PENTRU AUTOMATIZAREA PROCESULUI DE CAZ ȘI A FLUXULUI ELECTRONIC DE DOCUMENTE
INTRODUCERE
Sistemul „BUSINESS”, dezvoltat de compania Electronic Office Systems (EOS), este o soluție industrială cuprinzătoare care asigură automatizarea procesului de lucru de birou, precum și menținerea unui flux de documente complet electronic al organizației. Sistemul este utilizat eficient atât în companiile comerciale mici, cât și în structurile de holding sau departamentale distribuite.
Prima versiune a sistemului DELO a fost lansată în 1996. Astăzi, „DELO” este folosit de peste 1000 de companii, instituții, organizații din Rusia și țările CSI, iar numărul total de locuri de muncă instalate depășește 100.000. Are un „Certificat de cea mai înaltă calitate”.
1. Informații generale despre ssisteme"CAZ"
Sistemul „DELO” este un produs replicabil „în cutie”. Fără modificări personalizate, rezolvă problemele de automatizare de birou și de gestionare electronică a documentelor pentru majoritatea organizațiilor. Folosind un sistem de directoare flexibil, acesta poate fi instalat și configurat cu ușurință de către specialiștii clienți.
· Scalabil și flexibil în configurație, se adaptează cu ușurință la specificul fluxului de documente în organizații de orice dimensiune, de la câteva până la mii de locuri de muncă.
· Oferă nivelul cerut confidențialitatea informațiilor și conformitatea cu toate cerințele de reglementare atât ale păstrării evidențelor rusești, cât și ale standardelor internaționale (ISO 15489 „Informații și documentații - Managementul documentelor” și ISO/IEC 17799:2000 „ Tehnologia de informație- Ghid practic de management securitatea informatiei»)
· Oferă un flux securizat de documente electronice folosind o semnătură digitală electronică (EDS) și instrumente criptografice speciale. Compania Electronic Office Systems deține toate certificatele FSB necesare pentru utilizarea instrumentelor de securitate a informațiilor în produsele sale.
· Oferă posibilitatea de a converti în masă documentele de hârtie în formă electronică și de a le plasa în baza de date a sistemului utilizând opțiunea „Scanare în flux”.
· Sprijină întregul ciclu de lucru cu proiecte de documente, inclusiv rutarea și versiunea acestora.
· Vă permite să lucrați cu documente ca în retea locala, și de la distanță - prin Internet („BUSINESS-WEB”).
· Are o arhitectură deschisă și oferă posibilitatea de a se integra cu alt software atât de la EOS, cât și de la alți producători de software.
2. Avantaje
Pentru manageri la diferite niveluri:
· căutare rapidă a documentelor;
· urmărirea mișcării unui document în toate etapele ciclului său de viață;
· controlul și raportarea eficientă asupra implementării rezoluțiilor;
· reducerea timpului de pregătire și aprobare a documentelor;
· lucru convenabil asupra proiectelor de documente;
· primirea rapoartelor de sinteză și a jurnalelor;
· posibilitatea delegării de competențe.
Pentru angajații birourilor, secretariatelor și funcționarilor:
· înregistrarea rapidă și convenabilă a documentelor folosind un sistem extins de diverse directoare;
· monitorizarea progresului implementării rezoluțiilor;
· căutare comodă și rapidă folosind orice detalii ale cardului de înregistrare (RC) atât a documentelor, cât și a proiectelor (RCPD);
· jurnal de transfer de documente, registre de expediere interne și externe;
· raportare.
3. Principalele funcții ale sistemului DeloFuncții de bază
Oferă întregul ciclu de viață al unui document într-o organizație, de la crearea unui document nefinalizat până la anulare și transfer în arhivă.
Lucrul cu documentele de intrare și de ieșire
· Înregistrarea, controlul și contabilizarea corespondenței de intrare și de ieșire.
· Înregistrarea documentelor trimise prin e-mail într-un mod automat, inclusiv a semnăturilor digitale protejate.
· Configurarea structurii numărul de înregistrareîn conformitate cu nomenclatorul de cazuri adoptat în organizaţie.
· Impunerea rezoluțiilor, monitorizarea execuției, redactarea și revizuirea rapoartelor privind rezoluțiile.
· Transmiterea documentelor pentru executare în cadrul organizației pe rute specificate.
· Căutare rapidă pentru toate detaliile Republicii Kazahstan și Codul civil al Federației Ruse, capacitatea de a salva și de a utiliza interogări complexe de căutare.
· Ștergerea documentelor și posibilitatea de a le transfera în arhivă.
Lucrul cu documentele interne ale organizației
· Ciclul complet de lucru cu proiecte de documente este acceptat:
o crearea de către Republica Kazahstan a unui proiect de document, inclusiv „în urma” unui document administrativ;
o modificarea proiectului cu stocarea versiunilor anterioare;
o coordonarea și aprobarea proiectului de document;
o înregistrarea unui document creat pe baza proiectului.
· Formarea instructiunilor pe baza de documente;
· Gestionează trecerea documentelor cu multe soluții. Întregul document în ansamblu și fiecare dintre punctele sale pot avea propriile arbori ierarhici de rezoluții, fiecare dintre ele cu executori și controlori proprii.
· Transferul documentelor avizate către angajați pentru revizuire și execuție.
· Monitorizarea trecerii si executarii documentelor. A fost implementată funcția de rol a controlorului - capacitatea de a delega funcția de control a documentelor, articolelor și rezoluțiilor către persoane sau departamente desemnate ca controlori sau servicii de control.
· Gestionarea accesului la documente.
· Crearea și stocarea șabloanelor de documente.
Asigurarea securității informațiilor
· Diferențierea drepturilor de acces ale utilizatorilor la documente. Fiecărui utilizator i se atribuie: drepturi de acces; drepturi de acces la dulapuri în care puteți lucra; un set de operațiuni de birou în conformitate cu responsabilități funcționale.
· Înregistrarea acțiunilor utilizatorului.
· Utilizarea metodelor de protecție a informațiilor criptografice – semnătură digitală și criptare.
Oportunități de „DELO-WEB”
Capacitatea de a lucra prin Web a devenit cât mai aproape posibil de funcționalitatea sistemului „DELO” pe o rețea locală. Angajații unei filiale de la distanță - dacă au acces la Web - devin participanți egali la fluxul de documente al întregii întreprinderi. Managerii și specialiștii aflați în afara biroului au posibilitatea de a participa la luarea, executarea și monitorizarea deciziilor.
· Înregistrarea documentelor cu completare automată a unor domenii ale Republicii Kazahstan;
· Înregistrarea documentelor aferente;
· Certificarea fișierelor și semnăturilor digitale atașate Republicii Kazahstan, precum și verificarea semnăturilor digitale ale fișierelor atașate;
· Luarea de rezolutii asupra documentelor, monitorizarea executiei
· Coordonarea si semnarea proiectelor de documente
· Certificarea semnăturilor digitale ale fișierelor atașate Republicii Kazahstan a proiectelor de documente, precum și verificarea semnăturilor digitale ale acestora.
· Caută documente și rezoluții după valorile detaliilor acestora;
· Primirea rapoartelor privind fluxul documentelor interne și externe.
4. Opțiunea „EDS și criptare”In activitate organizatii moderne Există o tendință constantă spre introducerea tehnologiilor de procesare a informațiilor fără hârtie.
Documentele organizaționale sunt create, procesate și trimise electronic. Documentele primite sunt adesea convertite în formă electronică folosind scanarea și recunoașterea textului sau sunt primite în formă electronică.
Gestionarea electronică a documentelor crește semnificativ eficiența gestiunii și personalul de producție: accelerează procesele de pregătire, coordonare, avizare și aprobare a documentelor, simplifică procedurile de căutare și prelucrare a documentelor, schimbându-le atât în cadrul organizației, cât și cu corespondenții/destinatarii externi. În plus, se constată o reducere semnificativă a consumului de hârtie și consumabile, necesarul de echipament de copiere și personalul de întreținere al acestuia este redus.
Utilizarea transmiterii electronice a documentelor necesită un mijloc adecvat de autentificare a informațiilor conținute în document. Un astfel de mijloc este o semnătură digitală electronică (EDS) - un analog al certificării tradiționale scrise de mână a unui document pe hârtie (semnătură).
Spre deosebire de o semnătură obișnuită, o semnătură electronică nu numai că verifică identitatea persoanei care a semnat documentul, dar garantează și că nu au fost aduse modificări documentului după semnarea acestuia.
La înregistrarea documentelor primite, un angajat își poate pune semnătura digitală pe dosarul documentului, atestând autenticitatea acestuia. Atunci când se lucrează cu proiecte de documente, documente de ieșire și interne ale unei organizații, semnătura digitală poate fi utilizată la acordul, aprobarea, aprobarea, înregistrarea și trimiterea unui document către destinatar.
Pentru a utiliza o semnătură digitală electronică în sistemul „DELO”, este oferită o opțiune specială „EDS și criptare”.
Opțiunea vă permite să semnați digital documentele stocate și procesate în sistemul de automatizare de birou și de gestionare electronică a documentelor „DELO”. Dacă este necesar, documentul poate fi semnat de mai mulți angajați, ceea ce este foarte convenabil pentru automatizarea procedurilor de aprobare, avizare și aprobare a documentelor.
Orice angajat care are acces la document primește informaţii de încredere despre semnături - cine a semnat acest document și când, și poate verifica, de asemenea, autenticitatea fiecărei semnături și să se asigure că după semnare documentul nu a fost editat. Procedura de verificare a unei semnături digitale este extrem de simplă - doar faceți clic o dată pe mouse.
Opțiunea „EDS and Encryption” oferă și posibilitatea de a semna și cripta documentele trimise prin e-mail către destinatari externi: sucursale, filiale, clienți sau parteneri. Criptarea mesajelor transmise peste canale externe comunicare, vă permite să garantați protecția informațiilor confidențiale împotriva accesului neautorizat - citire, denaturare sau înlocuire.
În cazul în care sistemul „BUSINESS” este instalat pentru toți participanții la schimbul de informații, semnăturile digitale atașate documentului sunt transferate împreună cu documentele. Deci utilizatorii sistem corporativ obțineți posibilitatea de a semna și distribui documente semnate în întreaga organizație distribuită geografic. În acest caz, de exemplu, verificarea semnăturii președintelui unei corporații într-o sucursală la distanță se realizează exact în același mod ca și verificarea semnăturii unui angajat al sucursalei - un „clic” al mouse-ului.
Tehnologia de lucru cu opțiunea „EDS și criptare”.
Pentru fiecare utilizator al sistemului „DELO” care are drept de semnătură, se generează o cheie, formată din două părți: secretă și publică.
Cheia secretă este înregistrată pe un mediu: o tabletă electronică Touch Memory sau cheie electronică EToken transferat personal utilizatorului. Cheia secretă poate fi protejată suplimentar printr-o parolă de utilizator (în cazul în care media este pierdută).
Cheia secretă este folosită pentru a semna documente și pentru a decripta mesajele trimise de utilizator prin e-mail. Pentru a semna un fișier de document sau un mesaj, utilizatorul trebuie doar să plaseze purtătorul cheii secrete în dispozitivul de citire al computerului și să facă clic pe butonul „Semnați” cu mouse-ul.
Pe baza cheii publice, se generează un certificat de cheie publică. Certificatul de cheie publică este utilizat pentru a verifica autenticitatea semnăturii digitale.
Crearea cheilor secrete de utilizator și a certificatelor acestora este efectuată de administratorul Centrului de control sistem cheie(TSUKS), care este un complex softwareși un dispozitiv pentru scriere/citire cheie media, inclus în sfera livrării opțiunii.
TsUKS este un centru corporativ pentru gestionarea unui sistem cheie, activitățile sale se extind doar la propria organizație, sucursale și filiale. Dacă este necesar, certificatele emise de Autoritatea Centrală de Certificare pot fi semnate de o Autoritate de Certificare de nivel superior. CCCS funcționează pe un computer autonom, neconectat la nicio linie de comunicație din motive de securitate.
Administrarea TsUCS nu necesită pregătire specială. Toate informațiile necesare sunt prezentate în documentația sistemului DELO.
Opțiuni de livrare și instalare pentru opțiunea „EDS și criptare”.
Opţiune „EDS și criptare” Disponibil în 3 variante de livrare diferite:
· Complet funcțional. Utilizatorul poate semna documente și mesaje, poate cripta și decripta mesajele și poate verifica semnăturile altor utilizatori. Pentru astfel de utilizatori, pachetul de opțiuni include un dispozitiv hardware pentru citirea cheii secrete.
· Numai verificarea semnăturii. Utilizatorul poate verifica semnăturile altor utilizatori, dar nu poate semna el însuși documentele. Lucrările acestor angajați nu necesită utilizarea hardware-ului.
· Verificarea semnăturii de la distanță. Utilizatorul poate verifica semnăturile altor utilizatori, dar nu poate semna el însuși documentele. Această opțiune este disponibilă din versiunea „DELO” 8.09 și presupune achiziționarea unui server de verificare a semnăturilor, care vă permite să verificați semnăturile de pe orice stație de lucru a sistemului „DELO”.
În funcție de nevoile clientului, pot fi achiziționate combinații arbitrare de Opțiuni. De exemplu, achiziționați o versiune cu funcții complete numai pentru personalul de conducere care are dreptul de a semna, iar pentru alți angajați achiziționați opțiunea „Numai verificarea semnăturii”.
Software special folosit.
Opţiune „EDS și criptare” folosește instrumentul de protecție criptografică CryptoPro CSP, dezvoltat de CryptoPro și certificat de FAPSI. Integrarea software-ului criptografic în sistemul de birotică și managementul documentelor electronice „DELO” a fost realizată de EOS, care deține licențele FAPSI corespunzătoare.
5. Funcții ale sistemului de birotică și management electronic al documentelorSistemul acceptă întregul ciclu de viață al unui document într-o organizație, de la crearea unui proiect de document până la anulare și transfer în arhivă.
Lucrați la proiecte de documente
Funcționalitatea de pregătire a documentelor vă permite să automatizați întregul proces de creare a documentului. Lucrul cu proiectele de documente presupune efectuarea următoarelor acțiuni:
1. crearea de către Republica Kazahstan a unui proiect de document, inclusiv „în urma” unui document administrativ;
2. schimbarea proiectului cu păstrarea versiunilor anterioare;
3. aprobarea proiectului de document;
4. aprobarea proiectului de document;
5. înregistrarea unui document creat pe baza proiectului.
Atunci când lucrați cu un proiect, se efectuează rutarea secvențială sau paralelă, timpul de revizuire și perioada de pregătire pentru proiectul în ansamblu sunt controlate.
Înregistrarea documentelor
Pentru fiecare document din sistemul „DELO” se generează un card de înregistrare și control (RC), în care sunt introduse informații despre document. Pot fi înregistrate atât documentele primite din exterior, cât și create în cadrul organizației: scrisori, comenzi, instrucțiuni, contracte, acte etc. Compoziția detaliilor Republicii Kazahstan: corespondent, rezumat, data creării, numărul de înregistrare al documentului, semnătura, subiectul, marca de acces, marcajul privind prezența cererilor, nomenclatorul, compoziția documentului, rezoluția etc. Unele detalii, de exemplu, rezoluțiile și rapoartele privind executarea acestora, destinatarii, corespondenții pot avea mai multe semnificații.
Controlul execuției
Sistemul „DELO” implementează controlul asupra execuției documentelor. Pot fi monitorizate atât executarea rezoluțiilor, cât și execuția documentului în ansamblu. Totodată, sunt monitorizate automat termenele de execuție, iar documentele controlate și documentele cu termene expirate sunt evidențiate. Este posibilă generarea de memento-uri către executanți și rapoarte privind execuția documentelor de control. Alte funcții ale sistemului de automatizare de birou sunt prezentate în Tabelul nr. 1.
Tabel Nr. 1. Funcții ale sistemului de automatizare de birou
Prelucrarea și stocarea documentelor | Pe card poate fi „atașat” orice număr de fișiere care conțin documentul în sine în reprezentare pe computer (de exemplu, o imagine fax a unui document de hârtie, text, material audio sau video etc.). Aceste fișiere pot veni peste linii de comunicare sau pot fi create în cadrul unei organizații folosind editori de text precum MS WORD, scanere, microfoane sau alte dispozitive conectate la un computer. | |
Extinderea compoziției detaliilor cardului de document | Cardul conține detalii care îndeplinesc pe deplin cerințele muncii de birou. Pentru a reflecta specificul departamentului sau al industriei, compoziția câmpurilor cardului poate fi extinsă cu detalii suplimentare. Câmpurile noi pot fi create chiar de utilizatori fără nicio programare. Detaliile suplimentare pot fi de diferite tipuri: șir, numerice, date. De asemenea, oferă posibilitatea de a controla datele introduse în detaliile create. | |
Introducerea documentelor inline | Flow document input vă permite să rezolvați problema introducerii în masă a imaginilor electronice ale documentelor pe hârtie în sistemul de management al documentelor. La înregistrarea documentelor pe primele foi sau pe separat cearșafuri curate(coli de separare) se imprimă un cod de bare unic atribuit de sistem. În timpul procesului de scanare și recunoaștere la o stație de lucru separată echipată cu un scaner de înaltă performanță, sistemul analizează codul de bare și procesează documentele scanate în conformitate cu informațiile specificate în acesta. Ca urmare imagini electronice documentele primite într-un format dat sunt atașate automat la RK-ul corespunzător. | |
Mișcarea documentelor | Sistemul are mai multe mecanisme de organizare a deplasării documentelor. Fiecare mecanism asigură executarea optimă a unui anumit proces de birou. Atunci când se lucrează la o schiță de document, cardul este trimis automat de-a lungul unei rute secvențiale sau paralele între oficialii coordonatori sau de aprobare predeterminați. În procesul de transmitere a proiectului, se ia în considerare natura vizelor eliberate, iar momentul luării în considerare este controlat. După luarea rezoluției, documentul finalizat este adus la cunoștința executorilor, iar termenele de executare a ordinelor sunt monitorizate. | |
Asigurarea valabilitatii juridice | În procesul de acordare sau aprobare a unui proiect de document, utilizatorul poate certifica documentul în cauză cu o semnătură digitală electronică (EDS). Acest lucru vă permite să asigurați valabilitatea legală a documentelor electronice create. Pentru a stoca certificate de semnătură digitală, se pot folosi un centru de certificare terță parte și un centru intern de management al sistemului de chei corporative (TSMC), creat pe baza produselor software EOS și a instrumentelor cripto certificate. | |
Trimiterea documentelor | Sistemul vă permite să creați registre de corespondență pentru expediția instituției, să imprimați plicuri și să trimiteți documente folosind sisteme de e-mail. Documentele trimise prin e-mail pot fi protejate prin criptare și certificate cu semnătură digitală. În acest scop, sistemul utilizează criptomonede certificate. | |
Lucrări de referință și analitice | Pe măsură ce sistemul funcționează, acumulează o bază de informații de documente ale instituției. Sistemul oferă o căutare pentru documente în această bază de date folosind o combinație a oricăror detalii ale Republicii Kazahstan, precum și o căutare în textul documentului. Dacă este necesar, o interogare de căutare complexă poate fi salvată și utilizată în mod repetat. Documentele selectate ca rezultat al căutării pot fi stocate în folderele personale ale utilizatorilor sau tipărite sub forma unei liste. | |
Căutare full-text după conținutul documentului | A fost implementată o căutare combinată: folosind simultan o combinație de detalii ale cardului de înregistrare și o căutare integrală bazată pe conținutul documentelor în sine. | |
Lucrul cu documentele aferente | Este posibil să se stabilească legături între documentele RC sau proiectele de documente care sunt legate tematic, se anulează sau se completează unele pe altele, etc. Acest lucru vă permite să vizualizați lanțuri de documente interconectate. De asemenea, pot fi stabilite legături către documente stocate în afara sistemului de management al documentelor (link by URL). Astfel, un document din sistemul „BUSINESS” se poate referi la materiale informative externe sau documente stocate în alte sisteme informatice. | |
Reglementarea drepturilor de acces | Drepturile de utilizator din sistem reglementează atât accesul la dulapuri și documente în conformitate cu clasificările acestora, cât și setul de funcții disponibile unui anumit utilizator (înregistrare, editare, depunere a unui document, eliminarea controlului etc.) |
Potrivit Western firme de consultanta, atunci când lucrați cu documente pe hârtie:
· aproximativ 15% din toate documentele sunt pierdute iremediabil;
· până la 30% din timpul de lucru al angajaților este petrecut în căutarea materialelor necesare;
· Pentru fiecare document se creează în medie 19 copii.
Sistemul de automatizare de birou și de gestionare a documentelor electronice „DELO” creează condiții fundamental noi pentru mai mult organizare eficientă lucrul cu documente:
Tehnologie neautomatizată | Tehnologia automatizata | |
recepția manuală a documentelor primite prin canale electronice (fax, telegraf, e-mail) | recepția automată a documentelor primite prin canale electronice | |
tipărirea manuală a cardurilor, întocmirea rezumatelor, certificatelor, rapoartelor, registrelor | tipărire automată a cardurilor, rapoarte standard, certificate și registre, generare de rapoarte personalizate | |
deplasarea manuală a proiectului de document în procesul de coordonare și aprobare | transferul automat al proiectului între oficialii de aprobare și de aprobare de-a lungul unui traseu prestabilit | |
reproducerea documentelor si cardurilor, transportul si transferul acestora catre executori | ||
înregistrarea manuală a faptului de transfer de documente și rezoluții către un funcționar, care adesea nu este efectuată din cauza neglijenței angajaților | înregistrarea automată a faptelor de trimitere și primire a documentelor și rezoluțiilor printr-o rețea de calculatoare | |
înregistrarea multiplă a acelorași documente în jurnale și birouri ale diferitelor divizii structurale | înregistrarea inițială unică a unui document în orice departament și urmărirea automată ulterioară a mișcării și executării documentului în dulapuri electronice diviziuni | |
căutarea manuală a documentelor și culegerea de informații despre execuția lor în dulapuri împrăștiate ale diferitelor departamente | căutare automată end-to-end prin toate fișierele, ținând cont de drepturile de acces | |
trimitere prin poștă și curier de documente și rezoluții către sucursale și alte instituții cu întocmirea manuală a registrelor relevante |
„DELO-Enterprise” este destinat nu numai serviciilor de birou (secretariate, birouri, departamente generale, expediții etc.). De asemenea, sistemul automatizează activitățile participanților direcți în fluxul de documente: manageri, specialiști - adică toți angajații organizației care lucrează cu documente.
„DELO” îndeplinește toate cerințele atât pentru sistemele electronice moderne de gestionare a documentelor, cât și pentru sistemele clasice de automatizare de birou.
Prin sprijinirea lucrărilor de birou cu drepturi depline de hârtie și documente complet electronice, „DELO-Enterprise” vă permite să implementați un sistem de flux mixt de documente hârtie-electronic într-o organizație. Sistemul oferă o oportunitate unică de a crea lucrări de birou fără hârtie extrem de eficiente în zone deosebit de aglomerate activitati de management cu păstrarea fluxului de documente pe hârtie cu drepturi depline în anumite zone. Acest lucru permite o tranziție lină la tehnologiile moderne de control, fără riscul defecțiunilor în sistemul modernizat suport de documentare management.
Sistemul de automatizare de birou și de gestionare a documentelor electronice a fost creat ca urmare a rezumării multor ani de experiență în dezvoltarea și operarea a zeci de sisteme similare în cele mai mari instituții din fosta URSS și Rusia. Prin urmare, respectă pe deplin cerințele standardelor actuale de muncă de birou și, de asemenea, sprijină regulile (inclusiv cele informale) și tehnicile utilizate în practica muncii de birou a întreprinderilor și instituțiilor autohtone.
În sistemul DELO-Enterprise, utilizatorul poate fi fie un funcționar indicat direct în documente, fie un alt angajat al instituției căruia i-au fost delegate atribuțiile corespunzătoare.
7. Sisteme din familia „DELO”.
Sistemele din familia „BUSINESS” sunt scalabile, suportă organizarea fluxului de lucru centralizat, distribuit și descentralizat:
· „CASE-Secretary” poate fi instalat pe un singur computer și, astfel, oferă înregistrarea și controlul centralizat al executării documentelor.
· „DELO-Enterprise” acceptă modul multi-utilizator și oferă management centralizat un singur proces de lucru de birou.
· Dacă o instituție are departamente cu muncă de birou independentă, atunci „DELO-Enterprise” sprijină procesele de lucru de birou interacționate ale acestor departamente.
De asemenea, scalarea sistemului este asigurată prin utilizarea următoarelor tehnologii:
Lucrul pe rețelele Internet/Intranet | Pentru a oferi acces la documente, sistemul implementează o interfață web. Oferă acces simplu și eficient la documente de pe orice computer local sau la distanță prin Internet. | |
Gestionarea documentelor electronice distribuite | Sistemul permite schimbul automat de documente electronice competente din punct de vedere legal între organizații sau departamente îndepărtate geografic. În același timp, sunt respectate toate normele de muncă casnică de birou. Confidențialitatea și autenticitatea documentelor sunt asigurate de criptomonede certificate. | |
Suport pentru o gamă largă de documente | Sistemul de stocare a datelor permite mai multor utilizatori să lucreze cu cantități mari de documente. Capabilitati reale, practic confirmate - peste 4.000.000 de documente, peste 500 de utilizatori concurenti. În același timp, există o versiune a sistemului pentru un singur utilizator care funcționează cu un SGBD shareware. |
„DELO” este un sistem deschis. Se integrează cu orice aplicație Windows prin intermediul API-ului deschis inclus în livrarea sistemului.
API-ul oferă posibilitatea de a controla accesul la datele stocate în modul citire de către alte programe. Astfel de programe, dacă este necesar, pot fi dezvoltate de către client dacă este necesar să se extindă proprietățile de consum ale sistemului, de exemplu:
· pentru a afișa datele sistemului în cea mai convenabilă formă de rapoarte;
· să genereze solicitări de tipul necesar pentru căutarea și selectarea datelor;
· pentru a accesa datele sistemului prin INTERNET (INTRANET);
· pentru a exporta date de sistem către alte baze de date de clienți etc.
„DELO” este strâns integrat cu pachetul MS Office, care vă permite să înregistrați documente direct de la editori sau program de mail. De asemenea, sistemul a implementat deja integrarea cu următoarele produse EOS:
Subsistemul „ARHIVE BUSINESS” | „ARCHIVAL BUSINESS” este un subsistem multi-utilizator conceput pentru a automatiza pregătirea pentru transferul fișierelor în arhivă, întreținerea și înregistrarea documentelor de arhivă. Programele sunt integrate în menținerea nomenclatorului cazurilor, urmărirea modificărilor în structura organizatorică a organizației, precum și importul și exportul de documente electronice. | |
sistem PERSONAL | Sistemul software „PERSONAL” este conceput pentru evidențele automate de personal ale întreprinderilor și instituțiilor. Sistemul poate fi folosit ca intreprinderi individuale atât organizaţii cât şi organizaţii cu structură complexă: tip holding, cu numeroase filiale, cu structură extinsă de sucursale etc. |
Sistemul DELO-Start folosește MSDE (Microsoft Data Engine) ca DBMS.
Funcţie | BUSINESS-Entreprise | secretar de afaceri* | BUSINESS-Start | |
Procesarea documentelor distribuite în rețea | ||||
Distribuirea drepturilor de acces la diverse documente și funcții de sistem | ||||
Menținerea mai multor fișiere de documente | ||||
Lucrul cu proiecte de documente | ||||
Integrare cu subsistemul „ARHIVING BUSINESS”. | ||||
Posibilitatea de interacțiune cu un criptoserver | ||||
Înregistrarea documentelor | ||||
Introducerea rezoluțiilor pentru documente | ||||
Distribuirea documentelor aflate în curs de execuție în „dosare” în funcție de stadiul de execuție a documentului: Primit, La execuție, Sub control etc. | Doar folderul este deschis Sub control" | |||
Controlul execuției documentelor** | Doar în căutare | |||
Căutare de documente cu mai multe criterii | ||||
Generarea de rapoarte standard | ||||
Schimb de documente prin e-mail | ||||
Ștergerea documentelor pentru afaceri | ||||
Urmărirea mișcărilor de originale pe hârtie și copii ale documentelor, menținerea registrelor de transferuri interne de documente | ||||
Mentinerea listelor personalizate de functionari, organizatii, rubrici tematice, grupuri de documente | ||||
Editarea șabloanelor pentru formularele tipărite de ieșire | ||||
* - MSDE (Microsoft Data Engine) este utilizat ca DBMS, care este inclus în pachetul de livrare.
** - controlul operațional al executării documentelor poate fi efectuat în două moduri:
· la vizualizarea listei de rezoluții de control din folderul „Sub control”;
· în modul de căutare după detalii de rezoluție.
9. Structura sistemului „BUSINESS”.
Figura 1 prezintă structura sistemului „DELO” și opțiunile acestuia.
Orez. 1. Structura sistemului „BUSINESS” și a subsistemelor acestuia.
10. Cerințe tehnice de bază„BUSINESS” este un sistem aplicativ de birotică și management electronic de documente, care funcționează într-un mediu client-server.
Oracle 9i (9.2.0.3 sau versiuni ulterioare), Microsoft SQL Server 2000 poate fi utilizat ca SGBD.
CERINȚE DE SERVER
Cerințele pentru server sunt determinate în primul rând de cerințele SGBD selectat, de numărul așteptat de utilizatori ai sistemului „DELO” și de fluxul de documente al organizației. În fiecare caz concret Configurația serverului este determinată individual.
Volumul ocupat de baza de date „BUSINESS” pe hard disk este calculat la rata de 50 MB pentru dimensiunea inițială a bazei de date, plus 2 KB pentru fiecare card de înregistrare (excluzând volumul fișierelor atașate).
Caracteristicile medii ale serverului:
· Procesor Pentium IV și superior;
· RAM nu mai puțin de 512 MB;
· spațiul liber pe hard disk este determinat de fluxul de documente al organizației. Se calculează la rata de 50 MB pentru nevoile sistemului plus 2 KB pentru fiecare card de înregistrare (excluzând volumul fișierelor atașate). Dimensiunea minimă de pornire a bazei de date este de 50 MB.
În cazul utilizării SGBD Oracle pe o altă platformă decât Windows, pentru a oferi astfel de capabilități opționale ale sistemului „DELO” precum căutarea contextuală a fișierelor atașate și „DELO-WEB”, veți avea nevoie de un server Windows suplimentar cu MS Internet Information Server și MS Index Server instalate.
CERINȚE POSTULUI
Client cu caracteristici complete
Partea client a sistemului „DELO” rulează sub Control Windows 2000, Windows XP. Partea client a SGBD-ului corespunzător trebuie să fie instalată pe stația de lucru și, de asemenea, să le folosească pe toate funcţionalitate Sisteme „DELO”, MS Internet Explorer 6.0 și MS Office 2000 (sau versiuni ulterioare).
· Procesor Pentium II și superior;
· RAM minim 128 MB;
· spațiu liber pe hard disk de la 200 MB;
· monitor cu o rezoluție de 800x600, 65 mii culori
· Windows2000Professional.
Client subțire:
Pentru a lucra cu sistemul „DELO” prin interfața WEB („DELO-WEB”), aveți nevoie de un computer cu Internet Explorer 6.0 sau o versiune ulterioară instalată.
CONCLUZIE
„DELO” îndeplinește toate cerințele atât pentru sistemele electronice moderne de gestionare a documentelor, cât și pentru sistemele clasice de automatizare de birou. Sprijinind munca de birou cu drepturi depline, pe hârtie și documente complet electronice, „DELO” vă permite să implementați un sistem de flux mixt de documente hârtie-electronic într-o organizație. Sistemul oferă o oportunitate unică de a crea lucrări de birou foarte eficiente fără hârtie în zonele deosebit de aglomerate ale activităților de management, menținând în același timp un flux complet de documente pe hârtie în anumite zone. Acest lucru permite o tranziție lină la tehnologii moderne de management, fără riscul defecțiunilor în sistemul de documentație de management modernizat.
Este ușor să trimiți munca ta bună la baza de cunoștințe. Utilizați formularul de mai jos
Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.
Postat pe http://www.allbest.ru/
Sistem electronic de gestionare a documentelor „Delo”
1. Scopul sistemului
2. Capacitățile sistemului
3. Interfata utilizator
Concluzie
1. Scopul sistemului
Sistemul electronic de management al documentelor „Delo” este o soluție industrială cuprinzătoare care asigură automatizarea procesului de lucru de birou, precum și menținerea unui flux de documente complet electronic al organizației. Sistemul este utilizat eficient atât în companiile comerciale mici, cât și în structurile de holding sau departamentale distribuite.
Fluxul automat de documente „DELO” are o scalabilitate aproape nelimitată - capacitatea de a „crește acoperirea” și de a include noi utilizatori. Poate funcționa simultan de la câțiva până la câteva mii de utilizatori. Specializată în domeniul automatizării proceselor de business și a proceselor de gestionare a documentelor, creație arhive electronice documentație de management, financiară, de proiectare și inginerie.
În timpul implementării proiectelor, efectuează lucrări de implementare, modificare, configurare a sistemelor și se integrează cu sistemele existente la întreprindere.
Partenerii sunt furnizori de soluții IT de încredere care s-au dovedit nu numai în rândul clienților ruși, ci și în străinătate:
Software-ul Alee.
Microinvestește.
Holemont.
Sisteme de birou electronic.
Sisteme informatice de baza:
Gestionarea electronică a documentelor.
Managementul sarcinilor și controlul disciplinei performanței.
Arhivele electronice.
Sisteme de contabilitate a stocurilor pentru restaurante și magazine.
Implementarea unor astfel de sisteme asigură transparența proceselor și îmbunătățește eficiența întreprinderii în ansamblu.
2. Capacitățile sistemului
Sistemul electronic de gestionare a documentelor Delo asigură nivelul necesar de confidențialitate a informațiilor și conformitatea cu toate cerințele de reglementare, atât managementul biroului rusesc, cât și standardele internaționale (ISO 15489 „Informații și documentații - Managementul documentelor” și ISO/IEC 17799:2000 „Tehnologia informației - Practic îndrumări privind managementul securității informațiilor”). Oferă un flux electronic de documente securizat folosind o semnătură digitală electronică (EDS) și instrumente criptografice speciale. Compania Electronic Office Systems deține toate certificatele FSB necesare pentru utilizarea instrumentelor de securitate a informațiilor în produsele sale.
Oferă posibilitatea de a converti în masă documentele de hârtie în formă electronică și de a le plasa în baza de date a sistemului utilizând opțiunea „Scanare în flux”. Acceptă întregul ciclu de lucru cu proiecte de documente, inclusiv rutarea și versiunea acestora. Vă permite să lucrați cu documente atât într-o rețea locală, cât și de la distanță - prin Internet („BUSINESS-WEB”).
Are o arhitectură deschisă și oferă posibilitatea de a se integra cu alt software, atât de la EOS, cât și de la alți producători de software. Subsistemul pentru furnizarea de servicii de stat și municipale bazat pe EDMS „DELO” vă permite să transferați în formă electronică procesul de furnizare a serviciilor de stat și municipale la toate nivelurile - federal, regional și municipal. Acest lucru este asigurat prin integrarea cu „Portalul Unificat al Serviciilor Statale și Municipale” (UPGU) prin Sistemul de Interacțiune Electronică Interdepartamentală (SMEI). Sistemul „BUSINESS” prevede și integrarea cu AS „Apelul cetățenilor”.
3. Interfata utilizator
Beneficii pentru manageri la diferite niveluri:
Căutare rapidă a documentelor;
Urmărirea mișcării unui document în toate etapele ciclului său de viață;
Controlul și raportarea eficientă asupra implementării rezoluțiilor;
Reducerea timpului necesar pentru pregătirea și aprobarea documentelor;
Lucru convenabil asupra proiectelor de documente;
Primirea rapoartelor rezumative și a jurnalelor;
Posibilitatea delegării de competențe;
Pentru a oferi acces la documente, sistemul implementează o interfață web.
4. Organizarea muncii în domeniul „Afaceri”
Funcția principală a „Case”:
Asigurați ciclul de viață complet al unui document într-o organizație, de la crearea unui document nefinalizat până la anularea acestuia și transferarea lui în arhivă.
Lucrul cu documentele de intrare și de ieșire:
Înregistrarea, controlul și contabilizarea corespondenței de intrare și de ieșire;
Înregistrarea documentelor trimise prin e-mail în mod automatizat, inclusiv semnături digitale protejate;
Stabilirea structurii numărului de înregistrare în conformitate cu nomenclatorul de cazuri adoptat în organizație;
Impunerea rezoluțiilor, monitorizarea execuției, redactarea și revizuirea rapoartelor privind rezoluțiile;
Predarea documentelor pentru execuție în cadrul organizației pe rute specificate;
Căutare rapidă pentru toate detaliile Republicii Kazahstan și Codul civil al Federației Ruse, capacitatea de a salva și de a utiliza interogări complexe de căutare;
Ștergerea documentelor în vederea arhivării și posibilitatea de a le transfera în arhivă;
Controlul trecerii și executării documentelor. A fost implementată funcția de rol al controlorului - capacitatea de a delega funcția de control al documentelor, articolelor și rezoluțiilor unor persoane sau departamente desemnate ca controlori sau servicii de control;
Gestionarea accesului la documente;
Creare și stocare de șabloane de documente;
Asigurarea securității informațiilor.
Diferențierea drepturilor de acces ale utilizatorilor la documente. Fiecărui utilizator i se atribuie: drepturi de acces; drepturi de acces la dulapuri în care puteți lucra; un set de operațiuni de birou în conformitate cu responsabilitățile funcționale.
Concluzie
„DELO” este primul sistem intern de gestionare a documentelor care a primit certificatul de stat de cea mai înaltă calitate de la Centrul de Standarde de Stat al Federației Ruse. Prima versiune a sistemului DELO a fost lansată în 1996.
În prezent, „DELO” este utilizat de 2.000 de companii, instituții și organizații din Rusia și țările CSI, iar numărul total de locuri de muncă instalate este de peste 150.000 de subiecți ai Federației care implementează programe de automatizare pentru organismele guvernamentale la toate nivelurile sistemul „DELO”. Sistemul de management al biroului este utilizat eficient atât în companiile comerciale mici, cât și în structurile de holding sau departamentale distribuite.
automatizare birou contabilitate inventar
Postat pe Allbest.ru
Documente similare
Evidența documentelor pe hârtie și electronice. Sisteme moderne managementul documentelor electronice și sistemele clasice de automatizare de birou. Crearea de lucrări de birou fără hârtie în zonele aglomerate ale activităților de management.
lucrare de curs, adăugată 12.08.2010
Concept de proces de afaceri. Formulare pentru automatizarea înregistrării documentelor. Funcțiile sistemului control electronic managementul biroului și fluxul documentelor, justificarea alegerii acestora și aplicarea practică. Structura pieței pentru produse software în domeniul sistemelor electronice de control.
lucrare curs, adaugat 17.07.2013
Principii de automatizare și tipuri de arhitecturi ale sistemelor electronice de management al documentelor. Procesele de afaceri în mediul 1C: Enterprise 8. Structura bazei informaționale de gestionare a documentelor electronice a decanatului. Obiecte și metode ale mecanismului procesului de afaceri.
teză, adăugată 27.06.2013
Dezvoltarea unui proiect de automatizare a fluxului de documente folosind mecanismul procesului de afaceri și folosind dezvoltări software moderne în 1C: Enterprise. Crearea bazei de informații „Decanatul” pentru prelucrarea datelor din procesul de învățare a elevilor.
teză, adăugată 26.07.2013
Modern sisteme electronice gestionarea și lucrul cu documente. Probleme tradiționale și electronice tehnologii ale instituției de învățământ preșcolar. Selectarea unui EDMS eficient (clasificarea sistemelor electronice de management al documentelor). Securitatea managementului documentelor electronice.
teză, adăugată 12.12.2007
Clasificarea si compararea produselor software din domeniul managementului documentelor electronice. Cercetarea informațiilor și analiza proceselor care urmează să fie automatizate la întreprindere. Implementarea unui sistem electronic de management al documentelor corporative.
teză, adăugată 29.06.2012
Procese interne de flux de documente întreprindere producătoare. Gestionarea documentatiei organizatorice si administrative. Construirea unui model TO BE bazat pe propuneri de îmbunătățire a proceselor din cadrul sistemului electronic de management al documentelor.
teză, adăugată 22.01.2016
Caracteristici generale abordări de bază pentru automatizarea fluxului de documente și a proceselor de management în procesul de afaceri al organizației. Descrierea, funcțiile și scopul sistemului electronic de management al documentelor (EDMS), precum și analiza problemelor implementării sale integrate.
rezumat, adăugat 10.12.2010
Principii de automatizare de birou. Principiile tehnologiei de gestionare a documentelor electronice. Sisteme de management al documentelor bazate pe tehnologii web. Folosind e-mailul. Sistem electronic de arhivare corporativă.
lucrare de curs, adaugat 17.03.2004
Analiza proceselor de afaceri, a fluxurilor de informații și a nivelului de automatizare a activităților agențiilor imobiliare. Dezvoltarea unui modul pentru a sprijini relațiile cu clienții și gestionarea documentelor electronice. Schema logica a sistemului informatic proiectat.
Căutare
Vă putem anunța despre articole noi,