Fișa postului unui secretar cu responsabilitățile unui ofițer de personal. Fișa postului secretarului departamentului de personal. Cine întocmește fișa postului pentru un secretar-grefier?

1.Dispoziții generale

1. Departament: rame.

1. Titlul complet al postului: secretar al departamentului de personal.

2. Numirea și revocarea din funcție se efectuează de către directorul general.

3. Executantul acestei posturi raporteaza direct sefului departamentului HR. Secretarul departamentului de personal poate primi instrucțiuni suplimentare de la șef adjunct al departamentului de personal.

4. Titularul acestui post este inlocuit de un inspector din cadrul compartimentului HR in perioada de absenta.

5. În activitățile sale, salariatul se ghidează după următoarele acte juridice și acte normative:

GOST 30/6-97,

Carta SRL „Kolpino”,

Reglementări interne ale muncii,

Ordine (instrucțiuni) de management direct,

Regulamente privind departamentul de resurse umane,

Alte reguli serviciul de personal.

1. Cerințe de calificare:

Munca în această poziție necesită ca angajatul să aibă următoarele calificări:

Mai mare, n/ educatie inalta(direcția Management Administrativ F sau UP Psihologie F, US Sociologie F)

Experiență de lucru în specialitate de cel puțin 1,5 ani.

1. Titularul acestui post trebuie să cunoască:

Legislația muncii.

Structura și personalul întreprinderii, profilul acesteia, specializarea și perspectivele de dezvoltare.

Politica și strategia de personal a întreprinderii.

Bazele managementul evidenței personalului.

Procedura de înregistrare, întreținere și păstrare a documentației referitoare la personal și deplasarea acestuia.

Procedura de creare și menținere a unei bănci de date despre personalul întreprinderii.

Organizarea cronometrarii.

Metode de înregistrare a mișcării personalului, procedura de întocmire a raportării stabilite.

Fundamente ale sociologiei, psihologiei, pedagogiei și organizării muncii.

Fundamentele economiei, organizarea producției și managementului.

Facilităţi tehnologia calculatoarelor, comunicații și comunicații, echipamente de birou (MSOffice, Internet, E-mail, fax, copiator).

Reguli și reglementări privind protecția muncii.

Reguli pentru desfășurarea convorbirilor telefonice.

Cultura muncii și etica muncii.

1.Funcții

Titularul acestei posturi i se atribuie urmatoarele functii:

Comunicarea operațională între șeful de departament și conducerea companiei, șefii de grupuri de departamente, managerii de departament și alte departamente ale companiei.

Securitate munca eficienta angajații departamentului.

Suport informațional pentru angajații departamentului.

1.Responsabilitatile locului de munca

Secretarul departamentului de resurse umane este obligat să:

1. Asigurați comunicarea neîntreruptă între șeful și angajații departamentului cu alte divizii ale Kolpino LLC.

2. Comunicați cu promptitudine informațiile oficiale angajaților departamentului: comenzi, directive, instrucțiuni, regulamente, memorii etc.

3.Pregătește documentele pentru șeful de departament în timp util.

4. Păstrați procesele-verbale ale ședințelor departamentului.

5.Organizați fluxul de documente de personal, înregistrați documentația de intrare și de ieșire.

6. Exercițiu comunicare telefonică angajații departamentului.

7. Întocmește ordine de delegare de competențe.

8.Proiectarea actelor de reglementare prin ordin al șefului sau al adjunctului. Şeful OK.

9.Păstrați evidența orelor de lucru ale angajaților departamentului (fișe de pontaj, concedii, concedii medicale).

10.Pregătiți rapoarte de sinteză privind angajații fumători ai companiei.

11. Păstrați evidențe și furnizați conducerii informații despre angajații departamentului care fumează.

12.Pregateste documentele pentru intocmirea bugetului departamentului.

13.Plasați comenzi pentru a oferi angajaților departamentului cărți de vizită.

14.Pregătiți liste cu zilele de naștere ale angajaților companiei.

15.Plasați comenzi pentru a furniza angajaților departamentului articole de papetărie și cartușe.

16. Întocmește un registru de documente de călătorie pentru angajații departamentului pentru rambursarea ulterioară a costului acestora.

17.Plasați comenzi de abonament publicații tipărite pentru departament, controlează livrarea și livrarea acestora către abonați.

18.Plasați comenzi pentru a furniza angajaților departamentului articole de inventar.

19.Participă la inventarul departamentului.

20. Răspundeți în timp util la solicitările altor angajați din direcție activitate profesională, furnizați informațiile solicitate în întregime

21. Tratați ceilalți angajați în mod obiectiv, evaluați contribuția acestora la atingerea obiectivelor Companiei pe baza rezultatelor muncii lor, indiferent de atitudinea personală

22. Observați termenele limită executarea sarcinilor și instrucțiunilor

23. Oferiți asistență colegilor de muncă în rezolvarea problemelor activităților lor dacă asistența poate duce la o îmbunătățire calitativă a rezultatelor performanței

24. Îmbunătățiți-vă în mod continuu nivelul profesional.

25. Respectați regulile de confidențialitate atunci când lucrați cu informații personale ale angajaților Companiei

IV. Drepturi

Secretarul departamentului HR are dreptul:

1. Familiarizați-vă cu proiectele de hotărâri ale șefului de departament și ale șefului organizației din zona de activitate.

2. Participați la reuniunile comitetelor și ale grupurilor de lucru, precum și la alte întâlniri ale angajaților din zona de activitate.

3.Participă la discutarea problemelor legate de activitățile serviciului de personal.

4. Trimite propuneri de îmbunătățire a activităților departamentului și Companiei și de îmbunătățire a metodelor de lucru pentru a fi luate în considerare de către Directorul HR și Șeful Departamentului HR; opțiuni pentru eliminarea deficiențelor existente în activitățile companiei.

5. Interacționează cu angajații tuturor diviziilor structurale din zona de activitate.

6. Solicitați personal sau în numele conducerii altor unități structurale informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.

7.Semnați și avizați documentele de competența dumneavoastră.

8. Solicitați asistență de la Directorul HR și Șeful QA în îndeplinirea atribuțiilor oficiale și în exercitarea drepturilor prevăzute în prezenta fișă a postului.

9.Acționează în numele departamentului HR și reprezintă interesele acestuia în relațiile cu ceilalți diviziuni structurale organizaţiilor de competenţa lor.

1. Responsabilitate

Specialistul în selecție este responsabil pentru:

1. Executarea neclară și intempestivă a atribuțiilor oficiale ale cuiva - penalități în limitele determinate de actuala legislatia muncii Federația Rusă.

2. Infracțiuni săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse

3. Cauzând daune materiale- în limitele determinate de legislația civilă și a muncii în vigoare a Federației Ruse.

4. Încălcarea disciplinei muncii și nerespectarea regulilor interne activitatea muncii C în limitele stabilite de documentele de reglementare interne ale companiei.

5. Atitudine incorectă față de angajații companiei C în limitele stabilite de directorul HR și șeful departamentului HR.

1. Dispoziții generale

1. Departament: rame.

1.Titlul complet al postului: secretar al departamentului de personal.

2. Numirea și revocarea din funcție se efectuează de către directorul general.

3. Executantul acestei posturi raporteaza direct sefului departamentului HR. Secretarul departamentului de personal poate primi instrucțiuni suplimentare de la șef adjunct al departamentului de personal.

4. Titularul acestui post este inlocuit de un inspector din cadrul compartimentului HR in perioada de absenta.

5. În activitățile sale, salariatul se ghidează după următoarele acte juridice și acte normative:

GOST 30/6-97,

Carta SRL „Kolpino”,

Reglementări interne ale muncii,

Ordine (instrucțiuni) de management direct,

Regulamente privind departamentul de resurse umane,

Alte documente normative ale serviciului de personal.

1.Cerințe de calificare:

Munca în această poziție necesită ca angajatul să aibă următoarele calificări:

Studii superioare, non-superioare (direcția „Management de birou” sau „Psihologie”, „Sociologie”)

Experiență de lucru în specialitate de cel puțin 1,5 ani.

1.Titularul acestui post trebuie să cunoască:

Legislația muncii.

Structura și personalul întreprinderii, profilul acesteia, specializarea și perspectivele de dezvoltare.

Politica și strategia de personal a întreprinderii.

Fundamentele administrării personalului.

Procedura de înregistrare, întreținere și păstrare a documentației referitoare la personal și deplasarea acestuia.

Procedura de creare și menținere a unei bănci de date despre personalul întreprinderii.

Organizarea cronometrarii.

Metode de înregistrare a mișcării personalului, procedura de întocmire a raportării stabilite.

Fundamente ale sociologiei, psihologiei, pedagogiei și organizării muncii.

Fundamentele economiei, organizarea producției și managementului.

Calculatoare, comunicații și comunicații, echipamente de birou (MS Office, Internet, e-mail, fax, copiator).

Reguli și reglementări privind protecția muncii.

Reguli pentru desfășurarea convorbirilor telefonice.

Cultura muncii și etica muncii.

1.Funcții

Titularul acestei posturi i se atribuie urmatoarele functii:

Comunicarea operațională între șeful de departament și conducerea companiei, șefii de grupuri de departamente, managerii de departament și alte departamente ale companiei.

Asigurarea muncii eficiente a angajatilor departamentului.

Suport informațional pentru angajații departamentului.

1. Responsabilitățile postului

Secretarul departamentului de resurse umane este obligat să:

1. Asigurați comunicarea neîntreruptă între șeful și angajații departamentului cu alte divizii ale SRL „-”.

2. Comunicați cu promptitudine informațiile oficiale angajaților departamentului: comenzi, directive, instrucțiuni, regulamente, memorii etc.

3.Pregătește documentele pentru șeful de departament în timp util.

4. Păstrați procesele-verbale ale ședințelor departamentului.

5.Organizați fluxul de documente de personal, înregistrați documentația de intrare și de ieșire.

6. Efectuați comunicarea telefonică cu angajații departamentului.

7. Întocmește ordine de delegare de competențe.

8.Proiectarea actelor de reglementare prin ordin al șefului sau al adjunctului. Şeful OK.

9.Păstrați evidența orelor de lucru ale angajaților departamentului (fișe de pontaj, concedii, concedii medicale).

10.Pregătiți rapoarte de sinteză privind angajații fumători ai companiei.

11. Păstrați evidențe și furnizați conducerii informații despre angajații departamentului care fumează.

12.Pregateste documentele pentru intocmirea bugetului departamentului.

13.Plasați comenzi pentru a oferi angajaților departamentului cărți de vizită.

14.Pregătiți liste cu zilele de naștere ale angajaților companiei.

15.Plasați comenzi pentru a furniza angajaților departamentului articole de papetărie și cartușe.

16. Întocmește un registru de documente de călătorie pentru angajații departamentului pentru rambursarea ulterioară a costului acestora.

17.Plasați comenzi pentru abonamentul publicațiilor tipărite pentru departament, controlați livrarea și livrarea acestora către abonați.

18.Plasați comenzi pentru a furniza angajaților departamentului articole de inventar.

19.Participă la inventarul departamentului.

20. Răspundeți în timp util la solicitările altor angajați din zona de activitate profesională, furnizați informațiile solicitate în întregime

21. Tratați ceilalți angajați în mod obiectiv, evaluați contribuția acestora la atingerea obiectivelor Companiei pe baza rezultatelor muncii lor, indiferent de atitudinea personală

22. Respectați termenele stabilite pentru îndeplinirea sarcinilor și instrucțiunilor

23. Oferiți asistență colegilor de muncă în rezolvarea problemelor activităților lor dacă asistența poate duce la o îmbunătățire calitativă a rezultatelor performanței

24. Îmbunătățiți-vă în mod continuu nivelul profesional.

25. Respectați regulile de confidențialitate atunci când lucrați cu informații personale ale angajaților Companiei

IV. Drepturi

Secretarul departamentului HR are dreptul:

1. Familiarizați-vă cu proiectele de hotărâri ale șefului de departament și ale șefului organizației din zona de activitate.

2. Participați la reuniunile comitetelor și ale grupurilor de lucru, precum și la alte întâlniri ale angajaților din zona de activitate.

3.Participă la discutarea problemelor legate de activitățile serviciului de personal.

4. Trimite propuneri de îmbunătățire a activităților departamentului și Companiei și de îmbunătățire a metodelor de lucru pentru a fi luate în considerare de către Directorul HR și Șeful Departamentului HR; opțiuni pentru eliminarea deficiențelor existente în activitățile companiei.

5. Interacționează cu angajații tuturor diviziilor structurale din zona de activitate.

6. Solicitați personal sau în numele conducerii altor unități structurale informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.

7.Semnați și avizați documentele de competența dumneavoastră.

8. Solicitați asistență de la Directorul HR și Șeful QA în îndeplinirea atribuțiilor oficiale și în exercitarea drepturilor prevăzute în prezenta fișă a postului.

9.Acționează în numele departamentului HR și reprezintă interesele acestuia în relațiile cu alte divizii structurale ale organizației din competența sa.

1. Responsabilitate

Specialistul în selecție este responsabil pentru:

1. Efectuarea neclară și intempestivă a îndatoririlor sale oficiale - sancțiuni în limitele determinate de legislația muncii actuală a Federației Ruse.

2. Infracțiuni săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse

3. Cauzarea de pagube materiale - în limitele determinate de legislația civilă și de muncă în vigoare a Federației Ruse.

4. Încălcarea disciplinei muncii și nerespectarea regulilor interne de activitate a muncii – în limitele determinate de actele de reglementare interne ale societății.

5. Atitudine incorectă față de angajații companiei – în limitele stabilite de directorul HR și șeful departamentului HR.

1.Relații

6.Deținătorul acestei poziții, în curs de muncă, interacționează în zona de activitate cu angajații tuturor diviziilor structurale și cu toți angajații departamentului de personal.

2. Criterii de eficacitate și evaluare a activității șefului departamentului de personal

1. Executarea corectă, completă și la timp a ordinelor de gestiune.

2. Livrarea neîntreruptă a informațiilor necesare activității departamentului către angajații departamentului.

3. Furnizarea clară, completă și la timp a informațiilor solicitate în domeniul de activitate de la alte departamente.

4. Implementarea funcțiilor serviciului de personal indicate în prezenta fișă a postului.

De acord

Şef Departament HR __________________ V.L. Pavlov

Şef Departament Juridic __________________ A.T. Mikhneva

Director HR __________________ E.R. Bondarchuk

Am citit instructiunile :

2001

Adaugă la listă functiile muncii Sarcinile secretarului includ următoarele: - Asigurarea la timp a bunei funcționări a biroului directorului; - Intocmirea unui program de intalniri de afaceri, conferinte, intalniri si alte evenimente ale managerului, organizarea acestora; - Organizarea deplasarilor de afaceri pentru manager, incl. achiziționarea biletelor, închirierea spațiilor, transportul etc. - Negocieri pe probleme de actualitate cu șefii diviziilor structurale, transmiterea tuturor informațiilor necesare de la aceștia către directorul întreprinderii, precum și comunicarea ordinelor directorului către angajați; - Colectarea, prelucrarea si transmiterea informatiilor solicitate catre manager; - Monitorizarea executarii ordinelor managerului trecute in jurisdictia secretarului; - Organizarea si sustinerea convorbirilor Skype si telefonice ale managerului, primirea si trimiterea de mesaje fax, in lipsa managerului la locul de munca - primirea informatiilor transmise acestuia si aducerea acesteia catre sef;

departament de resurse umane

16. Întocmește un registru de documente de călătorie pentru angajații departamentului pentru rambursarea ulterioară a costului acestora.

17.Plasați comenzi pentru abonamentul publicațiilor tipărite pentru departament, controlați livrarea și livrarea acestora către abonați. 18.Plasați comenzi pentru a furniza angajaților departamentului articole de inventar.

Şeful OK. 9.Păstrați evidența orelor de lucru ale angajaților departamentului (fișe de pontaj, concedii, concedii medicale). 10.Pregătiți rapoarte de sinteză privind angajații fumători ai companiei.

12.Pregateste documentele pentru intocmirea bugetului departamentului. 13.Plasați comenzi pentru a oferi angajaților departamentului cărți de vizită.

14.Pregătiți liste cu zilele de naștere ale angajaților companiei.

19.Participă la inventarul departamentului.

20. Răspundeți în timp util la solicitările altor angajați din zona de activitate profesională, furnizați informațiile solicitate în întregime

Responsabilitatile postului de secretar

1. oferă idei de management pentru îmbunătățirea muncii și creșterea productivității;
2. să primească informații de orice natură (chiar și informații confidențiale care au ștampila corespunzătoare) în măsura necesară pentru rezolvarea sarcinilor atribuite;
3. ia decizii în competența lor.
4. solicita de la alți specialiști sau întregi departamente documente și informații care vor fi necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor sale;
5. solicită executanților să corecteze prompt erorile identificate în documentele prezentate;
6. cere crearea conditii optime pentru munca eficienta;

Secretarul managerului este responsabil pentru:

1. nerespectarea ordinelor, regulamentelor și altor acte locale;
2. încălcări ale reglementărilor interne ale muncii și ale normelor de siguranță;
3. neîndeplinirea atribuțiilor prevăzute în fișa postului;

Explicați care este funcția de secretar-personal.

1.Funcții Deținătorului acestui post îi sunt atribuite următoarele funcții: Comunicarea operațională a șefului de departament cu conducerea companiei, șefii de grupe de departamente, directorii de departamente și alte departamente ale companiei.

4. Păstrați procesele-verbale ale ședințelor departamentului.

5.Organizați fluxul de documente de personal, înregistrați documentația de intrare și de ieșire.

6. Efectuați comunicarea telefonică cu angajații departamentului. 7. Întocmește ordine de delegare de competențe.

8.Proiectarea actelor de reglementare prin ordin al șefului sau al adjunctului.

Descrierea postului secretarului Departamentului Resurse Umane

9.Păstrați evidența orelor de lucru ale angajaților departamentului (fișe de pontaj, concedii, concedii medicale). 10.Pregătiți rapoarte de sinteză privind angajații fumători ai companiei.

11. Păstrați evidențe și furnizați conducerii informații despre angajații departamentului care fumează.

19.Participă la inventarul departamentului. 20. Răspundeți în timp util la solicitările altor angajați din zona de activitate profesională, furnizați informațiile solicitate în întregime

Intră pe site

1.3. Secretarul de recepție al managerului raportează la ________________________________________________________________________.

Descrierea postului secretarului Departamentului de Resurse Umane (rusă)

Reguli și reglementări privind protecția muncii. - Reguli pentru desfășurarea convorbirilor telefonice.

Cultura muncii și etica muncii.

• Organizați fluxul de documente ale personalului, înregistrați documentația de intrare și de ieșire.
• Întocmește documentele pentru șeful de departament în timp util.
• Întocmește procesele-verbale ale ședințelor departamentului.
• Asigurați comunicarea neîntreruptă între șeful și angajații departamentului și a celorlalte divizii ale Companiei.
• Pregătiți instrucțiuni privind delegarea de competențe.
• Întocmește actele de reglementare din ordinul șefului sau adjunctului.
• Comunicați cu promptitudine informațiile oficiale angajaților departamentului: comenzi, instrucțiuni, instrucțiuni, regulamente, memorii etc.
• Asigurarea comunicațiilor telefonice cu personalul departamentului.

Dacă secretarul este și ofițer de personal

Numai că aceste documente nu ar trebui să mai fie elaborate de un secretar cu atribuții de ofițer de cadre repartizate acestuia, ci de o întreagă echipă, care include un economist al muncii și un specialist în protecția muncii. Poate secretarul să dezvolte toate LNA-urile enumerate în mod independent? Probabil da. Dar este mai bine nu singur, ci în tandem cu contabilul șef sau cu șeful organizației.

În primul rând, acest lucru se aplică acelor LNA care stabilesc procedura de remunerare a lucrătorilor.

Angajatorul este obligat să asigure siguranța informațiilor personale ale angajaților în conformitate cu Legea federală nr. 152-FZ. Nu este suficient să aprobi prevederile privind datele cu caracter personal.

Fișa postului de secretar

Descrierea postului nu este inclusă în listă documente necesare totuși, prezența acesteia face posibilă definirea clară a listei de drepturi și responsabilități care revin angajaților organizației, inclusiv secretarilor.

CONFIRM:
CEO
SRL „Vânzări cu ridicata de consumabile”
Shirokov/Shirokov I.A./
„12” august 2014

Fișa postului de secretar

Dispoziții generale

1.1. Acest document afirmă funcțiile postului, puterile, responsabilitatea și alte condiții de muncă ale secretarului organizației.

1.2. Funcția de secretar este îndreptățită să fie ocupată de o persoană care deține un certificat de studii medii absolvite. educatie generalași în plus a absolvit pregătire profesională specială sub formă de cursuri, cu experiență de lucru de cel puțin șase luni.

1.3. Numirea și demiterea unui secretar are loc în modul stabilit de actualul Cod al Muncii al Federației Ruse, printr-un ordin separat al șefului organizației.

1.4. Directorul organizației acționează ca supervizorul imediat al secretarului

1.5. In caz de absenta de la locul de munca, secretarul trebuie inlocuit cu un salariat aprobat prin ordin special al conducatorului intreprinderii.

1.6. Secretara trebuie sa stie:

Fundamentele dreptului muncii și drept civil RF;

Structura întreprinderii, personalul de conducere, inclusiv șefii de departamente;

Reguli de păstrare a înregistrărilor;

Reguli de ortografie, gramatică, stil, punctuație și alte secțiuni ale limbii ruse scrise necesare pentru scrierea și proiectarea corectă documentatie de afaceri;

Formulare unificate, obligatorii, mostre, modele de documente administrative;

Bazele organizației procesele de muncă;

Etica, bazele comunicării și stilului de afaceri, incl. desfășurarea negocierilor, redactarea scrisorilor, codul vestimentar etc.;

Reguli, metode de lucru cu echipamente informatice și de birou, inclusiv competență în programe aplicate pentru calculator (Word, Excel etc.);

Norme și reguli aprobate privind protecția muncii, securitatea și reglementările interne.

Responsabilitati functionale

2.1. Lista funcțiilor postului unui secretar include următoarele sarcini:

Furnizarea la timp a funcționării neîntrerupte a biroului managerului;

Întocmirea unui program de întâlniri de afaceri, întâlniri, întâlniri și alte evenimente ale managerului, organizarea acestora;

Organizarea de călătorii de afaceri pentru manager, incl. achiziționarea biletelor, închirierea spațiilor, transportul etc.

Negocieri pe probleme de actualitate cu șefii diviziilor structurale, comunicând de la aceștia toate informațiile necesare directorului întreprinderii, precum și comunicarea ordinelor directorului către angajați;

Colectarea, prelucrarea și transmiterea informațiilor solicitate către manager;

Monitorizarea executării ordinelor managerului trecute în jurisdicția secretarului;

Organizarea si sustinerea convorbirilor Skype si telefonice ale managerului, primirea si trimiterea de mesaje fax, in lipsa managerului la locul de munca - primirea informatiilor transmise acestuia si aducerea acesteia catre sef;

Achizitionare de rechizite de birou pentru manager;

Monitorizarea funcționării echipamentelor de birou, luarea de măsuri în timp util în cazul avariilor și avariilor;

Efectuarea documentelor interne și externe legate direct de manager (întocmire ordine, instrucțiuni, scrisori, contracte etc.)

Organizare evenimente corporative, vacanțe, seminarii de formare etc.

Primirea si trimiterea scrisorilor;

Primirea documentelor și declarațiilor personale de la angajații organizației pentru aprobarea managerului;

Organizarea procesului de primire a vizitatorilor care nu sunt angajați ai întreprinderii;

Participarea la adunările generaleși întâlniri;

Bunătate, dispoziție pozitivă, crearea unui microclimat favorabil în echipă.

Drepturi

Secretarul are următoarele drepturi:

3.1. Cere condiții de muncă care să contribuie la creșterea productivității muncii sale (inclusiv furnizarea de modele îmbunătățite de echipamente de birou, respectarea standardelor de organizare a locului de muncă etc.);

3.2. Solicita si primeste documente, certificate, comenzi, instructiuni legate direct de activitatile sale;

3.3. Interacționează cu șefii de departamente, șefii diviziilor structurale și conducerea superioară pentru a rezolva problemele legate de activitatea organizației;

3.4. Să fie reprezentant al întreprinderii în alte organizații, atât guvernamentale, cât și comerciale, în toate problemele care intră în competența acesteia;

3.5. Participarea la cursuri de perfectionare;

3.6. Refuzați să executați responsabilități de muncă dacă ceva îi amenință viața sau sănătatea la locul de muncă.

Responsabilitate

Responsabilitatea secretarului (strict în cadrul legislației în vigoare) este prevăzută pentru apariția următoarelor situații:

4.1. Calitatea proastă sau îndeplinirea intempestivă a funcțiilor profesionale, precum și refuzul complet de a lucra;

4.2. Refuzul de a îndeplini instrucțiuni, sarcini, întrebări, instrucțiuni și ordine ale managerului;

4.3. Furnizarea intenționată și sistematică de informații false sau incomplete cu privire la activitatea sa;

4.4. Atitudine neglijentă față de asigurarea măsurilor de protecție a muncii, a reglementărilor interne și a siguranței, precum și lipsa acțiunii reale atunci când acestea sunt identificate de alți angajați;

4.5. Încălcarea deliberată a disciplinei muncii în lipsa motive întemeiateși documente care confirmă disponibilitatea acestora.

4.6. Nesupunere.

Conditii de lucru

5.1. Programul de muncă și odihnă al secretarului este prevăzut în regulamentul intern al muncii;

5.2. Sunt posibile călătorii de afaceri (pentru a însoți managerul), atât în ​​interiorul orașului, cât și în alte regiuni.

Semnătura dreapta

6.1. Secretarului i se acordă dreptul de a semna documente legate direct de activitatea sa.

DE ACORD
Șef departament HR
SRL „Vânzări cu ridicata de consumabile”
Semenov/Semenov R.A./
„12” august 2014

AM CITIT INSTRUCȚIUNILE
Vederkina Anna Valerievna
Secretar al SRL „Vânzări cu ridicata de consumabile”
Pașaport 7685 Nr 975849
Eliberat de Departamentul Afacerilor Interne al districtului Leninsky din Perm
14.09.2012 cod departament 123-425
Semnătură Vederkina
„17” august 2014

De ce ai nevoie de o fișă a postului?

Acest document este la fel de important atât pentru secretarul însuși, cât și pentru conducerea companiei. Pe de o parte, se precizează clar funcțiile pe care trebuie să le îndeplinească angajatul, regulile și legile pe care trebuie să le cunoască, procedura de numire și demitere a acestuia, precum și drepturile sale etc. Pe de altă parte, același document permite angajatorul să coordoneze munca subordonaților și să gestioneze eficient procesul de producție.

Destul de des, atunci când apar conflicte, dispute și dezacorduri, fișele postului devin documente semnificative din punct de vedere juridic și capătă forță probatorie. De aceea, nu trebuie să tratați cu nepăsare pregătirea fișelor de post, trebuie să notați cu atenție și atenție fiecare articol.

Reguli de bază pentru întocmirea fișei postului pentru un secretar

Nu există o formă unică și obligatorie de fișă a postului pentru o secretară, așa că o puteți întocmi deja conform șablon gata făcut sau elaborați un document la propria discreție. Atunci când întocmește un document, merită să ne amintim că, la diferite întreprinderi, secretarii pot îndeplini diferite funcții, dar activitatea lor principală ar trebui să fie aceeași.

Versiunea standard, cea mai comună a fișei postului secretarului include patru secțiuni:

• "Dispoziții generale"
• "Responsabilitatile locului de munca"
• „Drepturi”,
• "Responsabilitate".

Cu toate acestea, dacă se dorește sau este necesar, documentul poate fi extins pentru a include și alte elemente (de exemplu, „Alte condiții”, „Dreptul de semnare”, etc.).

Documentul este de obicei scris într-un singur exemplar - este semnat și de angajatul pentru care se întocmește, precum și de șeful de departament și de directorul organizației, dar dacă există mai multe secretare, îl puteți tipări afară Descrierea postuluiîn numărul necesar de copii. Fiecare dintre ele trebuie să aibă, de asemenea, semnături originale și, dacă este necesar, corectate astfel încât să nu existe dublarea acelorași responsabilități.

Întocmirea unei fișe de post pentru o secretară

Un capac

În partea de sus a instrucțiunilor, în partea din dreapta sus, ar trebui să fie alocat un loc pentru aprobare de către șeful întreprinderii. Aici trebuie să completați doar câteva rânduri: poziția lui ( CEO, director), denumire companie, prenume, prenume, patronim și lăsați spațiu pentru o semnătură cu transcriere. Apoi numele documentului este scris în mijlocul rândului.

Secțiunile principale încep cu a doua parte.

Dispoziții generale

În prima secțiune numită "Dispoziții generale"În primul rând, se notează ceea ce se va discuta în acest document, apoi procedura de numire și eliberare din funcție a secretarului, căruia îi raportează exact, precum și cerințele de calificare pe care trebuie să le îndeplinească (specializare, studii, cursuri suplimentare etc. ), precum și vechimea necesară și experiența în muncă.

Apoi, aceeași secțiune enumeră toate legile, regulamentele, regulile, ordinele cu care secretarul trebuie să fie familiarizat: standarde și forme de documente adoptate în organizație, reguli de păstrare a evidenței, cunoaștere a echipamentelor de birou etc. Mai jos trebuie să scrieți cine îl înlocuiește pe secretar în cazul absenței acestuia de la locul de muncă (fără a indica numele anumitor angajați).

Responsabilitatile secretarului

Următoarea secțiune „responsabilități funcționale” se referă la atribuţiile ce trebuie îndeplinite de secretar. Acestea trebuie descrise cât mai detaliat posibil, în paragrafe separate, în conformitate cu nevoile companiei și ținând cont de timpul de lucru al angajatului.

Drepturi de secretar

Capitol „Drepturi” cuprinde inițiativele și puterile pe care secretarul are dreptul să le folosească pentru cele mai eficiente activități. De obicei, aceasta include posibilitatea interacțiunii sale cu alte divizii structurale ale companiei, precum și cu managementul.

Responsabilitatea secretarului

În capitolul "Responsabilitate"încălcările pentru care secretarul poate fi răspunzător să fie precizate clar pedeapsa disciplinara sub formă de privare de spor, mustrare, mustrare sau chiar concediere. Într-unul dintre puncte se poate observa că măsurile aplicate respectă legea și Codul Muncii RF.

Conditii de lucru

În secțiunea a cincea din fișa postului de secretar intitulată "Conditii de lucru", în ce se încadrează, aceste condiții sunt determinate (de exemplu, de reglementările interne ale muncii), precum și unele caracteristici - de exemplu, călătorii de afaceri, munca in schimburiși așa mai departe.

Semnătura dreapta

Ultima secțiune a acestui document cuprinde un singur punct, și anume, definește documentele pe care secretarul are dreptul să le certifice cu semnătura sa.

După completarea cu atenție a fișei postului, aceasta trebuie convenită cu angajatul care răspunde de respectarea regulilor și reglementărilor prevăzute în fișa postului a secretarului (acesta poate fi șeful secretariatului, șeful departamentului de personal etc. .). Aici trebuie să introduceți poziția sa, numele companiei, numele de familie, prenumele, patronimul și, de asemenea, să certificați toate acestea cu o semnătură cu o transcriere.

În continuare, indicăm date oficiale și personale despre angajat: nume, prenume, patronim, funcția, din nou numele organizației, datele pașaportului, semnătura și data revizuirii documentului. Nu este necesar să puneți o ștampilă, deoarece documentul face parte din fluxul de documente intern al organizației.

Cerințe pentru un inspector de resurse umane Principalele cerințe pentru un inspector de resurse umane sunt următoarele:

• experiență de lucru mai mare de 1 an;
• cunoașterea legislației muncii, gestionarea evidenței personalului;
• studii superioare sau medii de specialitate;
• Cunoștințe PC (MS Office, 1C).

Exemplu de CV pentru inspectorul HR Exemplu de CV. Cum să devii inspector HR Pentru a deveni inspector HR, trebuie să ai studii superioare, de preferință în domeniul juridic sau economic. De asemenea, puteți obține abilitățile și cunoștințele necesare la seminarii sau cursuri despre managementul evidenței personalului. Mărimea salariului inspector HR salariile Inspectorul de resurse umane depinde de experiența de lucru și variază de la 18 la 40 de mii de ruble pe lună. Salariul mediu al unui inspector de personal este de 30 de mii de ruble pe lună.

Inspector HR: responsabilități și funcții. inspector departament resurse umane

Ce ar trebui să știe o secretară și un inspector al departamentului de resurse umane?

În prezent, inspectorii de resurse umane, secretarii de departament sau funcționarii se ocupă de probleme de management al biroului. Responsabilitățile unui inspector de resurse umane Responsabilitățile postului unui inspector de resurse umane includ:

• efectuarea evidenței personalului;
• întocmirea unui program de vacanță, foi de pontaj;
• înregistrarea certificatelor și documentelor (asigurare de pensie, venituri, călătorii de afaceri, invaliditate, concedii etc.);
• consultări cu angajații pe diverse probleme de personal;
• Menținerea unei baze de date în programul 1C.
• angajarea, transferul, concedierea salariatilor;
• managementul treburilor personale şi înregistrările de lucru;
• participarea la elaborarea fișelor postului;

Funcțiile inspectorului departamentului HR pot include și arhivarea documentelor, desfășurarea interviurilor cu candidații și participarea la organizarea de evenimente corporative.

Descrierea postului secretarului Departamentului Resurse Umane

Întocmește procesele-verbale ale ședințelor departamentului. 5.Organizați fluxul de documente de personal, înregistrați documentația de intrare și de ieșire. 6. Efectuați comunicarea telefonică cu angajații departamentului. 7. Întocmește ordine de delegare de competențe. 8.Proiectarea actelor de reglementare prin ordin al șefului sau al adjunctului. Şeful OK. 9.Păstrați evidența orelor de lucru ale angajaților departamentului (fișe de pontaj, concedii, concedii medicale). 10.Pregătiți rapoarte de sinteză privind angajații fumători ai companiei. 11. Păstrați evidențe și furnizați conducerii informații despre angajații departamentului care fumează. 12.Pregateste documentele pentru intocmirea bugetului departamentului. 13.Plasați comenzi pentru a oferi angajaților departamentului cărți de vizită. 14.Pregătiți liste cu zilele de naștere ale angajaților companiei. 15.Plasați comenzi pentru a furniza angajaților departamentului articole de papetărie și cartușe de imprimantă.

Descrierea postului de inspector HR

Cu toate acestea, astăzi țara noastră, urmând Occidentul, s-a angajat în transformarea serviciului de personal într-un departament angajat în management. resurselor de muncă, deoarece ofițerul de personal este cea mai importantă legătură între angajat și angajator. În prezent, un specialist de personal este în primul rând un manager, același lucru se poate spune despre o poziție precum inspector de personal, ale cărui responsabilități astăzi includ adesea nu doar prelucrarea și menținerea documentației.
Mai ales se referă firme mici, unde inspectorul de resurse umane poate fi responsabil pentru selecția personalului, formarea și multe alte funcții. Număr muncitori de personal Numele și numărul de divizii ale serviciului de management al personalului depind de mărimea întreprinderii, de tradițiile acesteia și de specificul activităților sale.

"secretar - inspector de personal"

Solicita personal sau in numele conducerii de la alte unitati structurale informatii si documente necesare indeplinirii atributiilor sale oficiale 7. Semneaza si avizeaza documentele de competenta sa. 8. Solicitați asistență de la Directorul HR și Șeful QA în îndeplinirea atribuțiilor oficiale și în exercitarea drepturilor prevăzute în prezenta fișă a postului. 9.Acționează în numele departamentului HR și reprezintă interesele acestuia în relațiile cu alte divizii structurale ale organizației din competența sa. 1. Responsabilitate Specialistul (selecția) este responsabil pentru: 1. Efectuarea neclară și intempestivă a atribuțiilor sale - penalități în limitele determinate de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse.

Inspector HR de profesie

Respectați regulile de confidențialitate atunci când lucrați cu informații personale ale angajaților Companiei IV. Drepturi Secretarul departamentului HR are dreptul: 1. Să se familiarizeze cu proiectele de hotărâri ale șefului de departament și ale șefului organizației din zona de activitate.

2. Participați la reuniunile comitetelor și ale grupurilor de lucru, precum și la alte întâlniri ale angajaților din zona de activitate. 3.Participă la discutarea problemelor legate de activitățile serviciului de personal. 4. Trimite propuneri de îmbunătățire a activităților departamentului și Companiei și de îmbunătățire a metodelor de lucru pentru a fi luate în considerare de către Directorul HR și Șeful Departamentului HR; opțiuni pentru eliminarea deficiențelor existente în activitățile companiei. 5. Interacționează cu angajații tuturor diviziilor structurale din zona de activitate.

Fișa postului de secretar

• studierea motivelor pentru care se produce fluctuația personalului, elaborarea și implementarea măsurilor de reducere a acesteia;
• intocmirea documentelor pentru depunerea in arhive;
• controlul disciplinei muncii;
• organizarea de formare avansată și recalificare profesională;
• organizarea de examene pentru confirmarea calificărilor;
• dezvoltarea unui sistem de evaluare personală şi calitati de afaceri angajații, motivându-i pentru creșterea carierei;
• înregistrarea certificatelor de serviciu și eliberarea acestora;
• formarea si utilizare eficientă rezerva de personal.

Înregistrarea militară Mulți angajatori consideră că responsabilitățile funcționale ale unui inspector al departamentului de personal includ înregistrarea militară a angajaților companiei. Conform Decretului Guvernului Federației Ruse nr. 719 din 27 noiembrie 2006.

Responsabilitățile inspectorului departamentului de resurse umane.

Vom încerca să luăm în considerare responsabilitățile acestui angajat cât mai detaliat posibil. Importanța departamentului de HR Mulți lideri organizaționali încă mai cred că scopul departamentului de HR este concentrat îndeaproape, legat doar de munca de birou.

Ce ar trebui să știe o secretară și un inspector al departamentului de resurse umane?

• lucrul cu echipamente de birou;

Descarcă Puteți descărca un exemplu de descriere a postului pentru o secretară în format .doc utilizând acest link Toate articolele Exemplu: Am furnizat recent servicii de mediere ca individual. Dar totul a mers prost.

Descărcați un exemplu Fișa postului este un document local care indică drepturile și responsabilitățile fiecărui angajat în funcție de funcția deținută și de funcția ocupată. Acest document este elaborat de specialiștii departamentului HR împreună cu avocații. Instrucțiunile sunt aprobate de către angajator sau managerul angajat, dacă acesta are o astfel de autoritate.

Fișa postului de secretar

O fișă a postului este un document local care precizează drepturile și responsabilitățile fiecărui angajat în funcție de postul ocupat și de funcția postului îndeplinit.
Acest document este elaborat de specialiști HR împreună cu avocați. Instrucțiunile sunt aprobate de către angajator sau managerul angajat, dacă acesta are o astfel de autoritate.

Angajatorul este obligat să-l familiarizeze pe solicitant cu fișa postului înainte de semnarea contractului de muncă. Dacă acest lucru nu se face, atunci angajatorul nu va putea atrage salariatul la răspundere disciplinară pentru neîndeplinirea atribuțiilor sale oficiale.

Documentul trebuie să descrie în detaliu responsabilitățile postului de secretariat, în funcție de specificul muncii. Cu cât aceste responsabilități sunt mai detaliate, cu atât va fi mai ușor să se rezolve conflictele prejudiciare și judiciare dintre angajat și angajator.

Responsabilitatile postului de secretar

Orice organizație are nevoie de un secretar. Prin urmare, fișa postului unui astfel de angajat va fi utilă fiecărei companii. Secretarul poate fi fie șeful întreprinderii, fie șeful unei unități structurale. De asta depind responsabilitățile postului secretarului.

Atribuțiile secretarului includ:

• primirea și sortarea corespondenței primite pentru șef;
• desfășurarea lucrărilor de birou în cadrul activităților unui departament sau unități structurale;
• acceptarea declarațiilor personale de la angajați pentru semnătura șefului;
• pregătirea documentelor și materialelor de care șeful are nevoie pentru muncă;
• lucrul cu computer, copiere și alte echipamente de birou;
• mentinerea dosarelor de control si inregistrare;
• tipărirea documentelor de care șeful are nevoie pentru muncă;
• efectuarea lucrărilor de pregătire a diverselor întâlniri, sesiuni și alte întâlniri;
• pregătirea și tipărirea documentelor necesare unor astfel de întâlniri;
• organizarea primirii vizitatorilor;
• menținerea unui registru al documentelor de intrare și de ieșire;
• comunicare politicoasă la telefon;
• alte atributii care depind de specificul departamentului sau unitatii structurale.

Fișa postului secretarului șefului

Secretara managerului are și o fișă a postului. Atribuțiile secretarului directorului includ:

• efectuează lucrări de organizare suport tehnic activitățile conducătorului;
• primiți și sortați toată corespondența care sosește adresată managerului;
• dacă există o astfel de nevoie, atunci sortați toată corespondența în unități structurale și organizați livrarea acestei corespondențe către unitățile structurale relevante;
• organizarea convorbirilor telefonice cu managerul;
• primirea și înregistrarea informațiilor primite în timpul absenței managerului;
• lucrul cu echipamente de birou;
• organizare de intalniri, conferinte si intalniri;
• pregătirea și tipărirea materialelor necesare pentru întâlniri;
• executarea instructiunilor individuale de la manager.

Descarca

Puteți descărca un exemplu de descriere a postului pentru o secretară în format .doc
urmați acest link

Fișa postului nu este inclusă în lista documentelor solicitate ale întreprinderii, dar prezența acesteia vă permite să definiți în mod clar lista drepturilor și responsabilităților care revin angajaților organizației, inclusiv secretarii.

CONFIRM:
CEO
SRL „Vânzări cu ridicata de consumabile”
Shirokov/Shirokov I.A./
„12” august 2014

Fișa postului de secretar

Dispoziții generale

1.1. Acest document specifică funcțiile postului, atribuțiile, responsabilitățile și alte condiții de muncă ale secretarului organizației.

1.2. Funcția de secretar are dreptul de a fi ocupată de o persoană care deține un certificat de studii medii generale absolvite și a absolvit suplimentar o pregătire profesională specială sub formă de cursuri, cu vechime în muncă de cel puțin șase luni.

1.3. Numirea și demiterea unui secretar are loc în modul stabilit de actualul Cod al Muncii al Federației Ruse, printr-un ordin separat al șefului organizației.

1.4. Directorul organizației acționează ca supervizorul imediat al secretarului

1.5. In caz de absenta de la locul de munca, secretarul trebuie inlocuit cu un salariat aprobat prin ordin special al conducatorului intreprinderii.

1.6. Secretara trebuie sa stie:

— Fundamentele dreptului muncii și dreptului civil al Federației Ruse;

— Structura întreprinderii, personalul de conducere, inclusiv șefii de departamente;

— Reguli de păstrare a înregistrărilor;

— Reguli de ortografie, gramatică, stil, punctuație și alte secțiuni ale limbii ruse scrise necesare pentru redactarea competentă și executarea documentației de afaceri;

— Formulare unificate, obligatorii, mostre, modele de documente administrative;

— Fundamentele organizării proceselor de muncă;

— Etica, bazele comunicării și stilului de afaceri, incl. desfășurarea negocierilor, redactarea scrisorilor, codul vestimentar etc.;

— Reguli, metode de lucru cu echipamente informatice și de birou, inclusiv cunoașterea programelor aplicate de calculator (Word, Excel etc.);

— Norme și reguli aprobate privind protecția muncii, securitatea și reglementările interne.

Responsabilitati functionale

2.1. Lista funcțiilor postului unui secretar include următoarele sarcini:

— Furnizarea la timp a funcționării neîntrerupte a biroului directorului;

— Întocmirea unui program de întâlniri de afaceri, întâlniri, întâlniri și alte evenimente ale managerului, organizarea acestora;

— Organizarea călătoriilor de afaceri pentru manager, incl. achiziționarea biletelor, închirierea spațiilor, transportul etc.

— Negocieri pe probleme de actualitate cu șefii diviziilor structurale, transmiterea tuturor informațiilor necesare de la aceștia către directorul întreprinderii, precum și comunicarea ordinelor directorului către angajați;

— Colectarea, prelucrarea și transmiterea informațiilor solicitate către manager;

— Monitorizarea executării ordinelor managerului trecute în jurisdicția secretarului;

— Organizarea și susținerea convorbirilor Skype și telefonice ale managerului, primirea și trimiterea de mesaje fax, în lipsa managerului la locul de muncă - primirea informațiilor transmise acestuia și aducerea acesteia șefului;

— Achiziționarea de rechizite de birou pentru manager;

— Monitorizarea funcționării echipamentelor de birou, luarea de măsuri în timp util în cazul avariilor și avariilor;

— Efectuarea documentelor interne și externe legate direct de manager (întocmirea de comenzi, instrucțiuni, scrisori, contracte etc.)

— Organizarea de evenimente corporate, vacanțe, seminarii de formare etc.

— Primirea și trimiterea scrisorilor;

— Primirea documentelor și declarațiilor personale de la angajații organizației spre aprobarea managerului;

— Organizarea procesului de primire a vizitatorilor care nu sunt angajați ai întreprinderii;

— Participarea la adunările generale și conferințe;

— Amabilitate, dispoziție pozitivă, crearea unui microclimat favorabil în echipă.

Drepturi

Secretarul are următoarele drepturi:

3.1. Cere condiții de muncă care să contribuie la creșterea productivității muncii sale (inclusiv furnizarea de modele îmbunătățite de echipamente de birou, respectarea standardelor de organizare a locului de muncă etc.);

3.2. Solicita si primeste documente, certificate, comenzi, instructiuni legate direct de activitatile sale;

3.3. Interacționează cu șefii de departamente, șefii diviziilor structurale și conducerea superioară pentru a rezolva problemele legate de activitatea organizației;

3.4. Să fie reprezentant al întreprinderii în alte organizații, atât guvernamentale, cât și comerciale, în toate problemele care intră în competența acesteia;

3.5. Participarea la cursuri de perfectionare;

3.6. Refuzați îndeplinirea sarcinilor de serviciu dacă ceva îi amenință viața sau sănătatea la locul de muncă.

Responsabilitate

Responsabilitatea secretarului (strict în cadrul legislației în vigoare) este prevăzută pentru apariția următoarelor situații:

4.1. Calitatea proastă sau îndeplinirea intempestivă a funcțiilor profesionale, precum și refuzul complet de a lucra;

4.2. Refuzul de a îndeplini instrucțiuni, sarcini, întrebări, instrucțiuni și ordine ale managerului;

4.3. Furnizarea intenționată și sistematică de informații false sau incomplete cu privire la activitatea sa;

4.4. Atitudine neglijentă față de asigurarea măsurilor de protecție a muncii, a reglementărilor interne și a siguranței, precum și lipsa acțiunii reale atunci când acestea sunt identificate de alți angajați;

4.5. Încălcarea deliberată a disciplinei muncii în lipsa unor motive întemeiate și a documentelor care să confirme existența acestora.

4.6. Nesupunere.

Conditii de lucru

5.1. Programul de muncă și odihnă al secretarului este prevăzut în regulamentul intern al muncii;

5.2. Sunt posibile călătorii de afaceri (pentru a însoți managerul), atât în ​​interiorul orașului, cât și în alte regiuni.

Semnătura dreapta

6.1. Secretarului i se acordă dreptul de a semna documente legate direct de activitatea sa.

DE ACORD
Șef departament HR
SRL „Vânzări cu ridicata de consumabile”
Semenov/Semenov R.A./
„12” august 2014

AM CITIT INSTRUCȚIUNILE
Vederkina Anna Valerievna
Secretar al SRL „Vânzări cu ridicata de consumabile”
Pașaport 7685 Nr 975849
Eliberat de Departamentul Afacerilor Interne al districtului Leninsky din Perm
14.09.2012 cod departament 123-425
Semnătură Vederkina
„17” august 2014

FIȘIERE

De ce ai nevoie de o fișă a postului?

Acest document este la fel de important atât pentru secretarul însuși, cât și pentru conducerea companiei. Pe de o parte, se precizează clar funcțiile pe care trebuie să le îndeplinească angajatul, regulile și legile pe care trebuie să le cunoască, procedura de numire și demitere a acestuia, precum și drepturile sale etc. Pe de altă parte, același document permite angajatorul să coordoneze munca subordonaților și să gestioneze eficient procesul de producție.

Destul de des, atunci când apar conflicte, dispute și dezacorduri, fișele postului devin documente semnificative din punct de vedere juridic și capătă forță probatorie. De aceea, nu trebuie să tratați cu nepăsare pregătirea fișelor de post, trebuie să notați cu atenție și atenție fiecare articol.

Reguli de bază pentru întocmirea fișei postului pentru un secretar

Nu există un formular unic, obligatoriu pentru fișa postului de secretar, așa că îl puteți întocmi folosind un șablon gata făcut sau puteți dezvolta un document la propria discreție. Atunci când întocmește un document, merită să ne amintim că, la diferite întreprinderi, secretarii pot îndeplini diferite funcții, dar activitatea lor principală ar trebui să fie aceeași.

Versiunea standard, cea mai comună a fișei postului secretarului include patru secțiuni:

• "Dispoziții generale"
• "Responsabilitatile locului de munca"
• „Drepturi”,
• "Responsabilitate".

Cu toate acestea, dacă se dorește sau este necesar, documentul poate fi extins pentru a include și alte elemente (de exemplu, „Alte condiții”, „Dreptul de semnare”, etc.).

Documentul este de obicei scris într-un singur exemplar - este semnat și de angajatul pentru care se întocmește, precum și de șeful de departament și de directorul organizației, dar dacă există mai multe secretare, puteți tipări fișa postului în numărul necesar de exemplare. Fiecare dintre ele trebuie să aibă, de asemenea, semnături originale și, dacă este necesar, corectate astfel încât să nu existe dublarea acelorași responsabilități.

Întocmirea unei fișe de post pentru o secretară

Un capac

În partea de sus a instrucțiunilor, în partea din dreapta sus, ar trebui să fie alocat un loc pentru aprobare de către șeful întreprinderii. Aici trebuie să completați doar câteva rânduri: funcția sa (director general, director), numele companiei, numele, prenumele, patronimul și lăsați spațiu pentru o semnătură cu o transcriere. Apoi, numele documentului este scris în mijlocul rândului.

Secțiunile principale încep cu a doua parte.

Dispoziții generale

În prima secțiune numită "Dispoziții generale"În primul rând, se notează ceea ce se va discuta în acest document, apoi procedura de numire și eliberare din funcție a secretarului, căruia îi raportează exact, precum și cerințele de calificare pe care trebuie să le îndeplinească (specializare, studii, cursuri suplimentare etc. ), precum și vechimea necesară și experiența în muncă.

Apoi, aceeași secțiune enumeră toate legile, regulamentele, regulile, ordinele cu care secretarul trebuie să fie familiarizat: standarde și forme de documente adoptate în organizație, reguli de păstrare a evidenței, cunoaștere a echipamentelor de birou etc. Mai jos trebuie să scrieți cine îl înlocuiește pe secretar în cazul absenței acestuia de la locul de muncă (fără a indica numele anumitor angajați).

Responsabilitatile secretarului

Următoarea secțiune „responsabilități funcționale” se referă la atribuţiile ce trebuie îndeplinite de secretar. Acestea trebuie descrise cât mai detaliat posibil, în paragrafe separate, în conformitate cu nevoile companiei și ținând cont de timpul de lucru al angajatului.

Drepturi de secretar

Capitol „Drepturi” cuprinde inițiativele și puterile pe care secretarul are dreptul să le folosească pentru cele mai eficiente activități. De obicei, aceasta include posibilitatea interacțiunii sale cu alte divizii structurale ale companiei, precum și cu managementul.

Responsabilitatea secretarului

În capitolul "Responsabilitate"Încălcările pentru care secretarul poate face obiectul unei pedepse disciplinare sub formă de privare de bonus, mustrare, mustrare sau chiar concediere ar trebui precizate cu precizie. Într-unul dintre puncte, se poate observa că măsurile aplicate respectă cadrul legii și Codul Muncii al Federației Ruse.

Conditii de lucru

În secțiunea a cincea din fișa postului de secretar intitulată "Conditii de lucru", în ce se încadrează, aceste condiții sunt determinate (de exemplu, de reglementările interne ale muncii), precum și unele caracteristici - de exemplu, călătorii de afaceri, program de schimburi etc.

Semnătura dreapta

Ultima secțiune a acestui document cuprinde un singur punct, și anume, definește documentele pe care secretarul are dreptul să le certifice cu semnătura sa.

După completarea cu atenție a fișei postului, aceasta trebuie convenită cu angajatul care răspunde de respectarea regulilor și reglementărilor prevăzute în fișa postului a secretarului (acesta poate fi șeful secretariatului, șeful departamentului de personal etc. .). Aici trebuie să introduceți poziția sa, numele companiei, numele de familie, prenumele, patronimul și, de asemenea, să certificați toate acestea cu o semnătură cu o transcriere.

În continuare, indicăm date oficiale și personale despre angajat: nume, prenume, patronim, funcția, din nou numele organizației, datele pașaportului, semnătura și data revizuirii documentului. Nu este necesar să puneți o ștampilă, deoarece documentul face parte din fluxul de documente intern al organizației.

În articol vă vom spune cum un secretar poate pune bazele unui viitor departament de personal și o arhivă de documente despre personal, cum să-și formalizeze responsabilitățile pentru efectuarea evidenței personalului și cum să respecte minimul necesar de legislație a muncii.

SECRETAR-OFIȚERUL DE PERSONAL: REPARTEREA RESPONSABILITĂȚILOR

Potrivit primei părți a art. 60.2 din Codul Muncii al Federației Ruse, este posibil să atribuiți sarcini suplimentare unui angajat care nu sunt prevăzute în contractul de muncă numai pentru o plată suplimentară.

Nu poți doar „să faci fericit” o secretară cu noi responsabilități. Atribuirea acestora se formalizează prin ordin. Mai mult, vă recomandăm să pregătiți două comenzi. În prima (organizațională) este necesară desemnarea unui angajat responsabil cu menținerea evidenței personalului (Exemplul 1).

În al doilea (pentru personal) - atribuiți responsabilități, specificați suma plății și furnizați consimțământul angajatului (Exemplul 2). Aceste comenzi conțin date cu caracter personal, dar „categoriile de greutate” ale informațiilor cu caracter personal din ele sunt disproporționate: faptul că angajatul este implicat în evidențele de personal nu este un secret (este puțin probabil să fie ascuns de ceilalți), ci valoarea acestuia. remunerația este închisă Informații personale, pe care străinii nu trebuie să le cunoască. Ambele comenzi sunt emise în aceeași zi.

DOCUMENTE OBLIGATORII PENTRU PERSONAL

Există documente pe care fiecare organizație trebuie să le aibă - orice audit le va solicita mai întâi. Dacă secretarul este acum responsabil de evidența personalului, atunci această recrutare obligatorie va trebui asigurată în cât mai repede posibil. Vă prezentăm o listă a acestor documente sub forma unui tabel cu explicații. Nu vom numerota documentele - gradul de caracter obligatoriu al acestora este același și este cel mai înalt.

Această listă nu este exhaustivă. Deci, dacă activitatea principală a organizației este producția, atunci cel mai probabil va fi necesar să se elaboreze un program de schimb, să se aprobe standardele de producție, o listă de posturi și profesii cu condiții dăunătoare muncă, muncă în care dă dreptul la concediu suplimentar, și asta nu este tot. Numai că aceste documente nu ar trebui să mai fie elaborate de un secretar cu atribuții de ofițer de cadre repartizate acestuia, ci de o întreagă echipă, care include un economist al muncii și un specialist în protecția muncii.

Poate secretarul să dezvolte toate LNA-urile enumerate în mod independent? Probabil da. Dar este mai bine nu singur, ci în tandem cu contabilul șef sau cu șeful organizației. În primul rând, acest lucru se aplică acelor LNA care stabilesc procedura de remunerare a lucrătorilor.

DOCUMENTE PRIVIND PROTECȚIA DATELOR PERSONALE

Angajatorul este obligat să asigure siguranța informațiilor personale ale angajaților în conformitate cu Legea federală nr. 152-FZ. Nu este suficient să aprobi prevederile privind datele cu caracter personal.

Suplimentar necesar:

Permisiune scrisă din partea angajaților de a-și prelucra datele personale;

Obligații scrise ale angajaților care prelucrează datele personale ale colegilor cu privire la nedivulgarea acestora;

Regim special de stocare a documentelor care contin date cu caracter personal.

Dacă respectați cu strictețe litera legii, atunci mai întâi angajatul trebuie să dea permisiunea de a-și prelucra propriile date personale și abia apoi să aplice pentru un loc de muncă. Aceasta este o chestiune voluntară, dar în practică este imposibil să aplici pentru un loc de muncă fără permisiune. Prin urmare, o astfel de permisiune este acordată tuturor angajaților organizației, fără excepție. Nu există o formă stabilită pentru aceasta, dar o puteți folosi pe cea din Exemplul 3.

Informațiile personale ale colegilor sunt de obicei prelucrate de secretarul responsabil cu evidența personalului și Contabil șef. Aceștia trebuie să se angajeze să nu dezvăluie informații despre angajați (Exemplul 4).

COMENZI PENTRU PERSONAL

Documentul principal care reflectă decizii de managementşef personal, - ordin. Ordinele oficializează admiterile și concedierile, vacanțele și promovările, atribuirile de responsabilități și misiunile în călătoriile de afaceri etc. Prin urmare, comenzile pentru personal au un loc central în departamentul de personal și în arhivă.

Cele mai comune tipuri de comenzi pentru personal au formulare gata făcute pe care ofițerul de personal trebuie doar să le completeze:

Ordin privind angajarea unui angajat (formular unificat Nr. T-1*);

La transferul unui angajat la un alt loc de muncă (formular nr. T-5*);

La acordarea concediului unui salariat (Formular nr. T-6*);

La încetarea (încetarea) a unui contract de muncă cu un salariat (concediere) (Formular nr. T-8*);

La trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri (formular nr. T-9*);

Cu privire la stimulentele angajaților (formular nr. T-11*).

Majoritatea ofițerilor de resurse umane din Rusia folosesc formulare unificate: ofițerii de resurse umane înșiși, angajații și (cel mai important) inspectori de la inspecția de stat travaliu (TGI). Decizia de a utiliza forme unificate de documente trebuie consemnată în ordine (Exemplu 5).

Dezvoltarea propriilor formulare de document poate fi comparată cu reinventarea roții. Dar dacă există o dorință, atunci formele dezvoltate nu ar trebui să conțină mai putine informatii decât cele aprobate de Goskomstat.

Formularele de comandă unificate sunt mai mult decât suficiente pentru ca un secretar de personal să oficializeze acțiuni standard de personal. Dar există și alte comenzi pentru personal: acestea sunt întocmite sub formă de comenzi pentru activități principale și nu au nicio formă unificată. De exemplu, un ordin care atribuie responsabilități pentru menținerea evidențelor personalului (vezi Exemplul 2). De asemenea, poate exista un ordin de schimbare a numelui de familie, de stabilire a unei creșteri, de revocare sau de amânare a concediului. Aceste documente, întocmite sub formă de comandă pentru activitatea principală, rămân comenzi pentru personal: conțin date personale și sunt stocate pe perioadele stabilite pentru comenzile pentru personal.

Stocarea comenzilor pentru personal. Din prima zi de existență a organizației, comenzile pentru personal trebuie separate de comenzile pentru activitățile de bază. Acest lucru se datorează, în primul rând, perioadei de valabilitate diferite. Potrivit paragrafului „a” al art. 19 Lista documentelor de arhivă de management standard generate în procesul de activitate agentii guvernamentale, organismele și organizațiile guvernamentale locale, indicând perioadele de depozitare (aprobat prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558, modificat la 16 februarie 2016; denumită în continuare Lista 2010), comenzi pentru core activitățile sunt stocate permanent. Comenzi pentru personal - 5 ani (clauza „b” (2) din Lista 2010) sau 50 de ani (clauza 2 din articolul 22.1) Lege federala din 22 octombrie 2004 Nr. 125-FZ „Cu privire la arhivare în Federația Rusă”, cu modificările ulterioare. din data de 18 iunie 2017; denumită în continuare Legea federală nr. 125-FZ).

În al doilea rând, la lichidarea organizației, comenzile privind personalul vor fi transferate la depozitul de stat. Probabilitatea ca comenzile pentru activitățile de bază să fie de interes pentru Fondul de arhivă al Federației Ruse este foarte mică, așa că cel mai probabil vor fi distruse.

Nuanțe de formare a cazurilor. Ordinele de personal se formează în cazuri în cursul anului calendaristic. Trebuie să existe cel puțin două cazuri: primul - cu termen de valabilitate de 5, al doilea - 50 de ani. În viitor, când vor fi mai multe comenzi pentru personal, va crește și numărul de cazuri. De exemplu, se vor forma cazuri separate: „Ordine privind acordarea concediului anual plătit”, „Ordine privind angajarea, concedierea, transferul de salariați”, „Ordine privind acordarea concediului pentru creșterea copilului” etc. Cu toate acestea, în primii ani de funcționare a unei organizații, gama de subiecte de comandă nu este de obicei foarte diversă, așa că vă puteți descurca cu două lucruri:

Cazul 1 - ordine de acordare a concediului anual platit, concediu student, sancțiuni disciplinare, despre călătorii de afaceri de scurtă durată (perioada de depozitare - 5 ani);

Cazul 2 - ordine de admitere, transfer, concediere, prime, acordarea concediului pentru creșterea copilului, concediu fără plată (perioada de păstrare - 50 de ani).

CONTRACTE DE MUNCĂ, CARTE PERSONALE, BUCATARI DE MUNCA

Contractele de muncă ale angajaților, cărțile personale și carnetele de muncă ale acestora sunt documentele de birou ale ofițerului de personal. Despre ele nu am vorbit la secțiunea „Documente HR obligatorii” pentru că nu sunt locale reguli, ci documente care se referă personal la fiecare angajat. Toate acestea sunt necesare:

Contract de munca - in conformitate cu art. 56 Codul Muncii al Federației Ruse;

Carnet de muncă - în conformitate cu Regulile de păstrare a carnetelor de muncă;

Cartea personală a angajatului - necesitatea menținerii acestuia este indicată de clauza 12 din Regulile de păstrare a carnetelor de muncă.

Un card personal (formular unificat nr. T-2) este creat simultan cu intrarea angajatului în organizație. Conține datele personale ale angajatului, toate informațiile despre mișcările sale în organizație, vacanțe, premii etc.

Contractul de muncă, cartea personală și carnetul de muncă sunt documente valabile pe toată perioada de activitate a angajatului în organizație. Dacă un angajat lucrează într-o organizație de 20 de ani, contractul de muncă, cartea de muncă și cartea personală sunt transferabile pe o perioadă de 20 de ani. Acestea sunt închise de birou numai după concedierea angajatului.

Deși aceste trei documente sunt valabile, ele sunt păstrate de către ofițerul de personal și stocate, deoarece documentele care conțin date personale ar trebui stocate (mai multe despre aceasta mai jos).

Închis din cauza lucrărilor de birou contracte de munca iar cardurile personale sunt trimise spre depozitare la arhiva personalului. Registrele de muncă sunt returnate angajaților la concediere. Desigur, există și excepții când, din diverse motive, un angajat care a renunțat nu și-a luat cartea de muncă - acest lucru se întâmplă din când în când. Trebuie amintit că carnetul de muncă este un document care trebuie returnat, iar angajatul (sau rudele acestuia) îl poate solicita teoretic pe toată perioada de păstrare a acestui document, iar perioada este de 50 de ani (clauza 2 din articolul 22.1). din Legea federală nr. 125-FZ) . Prin urmare, cărțile de lucru uitate nu sunt în niciun caz împletite.

Nuanțe de formare a cazurilor. Contractele de muncă și cardurile personale din arhiva formează fișiere care se numesc „Contracte de muncă ale lucrătorilor disponibilizați” și „Cartele personale ale lucrătorilor disponibilizați”. Aceste dosare sunt formate în volume în același mod: mai întâi după anul de concediere, iar apoi alfabetic după numele foștilor angajați.

ARHIVA DOCUMENTE PE PERSONAL: PUNEREA FUNDEI

În conformitate cu art. 17 din Legea federală nr. 125-FZ, organizația este obligată să păstreze documente asupra personalului. În timp ce secretarul îndeplinește numai în plus sarcinile unui ofițer de personal, desigur, el nu va putea menține pe deplin o arhivă de personal. Ulterior, atunci când organizația devine un departament de personal, specialiștii se vor ocupa de acest lucru. Dar până atunci, secretarul va trebui să respecte cerințele minime obligatorii:

Asigurați un regim special de stocare pentru documentele de personal finalizate în munca de birou (aceasta este baza viitoarei arhive);

Formulare fisiere pe an in functie de perioadele de stocare;

Alcătuiește secțiuni anuale ale inventarelor de cazuri pentru personal.

• Respectăm un regim special de păstrare a documentelor, care conțin date cu caracter personal. Un regim special presupune excluderea accesului la acestea de către persoane neautorizate. Dacă fiecare metru de spațiu de birou își merită greutatea în aur, iar arhiva în sine este încă mică, un dulap metalic obișnuit, încuiat cu o cheie, poate prelua funcțiile unui depozit. Această piesă de mobilier este ieftină, ocupă puțin spațiu și își face treaba perfect. Documentele de HR valide, inclusiv cărțile de lucru, ar trebui să fie, de asemenea, stocate în el, deoarece acesta este un document raportare strictă(Clauza 42 din Regulile de păstrare a carnetelor de muncă). Ar trebui să existe mai multe chei pentru cabinet: una pentru secretară, alta, de exemplu, pentru contabilul șef.
• Formăm cazuri pe an. Am vorbit mai sus despre organizarea fișierelor pe an în funcție de perioadele de stocare. În același mod, se formează dosare cu ordine de personal și acte ale lucrătorilor disponibilizați (contracte de muncă și legitimații personale).
• Întocmim un inventar de cazuri pentru personal. În ceea ce privește inventarul dosarelor de personal, acesta trebuie să fie menținut prin clauza 4.12 din Regulile de organizare a stocării, achiziției, înregistrării și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente în organele guvernamentale, administrațiile locale și organizații (aprobat prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 31.03.2015 nr. 526). Ele oferă și forma acestui document (Anexa nr. 15) (Exemplul 6). Regulile de completare a inventarului dosarelor de personal sunt descrise clar în paragrafe. 8.1-8.4 din Secțiunea 8 „Întocmirea și executarea inventarului” Recomandări metodologice„Organizarea documentelor de gestiune pentru depozitare permanentă și de către personal”2. Să le rezumăm:

Secțiunea anuală a inventarului pentru anul trecut este întocmită anual;

Toate secțiunile anuale ale inventarului constituie un singur inventar al afacerilor de personal;

Numerotarea cazurilor din inventar este continuă și trece prin toate secțiunile anuale de la înregistrarea nr. 1 până la înregistrarea nr. 9999 (dacă secțiunea anuală pentru anul 2015 s-a încheiat cu nr. 13, atunci secțiunea anuală a inventarului pentru anul 2016 începe cu nr. 14);

Fiecare unitate de depozitare este înscrisă în inventar sub propriul număr de serie; unitate de depozitare - 1 volum; volumul nu trebuie să conțină mai mult de 250 de coli de documente;

Fiecare secțiune anuală a inventarului afacerii este aprobată de directorul general.