Organizarea activității departamentului de achiziții în conformitate cu Legea federală 223. Diagrama structurală a împărțirii responsabilităților între angajații implicați în activități de achiziții. Cine elaborează și aprobă regulamentele de achiziții

Formarea unui cadru de reglementare pentru organizarea procesului de achiziție conform 223-FZ

Este foarte important să se introducă clienților cadrul de reglementare pentru achiziții în conformitate cu 223-FZ și experiența procesului de achiziții folosind exemplul OJSC Bank of Moscow, pentru a evidenția dificultățile, domeniile și etapele problematice. Sarcina principală este de a găsi soluția optimă și de succes pentru toate problemele, identificând „pro” și „contra” acestui model. Lucrul cu acest proces are succes, dar poate fi numit și creativ. Se fac în mod constant modificări la 223-FZ și se folosesc soluții noi.

Dacă o companie tocmai pornește pe calea 223-FZ, atunci trebuie să se înregistreze pe platforme precum Serviciile de stat, Achizițiile de stat, precum și pe platforme acreditate. platforme de tranzacționare. Fără aceasta, este imposibil să-ți începi activitățile sub 223-FZ. Acolo se află toată lumea documente de reglementare, care trebuie publicate prin lege. Toate actiuni de tranzactionare se desfășoară doar acolo și nicăieri altundeva.

Cu site-urile, procesul este destul de simplu, deoarece acestea oferă de multă vreme sfaturi utilizatorilor, explicând în detaliu și în mod popular toate complexitățile sistemului.

Procesul de înregistrare în sine nu este complicat. După cum știți, trebuie întotdeauna să acordați timp suplimentar pentru etapa pregătitoare. Acest lucru este necesar pentru aprobarea reglementărilor și pregătirea documentelor privind standardele platformei de tranzacționare.

După acreditare, regulamentele de achiziții ale companiei trebuie postate imediat pe platforma de tranzacționare. Acest document este supus publicării obligatorii în domeniul public.

Acesta este documentul fundamental (condițional extern) al fiecărei organizații, în conformitate cu 223-FZ, care reglementează activitățile de achiziții și care conține:

termeni, definiții, prevederi generale;
cerinte pentru suport informativ achiziții (inclusiv lista și calendarul de postare a informațiilor în Sistemul Informațional Unificat (UIS));
cerințele pentru participanții la procedurile de achiziție și documentația pe care o furnizează;
cerințele de achiziție, metodele și formele procedurilor de achiziție (inclusiv o descriere a procedurii și condițiilor de aplicare a metodelor de achiziție - desfășurată prin concurs, licitație, cerere de oferte, cerere de oferte, achiziție de la un singur furnizor și alte metode (înainte de aprobare). a modificărilor aduse 223-FZ limitând diversitatea căilor);
procedura de încheiere și executare a contractelor, precum și alte prevederi legate de achiziții;
legea stabilește cine o aprobă („Banca Moscovei” - Consiliul de administrație).

De asemenea, este important să postați un plan de achiziție. Până când compania nu postează aceste documente, nu se consideră că funcționează în conformitate cu 223-FZ. Tot ceea ce este inclus în aceste documente este întotdeauna revizuit de autoritățile de reglementare. Trebuie date planul de achiziții și reglementările privind achizițiile atenție deosebită. Experții sfătuiesc să luați un fel de reglementare privind achizițiile companie mare, asemănătoare ca specificitate. Va fi complet și cuprinzător - poate fi luat în siguranță ca bază, deoarece experiența companiei aici este dificil de supraestimat: toate etapele procedurilor, condițiile de acces ale participanților și multe alte puncte sunt descrise acolo.

Reglementări privind Comisia de licitație (Comisia de achiziții). Componența Comisiei de licitație.

Acesta este un document care definește scopurile, obiectivele, funcțiile, puterile, îndatoririle și responsabilitățile membrilor comisiei, ordinea de organizare și conduită.

Legea nu definește cine o aprobă („Banca Moscovei” - Consiliul băncii)

Procedura de interactiune intre departamente la desfasurarea activitatilor de achizitii.

Acesta este un document care definește totul proces intern implementarea achizițiilor de la inițierea cerințelor până la raportarea privind executarea contractelor.

Legea nu definește cine o aprobă („Banca Moscovei” - prin ordin al președintelui băncii)

Există, de asemenea, documente care vă vor ajuta să formulați în mod competent procesul de achiziție:

Reguli de formare a prețului inițial (maxim). Acest document este util din punct de vedere al metodologiei de formare a pretului contractului. Va fi util artiștilor interpreți.
Reglementări privind planificarea și organizarea controlului asupra execuției bugetului și a Planului de achiziții.
Metodologie de evaluare și comparare a aplicațiilor. Este utilizat într-o anumită etapă când există o evaluare a rezultatelor.
Reglementări privind încheierea contractelor de afaceri. Reglează procesul de pregătire contracte standard companiilor. Determină specificul încheierii contractelor.
Standard pentru calcularea eficienței achizițiilor. Indicator al perspectivelor de achiziție pe termen scurt și lung.

Cu cât achizițiile sunt mai reglementate, cu atât va fi mai ușor pentru toți angajații companiei să lucreze.

Sisteme și instrumente interne pentru optimizarea activităților de achiziții

Elaborarea formularelor standard de documente cu instrucțiuni pentru completarea acestora. Acest lucru va ajuta la furnizarea celor mai standard forme de documente și a celor mai standard articole de achiziție. Au fost preluate formulare standard din versiunea Word, anumite câmpuri au fost protejate cu parolă, au fost reglementate procesul de lucru cu interpreții și procesul de verificare a departamentelor. Acest lucru minimizează probabilitatea erorilor și simplifică procesul de pregătire a documentelor pentru angajați.
Detaliu maxim și reglementare a procesului de achiziție.
Implementarea unor platforme speciale de procurare/rafinare a celor existente (SAS, 1C, Cognitive, LanDocs, SDO-Purchases etc., etc.).
Automatizarea rutelor de aprobare, consecvență, control al versiunilor, înregistrarea concluziilor și a eventualelor riscuri.
Portal corporativ/part de rețea.

Nu toate companiile își permit automatizarea sistemelor. Puteți oricând să simplificați procesele de achiziție, precum și să îmbunătățiți baza de date existentă. Bank of Moscow nu a achiziționat programe, lucrul a început cu fluxul tradițional de documente pe hârtie, care apoi a devenit electronic în sistemul LanDocs. Este important să evitați pe cât posibil documentele prin optimizarea procesului, deoarece ciclul de achiziție este pe scară largă, iar autoritățile de reglementare pot efectua verificări în timpul cărora furnizarea documente electronice va fi cel mai eficient.

Eficiența implementării speciale sisteme electronice:

O bază de date completă de informații privind achizițiile, inclusiv pentru generarea de date statistice pentru o analiză pe termen lung a factorilor care afectează eficiența achizițiilor, în funcție de specificul acestora, calendarul contractului, sezonalitate, criteriile de evaluare și alți parametri.
Controlul ciclului complet pentru o analiză mai aprofundată a activităților de achiziție. Determinarea eficienței maxime nu doar la momentul achiziției, obținerea ofertei optime pe piață, dar și pe perioada executării contractului, incl. respectarea termenelor, eventual luând în considerare amenzi/penalități și alte obligații de garantare care afectează eficiența generală a activităților de achiziții, precum și calitatea îndeplinirii obligațiilor și luarea deciziilor pentru optimizarea costurilor la un alt nivel.
Minimizarea costurilor cu forța de muncă pentru activitățile mecanice ale departamentelor responsabile de achiziții, eliberarea resurselor pentru sarcini strategice pentru a maximiza optimizarea achizițiilor.
Capacitatea de a genera rapoarte privind contractele încheiate și de execuție a acestora, lunare, și rapoarte SMPS, ceea ce reduce, de asemenea, costurile cu forța de muncă și probabilitatea erorilor tehnice la generarea manuală a rapoartelor.
Posibilitatea încheierii contractelor în formă electronică prin EETP, pentru optimizarea colectării și plasării informațiilor în registrul contractelor, precum și pentru executare.

Participanții, puterile și responsabilitățile lor în procesul general de achiziție.

Caracteristicile achizițiilor în rețeaua regională.

În orice organizație, la desfășurarea procedurilor de achiziție, se disting 3 grupuri principale. Acestea sunt unități independente care creează nevoia de bunuri/lucrări/servicii pentru a susține activitățile organizației.

Initierea/executarea unitatilor. Aceștia sunt cei care au nevoie de achiziție și cei care au buget, adică bugetari. Ei formulează nevoia de bunuri, lucrări și servicii pentru a susține activitățile organizației și sunt responsabili de achiziții în domeniile de competența acestor unități în cadrul bugetului aprobat și oferă suport pentru contractele de cumpărare. Cel mai adesea, aceste unități trimit specificații tehnice altora. Întregul proces documentatia de achizitie revine persoanelor care sunt responsabile pentru respectarea 223-FZ.

Coordonarea departamentelor. Acesta este orice serviciu financiar. Coordonează documentația procedurii de achiziție în competența lor.

Organisme/persoane autorizate. Un organism colegial (inclusiv Comisia de licitație/funcționar (șeful unei unități structurale independente), Achizitorul, căruia i se acordă autoritatea de a lua decizii cu privire la procedurile de achiziție din competența sa în conformitate cu reglementărilor si documente administrative.

Pe scurt, acestea sunt 3 subiecte principale: primul inițiază achizițiile și le planifică, al doilea le coordonează, al treilea este responsabil de deciziile luate.

Departamentul Relații cu Furnizorii

El este angajat în achiziții în conformitate cu 223-FZ și combină funcțiile economice și juridice. El este la Banca Moscovei din 2013 și a lucrat inițial ca un specialist. Procesul de creare a unui astfel de departament este întotdeauna dificil, deoarece multe organizații cred că nu ar trebui să se întâmple nimic semnificativ în ceea ce privește documentele, că este important doar respectarea 223-FZ. Dar este important să cunoașteți specificul muncii și să extindeți în mod constant personalul pentru munca eficienta. Este important să împărtășiți specificul în cadrul departamentului, precum și să aveți în personal manageri speciali de achiziții (manageri de categorii). Pe lângă asta cerințe generale 223-FZ și cunoștințe economice, au specificul subiectului în sine. Ei pot face recomandări și pot negocia cu alte structuri. Există, de asemenea, o poziție importantă a unui specialist în suport pentru achiziții. Aceștia sunt oamenii care cunosc în detaliu toate nuanțele platformelor de tranzacționare, publică informații și rapoarte, înțeleg Sistemul Informațional Unificat, se ocupă de planul de achiziții și îndeplinesc alte funcții.

Activitati ale departamentului de relatii cu furnizorii:

verifică corectitudinea completării Planului de achiziții/modificarea Planului de achiziții, îl consolidează, îl supune spre aprobare de către Comitetul tehnic și îl introduce în Sistemul Informațional Unificat;
monitorizează, gestionează și controlează procesul de achiziție, inclusiv coordonarea formularelor și metodelor de achiziție și a documentației de achiziție în conformitate cu cerințele legislației Federației Ruse și documentele administrative de reglementare;
verifică documentația procedurii de achiziție/QP pentru corectitudinea finalizării în conformitate cu formularele standard aprobate, inclusiv acordul asupra metodologiei și evaluarea cererilor, cerințelor pentru solicitanții/participanții la procedura de achiziție/QP;
efectuează deschiderea plicurilor cu cererile de participare, corectitudinea evaluării și compararea cererilor și însumarea rezultatelor; ia decizii și aprobă documente în conformitate cu competențele delegate ale Comitetului de muncă;
oferă suport informațional pentru activitățile de achiziții în conformitate cu Regulamentul de achiziții și cu legislația Federației Ruse. Participa la negocieri cu furnizorii;
consolideaza si se plaseaza in UIS/preste in Serviciul federal statistici de stat, Agenția Federală pentru Managementul Proprietății de Stat raportarea asupra contractelor încheiate ca urmare a procedurilor de achiziție și raportarea activităților de achiziție;
generează raportări interne pentru management privind eficacitatea activităților de achiziții;
formează o concluzie la adresarea întrebărilor către organele colegiale privind aprobarea achizițiilor de la un singur furnizor;
formează și inițiază aprobarea cadrului normativ și metodologic care reglementează procedurile de achiziție;
este responsabil pentru actualizarea în timp util a informațiilor de pe portalul corporativ.

Participanții, puterile și responsabilitățile lor în procesul general de achiziție. Caracteristicile achizițiilor în rețeaua regională

Coordonarea achizițiilor în fiecare organizație are loc diferit: totul depinde de modul în care compania își notează procesele pe hârtie. Legea federală 223 nu prevede restricții stricte cu privire la modul de organizare a achizițiilor în cadrul unei companii. Dar trebuie să existe reglementări cu privire la această activitate - acest lucru este important, în primul rând, pentru angajații companiei și pentru eficiența muncii lor.

De exemplu, la Banca Moscovei existau valori prag la care ar trebui să fie întocmite contracte. Plățile pe facturi fără întocmirea unui acord sunt permise în limita sumei specificate. Acesta poate fi un prag de până la 100.000 de ruble sau 500.000 de ruble.

Există și practica delegării la filiale. De exemplu, aceasta este stabilirea diferitelor sume prag la care sucursalele pot face achiziții pe cont propriu.

Activitati de achizitii. Etape.

Planificarea si initierea procedurilor de achizitie. Aceasta include formarea unui buget și a unui plan de achiziții. După cum știți, din 2016 a fost imposibil să faceți o achiziție fără a publica un plan structurat de achiziții pentru anul următor. Fiecare achiziție este atașată unei linii de plan. Planificarea pe termen lung a procedurilor de achiziții în Bancă se realizează prin formarea unui Plan de achiziții, a cărui perioadă de planificare este un an calendaristic sau o altă perioadă stabilită de legislația Federației Ruse, în cazul achiziționării de produse inovatoare. Pe perioada de valabilitate a Planului de Achizitii, in legatura cu necesitatea de productie, în cazurile prevăzute de legislația Federației Ruse, pot fi aduse modificări Planului de achiziții.

În conformitate cu Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 932, există momente în care nu este necesar să se facă modificări. Acesta este cazul când suma se modifică doar cu 10% din suma declarată anterior dacă se modifică forma de cumpărare și alte probleme. Planul de achiziții este publicat înainte de 31 decembrie și este valabil pentru tot anul calendaristic următor.

Planificarea achizițiilor se realizează în conformitate cu bugetul, dar planul de achiziții nu este bugetul. Planul include achiziții care sunt de natură pe termen lung. Suma din Plan poate fi mai mare decât cea planificată pentru anul. Dar planul de achiziții se bazează pe buget.

Planul nu include achiziții nepublicate (până la 500/100 de mii de ruble). Totodată, se efectuează inspecție și control pentru zdrobirea artificială (pentru a evita 223-FZ), și se fac și propuneri de combinare a achizițiilor pentru a obține cele mai optime oferte. Nu este permisă inițierea și efectuarea unei achiziții fără a o include în Planul de achiziții.

Dacă Planul include achiziții pentru perioade diferite, de exemplu, achiziționarea de monitoare în trimestrul I și achiziționarea de monitoare în trimestrul IV, atunci ar trebui să fie posibilă combinarea acestor achiziții pentru a face una mai mare. O astfel de achiziție poate fi multi-loturi dacă există o astfel de specificitate. Mulți clienți știu că cu cât volumul bunurilor achiziționate este mai mare, cu atât se poate primi o reducere mai semnificativă de la furnizor.

ajustări programate în mod continuu (lunar/trimestrial)
ajustări urgente/neprevăzute (autoritate delegată)

La etapa de acordare/semnare a contractului pe baza rezultatelor procedurii de achizitie, in cazul lipsei/fondurilor insuficiente in buget, procedura de semnare se suspenda pana la stabilirea sursei de finantare.

Formarea, coordonarea și aprobarea documentației de achiziție; plasarea achizițiilor în Sistemul Informațional Unificat, pregătirea răspunsurilor la solicitările Solicitanților (dacă este necesar), efectuarea de modificări la documentația de achiziție (dacă este necesar). În această etapă, este posibilă anularea procedurii de achiziție.

Procesul de aprobare a documentației de achiziție la Banca Moscovei se realizează folosind sistemul SDO Media. Vă permite să construiți automat un traseu, începând de la inițiere (antreprenorul își trimite cererea către departamentul de achiziții dorit). Antreprenorul creează o cerere și o trimite departamentului administrativ. Această divizie generează documentația de achiziție. Există sisteme care vă permit să faceți acest lucru exact în același mod ca pe platformele de tranzacționare și în Sistemul Informațional Unificat folosind un șablon. Adică acestea sunt câmpuri care sunt completate și publicate. Această documentație este aprobată de manager și merge pe o rută automată către departamentele relevante pentru aprobare. Este important să folosiți ideile specialiștilor IT pentru a rafina procesele companiei dacă nu este posibil să cumpărați software scump.

Un document generat în acest sistem, după aprobarea de către manager, este transferat către departamentul de servicii financiare și contabilitate. Dacă există comentarii asupra documentului, acesta se întoarce la executant. Antreprenorul, la rândul său, finalizează documentul și revine la aceste două departamente pe același traseu: serviciul financiar ar trebui să vadă versiunea finală a documentului. Documentul merge apoi la departamentul juridic. Există o practică când departamentul juridic analizează documentul chiar de la început, dar acest lucru este opțional.

După ce a avut loc comisia de licitație, documentul poate fi sau nu aprobat. Dacă este necesară revizuirea, documentul este din nou trimis contractantului, iar apoi secretarului comisiei de licitație.

În continuare, se plasează un protocol și se transmite departamentului de relații cu furnizorii. Departamentul realizează publicarea. În funcție de metoda de achiziție, informațiile despre nuanțe sunt completate înainte de a însuma rezultatele achiziției. După publicarea achiziției pe site-ul web, contractorul începe să controleze achiziția în Sistemul Informațional Unificat. După deschiderea plicurilor, puteți vedea clar un calendar cu mementouri despre etapele procesului, iar activitatea departamentului de relații cu furnizorii începe în zona de inițiere a rezumatului. Dar rezumatul în sine rămâne la latitudinea interpretului. Următoarea etapă este verificarea contrapărții de către serviciul de securitate. În funcție de valoarea achiziției, documentul este trimis fie șefului BSC, fie comisiei de licitație, dacă valoarea achiziției este de peste 5 milioane de ruble. Secretarul comisiei de licitație întocmește un pachet de documente și îl pune pe ordinea de zi a ședinței.

Dacă rezultatele sunt aprobate și nu sunt necesare operațiuni suplimentare, atunci este generat un protocol de aprobare și acesta este trimis către departamentul de relații cu furnizorii pentru plasare. Aceasta este etapa finală a achiziției - însumând rezultatele pe site. În continuare, începe procesul de stabilire a contractului și generare de rapoarte.

Acest proces poate include și alți pași, dar iată o listă de bază de pași.

În plus, se poate spune despre achizițiile care nu sunt publicate pe site-ul EIS și nu sunt incluse în planul de achiziții. Acestea sunt achiziții de până la 100/500 de mii de ruble. Le este prevăzută o schemă simplificată de aprobare. Nu se generează documentație de achiziție în astfel de cazuri. Coordonarea are loc doar la stadiul inițial (executor-profil serviciu-contabilitate-serviciu financiar-compartiment juridic). Dar aici este important să se evite fragmentarea achizițiilor. Faza de audit de către departamentul financiar este realizată cu atenție, astfel încât să fie identificate achizițiile care pot fi combinate.

Unitățile de control verifică prezența „fragmentării” artificiale. Dacă se descoperă o defalcare specială în mod deliberat a achizițiilor în unele mici, chiar și cu diferiți contractori, dacă suma depășește 500 (100) mii de ruble, următoarea achiziție se efectuează în conformitate cu cerințele documentelor de reglementare aplicabile achizițiilor de peste 500 (100) ) mii de ruble.

Inițierea achizițiilor incluse în Planul de achiziții se realizează cu 30 de zile calendaristice înainte de începerea lunii în care este planificată achiziția și/sau cu 60 de zile calendaristice înainte de data expirării contractului pentru un articol similar.

Pentru a nu încetini procesul de achiziție, care are multe nuanțe, Banca Moscovei a elaborat un protocol de neînțelegeri care poate fi întocmit în orice stadiu de aprobare. Aceste neînțelegeri pot apărea între departamentele de execuție și cele coordonatoare. Acest protocol este prezentat spre examinare de către o comisie sau alt organism. Autoritățile superioare sunt cele care iau decizii cu privire la opțiunea aleasă și fie acceptă riscurile, fie nu le acceptă. În timpul auditurilor, protocolul de dezacord arată exact cum a avut loc procesul decizional.

Structura Regulamentului comisiei de licitație din Banca Moscovei a fost creată pe baza competențelor membrilor acestei comisii. Pentru a optimiza activitatea Comisiei de licitație și pentru a reduce timpul de achiziție, autoritatea de a aproba achiziții de până la 5 milioane de ruble. delegată șefilor de departament.

În anumite aspecte, este posibil ca autoritățile superioare să ia decizii (Consiliu/Președinte). Aceste posibilități trebuie prevăzute, după cum pot fi. situatii diferite. Adesea deciziile luate de Consiliul de administrație al băncii au ajutat la apărarea poziției în FAS.

Executarea si incheierea contractelor. Pe baza rezultatelor procedurii, proiectul de acord finalizat este convenit cu DBU, PED și YD (vezi diapozitivul 15). Este posibil să schimbați termenii contractului înainte de a semna pentru îmbunătățire. Acest pas trebuie inclus pentru a evita problemele în timpul încheierea unui acord. Este permisă efectuarea de modificări în timpul executării contractului în ceea ce privește: Volum/Preț/Condiții. Dacă contrapartea este de acord cu acest lucru, atunci modificările sunt permise. Acordul nu trebuie să difere de protocolul final. De exemplu, puteți specifica posibilitatea modificării prețurilor pentru achizițiile de la un singur furnizor cu cel mult 15%. Modificările sunt agreate și aprobate de către organele/persoanele abilitate care au luat anterior decizia de încheiere a contractului.

Deschiderea plicurilor (cu excepția achizițiilor de la un singur furnizor), relicitare și post-calificare (dacă este necesar), solicitări către Participanți (dacă este necesar).

Rezumarea și evaluarea eficacității achiziției (cu excepția achizițiilor de la un singur furnizor) și aprobarea câștigătorului achiziției (cu excepția achizițiilor de la un singur furnizor).

Coordonarea și încheierea contractelor pe baza rezultatelor procedurilor de achiziție și modificărilor la astfel de contracte.

Formarea, furnizarea și plasarea rapoartelor privind rezultatele activităților de achiziții. În conformitate cu cerințele 223-FZ și cu alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse, clientul generează rapoarte privind activitățile de achiziții. De asemenea, trebuie să fie plasat în Sistemul Informațional Unificat. Ce este raportarea?

Informații pentru registrul contractelor încheiate. Unitatea care a încheiat contractul trimite/intră într-un sistem specific:

informații despre acordul încheiat pentru plasarea în Sistemul Informațional Unificat (afișare în termen de trei zile de la data încheierii acordului),
informații despre modificări în ceea ce privește volumul, prețul și termenii (publicarea în termen de 10 zile de la data efectuării acestor modificări),
informații privind rezultatele executării contractelor încheiate ca urmare a achiziției, inclusiv plata contractului (afișată în termen de 10 zile de la data executării contractului),
informații despre rezilierea contractului încheiat ca urmare a achiziției.

Raportare lunară. Este format și postat în Sistemul Informațional Unificat înainte de data de 10 a lunii următoare lunii de raportare și include atât achizițiile publicate, cât și achizițiile nepublicate. Aprobat de o persoană autorizată a organizației.

Raportarea anuală privind achizițiile de la IMM-uri. Format și plasat în Sistemul Informațional Unificat înainte de 1 februarie a anului următor anului de raportare. Aprobat de o persoană autorizată a organizației.

Procesul de raportare a executării și publicării trebuie urmat cu strictețe pentru a evita amenzile din partea autorităților de reglementare. Există un tabel de amenzi (diapozitivul nr. 20). Trebuie să-l cunoașteți și să încercați să optimizați procesul de achiziție pentru a evita costurile financiare.

Monitorizarea executiei contractelor + postarea rapoartelor pe contracte.

Modelul prezentat de organizare a activităților de achiziții conform 223-FZ timp de 3,5 ani a permis:

efectuează 2000 de achiziții publicate,
creșterea eficienței achizițiilor, incl. prin obținerea reducerii maxime față de prețurile inițiale (maxime) ca urmare a procedurilor competitive,
automatizați rutele fluxului de documente fără costuri suplimentare pentru sisteme scumpe,
excludeți amenzile și ordinele de la autoritățile de reglementare în domeniul achizițiilor: au fost depuse 10 plângeri împotriva acțiunilor Băncii Moscovei OJSC, 0 s-au dovedit a fi justificate. Nu au existat instrucțiuni suplimentare de la autoritățile de reglementare. De aici rezultă că modelul Băncii Moscovei poate fi considerat funcțional și eficient.

De asemenea, fiecare companie își poate crea propria resursă corporativă pentru schimbul de informații curente și documentația de achiziție.

Întrebări de la participanți

Este posibil să se desfășoare licitații comune în cadrul 223-FZ? De exemplu, 2 întreprinderi unitare cumpără reparații drumuri.

Da, este posibil. Doar posibilitatea și procedura de achiziție comună ar trebui specificate în Regulamentul de achiziții atât al uneia, cât și al celeilalte organizații.

Există o limită a numărului de achiziții de la un singur furnizor în conformitate cu 223-FZ?

Nu există astfel de restricții, dar companiile trebuie să se ghideze după bunul simț, precum și pe alte documente de reglementare (135-FZ) și să evite restrângerea concurenței. De asemenea, condițiile de achiziție de la un singur furnizor trebuie specificate în Regulamentul de achiziții și documentele de reglementare.

Noul plan de achiziții aprobat. Instituția nu este obligată să sprijine EMS. Ar trebui să completez această secțiune, să o las necompletată sau să o șterg?

Nu este nevoie să-l ștergeți: formularul este aprobat prin Hotărâre a Guvernului. Secțiunea poate fi lăsată necompletată introducând zerouri.

Atunci când se formează un plan de achiziție, un anunț și informații, formularea achiziției se poate modifica. Cât de importante sunt astfel de schimbări?

Astfel de modificări sunt critice, deoarece publicarea unei achiziții este legată de planul de achiziții. Subiectul achiziției este preluat de acolo. Este mai bine să evitați acest lucru, trebuie să existe uniformitate.

Cum recalculează Banca Moscovei costul achizițiilor de valută străină în coloana „Volum total”? Se face acest lucru automat sau manual?

Când nu exista sistem și planul de achiziții era format într-o foaie de calcul Excel, la alcătuirea unui plan pe an, moneda era convertită la cursul aprobat de Bancă. Pentru planificare bugetară cursurile sunt coborâte „de sus” la data aprobării. Bugetul se formează în conformitate cu acești indicatori.

Termenul pentru încheierea unui acord cu PE după expirarea a 10 zile, precum și după procedurile de achiziție?

Acesta este un punct controversat, deoarece nu există o interdicție directă. Pentru achiziții competitive, este mai bine să respectați acest termen cât mai mult posibil. Dar dacă trebuie să o faci mai repede, atunci nu este nicio problemă.

Daca regulamentul nu prevede justificarea pretului contractual initial (maxim) si justificarea alegerii unui furnizor la achizitionarea de la un singur furnizor. Este necesar să se justifice alegerea unui anumit furnizor?

Nu este nevoie să publicați justificarea pe site. Dar trebuie să înțelegeți că acest lucru trebuie precizat în cadrul organizației, adică în regulamentele de achiziții. La verificarea de către autoritățile de reglementare, trebuie furnizate astfel de justificări.

Dacă toate achizițiile sub 223-FZ sunt de până la 100 de mii de ruble de la un singur furnizor. Este necesar să se creeze o comisie de licitație?

Poate că nu este necesar, dar trebuie să existe persoane autorizate care să fie responsabile cu aprobarea achizițiilor. Ar trebui să existe și plan zero achiziții care sunt postate pe site.

Contract pentru servicii contra cost. Considerați că este o achiziție?

Da, dacă nu depășește pragul de achiziții publicate. O astfel de achiziție trebuie pur și simplu inclusă în raportarea lunară.

Este posibil să se facă modificări la Regulamentul de achiziții? Dacă da, atunci există termene limită pentru plasarea cumpărăturilor după efectuarea modificărilor.

Puteți face modificări, nu există restricții, dar există obligația de a publica aceste modificări în modul prevăzut de lege (15 zile de la data aprobării).

Potrivit 44-FZ, proiectul de acord nu poate fi modificat. Este posibilă modificarea contractului în etapa semnării acestuia?

Se pot face modificări. Dar nu ar trebui să existe acțiuni care să poată îmbunătăți situația câștigătorului.

Ce document autorizează specialiștii să facă modificări minore în documentație?

La Banca Moscovei, astfel de competențe sunt atribuite comisiei de licitație.

Metodologia de evaluare este plasată ca parte a documentației de achiziție de fiecare dată pentru procedura de evaluare definită de 223-FZ?

Nu de fiecare dată. Metodologia de evaluare este un document adițional și este utilizată în concursuri și cereri de propuneri (unde există alte criterii decât prețul).

Cine cere oferte comercialeși formează prețul contractual inițial (maximum)?

La Banca Moscovei, acest lucru este realizat de interpreți. Procesul de cumpărare începe cu o cerință de cumpărare. Compartimentul de executare întocmește documentația pentru justificarea prețului. Se folosesc preturile si conditiile contrapartidei curente, iar in cazul in care achizitia este noua, cererea este transmisa in toata piata. După primirea propunerilor, are loc evaluarea. Structura prețurilor poate fi găsită pe site-ul zakupki.gov. Dacă furnizorul este unic, atunci nu există nimic cu care să-i compare oferta, dar se verifică și adecvarea unui cost similar în altă companie.

Cumpărare examen medical angajați până la 100 de mii de ruble. Care sunt restricțiile privind metoda de cumpărare de la un singur furnizor? Trebuie să pregătesc specificații tehnice?

Aici achiziția este directă, nu este nevoie să o publicați. Termeni de referință necesar dacă documentele de reglementare solicită aprobarea acordului.

Cine și cum controlează execuția contractului, precum și plasarea informațiilor în Sistemul Informațional Unificat?

Executarea contractului este controlată de inițiator. De asemenea, efectuează achiziția și încheierea contractului. Cumpărătorul plasează informații în Sistemul Informațional Unificat.

Cum este organizată împărțirea responsabilității între managerii de categorie și editor?

Managerii de categorii sunt responsabili pentru esența achiziției și conținutul acesteia. Editori - pentru momentul publicării, controlul termenelor limită și procedurile de deschidere. Editorii nu se adâncesc în esența achiziției și nu efectuează verificări suplimentare.

În timpul lucrărilor, au fost identificate contracte de până la 100 de mii de ruble care nu au fost incluse în raportare.

Asemenea situații nu ar trebui să se întâmple, dar rapoartele pot fi ajustate. Aceste ajustări sunt vizibile. Este mai bine să plasezi contracte decât să le ascunzi.

Bank of Moscow lucrează cu acorduri-cadru pentru furnizarea de energie electrică?

Toate organizațiile sunt uneori forțate să accepte termenii contrapărților lor. Este posibil să se încheie un acord de dezacord din punctul de vedere al modificării acordului în sine. De regulă, nu este scris acolo preț limită, deoarece volumul se adună de fapt. Conform tarifului, acesta este stabilit în planul de achiziții. Dacă există modificări ale tarifelor, puteți lucra cu acestea fără acorduri suplimentare.

Este util pentru clienții începători să știe cine face obiectul legii 223-FZ. Acest lucru este precizat în art. 1 din Legea achizițiilor publice anumite tipuri persoane juridice Acestea includ corporații de stat, companii de stat, companii de drept public, monopoluri naturale, organizații care lucrează în domeniile furnizării de energie electrică, furnizare de gaze, furnizare de căldură, alimentare cu apă, canalizare etc., institutii autonome, companii de afaceri, ponderea participării statului în care depășește 50%. În plus, printre clienți se numără filiale, în capitalul autorizat al cărora aparțin mai mult de 50% și sunt, de asemenea, ghidate de instituţiile bugetareŞi întreprinderi unitare, dar cu condiția ca acestea să fi publicat regulamentele de achiziții în EIS. Regula se aplică procedurilor de achiziție:

prin granturi și subvenții;
din venituri proprii;
în care BU acționează ca antreprenori în baza unui contract și angajează terți pentru a-și îndeplini obligațiile.

Vă mulțumim că ați luat testul.
Rezultatul îl știm deja, poți afla și tu ↓
Aflați rezultatul

Pe lângă entitățile juridice enumerate, întreprinderile federale unitare, care sunt esențiale pentru capacitatea de apărare și securitatea statului, sunt supuse 223-FZ. Clienții stabilesc procedura de achiziție în locul lor. Legea 223-FZ reglementează:

reguli generale de achizitie competitiva;
algoritm pentru efectuarea procedurilor electronice;
cerințe pentru achiziții închise;
cerințele de achiziție de la furnizor;
mentinerea registrelor de contracte, furnizori fara scrupule;
control departamental asupra activităților clienților și a altor aspecte.

Modificări în 2020 sub 44-FZ și 223-FZ

În timpul webinarului veți învăța:
☆ Ce se va schimba în planificarea achizițiilor pentru 2020;
☆ Cum se va efectua controlul conform noilor reguli;
☆ Noi proiecte de schimbare a regimului național;
☆ Ce să faceți cu documentația standard.

De unde să încep

Să luăm în considerare un plan de acțiune pentru clienții începători sub 223-FZ. Este necesar să parcurgeți succesiv următorii pași:

obține electronic semnătură digitală;
înregistrarea pe site-ul oficial al achizițiilor publice (EIS);
finalizați formarea de bază privind EIS sau studiați baza de cunoștințe pe cont propriu;
elaborează și postează reglementări privind achizițiile;
întocmește un plan de achiziții;
urmează cursuri de instruire în domeniul achizițiilor în conformitate cu 223-FZ pentru manechini. Acest lucru se poate face în acest lucru se poate face în Liceu Achiziții guvernamentale prin linkul de mai jos.

În regulamentele de achiziții, indicați:

metode de achiziție;
procedura de licitație;
criteriile de selecție a aplicației;
toate termenele limită;
procedura de incheiere a contractelor;
procedura de acceptare si plata;
măsuri de răspundere a părților;
procedura de solutionare a litigiilor.

Clienții care achiziționează bunuri, lucrări și servicii conform Legii nr. 223-FZ trebuie să elaboreze și să publice un regulament de achiziții în Sistemul Informațional Unificat. Dacă nu publicați documentul, veți lucra conform regulilor Legii nr. 44-FZ. Dacă fondatorul sau proprietarul proprietății organizației a adoptat o prevedere standard, dezvoltați documentul pe baza celui standard. Citiți ce să scrieți în regulamentul de achiziții și cum să îl publicați în Sistemul Informațional Unificat.

223-FZ precizeaza modalitatile de achizitie competitiva: concurs, licitatie, cerere de oferte, cerere de oferte. Dar clienții pot folosi altele dacă le includ în prevederi. Merită să ne amintim că unele bunuri, lucrări și servicii trebuie achiziționate numai în formă electronică.

Vă rugăm să rețineți că instituțiile bugetare și autonome, întreprinderile unitare municipale, întreprinderile unitare de stat, precum și filiale clienții trebuie să aplice prevederi model. O prevedere standard de achiziție conform 223-FZ trebuie să conțină cel puțin trei părți neschimbabile:

procedura de pregătire a procedurii și regulamentul de implementare a acesteia;
metodele de achiziție și condițiile de aplicare a acestora;
termenul contractului.

Organizația care a elaborat prevederea trebuie să indice dacă pot fi aduse modificări la alte secțiuni în ordinea aderării.

Un alt punct despre care un client începător trebuie să știe: înainte de a începe o achiziție, trebuie să creați un comision. Clienții au fost obligați să facă acest lucru din 2018. Ce fac membrii comisiei:

să participe la pregătirea avizelor și a documentației;
verifica cererile depuse pentru conformitatea cu cerințele și condițiile documentației;
răspunde solicitărilor de clarificare a documentației;
angajați experți să evalueze aplicațiile sau să o facă pe cont propriu;
ia decizii privind relicitarea/tranzacționarea;
conduce negocieri cu participanții;
alege un câștigător;
ia decizii de refuzare a procedurii etc.

Comisia trebuie să fie formată din cel puțin 5 membri. Se recomandă includerea unor specialiști ale căror activități sunt oarecum legate de subiectul achizițiilor. O recomandare din sistemul State Order cu exemple din practica clienților și șabloane de documente vă va ajuta să creați un comision.

223-FZ pentru manechine: tabel de termene

Document	Perioada de plasare în EIS
Poziţie	15 zile de la aprobare
Schimbări de poziție	15 zile de la data aprobării
Observa	20 de zile înainte de sfârșitul termenului limită de aplicare
Modificări ale anunțului
Documentatia de achizitie	Concomitent cu notificarea
Explicații	3 zile de la data primirii cererii
Protocoale
Acord după semnare
Modificări ale contractului
Raportare	Cel târziu în data de 10 a lunii următoare celei de raportare

Cum să lucrezi la licitații cu conditii speciale. 12 metode interesante de achiziție conform 223-FZ

Există concursuri și licitații „clasice”, de înțeles, dar uneori poți întâlni nume destul de exotice, precum „achiziții complexe” sau „selecție consolidată”. Dar nu vă alarmați. Într-adevăr, clientul are dreptul să prevadă în reglementările de achiziție și alte metode de achiziție, pe lângă concurs sau licitație (Partea a 3-a a articolului 3 din Legea nr. 223-FZ). Totodata, clientul este obligat sa stabileasca in Regulamentul de Achizitii procedura de achizitie in orice mod - adica cum anume o desfasoara.

Cam despre lucrurile dificile pentru furnizorii începători sub 223-FZ

Ce ar trebui să facă un nou furnizor pentru a începe să participe la achiziții? La fel ca și clienții, vă recomandăm să urmați o pregătire de bază în procedurile de achiziție din Legea 223 pentru a vă face o idee despre regulile acestora, tipurile, procedura de depunere și criterii de evaluare a cererilor etc.

Este necesar să obțineți o semnătură digitală electronică, configurați locul de muncași începeți să căutați proceduri. Majoritatea achizițiilor se efectuează electronic. Pentru a participa la acestea, trebuie să obțineți acreditarea la locul unde se efectuează achiziția. Puteți citi despre acest lucru în anunț.

Modificări pentru 2019

În continuare, vom vorbi despre cele mai recente modificări în 223-FZ. În special, s-au referit la securitatea aplicației - aceasta este suma pe care participantul o contribuie atunci când depune o cerere pentru a confirma seriozitatea intențiilor. Clienții pot cere securitate pentru o aplicație dacă prețul inițial al contractului depășește 5 milioane de ruble. Mărimea acestuia nu poate depăși 5% din prețul contractului inițial.

În regulament, clienții trebuie să indice ce metode de achiziție competitivă vor folosi, precum și să precizeze în ce cazuri se utilizează tipuri de proceduri necompetitive. Toate achizițiile sunt electronice în mod implicit. Cu toate acestea, în regulament clientul are dreptul de a indica ce proceduri vor rămâne pe hârtie. În ceea ce privește achizițiile competitive în rândul IMM-urilor, acestea sunt obligatoriu sunt efectuate electronic.

Clienților li sa interzis să indice în documentație marca comercială și țara de producție. Se crede că acest lucru limitează concurența. Dacă indicați specificații tehnice, nu uitați să adăugați „sau echivalent”. Această expresie poate fi folosită în următoarele cazuri:

un produs al unei alte mărci nu este compatibil cu produsele clientului;
se achizitioneaza piese de schimb si consumabile la echipamentele unei anumite mărci;
bunurile sunt achiziționate pentru a îndeplini un contract guvernamental;
condiția mărcii este prevăzută de acordul internațional în cadrul căruia se efectuează achiziția.

Este important ca clienții să elaboreze documentația pentru toate achizițiile, cu excepția solicitărilor de oferte. Conform noilor cerințe, este necesar să se indice prețul contractului sau formula acestuia, precum și cerințele pentru participanții la achiziții și subcontractanții pe care îi atrag, necesare pentru participarea documentelor.

1.1. Aceste Regulamente definesc bazele activității, scopurile și obiectivele, funcțiile, drepturile și responsabilitățile departamentului de achiziții.

1.2. Departamentul de achiziții este o unitate structurală independentă a organizației și raportează direct șefului organizației.

1.3. În activitățile sale, departamentul de achiziții este ghidat de legislația, reglementările și materiale didactice privind logistica, reglementarile locale, deciziile organelor de conducere ale organizatiei si prezentele Regulamente.

1.4. Activitățile departamentului de achiziții se desfășoară pe baza planificării curente și pe termen lung, o combinație între unitatea de comandă în rezolvarea problemelor activității oficiale și colegialitatea în discuția lor, responsabilitatea personală a angajaților pentru executarea corectă a sarcinilor atribuite. la ei responsabilități de serviciuşi instrucţiuni individuale de la şeful departamentului.

1.5. Șeful departamentului de achiziții și alți angajați ai departamentului sunt numiți în funcții și eliberați din funcțiile lor prin ordin al șefului organizației, în conformitate cu legislația actuală a Federației Ruse.

1.6. Cerințe de calificare, responsabilități funcționale, sunt reglementate drepturile și responsabilitățile șefului și celorlalți angajați ai departamentului fișele postului aprobat de şeful organizaţiei.

1.7. Departamentul își desfășoară activitățile în cooperare cu alte servicii și diviziuni structurale organizație, precum și, în limita competenței sale, cu organizații terțe.

2. Principalele sarcini ale departamentului de achiziții

2.1. Furnizarea tuturor departamentelor organizației cu materialele necesare de calitatea cerută în intervalul de timp specificat.

2.2. Managementul organizatoric si metodologic, coordonarea si controlul activitatilor diviziilor structurale ale organizatiei pe probleme de aprovizionare material si tehnic si utilizare rațională resurse materiale.

2.3. Îmbunătățirea și introducerea de noi metode de organizare a muncii, inclusiv prin utilizarea tehnologiilor informaționale moderne.

2.4. Participarea, în limita competențelor cuiva, la pregătire și execuție decizii de management managementul organizatiei.

2.5. Rezolvarea altor probleme în conformitate cu obiectivele organizației.

3. Principalele funcții ale departamentului de achiziții

3.1. Asigurarea organizației cu toate resursele materiale de calitate cerută necesare activităților sale.

3.2. Elaborarea de propuneri de utilizare rațională a resurselor materiale în vederea reducerii costurilor de producție și obținerii de profituri maxime.

3.3. Elaborarea proiectelor de planuri pe termen lung și curente, bilanțele suportului material și tehnic pentru nevoile de producție, reparații și întreținere ale organizației și diviziilor acesteia, crearea rezervelor de producție necesare pe baza determinării necesarului de resurse materiale (materii prime, materiale, semi -produse finite, echipamente, componente, combustibil, energie etc.) folosind rate progresive de consum.

3.4. Căutați oportunități și surse pentru a acoperi nevoile materiale și tehnice ale organizației folosind resurse interne.

3.5. Intocmirea contractelor cu furnizorii, coordonarea termenilor si conditiilor de livrare, studierea posibilitatii si fezabilitatii stabilirii unor relatii economice directe pe termen lung pentru furnizarea de resurse materiale si tehnice.

3.6. Studiu operațional informatii de marketingŞi materiale promotionale la propuneri de la micile magazine angro și târguri en-gros în vederea identificării posibilității de achiziție a resurselor materiale și tehnice prin comerțul cu ridicata.

3.7. Asigurarea livrării resurselor materiale în conformitate cu termenele stipulate în contracte, monitorizarea cantității, calității și completității acestora, organizarea depozitării acestora în depozitele organizației.

3.8. Intocmirea reclamatiilor fata de furnizori in cazul incalcarii obligatiilor contractuale, monitorizarea intocmirii decontărilor pentru aceste reclamatii, convenirea cu furnizorii asupra modificarilor termenilor contractelor incheiate.

3.9. Elaborarea de standarde organizatorice pentru logistică, standarde sănătoase din punct de vedere economic pentru stocurile de producție (de depozit) de resurse materiale.

3.10. Monitorizarea stării stocurilor de materiale și componente, reglementarea operațională a stocurilor de producție, respectarea limitelor de aprovizionare cu resurse materiale și cheltuielile acestora în diviziile organizației pentru scopul propus.

3.11. Dezvoltarea și participarea la realizarea măsurilor pentru îmbunătățirea eficienței utilizării resurselor materiale, reducerea costurilor asociate cu transportul și depozitarea acestora, utilizarea resurselor secundare și a deșeurilor de producție, îmbunătățirea sistemului de control asupra consumului acestora, utilizarea resurselor locale, identificarea și vânzarea excesului de materii prime, materiale, echipamente și alte tipuri de resurse materiale.

3.12. Organizarea operațiunilor de depozit, monitorizarea conformității conditiile necesare depozitare

3.13. Mecanizarea si automatizarea operatiunilor de transport si depozit.

3.14. Contabilitatea mișcării resurselor materiale în depozitele organizației, participarea la inventarul bunurilor materiale.

3.15. Întocmirea de rapoarte stabilite privind logistica activităților organizației.

3.16. Îndeplinește alte funcții din competența sa în conformitate cu scopurile și obiectivele stabilite prin prezentul Regulament.

4. Drepturile departamentului de achiziții

Departamentul de achizitii are dreptul:

4.1. Primiți documente și alte materiale informative primite de organizație pe profilul dvs. de activitate pentru familiarizare, înregistrare sistematică și utilizare în munca dvs.

4.2. Solicită și primește de la șeful organizației și șefii diviziilor structurale ale organizației informațiile necesare îndeplinirii funcțiilor și sarcinilor care îi sunt atribuite.

4.3. Efectuează, în limita competenței lor, inspecția și coordonarea activităților diviziilor structurale ale organizației pe probleme de logistică și utilizarea rațională a resurselor materiale.

4.4. Faceți propuneri pentru îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru ale departamentului și ale organizației în ansamblu.

4.5. Participă la selecția și plasarea personalului conform profilului tău.

4.6. Face propuneri conducerii organizației pentru dezvoltarea profesională, încurajarea și impunerea de penalități angajaților departamentului și altor direcții structurale ale organizației din domeniul lor de activitate.

4.7. Participați la întâlniri atunci când luați în considerare probleme de suport material și tehnic pentru activitățile organizației.

5. Responsabilitatea departamentului de achizitii

5.1. Șeful departamentului poartă întreaga responsabilitate pentru calitatea și promptitudinea îndeplinirii sarcinilor atribuite departamentului de achiziții.

5.2. Șeful departamentului de achiziții este personal responsabil pentru:

Respectarea legislației actuale a Federației Ruse;

Organizarea activitatilor departamentului de achizitii;

Respectarea de către angajații departamentului de achiziții cu disciplina de producție și muncă;

Implementarea la timp și de înaltă calitate a comenzilor din partea conducerii organizației;

Respectarea cerințelor și prevederilor sistemului de management al calității în vigoare în organizație și eficacitatea funcționării acestuia în departamentul de achiziții;

Efectuarea intempestivă a inspecțiilor, inventarelor și auditurilor documentare în diviziile structurale ale organizației;

Alte încălcări în activitățile departamentului de achiziții.

5.3. Gradul de responsabilitate al celorlalți angajați ai departamentului de achiziții se stabilește prin fișele posturilor acestora.

Sistem de contract în domeniul achizițiilor publice, sau sistemul de achiziții publice de stat și municipale pentru a răspunde nevoilor diverse tipuri clienții – acesta este un întreg sistem care este conceput pentru a rezolva o listă destul de mare de probleme legate, în primul rând, de satisfacerea nevoilor unor astfel de clienți.

Legile federale actuale Nr. 44-FZ „On sistem contractualîn domeniul achizițiilor de bunuri, lucrări, servicii pentru satisfacerea nevoilor de stat și municipale” și 223-FZ „Cu privire la achiziția de bunuri, lucrări, servicii de anumite tipuri persoane juridice» prevad pentru implementarea activitatilor de achizitii crearea fie de posturi speciale de persoane (care vor fi direct implicate in achizitii de la momentul determinarii nevoilor clientului pana la monitorizarea executarii contractului incheiat), fie de departamente cu drepturi depline care vor fi angajate în activități de achiziții.

Obiectivele creării și principalele activități ale departamentului de achiziții

Pe baza practicii consacrate de aplicare a reglementărilor federale de mai sus, pot fi identificate următoarele obiective pentru crearea departamentelor de achiziții în cadrul diferitelor tipuri de clienți de stat și municipali:

implementarea diverselor competitive și necompetitive să încheie cele mai profitabile contracte pentru a răspunde nevoilor clienților de stat și municipali;
desfășurarea de activități care vizează îmbunătățirea executării contractelor încheiate anterior(inclusiv prin concluzie acorduri suplimentare privind îmbunătățirea condițiilor de îndeplinire a obligațiilor apărute anterior de a îndeplini un contract sau acord de către contrapartea clientului);
formarea unui mecanism de desfășurare transparentă a procedurilor competitive și necompetitive, precum și implementarea principiilor unui astfel de mecanism în vederea eliminării riscurilor de corupție, precum și a riscurilor de încălcare a legislației concurenței;
prevenirea acţiunilor al căror scop este legislaţia în vigoare nu numai în achiziții, ci și în alte domenii, inclusiv în economie.

Pentru ca obiectivele de mai sus să fie atinse fără a încălca normele actuale ale legislației federale privind achizițiile publice, departamentul de achiziții (sau angajații individuali care ocupă posturile relevante) efectuează următoarele acțiuni:

întocmește grafice de achiziții în conformitate cu nevoile stabilite ale clientului și le plasează în Sistemul Informațional Unificat în domeniul achizițiilor. Datorită faptului că nevoile clientului se pot schimba în mod regulat, departamentul de achiziții este, de asemenea, responsabil pentru ajustările obligatorii ale programului de achiziții generat și publicarea informațiilor despre astfel de modificări în sistemul informațional specificat;
plasare pe toate site-urile web oficiale, în primul rând pe site-ul oficial al United sistem informaticîn domeniul achizițiilor, informații despre acele activități de achiziții care sunt planificate a fi realizate. Departamentul de achiziții plasează nu numai notificări privind achizițiile în curs, ci și documentație pentru acestea, precum și protocoale care reflectă fiecare acțiune a clientului în cadrul achiziției în curs;
pregătirea unei liste de potențiali participanți, elaborarea invitațiilor de participare pentru aceștia în cazul celor închise și pregătirea pentru livrarea acestor participanți a tuturor documentației necesare pentru revizuirea unei astfel de achiziții;
derularea procedurii de achiziție până la încheierea contractului cu câștigătorul determinat al unei astfel de proceduri. Totuși, pentru a efectua o astfel de achiziție sau procedura de licitatie departamentul de achiziții al unui client de stat sau municipal poate doar dacă funcționalitatea departamentului în sine permite o astfel de procedură;
ca parte a activității de revendicare a unui client de stat sau municipal– efectuarea lucrărilor de pregătire a documentelor pentru efectuarea unor astfel de lucrări de daune;
În cadrul responsabilităților lor funcționale, specialiștii departamentului de achiziții participă la activități de contestare a procedurilor de achiziție, precum și a rezultatelor acestor proceduri;
desfășurarea de activități de consultanță privind funcționarea pieței, precum și pe probleme de interacțiune cu potențialii executanți în temeiul contractelor și acordurilor pentru determinarea posibilităților de organizare a diferitelor tipuri de proceduri de achiziție care vizează satisfacerea nevoilor clienților de stat și municipali.

Funcții și sarcini

În cazul fiecărui client specific de stat sau municipal, funcțiile departamentului de achiziții și sarcinile pe care acesta trebuie să le rezolve se formează în funcție de profilul și specificul activității departamentului de achiziții însuși. Cu toate acestea, există sarcini tipice pe care orice departament de achiziții trebuie să le rezolve pe baza cerințelor legislației actuale care reglementează toate activitățile de achiziții de pe teritoriul Federației Ruse.

În prezent, principalele sarcini tipice ale departamentului de achiziții includ:

planificarea tuturor proceselor de achiziții care vizează satisfacerea nevoilor clientului de stat sau municipal prin măsuri speciale de planificare;
dacă este necesar să se determine starea reală a lucrurilor pe piață pentru implementare competentă anumite tipuri sarcinile proceselor de achiziție includ interacțiunea preliminară cu posibilii contractanți în baza unor contracte prin diverse activități de consultanță;
pregătirea justificării documentare pentru opțiunea selectată a procedurii de achizițieși prețul contractual maxim inițial stabilit pentru o astfel de achiziție sau;
dacă este necesar discuție publică achiziția în curs de desfășurare este prevăzută de legislația în vigoare, apoi pentru departamentul de achiziții o astfel de nevoie rezultă într-o altă sarcină sub forma organizării unor astfel de evenimente de discuții;
efectuarea de lucrări care vizează asigurarea unei acțiuni complete și neîntrerupte pentru implementarea achizițiilor sau a unor tipuri speciale de astfel de comisioane în cadrul unui client de stat sau municipal (în acest caz vorbim, în primul rând, de necesitatea efectuării lucrărilor care vizează la asigurarea înregistrării foto și video impuse de lege a tuturor ședințelor comisiilor, precum și a procedurilor de deschidere sau studiere a cererilor de participare depuse de la potențialii interpreți);
dacă este nevoie de a atrage specialiști sau experți pentru a participa la procedura pentru o anumită achiziție (de exemplu, din cauza complexității tehnice a subiectului achiziției sau dacă o astfel de persoană trebuie să participe la acceptarea rezultatelor contractului); ), compartimentul achiziții trebuie să asigure implicarea unui astfel de specialist sau expert;
dezvoltarea, formarea și plasarea ulterioară a tuturor documentațiilor care însoțesc achiziția în Sistemul Informațional Unificat în vederea pregătirii integrale a procedurii de achiziție pentru a răspunde nevoilor clientului însuși;
lucra cu, din punct de vedere al studiului acestora, verificarea autenticității documentelor de identificare, precum și aplicarea de penalități asupra acestora în cazul încălcării de către contraparte a procedurii și a termenelor de îndeplinire a obligațiilor care îi revin în temeiul contractului;
acordarea suportului din punct de vedere tehnic și documentar, proceduri care vizează încheierea unui anumit contract sau acord;
organizarea și desfășurarea de evenimente care vizează acceptarea rezultatelor care au fost realizate de antreprenor în temeiul contractului în cursul îndeplinirii obligațiilor sale;
la realizarea măsurilor de modificare sau reziliere a unui acord sau contract, inclusiv prin semnare, departamentul de achiziții își asumă o altă sarcină legată de organizarea interacțiunii cu un astfel de contractant;
realizarea măsurilor prevăzute de legislația în vigoare pentru includerea contractantului în cadrul unui contract sau convenție în Registrul Furnizorilor Fără scrupule în cazul unei încălcări semnificative de către acesta a procedurii de îndeplinire a obligațiilor sale;
efectuarea acţiunilor procesuale necesare privind conduita(în cadrul atribuțiilor acestora prevăzute de regulamentele de funcționare a compartimentului achiziții, precum și de legislația în vigoare);
Dacă, în timpul executării contractului, au fost dezvăluite fapte de inacțiune din partea clientului sau implementarea unor astfel de acțiuni de către acesta care încalcă în mod semnificativ drepturile contractantului în temeiul contractului sau acordului, departamentul de achiziții, ca parte a soluționării sarcinilor care îi este atribuită, ia măsuri menite să interacționeze cu antreprenorul în vederea eliminării încălcărilor identificate.

Dacă vorbim despre funcțiile departamentului de achiziții, aceștia sunt în întregime responsabili pentru rezolvarea sarcinilor atribuite departamentului și arată astfel:

elaborarea, pe baza datelor disponibile privind nevoile clientului, a unui program de achiziții și plasarea acestuia în surse deschise informare, în primul rând, în Sistemul Informațional Unificat în domeniul achizițiilor, pentru a putea familiariza cu acesta toți potențialii participanți la achiziții;
intocmirea documentatiei de insotire a graficului de achizitii sub forma justificarii achizitiei, precum si sub forma justificarii pretului maxim initial stabilit al contractului sau acordului;
în cazul ajustărilor la nevoile clientului sau modificări ale calendarului anumitor tipuri de achiziții, departamentul de achiziții îndeplinește și funcția de ajustare a graficului de achiziții existent și publicarea acestor ajustări pe aceleași pagini pe care a fost postat programul în sine;
prezentarea formei finale a programului de achizițiiîn scopul transmiterii acestuia spre aprobare șefului organizației clienților sau acelui funcționar din organizație care este responsabil cu aprobarea acestui document;
generarea documentației justificative pentru achiziții, care se realizează cu furnizor unic din cauza lipsei altor oportunități de a desfășura aceste evenimente;
desfășurarea de activități care vizează obținerea de informații clarificatoare la formarea prețului maxim inițial al unui contract sau acord în etapa de pregătire a procedurii de achiziție;
determinarea celor mai convenabile, din punctul de vedere al satisfacerii nevoilor clientului si al respectarii legislatiei in vigoare, a tipurilor si formelor de proceduri de achizitie care vizeaza incheierea unui contract sau acord;
formarea întregii game de documente incluse în lista celor necesare derulării procedurii de achiziție din punct de vedere al achiziției, condițiile de desfășurare a evenimentului în sine și acele cerințe care sunt prezentate potențialului contractant în etapa de evaluare. cereri, din punct de vedere al posibilității de admitere în procesul în curs;
atragerea de organizații care furnizează servicii intermediare la efectuarea diferitelor tipuri de achiziții publice de stat și municipale;
desfasurarea activitatilor de achizitii de la categorii speciale de potentiali contractanti in baza de contracte, la semnarea documentelor relevante cu care trebuie să li se furnizeze în ceea ce privește îndeplinirea obligațiilor ce le revin;
plasarea în diverse surse deschise prevăzute de legislația în vigoare, în primul rând în Sistemul Informațional Unificat în domeniul achizițiilor, a informațiilor despre achizițiile în derulare, inclusiv avizele și pachetele de documente însoțitoare pentru o astfel de achiziție;
generarea de documente care conțin răspunsuri la solicitările de clarificare conform prevederilor documentației privind procedurile de achiziție în derulare;
implementarea măsurilor care vizează conservarea închis toate cererile de participare depuse la anumite achiziții până la deschiderea specificată în anunțul pentru evenimentul de achiziție;
formarea și plasarea ulterioară în surse deschise de informații, inclusiv Sistemul Informațional Unificat în domeniul achizițiilor, protocoale de deschidere a cererilor depuse și evaluarea acestora pentru conformitatea cu cerințele legale și documentația de achiziție;
implementarea acțiunilor procedurale necesare prevăzute de reglementările pentru obținerea avizului pentru desfășurarea de licitații închise, care, la rândul lor, sunt prevăzute de legislația în vigoare;
efectuarea acțiunilor procedurale prevăzute de lege care însoțesc semnarea unui contract în baza rezultatelor unei proceduri competitive sau necompetitive;
formarea unei baze de documentație pentru introducerea informațiilor despre contractant în cadrul contractului în Registrul furnizorilor fără scrupule în cazul îndeplinirii slabe a obligațiilor sale din contract, precum și pregătirea documentelor care justifică rezilierea contractului cu un astfel de contractant;
asigurarea implementării activităţilor care vizează procesul de acceptare a rezultatelorîndeplinirea obligațiilor din cadrul unui anumit contract;
asigurarea, din punct de vedere procedural, a procedurii de reziliere a unui contract sau conventie si desfasurarea ulterioara a reclamatiilor si lucrarilor de reclamatii in limita atributiilor acestora prevazute de legislatia in vigoare si reglementarile locale care aproba regulamentul de functionare a un astfel de departament;
efectuarea de acțiuni procedurale care vizează asigurarea deplinei funcționări a comisiilor de recepție și expertiză (fără a depăși limitele atribuțiilor acestora);
publicarea în surse deschise prevăzute de legislația în vigoare, inclusiv pe site-ul oficial al Sistemului Informațional Unificat în domeniul achizițiilor, a documentației care reflectă procesul de executare a unui contract sau acord, inclusiv rapoarte privind execuția, execuția incompletă sau neîndeplinirea. a acordului semnat;
efectuarea de actiuni de pregatire care reflecta starea actuala a clientului de stat sau municipal, in ceea ce priveste satisfacerea nevoilor acestuia, definite in graficul de achizitii.

Atribuțiile șefului departamentului de achiziții

Departamentul de achiziții de la un client de stat sau municipal este întotdeauna o unitate destul de mare care necesită conducere pentru funcționare competentă sau deplină, fără a greși în activitățile sale. De aceea, întotdeauna se acordă destul de multă atenție competențelor șefului departamentului de achiziții. Principalele sale puteri includ:

implementare participarea directăîn ședințe de divizii ale unui client de stat sau municipal sau în ședințe desfășurate la nivelul conducerii diviziilor ale organizației clienților pentru a obține maximum informatii detaliate despre activitatea unor astfel de divizii și impactul activităților acestora asupra nevoilor clientului pentru formarea ulterioară a direcțiilor de activitate ale diviziei lor;
discutarea cu funcțiile reprezentative în numele clientului la seminarii, întâlniri, sesiuni care vizează discutarea situației actuale în domeniul achizițiilor și, dacă există, propuneri de ajustări sistem existent achiziții de stat și municipale în conformitate cu scopurile creării acesteia;
lucrează pentru a implementa modificările necesare în procesul de achiziții pentru a satisface nevoile clienților prin furnizarea de propuneri adecvate managerului clientului cu privire la necesitatea de a face modificări proceselor existente ale departamentului de achiziții;
desfășurarea managementului activităților de interacțiune cu diviziile structurale ale clientului în vederea obținerii de informații despre nevoile acestor divizii pentru formarea ulterioară a unui plan de achiziții pe baza informațiilor colectate;
implementarea funcțiilor de supraveghere în ceea ce privește respectarea cerințelor legislației în vigoare, precum și actele locale existente care reglementează activitățile tuturor diviziilor clientului pentru a răspunde nevoilor acestuia;
desfasurarea activitatilor de control pentru a verifica informațiile despre nevoile clientului care i-au fost furnizate de oficialii responsabili ai diviziilor structurale ale clientului;
puteri suplimentare, care poate fi determinată de șeful organizației clienților pentru a obține rezultatul de maximă eficiență din funcționarea compartimentului de achiziții.

Indicatori de evaluare a performanței

Momentan sunt destui număr mare metode de evaluare a eficacității funcționării departamentului de achiziții în cadrul organizației clienților. Fiecare dintre metode include un număr destul de mare de criterii care influențează rezultatul general și permit să se judece eficacitatea funcționării unei astfel de unități.

Principalele criterii care pot fi utilizate pentru a evalua eficacitatea departamentului de achiziții includ următoarele:

nivelul de economii care se realizează datorită muncii departamentului de achiziții din cadrul organizației clienților. De regulă, acest criteriu este comparat cu nivelul costurilor suportate de organizație pentru a menține un astfel de departament în personalul său. În prezent, cel mai optim raport este acesta: valoarea economiilor realizate de departamentul de achiziții, datorită activităților departamentului de achiziții, ar trebui să depășească de 8-10 ori valoarea costurilor suportate de organizație pentru a asigura funcționarea acestui departament;
prezența unui feedback pozitiv cu privire la activitatea departamentului de achiziții din partea șefilor altor divizii funcționale ale organizației, inclusiv faptul că nevoile existente ale acestor divizii funcționale sunt acoperite;
procentul de fonduri pe care departamentul de achiziții îl utilizează în raport cu suma totală de finanțare a organizației în ceea ce privește implementarea măsurilor pentru satisfacerea nevoilor acesteia. În cazul în care departamentul de achiziții, în cursul activităților sale, absoarbe mai mult de optzeci la sută din fondurile alocate din bugete de diferite niveluri, precum și din fonduri primite în mod independent care au fost direcționate de decizia clientului pentru a satisface nevoile acestuia, atunci departamentul de achiziții poate fi apreciat ca fiind destul de eficient în ceea ce privește împărțirea activităților sale;
calitatea utilizării cunoștințelor „proaspete” în pregătirea documentației pentru activitățile de achiziții în curs. În acest caz, nu se analizează activitatea departamentului de achiziții în sine, ci rezultatul unei astfel de lucrări în ceea ce privește întocmirea documentației, inclusiv a unui proiect de contract, ținând cont de reflectarea în aceste documente a tuturor riscurilor posibile, întrucât precum și luarea în considerare a modificărilor recente ale legislației care pot înrăutăți semnificativ situația clientului de stat însuși;
utilizarea sistemelor moderne managementul documentelor electronice nu numai pentru interacțiunea dintre departamentul de achiziții și alte departamente ale companiei, ci și pentru organizarea unei interacțiuni constante cu contractorii existenți în baza unor contracte și acorduri pentru un răspuns în timp util la modificările în termenii de executare a unor astfel de contracte și acorduri;
influenţarea poziţiei organizaţiei pe piaţă prin creşterea vânzărilor datorită influenţei indirecte asupra îmbunătăţirii tehnologiilor de producţie. Acest criteriu este evaluat dacă departamentul de achiziții, ca parte a implementării funcțiilor sale directe și a sarcinilor sale de desfășurare a activităților, a fost capabil să ofere unităților structurale astfel de condiții de lucru (de exemplu, oferirea de materii prime de calitate superioară pentru utilizare în producție), care a făcut posibilă realizarea de economii și mai semnificative fără pierderea calității, ceea ce a făcut posibilă reducerea costului produselor create și vândute.

Locul departamentului de achiziții în structura diviziilor organizației

În conformitate cu normele actuale ale legislației în materie de achiziții, indiferent dacă vorbim despre un client de stat sau municipal, toate activitățile de achiziții pot fi efectuate fie de către angajați independenți care dețin funcții de specialiști în achiziții, fie de către o unitate structurală cu drepturi depline numită departamentul de achizitii.

Funcționarii independenți care își îndeplinesc responsabilitățile atribuite pentru desfășurarea activităților de achiziții pot fi angajați ai diferitelor departamente cărora, în baza unui ordin al conducătorului societății, li s-au atribuit responsabilitățile corespunzătoare cu atribuirea unei valori tarifare suplimentare.

Un exemplu izbitor al acestui caz îl reprezintă pozițiile independente ale managerilor de contracte care operează în cadrul clienților de stat și municipali care au nivel scăzut.

Dacă vorbim despre departamentul de achiziții, acesta poate consta în întregime din angajați incluși în componența sa pe bază masa de personal(în acest caz, departamentul de achiziții este considerat o unitate independentă cu normă întreagă, iar toți angajații săi primesc posturi corespunzătoare), sau unește sub numele său mai mulți angajați din departamente diferite care interacționează între ei doar pe probleme de satisfacere a nevoilor clientul însuși (în acest caz, ca unitate cu normă întreagă nu va exista un departament de achiziții, cu toate acestea, vor fi elaborate reglementări pentru achiziții în cadrul organizației clienților, în conformitate cu care astfel de specialiști în comun vor fi obligați să lucreze; angajații companiei departament financiar, departament achiziții, departament juridic etc.).

Adesea, este încadrarea unui anumit proces într-o structură formalizată care permite cea mai eficientă reglementare și management al acestui proces. Aprovizionarea unei întreprinderi cu resurse este unul dintre domeniile importante activitati de productie, și îi puteți da o formă strictă folosind reglementările privind achizițiile.

De ce este nevoie de postul?

Legislația modernă doar în unele cazuri impune unui antreprenor să se asigure că activitățile sale de furnizare sunt pe deplin supuse regulilor care sunt incluse în reglementările privind achizițiile (sub 223-FZ și 44-FZ). Ambele legi reglementează activitățile legate într-un fel sau altul de cheltuielile cu bunurile. numerar de care este interesat statul.

Antreprenorii care lucrează pentru ei înșiși nu au o astfel de obligație. Dar, din nou, nimeni nu interzice unui antreprenor să profite de evoluțiile care sunt conturate în legi federale de stat, iar în imagine și asemănare să creeze și să aprobe propriul document privind procedura pentru activitățile de achiziție.

Avantajele de a avea o clauză de achiziție sunt:

mai multe oportunități de a controla activitatea furnizorilor;
repartizarea funcțională a responsabilităților;
suprimarea oportunităților de implementare a schemelor de corupție (în afacerile private, sistemul de respingere este departe de a fi neobișnuit).

Principalele dezavantaje ale lucrului după poziție:

costuri pentru un specialist care ar putea întocmi în mod competent documentul;
dificultăți atunci când apar situații care nu sunt reglementate de documentul de achiziție;
o scădere generală a capacității întreprinderii de a răspunde rapid la situații care sunt avantajoase în ceea ce privește furnizarea de resurse.

Este evident că atât avantajele, cât și dezavantajele formalizării procesului de aprovizionare pot afecta semnificativ activitățile întregii întreprinderi.

Este nevoie de un departament separat?

Obligația de a crea un departament separat de achiziții există doar pentru un număr de entități mari municipale și federale care achiziționează bunuri, lucrări și servicii în cantități mari și pentru bani guvernamentali (sub 44-FZ).

Toate celelalte entități comerciale, deși scutite de astfel de obligații, au totuși adesea departamente în personalul lor ale căror responsabilități funcționale includ desfășurarea activităților de achiziții.

În această situație, poate apărea o dilemă: este suficientă o prevedere privind achizițiile sau întreprinderea ar trebui să aibă și o prevedere privind departamentul de achiziții. Această problemă ține și de competența administrației întreprinderii și numai administratorul (directorul) poate decide cum să reglementeze cel mai bine activitățile de achiziții.

Totuși, pe baza practicii și ținând cont de faptul că reglementările privind activitățile de achiziție reglementează în continuare procedurile de aprovizionare, iar reglementările departamentului de achiziții reglementează activitatea departamentului în sine, cea mai bună opțiune ar fi separarea acestor două documente locale.

Care este diferența dintre poziții

Structura aproximativă a unui document care reglementează activitățile de achiziții:

pregătirea pentru procedura de achiziție;
procedurile de achiziții utilizate de întreprindere;
cerințe pentru furnizori;
efectuarea achizițiilor și înregistrarea acesteia;
încheierea unui contract de furnizare și procedura de executare a acestuia.

Cum ar putea arăta regulamentele departamentului:

funcțiile departamentului;
interacțiunea cu diviziile structurale ale întreprinderii;
structura organizatorica;
drepturile angajaților departamentului și responsabilitățile acestora.

Obiectul diferit al reglementării conferă acestor două prevederi un caracter complet diferit al reglementării locale. Într-un caz, procesul de achiziție este eficientizat, în celălalt, ordinea de lucru a departamentului este fixată.