Studiile efectuate în Anglia și SUA indică faptul că rezultatele participării la expoziție depind cel puțin 80% de munca personalului. Datele sondajului Incomm Research arată că 55% dintre vizitatori își amintesc un expozant datorită comunicării cu un angajat al companiei, în timp ce 32% dintre vizitatorii expoziției rămân dezamăgiți din vina personalului standului!

În ciuda acestui fapt, mulți oameni subestimează rolul personalului expoziției, crezând în mod eronat că orice angajat poate lucra la stand fără nicio pregătire. Destul de des oamenii greșiți ajung la expoziție.

Iată un exemplu. La unul dintre seminarii, un participant apelează la mine pentru sfaturi:

- Nikolay, spune-mi ce ar trebui să facem, eu sunt directorul de marketing, al nostrugeneralul ne obligă pe mine și pe colegii din departament să lucrăm la stand.

– Înțeleg, ce sarcini vă stabiliți înainte de a participa la expoziție?

– Sarcinile sunt ca ale tuturor – de a atrage noi clienți, de a vinde.

- Bine, dar în vremuri normale tu și colegii tăi de la departamentul de marketingesti in vanzari?

- Nu.

— Atunci întreabă-l pe generalul tău pe ce se bazează? Ce se întâmplăstand, marketerii se vor transforma în vânzători? Dacă sarcinile tale implicăclienții și să vândă, asta ar trebui să facă oamenii de vânzări, nu? De ce mai departeexpoziție vă trimite?

- Păi, spune el, ești responsabil de expoziții și lucrezi la stand.

Ce să spun, logica este de fier :) Cred că tu însuți înțelegi că prin această abordare nu poți conta pe rezultate bune.

Nu ar trebui să vă așteptați la profituri mari de la noii veniți (chiar și agenți de vânzări) care au lucrat în companie timp de câteva săptămâni și care sunt trimiși la expoziție pentru a primi un „botez prin foc”.

Pentru munca de calitate la expoziție trebuie să ai o gamă întreagă de competențe; pe lângă abilitățile de vânzări active, aveți nevoie de cunoștințe profunde despre produse, publicul țintă, mediu competitiv, starea de fapt în industrie.

Și chiar și vânzătorii experimentați și competenți sunt adesea dezamăgiți de o atitudine disprețuitoare față de expoziții ca o oportunitate de a „fa o pauză de la birou” și de incapacitatea de a lucra în condiții de expoziție. Mulți oameni nu înțeleg că, atunci când ajung la standul expozițional, trebuie să se transforme din „funcționari de birou” în „consultanți de vânzări” podeaua comercială„și lucrează într-un mod complet diferit.

Un proiect expozițional modern impune cerințe extrem de mari asupra participanților. Toți angajații companiei, fără excepție, trebuie să aibă abilități de lucru la stand - de la secretară până la director general. Pentru că la stand toată lumea se transformă în utilizatori de stand!

Nota. Definiția „operator de stand” include fiecare angajat permanent sau temporar al companiei, indiferent de funcție și responsabilități funcționale, cu care vizitatorii pot interacționa verbal sau vizual la stand.

Componența echipei expoziționale este determinată în funcție de obiectivele participării la expoziție, caracteristicile bunurilor și serviciilor pe care le reprezentați, publicul vizitator, calitățile profesionale și personale ale angajaților.

Este de dorit ca la stand clienții să aibă posibilitatea de a comunica nu numai cu angajații departamentului de vânzări, ci și cu oficialii de vârf ale companiei, șefii de departament, specialiștii tehnici și angajații departamentului de service.

În viața de zi cu zi, clienții s-ar putea să nu-i vadă niciodată pe acești oameni, dar contactul personal, posibilitatea de a pune întrebări direct și de a primi informații de primă mână mărește încrederea și accelerează luarea deciziilor.

Dacă managerii sau specialiștii în materie nu au posibilitatea de a fi la expoziție tot timpul, stabiliți zilele și orele în care clienții îi pot întâlni la stand.

Nota. Prezența conducerii la stand este de asemenea utilă pentru că îi ține constant pe angajații „pe picioare” :) A lucra „nepăsător” în fața directorului este oarecum incomod, nu-i așa?

Factorul de gen joacă întotdeauna un anumit rol în comunicare, mai ales când vine vorba de străini. Este recomandabil ca echipa expoziției să fie formată din angajați de ambele sexe. Apoi vizitatorii vor putea alege pe cineva cu care se simt mai confortabil comunicând din punct de vedere psihologic.

Lucrul la o expoziție este extrem de obositor și foarte diferit de lucrul la birou. Atunci când alegeți angajații, luați în considerare vârsta și condiția fizică a acestora.

Cu toate acestea, cel mai important lucru este o atitudine pozitivă, dorința de a lucra și concentrarea pe rezultate.

Formal, toți cei care vin la expoziție pot fi împărțiți în cei care lucrează cu vizitatorii și cei care asigură funcționarea standului și desfășurarea evenimentelor.

Ambii angajați cu normă întreagă ai companiei pot lua parte la lucrările de la expoziție, si personal temporar.

Stabiliți de ce personal cu normă întreagă și temporar veți avea nevoie la expoziție. Faceți o listă cu tot personalul expoziției.

Aprobați planul de lucru pentru expoziție. Distribuiți responsabilitățile, numiți cei responsabili pentru implementarea fiecărui element al planului. Toți angajații trebuie să știe cine este responsabil pentru ce.

Pentru a vă rezolva problemele de la expoziție este posibil să aveți nevoie personal temporar- traducatori, manageri de receptie, hostess, chelnerite, barmani, intervievatori, personal tehnic, promotori, modele, personal show.

Puteți găsi și selecta personal temporar singur sau contactând o agenție profesională. Cooperarea cu o agenție va costa mai mult, dar veți obține o selecție largă de personal cu experiență de lucru la expoziții, precum și posibilitatea, dacă este necesar, de a înlocui sau atrage rapid angajați suplimentari.

Atunci când alegeți personalul temporar, pe lângă datele externe, încercați să evaluați calitățile care sunt importante pentru lucrul cu vizitatorii - bune maniere, sociabilitate, fluență în vorbire, prietenie, rezistență la stres.

Traducători. Dacă intenționați să utilizați traducători independenți, furnizați-le informatii detaliate despre compania dumneavoastră și despre produsele care vor fi prezentate la expoziție. Mai ales dacă acestea sunt bunuri sau servicii complexe din punct de vedere tehnic. Acuratețea traducerii poate influența rezultatul negocierilor.

Traducătorii trebuie să aibă timp să se pregătească - să înțeleagă ce face compania, care este valoarea produselor tale, cu cine vor trebui să comunice la expoziție și să se asigure că cunosc termeni și concepte speciale.

Managerii de receptie, de regulă, sunt amplasate pe prima linie a standului în spatele biroului de informații. Responsabilitățile lor pot include stabilirea contactului inițial
cu vizitatori, oferind Informații generale despre companie, emiterea de materiale informative, obținerea de informații de contact, transferarea vizitatorilor către un angajat cu normă întreagă al companiei.

Gazda oferă clienților băuturi și mâncăruri, monitorizează curățenia standului și aspectul exponatelor, plasează materiale informative pe suporturile de broșuri și execută instrucțiuni de la membrii personalului.

Chelnerițe și barmani serviți vizitatorii standului în sala de ședințe, banchet, zona bufet sau la tejgheaua barului.

Intervievatorii poate fi necesar să efectueze sondaje, cercetări de piață sau să colecteze informații la o expoziție.

Personal tehnic necesare desfășurării evenimentelor cu mijloace tehnice.

Promotori utilizate pentru promoții, diseminare de informații și materiale promotionale pe terenul expozițional și atragerea vizitatorilor către stand.

Nota. Pregateste haine speciale pentru promotori in culorile companiei cu numele si sigla companiei, astfel incat in paralel cu responsabilitatile lor directe saa servit drept „medii publicitare”.

Modele Ei îndeplinesc în principal sarcini de imagine. Aceștia sunt invitați să cunoască oaspeți VIP, să participe la promoții, demonstrații, tombole și ședințe foto.

Fetele care arată model sunt plasate lângă exponate pentru a atrage atenția asupra lor și pentru a oferi o percepție mai pozitivă. Un exemplu clasic sunt expozițiile de mașini.

Arată personalul(prezentatori, showmen, artiști, dansatori, muzicieni) participă la programe de divertisment pentru a atrage atenția asupra standului.

Asigură instruire personalului temporar. Explica angajati temporari, de ce participați la expoziție și care este rolul lor în rezolvarea sarcinilor. Este necesar ca ei să înțeleagă de ce trebuie să facă ceea ce le încredințezi și cât de important este pentru obținerea rezultatului.

Oferiți instrucțiuni clare personalului temporar cu privire la responsabilitățile postului, sarcinile, regulile de conduită și aspect. În timpul expoziției, aceștia sunt fața companiei tale. Clienții nu își vor da seama care dintre asistenții dvs. de stand sunt angajați permanenți și care sunt temporari.

Toți cei care lucrează la standul dvs. (și dincolo de acesta, dacă are un atribut corporativ - o insignă de participant, un element de simbolism corporativ, uniformă) vor fi asociați cu compania dvs.

Nota. Nu vă așteptați ca personalul temporar să facă toată munca pentru dvs. Nu le încredințați ceva pe care, evident, nu le pot gestiona în mod adecvat.

Desigur, orice se poate întâmpla, uneori trebuie să alegi între două rele. De exemplu, din anumite motive nu poți trimite mai mult de unul sau doi angajați cu normă întreagă la expoziție, dar ai nevoie de cel puțin patru până la cinci persoane la stand. Prin urmare, ești obligat să angajezi personal temporar care să lucreze cu vizitatorii.

Și nici în astfel de circumstanțe, nu aș recomanda atribuirea personalului temporar a sarcinilor de directori de vânzări sau specialiști tehnici - prezentarea produselor, negocierea, răspunsul la întrebări de fond. Nu merită să ne așteptăm că vor face față unor sarcini atât de importante la nivelul corespunzător. Iar greșelile lor pot fi costisitoare.

ACTIVITĂȚI EXPOZITIVE ÎN RUSIA ȘI STRĂINĂTATE Gusev E. B.

19.2. PROCESUL DE ORGANIZARE A PARTICIPĂRII UNUI COMPANIE DE TURISTE LA EXPOZIȚIE

Pentru a face din participarea la o expoziție un mijloc mai eficient de comunicare de marketing, o companie de turism trebuie să își planifice cu atenție activitatea. Procesul de organizare a unei expoziții este un set complex de evenimente organizaționale, contractuale și diplomatice. Uneori organizarea unui mare expoziție internațională durează mai mult de un an.

În ultimul deceniu, numărul expozițiilor a crescut puternic, prin urmare, numărul firmelor specializate în servicii de acest tip a crescut, iar concurența dintre acestea contribuie la creșterea nivelului de profesionalism.

Cu toate acestea, șeful companiei de turism este responsabil pentru luarea unei decizii privind participarea la o anumită expoziție sau târg de turism.

Pentru ca participarea să fie eficientă, trebuie mai întâi să răspundeți la următoarele întrebări:

Ce produs oferă compania și cum corespunde prețul acestuia cu calitatea?

Ce client și din ce regiuni caută să atragă compania?

Procesul de participare a unei companii de turism la expoziție poate fi împărțit în mai multe etape:

1). luarea unei decizii fundamentale privind participarea la expoziție/târg;

2). determinarea obiectivelor participării companiei la expoziție;

3). alegerea unei expoziții specifice la care compania va participa;

4). perioada pregătitoare și organizatorică;

5). elaborarea unui plan tematic pentru expoziție și costul participării la expoziție;

6). munca in timpul functionarii expozitiei;

7). însumând rezultatele participării companiei la expoziție după finalizarea acesteia.

Luarea unei decizii fundamentale privind participarea la evenimentele expoziționale indică faptul că compania de turism a atins un anumit nivel în domeniul său de activitate. În același timp, participarea la expoziție necesită investiții semnificative, pe care nu și le poate permite orice întreprindere turistică.

Activitățile expoziționale au ca scop atingerea principalelor obiective de marketing ale unei întreprinderi de turism, inclusiv:

Prezentarea companiei de turism și a produselor acesteia;

Studiul piețelor de vânzare;

Căutarea de noi piețe;

Extinderea numarului de clienti;

Introducerea pe piață a unui nou produs turistic;

Determinarea posibilei cereri pentru un produs nou;

Caută noi parteneri de afaceri;

Studierea ofertelor concurenților;

Poziționarea produselor dumneavoastră în raport cu produsele de călătorie ale concurenților;

Formarea unei imagini favorabile a unei companii de turism;

Vanzarea directa de produse si incheierea de contracte.

Pentru atingerea obiectivelor este important selectarea unei expoziții specifice, la care va participa o agenție de turism. După cum am menționat deja, anual se organizează un număr mare de evenimente expoziționale, evaluând astfel aspecte precum:

Ora și locul expoziției;

Compoziția numerică și calitativă a participanților și vizitatorilor;

Nivel activitate de afaceri(numar si volum total de contracte incheiate) la ultima expozitie;

Posibilitatea de a asigura spatiu expozitional si servicii;

Condiții de participare la expoziție;

Cine este organizatorul, de cât timp este implicat în acest tip de afaceri;

Elaborarea unui proiect de estimare pentru participarea companiei la expoziție și studierea dacă costurile corespund capacităților companiei.

După ce am studiat toate aceste aspecte, este necesar să obținem un răspuns la întrebarea: „Participarea la care expoziție va da cel mai mare efect în atingerea obiectivelor acestei companii de turism.”

Alegerea expoziției se face pe baza obiectivelor formulate de participare la expoziție și a unor factori precum:

Direcția produsului turistic (intrare, ieșire, educațională, de afaceri etc.);

Respectarea regiunii turistice;

Capabilitățile financiare ale unei companii de turism;

Prestigiul expoziției și aspectul ei;

Limba regiunii în care se desfășoară expoziția.

Decizia privind participarea sau neparticiparea la expoziție poate fi luată numai de prima persoană a companiei. El trebuie să aibă în prealabil TOATE informațiile necesare despre TOATE expozițiile planificate în cursul anului, calendarul, volumul și locația teritorială a acestora. Doar cu astfel de informații se poate evalua clasa expoziției, semnificația acesteia pentru compania de turism și gradul de necesitate de a participa la ea. Acțiuni de compilare (primire) plan general expozițiile pot fi considerate ca primul pas către pregătirea pentru o anumită expoziție.

Colectarea datelor necesare ar trebui efectuată de un grup de manageri responsabili cu promovarea produsului turistic. După generalizare, datele sunt transferate managerului cu material de însoțire și comentarii care exprimă anumite dorințe ale analiștilor, ținând cont de posibilele «+» Şi «-» . Cu cât echipa este responsabilă cu pregătirea și colectarea informațiilor cu mai multă experiență, cu atât fiecare părere va fi luată în considerare mai serios de către conducerea companiei.

Când se ia decizia de a participa la expoziție, încep acțiuni concrete.

Pentru perioada pregătitoare și organizatorică Compania de turism informează comitetul de organizare a expoziției despre participarea sa la aceasta prin depunerea unei cereri corespunzătoare. În același timp, sunt rezolvate o serie de probleme organizaționale, cum ar fi:

Dezvoltarea conceptului și a sferei de participare a companiei la expoziție;

Întocmirea unei liste de produse turistice expuse;

Selectarea si instruirea personalului (comercial, service, personal stand, traducatori);

Elaborare de planuri pentru activități comerciale, publicitate și evenimente de protocol;

Selectarea unui posibil intermediar (agent) care prestează servicii pentru a asigura participarea la expoziție;

Determinarea dimensiunii spațiului expozițional necesar și a volumului diverselor resurse materiale și financiare;

Elaborarea unui plan tematic pentru expoziție (stand expozițional);

Încheierea unui acord cu comitetul de organizare, transferarea acestuia a unui plan al standului expozițional, precum și a unei comenzi pentru echipamentul necesar si servicii.

Pentru o anumită perioadă determinată, cu cel mult o lună înainte de începerea expoziției, se completează o cerere de participare la expoziție și se trimite comitetului de organizare. Indică toate detaliile companiei: țara, adresa/telefonul, numărul de cont curent. Esența cererii este înregistrarea preliminară și rezervarea spațiului expozițional. Scrisoarea de cerere confirmă acordul companiei cu prevederile acestei expoziții și regulile de desfășurare a acesteia. Acesta este un fel de înțelegere între părți. La primirea cererii, se trimite o confirmare ca răspuns la înregistrarea companiei în directorul de participanți și alocarea cantității necesare de spațiu supus plății. Plata pentru participare trebuie efectuată în termen de 5-10 zile. Confirmarea garantează primirea set de bază servicii.

Pentru a primi servicii suplimentare, compania selectează ceea ce consideră necesar și indică cantitatea. Deci, cele mai comune servicii suplimentare sunt: locul de munca, acreditare, publicare în catalog, producere de semne și publicitate de marcă, replicare cărți de vizită, broșuri, servicii de traducere și personal de sprijin. Desigur, multe companii preferă să-și producă materialele expoziționale de la agenții specializate și să le aducă doar la expoziție.

De regulă, cererile (forma poate varia) stipulează următoarele puncte principale:

Furnizare de inchiriere de spatii expozitionale (deschise sau inchise);

Închirierea și instalarea echipamentului expozițional (stand modulul expozițional conform planului standului expozițional);

Instalare prize, lămpi suplimentare;

Inchiriere si instalare de podiumuri pentru expozitii;

Furnizarea de servicii sau echipamente suplimentare, umerase, dulapuri, frigider, telefon, mese, scaune, altele, etc.;

Inscripție pe friză (numele companiei deasupra expoziției).

Astăzi nu există o legislație care să reglementeze tarifele pentru anumite tipuri de servicii comerciale expoziționale. Acestea sunt stabilite de compania care organizează expoziția la discreția sa (pot varia foarte mult de la o expoziție la alta). Suma plătită va fi supusă TVA-ului și taxei speciale, precum și unei prime de asigurare.

În aproape toate cazurile, compania organizatoare asigură companiile participante. Acordați o atenție deosebită dacă asigurarea este inclusă sau nu într-una dintre clauzele contractului. Dacă nu, realizează-l.

Trebuie avut în vedere faptul că rezervarea spațiului pentru participarea la orice expoziție trebuie făcută în prealabil. Totodată, se poate rezerva în mod independent spațiul necesar la administrația expoziției sau printr-o firmă de consolidare. Un consolidator este o companie binecunoscută organizatorilor de expoziții, care achiziționează în mod constant spațiu expozițional (de obicei volume mari), îl dotează și preia o serie de probleme organizatorice.

Există mai multe astfel de companii de consolidare în Rusia: la Moscova - OJSC Moscow Exhibition and Congress Agency, MKB, ITE International; în Sankt Petersburg - CJSC „St. Petersburg Express” și o serie de altele.

Momentul de rezervare a spațiului pentru diferite expoziții variază, dar dacă este posibil, cel mai bine este să rezervați spațiu pentru participarea la următoarea expoziție imediat după încheierea forumului, adică cu un an înainte.

Se elaborează un „Plan de activitate” (plan de acțiune), care indică toate detaliile principale privind viitoarea expoziție: obiectivele participării la expoziție, locul, datele și ora desfășurării acesteia, persoanele responsabile cu proiectarea expoziției. stand, pentru organizarea si coordonarea tuturor detaliilor (in special - cine/ce), pentru livrarea materialelor la stand. De asemenea, sunt oferite informații succinte despre alte companii participante (dealeri/concurenți), specificul expoziției și natura organizației acesteia. În concluzie, sunt indicate un minim de lucrări care necesită aprobare și pregătire, fără de care toate lucrările vor fi lipsite de sens: invitații, bilete, documente pentru mașini, comunicate de presă, broșuri publicitare, pliante, cărți de vizită.

Ca una dintre anexele la Planul de activitate, este atașată o listă detaliată a lucrurilor și obiectelor care trebuie duse la expoziție. Prezența acestui document eficientizează foarte mult stocarea și contabilitatea lucrurilor, garantează completarea în timp util a „rezervelor strategice” ale companiei la stand (alimente, pliante), facilitează căutarea acestora și identifică articolele lipsă.

Un alt document important este un chestionar pentru înregistrarea (chespetarea) vizitatorilor standului. Pentru a acumula informații statistice fiabile, conducerea companiei trebuie să stabilească o listă de probleme de interes și ordinea în care acestea ar trebui urmate.

Documentele justificative includ, de asemenea invitație specială. Se trimite direct (la companii/personal prin posta) si este metoda universala atragerea potentialilor clienti. De obicei, la scrisoare este atașată o invitație. Prin această scrisoare, agenția de turism participantă invită persoanele implicate în acest domeniu la standul expozițional pentru o cunoaștere mai detaliată a tipului de produs turistic pe care îl oferă.

Una dintre probleme este livrarea și amplasarea materialelor expoziționale la stand. Trebuie să indicați în prealabil ce, când și unde urmează să importați. Pentru a livra la stand toate materialele și echipamentele expoziționale necesare, se întocmește o scrisoare de cerere cu cerere de eliberare a permiselor pentru vehicule și autorizație de transport/export de marfă. Această scrisoare trebuie să fie adresată firmei organizatoare (adresată directorului) și să conțină o listă detaliată a articolelor importate.

De asemenea, verificați în avans cât de mult ÎNAINTE și DUPĂ expoziție puteți importa/exporta mărfuri. Acest lucru va evita neînțelegerile și va asigura un program clar de acțiuni.

Cealaltă parte a problemei este instalarea și amenajarea exponatelor la stand. Gândiți-vă în avans la expoziție, în funcție de dimensiunea standului. Frizele și afișele sunt iluminate corect? Sunt mostrele și diapozitivele vizibile clar? Sunt scuturile bine fixate? Literele și schema generală de culori sunt atractive?

După rezolvarea acestor probleme, devine posibilă elaborarea unei estimări finale pentru participarea companiei la expoziție. În medie, cheltuielile marilor companii pentru participarea la evenimente expoziționale se ridică la 15-30% din toate fondurile cheltuite pentru comunicatii de marketing.

Etapă elaborarea unui plan tematic pentru expoziția dvs include:

Selecția finală a mostrelor de produse care urmează să fie demonstrate;

Dezvoltarea standurilor companiei ținând cont de suprafețele alocate, înălțimea spațiului expozițional, posibilitățile de furnizare a energiei electrice, alimentare cu apă etc.;

Structura generală a expoziției companiei este distribuirea exponatelor în secțiuni tematice în conformitate cu logica dezvăluirii temei principale a expoziției.

Trebuie avut în vedere faptul că dimensiunea modulului expozițional joacă un anumit rol reprezentativ, dar mult mai important este designul original, de înaltă calitate al exponatelor, munca bună a personalului standului, atitudinea atentă față de vizitatori și publicitate atractivă.

Adesea, comitetele de organizare a expozițiilor oferă module expoziționale standard de diferite dimensiuni și configurații. Asta nu înseamnă că o agenție de turism nu are posibilitatea de a comanda un stand după propriile schițe. Dar trebuie să se potrivească organic în spațiul alocat și să nu cadă compozitia de ansamblu expoziție și acest lucru trebuie convenit în prealabil cu comitetul de organizare.

Există adesea cazuri în care finanțele companie de turism sunt limitate și este obligată să achiziționeze spațiu expozițional pe drepturi participarea la capitaluri proprii cu alți participanți. În acest caz, se poate dovedi că zona articulației este prea mică pentru ca partenerii să funcționeze normal. În plus, agențiile de turism care folosesc astfel de „standuri” nu sunt percepute ca parteneri de renume.

În același timp, standurile comune pot juca un rol pozitiv pentru participanții lor atunci când administrațiile naționale de turism acționează ca un stand tematic unic. Aceasta este ceea ce fac HTA în Germania, Cipru, Turcia, Egipt, Emiratele Arabe Unite și o serie de altele.

Atunci când decorați un stand, este mai bine să utilizați serviciile unui decorator sau designer profesionist pentru a crea o atmosferă unică, unică, care exprimă spiritul, stilul, imaginea agenției de turism, care este un simbol al încrederii, solidității, calității și linişte. Schița, fiind un exemplu clar de stand pe hârtie, vă permite să evaluați viitoarea expoziție și să vă imaginați locația exponatelor.

După instalarea expoziției și deschiderea oficială a expoziției, începe următoarea etapă - lucrează în timpul funcționării acestuia. O povară mare cade asupra personalului, a cărui corectitudine și amabilitate te vor face să vrei să faci afaceri cu tine. Iluminarea și muzica adecvate (ca opțiune) vor atrage atenția tuturor (poate chiar și echipele TV, iar aceasta este o șansă pentru publicitate gratuită).

Este indicat ca șeful unei companii de turism să fie prezent la stand în timpul expoziției. Dacă prezența lui pe tot parcursul zilei de lucru este imposibilă, este necesar ca standul să aibă un program în ce zile și ore va fi unul dintre manageri.

De obicei, se știe dinainte că expoziția va fi vizitată de oaspeți de rang înalt, delegații străine, reprezentanți ai presei sau televiziunii (informații despre aceasta pot fi obținute de la comitetul de organizare a expoziției). În astfel de zile, prezența unui manager poate contribui la încheierea de contracte profitabile, reflectarea activităților companiei în presă sau la televizor.

De asemenea, trebuie amintit că există reguli internaționale optime pentru desfășurarea negocierilor în timpul unei expoziții: întâlnirea nu trebuie să dureze mai mult de 20 de minute. În timpul negocierilor se servesc doar ceai, cafea sau apă minerală.

În plus, șeful unei companii de turism poate vizita și alte standuri expoziționale. Acest lucru va ajuta la surprinderea tendințelor în dezvoltarea condițiilor pieței, la evaluarea activităților concurenților și la clarificarea propriei poziții și a poziția companiei.

Întrucât contactul vizitatorilor și specialiștilor cu expunerea agenției de turism este foarte scurt, se lucrează pentru stabilirea comunicării cu cei doriti. publicul țintă. Pentru aceasta este recomandabil:

Trimiteți invitații reprezentanților de afaceri locali în prealabil;

Asigurați disponibilitatea unui număr suficient de medii publicitare la standul companiei.

Mai mult, parte produse publicitare Se obișnuiește să le așezi astfel încât vizitatorii să le ia cu ei. Este mai bine să depozitați materiale pentru clienți obișnuiți sau consacrați, manageri de companii care vizitează standul din birou împreună cu documentele necesare negocierilor.

Printre evenimentele menite să intereseze publicul se numără prezentările, concursurile pe tema expoziției, loteriile etc.

După finalizarea expoziției trebuie făcută analiza rezultatelor participării companiei la expoziție. Rezultatele expoziției pot fi împărțite în două grupe:

organizatoric;

Comercial.

Când rezumăm organizatoric Sunt luați în considerare următorii factori:

Locația aleasă pentru stand a fost de succes?

A fost reușită amenajarea standului? suprafața standului corespunde numărului de exponate și sarcinilor atribuite;

Ce inconveniente au apărut în timpul lucrului;

Ce trebuia comandat de la comitetul de organizare printre servicii și echipamente suplimentare;

De ce servicii și echipamente te-ai putea lipsi?

Comercial rezultatele sunt indicatori obiectivi: numărul de vizitatori care au vizitat expoziția companiei, potențiali clienți și ca urmare - volumul contractelor încheiate cu clienți vechi și noi; numărul de materiale publicitare și informative distribuite etc.

La sfârșitul fiecărei expoziții se întocmește o notă, reflectând pe scurt toate problemele apărute în timpul pregătirii, modalitățile și mijloacele de rezolvare a acestora și lecțiile pentru viitor. Este indicat să analizați după încheierea expoziției politica de preturi concurenți, evaluează-ți capacitățile de a reduce prețurile pe specii individuale produs turistic. Este util să se întocmească o trecere în revistă a tuturor expozițiilor la care a participat agenția de turism, ținând cont de tipurile de costuri (chirie, transport, cheltuieli de călătorie, producție de materiale publicitare, mâncare personalului etc.). Având astfel de informații, este ușor de determinat dacă costul unui anumit tip de serviciu s-a modificat de la o expoziție la alta (vezi Tabelul 19.2).

Totodată, costul instalării/demontării este de aproximativ 1/5 din toate costurile; costul alimentelor este de 1/6-1/7 din toate cheltuielile.

Astfel, după expoziție, puteți evalua „volumul” evenimentului expozițional în termeni monetari, costurile pe vizitator în raport cu numărul total, procentul de contacte utile și întâlniri de afaceri.