Disciplina performanta este unul dintre cei mai importanti indicatori care asigura eficienta intreprinderii. Ea poate fi una dintre indicatori cheie eficienţă. În acest caz, în creștere disciplina de performanta nu numai managerii, ci și angajații întreprinderii vor fi direct interesați.

Din articol vei afla:

Ce este disciplina de performanță

Acest termen este asociat exclusiv cu relația de muncă dintre un angajat și un angajator. Disciplina de performanță este măsura în care angajatul în mod clar și în timp util execută documente, execută ordine, instrucțiuni, instrucțiuni scrise și orale acceptate de acei conducători în subordinea cărora se află. Ierarhia de subordonare a unui salariat se stabilește prin fișa postului sau condițiile acestuia contract de muncă.

Executarea disciplinei sau a disciplinei executive

În practică, se pune adesea întrebarea: disciplină executivă sau performantă, cum să scrieți corect, ce formulare să folosiți. În acest caz, ar trebui să vă referiți la dicționarul explicativ al limbii ruse. Conține termenul "performant" atribuite zonei de creativ - execuție opere de artă. Acest termen este folosit atunci când vine vorba de stil interpretativ, cultură, compoziție, pricepere.

În același timp, "executiv" este legat:

  1. unei persoane sau organism care execută decizii, punându-le în practică functii manageriale: ramură executivă, secretar executiv;
  2. unei persoane care își face treaba bine responsabilități, spun ei: lucrător executiv, angajat, asistent de laborator.

„Performing” este un adjectiv care este de obicei folosit cu substantivele neînsuflețite. Prin urmare, răspunsul la întrebarea „disciplină performantă sau executivă” este fără echivoc – bineînțeles, disciplina performantă. Și acest lucru este de înțeles dacă luăm în considerare atitudinea față de muncă, împlinirea cuiva atributii oficiale. În acest sens, disciplina internă a angajatului se manifestă la fel ca o atitudine creativă și este o necesitate internă inconștientă, o caracteristică personală. Dar, în același timp, această nevoie poate fi dezvoltată și gestionată.

În același timp, disciplina performanței într-o organizație poate caracteriza atât angajații individuali, cât și grupurile și echipele întregi de lucru.

Influenţa pe care o are disciplina de performanţă în organizaţie asupra eficienţei întregii întreprinderi

Orice întreprindere, indiferent de domeniul său de activitate, forma de proprietate și dimensiunea statului, este formată din divizii, fiecare îndeplinește o funcție specifică. Diviziile, la rândul lor, sunt formate din angajați ale căror funcții sunt determinate de fișele postului sau contract de muncă. Cât de conștiincioși sunt angajații executa documentele, îndeplinesc lor obligatii de munca, depinde de activitatea întregii unități și, în consecință, munca eficientaîntreprinderile în general. Disciplina performanței în organizație determină cât de eficient și de timp fiecare angajat și echipele individuale de lucru își îndeplinesc sarcinile. responsabilitățiși comenzi de management operațional.

Este disciplina de performanță care asigură executarea la timp și de înaltă calitate a sarcinilor elementare, din care, la rândul lor, se formează programe și proiecte mai mari. Neîndeplinirea uneia dintre sarcini poate trece neobservată în perioada curentă, dar ulterior poate duce la pierderi financiare semnificative și la perturbarea întregului proiect.

Disciplina slabă a performanței se poate manifesta sub forma sancțiunilor financiare pentru nerespectarea obligațiilor contractuale, precum și sub forma unor pierderi datorate oportunităților financiare ratate. Prin urmare, întreprinderea ar trebui să efectueze managementul și controlul disciplinei executive, care va asigura implementarea tuturor planurilor planificate, sarcinilor tactice și strategice stabilite de conducerea întreprinderii.

Cum se organizează controlul și managementul disciplinei performanței

Cum este gestionată disciplina executivă?

Disciplina performanței este un criteriu destul de ușor de gestionat și care poate fi îmbunătățit. În acest scop, de exemplu, puteți:

Deja în etapa de selecție a candidaților, experiență de lucru, eficacitatea personalăși calitati personale solicitanții, să stabilească cât de responsabil se raportează la muncă;

Stabiliți cerințe uniforme în organizație și o procedură disciplinară uniformă care să se aplice tuturor angajaților. Încălcarea acestuia ar trebui pedepsită.

Utilizați o abordare diferențiată pentru a evalua disciplina performanței în cazurile în care proiectele sunt realizate în conformitate cu cerințele standard de calitate și când aceste cerințe sunt stabilite de client;

Creșterea nivelului de competențe și calificări profesionale ale angajaților, deoarece disciplina performanței este direct dependentă de acești indicatori;

Implementare in organizatii sistem eficient stimulente pentru angajati, motivant pentru a îmbunătăți disciplina performanței individuale și colective.

Cum se organizează controlul disciplinei performanței

Deşi disciplina performanţei caracterizează într-o măsură mai mare finalitateși atitudinea angajatului față de îndeplinirea sarcinii care i-a fost atribuită, aceasta poate fi evaluată în funcție de criterii precum:

  • calitatea muncii prestate;
  • eficiența executării comenzilor;
  • oportunitatea;
  • performanţă.

Puteți obține o estimare cantitativă a acestui indicator prin aplicarea coeficientului de performanță a disciplinei. În forma sa cea mai simplă, se calculează ca raportul dintre numărul de sarcini îndeplinite de angajat și numărul de sarcini care i-au fost atribuite în perioada de facturare. În același timp, este foarte important ca sarcinile stabilite să fie clar înțelese de angajat și luate corect în considerare de către angajator.

La stabilirea unei sarcini, este cel mai convenabil ca antreprenorul să folosească așa-numitul format SMART.

Când este aplicată, fiecare sarcină dată unui lucrător va, cel puțin:

  1. să aibă un nume corect începând cu un verb perfectiv (pregătiți, dezvoltați, compuneți etc.);
  2. specific și cât mai clar posibil;
  3. cuantificabil;
  4. realizabil;
  5. au un specific perioada de executie.

Controlul disciplinei performanței ar trebui să fie sistematic. Este foarte posibil să-l organizați prin stabilirea cerințelor, dintre care unele sunt obligatorii, iar altele sunt doar de dorit. Lista acestor cerințe este prezentată în tabel.

Cerințe obligatorii

Cerințe de dorit

Sarcinile cu care se confruntă angajatul ar trebui să fie documentate folosind foi de calcul

Toate sarcinile primite de un angajat în funcție de subordonare trebuie convenite cu supervizorul imediat

Declarația fiecărei sarcini ar trebui efectuată în format SMART

Faptul că a fost stabilită o nouă sarcină, angajatul trebuie anunțat prompt

Utilizarea unui sistem de memento-uri despre calendarul sarcinilor și notificări despre transferul acestora

Avem nevoie de o formă convenabilă de vizualizare a sarcinilor cu care se confruntă angajatul, ținând cont de termenul limită, importanța etc.

Aplicarea unui sistem de verificare a îndeplinirii sarcinilor, acceptarea acestora de către manageri

Implementarea lucrului interactiv cu sarcini, posibilitate de interogări Informații suplimentare, notificări despre amânarea termenelor etc.

Dezvoltarea unui algoritm pentru a determina gradul de finalizare a fiecărei sarcini stabilite de un angajat

Dacă aceste cerințe sunt îndeplinite, verificarea disciplinei muncii și performanței se va efectua în orice etapă a implementării fiecărei sarcini. Conducerea întreprinderii va avea posibilitatea de a lua în timp util decizii de management care vor elimina complet erorile cauzate de nerespectarea disciplinei muncii și performanței.

În plus, un astfel de control al disciplinei de performanță cu obținerea de indicatori ai gradului de îndeplinire a sarcinilor, oportunitatea și calitatea acestuia poate fi setat ca unul dintre indicatorii KPI. Astfel, angajatorul va putea obține o evaluare obiectivă a muncii fiecărui angajat, a muncii sale și a disciplinei de performanță. În funcție de această evaluare, se poate stabili o pondere variabilă a salariilor, adică bonusurile și indemnizațiile pot fi legate de această valoare.

Motivul principal al disciplinei de performanță scăzută în organizație

Pentru a îmbunătăți disciplina muncii și a performanței, conducerea poate lua orice măsuri și decizii de management. Deci, de exemplu, o întreprindere poate chiar emite o specială document administrativ.

Dar, în același timp, emiterea unui astfel de ordin în sine nu este o garanție a îmbunătățirii disciplinei de performanță și a schimbării atitudinii angajaților față de îndeplinirea sarcinilor lor. sarcinile de serviciu.

Unul dintre principalele motive pentru scăderea responsabilității angajaților este disciplina de performanță scăzută a managerilor de top. Liderii de toate nivelurile trebuie să fie, de asemenea, conștienți de responsabilitatea lor și să fie un exemplu de atitudine conștiincioasă față de sarcina atribuită. Numai în acest caz, managementul disciplinei performanței va fi cu adevărat eficient și va da rezultatul dorit.

Februarie - timp pentru a rezuma rezultatele sarcinilor pentru anul trecut. Problemele de monitorizare a executării sarcinilor și disciplina performanței vin în prim-plan. De ce este necesar controlul și cum să-l desfășurăm pe tot parcursul anului, vom spune în articol.

DE CE SE ANALIZA DISCIPLINA PERFORMANȚEI ÎN FEBRUARIE

Va fi posibil să se analizeze performanța sarcinilor din organizație în ultimul an nu mai devreme de februarie. Certificatul anual de disciplina de performanta in organizatie se intocmeste in primele zile ale lunii februarie din două motive :

  1. Majoritatea sarcinilor pe documente au un termen limită tipic - 30 de zile calendaristice. Dacă sarcina este dată pe 30 decembrie, atunci trebuie finalizată până la 30 ianuarie inclusiv. În 2018, ultima zi lucrătoare a fost 29 decembrie (29 ianuarie 2019 - termenul limită standard pentru finalizarea sarcinilor pe documente). În 2019, 30 și 31 decembrie vor fi deja în funcțiune, prin urmare, termenele limită pentru finalizarea sarcinilor se vor muta în ultimele zile ale lunii ianuarie.
  2. Este imposibil să nu ții cont de factorul uman și de obiceiul foarte comun de a amâna lucrurile până în ultimul moment. Este puțin probabil ca printre interpreți să fie cineva care să-și trimită reportajele pe 29 ianuarie, deși a avut la dispoziție o lună întreagă pentru asta.

Astfel, dacă termenul limită pentru atribuire este 29 ianuarie, atunci trebuie să așteptăm până în acea zi. Dacă nu există un raport de finalizare la 30 ianuarie, abia atunci sarcina poate fi considerată ca nerezolvată.

CE ESTE CONTROLUL SARCINILOR ȘI DISCIPLINA PERFORMANȚEI

În fiecare zi, liderul stabilește sarcini subordonaților săi. Desigur, acestea trebuie îndeplinite. Dar nu merge întotdeauna așa. Prin urmare, există controlul asupra executării sarcinilor.

extracţie
din GOST R 7.0.8-2013 „Sistem de standarde pentru informare, biblioteconomie și publicare. Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții"

88. controlul executării documentelor: Un ansamblu de acțiuni care asigură executarea la timp a documentelor.

Angajatul responsabil cu monitorizarea executării documentelor este întotdeauna la curent cu starea disciplina de performanta în organizație - raportul dintre numărul de sarcini și numărul de sarcini finalizate. În mod ideal, echilibrul ar trebui să fie 1:1.

Controlul comenzilor nu există de dragul său. Este un instrument de management și fundamentul sistemului de motivare în organizație. Pe baza cunoștințelor despre cine și cum a lucrat în perioada de raportare, bonusurile și bonusurile pentru această perioadă sunt distribuite. Deci, de exemplu, în februarie întocmim un raport privind disciplina de performanță pentru anul trecut pentru a distribui bonusuri anuale. Dacă nu există un sistem de motivare „plus”, atunci controlul disciplinei performanței servește unui scop mai puțin plăcut - de a distribui pedepse pentru neîndeplinirea sarcinilor ( acțiune disciplinară, primele nu sunt plătite integral). Dacă nu există penalități, atunci controlul își pierde sensul. De exemplu, directorul este conștient că doar jumătate din cele 10 comenzi ale sale au fost finalizate, dar dacă nu se iau măsuri?

CINE CONTROLEAZĂ

Responsabilul cu monitorizarea executării documentelor este de obicei desemnat dintre angajații serviciului de gestionare a evidenței. De exemplu, șeful serviciului sau unul dintre angajații acestuia, în organizațiile mici - asistentul șefului.

Persoana responsabilă este desemnată prin ordin pentru activitatea principală (Exemplul 1), iar în Descrierea postului se fac adaosuri adecvate (Exemplul 2).

CE ESTE CONTROLAT

Dacă o organizație folosește sistemul managementul documentelor electronice (SED), apoi toate sarcinile stabilite în acesta cad automat sub control. Certificatele zilnice și anuale sunt, de asemenea, generate automat (detaliate). Persoana responsabilă cu controlul rămâne să genereze un raport și să-l „descarce” din program.

În lipsa SED exista optiuni:

  • organizația poate pune toate sarcinile sub control. Pe de o parte, acest lucru simplifică procesul: nu este nevoie să luați o decizie cu privire la fiecare sarcină, dacă să controlați sau nu execuția acesteia. Pe de altă parte, volumul de muncă crește semnificativ. Ceea ce face automat EDMS, responsabilul este obligat să facă manual;
  • organizaţia determină sarcinile care sunt puse sub control. Se întocmește o listă de respondenți, execuția scrisorilor din care se controlează; subiecte de corespondență internă și externă; tipuri de documente. Lista este fixată în instrucțiunile pentru munca de birou (Exemplul 3). Acordați atenție paragrafului 5.8.27 din Exemplul 3: dă organizației dreptul de a pune orice comandă sub control dacă directorul consideră că este necesar.

TIPURI DE LOCURI DE MUNCĂ A CĂROR PERFORMANȚĂ ESTE CONTROLATĂ

Scris

Cele mai multe dintre aceste sarcini. Ele sunt împărțite în tipuri în funcție de tipurile de documente:

  • sarcini pentru scrisorile primite;
  • sarcini pentru corespondența internă (oficial, memorii);
  • sarcini conform comenzilor pentru activitatea principală;
  • sarcini conform proceselor verbale ale ședințelor;
  • sarcini pentru coordonarea proiectelor de documente.

Sarcini pentru corespondența primită și corespondența internă stabilite în rezoluție. Acestea sunt detaliile documentului, care trebuie să conțină numele de familie, parafa executantului (executorilor), instrucțiuni pentru document, dacă este necesar - termenul limită de executare, semnătura persoanei care a făcut rezoluția, data rezoluției. .

Este posibil ca managerii să nu indice conținutul sarcinii, termenul limită și chiar numele executantului (în funcție de situație). Secretarul care stabilește sarcina pentru execuție trebuie să înțeleagă că:

  • dacă directorul nu a indicat termenul limită, atunci se folosește termenul standard stabilit în instrucțiunile pentru munca de birou;
  • dacă directorul nu a indicat conținutul sarcinii, atunci litera (nota) este standard (th), iar interpretul însuși trebuie să înțeleagă ce trebuie să facă;
  • dacă directorul nu a indicat executorul, atunci scrisoarea (nota) este standard (th), iar secretarul însuși trebuie să înțeleagă cui să trimită sarcina, iar executorul - că această problemă intră în responsabilitățile sale.

Ultima opțiune este în afara normei, dar este comună.

În comenzi și protocoale atribuirea, termenul și executorul sunt indicate în textul documentului (Exemplele 4, respectiv 5).

Sarcini pentru coordonarea proiectelor de documente termene limită diferite. Nu necesită rezoluții și pronunție în ordine sau protocoale. Componența persoanelor coordonatoare pentru fiecare tip de document este stabilită în instrucțiunile de muncă de birou, regulamentul privind munca contractuală etc. Dacă un funcționar primește un proiect de document marcat „Pentru aprobare”, atunci el, îndeplinind cerințele LNA, trebuie să îndeplinească această sarcină fără instrucțiuni suplimentare.

Oral

Mulți manageri, cu ajutorul unei secretare, își pun instrucțiunile orale sub control. Acest lucru este mai dificil decât controlul sarcinilor scrise:

  • instrucțiunile verbale trebuie „prinse” și menționate corect în sarcină;
  • o instrucțiune orală nu are termene standard de execuție;
  • executantul poate de asemenea să dea un raport cu privire la implementarea unei instrucțiuni orale oral, la o întâlnire personală cu directorul sau telefonic, dar nu îi va spune secretarului.

Pentru a evita probleme la monitorizarea executării instrucțiunilor orale, secretarul poate:

  • convin cu directorul că, în cazul în care o instrucțiune orală este pusă sub control, atunci directorul îl anunță pe secretar, pronunțând atât interpretul, cât și termenul;
  • invitați directorul să transforme instrucțiunea orală într-una scrisă: creați o ordine pentru activitatea principală sau un scurt proces-verbal al întâlnirii. Apoi, instruirea verbală va deveni o sarcină obișnuită a documentului, care este mult mai ușor de controlat;
  • dacă instrucțiunea rămâne în continuare orală, secretarul reamintește executantului necesitatea de a prezenta un raport privind execuția nu numai directorului, ci și controlorului - secretarului.

Secretarul înștiințează executantul despre declarația de sarcină fie prin EDMS, fie prin e-mail, adică, în orice caz, sarcina este stabilită în scris și se stabilește data îndrumării acesteia către antreprenor.

TERMENELE LIMITĂ

Termenele limită pentru finalizarea fiecăruia dintre tipurile de sarcini ar trebui stabilite în instrucțiunile pentru munca de birou a organizației. Instrucțiunile exemplare privind munca de birou în organizațiile de stat (clauzele 4.6, 6.6), precum și actele juridice de reglementare sectoriale, pot servi drept sursă de sincronizare.

O atenție deosebită trebuie acordată termenelor limită apelurile cetăţenilor. Aici se aplică Legea federală din 2 mai 2006 nr. 59-FZ „Cu privire la procedura de examinare a contestațiilor cetățenilor”. Federația Rusă„(Modificat la 27 decembrie 2018; în continuare - Legea federală nr. 59-FZ). Cităm două dintre articolele sale:

extracţie
din lege federala Nr. 59-FZ

2. O cerere scrisă este supusă înregistrării obligatorii în termen de trei zile de la primire în agenție guvernamentală, organism administrativ local sau funcționar.

extracţie

din Legea federală nr. 59-FZ

Articolul 12

1. O contestație scrisă primită de un organism de stat, de un organism administrativ local sau de un funcționar în conformitate cu competența acestora este luată în considerare în termen de 30 de zile de la data înregistrării contestației scrise ...

Legiuitorul a acordat organizațiilor trei zile suplimentare pentru a îndeplini apelurile cetățenilor, în comparație cu scrisorile de la organizații care sunt înregistrate în ziua primirii. Dacă să folosească acest lucru, organizația se determină și fixează decizia în instrucțiunile pentru munca de birou (Exemplul 6).

ALGORITM DE CONTROL

Algoritmul pentru controlul execuției instrucțiunilor este prezentat în Schemă.

După cum am aflat, indiferent dacă o comandă orală sau scrisă este pusă sub control, procesul de control în sine se desfășoară neapărat „în scris”. Ce anume trebuie să stabilească secretarul la fiecare dintre etape, vom lua în considerare în Tabel.

INFORMAȚII PRIVIND EDUCAREA DISCIPLINIEI

Rezultatul monitorizării constante a executării sarcinilor șefului sunt certificate de disciplină de performanță. Prin decizia conducerii, referințele pot fi de periodicitate diferită: de la zilnic la anual. Principiul este simplu: dacă o organizație practică bonus lunarîn funcție de rezultatele lucrării, apoi certificatul se întocmește lunar; dacă bonusurile sunt trimestriale, atunci referința este trimestrială. Puteți genera rapoarte mai des pentru a detecta sarcinile restante în timp util. Certificatul anual se întocmește în orice caz: fiecare manager dorește să știe câte dintre sarcinile care i-au fost încredințate au fost îndeplinite în cursul anului (Exemplul 7).

Formularul de referință este elaborat și la nivel de organizație și este fixat în instrucțiunile de lucru de birou.

REZUMAT

  1. Monitorizarea executării instrucțiunilor și monitorizarea disciplinei de performanță sunt funcții ale managementului. Ele stau la baza politicii motivaționale a organizației.
  2. Un angajat special desemnat este responsabil pentru monitorizarea executării comenzilor. Acesta, cu o frecventa data, transmite conducerii informatii despre starea disciplinei performante.
  3. Ambele sarcini conform documentelor și instrucțiunilor verbale ale șefului sunt puse sub control. Conform rezultatelor executiei fiecaruia dintre acestea, antreprenorul trebuie sa depuna un raport informativ.

Clauza 5.28 GOST R 7.0.97-2016 „Sistem de standarde pentru informare, biblioteconomie și publicare. Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe pentru acte” (aprobat prin ordinul lui Rosstandart din 08 decembrie 2016 nr. 2004-st).

În acest articol: Cine are nevoie de un indicator al disciplinei performanței și de ce. Ce să evaluezi cu el. Cum să implementați evaluarea performanței: două abordări alternative.

Practic, în fiecare dintre proiectele noastre privind introducerea unui sistem de remunerare bazat pe indicatori de performanță, unul dintre cei mai cheie indicatori este „disciplina executivă”.

Într-adevăr, există multe posturi al căror scop este doar implementarea strictă a operațiunilor reglementate la timp. Dar la o examinare mai atentă, se dovedește că controlul disciplinei performanței nu este mai puțin important pentru șefii diviziilor structurale și pentru poziții creative precum, de exemplu, managerii de vânzări și marketerii. Aproape orice specialist, pe lângă scopurile imediate ale funcției sale, este obligat să efectueze diverse operații de rutină. Pentru personalul de vânzări, aceasta este, de exemplu, transmiterea la timp a documentelor primare către departamentul de contabilitate, completarea exactă a datelor despre contrapărți în programul de contabilitate și așa mai departe. Pentru manageri - furnizarea de planuri și rapoarte. Pentru marketing - executarea sarcinilor proiectului la timp. Si asa mai departe.

Conducerea trebuie să controleze timpul și calitatea operațiunilor. Este evident. Dar și angajați sănătoși, orientați spre rezultate, care apreciază claritatea reguli uniforme jocurile susțin și implementarea unui astfel de indicator. În primul rând, ei înțeleg că performanța lor depinde într-o anumită măsură de performanța altor verigi din lanțul proceselor de afaceri. Așadar, contabilul nu va putea întocmi situații dacă nu primește documentele primare la timp. Și managerul de vânzări nu va putea finaliza vânzarea dacă aprovizionarea nu introduce în timp util datele despre articole noi din stoc sau dacă depozitul nu primește mărfurile. În al doilea rând, astfel de angajați înțeleg că ei sunt aceeași verigă în procesele de afaceri ale companiei și munca altor departamente, iar rezultatul companiei în ansamblu depind de ei. În al treilea rând, ei preferă ca toate cerințele pentru ele să fie clar fixate și să nu apară brusc în perioadele de urgență, provocând dispute și reclamații din partea conducerii.

Efectuarea disciplinei: Ce să evaluezi?

Indicatorul disciplinei de performanță include o evaluare a calității și calendarului executării sarcinilor și instrucțiunilor. În acest caz, putem vorbi despre evaluarea la trei niveluri:

  1. Executarea sarcinilor de proiect și a instrucțiunilor conducerii. Acestea sunt sarcini destul de mari, pentru care sunt stabilite un termen limită și cerințe pentru rezultate.

Exemple din practica:

  • Unul dintre managerii departamentului de vânzări a fost instruit să „curățeze” directorul contrapărților din 1C în termen de o lună, transferând cumpărătorii inactivi în arhivă.
  • Administratorul de sistem a fost desemnat să dezvolte un proiect de implementare a interfonului bazat pe telefonie IP.
  1. Executarea operațiunilor programate, ai căror termeni sunt definiți ca o dată specifică.

Exemple din practica:

  • Șefii diviziilor structurale trebuie să prezinte un plan de costuri pentru luna următoare până în data de 25 a fiecărei luni.
  • Departamentul de Achiziții monitorizează prețurile furnizorilor de două ori pe an înainte de o anumită dată.
  1. Executarea sarcinilor de „proces”, a căror perioadă este definită ca o perioadă din momentul unui anumit eveniment declanșator. Acestea sunt sarcini care fac parte dintr-un proces de afaceri și sunt „lansate” după executarea unei operațiuni anterioare.

Exemplu din practica:

  • Departamentul de contabilitate execută plata cel târziu în ziua următoare de la primirea facturii de plată.
  • Depozitul înregistrează bonul în programul de contabilitate în cel mult 3 ore de la descărcarea utilajului.

Cu fiecare nivel cresc cerințele pentru administrarea sistemului de evaluare a disciplinei performanței. Daca te limitezi la primul nivel, poti tine evidenta manual, evaluarea se poate face direct prin decizia conducerii. La al treilea nivel, volumul tranzacțiilor înregistrate va face imposibilă contabilitatea manuală cu drepturi depline. Va trebui să alegem între evaluarea subiectivă și introducerea unui sistem de automatizare.

Evaluare subiectivă sau control total

Dacă vă concentrați doar pe control „la scară mare”, este suficient să țineți evidențe, să zicem, în Excel, de către forțele, de exemplu, ale unui manager de birou. Este exact ceea ce a făcut unul dintre clienții noștri. În cursul planificării anuale, s-au format sarcini și instrucțiuni de proiect pentru șefii de departamente și specialiști individuali. Acestea au fost înregistrate într-o foaie de calcul Excel cu rubrica „Plan anual” indicând termenele planificate. Un angajat dedicat a monitorizat respectarea acestor termene limită. Pe baza rezultatelor anumitor perioade de raportare, conducerea a evaluat activitatea celor responsabili.

Cu toate acestea, în primul rând, sarcinile aveau de fapt ponderi și semnificații diferite, ceea ce a făcut dificilă introducerea sistem simplu recompense. În al doilea rând, managementul a simțit o nevoie tot mai mare de a lua în considerare sarcini mai mici, dar nu mai puțin semnificative.

Controlul total presupune stabilirea termenelor planificate și efective pentru executarea sarcinilor pentru toate cele trei niveluri menționate mai sus. Acesta este singurul mod de a obține o imagine completă a disciplinei de performanță a unui angajat. Păstrarea manuală a unor astfel de înregistrări nu este realistă. Este necesară implementarea unui sistem de automatizare. Un astfel de sistem ar trebui să creeze automat sarcini de rutină și „procesează” pentru angajat, să stabilească termenele limită efective, să includă un mecanism de evaluare a calității performanței și, desigur, să genereze rapoarte adecvate.

Costul implementării unei astfel de soluții software pentru întreprinderile mici și mijlocii este foarte mare. Pe exemplul programului 1C-Document Management, cu care am avut de-a face, vorbim de câteva sute de mii (ținând cont de adaptarea și rafinamentul programului la nevoile clientului). În plus, conducerea care a decis să implementeze un astfel de program va trebui să se împace cu necesitatea introducerii unei noi unități de personal - administratorul de sistem.

O alternativă la implementarea unui program de urmărire a sarcinilor și a sarcinilor este abandonarea control totalîn favoarea remedierii numai defecţiunilor. În acest caz, evaluarea se va baza pe numărul de încălcări ale termenelor limită și cazurile de slabă îndeplinire a sarcinilor. Informațiile despre operațiunile de proces mici vor trebui sacrificate. Evaluarea în unele cazuri va fi subiectivă. Volumul de lucru privind administrarea sistemului va fi destul de mare: va trebui să înregistrați manual sarcinile și faptele privind încălcările termenului limită, să consolidați datele în rapoarte unice pentru un angajat și așa mai departe.

Vom vorbi despre experiența noastră în dezvoltarea unui sistem de evaluare a disciplinei performanței, în ce valori să măsoare acest KPI, cum să legăm indicatorul de un bonus monetar, vom spune în articolele următoare.

30 martie 2016 ora 11:28

Dacă îi întrebăm pe reprezentanții afacerilor care iau decizia de a achiziționa un EDMS ce așteaptă ei de la sistem, atunci cu siguranță vom auzi că ajutorul în organizarea proceselor de afaceri ale companiei este foarte important pentru ei. Piața EDMS oferă multe soluții și, pe lângă eficientizarea interacțiunii în cadrul companiei, sistemul va ajuta și în activitatea biroului, a departamentului de contracte și a departamentului de vânzări.

Dar cât de eficient este rezolvată problema inițială a lipsei de control asupra proceselor?

De regulă, se construiesc procesele de coordonare a documentelor și de executare a ordinelor. Pentru control sunt utilizate diverse rapoarte, cum ar fi procentul comenzilor restante pentru data respectivă. Astfel de statistici pot fi utile, dar nu arată întotdeauna dinamica, ceea ce este important pentru a înțelege dacă situația se îmbunătățește sau se înrăutățește. Nu este întotdeauna posibil să se efectueze o analiză aprofundată, de la indicatori generali la persoane specifice și sarcinile acestora.

De aceea un factor important utilizarea cu succes a sistemului poate fi un instrument cu ajutorul căruia puteți face toate procesele din companie mai transparente și puteți oferi cele mai complete informații managerului pentru luarea deciziilor.

Vom încerca să ne imaginăm cum ar putea arăta un astfel de instrument de analiză interactivă a eficienței angajaților din sistem.

Poza de rezumat

Ne vom concentra pe monitorizarea execuției proceselor și ne vom evidenția câțiva indicatori universali:

● Disciplina performanței este una dintre cele mai simple, dar în același timp utile. Arată cât de prompt îndeplinește angajatul sarcinile care i-au fost atribuite.

● Volumul de muncă al angajaților este util atunci când se caută „gâtele de sticlă”, adică angajații care sunt legați de prea multe procese. În același timp, este important să înțelegem dacă angajatul reușește să finalizeze totul la timp.

● Promptitudinea executării diferitelor procese (comenzi, aprobarea documentelor) poate oferi informații despre prezența unor probleme sistemice cu executarea acestora. De exemplu, unele procese pot să nu fie optime sau angajații pot considera că o parte din muncă are prioritate scăzută.

● Dinamica generală a numărului de sarcini va fi, de asemenea, utilă. În etapa de implementare, vă permite să evaluați cât de intens folosesc angajații sistemul și să determinați tendințele în finalizarea sarcinilor la timp. Poate servi ca un bun indicator atunci când se introduc diverse măsuri organizaționale.

Dacă combinăm acești indicatori într-o singură imagine de rezumat, vom obține un exemplu de pagină de pornire a unui instrument de analiză a muncii angajaților din sistem.

Indicatorii sunt afișați folosind diagrame grafice:

● „Efectuarea disciplinei” cu o valoare de la 0 la 100%. Vedem imediat imaginea de ansamblu a companiei în ansamblu.

● „Procese restante” ca diagramă circulară cu diferite procese ca părți. Identificăm rapid tipurile de procese „cu probleme”.

● „Angajați foarte folosiți” ca două bare fiecare: verde este numărul de sarcini care nu au ratat termenul limită, roșu este numărul de sarcini restante. Identificăm rapid angajații care sunt „gâturile de sticlă”: numărul de sarcini este mare, combinat cu mult „roșu”.

● „Dinamica muncii cu sarcini” va fi afișată sub forma unui grafic cu două linii: numărul total de sarcini active pentru fiecare dată și numărul de sarcini cu încălcarea termenului limită (roșu). Vedem imediat dinamica generală de-a lungul liniei roșii: situația este stabilă, se îmbunătățește sau se înrăutățește.

În această vedere, puteți evalua starea generală a muncii angajaților din sistem, dar ce se întâmplă dacă dorim să examinăm fiecare indicator în detaliu?

O soluție convenabilă ar fi adăugarea de interactivitate: atunci când alegem o valoare de indicator pe pagina de start, putem merge la o pagină cu date extinse pe ea. De exemplu, selectând un anumit angajat cu o sarcină mare, accesați o pagină care va arăta din ce a fost făcută o astfel de încărcare.

Să luăm în considerare fiecare astfel de pagină separat.

Analiza disciplinei performante

Disciplina performanței reflectă câte procente din sarcini sunt finalizate la timp.

● Sau sistemul nu este folosit deloc.

● Fie angajații sunt ineficienți.

● Fie termenele limită pentru sarcini sunt evident nerealiste.

Dacă disciplina de performanță din ultima lună nu a depășit 50%, atunci fără îndoială poate fi evaluată ca fiind proastă. Dar cum să înțelegem din ce provine această valoare, dacă există tendințe pozitive sau negative? Prin urmare, pentru executarea disciplinei, este nevoie de detalierea acesteia.

Din imaginea de rezumat, selectând indicatorul „Disciplina de performanță”, accesați pagina cu analiza sa detaliată.

Aici vedem procentul indicatorului în contextul angajaților. Dintre acei angajați care au valoarea minimă a disciplinei performanței, cel mai bine este să începeți să elaborați măsuri organizaționale pentru a crește disciplina performanței.

Pentru angajatul selectat, puteți vedea:

● Ce sarcini specifice nu a îndeplinit angajatul la timp și cu cât le-a întârziat, determinați motivele întârzierii acestora.

● Evaluați dinamica indicatorului.

Dacă indicatorul performanței disciplinei este constant ridicat, atunci totul este în regulă.

Dacă au fost luate anterior măsuri organizaționale pentru a îmbunătăți disciplina performanței, atunci valoarea indicatorului ar trebui să crească

O scădere a valorii indicatorului indică faptul că măsurile luate au fost ineficiente

● Simpla uitare. Dacă un angajat lucrează în sistem, nu este adesea ușor să uiți să verifici sarcinile primite.

● Înțelegerea greșită de ce să faceți sarcini. Munca poate fi deja făcută, de fapt, ce diferență face atunci când sarcina este finalizată.

● Necunoașterea faptului că executarea sarcinilor este un lanț de lucru și eșecul prematur de a finaliza sarcina poate perturba sincronizarea întregului proces.

În astfel de cazuri, trebuie să transmiteți interpreților informații despre cum și de ce trebuie să lucrați în sistem.

Analiza sarcinii angajaților

În imaginea de rezumat, vedem cei mai ocupați angajați, numărul de sarcini pe care le-au primit și procentul de restante. Cota verde afișează numărul de sarcini fără a încălca termenul limită, cea roșie - numărul de restante.

Pentru a înțelege ce sarcini specifice nu a finalizat la timp, mergem la pagina cu detaliile sarcinilor sale pe procese.

Aici vedem:

● Sarcini pentru care tipuri de procese se adaugă la volumul de muncă al unui angajat.

● Ce fel de sarcini nu are timp să le îndeplinească angajatul la timp.

● Care este dinamica numărului de misiuni pe care le primește și procentul de restante dintre acestea. Dacă s-au luat măsuri pentru a reduce povara angajatului, atunci numărul total și numărul de plăți restante ar trebui reduse, în caz contrar măsurile au fost ineficiente.

În practică, deseori „gâturile de sticlă” în EDMS sunt managerii care coordonează și semnează în timpul aprobării documentelor, precum și funcționarii. Printre manageri, motivul fluxului mare de sarcini primite poate fi micromanagementul - închiderea tuturor proceselor companiei pe sine.

Dar este posibilă o situație în care sarcina asupra angajatului crește treptat și duce la suprasolicitarea acestuia. Apoi, pur și simplu fizic nu poate face față sarcinii sale de muncă.

Aici sunt posibile două tipuri de măsuri:

● Operațional: dați pe cineva care să-l ajute, transferați o parte din muncă altor interpreți.

● Strategic: revizuirea si optimizarea proceselor companiei.

Analiza procesului

Pe pagina de start cu date rezumative, vedem tipurile de procese printre care cel mai adesea există încălcări ale termenului limită.

Pentru a vedea ce sarcini specifice din cadrul acestor procese au cauzat această situație, deschideți pagina cu informații extinse.

Pe pagina vedem:

● Ce sarcini specifice din cadrul procesului selectat au fost întârziate și cine era responsabil.

● Care sunt dinamica: se schimbă situația, în ce direcție.

Situația normală pe termen lung este valorile minime stabile ale volumelor de procese cu încălcarea termenului limită.

Analiza programului cu dinamica sarcinilor vă permite să vedeți situații problematice:

Numărul de procese inițiate în sistem scade.

Acesta poate fi un semnal că angajații nu mai folosesc sistemul.

Angajații nu îndeplinesc sarcinile la timp.

Acest lucru este afișat pe grafic pe măsură ce linia roșie a proceselor restante se apropie de linia numărului total de procese.

Aceasta ar putea însemna următoarele:

● Angajații nu fac față îndatoririlor lor.

● Termenele limită de atribuire sunt prea optimiste.

● Angajații nu mai folosesc sistemul și sarcinile rămân neîndeplinite.

După ce ați înțeles ce probleme există, le puteți găsi cauzele, deoarece procesele nu sunt întotdeauna optime:

● În cadrul unui proces, poate exista un subproces ascuns cu mai mulți pași. De exemplu, atunci când aprobatorul trebuie să convină în mod independent asupra documentului cu altcineva și pentru toată ziua 1.

● Negocierea paralelă simultană poate fi utilizată în loc de negocierea în serie, dar un negociator încă așteaptă ca celălalt să decidă. De exemplu, Inginer sef poate aștepta până când documentul este revizuit de un avocat, încălcând termenele limită pentru atribuirea acestuia.

● Funcțiile pot fi atribuite persoanei greșite. De exemplu, o scrisoare de intenție conform unui contract este pregătită de un funcționar. Este nevoit să meargă la un angajat al departamentului de contract și să afle ce trebuie scris. Într-o astfel de situație, ar fi mai bine ca angajatul departamentului de contract să pregătească documentele de însoțire.

În loc de concluzie

Am analizat un exemplu despre ce poate fi un instrument de analiză interactivă a eficienței angajaților în sistem. Efectuarea disciplinei ne va ajuta să înțelegem „temperatura” generală în ceea ce privește oportunitatea sarcinilor, lista cu cei mai ocupați angajați va simplifica sarcina de a găsi „gâte de sticlă”, iar afișarea proceselor cu încălcarea termenului limită va permite optimizarea acestor procese. .

Sistemele electronice de gestionare a documentelor stochează o cantitate imensă de informații, dar, de regulă, cea mai mare parte este ascunsă. Vizualizarea datelor ascunse deschide noi posibilități și permite sistemului să atingă un nivel calitativ nou de control al procesului.

Este posibil să se dezvolte practici de analiză în alte domenii: vânzări, management de proiect, muncă de birou. La urma urmei, indiferent de zona pe care o alegem, există întotdeauna indicatori care reflectă starea reală a lucrurilor în ea. Și cum să-l prezinte utilizatorului este deja sarcina EDMS și a instrumentelor de vizualizare pe care le oferă.

Cum este implementat acest instrument în DirectumRX poate fi

AGENȚIA FEDERALĂ PENTRU CULTURĂ ȘI CINEMATOGRAFIE

Cu privire la întărirea controlului asupra stării de performanță a disciplinei
în aparatul Agenţiei Federale pentru Cultură şi Cinematografie


Analiza stării disciplinei executate în biroul Agenției Federale pentru Cultură și Cinematografie a arătat că o serie de instrucțiuni cuprinse în rezoluțiile și ordinele Guvernului Federației Ruse și procesele-verbale ale ședințelor guvernamentale, instrucțiunile președintelui Federația Rusă, Președintele Guvernului Federației Ruse, Președintele adjunct al Guvernului Federației Ruse și alte organisme puterea statului, precum și instrucțiuni de la conducerea Ministerului Culturii și comunicatii de masa Federația Rusă a fost executată cu încălcarea termenelor stabilite.

Pentru a consolida controlul asupra executării la timp și de înaltă calitate a instrucțiunilor, pregătirea răspunsurilor la cererile și apelurile din partea membrilor Consiliului Federației, a deputaților Dumei de Stat, a șefilor autorităților de stat ale entităților constitutive ale Federației Ruse.

Eu comand:

1. Șefii subdiviziunilor structurale pentru întărirea controlului asupra executării la timp și de înaltă calitate a instrucțiunilor, desemnează dintre adjuncții lor responsabili de starea disciplinei de performanță în subdiviziune.

2. Avertizați șefii de departamente cu privire la responsabilitatea personală pentru respectarea termenelor de executare a instrucțiunilor.

Stabiliți că în cazul imposibilității executării comenzii în potriveste ora din motive obiective, șeful unității înaintează în prealabil conducerii Agenției propuneri de prelungire a termenului cu un proiect de răspuns către organul care a emis această instrucțiune, indicând motivele prelungirii și data prevăzută pentru executarea acesteia.

3. Administrația Afacerilor (A.D. Krasnov) să ia măsuri organizatorice pentru a consolida controlul asupra executării instrucțiunilor în aparatul Agenției Federale pentru Cultură și Cinematografie.

În aceste scopuri:

a) asigură livrarea zilnică regulată a corespondenței oficiale din partea Ministerului Culturii al Rusiei;

b) procesează în mod prioritar documentele guvernamentale și le raportează conducerii Agenției în ziua în care sunt primite;

c) să trimită săptămânal informații șefilor de divizii structurale despre instrucțiunile aflate sub control cu ​​termene care expiră;

d) solicită conducătorilor subdiviziunilor structurale note explicative cu privire la motivele neîndeplinirii unei anumite sarcini, cu indicarea salariatului responsabil cu executarea acesteia, pentru raportarea ulterioară către conducerea Agenției;

e) să prezinte lunar conducerii informații analitice privind starea disciplinei executive în biroul Agenției.

4. Înainte de aprobarea Regulamentului Agenției Federale pentru Cultură și Cinematografie, atunci când se organizează lucrări cu documente oficiale, să fie ghidat de Regulamentul model pentru interacțiunea autorităților executive federale, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 19 ianuarie 2005 N 30.

Departamentul de Afaceri va furniza subdiviziunilor copii ale regulamentelor-model menționate.

5. Departamentul contractual și juridic (I.F. Ilyina), Departamentul de afaceri (A.D. Krasnov) cu participarea altor divizii ale agenției pentru a asigura punerea în aplicare a paragrafului 2 din Decretul Guvernului Federației Ruse din 19 ianuarie, 2005 N 30 „Cu privire la regulamentele standard pentru interacțiunea puterii executive a organismelor federale” .

6. Centrul principal de informare și calcul (O.P. Neretin) să completeze dotarea locurilor de muncă ale persoanelor responsabile cu munca de birou din compartimente cu programele corespunzătoare și să organizeze, dacă este cazul, pregătirea acestora.

7. Şefi adjuncţi A.A. Golutva, V.S. unitate structuralăși angajații individuali, ținând cont de disciplina executivă.

8. Să impună controlul asupra executării acestui ordin asupra șefului adjunct V.S. Malyshev

Supraveghetor
M.E. Shvydkoi