Disciplina performanței este unul dintre cei mai importanți indicatori care asigură eficiența unei întreprinderi. Ea poate fi una dintre indicatori cheie eficienţă. În acest caz, în creștere disciplina de performanta Nu numai managerii, ci și angajații întreprinderii înșiși vor fi interesați direct.

Din articol vei afla:

Ce este disciplina de performanță

Acest termen este asociat exclusiv cu relația de muncă dintre angajat și angajator. Disciplina performanței este cât de bine un angajat este clar și în timp util execută documente, execută ordine, instrucțiuni, instrucțiuni scrise și orale acceptate de acei manageri în subordinea cărora se află. Ierarhia de subordonare a unui salariat se stabilește prin fișa postului sau condițiile acestuia contract de muncă.

Disciplina de performanță sau disciplina de performanță

În practică, se pune adesea întrebarea: disciplina executivă sau de performanță, cum să scrieți corect, ce formulare să folosiți. În acest caz, ar trebui să consultați un dicționar explicativ al limbii ruse. Conține termenul "performant" clasificate in domeniul creativ – performanta opere de artă. Acest termen este folosit atunci când se vorbește despre stil interpretativ, cultură, compoziție, îndemânare.

În același timp, "executiv" are de-a face cu:

persoanei sau organului care execută hotărârile, implementând în practică functii de management: ramură executivă, secretar executiv;
unei persoane care își face treaba bine responsabilități, spun ei: lucrător executiv, angajat, asistent de laborator.

„Performing” este un adjectiv care este folosit de obicei cu substantivele neînsuflețite. Prin urmare, răspunsul la întrebarea „disciplină performanță sau executivă” este clar - desigur, disciplină performantă. Și acest lucru este de înțeles dacă luăm în considerare atitudinea față de muncă, împlinire responsabilitatile locului de munca. În acest sens, disciplina internă a angajatului se manifestă și ca o atitudine creativă și este o necesitate internă inconștientă, o caracteristică personală. Dar, în același timp, această nevoie poate fi dezvoltată și gestionată.

În același timp, disciplina performanței într-o organizație poate caracteriza atât angajații individuali, cât și grupurile și echipele întregi de lucru.

Impactul pe care îl are disciplina executivă într-o organizație asupra eficienței întregii întreprinderi

Orice întreprindere, indiferent de domeniul său de activitate, forma de proprietate și dimensiunea personalului, este formată din divizii, fiecare dintre acestea îndeplinește o funcție specifică. Diviziile, la rândul lor, sunt formate din angajați a căror funcționalitate este determinată de fișele postului sau contract de muncă. Despre cât de conștiincioși sunt angajații executa documentele, îndeplinesc lor responsabilitatile locului de munca, munca întregului departament depinde și, în consecință, munca eficientaîntreprinderile în ansamblu. Disciplina performanței într-o organizație determină cât de eficient și de timp își îndeplinesc sarcinile fiecare angajat și echipele individuale de lucru. responsabilități, precum și ordinele de management operațional.

Este disciplina de execuție care asigură finalizarea la timp și de înaltă calitate a sarcinilor elementare, care, la rândul lor, formează programe și proiecte mai mari. Neîndeplinirea uneia dintre sarcini poate trece neobservată în perioada curentă, dar ulterior poate duce la pierderi financiare semnificative și la perturbarea întregului proiect.

Disciplina de performanță scăzută se poate manifesta sub forma sancțiunilor financiare pentru nerespectarea obligațiilor contractuale, precum și sub forma unor pierderi datorate oportunităților financiare ratate. Prin urmare, întreprinderea trebuie să exercite managementul și controlul disciplinei executive, care va asigura implementarea tuturor planurilor planificate, sarcinilor tactice și strategice stabilite de conducerea întreprinderii.

Cum se organizează controlul și managementul disciplinei performanței

Cum este gestionată disciplina performanței

Disciplina performanței este un criteriu care este complet gestionabil și poate fi îmbunătățit. În acest scop, de exemplu, puteți:

Deja în etapa de selecție a candidaților, luați în considerare experiența de muncă, eficacitatea personalăȘi calitati personale solicitanții, să stabilească cât de responsabil își iau munca;

Stabiliți cerințe uniforme și o procedură disciplinară uniformă în organizație care să se aplice tuturor angajaților. Încălcarea acestuia trebuie pedepsită.

Utilizați o abordare diferențiată pentru a evalua disciplina performanței în cazurile în care proiectele sunt realizate în conformitate cu cerințele standard de calitate și când aceste cerințe sunt stabilite de client;

Creșterea nivelului de competențe și calificări profesionale ale angajaților, deoarece disciplina performanței este direct dependentă de acești indicatori;

Implementați în organizație sistem eficient stimulente pentru angajati, motivant să crească disciplina performanţei individuale şi colective.

Cum se organizează controlul disciplinei performanței

Deşi disciplina performanţei caracterizează într-o măsură mai mare determinareși atitudinea angajatului față de îndeplinirea sarcinii care i-a fost atribuită, aceasta poate fi evaluată folosind criterii precum:

calitatea muncii prestate;
executarea promptă a comenzilor;
oportunitatea;
eficacitate.

O evaluare cantitativă a acestui indicator poate fi obținută prin aplicarea coeficientului de disciplină de performanță. În forma sa cea mai simplă, se calculează ca raportul dintre numărul de sarcini îndeplinite de un angajat și numărul de sarcini care i-au fost atribuite în perioada de facturare. În același timp, este foarte important ca sarcinile atribuite să fie clar înțelese de către angajat și corect luate în considerare de către angajator.

Când setați o sarcină, cel mai convenabil este ca interpretul să folosească așa-numitul format SMART.

Când se aplică, fiecare sarcină dată unui lucrător va fi, cel puțin:

să aibă un nume corect începând cu un verb perfectiv (pregătiți, dezvoltați, compuneți etc.);
specific și pe cât posibil de înțeles;
cuantificabil;
realizabil;
au un specific perioada de executie.

Controlul disciplinei performanței trebuie să fie sistematic. Este foarte posibil să-l organizezi prin stabilirea unor cerințe, dintre care unele sunt obligatorii, iar altele sunt doar de dorit. Lista acestor cerințe este prezentată în tabel.

Cerințe obligatorii	Cerințe de dorit
Sarcinile angajaților ar trebui să fie documentate folosind foi de calcul	Toate sarcinile primite de un angajat în funcție de subordonare trebuie convenite cu supervizorul imediat
Fiecare sarcină trebuie să fie setată într-un format SMART	Angajatul trebuie să fie anunțat cu promptitudine că a fost atribuită o nouă sarcină.
Utilizarea unui sistem de mementouri despre termenele limită ale sarcinilor și notificări despre transferul acestora	Avem nevoie de o formă convenabilă de vizualizare a sarcinilor cu care se confruntă angajatul, ținând cont de termenul limită, importanța etc.
Aplicarea unui sistem de verificare a îndeplinirii sarcinilor atribuite și acceptarea acestora de către manageri	Implementarea muncii interactive cu sarcini, capacitatea de a face cereri Informații suplimentare, notificări despre reprogramare etc.
Dezvoltarea unui algoritm care vă permite să determinați gradul de îndeplinire a fiecărei sarcini stabilite de un angajat

Dacă aceste cerințe sunt îndeplinite, disciplina muncii și a performanței vor fi verificate în orice etapă a fiecărei sarcini. Conducerea întreprinderii va avea posibilitatea de a lua în timp util decizii de management care vor elimina complet erorile cauzate de nerespectarea disciplinei muncii și performanței.

În plus, un astfel de control al disciplinei performanței cu obținerea de indicatori ai gradului de îndeplinire a sarcinilor, oportunitatea și calitatea acesteia poate fi stabilit ca unul dintre Indicatori KPI. În acest fel, angajatorul va putea obține o evaluare obiectivă a muncii fiecărui angajat, a muncii sale și a disciplinei de performanță. În funcție de această evaluare, se poate stabili o cotă variabilă a remunerației, adică bonusurile și indemnizațiile pot fi legate de această valoare.

Principalul motiv pentru disciplina de performanță scăzută într-o organizație

Pentru a îmbunătăți disciplina muncii și a performanței, conducerea poate lua orice măsuri și decizii de management. Deci, de exemplu, o întreprindere poate chiar publica un special document administrativ.

Dar, în același timp, emiterea unui astfel de ordin în sine nu garantează o creștere a disciplinei executive și o schimbare a atitudinii lucrătorilor față de îndeplinirea atribuțiilor lor. responsabilități de muncă.

Unul dintre principalele motive pentru scăderea responsabilității angajaților este disciplina de performanță scăzută a managerilor de top. Managerii de la toate nivelurile trebuie să fie, de asemenea, conștienți de responsabilitatea lor și să dea un exemplu de atitudine conștiincioasă față de munca atribuită. Numai în acest caz managementul disciplinei performanței va fi cu adevărat eficient și va da rezultatul dorit.

Februarie este momentul pentru a rezuma finalizarea sarcinilor pentru anul trecut. Problemele de monitorizare a executării sarcinilor și disciplina performanței vin în prim-plan. De ce este necesar controlul și cum să-l desfășurăm pe tot parcursul anului, vom explica în articol.

DE CE SE ANALIZA DISCIPLINA EXECUTIVĂ ÎN FEBRUARIE

Va fi posibilă analizarea execuției sarcinilor în organizație în ultimul an nu mai devreme de februarie. Certificatul anual de disciplina de performanta in organizatie se intocmeste in primele zile ale lunii februarie din două motive :

Majoritatea sarcinilor de documente au un termen limită tipic de 30 de zile calendaristice. Dacă sarcina este dată pe 30 decembrie, atunci trebuie finalizată înainte de 30 ianuarie inclusiv. În 2018, ultima zi lucrătoare a fost 29 decembrie (29 ianuarie 2019 este termenul limită tipic pentru finalizarea sarcinilor pe documente). În 2019, 30 și 31 decembrie vor fi deja zile lucrătoare, prin urmare, termenele de finalizare a sarcinilor se vor muta în ultimele zile ale lunii ianuarie.
Este imposibil să nu ținem cont de factorul uman și de obiceiul foarte comun de a amâna lucrurile până în ultimul moment. Este puțin probabil ca printre interpreți să nu fie cineva care să le trimită rapoartele pe 29 ianuarie, deși a avut la dispoziție o lună întreagă pentru a face acest lucru.

Astfel, dacă termenul limită pentru o sarcină este 29 ianuarie, atunci trebuie să așteptăm până în acea zi. Dacă nici măcar pe 30 ianuarie nu există un raport de finalizare, abia atunci sarcina poate fi considerată ca neîndeplinită.

CE ESTE CONTROLUL EXECUTĂRII SARCINILOR ȘI DISCIPLINA EXECUTIVĂ

În fiecare zi, un lider stabilește sarcini subordonaților săi. Desigur, ele trebuie îndeplinite. Dar nu merge întotdeauna așa. Prin urmare, există monitorizarea executării sarcinilor.

Extracţie
din GOST R 7.0.8-2013 „Sistem de standarde pentru informare, bibliotecă și publicare. Păstrarea și arhivarea înregistrărilor. Termeni și definiții"

88. control asupra executării documentelor: Ansamblu de acțiuni care asigură executarea la timp a documentelor.

Angajatul responsabil cu monitorizarea executării documentelor este întotdeauna la curent cu starea disciplina de performanta într-o organizație - raportul dintre numărul de sarcini atribuite și numărul de sarcini finalizate. În mod ideal, echilibrul ar trebui să fie 1:1.

Controlul asupra executării ordinelor nu există de dragul său. Acesta este un instrument de management și fundamentul sistemului de motivare în organizație. Pe baza cunoștințelor despre cine a lucrat și cum în perioada de raportare, bonusurile și bonusurile pentru această perioadă sunt distribuite. Așa că, de exemplu, în februarie întocmim un raport privind disciplina de performanță pentru anul trecut pentru a distribui bonusuri anuale. Dacă nu există un sistem de motivare „plus”, atunci controlul disciplinei performanței servește unui scop mai puțin plăcut - de a distribui pedepse pentru neîndeplinirea sarcinilor ( acțiune disciplinară, primele nu sunt plătite integral). Dacă nu sunt prevăzute pedepse, atunci controlul își pierde sensul. De exemplu, directorul este conștient că din 10 instrucțiuni ale sale au fost îndeplinite doar jumătate, dar dacă nu se iau măsuri?

CINE CONTROLEAZĂ

Persoana responsabilă cu monitorizarea executării documentelor este de obicei desemnată dintre angajații serviciului de management al biroului. De exemplu, șeful unui serviciu sau unul dintre angajații acestuia, în organizațiile mici - un asistent manager.

Responsabilul este numit prin ordin pentru activitatea principală (Exemplul 1), iar în Descrierea postului se fac adaosuri adecvate (Exemplul 2).

CE ESTE CONTROLAT

Dacă o organizație folosește un sistem managementul documentelor electronice (SED), apoi toate sarcinile atribuite în acesta cad automat sub control. Certificatele zilnice și anuale sunt, de asemenea, generate automat (detaliate). Persoana responsabilă cu controlul rămâne să genereze un raport și să-l „descarce” din program.

În lipsa EDS exista optiuni:

organizația poate pune toate sarcinile sub control. Pe de o parte, acest lucru simplifică procesul: nu trebuie să luați o decizie cu privire la fiecare sarcină dacă să controlați sau nu execuția acesteia. Pe de altă parte, cantitatea de muncă crește semnificativ. Ceea ce face automat EDMS, responsabilul este obligat să facă manual;
Organizația determină sarcinile care sunt puse sub control. Se întocmește o listă de respondenți, execuția scrisorilor din care se monitorizează; subiecte de corespondență internă și externă; tipuri de documente. Lista este fixată în instrucțiunile pentru munca de birou (Exemplul 3). Fiți atenți la clauza 5.8.27 din Exemplul 3: dă organizației dreptul de a pune orice comandă sub control dacă directorul consideră că este necesar.

TIPURI DE SARCINI A CĂROR EXECUTARE ESTE CONTROLATĂ

Scris

Majoritatea unor astfel de comenzi. Acestea sunt împărțite în tipuri în funcție de tipul de document:

sarcini pentru scrisorile primite;
sarcini pentru corespondența internă (memo-uri oficiale, memorii);
misiuni conform comenzilor pentru activitățile de bază;
sarcini bazate pe procesele-verbale ale întâlnirilor;
sarcini de coordonare a proiectelor de documente.

Sarcini de e-mail primite și corespondența internă sunt prevăzute în rezoluție. Acestea sunt detalii ale actului, care trebuie să conțină numele de familie, parafa executorului(lor), instrucțiuni pentru înscris, dacă este cazul, termenul de executare, semnătura celui care a emis rezoluția, data rezoluției.

Managerii nu pot indica conținutul sarcinii, termenul limită sau chiar numele executantului (în funcție de situație). Secretarul care stabilește sarcina pentru execuție trebuie să înțeleagă că:

în cazul în care directorul nu a indicat un termen limită, atunci se folosește termenul standard stabilit în instrucțiunile de conducere a biroului;
dacă directorul nu a indicat conținutul sarcinii, atunci litera (nota) este standard, iar executorul însuși trebuie să înțeleagă ce trebuie să facă;
dacă directorul nu a indicat executorul, atunci scrisoarea (nota) este standard, iar secretarul însuși trebuie să înțeleagă cui să trimită sarcina, iar executorul trebuie să înțeleagă că această problemă intră în sfera atribuțiilor sale.

Ultima opțiune este în afara normei, dar este comună.

În comenzi și protocoale ordinul, termenul și executorul sunt indicate în textul documentului (Exemplele 4, respectiv 5).

Sarcini pentru aprobarea proiectelor de documente diferă în ceea ce privește execuția. Nu necesită rezoluții sau pronunție în ordine sau protocoale. Componența persoanelor avizoare pentru fiecare tip de document este stabilită în instrucțiunile de muncă de birou, regulamentele privind munca contractuală etc. Dacă un funcționar primește un proiect de document marcat „Pentru aprobare”, atunci el, îndeplinind cerințele LNA, trebuie să îndeplinească această sarcină fără instrucțiuni suplimentare.

Oral

Mulți manageri, cu ajutorul unei secretare, își controlează instrucțiunile verbale. Acest lucru este mai dificil decât verificarea temelor scrise:

o instrucțiune orală trebuie „prinsă” și menționată corect în sarcină;
un ordin oral nu are termene standard de executare;
Executantul poate de asemenea să dea un raport cu privire la îndeplinirea unei comenzi orale oral, la o întâlnire personală cu directorul sau telefonic, dar nu va spune secretarului despre aceasta.

Pentru a se asigura că nu apar probleme la monitorizarea executării instrucțiunilor orale, secretarul poate:

convin cu directorul că, dacă o comandă orală este pusă sub control, atunci directorul îl anunță pe secretar, precizând atât executorul, cât și termenul;
propune directorului să transforme o instrucțiune orală într-una scrisă: creați o ordine asupra activității principale sau un scurt proces-verbal al ședinței. Apoi, instruirea orală va deveni o sarcină obișnuită a documentului, care este mult mai ușor de controlat;
dacă ordinul rămâne în continuare oral, secretarul reamintește executorului de necesitatea depunerii unui raport de execuție nu numai directorului, ci și controlorului - secretarului.

Secretarul anunță executantul despre atribuirea sarcinii fie prin EDMS, fie prin e-mail, adică, în orice caz, sarcina se precizează în scris și se consemnează data trimiterii acesteia către antreprenor.

TERMENE DE FINALIZARE A SARCINILOR

Termenele limită pentru finalizarea fiecărui tip de sarcină trebuie stabilite în instrucțiunile de management al biroului organizației. Sursa termenelor limită pot fi Instrucțiunile aproximative pentru munca de birou în organizațiile guvernamentale (clauzele 4.6, 6.6), precum și reglementările din industrie.

O atenție deosebită trebuie acordată termenelor limită apelurile cetăţenilor. Aici se aplică Legea federală din 2 mai 2006 nr. 59-FZ „Cu privire la procedura de examinare a contestațiilor cetățenilor”. Federația Rusă„(acum modificat la 27 decembrie 2018; denumită în continuare Legea federală nr. 59-FZ). Să cităm două dintre articolele sale:

Extracţie
din Lege federala Nr. 59-FZ

2. O contestație scrisă este supusă înregistrării obligatorii în termen de trei zile de la primire V agenție guvernamentală, organism guvernamental local sau funcționar.

Extracţie

din Legea federală nr. 59-FZ

Articolul 12. Termene pentru examinarea unei contestații scrise

1. O contestație scrisă primită de un organ de stat, de un organ administrativ local sau de un funcționar în conformitate cu competența acestora se examinează în termen de 30 de zile de la data înregistrării contestației scrise...

Legiuitorul a acordat organizațiilor trei zile în plus pentru a îndeplini cererile cetățenilor, față de scrisorile primite de la organizații care sunt înregistrate în ziua primirii. Dacă să folosească acest lucru, organizația se stabilește și înregistrează decizia în instrucțiunile de management al biroului (Exemplul 6).

ALGORITM DE CONTROL

Algoritmul de monitorizare a executării comenzilor este prezentat în Diagramă.

După cum am aflat, indiferent dacă o comandă orală sau scrisă este pusă sub control, procesul de control în sine se desfășoară neapărat „în scris”. Ne vom uita la ce anume trebuie să înregistreze secretarul în fiecare etapă din Tabel.

CERTIFICAT DESPRE DISCIPLINA EXECUTIVĂ

Rezultatul monitorizării constante a executării sarcinilor managerului sunt certificate de disciplină de performanță. Conform deciziei conducerii, certificatele pot avea o frecvență diferită: de la zilnic la anual. Principiul este simplu: dacă o organizație practică bonus lunar pe baza rezultatelor lucrării se întocmește lunar o adeverință; Dacă bonusurile sunt trimestriale, atunci certificatul este trimestrial. Puteți genera rapoarte mai frecvent pentru a identifica sarcinile nefinalizate în timp util. Raportul anual se întocmește în orice caz: fiecare manager dorește să știe câte dintre sarcinile care i-au fost încredințate în cursul anului au fost îndeplinite (Exemplul 7).

Forma certificatului este elaborată și la nivel organizatoric și este consemnată în instrucțiunile de management al biroului.

REZUMAT

Monitorizarea executării comenzilor și monitorizarea disciplinei performanței sunt funcții ale managementului. Ele formează baza politicii motivaționale a organizației.
Un angajat special desemnat monitorizează executarea comenzilor. De asemenea, oferă managementului informații despre starea disciplinei de performanță la o frecvență specificată.
Sunt monitorizate ambele sarcini bazate pe documente și instrucțiuni verbale de la manager. Pe baza rezultatelor fiecăreia dintre acestea, antreprenorul trebuie să depună un raport informativ.

Clauza 5.28 GOST R 7.0.97-2016 „Sistem de standarde pentru informare, bibliotecă și editare. Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe pentru întocmirea documentelor” (aprobată prin ordinul lui Rosstandart din 8 decembrie 2016 nr. 2004-st).

În acest articol: Cine are nevoie de un indicator al disciplinei performanței și de ce. Ce să evaluezi cu ajutorul lui. Cum se implementează evaluarea disciplinei performanței: două abordări alternative.

În aproape fiecare proiect al nostru de implementare a unui sistem de remunerare bazat pe indicatori de performanță, unul dintre cei mai cheie indicatori este „disciplina executivă”.

Într-adevăr, există multe posturi al căror scop este doar să efectueze strict operațiuni reglementate la timp. Dar la o examinare mai atentă, se dovedește că controlul disciplinei executive nu este mai puțin important pentru șefii diviziilor structurale și pentru poziții creative precum, de exemplu, managerii de vânzări și marketerii. Aproape orice specialist, pe lângă obiectivele imediate ale funcției sale, este obligat să efectueze diverse operațiuni de reglementare. Pentru personalul de vânzări, aceasta este, de exemplu, transmiterea în timp util a documentelor primare către departamentul de contabilitate, completarea exactă a datelor despre contrapărți în programul de contabilitate și așa mai departe. Pentru manageri - furnizarea de planuri și rapoarte. Pentru marketing - executarea sarcinilor proiectului la timp. Și așa mai departe.

Conducerea trebuie să controleze timpul și calitatea operațiunilor. Este evident. Dar și angajați sensibili, orientați spre rezultate, care apreciază înțelegerea reguli uniforme jocurile susțin și implementarea unui astfel de indicator. În primul rând, ei înțeleg că performanța lor depinde într-o oarecare măsură de performanța altor verigi din lanțul proceselor de afaceri. Deci contabilul nu va putea intocmi rapoarte daca nu primeste documentele primare la timp. Și managerul de vânzări nu va putea procesa vânzarea dacă aprovizionarea nu introduce în timp util date despre articolele de produse noi sau dacă depozitul nu procesează chitanța. În al doilea rând, astfel de angajați înțeleg că ei sunt aceeași verigă în procesele de afaceri ale companiei și munca altor departamente, iar rezultatele companiei în ansamblu depind de ei. În al treilea rând, ei preferă ca toate cerințele pentru ele să fie clar înregistrate și să nu apară brusc în perioadele de urgență, provocând dispute și reclamații din partea conducerii.

Disciplina de performanță: Ce să evaluezi?

Indicatorul de disciplină de performanță include o evaluare a calității și a calendarului de execuție a sarcinilor și a sarcinilor. În acest caz, putem vorbi despre evaluare la trei niveluri:

Executarea sarcinilor proiectului și a instrucțiunilor din partea conducerii. Acestea sunt sarcini destul de mari pentru care sunt stabilite termene limită și cerințe pentru rezultate.

Studii de caz:

Unul dintre managerii departamentului de vânzări a fost instruit să „curățeze” directorul contrapărților din 1C în termen de o lună, transferând clienții inactivi în arhivă.
Administratorul de sistem a fost însărcinat cu elaborarea unui proiect de introducere a comunicațiilor interne bazate pe telefonia IP.

Executarea operațiunilor de rutină, ale căror termene sunt determinate sub forma unei date specifice.

Studii de caz:

Șefii diviziilor structurale trebuie să depună un plan de costuri pentru luna următoare până la data de 25 a fiecărei luni.
Departamentul de achiziții monitorizează prețurile furnizorilor de două ori pe an până la o anumită dată.

Executarea sarcinilor de „proces”, termenul limită pentru care este definit ca o perioadă din momentul unui anumit eveniment declanșator. Acestea sunt sarcini care fac parte dintr-un proces de afaceri și sunt „lansate” după executarea unei operațiuni anterioare.

Studiu de caz:

Departamentul de contabilitate execută plata cel târziu în ziua următoare de la primirea facturii de plată.
Depozitul prelucrează chitanța în programul contabil în cel mult 3 ore din momentul punerii vehiculului la descărcare.

Cu fiecare nivel cresc cerințele pentru administrarea sistemului de evaluare a disciplinei performanței. Daca te limitezi la primul nivel, poti tine evidenta manual, iar evaluarea se poate face direct prin decizia conducerii. La al treilea nivel, volumul tranzacțiilor înregistrate va face imposibilă menținerea manuală a contabilității complete. Va trebui să alegeți între o evaluare subiectivă și implementarea unui sistem de automatizare.

Evaluare subiectivă sau control total

Dacă vă concentrați exclusiv pe controlul „la scară mare”, este suficient să păstrați înregistrări, să zicem, în Excel de către, de exemplu, un manager de birou. Este exact ceea ce a făcut una dintre organizațiile noastre clienți. În timpul planificării anuale, s-au format sarcini de proiect și instrucțiuni pentru șefii de departament și specialiști individuali. Acestea au fost înregistrate într-un tabel Excel cu rubrica „Plan anual” indicând datele de execuție planificate. Un angajat special desemnat a monitorizat respectarea acestor termene limită. Pe baza rezultatelor anumitor perioade de raportare, conducerea a evaluat activitatea celor responsabili.

Cu toate acestea, în primul rând, sarcinile aveau de fapt ponderi și semnificații diferite, ceea ce a făcut dificilă introducerea sistem simplu stimulente. În al doilea rând, managementul a simțit o nevoie tot mai mare de a lua în considerare sarcini mai mici, dar nu mai puțin semnificative.

Controlul total implică stabilirea termenelor-limită planificate și efective pentru îndeplinirea sarcinilor la toate cele trei niveluri menționate mai sus. Acesta este singurul mod de a obține o imagine completă a disciplinei de performanță a unui angajat. Păstrarea manuală a unor astfel de înregistrări nu este realistă. Este necesară implementarea unui sistem de automatizare. Un astfel de sistem ar trebui să creeze automat sarcini de rutină și „procesează” pentru angajat, să înregistreze termenele limită reale, să includă un mecanism de evaluare a calității execuției și, desigur, să genereze rapoarte adecvate.

Costul implementării unei astfel de soluții software pentru întreprinderile mici și mijlocii este destul de mare. Folosind exemplul programului 1C-Document Flow, cu care a trebuit să ne ocupăm, vorbim de câteva sute de mii (ținând cont de adaptarea și modificarea programului la nevoile clientului). În plus, conducerea care a decis să implementeze un astfel de program va trebui să se împace cu necesitatea introducerii unui nou post de personal - administratorul de sistem.

O alternativă la implementarea unui program de contabilitate a sarcinilor și a sarcinilor este abandonarea control continuuîn favoarea înregistrării numai a eşecurilor. În acest caz, evaluarea se va baza pe numărul de încălcări ale termenelor și cazurile de executare de proastă calitate a sarcinilor. Informațiile despre operațiunile de proces mici vor trebui sacrificate. Evaluarea în unele cazuri va fi subiectivă. Cantitatea de muncă pentru administrarea sistemului va fi destul de mare: va trebui să înregistrați manual sarcinile și încălcările termenelor limită, să consolidați datele în rapoarte unice pentru angajat și așa mai departe.

Vom vorbi despre experiența noastră în dezvoltarea unui sistem de evaluare a disciplinei performanței, în ce valori să măsoare acest KPI și cum să legăm indicatorul de un bonus monetar în articolele următoare.

30 martie 2016 ora 11:28

Dacă îi întrebăm pe reprezentanții afacerilor care decid să achiziționeze un EDMS ce așteaptă de la sistem, probabil că vom auzi că asistența în organizarea proceselor de afaceri ale companiei este foarte importantă pentru ei. Piața EDMS oferă multe soluții și, pe lângă eficientizarea interacțiunii în cadrul companiei, sistemul va ajuta și în activitatea biroului, a departamentului de contract și a departamentului de vânzări.

Dar cât de eficient a fost rezolvată problema inițială a lipsei controlului procesului?

De regulă, procesele sunt construite pentru aprobarea documentelor și executarea comenzilor. Pentru control sunt utilizate diverse rapoarte, cum ar fi procentul comenzilor restante la data respectivă. Astfel de statistici pot fi utile, dar nu arată întotdeauna dinamica, ceea ce este important pentru a înțelege dacă situația se îmbunătățește sau se înrăutățește. Nu este întotdeauna posibil să se efectueze o analiză aprofundată, de la indicatori generali la persoane specifice și sarcinile acestora.

De aceea factor important utilizarea cu succes a sistemului poate fi un instrument cu ajutorul căruia puteți face toate procesele din companie mai transparente și puteți oferi cele mai complete informații managerului pentru luarea deciziilor.

Vom încerca să ne imaginăm cum ar putea arăta un astfel de instrument de analiză interactivă a performanței angajaților în sistem.

Poza de rezumat

Ne vom concentra pe urmărirea execuției procesului și ne vom evidenția câțiva indicatori universali:

● Disciplina performanței este una dintre cele mai simple, dar în același timp utile. Arată cât de prompt îndeplinește angajatul sarcinile care i-au fost atribuite.

● Volumul de lucru al angajaților este util atunci când se caută „bloc-uri”, adică angajații care sunt implicați în prea multe procese. În același timp, este important să înțelegem dacă angajatul reușește să finalizeze totul la timp.

● Executarea la timp a diferitelor procese (instrucțiuni, aprobarea documentelor) poate oferi informații despre prezența problemelor sistemice cu executarea acestora. De exemplu, unele procese pot să nu fie optime sau angajații pot considera că anumite lucrări sunt o prioritate scăzută.

● Dinamica generală a numărului de sarcini va fi, de asemenea, utilă. În etapa de implementare, vă permite să evaluați cât de intens folosesc angajații sistemul și să determinați tendințele în finalizarea sarcinilor la timp. Poate servi ca un bun indicator atunci când se introduc diverse măsuri organizaționale.

Dacă combinăm acești indicatori într-o singură imagine de rezumat, obținem un exemplu de pagină de pornire a unui instrument de analiză a muncii angajaților din sistem.

Indicatorii sunt afișați folosind diagrame grafice:

● „Disciplina de performanță” cu o valoare de la 0 la 100%. Vedem imediat imaginea de ansamblu a companiei în ansamblu.

● „Procese cu încălcări ale termenului limită” sub formă de diagramă circulară, ale căror cote sunt procese diferite. Identificăm rapid tipurile de procese „cu probleme”.

● „Angajați cu volum mare de muncă” sub formă de două bare pentru fiecare: verde este numărul de sarcini fără a depăși termenul limită, roșu este numărul de sarcini restante. Identificăm rapid angajații care sunt blocaje: numărul de sarcini este mare, combinat cu o cantitate mare de „roșu”.

● „Dinamica muncii cu sarcini” va fi reprezentată sub forma unui grafic cu două linii: numărul total de sarcini active pentru fiecare dată și numărul de sarcini cu încălcări ale termenului limită (cu roșu). Vedem imediat dinamica generală de-a lungul liniei roșii: situația este stabilă, se îmbunătățește sau se înrăutățește.

Din această perspectivă, putem evalua starea generală de lucru a angajaților din sistem, dar dacă vrem să luăm în considerare fiecare indicator în detaliu?

O soluție convenabilă ar fi adăugarea de interactivitate: atunci când selectăm o valoare de indicator pe pagina de start, putem merge la o pagină cu date extinse pe ea. De exemplu, selectând un anumit angajat cu un volum mare de muncă, accesați o pagină care va arăta ce a cauzat o astfel de încărcare de muncă.

Să luăm în considerare fiecare astfel de pagină separat.

Analiza disciplinei de performanță

Disciplina performanței reflectă procentul de sarcini finalizate la timp.

● Sau sistemul nu este folosit deloc.

● Sau angajații lucrează ineficient.

● Sau termenele limită pentru sarcini sunt evident nerealiste.

Dacă disciplina de performanță în ultima lună nu a depășit 50%, atunci fără îndoială putem acorda un rating de rău. Dar cum putem înțelege de unde a venit această valoare și dacă există tendințe pozitive sau negative? Prin urmare, executarea disciplinei necesită detalierea ei.

Din imaginea de rezumat, selectând indicatorul „Disciplina executivă”, mergem la pagina cu analiza sa detaliată.

Aici vedem procentul indicatorului pe angajat. Cel mai bine este să începeți să lucrați la măsuri organizaționale pentru a crește disciplina de performanță cu acei angajați a căror disciplină de performanță este minimă.

Pentru angajatul selectat puteți vizualiza:

● Ce sarcini specifice nu le-a îndeplinit angajatul la timp și cât timp a rămas în întârziere, determină motivele întârzierii acestora.

● Evaluarea dinamicii indicatorului.

Dacă indicatorul disciplinei de performanță este constant ridicat, atunci totul este în regulă.

Dacă au fost luate anterior măsuri organizaționale pentru a îmbunătăți disciplina performanței, atunci valoarea indicatorului ar trebui să crească

O scădere a valorii indicatorului indică faptul că măsurile luate au fost ineficiente

● Simpla uitare. Dacă un angajat lucrează rar în sistem, este ușor să uitați să verificați sarcinile primite.

● Lipsa de înțelegere a motivului pentru îndeplinirea sarcinilor. Lucrarea poate fi deja făcută, ce diferență face atunci când sarcina este finalizată.

● Necunoașterea faptului că îndeplinirea sarcinilor este un lanț de muncă și eșecul prematur de a îndeplini o sarcină poate perturba termenele limită ale întregului proces.

În astfel de cazuri, este necesar să se transmită informații interpreților despre cum și de ce trebuie să lucreze în sistem.

Analiza volumului de muncă al angajaților

În imaginea de sinteză, vedem cei mai ocupați angajați, numărul de sarcini pe care le-au primit și ponderea celor restante. Cota verde afișează numărul de sarcini fără a depăși termenul limită, cota roșie arată numărul de sarcini restante.

Pentru a înțelege ce sarcini specifice nu a finalizat la timp, mergem la pagina care detaliază sarcinile sale după proces.

Aici vedem:

● Ce tipuri de procese alcătuiesc volumul de muncă al angajatului?

● Ce fel de sarcini nu realizează angajatul la timp?

● Care este dinamica numărului de sarcini pe care le primește și ponderea celor restante între acestea. Dacă s-au luat măsuri pentru a reduce volumul de muncă al angajatului, atunci numărul total și numărul de angajați restante ar trebui să scadă, în caz contrar măsurile au fost ineficiente.

În practică, adesea „gâturile de sticlă” din EDMS sunt managerii care aprobă și semnează documentele în timpul aprobării documentelor, precum și funcționarii. Printre manageri, motivul fluxului mare de sarcini primite poate fi micromanagementul - închiderea tuturor proceselor companiei.

Dar este posibilă o situație în care volumul de muncă al unui angajat crește treptat și duce la suprasolicitare. Apoi pur și simplu nu poate face față fizic volumului său de muncă.

Există două tipuri de măsuri posibile aici:

● Operațional: dați pe cineva care să-l ajute, transferați o parte din muncă altor interpreți.

● Strategic: revizuirea și optimizarea proceselor companiei.

Analiza procesului

Pe pagina de start cu date rezumate, vedem tipurile de procese printre care încălcările termenului limită sunt cele mai frecvente.

Pentru a vedea ce sarcini specifice din cadrul acestor procese au condus la această situație, să deschidem o pagină cu informații extinse.

Pe pagina vedem:

● Ce sarcini specifice din cadrul procesului selectat au fost întârziate și cine a fost executantul.

● Care sunt dinamica: se schimbă situația, în ce direcție.

Situația normală pe termen lung este valori minime stabile ale volumelor de proces cu încălcări ale termenului limită.

Analiza programului cu dinamica sarcinilor vă permite să vedeți situații problematice:

Numărul de procese inițiate în sistem este redus.

Acesta poate fi un semnal că angajații nu mai folosesc sistemul.

Angajații nu îndeplinesc sarcinile la timp.

Aceasta este afișată pe grafic ca linie roșie a proceselor cu încălcări ale termenului limită care se apropie de linia numărului total de procese.

Aceasta ar putea însemna următoarele:

● Angajații nu sunt capabili să-și facă față responsabilităților.

● Termenele limită ale sarcinilor sunt prea optimiste.

● Angajații nu mai folosesc sistemul și sarcinile rămân neterminate.

După ce ați înțeles ce probleme există, le puteți găsi cauzele, deoarece procesele nu sunt întotdeauna optime:

● În interiorul unui proces poate exista un subproces ascuns cu mai multe etape. De exemplu, atunci când persoana care aprobă trebuie să convină în mod independent asupra unui document cu altcineva, și doar pentru o zi.

● Aprobarea paralelă simultană poate fi utilizată în loc de secvențială, dar în acest caz un autorizator încă așteaptă decizia celuilalt. De exemplu, Inginer sef poate aștepta până când un avocat revizuiește documentul, încălcând astfel termenele limită ale misiunii sale.

● Funcțiile pot fi atribuite persoanei greșite. De exemplu, o scrisoare de intenție pentru un contract este pregătită de un funcționar. Este nevoit să meargă la angajatul departamentului de contract și să afle ce trebuie scris. Într-o astfel de situație, ar fi mai bine ca angajatul departamentului contract să întocmească documentele de însoțire.

În loc de o concluzie

Ne-am uitat la un exemplu de ce ar putea fi un instrument pentru analiza interactivă a performanței angajaților în sistem. Disciplina performanței ne va ajuta să înțelegem „temperatura” generală în ceea ce privește executarea la timp a sarcinilor, o listă cu cei mai ocupați angajați va simplifica sarcina de a găsi blocaje, iar afișarea proceselor care nu sunt în program ne va permite să optimizăm aceste procese.

Sistemele electronice de gestionare a documentelor stochează o cantitate imensă de informații, dar, de regulă, cea mai mare parte este ascunsă. Vizualizarea datelor ascunse deschide noi oportunități și permite sistemului să atingă un nivel calitativ nou de control al procesului.

Puteți dezvolta practici de analiză în alte domenii: vânzări, management de proiect, muncă de birou. La urma urmei, indiferent de zona pe care o alegem, există întotdeauna indicatori care reflectă starea reală a lucrurilor în ea. Cum să prezentați acest lucru utilizatorului este sarcina EDMS și a instrumentelor de vizualizare pe care le oferă.

Cum este implementat acest instrument în DirectumRX poate fi

AGENȚIA FEDERALĂ PENTRU CULTURĂ ȘI CINEMATOGRAFIE

Cu privire la întărirea controlului asupra stării de performanță a disciplinei
în aparatul Agenţiei Federale pentru Cultură şi Cinematografie

Analiza stării disciplinei în cadrul aparatului Agenției Federale pentru Cultură și Cinematografie a arătat că o serie de instrucțiuni cuprinse în decretele și ordinele Guvernului Federației Ruse și procesele-verbale ale ședințelor guvernamentale, instrucțiunile președintelui Federației Ruse. Federația Rusă, Președintele Guvernului Federației Ruse, Președintele adjunct al Guvernului Federației Ruse și alte organisme puterea statului, precum și instrucțiuni de la conducerea Ministerului Culturii și comunicatii de masa Federația Rusă a fost executată cu încălcarea termenelor stabilite.

Pentru a consolida controlul asupra executării în timp util și de înaltă calitate a instrucțiunilor, pregătirea răspunsurilor la solicitările și apelurile din partea membrilor Consiliului Federației, a deputaților Dumei de Stat, a șefilor organismelor guvernamentale ale entităților constitutive ale Federației Ruse

Eu comand:

1. Șefii diviziilor structurale ar trebui să consolideze controlul asupra executării la timp și de înaltă calitate a misiunilor și să numească dintre adjuncții lor responsabili pentru starea disciplinei performanței în divizie.

2. Avertizați șefii de departament cu privire la responsabilitatea personală pentru respectarea termenelor de executare a comenzilor.

Stabiliți că, dacă este imposibil să executați un ordin în timp fix din motive obiective, șeful unității înaintează în prealabil conducerii Agenției propuneri de prelungire a termenului cu un proiect de răspuns către organul care a dat această instrucțiune, indicând motivele prelungirii și data prevăzută pentru implementarea acesteia.

3. Departamentul Administrativ (A.D. Krasnov) ar trebui să ia măsuri organizatorice pentru a consolida controlul asupra executării instrucțiunilor în aparatul Agenției Federale pentru Cultură și Cinematografie.

În aceste scopuri:

a) asigură livrarea zilnică regulată a corespondenței oficiale din partea Ministerului Culturii al Rusiei;

b) procesează în mod prioritar documentele guvernamentale și le raportează conducerii Agenției în ziua în care sunt primite;

c) transmite săptămânal informații șefilor diviziilor structurale despre comenzile aflate sub control cu termene de expirare;

d) solicită șefilor direcțiilor structurale note explicative despre motivele neîndeplinirii unei anumite instrucțiuni, cu indicarea salariatului responsabil de executarea acesteia, pentru un raport ulterior către conducerea Agenției;

e) furnizează lunar conducerii informații analitice privind starea disciplinei executive în aparatul Agenției.

4. Înainte de aprobarea Regulamentului Agenției Federale pentru Cultură și Cinematografie, atunci când se organizează lucrări cu documente oficiale, să fie ghidat de Regulamentele model pentru interacțiunea autorităților executive federale, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din ianuarie 19, 2005 N 30.

Departamentul de Afaceri va furniza departamentelor copii ale regulamentelor model specificate.

5. Departamentul juridic contractual (I.F. Ilyina), Administrația Afacerilor (A.D. Krasnov), cu participarea altor divizii ale agenției, asigură punerea în aplicare a paragrafului 2 din Decretul Guvernului Federației Ruse din 19 ianuarie 2005 N 30 „Cu privire la regulamentele model pentru interacțiunea puterii executive a organismelor federale” .

6. Centrul Principal de Informare și Calcul (O.P. Neretin) completează dotarea locurilor de muncă ale persoanelor responsabile cu munca de birou din departamente cu programe corespunzătoare și organizează pregătirea acestora, dacă este cazul.

7. Şefii adjuncţi A.A Golutva, V.S. Malyshev ar trebui să prevadă o reducere a mărimii bonusului unitate structuralăși angajații individuali, ținând cont de disciplina performanței.

8. Încredințați controlul asupra executării acestui ordin șefului adjunct V.S Malyshev

Supraveghetor
M.E. Shvydkoy