Jurnalul sosirilor și plecărilor angajaților (orele de lucru)- folosit pentru înregistrarea sosirii și plecării angajaților. Datele introduse în jurnal pot constitui baza pentru completarea unei Foi de pontaj.

Un exemplu de completare a secțiunii principale a jurnalului:

Revista include materiale suplimentare:

Codul Muncii Federația Rusă din 30 decembrie 2001 N 197-FZ

  • Secțiunea III. Contract de munca Capitolul 13. Incetarea contractului de munca (fragmente)
  • Secțiunea IV. Programul de lucru Capitolul 15. Dispoziții generale, Capitolul 16. Programul de lucru
  • Secțiunea VIII. Program de lucru. Disciplina muncii. Articolul 189. Disciplina muncii și programul de lucru

Angajatorul este obligat să țină evidența timpului lucrat efectiv de fiecare angajat. (Codul Muncii al Federației Ruse, art. 91)

Program de lucru- timpul în care salariatul, în conformitate cu regulamentul intern de muncă și cu termenii contractului de muncă, trebuie să presteze responsabilități de serviciu, precum și alte perioade de timp care, în conformitate cu prezentul Cod, altele legi federaleși alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse se referă la timpul de lucru. Procedura de calcul a normei timpului de lucru pentru anumite perioade calendaristice (lună, trimestru, an) în funcție de durata stabilită a timpului de lucru pe săptămână este determinată de organul executiv federal care exercită funcțiile de dezvoltare. politici publice si reglementarea legala in domeniul muncii. (Codul Muncii al Federației Ruse, articolul 91).

Urmărirea timpului este organizată în scopul:

  • asigurarea controlului asupra prezenței la timp a lucrătorilor și angajaților la locul de muncă, identificând întârzierile și neprezentările;
  • monitorizarea prezenței personalului la locurile de muncă din orele de lucru, precum și plecarea și sosirea la timp a angajaților în pauza de masă;
  • înregistrarea plecării la timp a salariaților de la locul de muncă la sfârșitul zilei de lucru;
  • contabilizarea timpului efectiv lucrat, a timpului de nefuncționare, a bolilor, a concediilor și a altor forme de utilizare a timpului de lucru;
  • înregistrarea absenteismului.

Potrivit art. 81 clauza 6 din Codul Muncii al Federației Ruse, un contract de muncă poate fi reziliat de către angajator în cazul în care absenteism, adică absența de la serviciu fără motive întemeiate pe toată durata zilei de lucru (în tură), indiferent de durata acesteia, precum și în caz de absență de la locul de muncă fără motiv întemeiat pentru mai mult de patru ore la rândîn timpul zilei de lucru (în tură).

Cine din organizație ar trebui să țină evidența orelor de lucru?

Fiecare organizație specifică decide singură această problemă pe baza specificului activităților sale. Obligația de a păstra o fișă de pontaj poate fi prescrisă angajatului în contract de munca, Descrierea postului sau i se atribuie printr-un ordin separat pentru activitățile sale principale. Pentru încălcarea obligației de evidență a timpului de muncă, funcționarii vinovați răspund responsabilitatea administrativă, impus de Inspectoratul Federal de Muncă.

Conform GOST 31282-2004 sigiliu de control- un dispozitiv indicator unic de unică folosință conceput pentru a detecta accesul neautorizat.



Înainte de a începe să lucrați cu Jurnalul, trebuie să completați pagina de titlu și certificare. Asigurați-vă că introduceți numărul sigiliului în rândul corespunzător fără aceasta, Jurnalul nu este considerat sigilat.

Materiale de reglementare:

Care sunt cerințele pentru jurnalele de personal și cum ar trebui proiectat jurnalul în conformitate cu aceste cerințe, vezi videoclipul nostru.


Disciplina angajaților este un factor fundamental în succesul oricărei organizații. Pentru a respecta acest lucru, organizațiile au stabilit cu strictețe programe pentru începerea și sfârșitul lucrărilor. Pentru a monitoriza respectarea regulilor stabilite, angajatorii mențin diferite forme de înregistrări. Una dintre formularele acceptate de monitorizare a prezenței sau absenței temporare de la serviciu este carnetul de contabilitate special pentru orele lucrate.

Jurnalul timpului de lucru al angajatului - temei legal pentru ținerea unui jurnal

Organizarea corectă a producției depinde, în primul rând, de funcționarea neîntreruptă a personalului angajat. Angajații sunt obligați să respecte standardele de timp de lucru stabilite în documentele locale. Dar absența neplanificată nu poate fi evitată. Pentru a putea urmări prezența angajaților la locurile lor de muncă și a le calcula corect salariile, se menține un pontaj lunar. Caracterul obligatoriu al menținerii sale este consacrat în articolul 91 din Codul Muncii al Federației Ruse Un jurnal al sosirii și plecării angajaților este ținut de angajator în mod voluntar. Legea nu prevede menținerea sa obligatorie.

În ce formă este compilat?

Forma jurnalului de timp de lucru nu este stabilită prin lege, așa că proiectarea acestuia depinde doar de cerințele angajatorului. Atât hârtie cât și versiune electronicăținând o carte. Trebuie clarificat faptul că menținerea unui formular electronic nu necesită instalarea de programe speciale. Trebuie doar să dezvoltați un format convenabil pentru dvs. și să îl formatați corect. Acesta poate fi un document în format Word sau Excel. Este posibil să mențineți un document utilizând instrumentele încorporate disponibile în organizație sisteme electronice raportare. Principalul lucru atunci când completați un formular de hârtie sau electronic este consistența și consistența.

Cum se aplică corect?

Înregistrarea registrului timpului de lucru al salariatului se realizează prin metoda tabelară. Fiecare organizație are dreptul de a determina singură de ce coloane are nevoie în carte. Principalul lucru este că, cu ajutorul lor, puteți urmări cu ușurință sosirea și plecarea angajaților, orele suplimentare sau absența acestora.

Designul cărții trebuie să conțină:

  • Prima pagină.
  • Cuprins.
  • Sigiliu pe dantelă.

Pagina de titlu trebuie să conțină Informații generale despre numele companiei și titlul cărții. Prima foaie trebuie să indice data de începere a întreținerii și ultima înscriere în carte. Este important să se indice pe carte funcția și prenumele persoanei care deține documentul. Cartea este dantelă și sigilată pentru a proteja împotriva eliminării ilegale a paginilor. Sigiliul poate fi sub forma unei foi de hârtie tipărită sau a unui sigiliu de fabrică la achiziționarea unei cărți finite.

Cum să păstrezi un jurnal al orelor de lucru ale angajaților?

O persoană responsabilă trebuie să țină cartea. De obicei, în organizații, această poziție este prescrisă în LNLA și apoi în contractul de muncă al angajatului corespunzător. Dar este posibilă și atribuirea responsabilității prin ordinul managerului.


Tabelul conține următoarele coloane obligatorii:

  • Număr de serie.
  • Numele de familie al angajatului.
  • Data intrării.
  • Înregistrarea exactă a sosirii la locul de muncă.
  • Ora exactă de plecare de la serviciu.
  • Coloana Notă.
  • Semnătura angajatului care face intrarea.

Sosiri târzii sau plecări anticipate sunt de obicei notate în coloana de note. De asemenea, poate înregistra orele de lucru neregulate.

Exemplu de comandă pentru introducerea unui jurnal al orelor de lucru ale angajaților

Toată documentația de bază din organizații este pusă în aplicare prin ordinul managerului. Cartea specială de contabilitate nu face excepție. Modificările la carte se efectuează și prin emiterea unei comenzi.

Ordinea reflectă următoarele puncte:

  • Motivele emiterii ordinului.
  • Comanda pe un tip special de contabilitate speciala de la data specificata.
  • Atribuirea de responsabilități unui angajat responsabil.
  • Instrucțiuni pentru familiarizarea cu comanda.

Perioada de păstrare a jurnalelor de timp ale angajaților

Conform regulilor stabilite, toate documentele din organizație, după finalizarea întreținerii lor, sunt transferate în arhivă. Perioadele de depozitare sunt specificate în instrucțiuni de stat, unde este indicată întreaga listă a documentelor stocate. În conformitate cu paragraful 586 din Listă, jurnalul contabil special se păstrează timp de 5 ani de la efectuarea ultimei înregistrări. Cu toate acestea, dacă documentul conține informații despre munca în condiții dăunătoare, stocarea acestuia crește la 75 de ani. Depozitarea documentelor pe o perioadă de până la 5 ani este asigurată de arhiva internă a organizației, până la 75 de ani - transferată la arhivele orașului.

Codul Muncii obligă angajatorii să înregistreze toate orele lucrate de toți angajații lor, în acest scop se folosește o fișă de pontaj; Dar în unele companii, pe lângă aceasta, creează și un jurnal pentru înregistrarea orelor de lucru.

Informații generale despre jurnalele de timp ale angajaților

Conceptul și obligația de întreținere

Principala diferență dintre o foaie de pontaj și o foaie de pontaj este că aceasta din urmă ia în considerare numărul de ore lucrate, în timp ce jurnalul înregistrează ora la care a ajuns și a plecat angajatul. Legislația nu obligă administrația întreprinderii să o desfășoare în obligatoriu, deci rămâne la latitudinea angajatorului să decidă.

Acest document este întocmit sub forma unui jurnal în care datele necesare sunt introduse în coloane, iar angajații specifici și informații despre ziua lor de lucru sunt introduse în rânduri.

Pentru cei care urmăresc orele de lucru folosind 1C, următorul videoclip va fi util:

Scopul ei

Jurnalizarea are mai multe scopuri:

  • Urmărirea orelor de sosire și de plecare ale angajaților;
  • Contabilizarea întârzierilor și a părăsirii serviciului înainte de ora stabilită;
  • Motivarea angajaților să respecte programul de lucru;
  • Absența unui angajat din întreprindere cu normă întreagă;
  • Contabilizarea orelor lucrate care diferă de norma normală: peste orar, program de lucru neregulat, munca in sarbatori si in weekend.

La sfârșitul lunii, pe baza rezultatelor consemnate în jurnal, se vor întocmi fișe de pontaj, sau pur și simplu cronometrul va verifica cu aceasta.

Formă

Această revistă nu are o formă unificată sau recomandată, astfel încât fiecare companie o dezvoltă independent în conformitate cu nevoile sale. Jurnalul poate include următoarele informații:

  • Numele complet al angajatului;
  • Titlul postului și unitatea structurală;
  • Momentul apariției la locul de muncă;
  • Timp de plecare de la serviciu;
  • Numărul de ore lucrate;
  • Ieșire spre locul de muncaîn weekend și sărbători, implicarea în muncă suplimentară;
  • Motivul pentru atragerea angajaților la muncă peste standardele stabilite;
  • Semnătura angajatului și a responsabilului care confirmă exactitatea informațiilor.

Jurnalul poate reflecta toate informațiile simultan sau puteți crea mai multe jurnale destinate cazurilor diferite:

  • Jurnal general;
  • Un jurnal care ia în considerare orele suplimentare;
  • Jurnal pentru posturi cu program de ture;
  • Un jurnal pentru înregistrarea orelor lucrate pentru posturi cu program de lucru neregulat;
  • Un jurnal pentru înregistrarea orelor lucrate ale anumitor categorii de angajați ai întreprinderii.

Comanda pentru intretinere

Jurnalul de timp de lucru se va referi la documentele interne ale organizației și va face parte din munca sa de birou, ceea ce înseamnă că întreținerea acestuia trebuie să fie oficializată în consecință. În primul rând, este necesar să se elaboreze un formular jurnal și să îl aprobe prin ordin.

Apoi se emite următorul ordin, introducând direct revista în acțiune. Este întocmit în formă liberă și conține în detaliu următoarele informații:

  • Procedura de utilizare a jurnalului;
  • Raspunde de intretinerea acestuia;
  • Obligația angajaților de a se raporta angajatului responsabil pentru marcare.

In continuare, comanda este semnata de manager si informatiile continute in acesta sunt aduse la cunostinta angajatilor. De asemenea, necesitatea ținerii unui jurnal poate fi inclusă într-unul dintre reglementările locale ale întreprinderii: regulile zilei de lucru, instrucțiuni pentru munca de birou.

Pregătirea documentelor

Când înregistrați un jurnal de timp de lucru, trebuie să urmați regulile de înregistrare a tuturor celorlalte jurnale menținute la întreprindere - în conformitate cu regulile de pregătire a unor astfel de documente.

Exemplu de grafic al secțiunii principale a unei reviste

Cerințe

Cerințele pentru înregistrarea programului de lucru al angajaților într-o companie sunt următoarele:

  • Pe copertă trebuie să apară numele revistei;
  • Pe pagina de titlu trebuie indicată și filiala acesteia căreia îi aparține jurnalul;
  • Aici trebuie să indicați data de începere a înscrierilor în jurnal. Și după ce se face ultima înregistrare, se stabilește data de încheiere a jurnalizării;
  • Persoana responsabilă cu întreținerea documentului este indicată pe ultimul foișor.

Foaia de pontaj și întreținerea acesteia sunt descrise în acest videoclip:

Umplere

Jurnalul este completat de angajatul responsabil, toate datele trebuie introduse strict în coloanele destinate acestora. Dacă este furnizată o casetă de semnătură, angajatul care semnează trebuie să fie familiarizat cu înregistrarea.

Doar angajatul responsabil de întreținerea acestuia ar trebui să aibă acces la jurnal.

Puteți descărca gratuit formularul jurnalului.

Exemplu de completare a unui jurnal de timp de lucru

Reguli generale

Când țineți un jurnal, trebuie să respectați următoarele reguli:

  • Înregistrările în jurnal trebuie să fie făcute numai cu stilou;
  • Dacă este necesar să corectați o intrare, cea incorectă este tăiată și opțiunea corectă este scrisă deasupra. Nu trebuie să folosiți un corector;
  • Toate înregistrările trebuie făcute astfel încât să fie scrise lizibil și corect;
  • Toate intrările trebuie să fie într-un rând, nu trebuie să existe linii goale.

Nuanțe pentru profesii speciale

Întrucât nu există o formă unificată pentru revistă, iar întreținerea acesteia nu este prevăzută de lege, toate nuanțele de întreținere pentru diverse profesii (ex. personal militar contractual, psiholog educațional etc.) vor depinde de forma revistei elaborate și ce informații sunt în ea reflectate.

Frecvența umplerii

Frecvența completării jurnalului depinde de ce date sunt introduse în acest document, dar în orice caz trebuie respectată regula: „completarea jurnalului după fapt”. Aceasta înseamnă că înregistrările se fac în jurnal direct atunci când un angajat apare la locul său de muncă sau când pleacă.

Cusătură

Jurnalul contabil trebuie întocmit ca toate celelalte jurnale, adică numerotat și cusut. Numerotarea trebuie să fie continuă, începând de la prima foaie. Apoi revista este cusută, iar firmware-ul este sigilat cu un dreptunghi de hârtie, care indică numărul de foi cusute.

Responsabil de întreținere

Angajatul care va fi responsabil cu menținerea jurnalului este numit de manager. Cel mai adesea, toată această responsabilitate este atribuită următoarelor poziții:

  • Un paznic sau paznic la intrarea pe teritoriul unei întreprinderi sau clădiri;
  • Secretar responsabil cu managementul evidenței organizației;
  • Angajat departament HR.

Este recomandabil să atribuiți responsabilitatea menținerii unui jurnal ultimelor două poziții numai dacă numărul de angajați ai întreprinderii nu este mare.

Perioada de valabilitate

Deoarece jurnalul timpului de lucru al angajatului nu este inclus în lista documentației obligatorii, perioadele specifice de stocare pentru acesta nu sunt definite. Având în vedere faptul că jurnalul este documentul principal pentru întocmirea foii de pontaj, perioadele de păstrare a acestor documente ar trebui să fie egale.

Jurnal de timp - eşantion da-ti-opoate fi utilă, deoarece prezența acestui document în structura fluxului de documente de personal al întreprinderii este o cerință a Codului Muncii al Federației Ruse. Care sunt detaliile completării acestui document și de unde pot descărca o mostră a acestuia?

Cine ar trebui să folosească un jurnal de timp?

În conformitate cu art. 91 din Codul Muncii al Federației Ruse, compania angajatoare este obligată să țină evidența timpului pe care salariații efectuează efectiv functiile muncii. Cu toate acestea, legiuitorul nu reglementează modul în care angajatorii trebuie să îndeplinească această obligație.

Până în 2013, companiile rusești trebuiau să folosească formulare unificate pentru înregistrarea orelor de lucru în munca lor - în special, cele aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică în Rezoluția nr. 1 din 5 ianuarie 2004. Vorbim despre formularul T-12, destinat pentru introducerea manuală a datelor privind prezența angajaților la locul de muncă, precum și T-13, care este adaptat pentru înregistrarea informațiilor folosind sisteme informaticeînregistrarea prezenței angajaților.

Din 2013, companiile nu sunt obligate să utilizeze formularele T-12 și T-13, dar, de regulă, nu există nicio necesitate practică de a le abandona. Aceste formulare sunt familiare ofițerilor de personal cu experiență și sunt destul de ușor de învățat pentru începătorii în domeniu. managementul înregistrărilor de personal. Ambele documente sunt denumite oficial foi de pontaj, dar în practică sunt adesea numite „jurnal”.

O metodă mai simplă din punct de vedere tehnic pentru înregistrarea orelor de lucru este utilizarea formularului T-12, deoarece completarea acestuia nu implică utilizarea sistemelor informatice pentru înregistrarea vizitelor angajaților.

Jurnalul timpului de lucru conform formularului T-12: completarea caracteristicilor

Formularul T-12, ca unul dintre cele mai populare atunci când se ține evidența orelor de lucru, poate fi folosit și ca document în care se calculează sumele pentru salariile angajaților. Prin urmare, în practică, nu numai specialiștii pot participa la completarea formularului T-12 serviciul de personal, dar și contabili.

Specialiștii în resurse umane sunt cel mai adesea responsabili pentru completarea coloanelor de la 1 la 17, precum și de la 35 la 55. Contabilii sunt responsabili pentru lucrul cu coloanele de la 18 la 34.

Cele cheie din punct de vedere al înregistrării timpului de lucru sunt coloanele 4 până la 6. Ele indică 2 tipuri de informații:

  • un cod alfabetic sau numeric care reflectă prezența angajatului la locul de muncă sau absența dintr-un anumit motiv;
  • numărul de ore petrecute de angajat la locul de muncă.

Dacă angajatul era în vacanță, într-o călătorie de afaceri sau avea un alt statut care îi impunea să lipsească toată ziua de la serviciu, atunci cel de-al doilea tip de date nu este indicat în coloanele 4-6.

Formularul T-12 trebuie să fie certificat de:

  • salariatul responsabil cu completarea acestuia;
  • cap unitate structurală companiile în care lucrează acei angajați ale căror vizite sunt înregistrate în jurnal;
  • angajat al departamentului de resurse umane al companiei.

De unde pot descărca un exemplu de jurnal de timp?

Puteți descărca un eșantion complet al jurnalului pe care l-am revizuit, care se bazează pe formularul comun T-12, de pe site-ul nostru web.

Activitățile multor organizații se bazează pe ținerea evidenței orelor de lucru ale personalului folosind documente speciale, inclusiv un jurnal al timpului de lucru. Cum arată acest document, dacă este necesar să îl păstrați și cum să îl completați corect, veți afla din consultația noastră.

Dragi cititori! Articolul vorbește despre modalități tipice de a rezolva problemele juridice, dar fiecare caz este individual. Daca vrei sa stii cum rezolva exact problema ta- contactați un consultant:

APLICAȚIILE ȘI APELURILE SUNT ACCEPTATE 24/7 și 7 zile pe săptămână.

Este rapid și GRATUIT!

Cum arată revista?

Revista este formată dintr-o copertă aurie din carton gros și folie PVC, care poate fi îndepărtată cu ușurință dacă este necesar pentru a trimite documentul la arhivă pentru depozitare. Are gauri dimensiune standard, folosit pentru tivire.

Pagina de titlu conține numele documentului, un câmp pentru completarea numelui companiei și un bloc care informează despre:

  • data de începere sau de încheiere a întreținerii;
  • numărul de intrări completate;
  • numărul volumului;
  • termen de valabilitate.

Reversul documentului în cauză conține un câmp care îi permite să fie sigilat și certificat rapid.

Vă rugăm să rețineți:ștampila trebuie să fie strict amplasată în locul indicat (MP), capturați banda și autocolantul.

Nota: Sigilarea jurnalului este necesară numai dacă astfel de reguli sunt stabilite prin documentele interne ale organizației. Această operațiune este opțională.

Alte secțiuni din cartea contabilă:

  • tabelele principale destinate înregistrării informațiilor despre angajați;
  • un câmp care conține informații despre persoanele responsabile cu completarea (numele complet, funcția, perioada de întreținere și documentul în baza căruia acţionează, semnătura);
  • informații de referință suplimentare aflate la sfârșitul revistei.

Cartea se distinge prin faptul că conține toate informațiile necesare în activitate profesională specialisti HR si contabili.

Pentru ce este?

Timpul de lucru este perioada în care un angajat îndeplinește sarcini de serviciu, ținând cont de cerințele reglementărilor locale și fișele postului.

Afectează direct calculul salariilor, sporurilor și caracterizează diligența. Din aceste motive, contabilitatea trebuie efectuată cu maximă acuratețe.

Un jurnal de timp ajută la rezolvarea acestei probleme. Poate fi folosit în toate organizațiile, indiferent de tipul și forma de proprietate.

Scopul principal:

  • menținerea disciplinei;
  • monitorizarea eficienței utilizării timpului;
  • acumularea echitabilă;
  • inregistrarea timpului de inactivitate;
  • reflectarea numărului de zile de boală;
  • definițiile orelor suplimentare etc.

Cartea conține informații despre timpul efectiv lucrat de angajați. Legislația prevede un standard de 40 de ore pe săptămână, dar întreprinderile își stabilesc în mod independent programul de lucru și orele de prânz.

Jurnalul vă ajută să monitorizați durata optimă.

Mai notează:

  • absenteism;
  • întârzierea;
  • întârzieri.

Pe baza informațiilor introduse, se calculează bonusurile, se acordă o amendă pentru încălcarea disciplinei muncii și se introduce informații.

Este necesar?

Mulți angajatori își pun întrebarea: este necesar să păstrați un jurnal al timpului de lucru și ce este reglementat de acest document.

Potrivit art. 91 din Codul Fiscal al Federației Ruse, este necesar să se țină cont de timpul lucrat de angajați în foaia de pontaj în formularul T-12. Dar păstrarea unui jurnal de timp nu este o procedură obligatorie.

Managerii decid singuri dacă această carte este necesară.

Merită să ne amintim avantajele pe care le oferă:

  • îmbunătățirea calității resurselor de muncă;
  • economisirea timpului;
  • optimizarea muncii angajatului;
  • evaluarea corectă a situației și prevenirea conflictelor.

Contabilitatea timpului petrecut pentru îndeplinirea obligațiilor de muncă ale personalului se efectuează cu frecvență:

  • În fiecare zi– folosit atunci când angajații vin zilnic în organizație pentru a-și îndeplini obligațiile de muncă. Forța de muncă este rațională și se stabilește un anumit număr de ore.
  • În fiecare săptămână– metoda este potrivită pentru persoanele care îndeplinesc un anumit număr de sarcini pe săptămână, și nu este nevoie să veniți des la organizație.

Cum arată cel mai des documentul este prezentat în figură:


Există un formular special pentru înregistrarea orelor neregulate?

În unele organizații, angajații sunt trimiși la muncă în timpul orelor de lucru. Legislația nu prevede un eșantion de jurnal pentru Prin urmare, este permisă adăugarea unor coloane suplimentare dacă este necesar. De exemplu: informații despre orele suplimentare, motive pentru întârziere etc.

Cum să conduc?

Jurnalul de timp poate fi completat pe hârtie sau formular electronic. În a doua opțiune, prezența anumitor baze de date de informații ale personalului sau contabilitate. Este suficient să creați o masă potrivită.

Atunci când păstrați o carte în formă electronică, este necesară respectarea regulilor documente interneși munca de birou.

Legislația nu stabilește standarde specifice pentru păstrarea evidenței. Cu toate acestea, datele sunt plasate sub forma unui tabel.

Instrucțiuni pentru umplere:

  • Informațiile sunt prezentate concis. Trebuie completate următoarele informații: Numele complet al angajatului; data de la care se păstrează înregistrările; ora la care angajatul a ajuns la organizație și când a plecat; timpul lucrat (indicat în ore, minute).
  • Când un angajat părăsește prematur locul de muncă, motivul este notat în jurnal.
  • Ultima coloană trebuie să fie semnată.

Este permisă corectarea erorilor?