Jurnalul de sosire și plecare a angajaților (urmărire timp)- folosit pentru înregistrarea sosirii și plecării angajaților. Datele introduse în jurnal pot constitui baza pentru completarea Fișei de pontaj.

Un exemplu de completare a secțiunii principale a jurnalului:

Revista include materiale suplimentare:

Codul Muncii Federația Rusă din 30 decembrie 2001 N 197-FZ

  • Secțiunea III. Contract de muncă Capitolul 13. Încetarea unui contract de muncă (fragmente)
  • Secțiunea IV. Programul de lucru Capitolul 15. Dispoziții generale, Capitolul 16. Programul de lucru
  • Secțiunea VIII. Programul muncii. Disciplina muncii. Articolul 189. Disciplina muncii și programul de lucru

Angajatorul este obligat să țină evidența timpului elaborate efectiv de fiecare angajat. (Codul Muncii al Federației Ruse, art. 91)

Timpul de lucru- timpul în care salariatul, în conformitate cu regulamentul intern de muncă și cu termenii contractului de muncă, trebuie să presteze obligatii de munca, precum și alte perioade de timp care, în conformitate cu prezentul Cod, alte legi federaleși alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse se referă la timpul de lucru. Procedura de calculare a normei de timp de lucru pentru anumite perioade calendaristice (lună, trimestru, an), în funcție de durata stabilită a timpului de lucru pe săptămână, este determinată de organul executiv federal care îndeplinește funcțiile de generare. politici publiceşi reglementarea legală în sfera muncii. (Codul Muncii al Federației Ruse, art. 91).

Urmărirea timpului organizate in urmatoarele scopuri:

  • asigurarea controlului asupra apariției în timp util a lucrătorilor și angajaților la locul de muncă, identificând întârziații și neînsoțitorii;
  • monitorizarea prezenței personalului la locul de muncă în timpul de lucru, precum și plecarea și sosirea la timp a angajaților în pauza de masă;
  • stabilirea plecarii la timp a salariatilor de la locul de munca la sfarsitul zilei de munca;
  • contabilizarea orelor efective lucrate, a timpului de nefuncționare, a bolilor, a concediilor și a altor forme de utilizare a timpului de lucru;
  • înregistrarea mersului.

Potrivit art. 81 clauza 6 din Codul Muncii al Federației Ruse, un contract de muncă poate fi reziliat de către angajator în cazul în care absenteism, adică absența de la locul de muncă fără motive întemeiate pe toată durata zilei de lucru (în tură), indiferent de durata acesteia, precum și în caz de absență de la locul de muncă fără motiv întemeiat pentru mai mult de patru ore la rândîn timpul zilei de lucru (în tură).

Cine din organizație ar trebui să țină evidența timpului de lucru?

Fiecare organizație specifică decide singură această întrebare pe baza specificului activităților sale. Obligația de a păstra o fișă de pontaj poate fi prescrisă de un angajat în contract de muncă, Descrierea postului sau i se atribuie printr-un ordin separat pentru activitatea principală. Pentru încălcarea obligației de înregistrare a programului de lucru, funcționarii vinovați vor suporta responsabilitatea administrativă impuse de Inspectoratul Federal al Muncii.

Conform GOST 31282-2004 sigiliu de control- un dispozitiv indicator unic de unică folosință conceput pentru a detecta faptul accesului neautorizat.



Înainte de a începe lucrul cu Jurnalul, este necesar să completați pagina de titlu și nota de certificare. Este obligatoriu să introduceți numărul sigiliului în rândul corespunzător; fără aceasta, Jurnalul nu este considerat sigilat.

Materiale de reglementare:

Care sunt cerințele pentru registrele de personal și cum ar trebui conceput jurnalul în conformitate cu aceste cerințe, vezi videoclipul nostru.


Disciplina angajaților este un factor fundamental în succesul oricărei organizații. Pentru respectarea lui în organizații există programe strict stabilite pentru începutul și sfârșitul lucrărilor. Pentru a controla respectarea regulilor stabilite, angajatorii mențin diverse forme de contabilitate. Una dintre formele acceptate de monitorizare a prezenței sau absenței temporare de la serviciu este carnetul de contabilitate specială a orelor lucrate.

Jurnalul de timp al angajaților - bază legislativă pentru exploatare

Organizarea corectă a producției depinde, în primul rând, de buna funcționare a muncii personalului angajat. Salariații sunt obligați să respecte normele de program de lucru stabilite în documentele locale. Dar, o absență neplanificată nu poate fi evitată. Pentru a putea urmări prezența angajaților la locurile lor de muncă și a calcula corect salariile, se menține o fișă lunară de pontaj. Obligația de a-l menține este consacrată în Codul Muncii al Federației Ruse de articolul 91. Jurnalul pentru înregistrarea sosirii și plecării angajaților este ținut de angajator în mod voluntar. Legea nu prevede obligația de a o conduce.

În ce formă este?

Legislativ, forma jurnalului de timp de lucru nu este stabilită, prin urmare proiectarea acestuia depinde doar de cerințele angajatorului. Legitim este considerat atât hârtie cât și versiune electronicaținerea de carte. Trebuie clarificat faptul că instalarea de programe speciale nu este necesară pentru a menține un formular electronic. Este suficient să dezvolți un format convenabil pentru tine și să-l aranjezi corect. Poate fi un document Word sau Excel. Este posibil să mențineți un document folosind sistemul încorporat sisteme electronice raportare. Principalul lucru atunci când completați un formular de hârtie sau electronic este consistența și consistența.

Cum să aranjezi?

Înregistrarea jurnalului de timp al angajaților se realizează prin metoda tabelară. Fiecare organizație este liberă să determine ce coloane are nevoie în registrul de lucru. Principalul lucru este că, cu ajutorul lor, puteți urmări cu ușurință sosirea, plecarea angajaților, orele de procesare sau absența acestora.

Designul cărții trebuie să includă:

  • Pagina titlu.
  • Cuprins.
  • Sigilați șiretul.

Pagina de titlu trebuie să conțină informatii generale despre numele întreprinderii și titlul cărții. Pe prima filă trebuie să fie indicate data începerii întreținerii și ultima înscriere în carte. Este important să se indice pe carte funcția și prenumele persoanei care deține documentul. Cartea este dantelă și sigilată pentru a proteja împotriva îndepărtarii ilegale a foilor. Sigiliul poate fi sub forma unei foi de hârtie sigilate sau din fabrică, la achiziționarea unei cărți finite.

Cum să păstrezi un jurnal de timp al angajaților?

O persoană responsabilă ar trebui să țină cartea. De obicei, în organizații, această poziție este prescrisă în LNLA și apoi în contractul de muncă al angajatului corespunzător. Dar este posibil să se impună responsabilitatea ordinii capului.


Tabelul conține următoarele coloane obligatorii:

  • Număr de serie.
  • Numele de familie al angajatului.
  • Data intrării.
  • Intrarea exactă la locul de muncă.
  • Ora exactă pentru a pleca de la muncă.
  • Notă de numărare.
  • Semnătura angajatului care face intrarea.

În coloana de note, acestea indică de obicei întârzierea sau plecarea devreme. De asemenea, poate înregistra ore neregulate de funcționare.

Exemplu de comandă privind introducerea unui jurnal de timp pentru angajați

Toată documentația de bază din organizații este pusă în aplicare prin ordinul șefului. Cartea specială de contabilitate nu face excepție. Modificările la carte se efectuează și prin emiterea unei comenzi.

Comanda conține următoarele articole:

  • Baza emiterii comenzii.
  • Comanda pe un tip special de contabilitate speciala de la data specificata.
  • Atribuirea responsabilității unui angajat responsabil.
  • Instrucțiuni pentru familiarizarea cu comanda.

Perioada de păstrare a jurnalului de timp al angajatului

Conform regulilor stabilite, toate documentele din organizație, după finalizarea întreținerii lor, sunt transferate în arhivă. Perioadele de păstrare sunt specificate în instrucție de stat, unde este indicată întreaga listă a documentelor stocate. În conformitate cu clauza 586 din Listă, jurnalul contabil special se ține timp de 5 ani de la efectuarea ultimei înregistrări. Cu toate acestea, dacă documentul conține informații despre munca în condiții dăunătoare, stocarea acestuia crește la 75 de ani. Stocarea documentelor până la 5 ani este asigurată de arhiva internă a organizației, până la 75 de ani - transferate la arhivele orașului.

Codul Muncii obligă angajatorii să înregistreze toate orele lucrate de toți angajații lor, de regulă pentru aceasta se folosesc o fișă de pontaj. Dar în unele companii, pe lângă aceasta, au și un jurnal de timp.

Informații generale despre jurnalul de timp al angajatului

Conceptul și obligația de a conduce

Principala diferență dintre jurnalul pentru înregistrarea orelor de lucru și foile de pontaj este că acesta din urmă ia în considerare numărul de ore lucrate, iar jurnalul notează ora la care a ajuns și a plecat angajatul. Legislația nu obligă administrația întreprinderii să o desfășoare în fara esec deci depinde de angajator.

Acest document este întocmit sub forma unui jurnal în care se trec în coloane datele necesare, iar pe rânduri sunt introduse anumiți angajați și informații despre ziua lor de lucru.

Pentru cei care țin evidența timpului de lucru folosind 1C, următorul videoclip va fi util:

Scopul ei

Logarea are mai multe scopuri:

  • Contabilitatea timpului de sosire la locul de muncă și de plecare a angajaților;
  • Contabilizarea întârzierii și părăsirea serviciului mai devreme decât ora stabilită;
  • Motivarea angajaților să respecte programul de lucru;
  • Absența unui angajat la întreprindere cu normă întreagă;
  • Contabilizarea orelor lucrate care diferă de norma normală: muncă peste program, program de lucru neregulat, munca in sarbatori si in weekend.

La sfârșitul lunii, conform rezultatelor consemnate în jurnal, se vor întocmi foi de pontaj, sau pur și simplu verifică la acesta cronometrul.

Forma

Această revistă nu are o formă unificată sau recomandată, astfel încât fiecare companie o dezvoltă independent în conformitate cu nevoile sale. Jurnalul poate include următoarele informații:

  • Numele complet al angajatului;
  • Titlul postului și unitatea structurală;
  • Ora sosirii la serviciu;
  • timpul de plecare de la muncă;
  • Numărul de ore lucrate;
  • Ieșire spre la locul de muncăîn weekend și sărbători, implicarea în muncă suplimentară;
  • Motivul atragerii angajaților la muncă peste normele stabilite;
  • Semnătura angajatului și a responsabilului, care confirmă exactitatea informațiilor.

Jurnalul poate reflecta toate informațiile simultan sau puteți avea mai multe jurnale concepute pentru cazuri diferite:

  • Revista generală;
  • Jurnalul orelor suplimentare;
  • Revista pentru posturi cu program de ture;
  • Un jurnal pentru înregistrarea orelor lucrate pentru posturi cu program de lucru neregulat;
  • Jurnal de înregistrare a orelor lucrate de anumite categorii de salariați ai întreprinderii.

Comanda de plumb

Jurnalul de timp se va referi la documentele interne ale organizației și la o parte din activitatea sa de birou, ceea ce înseamnă că întreținerea acestuia trebuie formalizată în consecință. În primul rând, este necesar să se elaboreze forma jurnalului și să o aprobe prin ordin.

Apoi se emite următorul ordin, direct despre introducerea în acțiune a revistei. Este întocmit în formă liberă și sunt semnate în detaliu următoarele informații:

  • Procedura de utilizare a jurnalului;
  • Raspunde de intretinerea acestuia;
  • Obligația angajaților de a veni la angajatul responsabil pentru o marcă.

Mai departe, ordinul este semnat de șef, iar informațiile conținute în acesta sunt aduse la cunoștința angajaților. De asemenea, necesitatea păstrării unui jurnal poate fi inclusă într-unul dintre reglementările locale ale întreprinderii: regulile zilei de lucru, instrucțiuni pentru munca de birou.

Execuția documentului

La înregistrarea unui jurnal de timp de lucru, este necesar să se respecte regulile de emitere a tuturor celorlalte jurnale menținute la întreprindere - în conformitate cu regulile de emitere a unor astfel de documente.

Exemplu de grafic al secțiunii principale a jurnalului

Cerințe

La înregistrarea registrului timpului de lucru al salariaților din companie sunt impuse următoarele cerințe:

  • Numele revistei ar trebui să fie pe coperta;
  • Pe Pagina titlu trebuie indicată și filiala căreia îi aparține jurnalul;
  • Aici trebuie să specificați și data de începere a înscrierilor în jurnal. Și după ce se face ultima introducere, se setează data de încheiere a înregistrării;
  • Pe ultimul foișor indicați persoana responsabilă cu întreținerea documentului.

Foaia de pontaj și întreținerea acesteia sunt descrise în acest videoclip:

umplere

Jurnalul este completat de angajatul responsabil, toate datele trebuie introduse strict în coloanele destinate acestora. Dacă este furnizată o coloană pentru semnături, atunci angajatul care semnează trebuie să fie familiarizat cu înregistrarea.

Accesul la jurnal ar trebui să fie disponibil numai pentru persoana responsabilă cu menținerea acestuia.

Puteți descărca gratuit formularul jurnalului.

Exemplu de completare a jurnalului de timp de lucru

Reguli generale

Când vă conectați, trebuie să respectați următoarele reguli:

  • Înregistrările în jurnal se fac numai cu un stilou, nu trebuie să existe înregistrări în el făcute cu creionul;
  • Dacă este nevoie să corectați intrarea, atunci cea incorectă este tăiată, iar opțiunea dorită este scrisă deasupra. Nu trebuie să folosiți un corector;
  • Toate înscrierile trebuie făcute astfel încât să fie scrise lizibil și ordonat;
  • Toate intrările trebuie să fie într-un rând, nu trebuie să existe linii goale.

Nuanțe pentru profesii speciale

Deoarece nu există o formă unificată pentru jurnal și menținerea acesteia nu este prevăzută de lege, atunci toate nuanțele menținerii lui pentru diferite profesii (de exemplu, militari contractuali, un profesor-psiholog etc.) vor depinde de formă. a jurnalului elaborat și ce informații se află în el reflectate.

Frecvența de umplere

Frecvența completării jurnalului depinde de ce date sunt introduse în acest document, dar, în orice caz, trebuie respectată regula: „completarea jurnalului după fapt”. Aceasta înseamnă că înregistrările sunt făcute în jurnal imediat când un angajat apare la locul său de muncă sau când pleacă.

cusături

Jurnalul contabil trebuie întocmit, ca toate celelalte jurnale, adică numerotat și flashat. Numerotarea ar trebui să fie până la capăt, începând de la prima foaie. Apoi se coase revista, iar cusătura este sigilată cu un dreptunghi de hârtie, pe care este indicat numărul de foi cusate.

Responsabil de întreținere

Angajatul care va fi responsabil cu menținerea jurnalului este numit de șef. Cel mai adesea, această responsabilitate este atribuită următoarelor poziții:

  • Agent de pază sau paznic la intrarea pe teritoriul întreprinderii sau clădirii;
  • secretar responsabil cu munca de birou a organizatiei;
  • Ofițer personal.

Este recomandabil să atribuiți datoria de a ține un jurnal ultimelor două poziții numai dacă numărul de angajați ai întreprinderii nu este mare.

Termen de valabilitate

Deoarece jurnalul de timp al angajaților nu este inclus în lista documentației obligatorii, perioadele specifice de stocare pentru acesta nu sunt definite. Pe baza faptului că jurnalul este documentul principal pentru întocmirea foii de pontaj, perioadele de stocare pentru aceste documente ar trebui să fie egale.

Jurnal de timp - probă asta pentru tinepoate fi utilă, deoarece prezența acestui document în structura fluxului de lucru al personalului unei întreprinderi este o cerință a Codului Muncii al Federației Ruse. Care este specificul completării acestui document și de unde pot descărca mostra?

Cine ar trebui să folosească jurnalul de timp?

În conformitate cu art. 91 din Codul Muncii al Federației Ruse, angajatorul este obligat să țină evidența timpului în care angajații efectuează efectiv functiile muncii. Cu toate acestea, legiuitorul nu reglementează exact modul în care angajatorii trebuie să îndeplinească obligația corespunzătoare.

Până în 2013, firmele rusești trebuiau să folosească în munca lor forme unificate de înregistrare a orelor de lucru - în special cele aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică în rezoluția nr. 1 din 05.01. loc de muncă, precum și T-13, care este adaptat. pentru fixarea informațiilor folosind sisteme informatice fișele de prezență ale angajaților.

Din 2013, companiile nu sunt obligatorii să folosească formularele T-12 și T-13, totuși, de regulă, nu este nevoie practic să le refuze. Aceste formulare sunt familiare ofițerilor de personal cu experiență și sunt destul de ușor de învățat pentru începători munca de birou de personal. Ambele documente sunt denumite oficial foi de pontaj, dar în practică sunt adesea denumite „jurnal”.

Din punct de vedere tehnic, o modalitate mai simplă de înregistrare a orelor de lucru este atunci când se utilizează formularul T-12, deoarece completarea acestuia nu implică utilizarea sistemelor informatice pentru înregistrarea vizitelor angajaților.

Jurnalul de timp în formularul T-12: caracteristici de umplere

Formularul T-12, ca unul dintre cele mai populare în ținerea evidenței orelor de lucru, poate fi folosit și ca document în care se calculează sumele salariilor angajaților. Prin urmare, în practică, nu numai specialiștii pot participa la completarea formularului T-12 serviciul de personal dar si contabili.

Specialiștii în resurse umane sunt cel mai adesea responsabili pentru completarea coloanelor de la 1 la 17, precum și de la 35 la 55. Contabilii sunt responsabili pentru lucrul cu coloanele de la 18 la 34.

Cele cheie din punct de vedere al contabilității timpului de lucru sunt coloanele 4 până la 6. Ele indică 2 tipuri de informații:

  • un cod alfabetic sau numeric care reflectă prezența angajatului la serviciu sau absența dintr-un motiv anume;
  • numărul de ore petrecute de angajat la locul de muncă.

Dacă angajatul era în vacanță, într-o călătorie de afaceri sau avea un alt statut care presupunea absența sa de la serviciu toată ziua, atunci al doilea tip de date din coloanele 4-6 nu este indicat.

Formularul T-12 trebuie să fie certificat:

  • salariatul responsabil de finalizarea acestuia;
  • lider unitate structurală firmele în care lucrează acei angajați ale căror vizite sunt înregistrate în jurnal;
  • ofiter de personal al companiei.

De unde pot descărca un exemplu de jurnal de timp?

Puteți descărca un eșantion complet al jurnalului pe care l-am revizuit, care se bazează pe formularul comun T-12, de pe site-ul nostru web.

Activitățile multor organizații se bazează pe ținerea evidenței duratei muncii personalului cu ajutorul documentelor speciale, inclusiv a unui jurnal al timpului de lucru. Cum arată acest document, dacă este necesară întreținerea lui și cum să-l completezi corect, vei afla din consultația noastră.

Dragi cititori! Articolul vorbește despre modalități tipice de a rezolva problemele juridice, dar fiecare caz este individual. Daca vrei sa stii cum rezolva exact problema ta- contactati un consultant:

APLICAȚIILE ȘI APELURILE SUNT ACCEPTATE 24/7 și 7 zile pe săptămână.

Este rapid și ESTE GRATUIT!

Cum arată o revistă?

Revista este formată dintr-o copertă aurie din carton gros și folie PVC, care poate fi îndepărtată cu ușurință dacă trebuie să trimiteți documentul la arhivă pentru depozitare. Are gauri marimea standard folosit pentru tivire.

Pagina de titlu conține numele documentului, un câmp pentru completarea numelui companiei și un bloc care informează despre:

  • data de începere sau de încheiere a întreținerii;
  • numărul de înregistrări efectuate;
  • numar de volum;
  • perioada de depozitare.

Reversul documentului în cauză conține un câmp care vă permite să-l sigilați și să îl certificați rapid.

Notă: stampila trebuie amplasata cu strictete in locul indicat (M.P.), captati banda si autocolantul.

Într-o notă: sigilarea jurnalului este necesară numai dacă astfel de reguli sunt stabilite prin documentele interne ale organizației. Această operațiune este opțională.

Alte secțiuni ale registrului:

  • tabele de bază concepute pentru a înregistra informații despre angajați;
  • un câmp care conține informații despre persoanele responsabile cu completarea (numele complet, funcția, perioada de referință și documentul în baza căruia acţionează, semnătura);
  • informații de referință suplimentare aflate la sfârșitul revistei.

Cartea este unică prin faptul că conține toate informațiile de care aveți nevoie activitate profesională specialisti de personal si contabili.

Pentru ce este?

Timpul de lucru este perioada în care un angajat îndeplinește sarcini de muncă, ținând cont de cerințele actelor locale și fișele postului.

Afectează direct calculul salariilor, deducerile bonusurilor și caracterizează performanța. Din aceste motive, contabilitatea trebuie efectuată cu maximă acuratețe.

Jurnalul de timp de lucru ajută la rezolvarea problemei. Poate fi folosit în toate organizațiile, indiferent de tipul și forma de proprietate.

Destinatia principala:

  • menținerea disciplinei;
  • controlul eficienței timpului;
  • acumularea echitabilă;
  • repararea timpului de nefuncţionare;
  • reflectarea numărului de zile de boală;
  • definițiile orelor suplimentare etc.

Cartea conține informații despre timpul efectiv lucrat de angajați. Legislația prevede o normă - 40 de ore pe săptămână, dar întreprinderile stabilesc în mod independent programul de lucru și ora prânzului.

Jurnalul ajută la controlul duratei optime.

De asemenea, notează:

  • absenteism;
  • fiind întârziat;
  • întârzieri.

Pe baza informațiilor introduse se acumulează bonusuri, se aplică o amendă pentru încălcarea disciplinei muncii și se introduce informații.

Este necesar?

Mulți angajatori își pun întrebarea: este necesar să se păstreze un jurnal de timp și cum este reglementat acest document.

Potrivit art. 91 din Codul Fiscal al Federației Ruse, este necesar să se țină cont de timpul lucrat de angajați în foaia de pontaj în formularul T-12. Dar păstrarea unui jurnal de timp nu este o procedură obligatorie.

Liderii iau propriile decizii cu privire la necesitatea acestei cărți.

Merită să ne amintim beneficiile pe care le oferă:

  • îmbunătățirea calității resurselor de muncă;
  • economisirea de timp;
  • optimizarea muncii angajaților;
  • evaluarea corectă a situației și prevenirea conflictelor.

Contabilitatea timpului de îndeplinire a obligațiilor de muncă ale personalului se efectuează cu frecvența:

  • In fiecare zi- se foloseste atunci cand angajatii vin in organizatie in fiecare zi pentru a-si indeplini obligatiile de munca. Munca este standardizată, se stabilește un anumit număr de ore.
  • În fiecare săptămână- metoda este potrivită pentru persoanele care îndeplinesc un anumit număr de sarcini pe săptămână și nu este nevoie să veniți des la organizație.

Cum arată cel mai adesea documentul este prezentat în figură:


Există un formular special pentru înregistrarea timpului neregulat?

În unele organizații, angajații ies în afara programului de lucru. Legislația nu prevede un eșantion de jurnal pentru Prin urmare, este permisă adăugarea unor coloane suplimentare dacă este necesar. De exemplu: informații despre orele suplimentare, motive pentru întârziere etc.

Cum să conduc?

Jurnalul de timp poate fi completat pe hârtie sau în format electronic. A doua opțiune nu necesită prezența anumitor baze de informații ale personalului sau contabilitate. Este suficient să formezi o masă potrivită.

Atunci când păstrați o carte în formă electronică, este necesară respectarea regulilor documente interneși munca de birou.

Legislația nu stabilește reguli specifice pentru păstrarea evidenței. Cu toate acestea, datele sunt plasate sub forma unui tabel.

Instructiuni de umplere:

  • Informațiile sunt prezentate concis. Trebuie completate următoarele date: numele complet al salariatului; data la care se ține evidența; ora la care angajatul a ajuns la organizație și când a plecat; ore lucrate (în ore, minute).
  • Când un angajat părăsește prematur locul de muncă, motivul este indicat în jurnal.
  • Ultima coloană trebuie să fie semnată.

Sunt corectate erorile?