Комплексное тендерное сопровождение бизнеса – новое перспективное направление работы, освоить которое дано не каждому. Денис Макаров, руководитель компании Smart Tender, поделился впечатлениями от первой победы, рассказал о том, кто такой «тендерный специалист» и насколько крупными бывают суммы контрактов.

Главные тезисы интервью

К комплексному тендерному сопровождению через страх и ненависть

Денис, ваше дело для многих является чем-то новым, непонятным. Почему из множества вариантов вы выбрали комплексное тендерное сопровождение как бизнес?

В студенческие времена я задумался о создании бизнеса и решил просмотреть сайт государственных закупок. Реализовать себя в закупках в тот момент казалось проще, поскольку там размещены реальные предложения по предоставлению услуг, поставке товаров и т. д. Заказчики со всей России размещают потребности, пишут цену, которую готовы заплатить, диктуют условия выполнения. Спрос ищет предложение. Тебе просто нужно прийти и удовлетворить потребности заказчика, заработав на этом.

Ежедневно я просматривал закупки, открывал технические задания, искал предложения, которые смогу удовлетворить самостоятельно с минимальными вложениями. Я привлекал знакомых, предлагал варианты заработка на замене окон, ремонте полов в школах, подготовке электронных документов для судов, юридическом сопровождении, логистических услугах, услугах гардеробщиков и т. д. В то время, учитывая отсутствие реального опыта, я пытался ухватиться за любую возможность, но до подачи заявки дело не доходило.

После долгих поисков нам с коллегой (и моим другом) подвернулась возможность подать заявку на участие в тендере для нужд компании ОАО Транснефть Магистральный Нефтепровод «Дружба». Суммарная стоимость работ составляла 3,5 млн руб. за год. Работы были связаны с оформлением прав ОАО МН «Дружба» на земельные участки на время реконструкции нефтепровода. На момент подачи документов никто не верил, что есть шанс на успех. Компания, от которой мы принимали участие в торгах, ранее не работала с подобными закупками, считая победу невозможной, ссылаясь на коррумпированность, конкуренцию и т. д. Мы же с коллегой думали не о деле, а о трех с половиной миллионах и том, как их потратим. Тем не менее нашу заявку приняли, а позднее признали ее лучшей по цене и условиям в двух городах - в Пензе и Самаре.

Хочу заострить внимание на том, что два студента третьего курса юридического факультета сумели выиграть контракт от имени организации, ранее даже не пытавшейся работать с крупнейшей в мире трубопроводной компанией, транспортирующей 93% добываемой в России нефти.

После подписания договора решено было прочитать его. Он был составлен на 40 страницах, а приложением было техническое задание, разбитое на девять этапов работ. Мы были явно шокированы изобилием в техническом задании таких слов, как геодезическая разбивочная основа, пункты ГГС, теодолиты, абрисы, технический отчет разбивочных работ, кадастровые работы, топографическая съемка, рекультивация и т. д.

Естественно, ни один из нас даже примерно не представлял значения большей части этих слов. Еще больше мы заволновались, увидев 5 коробок, полных технической документации по строительству нефтепровода. В коробках была куча чертежей формата А0, при тщательном изучении которых у любого нормального человека пострадает нервная система, а в голове будет одна мысль: «Это нереально понять!»

Ситуация усугублялась тем, что нужно было, по условиям договора, внести обеспечение в размере 300 тысяч рублей как залог выполнения своих обязательств. На тот момент свободных средств у нас не было. В случае если мы не справимся, компанию, от имени которой выигран тендер, внесут в реестр недобросовестных поставщиков, и она два года не сможет участвовать в государственных закупках.

Осознав собственную ничтожность, мы взмолились, чтобы нас простили и отпустили, что мы больше так не будем… В ответ мы получили отказ. Процесс уже был необратим.

Нам пришлось занять 300 тысяч рублей, взять волю в кулак и начать реализацию контракта.

Далее последовали страшные и бесконечные, наполненные болью, ужасающие мытарства выполнения условий контракта. Там было многое: страх, ненависть, глупость, боль, взятки, кидания, стыд, бесконечные командировки по самым отдаленным местам Пензенской и Самарской области.

В итоге, спустя 4 месяца работ, не надеясь на положительный результат и испытывая огромный гнет ответственности, мы закрыли несколько этапов работ, и Транснефть перечислила первые деньги в размере 1 100 000 рублей.

После выполнения этого контракта мы открыли собственную компанию sbgroup.pro. В первый год заключили 25 контрактов на сумму 4 миллиона рублей, во второй год у нас уже было контрактов на 15 миллионов рублей. Наняли штат сотрудников и купили необходимое геодезическое оборудование.

Сейчас все силы направлены на развитие компании Smart Tender, появившейся на рынке в марте 2017 года. В Smart Business я был учредителем, сейчас там никак не фигурирую.

А что входит в понятие «комплексное тендерное сопровождение»?

Подбор заявок в зависимости от сферы деятельности партнера, оформление и подача документов, запрос разъяснений технической документации, помощь с обеспечением заявки, учет изменений в конкурсной документации, участие в торгах от имени компании-клиента. Мы осуществляем все процедуры, связанные с тендером, сопровождаем партнеров до подписания договора, а часто - и после. Это сложная деятельность, требующая концентрации. Часто одновременно реализуется около 20 закупок, для которых требуется полный пакет документов. Вместе с заявками в работе необходимо проводить мониторинг торговых площадок для подачи новых заявок. Кроме тендерного сопровождения мы помогаем с оформлением ЭЦП, ИП или ООО.

Для такого масштаба нужны силы и средства. Какие ресурсы потребовались вам на старте?

Что вы можете сказать будущим предпринимателям?

Не надо. Идите работать. Не создавайте себе рабочих мест - возможно, вы обрекаете себя на вечные страдания.

Вы смогли бы работать «на дядю», зная все то, что вы знаете сейчас? В чем плюс работы на себя?

Я бы не смог и точно уже никогда не буду. Однако иногда, начиная свой бизнес, люди создают себе большие проблемы, а результат получают точно такой же, как если бы работали на обычной работе. Плюс - это свобода выбора условий своей занятости, свобода в действиях, возможность формировать для себя свое будущее, свою команду. Минус - жизнь в неопределенности и ежедневные риски.

Здравствуйте, уважаемый(ая) коллега! В сегодняшней статье речь пойдет о тендерном отделе. Это внутреннее подразделение организации, которое занимается участием в государственных и коммерческих закупках. Тендерные отделы бывают, как у Заказчиков, так и у поставщиков (участников закупок). Однако их функции, цели и задачи совершенно разные. Мы же в этой статье остановимся на рассмотрении данного отдела только в рамках организации поставщика. Если вы всерьез задумались над созданием своего тендерного отдела, то эта статья поможет вам понять с чего следует начинать и в каком направлении двигаться.

Нужен ли вам тендерный отдел?

И так, вы или ваша организация решили участвовать в тендерах. И тут возникает резонный вопрос: кто этим будет заниматься? Будет ли этим заниматься конкретно взятый специалист или же несколько специалистов? Либо вы прибегните к сторонней помощи, а именно к тендерному консалтингу? Сразу же хочу предостеречь вас от одной очень грубой ошибки, которую совершают многие организации — не нужно с самого начала создавать большой тендерный отдел. На начальном этапе это может быть всего один человек, а затем, по мере увеличения объемов работ, вы сможете привлечь ещё одного или нескольких сотрудников. Больше не значит лучше.

Если вы планируете только время от времени участвовать в тендерах, и не хотите делать это направление основным источником заказов, то одного специалиста будет более чем достаточно. Однако если у вас крупная организация и вы на постоянной основе хотите получать заказы от участия в торгах, то стоит задуматься о полноценном отделе, который будет заниматься всеми этапами участия в торгах: от поиска информации, до непосредственного заключения контрактов. Помимо этого, такой отдел должен будет плотно взаимодействовать и с другими подразделениями в вашей организации.

Для быстрого же старта, или когда у вас нет желания раздувать свой штат, можно воспользоваться аутсорсингом тендерного отдела. В таком случае вам не придется создавать новые рабочие места, заниматься их обустройством (закупать дополнительное компьютерное оборудование, ПО, мебель и т.д.), а также платить регулярно зарплату, налоги и т.д.

Некоторые руководители также “грешат” тем, что поручают работу с тендерами какому-нибудь из своих сотрудников в виде дополнительной нагрузки за символическую доплату. Чаще всего — секретарю, бухгалтеру или юристу. Но могу вас огорчить. Такой подход не работает. В этом случае работа будет выполняться для “галочки” и не принесет вам желаемых результатов.

И так, про необходимость создания тендерного подразделения мы с вами поговорили, теперь давайте рассмотрим, какие же функции оно должно выполнять.

Функции тендерного отдела

Ниже приведены основные функции отдела, который занимается участием в торгах:

  1. Подготовка необходимых документов и получение электронной подписи;
  2. Аккредитация (переаккредитация) на государственных и/или коммерческих электронных площадках;
  3. Настройка необходимого программного обеспечения для участия в электронных аукционах;
  4. Поиск информации о проводимых государственных и/или коммерческих тендерах, согласно специфике деятельности организации;
  5. Изучение и анализ документации, технического задания;
  6. Анализ конкурентной среды и мониторинг итогов предыдущих закупок;
  7. Согласование с высшим руководством нюансов участия в той или иной закупке, а также принятие окончательного решения;
  8. Подготовка документов, заполнение форм и подача заявок;
  9. Получение необходимых справок и выписок, а также их нотариальное заверение;
  10. Знание законодательства, регламентирующего процедуры закупок;
  11. Взаимодействие с банками и кредитными организациями на предмет получения займов и банковских гарантий;
  12. Взаимодействие с поставщиками (в случае если организация является посредником);
  13. Непосредственное участие в торгах (личное или дистанционное);
  14. Подготовка необходимых запросов на разъяснение документации и условий проведения закупок, а также взаимодействие с заказчиками;
  15. Отслеживание изменений в извещениях о проводимых закупках, а также результатов таких закупок;
  16. Подготовка необходимых жалоб и исков для защиты интересов организации;
  17. Заключение контрактов.

Как вы видите, это довольно объемный перечень работ. Поэтому если вы “навесите” всю эту работу на имеющегося в штате сотрудника, у которого есть и другие должностные обязанности, то полностью провалите это направление. И простая “девочка” секретарша также не в состоянии всем этим полноценно заниматься. Неоднократно проверено на личном опыте.

Главным же показателем качества работы тендерного отдела является количество допущенных заявок до участия в закупочных процедурах и объем заключенных договоров по итогам их проведения.

Структура тендерного отдела

Еще раз повторюсь, что структура и размер тендерного отдела могут быть разными. Все зависит от масштабов организации и объемов работы, связанной с подготовкой и участием в тендерах. Ниже я привел в качестве примера один из возможных вариантов такого отдела.

Руководитель отдела. Является связующим звеном между отделом и другими подразделениями организации, координирует и контролирует работу всего отдела, согласовывает технические и финансовые вопросы участия в торгах с руководством организации.

Специалист по мониторингу и аналитике. Занимается поиском информации о проводимых торгах, проводит анализ завершенных процедур и конкурентной среды, отслеживает изменения информации на сайте.

Юрист. Отвечает за правильность документов организации, проверяет тендерную документацию на предмет ошибок и нарушений требований законодательства, подготавливает необходимые документы (в том числе и для получения ЭЦП), заказывает справки и выписки, занимается подготовкой жалоб и исков, представляет интересы организации в ФАС и суде.

Специалист по торгам. Занимается аккредитацией (переаккредитацией) на электронных площадках, настраивает рабочее место для участия в электронных торгах, готовит заявки (в том числе и форму 2), принимает участие в торгах. Также такой специалист готовит запросы на разъяснение документации и взаимодействует с заказчиками.

Курьер. Занимается доставкой заявок на бумажном носителе по адресу заказчика. На практике бумажные заявки отправляются заказчику одним из сотрудников организации или же с использованием курьерской службы (например, DHL, DPD, PONY exspress и т.д.).

Что входит в перечень услуг по созданию тендерного отдела?

В настоящий момент в интернете полным полно предложений по созданию тендерного отдела “под ключ”. Это не тендерное обслуживание или аутсорсинг, а именно помощь в создании отдела в вашей организации. Цены на такие услуги зависят от специфики самой организации, а также от количества сотрудников в ней. Диапазон цен на услуги по созданию отдела колеблется в пределах 30-100 тысяч рублей. Сроки создания — от 2-х недель и до 3-х месяцев.

Так что же все-таки входит в перечень услуг по созданию отдела? Это:

  1. Подготовка структуры отдела и определение необходимого количества специалистов в нем;
  2. Анализ штатного расписания организации на предмет возможности привлечения к работе с тендерами имеющихся специалистов;
  3. Разработка положения об отделе и штатных инструкций под каждого сотрудника;
  4. Разработка регламента документооборота и взаимодействия отдела с другими структурными подразделениями организации;
  5. Помощь в выборе необходимого программного обеспечения по работе с тендерами и консультации по его использованию;
  6. Обучение специалистов отдела;
  7. Запуск и “обкатка” работы отдела.
  8. Информационная поддержка и бесплатные консультации в течение установленного срока.

И так, какой же из всего вышесказанного можно сделать вывод?

Во-первых , если вам нужен быстрый результат при минимальных финансовых издержках, то воспользуйтесь тендерным аутсорсингом. Сейчас это вполне доступная услуга для многих организаций и ИП.

Во-вторых , если вы планируете создать свой тендерный отдел, то начинайте с 1-2-х человек. Не стоит сразу набирать большой штат. Принять на работу нового человека всегда проще, чем его уволить.

В-третьих , если вы создаете свой тендерный отдел с нуля, то не ждите сразу от него большой отдачи. Необходимо для начала проанализировать все бизнес процессы внутри организации, определить функции отдела, подготовить положение об отделе, расписать должностные инструкции, определить цели и задачи. Также необходимо регулярно обучать данных сотрудников, повышать их квалификацию, мотивацию и заинтересованность в конечном результате.

В-четвертых , не “вешайте” работу с тендерами на секретаря, бухгалтера, юриста, либо другого сотрудника за дополнительную плату. Результат в таком случае будет нулевым.

На этом сегодня все. До встречи в новых статьях.

Малый и средний бизнес часто не может позволить себе содержание тендерного отдела, который бы обеспечивал эффективное участие в торгах (государственных и коммерческих закупках). Чаще всего, организация имеет в своём штате только одного тендерного специалиста, квалификацию которого не всегда просто оценить. Такой специалист может пользоваться этим, вводя в заблуждение своего работодателя в отношении неудачного участия в тендерах. А ведь этот специалист может уйти в отпуск, заболеть или вообще уволиться. Это может остановить работу всего предприятия, что чревато убытками. Все это лишние риски в и без того непростое время.

Комплексное профессиональное сопровождение тендеров

У нас работают опытные специалисты в самых разных направлениях сферы государственных и коммерческих закупок. Каждый сотрудник сосредоточен на выполнении конкретных задач, что увеличивает эффективность и повышает оперативность работ. Один специалист, занимающийся всем сразу, не может решать все вопросы, связанными с торгами, одинаково хорошо. С нашей услугой «Комплексное сопровождение торгов» вы сохраните свое время и деньги.

В наши услуги входит:

  • Бесплатное (при оформлении договора сроком от 6 месяцев);
  • Настройка рабочего места ();
  • на 5 государственных электронных торговых площадках (на коммерческих — при необходимости);
  • по заданной тематике (на срок действия договора);
  • и участие в электронных аукционах;
  • Подготовка заявок для участия в ;
  • Подготовка заявок для участия в любых видах тендерных процедур, включая имущественные торги;
  • Подача запросов на разъяснение документации по тендерам;
  • Сопровождение подписания контракта (в бумажном и/или электронном виде);
  • : подготовка и подача жалоб в Федеральную антимонопольную службу на действия заказчиков;
  • Бесплатная помощь в получении ;
  • Бесплатная и других видов лицензий.

DM СТАРТ ПЛЮС

  • Юридическое сопровождение

DM ПРОФИ

  • Аккредитация на пяти государственных электронных торговых площадках
  • Отбор и анализ закупок по индивидуальным требованиям
  • Сопровождение персональным менеджером
  • Удаленная настройка рабочего места
  • Юридическое сопровождение
  • Безлимитное количество подач заявок на участие
  • Гарантированная победа при соблюдении рекомендаций
  • Оформление Банковской гарантии
  • Оформление тендерного кредита на выгодных условиях с принятием решения за 30 минут
  • Комиссия от 0.1 % до 1%.(от суммы заключенного контракта)

DM ПРЕМИУМ

  • Изготовление электронной цифровой подписи для торгов
  • Аккредитация на пяти государственных электронных площадках
  • Отбор и анализ закупок по индивидуальным требованиям
  • Сопровождение персональным менеджером
  • Удаленная настройка рабочего места
  • Юридическое сопровождение
  • Безлимитное количество подач заявок на участие
  • Гарантированная победа при соблюдении рекомендаций
  • Оформление Банковской гарантии
  • Оформление тендерного кредита на выгодных условиях с принятием решения за 30 минут
  • Комиссия от 0.1 % до 1%.(от суммы заключенного контракта)

Настоящая книга расскажет о функционировании целого сегмента бизнеса B2G (бизнес для государства). О том, как эффективно продавать свои товары, работы, услуги госструктурам и учреждениям, как организовать тендерное направление продаж и управлять им. А также какую стратегию выбрать компании, чтобы максимально закрепиться на рынке тендерных продаж. Данная книга представляет авторский взгляд на тендерные продажи, основанный на практическом опыте участия в государственных закупках.

* * *

Приведённый ознакомительный фрагмент книги Создание, управление и развитие тендерных отделов продаж (В. Ишутин) предоставлен нашим книжным партнёром - компанией ЛитРес .

Глава 1. Старт! С чего начать в тендерных продажах

1.1. Роль государственных закупок в поддержке бизнес-процессов

Если экономика страны развивается достаточно стабильно по всем показателям, это говорит о том, что управление ею осуществляется максимально эффективно, а используемую экономическую систему вполне можно назвать полноценной. Качественная структура управления государством должна быть предельно прозрачной и честной и ни в коем случае не напоминать то время, когда государство деградировало в прямом смысле этого слова, а экономика катастрофически падала.

Стоит отметить, что государственные структуры всеми силами стараются сделать экономическую систему более совершенной, используя для этой цели только самые современные решения и те законы, которые могут выступить в качестве решающих в сложном деле повышения качественного уровня жизни и поспособствовать созданию особого имиджа страны на мировом уровне. Не стоит также забывать о бизнес-климате, который складывается непосредственно внутри государства, так как в последнее время его улучшение явно прослеживается в большинстве аспектов предпринимательской деятельности.

В качестве одного из основных средств экономических инноваций сегодня выступают государственные закупки, способные предоставить определенные преимущества организациям поставщиков. По сути, их можно назвать своего рода локомотивом для экономики и бизнеса в РФ в целом. Госзаказ предоставляет основным экономическим секторам возможность выйти на принципиально новый уровень и несколько стабилизироваться, совершенствуя управленческие методы. При этом не следует забывать и о субъектах малого бизнеса, которые могут рассматривать работу с госзакупками как отличный старт для будущего развития своего бизнеса.

Государственная экономия, как известно, носит долговременный характер, а потому способна обеспечить определенный успех для будущего целой страны, так как все средства могут быть вложены и в другие экономические секторы и полноценно работать, а не пропадать в карманах чиновников, как это нередко случалось ранее.

Инновации в сфере государственных закупок можно назвать одним из самых оптимальных путей, способных обеспечить экономическую стабильность страны и смело выставлять ее в качестве полноценного конкурента не только на внутреннем, но и на мировом рынке. Внесение коррективов в процесс госзаказов позволяет правительству совершенствовать не только модель бизнеса, но и процессы, протекающие на действующем рынке. Государство, в свою очередь, оказывает значительную финансовую поддержку, которая может оказаться очень важной для общего поддержания экономики на нужном уровне, даже если на практике это очень часто происходит параллельно с ощутимым недостатком и ограниченностью финансовых средств государства.

Ярким примером служит нововведение законов в сфере закупок, осуществляющихся для государственных нужд. Это Федеральный закон от 05.04.2013 №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок, товаров, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Закон 44-ФЗ), который исключил недоработки предыдущего Федерального закона от 21.07.2005 №94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд», учитывая не только финансовую часть контракта, но и качество услуг исполнителя, а также установил правила игры для отдельных видов юридических лиц с государственным участием – Федеральный закон от 18.07.2011 №223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (далее – Закон 223-ФЗ).

Стабильность в основных производственных отраслях неразрывно связана с непоколебимостью действующей экономической политики государства. Постоянное инвестирование государства в развитие инфраструктуры позволяет стабильно развивать строительный бизнес, результатом чего обычно становится предоставление большего количества рабочих мест и возможность реальной реализации планов при возведении объектов государственной важности.

Стоит отметить и еще одно преимущество госзаказов: обязательство государства главным образом учитывать интересы тех экономических отраслей, которые являются стратегически важными. В основном заключение контракта с государством является своего рода гарантом дальнейшего развития для многих отраслей экономики.

Чтобы заполучить госзакупку, необходимо заключить контракт или договор с заказчиком. Для того чтобы реализовать это право согласно Закону 44-ФЗ, сделка должна заключаться на основании специально проводимых процедур, только после этого с участником закупки будет заключен договор или контракт. Любая закупка, которую проводит государство, предоставляет возможность любому участнику принимать активное участие в честной конкурентной борьбе за право заключить контракт, что является преимуществом в настоящей системе закупок.

Действующий порядок государственных закупок предоставляет всем заказчикам возможность реализовать выделенное финансирование максимально прозрачно, насколько это возможно.

Для развития бизнес-процесса необходимо учитывать и исполнять все условия контракта в соответствии с действующим законодательством. Существует немало реальных примеров, когда небольшие предприятия практически держатся на плаву именно благодаря госзаказам. Также можно привести ситуации, в которых госзакупки выступают в качестве одной из самых стабильных сфер получения прибыли, в некоторых случаях даже организации, которые не имеют каких-либо связей в государственном секторе, могут получить очень крупный заказ на несколько миллионов рублей.

Закон 44-ФЗ выступает в роли своеобразной страховки для участников, которые ограждаются таким образом от каких-либо недоразумений в процессе заключения государственных контрактов, определяя при этом все возможные условия расторжения контракта. Более гибким же является Закон 223-ФЗ в сравнении с Законом 44-ФЗ, но в обоих случаях дополнительной защитой выступает реестр недобросовестных поставщиков.

Производимые на сегодняшний момент государственные закупки очень сильно отличаются от тех, что проводились раньше. Главным их отличием можно назвать полноценную оптимизацию, которая стала возможной благодаря проведению закупок в сети Интернет. На данный момент предприятия, принимающие активное участие в государственных закупках, уже имеют своих специалистов по тендерам, которые без проблем найдут необходимую информацию по проводимым тендерам.

Все прекрасно понимают, насколько сложно создать по-настоящему идеальную систему, особенно на государственном уровне. На данный момент государственные закупки, невзирая на наличие некоторых недостатков, сумели зарекомендовать себя в качестве одного из оптимальных способов обеспечить нужды страны.

1.2. Преимущества и недостатки тендерных продаж

Что хорошего можно сказать о продажах, осуществляемых посредством тендеров?

В первую очередь, участие в тендерах можно назвать единственным вариантом для реализации продукции государственным и муниципальным учреждениям, компаниям с госучастием и некоторым крупным частным компаниям, которые работают только через тендеры.

Можно вовсе не заниматься продажами данного типа, однако в этом случае предприятие может лишиться огромного количества потенциальных заказчиков, так как у многих организаций, которые однажды начинают заниматься данным видом деятельности, именно эти заказчики становятся постоянными и приносят большую долю стабильной прибыли. В соответствии с законодательством России получить такие заказы можно только посредством участия в тендерах, никаких других способов попросту не существует.

Также следует отметить, что затраты на содержание тендерных специалистов на практике оказываются в несколько раз ниже, чем оплата деятельности традиционного отдела продаж. В начале пути участия в тендерах будет достаточно «завести» только одного специалиста в данной сфере, а если учесть, насколько развиты в данный момент программные средства, то этому можно даже обучить уже имеющихся сотрудников, которые будут тратить на данную деятельность примерно два часа ежедневно.

В некоторых случаях тендеры являются практически единственным способом заполучить по-настоящему «жирные» заказы и такие же прибыли. И многие крупные компании стали таковыми только потому, что однажды приняли решение сделать свое участие в государственных закупках регулярным.

НЕГАТИВНЫЕ СТОРОНЫ ТЕНДЕРНЫХ ПРОДАЖ

В первую очередь, не стоит забывать, что в нашей стране определенный процент приходится на заказные тендеры. Убедиться в том, что далеко не каждый тендер в России – заказной, можно на практике, приняв участие в нескольких торгах и выиграв один из них без каких-либо договоренностей.

В этом случае нелишним будет учесть такую закономерность: чем крупнее заказ, тем больше вероятность того, что он может оказаться заказным. Для того чтобы не тратить свое драгоценное время на участие в государственных закупках подобного рода, важно предварительно очень тщательно и серьезно изучить, какие требования заказчик предъявляет в документации, какие выставляет сроки и технические требования к продукции.

Также необходимо отметить и тот факт, что определенная доля тендеров проводится под работы, которые уже выполнены, и такие ситуации, к сожалению, встречаются нередко, также подпадая под число заказных государственных закупок. Естественно, нельзя говорить о том, что такие тендерные закупки составляют 100%, так как реализовать данный способ на практике довольно сложно. Опять же, для того чтобы не стать участником подобных закупок, рекомендуется предварительно тщательно изучить всю документацию, что позволит уже на начальных этапах выявить подобные тендеры, проводящиеся чисто формально, и принять верное решение об участии либо неучастии в них.

Не стоит забывать и о том, что участие в тендерных продажах основано на определенных тратах, которые, однако, являются вполне посильными даже для небольших организаций и частных предпринимателей, а полученные контракты позволят с лихвой окупить средства, затраченные на подготовку и непосредственно торги. Тендеры рекомендуется отбирать с особой тщательностью, стараясь обращать внимание и принимать участие только в тех, которые компания реально может исполнить. Помимо этого, важно сосредоточить свое внимание на тех торгах, которые проводятся в электронной форме, так как этот вариант позволит в несколько раз уменьшить возможные издержки на участие в тендерных процедурах.

1.3. Тендерные продажи. С чего начать?

Итак, если вы читаете данную книгу, то, скорее всего, вас интересует развитие тендерных продаж, создание своего отдела, который будет ориентироваться на тендерные продажи, или выделение из уже существующего отдела продаж, где клиентами будут различные государственные, муниципальные или коммерческие организации с государственным участием, а сотрудники данного отдела будут активно взаимодействовать с заказчиками и участвовать в тендерах.

Что подтолкнуло нас к написанию книги? Имея обширный опыт работы с заказчиками, и поставщиками, мы показываем, как, на наш взгляд, должны выглядеть тендерные продажи, чтобы избавить от проблем заказчиков и увеличить прибыль поставщиков. Также мы хотели подвести теоретическую базу для целого сегмента продаж, называемых в литературе B2G («Business-to-Government» – бизнес для государства), при этом сделав как можно меньше ссылок на законодательную базу и не пытаясь написать первую книгу по тендерным продажам простым человеческим языком, после которой число жалоб в антимонопольную службу вырастет, если не на порядок, то на значительное число, и пополнится реестр недобросовестных поставщиков новыми компаниями. Дополнительно поясняем, почему ссылки на нормативную базу будут сведены к минимуму. Причина проста: законодательство о закупках – это живой организм, который растет и развивается, меняются положения статей, на смену одним нормативным актам приходят другие. Главное же – понимать основные принципы закупок, которые, возможно, сформулированы иначе в законах, но все же мы их сформулируем так: эффективность бюджетных трат, прозрачность, и регламентированность.

Можно выделить следующие способы участия компании в госзакупках:

1-Й СПОСОБ – САМОСТОЯТЕЛЬНО СОЗДАТЬ ТЕНДЕРНОЕ НАПРАВЛЕНИЕ

Существует одна тонкость, о которой знают только посвященные и делиться с простыми смертными ею они не спешат. Для того чтобы создать эффективно работающий тендерный отдел продаж, который будет приносить своей компании стабильный доход, затратив огромное количество времени, пересмотреть множество претендентов, кого-то из них отсеяв, а кого-то, дав шанс на будущую плодотворную деятельность, оставить на испытательный срок. В процессе выстраивания эффективно действующего тендерного отдела продаж скорее всего с некоторыми действующими сотрудниками придется распрощаться, даже не потому, что тайно либо в открытую они будут саботировать действия руководителя отдела. Главное совсем не это. Самый важный момент заключается в том, что после того, как будет создан качественно работающий тендерный отдел продаж, пересмотру и реорганизации будет подвергнут весь процесс взаимоотношений сотрудников и отделов между собой, и, конечно, не всем это нравится, а кто-то вообще к этому будет не готов. Не обойдется и без внесения необходимых изменений в должностные обязанности сотрудников и непосредственно организацию предприятия – таким образом, переработке подвергнется практически весь технологический процесс, на что придется потратить немало сил, времени и финансов.

2-Й СПОСОБ – ЗАКЛЮЧИТЬ ДОГОВОР С ФИРМОЙ НА КОМПЛЕКСНОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ

Наиболее быстрый способ начать тендерные продажи. Услугами данных компаний стоит пользоваться, пока не будет настроена работа тендерного направления продаж, а также держать подобную структуру про запас на случай внештатных ситуаций в собственном тендерном направлении для наискорейшего развертывания действующей структуры тендерных продаж.

Давайте все же вернемся к тендерным продажам. Как уже говорилось ранее, государство закупает все – от иголки до спутников – и является самым большим потребителем продукции, по крайней мере, ни одна частная компания такой объем закупаемой продукции не осуществляет. Это также обусловлено все более растущей долей государственных структур в обществе. В связи с чем, если организация планирует закрепиться на рынке товаров, работ, услуг, она должна дополнительно анализировать возможность продаж государству. Благо функционал единой информационной системы http://zakupki.gov.ru позволяет проверить нишу вашей организации простыми поисковыми запросами.

Например, организация занимается продажами бензопил. Вбиваем данное слово в поисковый запрос, и сайт выдает более 850 записей о покупке бензопил по всей стране. Неплохой результат, правда, если учесть, что архив сайта находится в открытом доступе.

Однако перед тем как закупка попадает в единую информационную систему, с ней проводится большая работа, которая зачастую работникам поставщика даже не видна. Хотя в данном случае порядок формирования начальной (максимальной) цены договора и особенности составления технического задания пригодились бы многим менеджерам по продажам. Из практики консультирования можем сказать, что 90% менеджеров по продажам считают сферу тендерных продаж чудовищно коррумпированной, но мы больше склоняемся к тому, что это из-за отсутствия понимания, и скажем даже больше, желания понимать тендерные продажи. Сродни языческой боязни грома, молнии, ураганов.

Особенно удивляет тот факт, когда некоторые специалисты без зазрения совести утверждают, что это заказной тендер и не стоит в нем участвовать, можно только потратить время. К сожалению, это говорит только об одном: эти горе тендерные «мальчики», тендерные «девочки», тендерные «брокеры» и др. абсолютно не знают специфики работы заказчика, любят пускаться в демагогию по поводу тендерных продаж. Некоторые такие специалисты даже открывают компании по сопровождению закупочной деятельности, находя при этом клиентов. Можно сказать абсолютно авторитетно: так или иначе каждый тендер под кого-то подстроен. Ведь невозможно в техническом задании при подготовке закупочной документации ориентироваться на вымышленный товар (хотя и в этом убеждении есть исключение – это научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы – НИОКР, где результат исполнения тендера может быть отрицательным), как правило, около 80% закупок проходят по стандартным товарам, работам, услугам (далее – ТРУ). Обычно те или иные ТРУ выбираются исходя из жизненного опыта самого специалиста, заказчика или необходимые решения находятся в сети Интернет, так же, как и возможные поставщики ТРУ. Читая эти строки, некоторые захотят возразить, да, конечно, будут специалисты заказчика Интернет изучать, там поставщиков искать – поверьте нашему опыту, это так и происходит. И чем лучше оформлен у поставщика сайт, тем больше вероятности, что ему предложат разъяснить свойства товара или особенности выполнения работ. Хотя это совсем не означает, что именно эта компания будет данную работу выполнять. Несколько иначе обстоят дела у заказчиков, работающих по Закону 223-ФЗ, где определяющую роль играет Положение о закупках, данным положением предусмотрено большое количество случаев закупки у единственного поставщика (прямой договор). В настоящий момент в Государственную Думу внесен ряд законопроектов в развитие Закона 223-ФЗ, ограничивающих способы закупки, количество торговых площадок, а также постепенно приводящих Закон 223-ФЗ к стандартам Закона 44-ФЗ. В данном случае это скажется положительно на тендерных продажах, поскольку еще большее количество закупок будет осуществляться через тендер, способствуя развитию конкуренции в сегменте B2G.

И опять же могут быть возражения в наш адрес, что будут выигрывать ненадежные организации, без опыта работы, могут такого наворотить, а мы вот работаем с надежной уже много лет и не хотелось бы ее терять. Об этом мы уже говорили ранее, когда рассказывали про коллег, которые обучают специалистов поставщиков для участия во всех без разбора закупках, а потом, если что не так, завалить контролирующие органы жалобами на заказчика, при этом забывая сообщить, что, к примеру, любого поставщика можно неплохо наказать рублем, ведь в соответствии с законодательством каждый контракт (договор), заключенный через тендер, должен иметь обеспечение исполнения, так вот штрафы, налагаемые заказчиком на поставщика, могут удерживаться из данного обеспечения, а если размера обеспечения недостаточно, то из суммы платежа по контракту. Так что, уважаемые поставщики и заказчики, перед тем как вставать в позу, подумайте о последствиях.

Вернемся к тендерам. Если он будет подстроен под вашу организацию, это может добавить некоторое конкурентное преимущество. В плане того, что вы уж изучили ситуацию и возможные способы и модели исполнения контракта, по крайней мере, у вашей компании на это больше времени, чем у простого участника (если закупка осуществляется через аукцион в электронной форме, то на изучение технического задания будет максимум от 7 до 15 дней, а при запросе котировок и того меньше). Заказчик начинает подготавливать документацию о закупке минимум месяца за два до выполнения работы, а техническое задание и обоснование цены может иметь временной разрыв на годы до начала реализации задуманного.

И еще небольшая предыстория объявления тендеров. Кажды й год в ноябре-декабре все заказчики подготавливают планы-графики закупок (или планы закупок) на следующий год. В соответствии с действующим законодательством каждая начальная (максимальная) цена контракта (договора), включаемая в план-график, подлежит обоснованию по методике, установленной Законом 44-ФЗ (для отдельных видов юридических лиц, работающих по Закону 223-ФЗ, порядок обоснования может быть прописан в Положении о закупках). Хорошо, если этих тендеров несколько, тогда можно спокойно разработать техническое задание, спокойно все обосновать. А представьте себе, если этих закупок сотни, они все разнообразные, и порой жизненного опыта не хватает понять, что же в конечном итоге нужно, а Интернет настолько забит информационным мусором и рекламой данной тематики, что еще больше можно запутаться. Каждый заказчик будет рад любой помощи – поэтому, когда поставщик предлагает свои решения в обосновании цены договора и написании технического задания, 99% заказчиков без зазрения совести соглашаются. Вот именно в эту пору закладывается фундамент будущих тендерных побед, но об этом поговорим позже. И если все устраивает в этом взаимодействии, поставщик, конечно, старается составить техническое задание из тех товаров или услуг, которыми он располагает. И каждый раз заказчик, обращаясь к этому поставщику, неизменно получает один и тот же комплект товаров/услуг/работ.

Давайте теперь посмотрим на данную ситуацию со стороны сбытовиков (позже мы расскажем, почему их так назвали), которые не понимают специфики работы государственных структур, зато вооружены различными программами, которые якобы анализируют участие в тендерах и, со слов производителей этих программ, могут с большой долей уверенности сказать, стоит участвовать в данном тендере или нет. Итак, что выдает программа. Например, ООО «Х» выигрывало тендеры у заказчика «А» 10 раз, значит, там все куплено, там коррупция, туда не стоит лезть и тратить свое время? Конечно же, это в корне неверное убеждение, и уж тем более смешно смотреть на организации, которые обучают таких горе-сбытовиков и «втюхивают» им программы. Функционал единой информационной системы позволяет находить информацию о закупках (информацию о тендерах) бесплатно. Последний раз, изучая литературу по тендерным продажам, столкнулись с таким обоснованием необходимости приобретения такой программы: автор настоятельно утверждает, что тендерными продажами с данной программой может заниматься один специалист, заменяя целый тендерный отдел. Один человек, конечно, может заниматься и даже побеждать. Вот представьте ситуацию: приходит специалист, вооруженный такой программой, на работу, включает компьютер, и программа выдает 80 тендеров по тематике фирмы, все хорошо, все красиво, но нужны ли вам эти 80 тендеров, да их банально прочитать не успеешь за день, а уж тем более проанализировать, программа же завтра выдаст еще 60 тендеров. А еще необходимо заявку составить, уточнить наличие и цену товара у поставщиков. Единственным исключением являются услуги. В данном тендере достаточно выразить согласие, и организация становится участником тендера.

Но вернемся к тендерным продажам. Указанная выше ситуация говорит только об одном: поставщик работает с заказчиком, работает плотно. Ведь ни для кого не секрет, что победа в тендере может быть не только на торговой площадке, но и до нее. Например, известны многочисленные случаи, когда производители фармацевтических препаратов различным образом поощряли врачей выписывать необходимые лекарства из предлагаемого поставщиком списка и делали заявку в отдел закупок для приобретения необходимого препарата у конкретного поставщика.

Когда закупка от заказчика попала на торговую площадку, изменить уже ничего невозможно: для многих поставщиков данная закупка уже проиграна.

Поэтому наша методика развития тендерных продаж государству строится на сочетании работы тендерных специалистов и работников, занятых активными продажами, объединенных в один тендерный отдел продаж, предлагая качественный сервис государственным заказчикам.

Занимаясь на протяжении всей свой сознательной профессиональной деятельности государственными закупками, придумывая и претворяя в жизнь новые, инновационные методики, позволяющие отточить деятельность отдела закупок до автоматизма, понимаешь, что все положительные и более-менее ощутимые перемены происходят только спустя время и, как правило, носят переломный характер, требуют много сил и внутренней энергии. В дальнейшем эти идеи должным образом оцениваются и успешно воплощаются в жизнь другими организациями. Таким образом, они укрепляют собственные позиции на рынке и со временем достигают небывалых успехов, становясь устрашающими конкурентами для многих.

Современная жизнь устроена таким образом, что одни только инновации в производственной сфере не могут стать залогом успешного развития компании. Гораздо важнее, как именно работают тендерные специалисты, при этом практически не имеет никакого значения, какой именно товар или услугу они при этом предлагают.

Тендерный отдел продаж, который активно работает на результат, может стать гораздо более преимуществом в борьбе с конкурентами, нежели наличие какого-либо определенного продукта. Это только в теории может показаться, что модель тендерных продаж проста до невозможности, на практике все оказывается гораздо сложнее, а потому важно использовать в работе определенные уроки, инструменты и зарекомендовавшие себя практики, благодаря которым поставщики смогут активно внедрять тендерные продажи.

Совет: если хотите заняться тендерными продажами, но пока не определились, что продавать, проанализируйте услуги, которые вы можете оказывать заказчикам, с точки зрения тендерного документооборота, это самые легкие продажи.

1.4. Продажи и сбыт

Проанализировав многочисленную литературу по продажам, тренинги и семинары, приходишь к выводу, что построение отделов продаж сводится или к многоступенчатому набору персонала (с разными тестами над ним), или к обучению речевкам по продажам (скриптам), или внедрению CRM-системы с последующей достройкой данной системы. Это системы, которые организуют активные продажи, но специфика тендерных продаж зачастую отличается ввиду различия технологии продаж.

Возьмем, к примеру, компанию средней руки с оборотом 5-7 млн рублей в месяц, в которой уже создан отдел продаж (по любой из имеющихся методик), где ежедневно происходят встречи с клиентами, производятся сотни звонков, выдаются десятки килограммов бумаги в форме коммерческих предложений и буклетов, кипит бурная деятельность. Оборотных средств хватает, чтобы оплачивать текущую деятельность и заработную плату персоналу. Но у руководителя есть стойкое ощущение, что продажи в отделе могли бы происходить более интенсивно, да и выручку пора увеличивать. В один прекрасный момент в отделе появляется менеджер по тендерам.

Привлечение клиентов – один из важнейших вопросов для любого коммерческого предприятия. Многие компании прикладывают неимоверные усилия для развития продаж и вовлечения в свои продажи новых клиентов. Давайте посмотрим, кто является клиентом вашей компании? В настоящий момент в мире около 65-70% продаж приходится на продажи организациям и только около 30% – конечному потребителю. Именно поэтому организации обычно приносят основной доход. Из корпоративных продаж стоит выделить достаточно крупный сегмент продаж бизнеса для государства, объем заключенных контрактов которых, по данным 2015 года, оценивается в 5412052,56 млн рублей, из которых контракты федерального уровня составляют 38,55% (2086229,93 млн рублей), уровня субъекта – 43,35% (2346170,73 млн рублей), муниципального уровня – 18,10% (979651,90 млн рублей). Думаем, интересные цифры. И если ваша компания еще не работает с закупками для государства или работает недостаточно эффективно, то это огромное упущение, которое необходимо в ближайшее время исправить путем создания в компании тендерного отдела продаж или выделения для начала тендерного специалиста. Для многих компаний появление тендерного специалиста – дело хлопотное, кто-то его просто считает бездельником, который сидит весь день в Интернете, в то время как они бегают по клиентам. Первым делом, что должен изучить тендерный специалист, это специфику ТРУ компании, а также чем она занимается, ее структуру, как происходит реализация и кто за что отвечает. (Это очень важно! Одного нашего знакомого взяли на работу тендерным специалистам в группу компаний, которые занимаются всем – от продажи машин до строительства, причем на работу его принимал именно собственник бизнеса. Он прошел многочисленные собеседования, даже тестирование на знание законодательства о закупках. Но проработал в компании всего два месяца. Когда он уходил из компании, там царил полный хаос, за два месяца он участвовал в 5 закупках, которые, конечно же, он проиграл. Собственник бизнеса очень разочаровался в тендерных продажах. Причем за два месяца тендерного специалиста так и не познакомили с работником, который отвечал за строительство. В организации все занимались всем.)

Также важно понимать, что в конечном итоге требуется от тендерного специалиста – самостоятельное участие в тендерных продажах или оформление участия в тендерах, которые поручают менеджеры по продажам.

Здесь мы подходим к основному вопросу, послужившему названием для данного раздела: так все же продажи или сбыт?

Прежде всего давайте определимся с терминами, которые мы будем в дальнейшем использовать и которые уже были упомянуты ранее.

Сбыт – реализация товаров и услуг в пассивной форме. Главный принцип сбыта: имеется очередь – выписываются документы – забираются деньги, и все довольны. В данном контексте сбыт будет означать форму реализации ТРУ, информация о которых размещается в единой информационной системе zakupki.gov.ru либо на торговых площадках, и вся деятельность тендерного специалиста в этом случае состоит исключительно из действий, установленных закупочными документами.

Продажи – это активная система действий, направленная на создание потребности у клиента и последующего удовлетворения данной потребности. В нашем случае тендерный специалист осуществляет активное взаимодействие с заказчиками, помогая в создании и реализации закупочных (тендерных) процедур, путем разработки технического задания или предоставления типового технического задания, разработки проекта контракта, подготовки обоснования начальной (максимальной) цены контракта и т. д., в данном случае тендерный специалист берет на себя ряд функций менеджера по продажам (или менеджера по проектам – если рассматривать каждую закупку как проект).

Заказчик – организация или учреждение, являющееся покупателем товаров, работ, услуг в соответствии с Законом 44-ФЗ и Законом 223-ФЗ.

Наиболее точную информацию о заказчиках можно получить на официальном сайте для размещения информации о государственных (муниципальных) учреждениях http://bus.gov.ru , а также в единой информационной системе в сфере закупок http://zakupki.gov.ru . Можно также использовать и другой источник информации, главное, чтобы он был достоверным.

Тендер представляет собой форму отбора на конкурентной основе, в результате которого выбирается поставщик товара или услуги в соответствии с объявленными в рамках тендера условиями. Результатом такого тендера является выбор победителя, в качестве которого выступает один из участников – тот поставщик, который сделал предложения с наиболее выгодными для заказчика условиями. Многие начинают путаться, считая, что электронные аукционы, конкурсы и запросы котировок – это разные вещи. На самом же деле все это – одно и то же, те самые тендеры, так как данное понятие включает в себя любые конкурентные процедуры, которые проводятся заказчиком с целью выбора лучшего для него поставщика. Для этого организуются определенные «состязания», на которые приглашаются все желающие, соревнуются друг с другом по различным параметрам, будь то цена, качество, сроки выполнения работы и др. Результатом тендера является объявление заказчиком победителя, которому и будут выплачены деньги за поставленные им товары, выполненные работы или оказанные услуги.

Уже в самих понятиях продажи и сбыта можно увидеть различия в том, какой именно подход выбирается для реализации товаров/работ/услуг. Это связано, скорее всего, с организационными моментами непосредственно внутри самой организации, структурой управления и характером продаж.

1.5. Роль тендерного отдела продаж в жизни компании

Среди руководителей компаний распространено мнение о том, что тендерный специалист на самом деле не оказывает практически никакого влияния на государственные закупки, не может обеспечить победу и чаще всего выступает исключительно в роли статиста и делопроизводителя. Решающим критерием является только цена. В качестве основного приоритета в государственных закупках выступают репутация компании и ее стабильность в финансовом плане, а также наличие недорогих каналов поставок продукции и др. В результате получается, что все кто угодно «куют» победу в тендерах, но только не те специалисты, которые несут ответственность за тендерное направление.

Мы в свой книге не хотели делать ссылку на закон, с учетом того, что книга потеряет свою актуальность при изменении законодательства, но, думаем, будет уместно привести несколько примеров, чтобы показать значимость специалиста тендерного отдела продаж и на примере доказать, что знание продукции компании от «А» до «Я» – это еще не все, что должен знать специалист.

Данное заблуждение приводит к тому, что на многих предприятиях за зарплату в 20-30 тысяч рублей работают тендерные специалисты, ответственные порой за миллионы, и любой их шаг, противоречащий законодательству, может привести к серьезным неприятностям.

В последние несколько лет от тех, кто принимает участие в тендерах, нередко поступают жалобы на то, что процедура госзакупок не только достаточно сложна, но и имеет некоторые недочеты. На самом деле самые серьезные проблемы в данной сфере возникают именно из-за того, что должностные лица, отвечающие за участие в тендерах, не имеют достаточной квалификации и опыта в данном направлении, зачастую относясь к своей работе достаточно халатно. Таким работникам во всем мерещится коррупция.

Получается, что халатность и недостаточная компетентность являются основными проблемами, которые подвергают финансовым рискам участников тендерных закупок, а значит, выступают в качестве причин нерациональной растраты средств государственного бюджета.

Халатное отношение к своим обязанностям тендерного специалиста может стоить организации, в которой он работает, миллионных контрактов. Основной «бич» – это недостаток специалистов в данной сфере деятельности, который особенно заметен в районах, расположенных довольно далеко от центральных городов страны. В таких населенных пунктах и сегодня остро стоит проблема компьютерной и юридической грамотности должностных лиц, которые несут прямую ответственность за проведение государственных закупок.

Естественно, попытки решить данные проблемы предпринимаются на государственной уровне, что позволяет несколько увеличить число квалифицированных специалистов в данной отрасли. Единственный недостаток заключается в том, что на решение данного вопроса уходит много времени – месяцы, а порой и годы работы.

1.6. Эффективность тендерных продаж

Постоянные подсчеты всего и вся – вот один из основных секретов успешных продаж. Это делает практически любой предприниматель, сумевший добиться в своем деле достойного уровня. Тот же принцип может быть использован и в вопросах, связанных с тендерами – без регулярных и точных подсчетов в этом деле также не обойтись.

Существуют определенные критерии, учитывая которые, можно определить, насколько эффективной будет тендерная деятельность, которая основывается на двух основных показателях, первый из которых – это то количество торгов, в которых компания приняла непосредственное участие, а второй – это так называемая конверсия тендерных продаж.

Что представляет собой показатель объема участия в тендере? Это именно тот тендерный показатель, который обычно стараются всеми силами повысить, так как чем больше объем участия, тем больше процент выигрышей тендеров, которые, естественно, увеличивают чистую прибыль любой организации.

Даже в тех случаях, когда компания начинает свое участие в торгах точечно, скрупулезно подбирая наиболее подходящие ей единичные тендеры, рано или поздно ответственные за это специалисты все же придут к выводу о том, что участие в тендерах следует принимать количественно.

Каким образом можно увеличить число тендеров для последующего в них участия? В первую очередь, стоит научиться находить такие тендеры. Подобный поиск рекомендуется вести везде, где только можно, но, в первую очередь, конечно, обращаться на сайт единой информационной системы www.zakupki.gov.ru, основное достоинство которого заключается в том, что все данные абсолютно достоверные и предоставляются совершенно бесплатно. Также информацию такого рода можно без проблем отыскать на сайтах самих заказчиков, которые часто оповещают об этом заинтересованных лиц, и на торговых площадках.

Получается, что для того чтобы повысить прибыль, важно, в первую очередь, увеличить объем участия фирмы в тендерах, что позволит в разы увеличить число заключенных в будущем контрактов.

Также не следует забывать и о втором показателе, то есть о конверсии, которая представляет собой то число тендеров, которые компании удалось выиграть, с учетом объема тех торгов, в которых она принимала участие. По сути, конверсия – это процентное соотношение выигранных торгов к тем, в которых фирма участвовала.

Каким образом можно увеличить конверсию тендерных продаж? Одним из самых распространенных вариантов считается предварительное проведение анализа тендеров, в которых, предположительно, будет принимать участие компания. Анализ проводится до того, как будет подана заявка, а она, в свою очередь, направляется только в том случае, когда ответственные представители организации уже приняли решение о том, что данный контракт может оказаться для них выгодным.

Провести необходимый анализ также можно совершенно бесплатно, используя для этой цели все тот же ресурс www.zakupki.gov.ru. Учитывая представленную на данном сайте информацию, можно самостоятельно ее оценить и подумать о том, стоит ли подавать заявку к конкретному заказчику или нет.

Иными словами, именно правильно выполненный анализ зачастую позволяет принять действительно верное решение об участие или неучастии в торгах, в противном случае, отправляя заявки на все тендеры подряд, можно только зря потратить свое драгоценное время и нервы.

Кроме того, тщательно выполненный анализ позволяет количественно повысить уровень конверсии, так как компания изначально не принимает участие в сомнительных тендерах либо тех, в которых ей заведомо ничего не «светит».

Если работа по предварительной подготовке организации к участию в тендерах проведена правильно, то и конверсии можно ожидать достаточно высокой: 25-30% – результат впечатляющий и многим удается его достичь, эффективно настроив систему анализа. По сути, при таком соотношении компания попросту выигрывает один из трех тендеров, что можно назвать весьма неплохим результатом.

Точечное участие оправдано только на начальных этапах тендерных продаж или когда ограничены ресурсы компании, поскольку данный подход противоречит одному из основных принципов тендерных продаж – тотальности участия в тендерах.

Хотя далеко не все так радужно, как можно представить на первый взгляд, а потому всегда следует быть готовым к тому, что большинство тендеров, в которых компания будет принимать участие, все же будет ею проиграно. Это тоже считается абсолютной нормой, так как конверсия существует в любых продажах, просто в тендерных она довольно своеобразна, так как принцип их заключается в том, что компания изначально должна «купить» договор с клиентом, и только после этого она будет нести определенные расходы. Поэтому можно говорить о том, что конверсия в 30% – это тоже нормально.

Настроиться на объемы и соответственную конверсию рекомендуется изначально. Было бы наивно полагать, что компания может принять участие всего в паре тендеров за месяц и выиграть их оба.

В данном деле действительно большую роль играют объемы, из которых нужно еще постараться «выжать» хороший процент конверсии.

Какие еще методы можно использовать для того, чтобы повысить данный показатель? В первую очередь, специалисты рекомендуют сократить издержки. Вполне понятно, если налоговая нагрузка и расходы на контракты будут сведены к минимуму, к примеру, в результате реализации эквивалентных товаров, то и конверсия от этого несколько повысится, так как в этом случае компания может выставить на торгах более выгодное предложение, нежели ее конкуренты, расходы которых не настолько оптимизированы.

Помимо этого, в себестоимость не будут включены расходы! на ведение фронт-офиса, который используется для приема клиентов – продавать свой товар предприятие может где угодно, даже дома у его директора. А так как таких расходов не будет, то и в контракте их тоже не учитывают.

Обучение и мотивация менеджеров, тим-билдинги, выезды – все это отменяется, равно как и расходы на данные статьи.

При наличии возможности продажи товара, эквивалентного тому, который желает получить заказчик, но с другим товарным знаком, который при этом стоит дешевле, компания может реализовать именно его и тоже сэкономить таким образом.

Конец ознакомительного фрагмента.

Бизнес-схемы в России усложняются с течением времени. Организациям, участвующим в торгах, необходимо пройти важные этапы, чтобы в конечном итоге добиться получения заказа.

Способы определения поставщиков

Закупки в условиях системы контрактов - это многокомпонентная цепочка юридических этапов. Возможные ошибки в процессе могут привести к потере времени, экономической прибыли и, что немаловажно, репутации компании. Поэтому так важно знать правила, установленные законодательством.

По статистике, способы определения поставщика следующие:

  • с помощью электронных аукционов;
  • единство поставщика;
  • запросы котировок;
  • другие варианты.

Процесс проведения тендеров - это сложная регламентированная процедура с различными аспектами и подводными камнями. Для достижения успеха необходимо учитывать требования нормативных документов и опираться на имеющийся опыт в данном направлении.

В большинстве организаций, подающих заявки на тендер, нет собственных сотрудников с достаточным уровнем компетенции. По этой причине руководство компаний предпочитает пользоваться услугами тендерного сопровождения, предоставляемых независимыми фирмами.

Что мешает напрямую участвовать в конкурсах?

Компании не стремятся самостоятельно участвовать в торгах по нескольким причинам:

  • большое количество законодательных и нормативных документов;
  • постоянные изменения в регламенте процедуры;
  • строгие требования к конкурсантам;
  • множество необходимой документации.

Компании, занимающиеся тендерным сопровождением, обладают нужными знаниями в сфере законодательства и могут их грамотно применить согласно ситуации. Сотрудничество с ними поможет снизить возможные риски и выработать нужную стратегию участия в процедуре, а также минимизировать спорные нюансы.

Комплексное и локальное сопровождение

Тендерное сопровождение может быть комплексным и локальным. Этапы комплексной услуги:

  • процедура поиска нужного мероприятия на специальных сайтах;
  • формирование пакета документов, оформление заявки;
  • прохождение процедуры торгов и аукционов от имени заказчика;
  • регистрация электронной подписи;
  • электронная аккредитация фирмы;
  • помощь в кредитовании для тендера;
  • консультации по юридическим, организационным и техническим вопросам;
  • подготовка сотрудников компании к тендерной деятельности.

Тендерное сопровождение компании может включать в себя как некоторые из этих услуг, так и полный спектр. Все зависит от квалификации компании и от финансового потенциала фирмы-заказчика.

Локальное тендерное сопровождение может заключаться в:

  • единоразовой услуге, решающей какую-либо одну задачу;
  • постоянном оказании только одной услуги (например, перевыпуск цифровой подписи).

Тендерный аутсорсинг

Услуга тендерного аутсорсинга может быть частью тендерного сопровождения и носить кратковременный характер.

Кому полезен тендерный аутсорсинг? Услуга может потребоваться:

  • компаниям без опыта участия в конкурсах;
  • организациям, в которых нет специалистов, занимающихся участием в торгах;
  • фирмам, нуждающимся в единовременной услуге при подготовке к конкурсу;
  • организациям, привыкшим пользоваться аутсорсинговым сопровождением по всем непрофильным видам деятельности.

Преимущества и недостатки услуги

К плюсам подобных услуг относятся:

  • освобождение времени у специалистов в штате для выполнения основных задач;
  • нет потребности держать в штате сотрудника, специализирующегося на конкурсах;
  • отсутствие ошибок в

К недостаткам можно отнести:

  • заказчику приходится также готовить необходимые документы для конкурса;
  • высокая стоимость тендерного аутсорсинга;
  • нет 100%-ной гарантии, что будет одержана победа в конкурсе.

Критерии выбора организации для сотрудничества

Подбирая компанию для заключения договора на тендерное сопровождение, необходимо обратить внимание на несколько моментов. Важно не поддаться на уловки мошенников. Как отличить недобросовестные фирмы? Они обладают некоторыми особенностями:

  • предоставляют недостоверные гарантии;
  • снижают цены;
  • не имеют информации о собственных клиентах;
  • называют очень короткие сроки для выполнения работ;
  • пытаются внедрить исключительно комплексное обслуживание, не предоставляя отдельные услуги;
  • занимаются быстрым оформлением необходимых документов.

Подобными характеристиками отличаются компании, не имеющие достаточного уровня квалификации и опыта. Сотрудничество с ними может подвергнуть организацию различного рода рискам, в результате которых может наступить гражданская, административная и даже уголовная ответственность.

Невысокая стоимость услуг должна обратить на себя внимание в первую очередь. Компании, уже участвующие в подобного рода сделках, знают, какой сложной может быть услуга и скольких специалистов приходится привлекать к выполнению работы для достижения нужного результата.

Специализированные компании тратят внушительные суммы для подготовки сотрудников, занимаются постоянным мониторингом изменений законодательства. Поэтому цены таких компаний априори не могут быть низкими. Стоимость тендерного сопровождения складывается из целого комплекса оказываемых услуг.

Обычно компания предоставляет прайс на свои услуги. В среднем стоимость услуги начинается от 15-20 тысяч рублей за сопровождение в течение месяца. Однако нужно понимать, что итоговая сумма будет определяться индивидуальными нюансами в зависимости от задач конкретного клиента.

Правила успешного участия в тендере

Прежде чем воспользоваться услугами посторонних компаний, стоит учесть некоторые моменты:

  1. Определить конечную цель участия в торгах. Важно продумать объем и график выполняемых заказов.
  2. Все этапы, которые могут быть выполнены самостоятельно, не стоит отдавать на аутсорсинг.
  3. Не следует ожидать от аутсорсинга решения всех проблем, связанных с конкурсом. Это всего лишь один из инструментов, причем не всегда гарантирующий положительный результат.
  4. Даже при сотрудничестве с аутсорсинговой компанией придется участвовать в подготовке документации и общаться с консалтинговыми компаниями.
  5. Поддаваться на низкие цены некоторых компаний не следует. При выборе аутсорсинговой организации следует сначала ознакомиться с прайсами некоторых из них, тогда будет понятна оптимальная стоимость услуги.
  6. Выбирая организацию, следует отнестись к этому процессу внимательно и скрупулезно. Компания должна иметь достаточный опыт, квалификацию, соответствующий перечень клиентов, утверждённые тарифы, разработанную документацию.
  7. Не стоит верить безоговорочным обещаниям аутсорсинговых организаций, обещающих успех в конкурсе. Ни одна компания не может дать гарантию в 100%-ной победе в торгах.

Имеет ли смысл?

Если организация постоянно участвует в торгах с целью привлечения новых клиентов, найм компаний, сопровождающих этот процесс, скорее всего, будет невыгодным. Как правило, обучить этим навыкам специалистов в своей компании окажется более удобным и экономичным способом ведения бизнеса. Возможно, потребуется создание отдела, занимающегося конкурсными видами деятельности.

Если же интерес к торгам возникает нечасто, носит кратковременный характер, то услуга тендерного сопровождения бизнеса от аутсорсинговых фирм будет как нельзя кстати. В этом случае она окажется удобной и выгодной.