Доверив специалистам управление торговым ассортиментом и товарными потоками, руководство определяет необходимые полномочия и зоны их ответственности, что должно быть зафиксировано в должностных инструкциях и в системе мотивации закупщиков.

Работа отдела закупок оказывает влияние на всю деятельность компании: на продажи, эффективное использование оборотных средств, удовлетворенность потребителей ценами и ассортиментом, наполненность складов и эффективность внутренней цепи поставок. Она связана с работой сотрудников практически всех отделов - от бухгалтерии до транспортной службы. В связи с этим необходимо тщательно продумать организационные аспекты закупочной логистики.

Наиболее сложные модели организации закупочной деятельности характерны для крупных сетей магазинов. Анализ отечественного и зарубежного опыта дает возможность выделить следующие модели закупочной логистики торговых сетей.

Модель 1. Напрямую от поставщика

Поставщики напрямую снабжают все магазины сети товарами. Очевидно, что это самая неэффективная схема с точки зрения транспортной логистики, которая к тому же характеризуется высоким уровнем затрат.

Модель 2. Через распределительный центр

Розничная торговая сеть создает собственный распределительный (дистрибуторский) центр. Отметим положительные стороны данного варианта: уменьшение товарных запасов на складах магазинов, повышение оборачиваемости и управляемости товарных запасов, обеспечение наличия товара в пики продаж, обеспечение качества товаров за счет организации централизованной службы качества, упрощение взаимодействия с поставщиками.

Несмотря на явные преимущества второй модели, специалисты рекомендуют в первую очередь небольшим торговым сетям проводить тщательный анализ рентабельности создания распределительного центра.

При использовании распределительного центра в небольшой розничной сети могут возникнуть следующие сложности:

  • Компания должна вкладывать крупные средства в строительство распределительного центра (при этом с учетом развития сети), что далеко не всегда выгодно.
  • Большой срок окупаемости распределительного центра.
  • Распределительный центр может быть не полностью загружен, а издержки на его содержание требуется нести в полном объеме.
  • Содержание и модификация современной и достаточно сложной складской информационной системы.
  • При аренде распределительного склада он может оказаться не приспособлен к профилю деятельности торговой сети (например, не отвечать требованиям температурного режима, влажности, пожарной безопасности).
  • Необходимость покупки и использования собственного транспорта, что не всегда экономически оправданно.

Если торговая сеть небольшая и не предусмотрено увеличение количества магазинов, то можно рассматривать вопрос о работе с хорошим оптовым торговым предприятием (дистрибутором). Опираясь на эффективную логистику дистрибуторов, сеть может значительно снизить расходы на приобретение и содержание собственных логистических ресурсов.

Таким образом, решение о том, какую модель организации закупочной логистики выбрать, принимается торговой компанией в первую очередь исходя из стратегии собственного развития и экономической целесообразности.

Современные торговые сети развиваются в двух направлениях: повышение эффективности управления торговой сетью и увеличение количества магазинов сети (использование преимуществ эффекта масштаба).

Модели управления розничной торговой сетью

Специалисты выделяют следующие модели управления розничной торговой сетью и ее закупочной логистикой:

Инвестиционная модель

Предполагает наличие инвестирующего и консолидирующего центра с самостоятельными торговыми объектами. Такую модель чаще используют торговые компании, не являющиеся в полном смысле слова сетевыми. Они объединены либо общими инвесторами, либо общей торговой маркой.

Преимущества данной модели: задачи управления в центральном офисе упрощены, возможно проявление инициативы на местах.

Недостатки: невозможность использовать преимущества сетевой структуры, зависимость от квалификации руководителей магазинов, отсутствие консолидации закупок.

Холдинговая модель

Центр определяет закупочную политику (поставщиков, номенклатуру и закупочные цены), но магазины самостоятельны в оперативном управлении. Для центра не слишком важна высокая оперативность информации о состоянии торговых объектов. Такая модель используется значительной частью российских розничных компаний, и в ней успешно реализуется одна из основных задач сетевого ритейла - консолидация закупочной политики. Чаще всего эту модель управления выбирают розничные операторы, делегирующие функции оперативного взаимодействия с поставщиками менеджерам магазинов.

Преимущества данной модели: гибкость в управлении конкретным магазином менеджерами на местах.

Недостатки: чрезмерный рост аппарата управления и, как следствие, высокие издержки.

Централизованная модель

Это наиболее эффективная организация сетевой торговой компании. Единый центр управления делегирует магазинам функции, минимально необходимые для участия в логистических операциях (заказ товаров, инвентаризация, переоценка). При этом в состав сети могут входить магазины как одного формата, так и разных.

Преимущества данной модели: снижение издержек, эффективное использование аппарата управления при его концентрации в едином центре. Фактически это дистанционное управление торговыми объектами, позволяющее интенсифицировать все бизнес-процессы торговой компании, а следовательно, получить значительное конкурентное преимущество.

Недостатки: зависимость от бесперебойной и эффективной работы информационно-компьютерной системы.

Лоточная модель

Данная модель предполагает полную концентрацию управления в центре и сведение к минимуму функций управления в магазине (кроме продажи товаров покупателям). В центральном офисе находится информационная система и ведется учет движения товаров, там же сосредоточен весь аппарат управления сетью.

Преимущества данной модели: большая экономия технических и трудовых ресурсов.

Недостатки: исключается прямая поставка товаров в магазин, слабый учет местных особенностей деятельности магазинов.

Гибридная модель

Часть торговых объектов сети управляются централизованно, часть магазинов может работать по холдинговому или, например, лоточному принципу. Подобный метод управления встречается в розничных компаниях, строящих крупные национальные сети. При этом региональные кусты могут выступать как подразделения, работающие по централизованной модели управления. Внутри этих структур применяется либо централизованная, либо гибридная модель управления.

Преимущества данной модели: практически единственно возможный метод управления для национальных и интернациональных сетевых ритейлеров, обеспечивающий единую товарную политику.

Недостатки схожи с недостатками холдинговой модели управления, однако они могут быть существенно уменьшены, если территориальные кусты управляются по централизованному или лоточному методу.

Функции отдела закупок

Отдел закупок является подразделением, где принимаются решения о приобретении товаров, заключаются контракты на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщиков, устанавливаются требования к качеству продукции и т. д. Внутренними потребителями результатов деятельности службы закупок являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется закупаемая продукция.

Важность этого подразделения в структуре торговой компании трудно переоценить, как трудно переоценить и важность правильно организованной закупочной логистики для работы всего предприятия.

В принципе закупка ресурсов в компании может быть построена централизованно или децентрализованно. Если компания подходит к процессу с позиции децентрализации, служащие разных структурных подразделений будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает свои потребности, чем кто-либо другой. Процесс закупки при этом подходе может осуществляться быстрее.

Тем не менее у централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому почти все компании, за исключением самых мелких, используют этот подход к совершению закупок. При осуществлении закупок централизованным путем назначается конкретное лицо или создается отдел закупок с полномочиями приобретения ресурсов в интересах всех подразделений торгового предприятия.

Специалисты отдела закупок предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии с заявками, полученными от внутренних потребителей, или же самостоятельно отслеживают возникновение потребности в ресурсах. Внутри самого отдела закупок операции, составляющие бизнес-процесс «Закупка», часто подвергаются дальнейшей специализации с целью развития профессионализма менеджеров по закупкам.

Закупочные центры крупных розничных торговых сетей обычно состоят из подразделений, ответственных за закупки какой-либо части товарного ассортимента. Распределение ассортимента между подразделениями часто происходит по принципу сходства характеристик товаров. Такое распределение труда позволяет закупщикам накопить максимум знаний о своем товаре. Чем крупнее компания-ритейлер, тем уже специализация работников в ее закупочном центре.

В небольшой компании, где отдел закупок представлен одним человеком, естественно, никакого разделения функций не будет.

Цели деятельности отдела закупок

Цели отдела (службы) закупок любой производственной или торговой компании:

  • Приобретать товары и услуги по наиболее выгодной цене.
  • Поддерживать высокую оборачиваемость товарных запасов.
  • Обеспечивать доставку товаров вовремя.
  • Закупать товары с гарантированно высоким качеством.
  • Поддерживать доброжелательные партнерские отношения с надежными поставщиками.
  • Извлекать максимальную выгоду для предприятия.
  • Сотрудничать и эффективно взаимодействовать с другими подразделениями компании.
  • Вносить свой вклад в достижение стратегических целей компании, в том числе в реализацию ее логистической стратегии.
  • Снижать долю расходов на закупки в общих логистических издержках.
  • Вести эффективный автоматизированный учет приобретаемых товаров и поддерживать другие информационные потоки, возникающие в ходе закупочной деятельности.
  • Развивать и стимулировать деятельность, повышать квалификацию менеджеров по закупкам товаров.

Приоритеты достижения каждой цели определяются конкретной компанией в зависимости от принятой стратегии деятельности. Например, для компании, проводящей стратегию снижения издержек, приоритетным будет достижение первой цели из приведенного выше списка. В условиях дефицита какого-то вида ресурсов приоритетным будет обеспечение их бесперебойного поступления, чтобы не нарушался нормальный ход производственного или торгового процесса, а в периоды насыщения товарного рынка особенно важным
становится поддержание товарооборота торговой компании на необходимом уровне при минимизации вложений в товарные запасы.

Рассмотрим подробнее основные цели деятельности в области организации и управления закупками.

Сроки поставки

Опоздание в закупках может сорвать производственный график, что повлечет за собой большие накладные расходы, а закупленные ранее намеченного срока товары ложатся дополнительным бременем на оборотные средства и складские помещения предприятия.

Размер партии

Оптимальный размер партии поставки, т. е. соблюдение точного соответствия между объемом поставок и потребностями в них. Избыток или недостаточный объем поставляемых ресурсов негативно влияет на баланс оборотных средств, на устойчивость выпуска продукции или стабильность продаж торгового предприятия.

Качество продукции

Поддержание и повышение качества закупаемой продукции. Закупаемые ресурсы должны поставляться требуемого качества, иначе конечный продукт, производимый предприятием, не будет соответствовать принятым стандартам. Необходимо постоянно повышать качество закупок, чтобы обеспечивать конкурентоспособность приобретаемых товаров и услуг.

Поиск минимальных цен

Поиск и закупка товаров и услуг по минимальным ценам. Эта задача особенно актуальна для торговых предприятий, так как закупочная деятельность требует большого объема оборотных средств, а нехватка именно оборотных средств, как показывает опыт, является одной из главных проблем российского бизнеса. Прибыль, полученная благодаря закупкам по более низким ценам и особенно за счет снижения общих логистических затрат, может быть очень весомой.

Исследование рынка

Исследование рынка закупок. Отдел закупок должен проводить регулярный сбор и оценку информации в целях определения наилучших источников закупок и оптимизации ассортимента закупаемых товаров.

При организации работы отдела закупок следует учитывать уровень развития закупочной логистики в компании. Специалисты выделяют четыре основные стадии эволюции закупочной логистики, характеристика которых приведена в таблице ниже:

Отдел (служба) закупок является функционально обособленным подразделением компании, который имеет тесные контакты с другими структурами. Так, сотрудники отдела закупок осуществляют закупки, заказывая товар у поставщиков и передавая информацию о заказах в транспортный отдел. Транспортный отдел берет на себя функцию физического перемещения груза от поставщика до складов компании, где по прибытии передает груз в распоряжение работников склада. Склад осуществляет хранение товара. Отдел оперативного
учета занимается информационной логистикой. В связи с такими тесными связями для рациональной организации закупочной логистики необходимо уделять постоянное внимание поддержанию эффективных рабочих взаимоотношений отдела закупок с другими структурными подразделениями предприятия.

Исходя из важности эффективной организации закупок для любого предприятия, необходимо систематически проводить контроль и анализ закупочной логистики.

Показатели эффективности отдела закупок

Руководствуясь функциями отдела закупок, эффективность его работы, как правило, оценивается следующими показателями:

  • сокращение издержек на закупки в структуре общих логистических издержек;
  • уровень брака закупаемой продукции;
  • доля закупок, совершенных вовремя;
  • число ситуаций, когда нужных ресурсов не оказалось на складе, что повлекло сбои в графике производства или выполнения заказа клиента;
  • количество и причины изменений, внесенных в заказы по вине службы закупок;
  • число полученных и выполненных заявок;
  • доля транспортных издержек в структуре общих затрат на закупки и т. п.

Функции менеджера по закупкам

Каждый этап закупочного процесса - это возможность получения большей прибыли для компании. Это и выбор лучшего поставщика, получение оптимальных цен, заказ правильного количества товара, эффективный способ транспортировки, минимизация потерь от бракованного товара - словом, все, где компания может снизить затраты на закупочную логистику и за счет этого добиться большей прибыли. И все инструменты, которые менеджер по закупкам использует в своей работе, существуют именно для того, чтобы помогать ему принимать правильные решения и контролировать процесс движения товара.

Функции и обязанности менеджера по закупке в разных компаниях могут варьироваться. Исследователи выделяют следующие модели закупщиков (Клименко А. Мотивация или имитация? - http://www.iteam.ru/publications/logistics/section_89/article_2843):

Модель «исполнитель»

Когда объем производства или объем будущих продаж по каждому наименованию товаров известен с высокой степенью достоверности, ключевая задача менеджера по закупкам сводится исключительно к строгому выполнению плана закупок.

Модель «эксперт»

Задача эксперта - найти товары, которые будут реализованы в течение короткого периода времени.

Модель «гений»

Задача «гения» - найти продавца, готового предоставить товар самого высокого качества по самым низким ценам и предложить огромные отсрочки оплаты, а лучше всего - оплату по
факту реализации и с правом возврата непроданных экземпляров.

Модель «логист»

Иногда ввиду особенностей некоторых рынков, а также масштаба и возраста компании задачи нахождения поставщиков, поиска наиболее низких цен не являются основными для отдела
закупок. Все поставщики известны, условия оговорены и не подлежат серьезным изменениям. В такой ситуации основной задачей менеджера по закупкам становится оптимизация, т. е. обеспечение поступления ресурсов в соответствии с логистическим правилом «Семь Н».

Прежде чем вводить систему мотивации менеджеров по закупкам, компания должна выработать четкую закупочную политику. В зависимости от предпочтительной для реализации этой политики модели закупщиков («эксперт», «исполнитель» и т. д.) необходимо подбирать персонал, создавать систему его контроля и использовать показатели системы мотивации.

Основная цель менеджера по закупкам заключается в обеспечении производственного или торгового процесса компании ресурсами (товарами и услугами).

Для достижения этой цели менеджер по закупкам выполняет следующие функции:

  • Обеспечивает наличие товара в оптимальном количестве и ассортименте.
  • Обеспечивает плановые показатели по оборачиваемости товарных групп.
  • Составляет заказы поставщикам.
  • Отслеживает выполнение заказа.
  • Регулярно производит мониторинг наличия и продаж по товарам повышенного спроса с целью предотвращения их дефицита.
  • Изучает новые предложения поставщиков, конъюнктуру рынка.
  • Обобщает и доводит полученную информацию до руководства.

Своевременно информирует подразделения компании о новых предложениях и поступлениях товаров, обеспечивает наличие необходимой информации о товарах в информационно-учетной системе компании.

В зависимости от выполняемых задач определяются области профессиональных знаний и умений.

Менеджер по закупкам должен знать :

  • методы управления финансовыми потоками в логистике;
  • все составляющие договора на поставку;
  • факторы, учитываемые при выборе поставщика и перевозчика;
  • способы повышения эффективности управления закупками с помощью информационных технологий;
  • применение электронного обмена данными при взаимодействии с поставщиками;
  • методы закупок;
  • операции, составляющие бизнес-процесс «Закупка»;
  • функции, осуществляемые различными посредниками в процессе выполнения заказов;
  • порядок составления договора;
  • санкции, применяемые в случае невыполнения условий договора;
  • этику делового общения.

Менеджер по закупкам должен уметь:

  • обоснованно выбирать лучшие условия поставки;
  • правильно оформлять необходимые документы;
  • налаживать взаимодействие отдела закупок с другими отделами;
  • оценивать и выбирать поставщика;
  • получать и анализировать информацию об ассортименте товаров, предлагаемых поставщиками;
  • делать обзор рынка поставщиков;
  • анализировать надежность поставщика;
  • анализировать условия поставки, предлагаемые поставщиками;
  • вести переговоры с поставщиками (в части определения цен, условий поставки и пр.);
  • сравнивать предложения, полученные от разных поставщиков;
  • анализировать и составлять договоры;
  • выстраивать прочные деловые отношения с поставщиками, укрепляющие имидж и репутацию своей компании;
  • своевременно исполнять все договоренности с поставщиками, не оставлять без решения ни один вопрос;
  • принимать меры к погашению задолженности в расчетах с поставщиками.

Для успешного выполнения профессиональных обязанностей закупщику важно иметь аналитический склад ума, системное мышление, быть внимательным, способным эффективно действовать в стрессовых ситуациях, контролировать свою деятельность, уметь планировать и расставлять приоритеты, иметь большой активный словарный запас и уметь доходчиво донести свою мысль до людей с разным уровнем образования.

Особое место занимают коммуникативные умения и навыки, такие как убеждение, ведение переговоров, владение основными техниками общения, способность пойти на компромисс (с поставщиками и другими отделами компании), активность, настойчивость, умение добиваться своей цели, ответственность и порядочность, стрессоустойчивость, выдержка и терпение в конфликтных ситуациях.

Менеджер по закупкам работает с большими объемами информации. Это информация о поставщиках, о порядке поставки, транспортировки и оплаты. Аналитическая деятельность менеджера по закупкам заключается в сопоставлении цены, качества, сроков поставки и выборе оптимального варианта; в анализе рынка продукции. При этом особое место занимает процесс принятия решений в сжатые сроки.

Менеджер по закупкам работает в офисе. В основном его деятельность осуществляется с помощью таких средств, как телефон, факс, интернет, компьютер (работа с профессиональными программами, с базами данных, с интернетом; написание отчетов и т. д.).

Сложными для большинства профессионалов в области закупочной логистики являются конфликты с отделом продаж (производственным отделом), проблемы взаимодействия с трудными поставщиками (например, с монополистами на рынке).

Направлениями повышения квалификации менеджера по закупкам являются: совершенствование методов профессионального общения; обучение навыкам ведения переговоров; овладение навыками планирования рабочего дня и организации закупочного процесса; развитие командной работы; совершенствование знаний в области производства продукции, изучение типов и видов продукции, спроса покупателей и технологий продаж, юридических аспектов закупочной деятельности.

Оценка и мотивация менеджера по закупкам

Важным аспектом организации работы менеджера по закупкам является разработка и реализация системы мотивации его труда. В ходе разработки компания определяет, какие показатели будут влиять на зарплату менеджеров по закупкам, устанавливает количественные показатели и механизмы расчета заработной платы на основе принятых показателей. После этого компания должна довести свою политику в области оплаты труда до закупщиков и ввести в действие систему мотивации.

Мотивация закупщика должна вытекать из его функциональных обязанностей и полномочий. Система мотивации менеджера по закупкам, как правило, базируется на следующих показателях:

  • выполнение плана закупок;
  • динамика уровня цен на закупленные товары;
  • оборачиваемость закупленных товаров;
  • процент выполнения заявок на закупку товаров.

В зависимости от специфики бизнеса к перечисленным выше можно добавить следующие показатели: процент брака в поставляемой продукции, процент не полностью выполненных заявок на ресурсы, процент рекламаций и т. п.

Все показатели системы мотивации закупщика должны быть связаны с теми результатами закупочной деятельности, на которые он реально может влиять (т. е. которые зависят именно от его работы).

Кроме того, эти показатели должны быть важными для конкретного предприятия (например, снижение поступления брака, рост оборачиваемости запасов). Как показывает практика, оклад менеджера по закупкам составляет не менее 50% от общего вознаграждения. Премиальная часть рассчитывается по установленным заранее показателям оценки работы.
В табллице ниже приведены показатели оценки менеджера по закупкам розничной торговой компании (44 - Бузукова Е. Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице. С. 218–219).

Важным показателем оценки менеджера по закупкам является соблюдение им профессиональных этических норм.

Профессиональная этика закупщиков включает такие аспекты взаимоотношений с поставщиками, как:

  • соблюдение интересов своей компании;
  • конфиденциальность информации;
  • честная конкуренция;
  • отношение к деловым подаркам от поставщиков.

Существуют следующие мнения о допустимости подарков от поставщиков:

  1. Закупщики не имеют права принимать подарки, полученные подарки должны быть возвращены.
  2. Закупщики могут оставлять у себя подарки рекламного характера, например, ручки, календари, блокноты и др.
  3. Закупщики должны сами решать, является ли подарок знаком внимания, доброжелательности или имеет место попытка коммерческого подкупа.

При любом из выбранных вариантов в компании целесообразно проводить беседы с закупщиками, в ходе которых напоминать им о существовании в компании этических норм, объяснять необходимость их соблюдения.

В качестве иллюстрации важности этической стороны закупочной логистики приведем стандарты закупочной деятельности, сформулированные Институтом управления поставками (США) (Лайсонс К., Джиллингем М. Управление закупочной деятельностью и цепью поставок. С. 797.) :

  1. В первую очередь соблюдать интересы своей компании.
  2. Быть открытым для советов и консультаций коллег.
  3. Осуществлять закупки, учитывая только интересы своей компании и разумно тратя каждый доллар.
  4. Активно овладевать знаниями о закупаемых материалах и производственных процессах.
  5. Работать честно и открыто, отвергая любые формы взяточничества.
    Демонстрировать доброжелательное отношение ко всем, кто того заслуживает.
  6. Уважать и требовать уважения от других к своим обязанностям.
  7. Избегать конфликтов.
  8. По мере возникновения потребности помогать и консультировать коллег.
  9. Сотрудничать со всеми организациями и конкретными людьми, которые призваны повышать статус данной профессии.

Информационное обеспечение отдела закупок

Для управления закупочной логистикой предприятие должно иметь информационные системы управления показателями ее функционирования. Они должны обеспечивать возможность тщательного анализа и контроля выполнения бизнес-процесса «Закупка».

Существенную помощь в проведении анализа процесса снабжения компании ресурсами, формировании заказов поставщикам можно получить, используя правильно выбранное программное обеспечение. При этом необходимо обратить внимание на возможности программы формировать аналитические отчеты. Каждое предприятие с помощью компьютерной информационной системы формирует свой комплекс отчетности по закупкам исходя из целей и задач, сформулированных высшим менеджментом.

Как показывает практика, распространены отчеты и показатели, которые отражают следующие аспекты закупочной деятельности:

  1. Рыночные условия закупок:
    • изменение цен на закупаемые товары;
    • изменения в соотношении спроса-предложения на рынке;
    • прогнозы динамики рынка закупаемых товаров.
  2. Анализ затрат на товарные запасы:
    • инвестиции в товарные запасы;
    • дневные (декадные, ежемесячные) поставки и заказанный объем поставок по основным товарным группам;
    • оборачиваемость по группам закупаемых товаров;
    • анализ полученных скидок;
    • анализ сверхнормативных запасов.
  3. Эффективность закупочных операций:
    • анализ качества закупаемых товаров;
    • доля поставок, выполненных вовремя;
    • анализ случаев отсутствия нужных товаров на складе;
    • число изменений, внесенных в заказы;
    • время доставки закупленных товаров;
    • производительность труда работников отдела закупок;
    • изменения цен, произошедшие в результате переговоров, проведенной аналитической работы, улучшения упаковки, рационализации перевозки и пр.;
    • транспортные издержки.
  4. Надежность поставщиков:
    • доля просроченных поставок и отказов от поставки;
    • потери от упущенных продаж;
    • доля не полностью выполненных поставок;
    • качество транспортных услуг, предоставленных поставщиками и перевозчиками.

Приведенные выше показатели контроля и оценки закупочной логистики являются необходимой частью информационной поддержки управления цепями поставок.

Аналитические возможности информационно-компьютерных систем должны давать менеджерам по закупкам полную и четкую картину всех показателей, связанных с закупочной деятельностью. Так, нормативы минимальных запасов используются для контроля уровня запасов и являются основой для формирования автоматических заказов поставщикам. При использовании автоматических заказов менеджер по закупкам тратит время только на корректировку сформированных заказов, что существенно сокращает затраты времени, так как ему не требуется просматривать остатки товаров.

С помощью программного обеспечения процессов закупочной логистики проводится систематический анализ конъюнктуры рынка и работы поставщиков товаров. Это обеспечивает компанию-покупателя полной информацией об условиях закупки необходимых товаров и дает возможность принимать оптимальные закупочные решения.

Компьютерные системы должны обеспечивать возможность прогнозирования вероятного дефицита товаров, который может привести к сбоям в торговом процессе, к упущенным продажам, а следовательно, к росту издержек и снижению прибыли. Заблаговременно полученная от поставщиков информация о возможных перебоях в поставках позволяет подготовиться к ним заранее и минимизировать возможные потери.

Современные компьютерные системы должны усиливать информационную интеграцию компании со своими поставщиками, повышать уровень сотрудничества между сторонами, входящими в цепь поставок продукции, снижать транзакционные издержки.

Большинство программных продуктов, автоматизирующих управление закупками и входящих, как правило, в компьютерную информационную систему, содержат модуль «Закупки», который выполняет следующие основные функции:

  • Мониторинг договорных отношений с поставщиками и перевозчиками. Контроль выполнения обязательств по оплате поставок.
  • Отслеживание выполнения графика доставки с прогнозированием времени поступления товаров на склад.
  • Генерация документов, необходимых для приемки товаров на склад, с автоматическим распределением по материально ответственным лицам.
  • Выставление претензий поставщику (перевозчику, экспедитору) по номенклатуре, количеству и качеству поставляемой продукции.
  • Автоматизация всех операций по приходу, расходу и внутреннему перемещению материальных ценностей на складах.
  • Учет всех операций с помощью карточек складского учета, заполняемых автоматически на основании первичных документов.
  • Учет материальных ценностей в различных единицах измерения.
  • Ведение складских операций согласно действующим правилам бухгалтерского учета.
  • Ведение списка материально ответственных лиц с закреплением по складам и группам материальных ценностей.
  • Учет актов инвентаризации и генерация инвентаризационной описи.
  • Полная оперативная информация о количестве, качестве, сроке годности, адресе хранения, поставщике и перевозчике (экспедиторе) каждого наименования закупленного товара в любой момент времени.
  • Предоставление информации о сверхнормативных и дефицитных запасах.

Компьютерные информационные системы обеспечивают хранение и использование информации о действующих договорах с поставщиками, в соответствии с которыми размещаются заказы, товарной классификации закупаемых брендов, реестре поставщиков.

Для формирования базы поставщиков товаров необходимым условием является постоянный мониторинг показателей их функционирования. Информационная система компании должна позволять вести историю каждого поставщика и данные, отражающие динамику показателей эффективности. В этой базе данных накапливается информация о потенциальных поставщиках для реализации процедуры выбора и перехода на работу с другим поставщиком.

В базе данных поставщиков, кроме названия каждого поставщика, должны храниться:

  • контактные данные конкретных сотрудников компании поставщика;
  • банковские реквизиты;
  • условия работы, скидки, бонусы и другие договоренности, причем с историей их развития;
  • прайс-листы, по которым осуществлялись закупки;
  • история всех заказов у поставщика с имеющимися по ним возвратами, браком, просрочками и недопоставками;
  • текущий и максимальный товарные кредиты, сроки оплаты;
  • наименования поставляемых товаров;
  • цена или диапазон цен в зависимости от скидок, предоставляемых за объем закупок, условия оплаты и т. д.;
  • упаковка или другие данные, важные для транспортировки товаров.

После того как заказ на закупку отправлен поставщику, с помощью информационной системы менеджер по закупкам должен иметь возможность контролировать ход его выполнения. При этом регистрируются все отклонения в выполнении обязательств поставщиками, чтобы менеджер мог оценить качество их работы. После получения предприятием заказанных товаров в информационную систему отдела закупок вводятся новые сведения. Эта операция включает ведение базы документов:

  • журнала заказов, в котором ведется учет всех заказов по номерам и отображается статус каждого заказа (выполнен, выполнен не полностью, не выполнен);
  • реестра заказов на закупку, содержащего копии всех заказов на закупку;
  • товарного реестра, показывающего все закупки каждого товара (дату, поставщика, количество, цену, номер заказа на закупку);
  • реестра поставщика, отображающего все произведенные у него закупки.

Не менее важным аспектом информационного обеспечения закупочной логистики является управление внутренними потоками информации, циркулирующими между подразделениями предприятия.

В качестве примера в таблице ниже приведены информационные потоки, существующие между отделом закупок и складом (отделом приема) (Бузукова Е. Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице. С. 386.)

Отметим, что в торговых предприятиях информационный обмен усложняется в связи с широким ассортиментом товаров, их быстрым обновлением и сложной структурой описания каждого наименования товара. В связи с этим основными особенностями приемки товаров в торговых компаниях являются:

  • наличие большого количества поставщиков;
  • разные условия упаковок;
  • загрузка транспортных средств в навал (в коробах, без применения механизированных средств разгрузки) и на паллетах;
  • прием продукции с пересчетом не только количества мест, но и по единицам продукции в упаковках;
  • разнообразие транспортных средств, доставляющих товары;
  • несоблюдение сроков доставки;
  • различные требования поставщиков к порядку приема продукции, определению бракованной продукции и порядку предъявления рекламаций;
  • различный состав пакета документов, сопровождающих товары.

Указанные особенности до сих пор не позволяют создать единую технологию работы со всеми поставщиками, сформировать единое информационное пространство и добиться единого документооборота, что снижает качество закупочной логистики.

Таким образом, важным направлением является улучшение информационного обеспечения закупочной логистики, что позволит компаниям создать интегрированные цепи поставок, обеспечивающие минимизацию затрат, сформировать единое информационное пространство и единый порядок документооборота.

«СОГЛАСОВАНО»
Председатель профкома
____________ П.П.Борцов

«УТВЕРЖДАЮ»
Генеральный директор
ПАО «Компания»

Д.Д. Директоров

Положение о премиальной оплате труда руководителей и специалистов
отдела материально-технического снабжения
ПАО «Компания»

Вводится с __________ года

1 Общие положения

1.1. Настоящее положение вводится для повышения эффективности работы , ответственного за обеспечение предприятия товарно-материальными ценностями с учетом современных требований к данному процессу: своевременно, в необходимом количестве, требуемого качества, с минимальными затратами.
1.2. Настоящее положение распространяется на руководителя и работников отдела материально-технического снабжения.
1.3. Премия, выплачиваемая по настоящему положению, включается в себестоимость продукции и учитывается при расчетах средней заработной платы для работников. Выплата премии производится в сроки, установленные для выплаты заработной платы.
1.4. В случае увольнения работника по собственному желанию или по инициативе администрации предприятия, премия по данному положению за этот месяц не начисляется.
1.5. Генеральный директор может полностью или частично лишить работников премии за нарушение правил внутреннего трудового распорядка предприятия, требований техники безопасности и охраны труда, а также за отсутствие в действиях работника реального трудового вклада в достижение лучших показателей работы. Лишение премии производится за тот период времени, в котором имело место нарушение

2 Показатели формирования премиального фонда

2.1. Начисление премии производится в процентном отношении от установленного оклада за фактически отработанное время без учета работы в выходные, праздничные дни и сверхурочные часы.
2.2. Премия, согласно положению, устанавливается в размере 80%-в. Итоговый процент зависит от уровня выполнения показателей, определяющих эффективность работы отдела, согласно которым происходит увеличение или уменьшения %-та премии.
2.3. Установленный размер премии для начальников бюро, ведущих инженеров и экспедиторов по перевозке грузов начисляется при соблюдении следующих показателей:
2.3.1. Сумма кредиторской и дебиторской задолженности на первое число месяца, следующего за отчетным не должна превышать установленного норматива. Норматив рассчитывает начальник бюджетного отдела и утверждает Директор по экономике ежеквартально, в норматив не включается сумма дебиторской и кредиторской задолженности по группам основных материалов. На квартал норматив кредиторской и дебиторской задолженности составляет 50 %-в от плановой суммы бюджета на месяц. При несоблюдении данного показателя устанавливается шкала депремирования:

Фактическое значение суммы задолженности Процент снижения премии, %
менее 50,01 — 0%
50,01-55,00 -15%
более 55,01- 30%

2.3.2. Отсутствие просроченной дебиторской задолженности. Под просроченной дебиторской задолженностью понимается задолженность поставщиков свыше сроков поставки, предусмотренных условиями договора. При этом для целей премирования в расчете данного показателя не учитывается задолженность, по которой документы переданы в арбитражный суд. Для расчета премии просроченной считается дебиторская задолженность сроком более 30 календарных дней. Исключением являются суммы задолженности по договорам с длительным сроком поставки (изготовления). При несоблюдении данного показателя премиальный фонд уменьшается на 3%-та от суммы просроченной дебиторской задолженности, но не более чем на 100 тысяч рублей. Распределение суммы снижения премиального фонда осуществляет начальник ОМТС. Контроль выполнения данного показателя осуществляет начальник бюджетного отдела на основании отчета о просроченной дебиторской задолженности, составленного на 1-е число месяца, следующего за отчетным
2.3.3. Соблюдение норматива остатков товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на складах. Под нормативными понимаются остатки основных материалов на складах в стоимостном выражении, учитываемые в бухгалтерском учете на балансовом счете 10.1,. в размере 85%-в от среднемесячного расхода основных материалов за три последних месяца, включая отчетный. Исключение составляют сверхнормативные запасы, закупка которых в большем количестве обусловлена транспортной нормой или минимальной упаковкой. Перечень ТМЦ, которые являются исключением, составляет начальник отдела материально технического снабжения (ОМТС). Норматив остатков ТМЦ на складах может быть изменен начальником бюджетного отдела по согласованию с Директором по экономике. При несоблюдении данного показателя устанавливается шкала депремирования.

Фактический процент остатков от расхода материалов Процент снижения премии, %
Менее 85,01 -0%
85,01-90,00 — 15%
Свыше 90,01- 30%
Процент снижения премии рассчитывается в относительном значении.

2.3.4. Соблюдение сроков сдачи документов в бухгалтерию и бюджетный отдел. Документы оформлены и сданы в бухгалтерию до 5-го числа, в бюджетный отдел до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. В случае выявленных претензий со стороны бухгалтерии или бюджетного отдела виновные лишаются премии на 10%-в. Контроль выполнения данного показателя осуществляет и начальник бюджетного отдела на основании отклонений от утвержденных сроков.
2.3.5. Соблюдение норматива по отклонению фактических цен закупки от установленных учетных цен. Учетная цена устанавливается в начале года и действует в течение года, изменяется, согласно инструкции «Об изменении учетных цен», только в случае превышения отклонения на 100%-в. Отклонение от учетных цен рассчитывается ежемесячно по основным материалам. Норматив отклонения от учетных цен устанавливается ежеквартально начальником ПЭО. На 1-й квартал 2007 года норматив отклонения от учетных цен составляет 3%. При несоблюдении данного показателя размер премии уменьшается на 30 %-в в относительном значении. Контроль выполнения данного показателя осуществляет начальник ПЭО на основании отчета по отклонениям фактических цен от учетных за отчетный месяц

2.4. Установленный размер премии может быть увеличен при выполнении следующих показателей:
— Сокращение транспортно-заготовительных расходов. Норматив транспортно-заготовительных расходов (ТЗР) установлен в размере 1,85%-в. Данный норматив рассчитывается как отношение суммы ТЗР к выпуску товарной продукции в учетных ценах. Если фактический % ТЗР за месяц будет ниже нормативного, то размер премии увеличивается на 20%-в. Контроль выполнения данного показателя осуществляет начальник ПЭО на основании отчета по финансовому результату производства за отчетный месяц.
— Сокращение ненормативных и неиспользуемых остатков на складах. Сумма премии при выполнении данного показателя увеличивается на 5%-в от суммы проданных ТМЦ. Распределение дополнительного премиального фонда осуществляет начальник ОМТС. Неиспользуемыми остатками считаются те, по которым не было движения в течение 3-х месяцев. Контроль выполнения данного показателя осуществляет начальник ПЭО на основании отчета о реализации ТМЦ и его движении за последние 3 месяца. В реализацию ТМЦ для расчета премии не включается возврат бракованных материалов поставщику, реализация лома и отходов.

2.5. Премия начальнику ОМТС рассчитывается как среднее значение премии работников отдела материально-технического снабжения с учетом коэффициента 0,5. Расчет премии руководителю осуществляет начальник ПЭО.

3 Порядок начисления премии

3.1. Начальник бюджетного отдела составляет отчеты «о кредиторской и дебиторской задолженности», «о просроченной дебиторской задолженности», «об остатках ТМЦ на складах» и передает в планово-экономический отдел 3-го числа месяца, следующего за отчетным.
3.2. Начальник ОМТС передает список ТМЦ, закупка которых в большем количестве обусловлена транспортной нормой или минимальной упаковкой в ПЭО 1-го числа месяца, следующего за отчетным.
3.3. Главный бухгалтер, начальник бюджетного отдела предоставляет служебные записки в случае нарушения сроков до 3-го числа месяца, следующего за отчетным.
3.4. составляет отчеты «по отклонению фактических цен от учетных», «о фактическом % ТЗР от выпуска товарной продукции в учетных ценах», «о реализации ТМЦ за месяц».
3.5. На основании представленных отчетов экономист ПЭО рассчитывает процент премии и готовит приказ о начислении премии работникам ОМТС за отчетный период.

Начальник ПЭО

Согласовано:

Директор по экономике

Отдел закупок выполняет ряд функций: определение потребности в ресурсах, поиск поставщиков, заключение договоров и контроль исполнения. Также на данных сотрудниках лежит ответственность за получение товара и проверку качества. Мотивация отдела закупок необходима для того, чтобы повысить работоспособность коллектива. Для этого можно использовать конкретные способы, которые позволят улучшить эффективность труда и добиться целей, поставленных компанией.

Чем отличается мотивация отдела закупок

В целом мотивация работника представляет собой ряд действий, которые позволят воздействовать на подсознание человека и вызвать желание качественно трудиться. Безусловно, для каждого отдела потребуется подобрать индивидуальный подход. Чтобы мотивировать закупщика, потребуется определить его должностные обязанности и полномочия.

Важно! Зарплата должна напрямую зависеть от качества выполнения работы, чтобы человек трудился лучше. Менеджер может получать минимальную ставку, к которой будет добавляться процент.

Он, в свою очередь, рассчитывается, исходя из показателей, важных для компании. Учесть можно выполнения плана закупок, динамику цен на товары, оборот закупленных ресурсов, процент выполнения заявок. Также можно добавить такие KPI, как количество брака в поставляемых товарах, число не полностью исполненных заявок, количество рекламаций.

Основное отличие мотивации закупщика заключается именно в показателях, которые используются для начисления заработной платы. Работодателю важно будет определить, какие задачи должен выполнять персонал, а также на какие моменты потребуется обратить особое внимание. Допустим, если регулярно поступает большое количество брака, то доплату к зарплате нужно делать за уменьшение числа бракованных вещей.

Собственно, стимулирование действующего тендерного специалиста на этом не заканчивается. Мотивировать потребуется не только деньгами, но и другими способами. Потому как в ином случае тендерный специалист легко уйдет в другую компанию, которая предложит больше денежных средств.

Цели и задачи

Компания преследует немало целей, желая мотивировать закупщика. Главная задача – повысить трудоспособность работника и улучшить качество выполняемого труда. Потому как от этого зависит то, насколько успешно будет функционировать фирма.

Также есть и другие цели мотивации:

  1. Повышение заинтересованности в работе.
  2. Награждение лучших сотрудников за их достижения.
  3. Уменьшение количество увольняющихся людей.
  4. Привлечение ценных кандидатов.
  5. Выполнение контроля над выплатами.
  6. Устранение проблем, имеющихся у отдела закупки.
  7. Повышение командного духа.

Любой начальник должен позаботиться о том, чтобы осуществлялось стимулирование работников. Потому как разумное управление персоналом позволит добиться хороших результатов для компании.

Основные виды

Способы мотивации можно разделить на материальные, нематериальные и нестандартные. Наиболее часто используется именно первый вид. Он заключается в повышении заработной платы за успехи, в бонусных начислениях, премиях. То есть, руководитель поощряет деньгами сотрудников, которые хорошо трудятся.

Но, стоит понимать, что стимуляция работников не должна ограничиваться только денежными выплатами. Потому как в этом случае сотрудник быстро уйдет в компанию, где будут больше платить. Поэтому важно также использовать нематериальные способы мотивации, чтобы сотрудник чувствовал долг перед компанией и желал трудиться на ее благо. В этом случае начальство может оказывать сотрудникам поддержку в тяжелой ситуации, помогать обустроить жилище, гарантировать рост и развитие.

Также менеджер по снабжению ресурсами может быть простимулирован нестандартными способами. К примеру, подарками за успехи, поздравлениями со значимыми событиями, участием в корпоративных мероприятиях. Подобное помогает повысить желание трудиться на конкретную компанию.

Система мотивирования

Безусловно, схема мотивации должна быть продуманной и четкой. Материальная система базируется на фактических и расчетных показателях, эталонных значениях данных отметок, на сравнении действительных и желаемых результатов работы. При этом, чем ближе показатели к эталонным значениям, тем выше денежное вознаграждение.

Любая мотивационная система должна иметь конкретную цель. Допустим, снижение затрат на доставку товаров, увеличение оборота, понижение количества брака. При этом сотрудник обязан будет отвечать только за те результаты, на которые влияет только он. Каждый работник должен знать, как работает мотивационная схема. Тогда он будет понимать, к какому результату следует стремиться, и за что можно получить вознаграждение.

Отметим, что чем проще мотивационная схема, тем лучше. В ней должна быть поставлена реальная цель, которую действительно можно достичь. Также должны быть учтены существующие проблемы, которые потребуется исправить. Не следует использовать слишком много показателей, чтобы не запутать людей. Как уже говорилось, сотрудник должен понимать, как рассчитывается вознаграждение, и за что ему доплатят. Только тогда стимулирование даст нужный результат.

С какими проблемами можно столкнуться

Важно иметь пример мотивирования менеджера по закупкам, чтобы при создании своей схемы можно было избежать проблем. Основная трудность заключается в определении показателей. Для каждой компании они должны быть свои в зависимости от целей и существующих проблем. Не нужно специально усложнять систему, нагружая ее лишними показателями.

В остальном мотивационная схема не вызывает затруднений. В любом случае, ее потребуется регулярно корректировать в зависимости от изменяющихся обстоятельств. Только так она будет оставаться все время актуальной и не устареет. Если же созданная система не принесет нужных результатов, тогда потребуется ее полностью изменить.

Мотивация закупщиков


Как оценить работу закупщика? Является ли высокая зарплата гарантом эффективности его работы? Как обеспечить преданность и заинтересованность сотрудника, который тратит деньги компании?

Кто-то, кто-то кто-то

Мотивация закупщиков

Как оценить работу закупщика?
Является ли высокая зарплата гарантом эффективности его работы?
Как обеспечить преданность и заинтересованность сотрудника, который тратит деньги компании?

Эти далеко не праздные вопросы задает себе каждый руководитель. Кто-то, изначально не доверяя наемному персоналу, меняет закупщиков каждые полгода-год, кто-то подбирает на эту должность близких родственников или «проверенных» многолетней безупречной службой сотрудников, кто-то изобретает сложные системы мотивации и ещё более сложные системы контроля.

Если оставить в стороне морально-этический аспект мотивации закупщиков, то на первое место выйдет прикладная задача - какую систему мотивации применять к закупщикам для получения от них максимальной отдачи. Рассмотрим конкретные аспекты этой задачи.

Для начала определимся с целями внедрения системы мотивации в направление закупок. Мотивация закупщика может иметь следующие основные цели:

  • предоставление закупщику дополнительного стимула к организации более эффективных закупок;
  • оптимизация расходного бюджета предприятия, снижение закупочных цен;
  • снижение издержек предприятия на сам процесс закупок;
  • стимулирование развития отдела закупок в целом и его выхода на качественно новый уровень обеспечения предприятия сырьем, материалами и товарами;
  • повышение прозрачности закупок.

Если принять как дополнительное условие задачи наличие у закупщика достойной зарплаты на момент внедрения системы мотивации, то максимальная отдача может быть получена за счетдополнительного поощрения сотрудников, занятых в процессе закупок. Наиболее эффективными в этом плане являются следующие способы поощрений, окончательный выбор которых производится по усмотрению руководства компании:

  • ежемесячная премия (может быть как произвольной (по усмотрению руководителя), так и основанной на расчетах (например, рассчитываться на основании анализа процента выполнения закупщиком требований, обусловливающего получение премии);
  • разовая премиальная выплата (выплачивается в качестве поощрения за совершение определенных действий, не предусмотренных ежедневным списком обязанностей и должностной инструкцией);
  • участие в прибыли компании (оптимально для отдела закупок в целом по итогам анализа суммированного количества показателей, отразившихся на увеличении прибыли компании);
  • нематериальная мотивация (предусмотрена для перспективных закупщиков по итогам их профессиональной деятельности за определенный период времени).

Хочется отдельно отметить, что пеницитарные методы (штрафы, лишение премии, дисциплинарные наказания и проч.) в этой статье не рассматриваются, поскольку практика их применения на предприятиях, равно как и теоретические изыскания специалистов по управлению персоналом, доказывает их несостоятельность в качестве инструментов мотивации сотрудников.


Краткое описание методов дополнительной мотивации

Ежемесячная премия

Размер ежемесячной премии зачастую вызывает много нареканий у сотрудников. Главная причина подобного недовольства - непрозрачность или невнятность логики определения суммы премии (и очень часто её видимая субъективность). Бывает, что сумма премии вызывает недоумение, поскольку создает впечатление несправедливо заниженной или завышенной. Руководитель иногда и сам не может толком объяснить, каким именно образом он определил конкретный процент премии для того или иного работника. Особенно много кривотолков «раздача премий» вызывает в коллективах, где существует утечка подобной информации и сотрудники имеют возможность сравнивать полученные ими «бонусы» с суммами вознаграждений своих коллег.

Предлагаемый «балльный» метод оценки деятельности закупщика по итогам месяца (Таблица 1 ) не претендует на универсальность, однако отчасти решает эту проблему, поскольку любой закупщик имеет возможность самостоятельно рассчитать причитающуюся ему премию. И, кстати, самостоятельный расчет баллов с приложением подтверждающей документации может использоваться как дополнительное средство мотивации закупщика.

Таблица 1. Балльный метод оценки деятельности закупщика по итогам месяца.

Оцениваемый показатель

Количество баллов

Товарный запас

Наличие на определенную дату текущего месяца на складах нормативных остатков сырья товарной группы закупщика

Остатки соответствуют нормативным по 60-75 % позиций, выполнение заявок на 75% - 3 балла .

От 75 до 95 % позиций - 4 бал ла.

Остатки соответствуют нормативным по всем позициям, 100% выполнение заявок - 5 баллов .

Примечание: в случае отсутствия товаров хотя бы по одной позиции/заявке необходимого остатка баллы не начисляются.

Цена закупаемых товаров

Цена каждой заново контрактуемой партии товара должна сравниваться с ценой предыдущей закупки. Повышение цены должно быть обосновано, снижение влечет за собой получение премиальных баллов

Снижение цены по каждой товарной позиции:

  • от 1 до 5 % от предыдущей закупки - 3 балла ;
  • от 5 до 10 % от предыдущей закупки - 5 баллов ;
  • от 10 до 15 % от предыдущей закупки - 6 баллов ;
  • от 15 до 25 % от предыдущей закупки - 7 баллов ;
  • от 25 % до 50 % от предыдущей закупки - 8 баллов.

Стабильность поставок

Отсутствие срывов поставок, отсутствие остановок предприятий из-за нехватки сырья, отсутствие срывов заказов из-за отсутствие товара

Соблюдение данных требований по итогам месяца - 3 балла .

Примечание: в случае срыва хотя бы одной поставки баллы не начисляются .

Сроки платежей

Перевод «предоплатного» товара в категорию «оплата по факту поставки» - 5 баллов .

Увеличение периода отсрочки платежа за поставленный товар - 3 балла за каждые дополнительные 5 банковских дней.

Планирование

Наличие на определенную дату текущего месяца плана поставок и платежей на следующий месяц

Наличие готового плана к заранее оговоренной дате - 3 балла .

Наличие претензий

Наличие или отсутствие претензий грузополучателей/склада к качеству или документальному оформлению товара, поступившему в течение месяца

Полное отсутствие претензий - 5 баллов .

До 2 претензий - 3 балла .

3 и более претензий - 0 баллов .

Работа с претензиями

Реакция закупщика на претензии, расследование и доведение их до поставщиков, принятие адекватных мер по претензиям (получение скидки на товар, возврат или замена некачественного товара, снижение цены, получение дополнительных преимуществ от поставщика и т. д.)

Все полученные претензии разобраны, по всем приняты меры и решения - 5 баллов .

Решения и меры приняты по более чем 60 % претензий - 2 балла .

Менее 60 % претензий «закрыты» усилиями закупщика - 0 баллов.

Структура поставщиков, наличие и использование системы оценки поставщиков

Регулярная оценка поставщиков (ведение досье, контроль качества и т. д.), снижение количества посредников и увеличение количества производителей и прямых импортеров в структуре поставщиков

Состояние системы оценки поставщиков в текущем месяце:

  • отличное - 5 баллов ;
  • удовлетворительное - 3 балла ;
  • работа по оценке поставщиков в течение месяца не велась - 0 баллов.

Документооборот

Своевременное оформление отчетности (процент наличия учетных документов и проверенных поставок на определенное число текущего месяца)

Работа сделана менее чем на 60 % - 0 баллов .

Работа сделана на 60-75 % - 3 балла ,

Работа сделана более чем на 75 % - 5 баллов .

Отношение к работе, дисциплинированность, стремление к оптимизации закупок

По результатам месяца (оценка руководителя группы закупок)

Активная работа - 5 баллов .

Есть стремление, но мало результатов - 3 балла .

Работа «вполсилы», отсутствие результатов - 0 баллов .

После анализа работы закупщика баллы суммируются и «переводятся» в процент премии согласно Таблице 2 (ориентировочно).

Таблица 2. «Балльный» метод расчета процента премии закупщика.

Количество баллов

Процент премии

0-4 баллов

Премия не предусмотрена

5-10 баллов

10 % премии

10-20 баллов

20 % премии

20-25 баллов

30 % премии

25-30 баллов

40 % премии

30-35 баллов

50 % премии

35-40 баллов

60 % премии

40-45 баллов

70 % премии

45-50 баллов

80 % премии

50 и больше баллов

90 % и более (то нмть премия может быть равной или превышать месячный оклад)

Задача проверки соответствия количества баллов фактическим показателям деятельности закупщика обычно возлагается на его непосредственного руководителя - начальника отдела закупок или директора по закупкам.

Разовая премиальная выплата

Премиальная выплата (в размере 50%, одного или нескольких месячных окладов) может быть выдана сотруднику отдела закупок за достижения, которые стоят особняком на фоне его ежедневной рутинной деятельности по обеспечению закупок. Например:

  • заключение долгосрочного договора поставки напрямую с производителем необходимого компании товара с соответствующим снижением закупочной цены;
  • заключение долгосрочного договора поставки с поставщиком «стратегического» товара/группы товаров со значительным улучшением условий для покупателя (например, доставка до склада грузополучателя вместо самовывоза, отсрочка вместо предоплаты, предоставление накопительной скидки с цены товара, предоставление дополнительного бесплатного сервиса и т. д.);
  • заключение прямого контракта с иностранным производителем на поставку импортного товара, позволяющее значительно снизить затраты на товар;
  • экстренная закупка, предотвратившая остановку производства или срыв коммерческой сделки из-за нехватки/отсутствия нужного товара, в случае, если она была следствием форс-мажора или халатности сотрудников других подразделений компании (не закупщика);
  • оптимизация/реструктуризация деятельности отдела закупок или инновационный подход к организации своей работы, позволивший улучшить процесс закупок, снизить издержки, связанные с закупками (например, логистику, управление складскими запасами и т. п.), снизить риски и улучшить работу компании в целом; и т. д.

В этих и подобных им случаях размер премии может варьироваться и не обязательно должен быть «привязан» к размеру оклада/месячному жалованью закупщика. Когда профессиональные действия закупщика приводят к получению компанией реальных долгосрочных финансовых (стратегических, коммерческих, маркетинговых и т. д.) преимуществ, руководство может поощрить его и более значительными бонусами, которые могут выражаться, например, в процентах от сэкономленных закупщиком средств.

Участие в прибыли компании

Данный вид материального поощрения предпочтительно использовать в качестве средства коллективной мотивации, например, для всего отдела закупок. Заключается он в том, что по результатам анализа деятельности всей группы закупщиков, предоставленного ее непосредственным руководителем, топ-менеджмент компании принимает решение о распределении между закупщиками в качестве премии определенного процента от общей или дополнительной прибыли компании, полученной за конкретный период (например, за квартал).

Помимо того, что это метод группового поощрения, он отличается от ежемесячной премии еще двумя характеристиками:

а) берутся в расчет не все показатели, используемые для оценки деятельности отдельного закупщика, а только самые значительные и важные для деятельности компании;

б) сумма поощрения не привязана к должностным окладам/жалованью сотрудников, а зависит от суммы прибыли всей компании.

Для того чтобы группа закупок была включена в список претендентов на получение процента от прибыли, ей необходимо выполнить определенный «минимальный норматив», указанный в Таблице 3.

Таблица 3. Балльный метод оценки деятельности группы закупок по итогам периода

Оцениваемый показатель

Необходимый минимальный уровень

Товарный запас

Наличие на определенную дату текущего месяца на складах нормативных остатков товаров

100% выполнение заказов на конкретную дату текущего месяца

Остатки соответствуют нормативным не менее чем по 75 % позиций, выполнение заявок не ниже уровня 95%.

Нет неоправданного «перезатаривания» товаром, нет критических остатков, угрожающих товарной безопасности компании.

Цены закупаемых товаров

Цена каждой заново контрактуемой партии товара сравнивается с ценой предыдущей закупки. Повышение цены происходит только при наличии серьезных обоснований

Отсутствие необоснованного повышения цен за анализируемый период.

В среднем при анализе общей ценовой кривой по всем товарно-сырьевым группам просматривается либо стабильность цен при незначительных колебаниях, либо тенденция к снижению затрат

Стабильность поставок

Отсутствие срывов поставок, остановок предприятий/срывов сделок из-за нехватки/отсутствия товара

Соблюдение данных требований по итогам периода

Сроки платежей

Снижение процента предоплат, увеличение периода отсрочки платежа за поставленный товар

При анализе статистики договорных обязательств по оплате за период прослеживается тенденция к увеличению срока выполнения компанией платежных обязательств

Работа с претензиями

Реакция закупщиков на претензии, расследование и доведение их до поставщиков, эффективное принятие мер по претензиям

Решения и меры приняты по более чем 60 % претензий

Документооборот

Своевременное оформление и контроль отчетности

Выполнение данного требования на 100%

Одним из дополнительных плюсов этого метода является его активный вклад в командообразование, ведь только общими усилиями каждого сотрудника можно добиться значительного результата.

Нематериальное поощрение

Существует два основных вида мотивации: внутренняя и внешняя. Внешняя мотивация основывается на материальных благах и конкретных выгодах, которые сотрудники получают взамен на свой труд: зарплата, жалованье, премия, ссуда, служебная квартира и т. д. Внутренняя мотивация мало связана с материальными ценностями. Это то, что пробуждает внутри у сотрудника интерес к работе, желание достигать результатов, радость от успеха. Эта мотивация обусловлена возможностями, перспективами, ростом, развитием, личными интересами и достижениями.

Высшее руководство компании должно быть максимально заинтересовано в использовании нематериальных методов мотивации, ведь они имеют целью не только повышение заинтересованности закупщика в эффективном труде, но и повышение квалификации имеющихся в компании кадров, и, как следствие, улучшение общего уровня осуществления закупочной деятельности, прогресс всей компании.

Что можно использовать в качестве средств нематериальной мотивации? В ответе на этот вопрос нет ограничений. Вот только несколько вариантов:

  • стажировка в партнерской компании (в том числе за рубежом);
  • обучение (повышение квалификации) в престижном учебном заведении;
  • прохождение профессиональных тренингов за счет работодателя;
  • поездка на зарубежную профильную выставку;
  • посещение профессионального семинара, конференции и т. д.

Для закупщика, заинтересованного в личностном и профессиональном росте, поощрением может стать участие в любом профессиональном событии, которое является престижным для отрасли, либо предоставляет новые знания и навыки, повышающие профессиональный уровень его участников.

Понимание внутренних процессов и закономерностей жизнедеятельности, мышления и эмоциональной сферы человека, безусловно подскажет думающему руководителю, что именно нужно сделать для того, чтобы закупщик лучше работал. Каждый сотрудник имеет множество разнообразных интересов, мотивов, стремлений, целей и ценностей, на которых можно построить эффективную систему нематериального стимулирования. Для того, чтобы эта система работала, руководителю необходимо:

  • принять за аксиому то, что нематериальное стимулирование - реальный инструмент, дающий вполне измеримый практический результат, что особенно важно в такой затратной сфере деятельности компании, как закупки;
  • определить основные внутренние мотивы и интересы ведущих закупщиков и подобрать для них конкретные методы нематериального стимулирования, позволяющие получить максимальную отдачу и вовлеченность в работу;
  • отстроить общую систему мотивации закупщиков таким образом, чтобы в неё можно было легко имплантировать подобранные методы нематериального стимулирования.

Нематериальное стимулирование действительно работает, если оно основано на внутренней мотивации сотрудника. Здесь самое главное - индивидуальный подход, поскольку то, что успешно сработает с одним, может не вызвать никакого отклика у другого. Кого-то мотивируют поездки на зарубежные выставки и конференции, кому-то нравится украшать стены своего кабинета грамотами и сертификатами, кто-то хочет быть не снабженцем, а Старшим менеджером по закупкам или Главным специалистом по снабжению, кто-то хочет быть председателем комитета по отбору новых поставщиков и т. д.

Идеальных сотрудников не бывает - есть хорошие специалисты, из которых можно вырастить высокоэффективных и безупречно мотивированных на успех всей компании менеджеров. Здесь как никогда важна роль руководителя, который должен так отстроить систему мотивации закупщиков, чтобы они с радостью использовали свои лучшие профессиональные качества в интересах своей компании.

Удачи вам и эффективных закупщиков!

Екатерина Бурдаева, генеральный директор ООО "Фидлайнер"

Я всегда говорю об ошибочности утверждения, что закупки не влияют на продажи. К сожалению, такое утверждение часто встречается на предприятиях. Как следствие, на предприятии либо формируется некорректная система показателей эффективности отдела закупок, либо от системы мотивации предприятие вообще отказывается.

Некорректность заключается в том, что сотрудники не понимают конечную цель своей работы. И система мотивации, базирующаяся на таких ключевых показателях эффективности (KPI), оказывается несостоятельной.

В случае отказа от мотивации для специалистов закупок устанавливается фиксированный оклад. Иногда им выдают какую-то премию, которую руководитель распределяет внутри отдела. Без показателей эффективности, без оцифровки. Такой подход, также, не является стимулирующим для сотрудников и повышения эффективности работы.

Ключевые показатели эффективности (KPI)

На самом деле, создание действенной мотивации – вполне реальная задача. У отдела закупок есть много показателей, которые должны в системе рассчитываться, прогнозироваться и планироваться. А где план – там и факт его выполнения (при должном управлении!).

Привожу наиболее часто встречающиеся ключевые показатели эффективности, на практике показавшие свою эффективность. В порядке убывания степени влияния отдела закупок на соответствующий KPI.

Типовые KPI отдела закупок

  1. Реализованная наценка в абсолютных и относительных величинах
  2. Величина и структура кредиторской задолженности поставщикам
  3. Оборачиваемость товарных запасов предприятия
  4. Сумма бонусов от поставщиков за период
  5. % неудовлетворенного спроса клиентов
  6. Объем товарных неликвидов в абсолютном и относительном выражении
  7. Экономическая эффективность промо-акций
  8. Сроки годности товарных запасов (если есть товары со сроками годности)
  9. Оценка сотрудников отдела закупок внутренними клиентами
  10. Сумма выручки
  11. Объем претензий поставщикам в натуральном и относительном выражении
  12. Логистические расходы на входящий грузопотоки другие показатели

Все перечисленные показатели могут быть оцифрованы. Большинство из них планируются, если управленческий учет на предприятии ведется на должном уровне.

Разработка системы мотивации отдела закупок


При разработке системы мотивации должны быть выбраны те показатели, на которые закупки влияют в наибольшей степени в рамках конкретного предприятия.

Практика показывает, что эффективной является классическая система мотивации, состоящая из постоянной и переменной части.

Соотношение между постоянной и базовой переменной частью (до того, как будут применены коэффициенты) должно быть, как минимум, 50:50. А количество коэффициентов для переменной части не должно превышать 6 (т.е. не более 6 показателей деятельности закупок).

Важно, чтобы диапазон суммы заработной платы, которую сотрудник получит на руки, был широк и, чтобы сотрудник мог самостоятельно посчитать, сколько он получит по итогам работы за прошедший период.

Пример системы мотивации специалистов по закупке

Базовая ЗП менеджера по составляет 60 тыс.₽: 30 тыс. ₽ постоянная часть + 30 тыс. ₽ переменная часть. Понятие «базовая ЗП» означает достижение, но не перевыполнение плановых показателей деятельности. То есть все коэффициенты для расчета переменной части равны «1».

Если сотрудник отработал «на отлично», он получит 95 тыс. ₽: 30 тыс. ₽ постоянная + 65 тыс. ₽ переменная. В этом случае к переменной части применены максимальные коэффициенты, так как все плановые показатели перевыполнены. Если перевыполнены не все, а только некоторные плановые показатели, то итоговый размер ЗП может быть в диапазоне 61-94 тыс ₽.

Если показатели работы сотрудника крайне низкие, то за счет переменной части он получит минимум 35 тыс. ₽: 30 тыс. ₽ постоянная + 5 тыс. ₽ переменная. В этом случае к переменной части применены минимальные коэффициенты, так как все плановые показатели не были выполнены.

Такая система материальной мотивации будет стимулировать на выполнение и перевыполнение планов. Если сотрудник с завидной периодичностью получает минимальную ЗП, при этом удовлетворен своими показателями, то следует рассмотреть вариант его замены.

Важно помнить о том, что показатели деятельности у разных по функционалу сотрудников отдела закупок могут отличаться.

Пример. Менеджер по закупкам и менеджер по претензионной работе будут иметь разные системы показателей (разные KPI). А менеджер по закупке сантехники и менеджер по закупке пиломатериалов – одинаковую систему показателей эффективности (одни KPI).

Услуга по разработке системы KPI и системы мотивации специалистов отдела закупок

Я предлагаю свои услуги по аудиту системы показателей деятельности отдела закупок с целью разработки новой системы показателей, корректировки существующей системы показателей, формированию системы материальной мотивации сотрудников отдела закупок.

Продолжительность данной работы определяется индивидуально. Она зависит от системности бизнеса предприятия и степени автоматизации управленческого учета. В идеале — разработке системы KPI закупок должен предшествовать общий аудит закупок .

Результатом является итоговая мотивационная система отдела закупок для данного конкретного предприятия. Эта система будет сохранять актуальность на предприятии на период сохранения действующей модели бизнеса и стратегии функционирования.

Мониторинг рынка труда

Хочу также отметить, что предприятие должно регулярно проводить мониторинг ЗП всех специалистов на своем рынке. И, как минимум, раз в год пересматривать систему мотивации сотрудников и при необходимости вносить в нее коррективы.