Adesea este nevoie de a crea rapid o ofertă comercială sau un contract trimis pe baza șabloanelor pregătite în format MS Word și pe baza datelor stocate în 1C: CRM. Acesta poate fi un contract, o ofertă comercială și alte documente cu formatare complexă, care pot fi realizate cu ușurință în MS Word. Pentru a implementa această acțiune, soluția 1C: CRM utilizează machete de formulare imprimabile create din șabloane MS Word. Kit-ul de distribuție 1C:CRM include deja 2 formulare imprimabile pentru documentul „Ofertă comercială” (Commercial Offer Template.doc și Contract Template From Commercial Offer.doc). Să aruncăm o privire mai atentă la pregătirea unui șablon de propunere comercială.

Șablonul de ofertă comercială MS Word utilizează așa-numitele „etichete” care sunt create în cartea de referință „Șabloane autotext”. O etichetă este numele unei variabile cuprinse în caractere speciale. Când generează un formular tipărit, programul caută toate astfel de variabile și înlocuiește datele care corespund variabilei. Astfel, se formează textul în care sunt înlocuite datele selectate mai devreme în document. 1C:CRM are deja etichete furnizate în soluția implicită. În același timp, este posibil să vă schimbați sau să adăugați propriile etichete pentru utilizarea ulterioară a acestora la formarea formularelor tipărite. Să mergem la secțiunea „Setări” - „NSI” - „Șabloane autotext” și pentru a crea o etichetă mergeți la grupul „Etichete șabloane Microsoft” document word„Ofertă comercială”” și faceți clic pe butonul „Creați”.

În formularul care se deschide, trebuie să specificați următoarele date:

  • Nume: specificați numele intern al etichetei create.
  • grup: Câmpul este completat automat.
  • Text automat: numele variabilei care va trebui indicată în text.
  • Scop: selectați din lista propusă în funcție de obiectul în care intenționați să utilizați eticheta creată.
  • Un obiect: selectați documentul pentru care va fi folosită eticheta. Din acest document sunt generate datele pentru înlocuire într-o variabilă.
  • Acțiune: Specifică codul în limba încorporată 1C:Enterprise. Codul trebuie specificat pe baza faptului că va fi executat în modulul specificat în câmpul „Obiect” al documentului.

Notă: Pentru a completa corect datele pentru variabila în câmpul Acțiune, trebuie să aveți competențe de programare în mediul 1C:Enterprise 8. Pentru a depana codul scris, cardul de etichetă conține grupul „Verifică execuția acțiunii”.

După ce au fost create toate etichetele necesare, trebuie să deschideți șablonul imprimabil care a fost inclus în kitul de distribuție și să îl editați singur. Șabloanele furnizate se află în folderul de instalare al versiunii soluției. De exemplu, calea poate fi „...tmplts\Rarus\CRM\3_0_2_2\Print Templates”, unde „...tmplts” este calea în care a fost instalat anterior kitul de distribuție „1C:CRM 3.0.2.2”.

Atenţie! Se recomandă editarea șablon gata mai degrabă decât să creeze un fișier nou. Acest lucru se datorează faptului că șablonul are și o structură de document gata făcută în care sunt plasate etichete. Când copiați doar o parte a acestei structuri, este posibil ca etichetele să nu funcționeze.

Exemplu de editare a șabloanelor:

Să adăugăm o imagine în colțul din dreapta sus al șablonului furnizat în loc de numele organizației. Iar în jos, după Responsabil și înainte de numărul de telefon al organizației, introduceți numele organizației.

Salveaza si inchide. Acum trebuie să adăugați acest imprimabil la documentul „Ofertă comercială”. Pentru a face acest lucru, accesați secțiunea „Setări” - „Administrare” - „Imprimare formulare, rapoarte și procesare” și selectați elementul „Imprimare machete formulare”.

În lista pentru crearea unui aspect imprimabil, faceți clic pe butonul „Adăugați”. În formularul deschis în câmpurile:

  • Proprietarul aspectului: selectați valoarea „Document.Ofertă comercială” din lista propusă.
  • Calea către fișier: selectați șablonul imprimabil pe care l-ați editat mai devreme.
  • Aspectul formularului tipărit: numele va fi înlocuit automat. Pentru cea mai mare comoditate, la sfârșitul numelui, puteți pune simboluri, de exemplu, „_TD”, astfel încât să știți că acesta este un șablon pentru această organizație.

Și faceți clic pe butonul „OK”. Acum, pentru verificare, trebuie să deschideți documentul „Ofertă comercială”. Pentru a face acest lucru, accesați secțiunea „Clienți” - „Documente” - „Oferte comerciale” și deschideți-o pe cea necesară.

În meniul „Imprimare”, selectați imprimabilul adăugat anterior (printabilele adăugate sunt situate în partea de jos a listei sub linie).

După formarea formularului tipărit, deschideți-l și verificați că toate etichetele specificate sunt umplute.

Partea 1: Inițiator al introducerii condițiilor în ERP

Pentru a planifica noi condiții de vânzare cu distribuitorii și rețelele, documentul "Ofertă comercială".

Procedura de emitere a unui document este următoarea:

01 Deschidere „Vânzări” - „Oferte comerciale către clienți”- creați un nou CP prin intermediul butonului "Crea".

Document "Ofertă comercială" se formează pentru fiecare client pe trimestre (perioada maximă este de 1 an calendaristic, adică puteți conveni asupra condițiilor pentru: un trimestru, jumătate de an, un an!). Când introduceți un document nou, este necesar să completați două file - "De bază"și "Termenii serviciului".

02 Pe fila "De bază" informațiile de bază despre perioadă și partener (distribuitor sau rețea) sunt indicate:

  • Perioada de valabilitate - indică data de încheiere a trimestrului/semestrului/anului pentru care sunt introduse condițiile de vânzare;
  • Data ofertei comerciale - indică data de începere a trimestrului pentru care sunt înscrise condițiile de vânzare;
  • Clientul pentru care se introduce o nouă condiție de vânzare;
  • Acord - un acord standard cu un client este indicat din condiția acordării unei plăți amânate.

03 Pe fila "Termenii serviciului" sunt furnizate informații despre condițiile de vânzare planificate și acordarea de reduceri clienților pentru 5 grupe principale: mănuși, bandaje, prezervative, Silkofix etc. Marja este calculată și în această filă. Pentru a completa această filă, trebuie: În meniu, înainte de partea tabelară, apăsați butonul "Adăuga":

  • Setați venitul planificat pentru grup (Plan PS);
  • Precizati reducerea prevazuta in pret;
  • Indicați reducerea prevăzută în nota de credit (condiții suplimentare de reducere, de exemplu, pentru plata rapidă);
  • NR (Venit net): venituri nete (bani lichizi primite din vânzarea de bunuri și servicii) vor fi calculate automat;
  • Setați procentul de marjă planificată (Plan GM (%));
  • Pretul de cost si marja planificata (Plan GM) vor fi calculate automat, conform parametrilor introdusi.

04 După ce ați introdus toate informațiile, pentru toate grupurile, trebuie „Trece document”. Documentul trebuie postat în stare "Nu sunt de acord"(stare "Actor" va fi setat automat după aprobare):

05 După ce documentul este format și postat, acesta trebuie convenit. Un document inconsecvent nu are efect. Pentru a aproba un document, trebuie să: Deschideți documentul dorit. LA document deschis apasa butonul "Intra pe baza"și selectați elementul "Exercițiu":

06 În forma apărută a începerii procesului de aprobare, puteți specifica textul însoțitor, după care trebuie să apăsați butonul „Începe și închide”:

Abaterile de la condițiile standard de vânzare afectează ruta de negociere a unei cotații. Dacă nu există nicio abatere, atunci oferta comercială va fi convenită doar „Șeful Teritoriului” dacă există abateri, atunci se adaugă „Director de direcție”și "Director comercial". Condițiile standard de vânzare depind de:

  • Grupuri de produse;
  • Tip de vânzări (vânzări directe sau secundare);
  • Tipul de client (rețele sau distribuitori);
  • Valoarea reducerii oferite;
  • Sume de reduceri.

Procentul maxim al grupei de produse este utilizat ca criteriu pentru verificarea abaterii de la conditiile standard de vanzare pentru vanzarile secundare.

07 Procesul de aprobare și aprobarea curentă sunt afișate pe filă "Sarcini", document "Ofertă comercială":

În timp ce documentul este în curs de aprobare, editarea documentului nu este posibilă. De asemenea, editarea documentului nu este posibilă atunci când documentul este aprobat.

Partea 2: Coordonarea documentului „Ofertă comercială”

01 Toate sarcinile pentru aprobarea documentelor "Ofertă comercială" afișate în secțiune "Sarcinile mele" pagina de start a programului:

02 Pentru a aproba un document, trebuie să: Deschideți sarcina necesară pentru documentul care trebuie aprobat (documentul care trebuie aprobat este indicat în vizualizarea sarcinilor). Marcaj "Lucrul principal" aprobatorul poate vedea documentul care trebuie aprobat. Făcând clic pe hyperlink se va deschide documentul:

Pentru a aproba documentul, aprobatorul poate utiliza una dintre opțiunile de aprobare (toate opțiunile sunt afișate în butoane). Pentru a face acest lucru, trebuie să facă clic pe unul dintre butoanele:

  • "Efectuat"- atunci când acest buton este apăsat, sarcina devine finalizată și trece la următoarea aprobare sau pentru document "Ofertă comercială" starea este setată "Actor"(dacă nu mai există coordonatori);
  • "Anulat"- aprobarea documentului încetează. Pentru document "Ofertă comercială" starea este setată "Anulat";
  • „S-a întors la interpret”- sarcina este returnată persoanei responsabile de document pentru a clarifica orice detalii. Când documentul este returnat persoanei responsabile, editarea documentului este imposibilă. Persoana responsabilă pentru document poate lăsa doar un comentariu în sarcină. Apoi trebuie să apese butonul "Efectuat" iar sarcina va reveni la același potrivire care a făcut întoarcerea.

Important

Pentru statusuri "Anulat"și „S-a întors la interpret” trebuie să specificați „Rezultatul verificării sarcinii”:

1. Persoana responsabilă cu documentul, dacă i s-a returnat sarcina spre aprobare, îl poate găsi și în secțiunea "Sarcinile mele" pagina de pornire a programului sau în lista de sarcini dintr-un anumit document.

2. Buton „Întoarceți-vă la artist” returnează întotdeauna sarcina spre aprobare persoanei responsabile cu introducerea documentului "Ofertă comercială". Nu este posibilă transferul unei sarcini între executanți.

După ce documentul este aprobat de ultimul aprobator, se stabilește statutul documentului „Fapte”. Editarea si noua aprobare a documentului in stare "Actor" imposibil. Dacă trebuie să introduceți câteva clarificări în oferta comercială, atunci trebuie să creați nou documentează și derulează procesul de aprobare pe unul nou.

Puteți imprima un istoric dintr-un document oferte comerciale per client timp de patru trimestre. Pentru asta ai nevoie de:

    • Document "Ofertă comercială" faceți clic pe meniu "Rapoarte"și selectați elementul „Rapoarte suplimentare”:

    • Selectați un raport în fereastra care apare. „Istoricul condițiilor comerciale”:


    • Raportul va fi generat automat pentru partenerul selectat timp de patru trimestre (ieșire până la momentul actual cu numărul trimestrului, dacă generăm în septembrie, atunci este afișat până în trimestrul 3):

O formă tipărită externă a unei oferte comerciale pentru configurații standard 1C: Managementul comerțului (rev. 10.3), Automatizare integrată, Management uzină de producție. Formularul de tipărire conține un mecanism care vă permite să schimbați tipul ofertei comerciale (formatarea și modificarea textului, introducerea unui logo, informații de contact) fără a deschide configuratorul.

Astfel, o propunere comercială poate lua următoarea formă:

sau, de exemplu, așa:

O placă de imprimare externă poate fi conectată atât în ​​mod obișnuit (prin mecanismul de adăugare a plăcilor de imprimare suplimentare), cât și prin procesarea " " și " ". În cazul conexiunii prin procesarea ALANN:

  • este posibilă introducerea sigiliului organizației și a semnăturii managerului în oferta comercială (fiecare manager are propria semnătură);
  • se poate trimite o oferta comerciala direct de la 1C, atat in format XLS, cat si in format PDF;
  • se poate schimba tipul ofertei (formatați și modificați textul, introduceți sigla, informațiile de contact).

Pentru a deschide formularul de parametri de cotație (în care este editat aspect) trebuie să faceți clic pe butonul „Imprimare setări formular”:

Factură imprimabilă pentru plată cu sigiliu și semnătură. Formularul tipărit extern „Factură de plată cu sigiliu și semnătură” este destinat configurațiilor standard 1C 8.2 și 8.3: Managementul comerțului (ediția 11) - descărcați formularul extern tipărit al facturii pentru 1C: UT 11 Managementul unei companii mici - descărcați formularul tipărit extern al facturii pentru 1C: UNF Enterprise Accounting (versiunea 3.0) - descărcați formularul tipărit al contului... [

Mecanismul ofertelor comerciale din programul 1C Trade Management versiunea 11.2 este utilizat pentru a fixa procesul de înțelegere cu clientul asupra condițiilor de vânzare.

Documentele sunt localizate "Oferte comerciale"În capitolul "Vânzări". la comanda corespunzătoare „Oferte comerciale către clienți” mergem la jurnalul de date ale documentului. Puteți activa opțiunea ofertelor comerciale din secțiune „Informații de reglementare și de referință și administrare”, în configurarea secțiunii "Vânzări". În capitolul « Angro» există un steag corespunzător "Oferte comerciale". Acum am această opțiune activată implicit datorită faptului că sistemul are opțiunea „Utilizați gestionarea ofertelor”, iar o ofertă comercială este una dintre componentele unei vânzări tipice. Prin urmare opțiunea "Oferte comerciale"Îl am activat implicit.

Înapoi la revistă "Oferte comerciale". În partea de sus a acestui jurnal, comenzile de selecție rapidă sunt prezentate în mod standard:

  • "Starea curenta"(de exemplu, „toate în curs”, „activ”, „anulat”, „în așteptarea aprobării”),
  • "Termen limita",
  • „Manager responsabil”.

Puteți crea o nouă ofertă comercială făcând clic pe butonul "Crea". De asemenea, pe baza unei singure oferte comerciale, poti crea o alta oferta comerciala si astfel sa inregistrezi in programul 1C Trade Management versiunea 11.2 faptul negocierilor cu clientul, diverse etape, etape de acordare a unei anumite oferte comerciale.

Se poate crea și o ofertă comercială pentru sarcina corespunzătoare. În acest caz, am o sarcină deschisă „Pregătește o afacere”, și aici este comanda corespunzătoare, pe care o vom folosi.

Apăsăm butonul "creeaza o oferta", iar programul 1C Trade Management versiunea 11.2 a completat deja documentul pentru mine cu datele care au fost introduse, indicate în pașii anteriori ai vânzării mele tipice de către acest client.

Ce vedem aici?

În primul rând - este indicat clientul, adică clientul cu care lucrăm. Este indicat un acord cu clientul nostru. Dacă există un acord standard pentru acest client (este unul), configurația 1C Trade Management (UT 11) 11.2 îl va completa implicit.

Dacă nu există un acord individual, dar există un acord standard, sistemul 1C Trade Management (UT 11) 11.2 îl va selecta și el.

Dacă există mai multe acorduri, managerul poate deschide opțiunea corespunzătoare și poate selecta acordul care trebuie utilizat în această ofertă comercială. Pe baza acestui acord cu clientul, vor fi finalizate toate elementele principale de interacțiune cu clientul, prețul etc.

De exemplu, avem o operațiune indicată că este o implementare. Moneda specificată este „ruble”.

Dacă mergem la tab „În plus”, atunci vom vedea că „depozitul” nostru este plin, se selectează modul de impozitare și se indică faptul că prețul include TVA. De asemenea, putem observa că am încheiat o tranzacție cu un client pentru această ofertă comercială, în cadrul căreia se întocmește această ofertă comercială.

Să mergem la filă "Produse". Întrucât la etapele anterioare ale tranzacției noastre cu clientul s-a înregistrat nevoia de clienți sub formă de televizoare și frigidere, acum aceste posturi sunt completate în oferta comercială, mai exact - descrierile textuale ale acestora, ceea ce este, fără îndoială, un ajutor. către manager.

În acest caz, managerul trebuie să precizeze ce anume poate fi oferit clientului pentru această nevoie.

De exemplu, în cazul nostru, în cadrul televizoarelor, putem oferi clientului acele televizoare pe care le avem. Fie ca acesta să fie primul televizor - Panasonic. In cantitate de 2 bucati. Oferim clientului. Prețul nostru este înregistrat ca en-gros, iar programul 1C Trade Management (UT 11) 11.2 stabilește automat prețul cu ridicata de 11.700 de ruble.

Să întrerupem această linie și să oferim clientului un alt model de televizor. Să fie un televizor Sony. Oferiți clientului și 2 bucăți. În consecință, pe Sony TV, am stabilit prețul de 13.650 de ruble. Acesta este prețul care a fost înregistrat în programul nostru anterior.

Să facem o ofertă pentru frigidere. Să avem primul frigider Samsung. Oferim clientului o pozitie a acestui frigider. Prețul cu ridicata a fost completat automat. Să precizăm încă un frigider - să fie un frigider Siemens. Il oferim si in cantitate de 1 bucata. Prețul cu ridicata a fost completat automat pe baza acestui sistem.

Și vom emite a treia poziție a frigiderului. În cazul nostru, va fi „Stinol” în cantitate de 1 bucată. Prețul cu ridicata - 5733 ruble.

Când selectați articole de mărfuri, puteți utiliza asistentul adecvat pentru selectarea mărfurilor.

Puteți încărca informații dintr-un fișier extern. De exemplu, un client ne-ar putea trimite ceva în format electronic pe baza listei noastre de prețuri și solicită emiterea unei oferte comerciale pentru acest post.

Pozițiile selectate sunt marcate în partea stângă. Acum avem toate casetele de selectare bifate. Dacă o casetă de selectare este debifată, atunci această poziție este marcată cu o culoare gri pal. Aceasta înseamnă că clienta a refuzat această poziție și atunci ea nu va mai participa la discuțiile noastre ulterioare despre munca cu clientul.

Puteți aplica pentru reduceri pentru clienți aici. De exemplu, să folosim comanda „Calculați reducerile”. Programul 1C Trade Management versiunea 11.2, pe baza unui acord cu clientul și a reducerilor noastre înregistrate, a stabilit automat procentul de reducere automată de 15%, a calculat valoarea reducerii și a calculat valoarea mărfurilor deja date fără un reducere.

Un astfel de document poate fi notat și realizat.

Dacă în baza acestui document se creează o altă propunere comercială, toate informațiile din propunerea comercială inițială vor fi transferate în cea ulterioară, iar deja în noua propunere comercială se pot conveni și clarifica poziții specifice. Acum nu vom face asta.

Starea ofertei noastre "Actor". De asemenea, este de remarcat faptul că sunt posibile și alte stări. De exemplu, "anulat"- este folosit dacă această ofertă comercială este anulată și nu vom mai lucra la ea. "Nu sunt de acord"- de asemenea, dacă această ofertă comercială trebuie să fie aprobată.

În cazul în care managerul care întocmește oferta comercială nu are autoritate, nu există dreptul de a se abate de la condițiile specificate în contractul standard sau în acordul individual cu clientul, atunci orice abateri vor trebui convenite în prealabil cu cel mai înalt. conducere, care are autoritatea corespunzătoare. Nu vom face asta acum. Avem destule puteri și drepturi. Am facut o oferta comerciala. O putem nota.

Dacă este necesar, putem tipări o ofertă comercială. Poate fi salvat și ca Microsoft Word sau în format Open Office. Dacă selectăm comanda corespunzătoare, generăm fișierul și deschidem aplicația corespunzătoare pentru lucrul cu acest format.

Generarea fișierului s-a încheiat. Acum am această ofertă comercială afișată în format MS Word. Puteți salva un astfel de fișier pe disc și îl puteți trimite clientului.

Oferta noastră comercială a fost finalizată. O voi închide și, în funcție de stadiul nostru de tranzacție - Pregătiți o propunere de tranzacție - puteți executa comanda "Efectuat".

După ce am marcat acțiunea corespunzătoare pentru a finaliza sarcina, programul 1C Trade Management (UT 11) 11.2 transferă automat tranzacția noastră în etapa următoare - „Faceți o prezentare a tranzacției”.

Să presupunem că am finalizat și această etapă, vom marca acțiunea corespunzătoare. Iar configurația 1C Trade Management (UT 11) 11.2 ne duce la pasul următor - „Acceptați condițiile de vânzare a tranzacției”.

După ce am deschis această sarcină, putem vedea și un link către oferta noastră comercială către client, dacă este necesar, putem să o deschidem și să lucrăm cu ea. Vom presupune că clientul a fost de acord cu termenii noștri și, de asemenea, vom marca o astfel de sarcină ca finalizată.

Programul 1C Trade Management (UT 11) 11.2 ne duce la următoarea sarcină - „Creați o comandă în cadrul tranzacției „Vânzarea de aparate electrocasnice”. Dacă revenim la revista „Oferte Comerciale”, vom vedea aici oferta pe care tocmai am creat-o. L-am fi putut crea direct din acest jurnal, dar ne-am folosit fereastra de sarcini pentru a simplifica procesul.

Astfel, în programul 1C Trade Management versiunea 11.2, se lucrează cu oferte comerciale către clienții noștri.