Система, ориентированная на автоматизацию документооборота (от создания документа до передачи на архивное хранение) с возможностью сквозной автоматизации документооборота территориально-распределенных компаний, поддерживающая интеграцию с существующими информационными системами предприятия. Система ориентирована на автоматизацию смежных документо-ориентированных процессов (финансовый, договорной документооборот, автоматизация внутренних бизнес процессов, работа с обращениями граждан, оказание госуслуг и т.д.), с возможностью организации юридически значимого документооборота компании.

Система электронного документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС), - комплексное промышленное решение, обеспечивающее как сопровождение традиционно принятого в организации документооборота, так и ведение полностью электронного документооборота организации.

Система «ДЕЛО» эффективно используется как в государственных, так и в коммерческих организациях, как в небольших компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Сегодня «ДЕЛО» используют более 5700 компаний, учреждений, организаций России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест превышает 400 000. Двадцать пять субъектов Российской Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО». Сегодня система документооборота «ДЕЛО» фактически является отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России.

Совместно с СЭД «ДЕЛО» работают специально разработанные компанией ЭОС модули интеграции с системами Электронного межведомственного взаимодействия (СМЭВ) и Межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

«Сертификат Наивысшего Качества» ЦСЦР Госстандарта России, полученный системой «ДЕЛО», и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение системы и отсутствие проблем с её дальнейшей эксплуатацией.

Функциональные возможности системы

Система обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

Работа с входящими и исходящими документами

Регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции
Регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных электронной подписью
Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации
Наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям
Пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам
Согласование документов любого типа, включая договоры
Быстрый поиск по всем реквизитам регистрационной карточки документа, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов
Списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение
Автоматизация отправки исходящей корреспонденции

Работа с внутренними документами организации

Поддерживается полный цикл работы с проектами документов:
- создание регистрационной карточки проекта документа, в том числе, «во исполнение» распорядительного документа
- изменение проекта с хранением предыдущих версий
- согласование проекта документа
- утверждение проекта документа
- автоматическая регистрация документа, созданного на основе проекта
- поиск по всем реквизитам РКПД, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов
- задание маршрута движения проекта документа и управление им
- использование электронной подписи при согласовании и утверждении проекта документа
Формирование поручений по документам.
Передача подписанных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение.
Контроль прохождения и исполнения документов.
Управление доступом к документам.
Работа с шаблонами документов.
Быстрый поиск по всем реквизитам регистрационной карточки, возможность использования и сохранения сложных поисковых запросов.

Преимущества для государственных организаций

Для руководителей различных уровней:

отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла
эффективный контроль и отчетность по исполнению поручений (резолюций)
сокращение сроков подготовки и согласования документов
удобная работа над проектами документов
быстрый поиск документов
получение сводных отчетов
возможность делегирования полномочий

Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:

быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников
приём, регистрация и отправка документов через электронную почту
отслеживание хода исполнения поручений (резолюций)
удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов документов (РКПД)
журналы передачи, ознакомления и пересылки документов, внутренние и внешние реестры отправки, листы согласования
формирование отчетности

Преимущества для коммерческих компаний

Для руководителей:

эффективный контроль и управление документооборотом компании
быстрый поиск и доступ к документам на любом этапе его жизненного цикла
эффективный контроль исполнения поручений в бизнес-структурах компании
удобная работа над проектами документов, включая подготовку и согласование договоров
быстрый поиск документов и удобство оценки работы компании с помощью отчётности по документообороту, включая информационную аналитику по документам
мобильный и удалённый (в том числе, офлайновый) доступ к документам

Для помощников руководителя, секретарей-референтов, сотрудников секретариатов:

быстрая и удобная регистрация документов
эффективный контроль исполнения поручений, автоматизированная технология работы с поручениями, включая оповещение всех участников совместной работы о состоянии работы с документами
автоматическая рассылка документов с поручениями в рабочие кабинеты сотрудников, включая механизмы оповещений о поступлении новых документов в папки кабинета, рассылка напоминаний по поручениям
информирование о нарушении сроков рассмотрения или исполнения документов
удобная работа с электронными документами
упрощение процедур приема, отправки и регистрации документов, в том числе, с применением электронной подписи и шифрованием сообщений
возможность работать со всей информацией системы через Интернет

Преимущества для менеджеров и сотрудников компаний, работающих с документами:

полнофункциональное рабочее место для работы с поручениями и с проектами документов, включая договоры
распределение в рабочих кабинетах больших массивов документов по специальным папкам для упорядочивания и удобства дальнейшей обработки
распределение прав доступа к документам и функциями
расширенный поиск по произвольному сочетанию реквизитов значительно упрощает работу с документами, использование поисковых запросов любой сложности
эффективный контроль движения документов, организация хранения документов
информационные рубрики и связки между документами по конкретной тематике
автоматически создаваемые отчеты о состоянии работы с документами позволяют мгновенно получать данные по различным параметрам для последующего анализа и отчёта перед руководством

Преимущества для ИТ-специалистов:

лёгкая настройка под задачи любой организации, встроенные механизмы адаптации под особенности конкретной организации позволяют соблюдать требования существующих регламентов и стандартов
интеграция через API-интерфейс с любыми информационными системами и бизнес-приложениями
баланс между обеспечением удобства пользователей и надёжной защиты от неправомерного вмешательства в работу системы
автоматическое протоколирование наиболее важных действий пользователей в процессе работы с документами позволяет оперативно разрешать возможные непредвиденные ситуации

Система «ДЕЛО» – тиражируемый «коробочный» продукт, без каких-либо заказных доработок решает задачи электронного документооборота, автоматизации процессов делопроизводства, а также бизнес-процессов, связанных с документооборотом, любых организаций.

С помощью гибкой системы справочников она легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика.

Дополнительные модули к системе «ДЕЛО»:

1. ДЕЛО-WEB – полноценный доступ к документам и работа удаленного пользователя в СЭД (доступ к информации, хранящейся в базе данных, в соответствии с предоставленными правами) по сети Internet/Intranet через web-интерефейс. Сотрудники могут полноценно работать с документами, находясь как в командировке или вне офиса, так и за своим рабочим столом.

2. Подсистема оповещений и уведомлений - предназначена для автоматической рассылки уведомлений (информацию о совершенной в системе операции) и оповещений (информирование о приближении сроков исполнения определенной операции в системе) в электронную почту пользователей о различных событиях системы «ДЕЛО».

3. «Электронная подпись и шифрование» – возможность подписания и проверки подлинности файлов документов, а также их шифрования, с помощью электронной подписи можно подписывать как файлы документов, так и резолюции.

4. «КАРМА» - предназначена для применения функций криптографической защиты информации и электронной подписи, а так же для защиты файлов и документов от несанкционированного доступа и изменений.
«КАРМА» делает максимально удобным применение электронной подписи различными сотрудниками, как пользователями СЭД, так и программистами любой квалификации. Для пользователей она дает возможность работы с электронной подписью файлов непосредственно из проводника Windows. Программисты могут быстро и просто встроить работу с электронной подписью в новые программы или модифицировать уже эксплуатируемые программы. Все эти программы смогут применять электронную подпись.

5. Поточное сканирование – автоматизированное сканирование и регистрация большого количества документов.

6. Защита от несанкционированного доступа – создает внешний защитный контур, предотвращая неправомерное использование документов.

7. ДЕЛО-1С – интеграционное решение наиболее популярных систем ERP и ДОУ, позволяющее автоматизировать документооборот финансовых документов в бумажном виде и организовать юридически значимый электронный документооборот финансовых документов.

8. «Мастер паролей» предназначен для авторизации пользователей в системе «ДЕЛО». Кроме того, обеспечивается авторизация при входе в корпоративную сеть и Интернет, а также практически в любые Windows-приложения, использующие авторизацию (например, Word, Excel и др.).

9.Мониторинг документов - продукт предназначен для уведомления должностных лиц о поступлении документов и резолюций, а также упредительного оповещения по контрольным срокам исполнения, визирования и подписания документов. По сравнению со стандартным «Оповещателем кабинетов» в СЭД, «Мониторинг кабинетов» предоставляет пользователям ряд дополнительных возможностей.

10. Опция «Поиск по штрих-коду». Возможность печати штрих-кода с регистрационной карточки документа на специальной ленте пользователем, имеющим доступ к функции «Печать штрих-кода». Обеспечена возможность открытия регистрационной карточки путем считывания штрих-кода с оригинала документа с помощью ручного сканера. Кроме того, существует возможность поиска документов по штрих-коду.

11. Подсистема «Управление процессами»

Предоставляет широкие возможности по описанию сложных процессов обработки информации в организации;
Предоставляет возможности для внедрения в организациях приложений, автоматизирующих разнообразные процессы обработки информации, а также возможности для внедрения технологий процессного управления;
Реализована на базе Microsoft Workflow Foundation – стандартной исполняющей среды входящей в Microsoft .NET Framework начиная с версии 3.0. Физически подсистема состоит из следующих компонентов: сервис управления процессами, хранилище данных процессов, приложение конфигурирования и мониторинга исполнения процессов;
В состав подсистемы также входит библиотека стандартных операций, позволяющих автоматически выполнять практически любые действия над объектами системы «ДЕЛО», и стандартные процессы согласования;
Наличие стандартных процессов согласования позволит пользователям начать работу с подсистемой сразу после установки и минимального конфигурирования. В случае если стандартные процессы не будут удовлетворять нуждам организации, клиент самостоятельно (или с привлечением специалистов ЭОС) может реализовать произвольный процесс.

Возможностями подсистемы также являются:

Синхронизация процесса обработки документов по времени и по событиям;
Возможность сочетания элементов жесткой и свободной маршрутизации электронных документов;
Динамическое изменение процесса обработки в зависимости от условий, возникающих в процессе обработки;
Создание библиотеки шаблонов процессов обработки информации в организации.

12. Утилита EOS Desktop Service - расширяет возможности работы в подсистеме «ДЕЛО-WEB»:

обеспечивает связь с системой сканирования (опция «Сканирование),позволяя сканировать и сразу прикреплять электронные образы документов к регистрационным карточкам непосредственно в режиме online-работы в подсистеме «ДЕЛО-WEB». Сканирование в «ДЕЛО-WEB» может проводиться как с помощью программы FineReader, так и напрямую со сканера (с помощью twain-драйверов),
позволяет прикреплять несколько образов документов одновременно к одной карточке документа или проекта документа через интерфейс подсистемы «ДЕЛО-WEB»,
предоставляет возможность редактирования файлов документов напрямую в базе данных системы «ДЕЛО» через интерфейс подсистемы «ДЕЛО-WEB».

13. Модуль сопряжения «ДЕЛО-МЭДО» и Сервер Электронного Взаимодействия (СЭВ).

СЭД «ДЕЛО» работает в системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО). С помощью модуля сопряжения с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО) или с помощью сервера электронного взаимодействия (СЭВ) выстраивается эффективный документооборот в организациях с территориально распределенной структурой.

Данные подсистемы решают следующие задачи:

автоматическая регистрация и обработка документов в СЭД, получаемых от других организаций – пользователей системы межведомственного или межкорпоративного документооборота. При этом под автоматической регистрацией и обработкой подразумевается, что их осуществляет полностью система МЭДО или СЭВ без участия пользователя СЭД,
автоматическое получение информации о прохождении и исполнении отправленного документа в СЭД других организаций – пользователей системы МЭДО или СЭВ и представление этой информации в удобной форме,
также подсистемы МЭДО и СЭВ позволяют полностью автоматизировать часть операций: таким образом, они будут проводиться подсистемами МЭДО или СЭВ без какого-либо участия пользователей системы «ДЕЛО». К таким автоматизируемым операциям, в первую очередь, нужно отнести следующие: получение документа, проверка на повторность (если документ повторный, то подсистемы МЭДО и СЭВ передают его на ручную регистрацию или осуществляют отказ в его регистрации; если документ не повторный, то система самостоятельно регистрирует его). Также две эти подсистемы автоматизируют связывание документов, создание внешних резолюций, формирование и отправку докладов, получение докладов корреспондентом и обработку докладов в СЭД корреспондента.

14. Система оказания государственных услуг (СОГУ) и СЭД «ДЕЛО»

Система оказания государственных и муниципальных услуг в электронном виде (СОГУ) на базе СЭД «ДЕЛО» позволяет перевести в электронную форму процесс оказания электронных услуг на всех уровнях – федеральном, региональном и муниципальном. Это обеспечивается путем интеграции с «Единым порталом государственных и муниципальных услуг» (ЕПГУ) через Систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).

СЭД «ДЕЛО» совместно с подсистемой СОГУ автоматизирует следующие специфические функции, необходимые для оказания государственных услуг в электронной форме:

автоматическую регистрацию заявок на оказание государственных услуг, поступающих с «Единого портала государственных и муниципальных услуг» (ЕПГУ), www.gosuslugi.ru;
прием заявок на оказание услуг через многофункциональные центры предоставления услуг (МФЦ);
рассмотрение и исполнение заявок;
контроль исполнения заявок (выдача поручений и контроль их исполнения);
создание запросов в другие ведомства на получение информации, необходимой для оказания услуги;
получение ответов по межведомственным запросам в автоматизированном режиме;
мониторинг хода обработки заявок (настраиваемые представления данных и отчетные формы);
формирование истории обработки заявок;
автоматическое обновление статуса заявки и направление ответа заявителю в электронной форме – через единый портал госуслуг;
возможности применения электронной подписи в любых процессах межведомственного взаимодействия.

15. Мобильные решения: «Мобильный кабинет», «АРМ Руководителя», решения для планшетов iPad («Портфель руководителя» и iSelf).

Мобильные решения ЭОС дают руководителям разных уровней технологию работы с документами, позволяющую использовать мобильные и планшетные устройства.

«Мобильный кабинет» позволяет работать с документами при помощи мобильных устройств (iPad, iPhone, смартфоны, коммуникаторы, мобильные телефоны) на любой платформе через электронную почту. Данная подсистема полезна широкому кругу сотрудников, которые часто работают вне офиса, находясь на различных объектах. В офисе такие сотрудники используют кабинет системы «ДЕЛО», а вне офиса – подсистему «Мобильный кабинет» на своём мобильном устройстве. Работая в «Мобильном кабинете» через интерфейс электронной почты, сотрудник имеет возможность непосредственно на своём мобильном устройстве получать и отправлять документы, просматривать данные полученного документа, читать файлы документа, совершать необходимые действия над документами. После получения сервером электронной почты с мобильного устройства в системе «ДЕЛО» фиксируются все изменения, произошедшие с документом.

Подсистема «АРМ Руководителя» реализует все сценарии работы с документом для руководителей с помощью планшетных и любых мобильных windows-устройств (включая планшетные компьютеры, ноутбуки и т.д., работающие под Windows7 и выше). Руководители, использующие «Автоматизированное рабочее место Руководителя», получают документы на рассмотрение (с вынесением резолюций), на согласование и визирование, а также на утверждение и подписание. В связи с использованием специального облегчённого интерфейса рабочего места руководитель полностью сосредоточен на самом документе, а не на делопроизводственных операциях. Важными особенностями подсистемы являются возможность останавливать работу над документом и сохранять изменения на любом этапе работы, а также продолжать работать в неизменном режиме в случае отсутствия сети Интернет. Ключевыми являются возможности работы на одном и том же устройстве, а также использование технических возможностей самих устройств (возможности работы без клавиатуры, использование сенсорного экрана, стилуса, ввод аудио- и видеоинформации, а также традиционных способов введения информации).

Решение «Портфель руководителя», разработанное компанией «Бизнес-ИТ» на базе серверной составляющей решения «АРМ Руководителя», реализует функциональность мобильной работы с документами и позволяет оперативно получать документы на визирование, согласование и подписание, налагать необходимые резолюции (в том числе и голосовые), осуществлять поиск среди уже полученных документов, а также, при необходимости, использовать для визирования и подписания документов электронную подпись. Использование «Портфеля руководителя» возможно как при подключении к локальной сети или сети Интернет, так и в автономном режиме.

Решение iSelf, совместная разработка ЭОС и компании Flexis, обеспечивает наглядный и интуитивно-понятный интерфейс, привычный для пользователей iPad, предоставляющий возможность реализации всех типовых сценариев обработки электронных документов с простотой и удобством бумажных, включая редактирование документов с помощью возможностей рукописного ввода, наложение резолюций (в том числе графических и голосовых, а также с помощью выбора типовых резолюций из списка). Продуманный интерфейс приложения позволяет оперативно получить необходимую аналитическую информацию по документу, сделать подборку необходимой информации с помощью системы фильтров, выбрать подходящих исполнителей поручений и ознакомиться с результатами их выполнения.

Решения для планшетов iPad позволяют:

получать электронные документы на рассмотрение, подписание, согласование,
налагать на документы текстовые и аудиорезолюции,
использовать стандартные тексты и выбирать исполнителей из списка с фотографиями,
визировать и подписывать электронные документы,
вносить правки в проекты документов с помощью фукционала iPad (зачёркивать, подчёркивать в тексте документа, вписывать свои комментарии, включая аудио-запись),
быстро искать нужные документы (из тех документов, что уже были получены руководителем в подсистеме) по полнотекстовому поиску или с помощью фильтров.

Преимущества решений на iPad для руководителей.

Простота и удобство интерфейса. В связи с использованием специального интерфейса на планшете iPad руководитель полностью сосредоточен на самом документе, а не на делопроизводственных операциях.

Удобство работы. Возможность работы на планшете iPad как в офисе, так и вне его.

Удобство ввода информации. Решения на iPad поддерживают все привычные варианты работы на планшете.

Возможность работы в offline-режиме. Можно прерывать работу над документом и сохранять изменения на любом этапе работы, а также продолжать работать в неизменном режиме в случае отсутствия сети Internet. Отсутствие сети будет совершенно незаметно для пользователя, и при появлении сети занесённая руководителем информация будет автоматически переслана на сервер системы «ДЕЛО».

В ООО «УРАЛГАЗРЕМОНТ» (г.Уфа, Республика Башкортостан) в 2016 году завершено внедрение системы электронного документооборота «ДЕЛО». Поставку программного обеспечения осуществлял партнер ЭОС «Медиалюкс» (г. Уфа). Развертывание СЭД и запуск ее в эксплуатацию заказчик провел собственными силами.

Поэтапное развитие созданной на базе СЭД «ДЕЛО» системы управления документами в Администрации города Рязани продолжается уже на протяжении трех лет. Окончательной целью этого проекта является создание единой системы электронного документооборота для всей «вертикали» органов местного самоуправления Рязани, а также организация межведомственного документооборота.

В конце марта 2016 года компания «Газпром Кыргызстан», монополист по импорту природного газа в Кыргызскую Республику, завершила внедрение системы управления документами «ДЕЛО» в головном офисе и филиалах. Проект реализован компанией «КС-Консалтинг» (г. Барнаул), партнером ЭОС.

В конце 2015 года в Администрации Ленинского муниципального района Московской области завершен проект по переходу с используемой ранее системы документооборота на СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС.

Система DIRECTUM заменила СЭД «Дело» в ООО «Газпром газомоторное топливо». Специалистами DIRECTUM автоматизированы ключевые бизнес-процессы организации и подключены к работе сотрудники 9 филиалов компании, расположенных в разных часовых поясах. Проект прошел в два этапа, на одном из которых был опробован новый подход к внедрению ECM-системы.

Окружная клиническая больница (ОКБ) города Ханты-Мансийска с начала 2016 года полностью перешла на электронный документооборот. В настоящее время он развернут в учреждении на базе флагманского продукта компании ЭОС – СЭД «ДЕЛО» на 250 рабочих местах.

ОКР использует СЭД «ДЕЛО» в своем аппарате с 2013 года. Одним из важнейших участков автоматизации является перевод документов в электронный вид. Для этого заказчиком были приобретены лицензии на дополнительные опции для СЭД – «Сканирование», «Поточное сканирование», «Печать штрих-кода», а также соответствующее оборудование.

Компания «Офис-Док», партнер ЭОС в Санкт-Петербурге, завершила проект внедрения системы электронного документооборота в аппарате Уполномоченного по правам человека в Санкт-Петербурге. Проект реализован на базе СЭД «ДЕЛО».

К числу органов местного самоуправления Республики Башкортостан, выбравших для ведения внутреннего документооборота СЭД «ДЕЛО», с августа 2014 года присоединилась Администрация городского округа город Сибай. В данной организации с помощью СЭД «ДЕЛО» автоматизированы процессы регистрации, формализованы процедуры контроля и подготовки аналитической информации по исполнению документов. Проект реализован компанией «Медиалюкс», партнером ЭОС в этом регионе.

В органах государственной власти Республики Северная Осетия-Алания (РСО-А) с 2011 года силами специалистов Комитета РСО-А по информационным технологиям и массовым коммуникациям внедряется СЭД «ДЕЛО».

В одном из крупнейших российских аэропортов – ОАО «Международный аэропорт «Казань» (Республика Татарстан) – с 2010 года используется система электронного документооборота «ДЕЛО» и подсистема «ДЕЛО-WEB», разработанные компанией «Электронные Офисные Системы». На сегодняшний день в системе управления документами аэропорта «Казань» работает 75 пользователей, что дало возможность полностью автоматизировать стандартные операции внутреннего документооборота.

В Исполнительном комитете крупнейшей в России коалиции общественно-политических организаций «НАРОДНЫЙ ФРОНТ «ЗА РОССИЮ» завершено пилотное внедрение системы электронного документооборота «ДЕЛО». Проект затронул центральный аппарат Исполнительного комитета и решил задачи автоматизации документальной поддержки деловых процессов, а также создания электронного архива.

Забайкальский край продолжает развивать региональную систему электронного документооборота, созданную на базе СЭД «ДЕЛО», флагманского продукта компании «Электронные Офисные Системы». Осенью этого года рабочими местами подсистемы «ДЕЛО-Web» были обеспечены делопроизводители муниципальных администраций поселенческого уровня.

Причиной внедрения СЭД в «ПромСервисБанке» явилась необходимость наладить обмен электронными документами в центральном офисе. Старая схема, согласно которой документы распечатывались и передавались в бумажном виде, не удовлетворяла в первую очередь критериям оперативности, а также была ресурсоемкой в плане расходов на печать. В качестве канала передачи документов была выбрана СЭД «ДЕЛО», идеально подходящая для организаций с формализованным документооборотом, опробованная у тысяч клиентов в России и СНГ.

Автоматизация управления документами, создание единого информационного пространства, обеспечение жителям города доступа к информации о деятельности муниципалитета с возможностью «обратной связи» – таковы три составляющих проекта, реализованного в Администрации городского округа «Стрежевой» (Томская область) компанией «КС-Консалтинг», партнером ЭОС в Сибири и на Дальнем Востоке. Эти задачи были решены путем модернизации официального сайта органов местного самоуправления города, а также через интеграцию установленных в организации систем электронного документооборота «ДЕЛО» и eDocLib с обновленным сайтом.

Причиной внедрения системы электронного документооборота стал рост объема документов и явившиеся следствием этого проблемы с поиском необходимой информации. Актуальной стала также задача организации должного контроля исполнения документов и поручений по ним. В то же время требовалось автоматизировать процесс подготовки и согласования проектов документов – приказов, распоряжений и договоров.

К числу органов государственного финансового контроля, использующих систему электронного документооборота «ДЕЛО», присоединилась Контрольно-счетная палата Санкт-Петербурга. Осенью этого года компания «Офис-Док», Золотой партнер ЭОС в Санкт-Петербурге и СЗФО, в рамках первого этапа проекта автоматизации документооборота осуществила поставку и внедрение в Счетной палате программного обеспечения – рабочих мест СЭД «ДЕЛО», подсистемы «ДЕЛО-Web».

В Республике Хакасия с 2001 года реализуется проект создания системы электронного документооборота в органах исполнительной власти. Базовой системой для автоматизации документооборота в Правительстве Республики и региональных министерствах и ведомствах выбрана СЭД «ДЕЛО», разработанная компанией ЭОС.

Чуть больше года назад правительством Республики Северная Осетия-Алания было принято решение об использовании системы «ДЕЛО», разработанной ЭОС, в качестве единой программной платформы для автоматизации документооборота в республиканских органах власти. На первом этапе проекта к системе были подключены все подразделения Администрации Главы и Правительства Республики, а также все органы исполнительной власти.

К числу муниципалитетов Московской области, использующих для автоматизации документооборота систему «ДЕЛО», скоро присоединится администрация городского поселения Солнечногорск. В муниципалитете начато предпроектное обследование документооборота, идет разработка схемы СЭД и подготовка к установке рабочих мест системы «ДЕЛО» и дополнительных подсистем.

До внедрения системы «ДЕЛО» в Администрации использовалась программа, разработанная сторонней организацией. Еще на этапе выбора системы функциональные преимущества СЭД «ДЕЛО» были очевидными, это подтвердилось и в процессе развития проекта. Большое значение имело то, что система постоянно совершенствуется разработчиками, при этом учитываются не только актуальные изменения отечественного законодательства, но и растущие потребности заказчиков.

Первые рабочие места СЭД «ДЕЛО» были установлены в общем отделе Администрации края, Главном управлении сельского хозяйства и Главном управлении экономики и инвестиций. В дальнейшем шло постепенное расширение числа органов власти, охваченных СЭД, увеличивалось количество рабочих мест, внедрялись дополнительные опции и подсистемы («Поточное сканирование», «Архивное ДЕЛО» и др.).

Управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Тульской области работает в системе электронного документооборота «ДЕЛО» с 2011 года. Средствами системы автоматизирован учет входящих документов, а также специфические процессы документооборота Управления – рассмотрение обращений граждан и регистрация нормативных документов о проведении проверок.

Документооборот Думы городского округа Тольятти с начала 2013 года ведется в системе электронного документооборота «ДЕЛО». Выбирая систему документооборота для замены действующей на тот момент программы, специалисты Думы изучили проекты внедрения СЭД «ДЕЛО» в Самарской области, а также опыт коллег из представительных органов других регионов. Мэрия Тольятти активно развивает документооборот на базе СЭД «ДЕЛО» уже 10 лет, и специалисты Думы смогли очень хорошо познакомиться с системой, оценить ее возможности и интерфейс.

Еще один белорусский вуз внедрил систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Электронное ДЕЛО». О внедрении продукта в Частном учреждении образования «БИП-Институт правоведения» и его филиалах в Гродно и Могилеве сообщил партнер ЭОС – ООО «Электронное ДЕЛО».

Информационное обеспечение деятельности Администрации Кашарского района

отчет по практике

Система электронного документооборота «СЭД Дело»

Система «ДЕЛО» представляет собой законченный тиражируемый продукт, который решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. Система «ДЕЛО» обеспечивает как автоматизацию классического делопроизводства, так и полноценное управление электронными документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям управления.

В зависимости от потребностей заказчика на основе системы можно реализовать: Автоматизацию традиционного (бумажного) делопроизводства; Полностью электронный документооборот (внедрение безбумажных технологий); Смешанный бумажно-электронный документооборот.
«ДЕЛО» представляет собой гибко настраиваемый продукт, который обладает широкими возможностями для адаптации под особенности любой организации.

Основные функции.

Обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив. Работа с входящими и исходящими документами. Регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции. Регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных электронной подписью. Наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям. Пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам. Быстрый поиск по всем реквизитам регистрационных карточек, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов. Списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение. Работа с внутренними документами организации. Поддерживается полный цикл работы с проектами документов. Формирование поручений по документам. Согласование договоров. Управление прохождением и контроль исполнения коллегиальных документов с множеством решений. Передача завизированных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение. Контроль прохождения и исполнения документов. Управление доступом к документам. Создание и хранение шаблонов документов. Обеспечение информационной безопасности. Разграничение прав доступа пользователей к документам. Протоколирование действий пользователей. Использование методов криптографической защиты информации - ЭЦП и шифрование.

Возможности системы.

Рис 3. Настройка системы в точном соответствии со структурой организации и существующими методами управления и порядком документооборота.

Система «ДЕЛО», разработанная компанией ЭОС, - комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение полностью электронного документооборота в организации. Система «ДЕЛО» эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых и ведомственных структурах. Она способна обеспечить электронный документооборот любого предприятия и любой организации, а также повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами. Это, в свою очередь, оптимизирует бизнес-процессы организации любого профиля и масштаба.

В настоящее время программа электронного документооборота предприятия «ДЕЛО» - самая распространенная в России, она фактически является отраслевым стандартом.

Рис 4. Преимущества СЭД «ДЕЛО»

Техническая завершенность решения. СЭД «ДЕЛО» отличается полной функциональностью, доступной сразу после ее покупки. Это и автоматизация работы канцелярии, и согласование, и контроль исполнения поручений, и многое другое. Благодаря тому, что программа документооборота предприятия уже содержит каждую из этих функций, за них не нужно платить отдельно. Готовность к работе в Системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

Уже сейчас СЭД «ДЕЛО» полностью готова к работе в МЭДО. С 2009 г. ЭОС участвует в разработке проекта МЭДО и имеет готовые решения по межведомственному взаимодействию. Система оказания государственных и муниципальных услуг в электронном виде (СОГУ) на базе СЭД «ДЕЛО» позволяет перевести в электронную форму процесс оказания электронных услуг на всех уровнях - федеральном, региональном и муниципальном. СЭД «ДЕЛО» работает с обращениями граждан (в том числе, учитывая СНИЛС в справочнике граждан). Легкая и быстрая установка и настройка (в том числе силами заказчика) делают СЭД «ДЕЛО» привлекательной для всех клиентов. Одни экономят деньги на коробочном решении, включающем весь делопроизводственный функционал, а других привлекают короткие сроки ввода в промышленную эксплуатацию и возможность самостоятельного внедрения.

Рис 5. Качественный документооборот в организации: решаемые задачи

Канцелярия - регистрация документов любых типов в соответствии с требованиями ГСДОУ; регистрация обращений граждан; поддержка электронной подписи; удобный и простой бумажный и электронный документооборот в любой организации.

Подготовка исходящей корреспонденции - сортировка исходящих документов по реестрам на отправку; печать реестров отправки документов, конвертов, пакетов и др. Обеспечение работы с партионной почтой (автоматическое присвоение штрих-кода почтовым отправлениям, печать конвертов и реестров с присвоенными штрих-кодами, формирование электронной документации на партионную почту).

Поручения - создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности; работа с проектами поручений; назначение внутренних и внешних исполнителей; контрольные и не контрольные поручения; информирование о поступлении в кабинет новых поручений.

Контроль исполнения поручений - просмотр отчетов об исполнении и снятие с контроля поручений.

Согласование - гибкие настройки процесса согласования; создание разнообразных маршрутов согласования для различных документов;

Бизнес-процессы - документооборот предприятия любой сложности; настройка под конкретную задачу; работа процесса по любому событию - от регистрации до подписания документа.

Мобильный кабинет - универсальное решение, обеспечивающее доступ ко всем основным возможностям СЭД с помощью практически любого мобильного устройства (планшетные компьютеры, смартфоны, коммуникаторы,мобильные телефоны и т.п.)Организация полноценного взаимодействия СЭД с контролем прохождения документов в организациях-адресатах.

Сканирование, в том числе поточное - перевод документации в электронный вид; автоматизированная регистрация распознанных документов; распечатка и распознавание штрих-кодов.

Создание отчетов - подготовка и печать отчетных форм; статистика; произвольные отчеты; выбор шаблонов печати отчетов.

Веб-доступ - полноценная удаленная работа с документами; исполнение поручений; контроль исполнения; согласование; поиск.

Электронная подпись (ЭП) - подписание файлов и реквизитов документов; использование при подписании и согласовании; ввод информации от руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет).

Юридически значимый документооборот предприятия - решение по организации юридически значимого документооборота любого масштаба; электронная подпись (ЭП) равнозначна собственноручной подписи; создание и проверка электронной подписи; шифрование сообщений; штампы времени; поддержка всех используемых в РФ криптопровайдеров.

Протоколы - просмотр всех действий, совершенных в системе.Интеграция - описанная структура системы; наличие API.

Возможности и преимущества СЭД «ДЕЛО»

Поддерживает все основные функции в области документооборота предприятия: регистрация, контроль исполнения, маршрутизация, различные отчеты, удобный поиск, списание в дело. Все эти функции включены в стандартную поставку СЭД «ДЕЛО», поэтому нет необходимости докупать дополнительные модули.Делегирование полномочий на работу с документами позволяет назначать права на доступ к кабинетам должностных лиц, ввод резолюций, контроль и исполнение поручений, визирование и подписание документов, а также позволяет передавать дела при уходе сотрудника в отпуск или его увольнении.

Простой в работе и интуитивно понятный интерфейс.Быстрый ввод информации, которым отличается программа документооборота (благодаря автоподстановке и спискам типовых текстов), помогает работать с большим количеством документов, затрачивая минимум времени.Эффективные механизмы разграничения доступа различных пользователей к документам и функциям системы дают возможность определить, как и с какими документами будут работать сотрудники.СЭД «ДЕЛО» с поддержкой традиционного делопроизводства позволяет плавно и без риска перейти от «бумажного» делопроизводства к современным технологиям управления электронными документами.Легкость установки и настройки (в том числе силами Заказчика), а также короткие сроки ввода в эксплуатацию обеспечивают быстрое внедрение программы электронного документооборота.Настройка системы в точном соответствии со структурой организации, принятыми правилами и порядком, позволяет легко перевести привычную для сотрудников работу в электронный вид, что облегчает переход на электронный документооборот.Система обладает масштабируемостью, т.е. практически неограниченной возможностью «расширения охвата». В СЭД«ДЕЛО» одновременно могут работать от нескольких единиц до нескольких тысяч пользователей.

«Мобильный кабинет» - универсальное решение, обеспечивающее доступ ко всем основным возможностям СЭД с помощью практически любого мобильного устройства (планшетных компьютеров, смартфонов, коммуникаторов, мобильных телефонов и т.п.).

«АРМ Руководителя» - удобная и наглядная работа с электронными документами в любом месте и в любое время с помощью планшетного компьютера или ноутбука.

«Сервер электронного взаимодействия (СЭВ)» - организация полноценного взаимодействия систем электронного документооборота с контролем прохождения документов в организациях-адресатах.

«Информер» . В альтернативу входящего в коробочную версию «Оповещателя кабинетов» существует возможность расширить функционал с помощью отдельно лицензируемой системы информирования пользователя - модуля «Информер». В зависимости от настроек, этот модуль информирует пользователя о ряде событий в его кабинете.

«Юридически значимый документооборот предприятия» - решение с применением криптографического комплекса, обеспечивающее полноценную работу с юридически значимыми электронными документами. В случае необходимости придания юридической значимости электронному документообороту, данное решение может быть внедрено как при разворачивании системы электронного документооборота (СЭД), так и в уже работающую СЭД.

«Поточное сканирование» - массовый перевод бумажных документов в электронный вид, что избавляет сотрудников от выполнения рутинных операций по сканированию каждого документа в отдельности.

«ДЕЛО-Web» - web-доступ ко всем данным и функциям, благодаря чему сотрудники могут так же полноценно работать с документами, как и за своим рабочим столом, находясь в командировке или вне офиса.

«ДЕЛО-1С» - интеграция СЭД «ДЕЛО» и «1С» дает возможность внедрить финансовый документооборот предприятия.

«Управление процессами» - эта опция помогает специалистам в области процессного управления проектировать и создавать произвольные бизнес-процессы (например, произвольные процедуры согласования документов и т.п.).

«Оповещения и уведомления» - данная опция служит для своевременного извещения через электронную почту сотрудников о приходе нового документа, поручения и т.д..

Наличие открытого API-интерфейса обеспечивает возможность интеграции системы «ДЕЛО» с любыми информационными системами и бизнес-программами, используемыми организацией-заказчиком.

Надежность и бесперебойность функционирования системы подтверждается тем, что клиенты компании ЭОС работают в СЭД «ДЕЛО» долгие годы и постоянно расширяют масштабы ее использования. Их привлекает в системе и то, что она внедряется в минимальные сроки.

«ДЕЛО» - коробочное, промышленное решение, не требующее постоянного вмешательства специалистов и дополнительных финансовых затрат на оплату их услуг.Комплексное внедрение электронного документооборота на базе подобного бизнес-решения дает результат, ощутимый и понятный исполнителям и руководству.

СЭД «ДЕЛО» соответствует законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами, как российской нормативной базы, так и международным стандартам, а также требованиям информационной безопасности.

Система «ДЕЛО» - это законченный тиражируемый коробочный продукт, предназначенный для того, чтобы решать задачи автоматизации делопроизводства различных организаций. Простота ее внедрения и удобство работы в ней обусловлены уникальными свойствами системы.

1. Регистрация документов

Прежде чем приступать к работе с документом, его необходимо ввести в систему, т.е. зарегистрировать. Регистрируются как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, договоры, обращения граждан и прочее.

При регистрации формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе, и система автоматически присваивает номер в соответствии с заданным шаблоном. РК содержит полный набор метаданных и реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства. К карточке могут быть прикреплены файлы, содержащие тексты или графические образы самих документов.

Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей РК может быть расширен за счет создания дополнительных реквизитов.

Система позволяет в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП). Для документов, которые готовятся с помощью MS Word и Excel, также реализована упрощенная процедура регистрации прямо из привычной для пользователя среды редактора.

Для облегчения и ускорения процедуры регистрации используются следующие инструменты:

задание автоматически заполняемых значений реквизитов (по умолчанию);

заполнение реквизитов путем выбора нужного значения из заранее настроенного справочника;

перечень наиболее часто используемых стандартных текстов;

установление ссылок на другие документы;

отнесение документа к тематическим рубрикам и др.

Наверх

2. Работа с файлами (электронными документами)

К регистрационной карточке могут прикрепляться файлы любых форматов, содержащие текст или графические образы документов. Файлы записываются в базу данных системы "ДЕЛО", гарантирующую их сохранность, после чего они могут быть удалены с локального компьютера пользователя. При этом система обеспечивает полноценную работу с файлами: просмотр, редактирование, удаление, подписание электронной цифровой подписью, разграничение прав доступа (как на уровне РК, так и самого электронного документа).

Перевод документов из бумажной в электронную форму

Система предоставляет возможность сканирования и распознавания бумажных документов прямо из интерфейса регистрационной карточки и автоматически прикрепляет полученные файлы к РК (Опция "Сканирование").

Для организаций с большим документопотоком реализована возможность массового ввода в систему бумажных документов и распознавания их электронных образов. Это значительно сокращает трудозатраты на ввод информации и создает предпосылки для перехода к электронному документообороту. (Опция "Поточное сканирование").

Технология поточного сканирования состоит в следующем. При регистрации на документе (на первом или на отдельном чистом листе) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. Он содержит уникальный идентификационный номер документа и правила его обработки.

В процессе сканирования и распознавания система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. Полученные в заданном формате результаты сканирования автоматически прикрепляются к соответствующим РК.

Система предоставляет возможность гибкой настройки параметров поточного сканирования:

расположение штрих-кода на документе или чистом листе бумаги;

поддержка работы с двусторонним сканером;

способ обработки (создание графического изображения, текстового файла или комбинированный вариант);

форматы изображения (TIFF, GIF, JPG, PNG), и распознавания (TXT, RTF, DOC, HTML, CSV, DBF, XLS, PDF);

Начиная с версии 8.9.7 появилась возможность печати штрих-кода с РК документа на специальной ленте пользователем, имеющим доступ к функции "Печать штрих-кода". Обеспечена возможность открытия РК путем считывания штрих-кода с оригинала документа с помощью ручного сканера. А также появилась возможность поиска документов по штрих-коду.

Для реализации данной функции используется программное обеспечение компании ABBYY - FineReader 6.0 или 7.0 Scripting Edition. Подробнее см. http://www.abbyy.ru

Наверх

3. Работа с поручениями (выдача, исполнение и контроль)

Система обеспечивает работу с несколькими видами поручений:

резолюция - поручение, выдаваемое уполномоченным должностным лицом на основании документа;

пункт - поручение, содержащееся в тексте самого документа и не имеющее конкретного автора;

подчиненная резолюция - относится не к документу в целом, а к его отдельному пункту или резолюции; система позволяет отследить иерархию резолюций любой сложности независимо от их количества;

проект резолюции - предварительный вариант резолюции, требующий утверждения руководством.

Руководители могут вводить поручения и автоматически рассылать их исполнителям, делегируя полномочия по контролю специально выделенным должностным лицам или отделам контроля. Система поддерживает работу с любым количеством поручений по документу, каждое из которых имеет своих фигурантов (авторов, контролеров и исполнителей). Таким образом, всем заинтересованным должностным лицам предоставляются эффективные инструменты для удобства контроля и исполнения документов.

После ввода поручений документы автоматически пересылаются исполнителям в их рабочие кабинеты в системе "ДЕЛО". Получившее документ должностное лицо может либо само исполнить его и ввести в систему соответствующий отчет, либо своей резолюцией направить документ далее - исполнителям более низкого уровня.

Для контрольных документов, по которым введено поручение, автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Система автоматически информирует пользователя о нарушении срока рассмотрения или исполнения документов и позволяет получать сводки об исполнении контрольных документов. Контроль также может осуществляться путем поиска документов по реквизитам контрольных поручений.

Снятие с контроля происходит после получения итогового отчета от исполнителя. Когда поручение снято с контроля, сведения о нем автоматически удаляются из всех рабочих кабинетов системы.

Наверх

4. Кабинеты

Система предоставляет пользователю "виртуальное рабочее место" - его личный кабинет, предоставляющий удобные средства для работы с документами: выдачи, контроля и исполнения поручений, визирования и подписания проектов и др.

Кабинет представляет собой набор папок, в которые группируются документы, поступившие на имя должностного лица: присланные на визирование или подписание, ожидающие вынесения резолюции, подлежащие контролю, принятые к исполнению и т.д.

Распределение по папкам кабинета позволяет упорядочить большое количество документов, находящихся в текущей работе.

Папки кабинета:

"Поступившие"

"На исполнении"

"На контроле"

"У руководства"

"На рассмотрении"

"Управление проектами документов"

"На визировании"

"На подписи".

В системе предусмотрены развитые средства информирования владельца кабинета о поступлении в папки новых документов или изменении их статуса.

Благодаря понятному и максимально приближенному к реальным задачам пользователя интерфейсу можно предельно просто определить, с какими документами работает должностное лицо и на какой стадии исполнения они находятся. Как интерфейс, так и набор доступных функций могут настраиваться индивидуально для каждого пользователя системы.

Наличие собственных "рабочих мест" сотрудников позволяет удобно организовать совместную работу с документами большого числа должностных лиц. Кроме того, кабинет является также одним из эффективных средств обеспечения безопасности конфиденциальной информации, благодаря возможности ограничения прав пользователей на доступ к нему.

Инструментарий кабинета и принципы работы в нем полностью учитывают принятые делопроизводственные технологии, а также традиционное распределение обязанностей и "ролей" участников документооборота. В частности, у руководителей и других ответственных должностных лиц есть возможность передать часть своих полномочий помощникам или секретариату - например, функций выдачи поручений, контроля за их исполнением и др. (также, как это зачастую имеет место в действительности).

Наверх

5. Работа с проектами документов

Все исходящие документы в процессе обработки проходят стадию проектов. Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование и утверждение (подписание) и, наконец, регистрация исходящего или внутреннего документа, созданного на основе проекта.

Для работы с проектами используется особый тип регистрационной карточки, содержащий набор специальных реквизитов.

Исполнитель, создающий проект документа, указывает визирующих и подписывающих должностных лиц, а также маршрут движения проекта между ними (последовательное или параллельное).

Должностные лица, которым направлен документ, могут ознакомиться с его содержанием и внести коррективы. Редактирование может осуществляться путем исправления текущей версии, прикрепления к карточке файла с замечаниями, а также путем создания новой версии проекта. Система поддерживает работу с неограниченным количеством версий, что позволяет удобно организовать коллективную работу с проектом, эффективно отслеживать и упорядочивать создание различных его вариантов и, при необходимости, на любой стадии процесса согласования вернуться к предыдущей редакции.

В случае, если должностное лицо удовлетворено содержанием проекта, оно может его завизировать или подписать в электронной форме, в том числе с применением персональной электронной цифровой подписи (ЭЦП). Статус проекта, отражающий ход визирования и подписания, автоматически обновляется и отображается на рабочем месте исполнителя.

Пройдя все этапы процедуры согласования, утвержденный проект становится исходящим или внутренним документом, который должен быть зарегистрирован в системе. Его регистрационная карточка автоматически создается на основе РК проекта.

Наверх

6. Прием и внешняя рассылка документов

Современный уровень развития управленческих связей и средств коммуникации ведет к постоянному увеличению объема служебной переписки. В крупных организациях со значительным документооборотом для ее обработки специально создаются отдельные подразделения - экспедиции. В связи с этим важным условием создания эффективной системы документооборота является автоматизация функций приема-отправки входящих и исходящих документов, причем как в электронной, так и в бумажной форме.

Для облегчения обработки документов, передаваемых по электронной почте, система "ДЕЛО" поддерживает работу с MAPI-совместимыми почтовыми программами, в т.ч. с MS Outlook. Пользователю предоставляются следующие возможности:

прием и отправка документов по электронной почте из интерфейса системы;

автоматизированная регистрация поступивших документов;

подписание отправляемого сообщения ЭЦП;

шифрование сообщений с применением средств криптозащиты;

контроль за уведомлениями о регистрации документов (в системе "ДЕЛО", установленной в организации-адресате).

Бумажные документы могут отправляться по почте, курьером или фельдъегерской связью. Для организации отправки большого количества исходящих документов необходимо вести их учет путем внесения в специальные реестры, в соответствии с которыми осуществляется передача документов на отправку (под роспись). При традиционной технологии для этого используются установленные формы реестров. По ним документы распределяются в зависимости от вида и стоимости отправления, категории адресата и т. п.

Система "ДЕЛО" позволяет значительно облегчить и автоматизировать трудоемкий процесс составления реестров.

Все подлежащие отправке исходящие документы, имеющие внешнего адресата, автоматически помещаются в отдельную папку. Система настраивается на любое количество видов отправки и категорий адресатов, а также предназначенных для них типов реестров.

Сотрудник экспедиции или секретарь может в электронной форме подготовить рассылку, используя удобные инструменты сортировки документов по реестрам, сформировать содержимое пакетов и распечатать готовые реестры и конверты.

Система предоставляет также удобный механизм поиска по содержимому реестров, что позволяет, при необходимости, быстро обращаться к отправленному ранее документу.

Наверх

7. Движение документов внутри организации

Помимо внешней рассылки документ в процессе работы с ним может перемещаться внутри организации между различными должностными лицами (подразделениями). Автоматическая передача документов по локальной сети значительно упрощает и ускоряет обмен информацией и взаимодействие между сотрудниками.

Система позволяет пересылать регистрационную карточку с прикрепленными к ней файлами в кабинет любого сотрудника. При этом сама РК хранится на сервере, а в папке кабинета отображается ссылка в форме записи о документе. Таким образом, можно разослать документ во все подразделения без его физического копирования. При этом удаление записи из кабинета не приводит к полному удалению РК.

При традиционной технологии делопроизводства документ обычно передается между ответственными исполнителями под роспись в специальном журнале. Для этого в системе предусмотрено ведение журнала передачи, где отмечается, кем и когда получен оригинал или копия документа. Там же указывается номер дела, в которое направлен документ или факт его уничтожения.

На основании записей журнала передачи секретарь может автоматически сформировать и распечатать реестры передачи документа внутри организации (в т ч. по подразделениям).
Кроме того, существует возможность отразить в электронной форме массовое ознакомление должностных лиц с документом.

Факт пересылки РК и передачи бумажного оригинала (копии) автоматически фиксируется системой в соответствующих журналах, что позволяет оперативно отслеживать все перемещения документа внутри организации.

Наверх

8. Формирование дел

В течение текущего года исполненные документы "списываются в дело", и, таким образом, формируется архивный фонд организации. Система предоставляет удобные средства для организации хранения как бумажных, так и электронных документов (прикрепленных к РК файлов).

Функция "опись дел" обеспечивает автоматизацию основных задач оперативного хранения документов и дел:

поддержка принятой в организации номенклатуры дел;

механизм списания документа в дело;

просмотр перечня документов, списанных в дело;

поддержка работы с многотомными делами;

автоматический пересчет страниц в деле;

возможность открыть и закрыть дело для поступления в него новых документов.

Для облегчения работы исполнителей и сотрудников служб ДОУ по правильному формированию дел существует возможность предварительного списания документа в дело уже на стадии регистрации или работы с ним путем помещения в специальную папку ("В дело"). Впоследствии, когда документ исполнен и работа с ним завершена, его не требуется специально искать в базе данных для направления в дело - достаточно воспользоваться удобным инструментом для группового списания в дело заранее подготовленных для этого документов.

Система "ДЕЛО" обеспечивает основные функции работы с архивом, но для более глубокой работы по ведению и учету архивных дел создана отдельная система "АРХИВНОЕ ДЕЛО". Для эффективного взаимодействия двух систем реализована возможность экспорта-импорта данных.

Наверх

9. Информационно-справочная работа

Система предоставляет широкие поисковые возможности для быстрого и удобного получения любой информации, накопленной и сохраненной в базе данных. Она позволяет мгновенно находить документы, поручения и проекты документов по значению любых реквизитов и их произвольному сочетанию. Также возможен полнотекстовый поиск по содержанию файлов, прикрепленных к регистрационным карточкам.

Пользователям доступно создание поисковых запросов любой сложности и их сохранение для последующего многократного использования. Поисковый запрос может быть сформирован как "с нуля", так и на основе ранее созданного шаблона. В одном запросе могут сочетаться различные виды поиска: на точное совпадение, по различным диапазонам значений и др.

Для удобства доступа отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня.

Механизмы рубрикации документов (отнесения к определенной теме) и их связывания между собой позволяют быстро, точно и без дополнительных усилий находить все документы по определенной тематике или вопросу и при необходимости легко разбираться в истории проблемы.

Следует отметить, что возможности поиска документов для каждого пользователя определяются в соответствии с настроенными для него правами доступа к информации. Например, можно ограничить доступ к документам какой-либо картотеки, группы или грифа секретности.

В системе существуют встроенные инструменты для получения формализованных отчетов, предоставляющих полную информацию о ходе работы с документами (в дополнение к стандартному поисковому механизму).

Эта функция позволяет мгновенно получать интересующие руководство статистические данные по документообороту в соответствии с заданными параметрами. Система автоматически обрабатывает данные и представляет их в виде готового документа в формате Word с возможностью вывода на печать средствами текстового редактора.

Пользователям доступно получение следующих отчетных форм:

Сведения о документообороте.

Сводка об исполнении.

Справка-напоминание об исполнении поручений.

Сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам.

Сведения о работе должностных лиц/подразделений с документами.

Полученная таким образом информация служит для оценки эффективности работы как всего управленческого аппарата, так и конкретных должностных лиц (исполнителей) и дальнейшего принятия мер совершенствования исполнительской дисциплины.

Возможность гибкой настройки параметров для каждого отчета обеспечивает максимальную точность и качество результатов поиска и удобство работы с системой.

Наверх

10. Удаленный доступ к данным и функциям

В системе "ДЕЛО" реализован полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям (Опция "ДЕЛО -WEB"), позволяющий работать с документами через Internet\Intranet. Для успешной организации удаленной работы достаточно web-браузера Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (и выше) или полностью совместимого с ним программного обеспечения.

"ДЕЛО-WEB" предоставляет практически все основные вышеописанные функциональные возможности:

регистрация документов (с автоматическим заполнением некоторых полей РК);

регистрация связанных документов;

прикрепление файлов к РК;

заверение и проверка ЭЦП прикрепленных к РК файлов;

вынесение резолюций по документу и контроль исполнения;

ввод отчетов об исполнении поручений;

работа в папках кабинета (просмотр поступивших в кабинет документов);

согласование (визирование) и подписание проектов документов;

поиск документов и поручений по значениям их реквизитов;

полнотекстовый поиск документов;

использование разнообразных встроенных поисковых запросов;

разграничение прав доступа к данным и функциям.

Универсальный веб-доступ ко всем корпоративным документам и возможность эффективной удаленной работы с ними позволяют системе "ДЕЛО" стать полноценной основой для формирования единого информационного пространства в организации любого масштаба и уровня. Опция "ДЕЛО-WEB" - необходимое решение для предприятий с территориально распределенной структурой. Благодаря новым возможностям, сотрудники удаленного филиала, не имеющие возможности подключиться к локальной сети "основной компании", становятся равноправными участниками документооборота в рамках всего предприятия.

Активное использование удаленного доступа создает предпосылки для увеличения мобильности персонала. Руководители и специалисты, находящиеся вне офиса (в служебных поездках, командировках и т. п.), имеют возможность участвовать в принятии решений по документам, их исполнении и контроле.

Применение веб-технологий позволяет значительно упростить архитектуру корпоративной системы документооборота, поскольку не требует установки на рабочих местах пользователей основного клиентского приложения. Работа самих пользователей системы также упрощается, благодаря интуитивно понятному и простому в использовании интерфейсу.

1. Регистрация документов

Для облегчения и ускорения процедуры регистрации используются следующие инструменты:

задание автоматически заполняемых значений реквизитов (по умолчанию);

заполнение реквизитов путем выбора нужного значения из заранее настроенного справочника;

перечень наиболее часто используемых стандартных текстов;

установление ссылок на другие документы;

отнесение документа к тематическим рубрикам и др.

Наверх

2. Работа с файлами (электронными документами)

Перевод документов из бумажной в электронную форму

Система предоставляет возможность гибкой настройки параметров поточного сканирования:

расположение штрих-кода на документе или чистом листе бумаги;

поддержка работы с двусторонним сканером;

способ обработки (создание графического изображения, текстового файла или комбинированный вариант);

форматы изображения (TIFF, GIF, JPG, PNG), и распознавания (TXT, RTF, DOC, HTML, CSV, DBF, XLS, PDF);

Начиная с версии 8.9.7 появилась возможность печати штрих-кода с РК документа на специальной ленте пользователем, имеющим доступ к функции "Печать штрих-кода". Обеспечена возможность открытия РК путем считывания штрих-кода с оригинала документа с помощью ручного сканера. А также появилась возможность поиска документов по штрих-коду.

Наверх

3. Работа с поручениями (выдача, исполнение и контроль)

Система обеспечивает работу с несколькими видами поручений:

резолюция - поручение, выдаваемое уполномоченным должностным лицом на основании документа;

пункт - поручение, содержащееся в тексте самого документа и не имеющее конкретного автора;

проект резолюции - предварительный вариант резолюции, требующий утверждения руководством.

Наверх

4. Кабинеты

Папки кабинета:

"Поступившие"

"На исполнении"

"На контроле"

"У руководства"

"На рассмотрении"

"Управление проектами документов"

"На визировании"

"На подписи".

Наверх

5. Работа с проектами документов

Наверх

6. Прием и внешняя рассылка документов

прием и отправка документов по электронной почте из интерфейса системы;

автоматизированная регистрация поступивших документов;

подписание отправляемого сообщения ЭЦП;

шифрование сообщений с применением средств криптозащиты;

контроль за уведомлениями о регистрации документов (в системе "ДЕЛО", установленной в организации-адресате).

Система "ДЕЛО" позволяет значительно облегчить и автоматизировать трудоемкий процесс составления реестров.

Наверх

7. Движение документов внутри организации

Наверх

8. Формирование дел

Функция "опись дел" обеспечивает автоматизацию основных задач оперативного хранения документов и дел:

поддержка принятой в организации номенклатуры дел;

механизм списания документа в дело;

просмотр перечня документов, списанных в дело;

поддержка работы с многотомными делами;

автоматический пересчет страниц в деле;

возможность открыть и закрыть дело для поступления в него новых документов.

Наверх

9. Информационно-справочная работа

Пользователям доступно получение следующих отчетных форм:

Сведения о документообороте.

Сводка об исполнении.

Справка-напоминание об исполнении поручений.

Сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам.

Сведения о работе должностных лиц/подразделений с документами.

Наверх

10. Удаленный доступ к данным и функциям

"ДЕЛО-WEB" предоставляет практически все основные вышеописанные функциональные возможности:

регистрация документов (с автоматическим заполнением некоторых полей РК);

регистрация связанных документов;

прикрепление файлов к РК;

заверение и проверка ЭЦП прикрепленных к РК файлов;

вынесение резолюций по документу и контроль исполнения;

ввод отчетов об исполнении поручений;

работа в папках кабинета (просмотр поступивших в кабинет документов);

согласование (визирование) и подписание проектов документов;

поиск документов и поручений по значениям их реквизитов;

полнотекстовый поиск документов;

использование разнообразных встроенных поисковых запросов;

разграничение прав доступа к данным и функциям.