Adesea este nevoie de a crea rapid o propunere comercială sau un contract trimis pe baza șabloanelor pregătite în format MS Word și pe baza datelor stocate în 1C: CRM. Acesta ar putea fi un contract, o propunere comercială sau alte documente cu formatare complexă care pot fi realizate cu ușurință în MS Word. Pentru a implementa această acțiune, soluția 1C:CRM utilizează machete de formulare tipărite create din șabloane MS Word. Distribuția 1C:CRM include deja 2 formulare tipărite pentru documentul „Propunere comercială” (Commercial Proposal Template.doc și Contract Template From Commercial Proposal.doc). Să aruncăm o privire mai atentă la pregătirea unui șablon de propunere comercială.

Șablonul de propunere comercială MS Word utilizează așa-numitele „etichete”, care sunt create în directorul „Șabloane AutoText”. O etichetă este numele unei variabile cuprinse în caractere speciale. Când generează un formular tipărit, programul caută prin toate astfel de variabile și le înlocuiește cu date care corespund variabilei. În acest fel, se generează text în care sunt înlocuite datele selectate mai devreme în document. 1C:CRM are deja etichete furnizate în soluție în mod implicit. În același timp, este posibil să vă schimbați sau să adăugați propriile etichete pentru utilizarea ulterioară a acestora la crearea formularelor tipărite. Să mergem la secțiunea „Setări” - „Date de date” - „Șabloane de text automat” și pentru a crea o etichetă, accesați grupul „Etichete șabloane Microsoft” document Word„Ofertă comercială”” și faceți clic pe butonul „Creați”.

În formularul care se deschide, trebuie să furnizați următoarele informații:

  • Nume: indicați numele intern al etichetei care este creată.
  • Grup: Câmpul este completat automat.
  • Autotext: numele variabilei care va trebui indicată în text.
  • Scop: selectați din lista propusă în funcție de obiectul în care intenționați să utilizați eticheta creată.
  • Obiect: selectați documentul pentru care va fi folosită eticheta. Din acest document sunt generate datele pentru înlocuirea în variabilă.
  • Acţiune: codul este indicat în limba încorporată 1C:Enterprise. Codul trebuie specificat pe baza faptului că va fi executat în modulul specificat în câmpul „Obiect” al documentului.

Nota: Pentru a completa corect datele pentru o variabilă în câmpul Acțiune, trebuie să aveți competență de programare în mediul 1C:Enterprise 8. Pentru a depana codul scris, cardul de etichetă conține grupul „Verificare finalizării acțiunii”.

După ce au fost create toate etichetele necesare, trebuie să deschideți șablonul formularului tipărit care a fost inclus în kitul de distribuție și să îl editați singur. Șabloanele furnizate se află în folderul de instalare a versiunii soluției. De exemplu, calea poate fi „...tmplts\Rarus\CRM\3_0_2_2\Print Templates”, unde „...tmplts” este calea în care a fost instalat anterior kitul de distribuție a lansării „1C:CRM 3.0.2.2”.

Atenţie! Este recomandat să editați exact șablon gata făcut mai degrabă decât crearea unui fișier nou. Acest lucru se datorează faptului că șablonul are și o structură de document gata făcută în care sunt plasate etichetele. Când copiați doar o parte a acestei structuri, etichetele pot să nu funcționeze.

Exemplu de editare a șabloanelor:

Adăugați o imagine la șablonul furnizat în colțul din dreapta sus în loc de numele organizației. Și mai jos, după responsabil și înainte de numărul de telefon al organizației, vom introduce numele organizației.

Salvați și închideți. Acum trebuie să adăugați acest formular imprimabil la documentul „Propunere”. Pentru a face acest lucru, accesați secțiunea „Setări” - „Administrare” - „Imprimare formulare, rapoarte și procesare” și selectați elementul „Imprimare machete formular”.

În listă pentru a crea un aspect de formular tipărit, faceți clic pe butonul „Adăugați”. În formularul care se deschide, în câmpurile:

  • Proprietarul aspectului: selectați valoarea „Document.Propunere comercială” din lista propusă.
  • Cale către fișier: selectați șablonul imprimabil pe care l-ați editat anterior.
  • Aspectul formularului tipărit: numele va fi introdus automat. Pentru confort maxim, puteți pune denumiri la sfârșitul numelui, de exemplu „_TD”, astfel încât să știți că acesta este un șablon pentru o anumită organizație.

Și faceți clic pe butonul „Ok”. Acum, pentru a verifica, trebuie să deschideți documentul „Propunere comercială” Pentru a face acest lucru, accesați secțiunea „Clienți” - „Documente” - „Propuneri comerciale” și deschideți-o pe cea dorită.

În meniul „Imprimare”, selectați formularul imprimabil adăugat anterior (printabilele adăugate sunt situate în partea de jos a listei sub linie).

După generarea formularului imprimabil, deschideți-l și vedeți că toate etichetele specificate sunt completate.

Partea 1: Inițiator al introducerii condițiilor în ERP

Pentru a planifica noi condiții de vânzare cu distribuitori și rețele, utilizați documentul „Ofertă comercială”.

Procedura de completare a documentului este următoarea:

01 Deschidere „Vânzări” - „Oferte comerciale către clienți”- creați un nou CP prin intermediul butonului "Crea".

Document „Ofertă comercială” se formează pentru fiecare client trimestrial (perioada maximă este de 1 an calendaristic, adică puteți conveni asupra condițiilor pentru: trimestru, semestru, an!). Când introduceți un document nou, trebuie să completați două file - "De bază"Şi „Condiții de furnizare”.

02 Pe fila "De bază" informațiile de bază despre perioadă și partener (distribuitor sau rețea) sunt indicate:

  • Perioada de valabilitate – indică data de încheiere a trimestrului/semestrului/anului pentru care sunt introduse condițiile de vânzare;
  • Data ofertei comerciale – indică data de începere a trimestrului pentru care sunt introduse condițiile de vânzare;
  • Clientul pentru care se introduce o nouă condiție de vânzare;
  • Acord – ​​indică un acord standard cu clientul privind condițiile pentru acordarea unei plăți amânate.

03 Pe fila „Condiții de furnizare” sunt furnizate informații despre condițiile de vânzare planificate și acordarea de reduceri clienților în 5 grupe principale: mănuși, bandaje, prezervative, Silkofix etc. Marja este calculată și în această filă. Pentru a completa această filă, trebuie: În meniul din fața părții tabelare, faceți clic pe butonul "Adăuga":

  • Stabiliți veniturile planificate pentru grup (Plan PS);
  • Indicați reducerea prevăzută în preț;
  • Indicați discountul oferit pe nota de credit ( conditii suplimentare reduceri, de exemplu pentru plata promptă);
  • NR (Venit net): venit net (numerar primite din vânzarea de bunuri și servicii) vor fi calculate automat;
  • Setați procentul de marjă planificată (Plan GM (%));
  • Costul și marja planificată (Plan GM) vor fi calculate automat în funcție de parametrii introduși.

04 După ce ați introdus toate informațiile pentru toate grupurile, trebuie „Postează documentul”. Documentul trebuie postat în stare „Nu s-a convenit”(starea "Disponibil" va fi instalat automat după aprobare):

05 După ce documentul este generat și postat, acesta trebuie aprobat. Un document neacordat nu are efect. Pentru a aproba documentul trebuie: Deschide documentul solicitat. ÎN document deschis apăsați butonul „Intrați pe baza”și selectați elementul "Exercita":

06 În formularul care apare pentru a începe procesul de aprobare, puteți specifica textul însoțitor, după care trebuie să faceți clic pe butonul „Începe și închide”:

Traseul de aprobare a unei oferte comerciale este afectat de abaterile de la conditiile standard de vanzare. Dacă nu există nicio abatere, propunerea comercială va fi aprobată doar de „Liderul teritoriului” dacă există abateri, atunci se adaugă „Director de direcție”Şi "Director comercial" Condițiile standard de vânzare depind de:

  • Grupuri de produse;
  • Tip de vânzări (vânzări directe sau secundare);
  • Tipul de client (rețele sau distribuitori);
  • Valoarea reducerii oferite;
  • Valorile retrobonusurilor.

Procentul maxim pentru o grupă de produse este utilizat ca criteriu pentru verificarea abaterilor de la condițiile standard de vânzare pentru vânzările secundare.

07 Procesul de aprobare și aprobarea curentă sunt afișate pe filă "Sarcini" document „Ofertă comercială”:

În timp ce documentul este aprobat, editarea documentului este imposibilă. De asemenea, editarea unui document este imposibilă atunci când documentul a fost aprobat.

Partea 2: Aprobarea documentului „Propunere comercială”

01 Toate sarcinile pentru aprobarea documentelor „Ofertă comercială” sunt afișate în secțiune „Sarcinile mele” pagina de start a programului:

02 Pentru a aproba un document, trebuie să: Deschideți sarcina necesară pentru documentul care trebuie aprobat (documentul care este aprobat este indicat în vizualizarea sarcinilor). Pe marcaj "Principal" aprobatorul poate vedea documentul care trebuie aprobat. Când faceți clic pe hyperlink, documentul se va deschide:

Pentru a aproba un document, aprobatorul poate folosi una dintre opțiunile de aprobare (toate opțiunile sunt afișate în butoane). Pentru a face acest lucru, trebuie să facă clic pe unul dintre butoanele:

  • "Făcut"– atunci când acest buton este apăsat, sarcina devine finalizată și trece la următoarea persoană care aprobă sau pentru document „Ofertă comercială” starea este setată "Disponibil"(dacă nu mai există aprobatori);
  • "Anulat"- aprobarea documentului încetează. Pentru document „Ofertă comercială” starea este setată "Anulat";
  • „Revenit la artist”- sarcina este returnată persoanei responsabile de document pentru a clarifica orice detalii. Când documentul este returnat persoanei responsabile, editarea documentului este imposibilă. Persoana responsabilă pentru document poate lăsa doar un comentariu în sarcină. Apoi trebuie să apese butonul "Făcut" iar sarcina va reveni aceluiași aprobator care a făcut returnarea.

Important

Pentru statusuri "Anulat"Şi „Revenit la artist” trebuie specificat „Rezultatul verificării sarcinii”:

1. Persoana responsabilă cu documentul, dacă sarcina i-a fost returnată la aprobare, îl poate găsi în același mod, în secțiunea „Sarcinile mele” pagina de start a programului sau în lista de sarcini dintr-un anumit document.

2. Buton „Întoarceți-vă la artist” returnează întotdeauna sarcina, după aprobare, persoanei responsabile cu introducerea documentului „Ofertă comercială”. Transferul unei sarcini între executori este imposibil.

După ce documentul este aprobat de ultimul aprobator, se va stabili starea documentului "Funcționează." Editarea și aprobarea nouă a unui document în stare "Disponibil" imposibil. Dacă trebuie să introduceți câteva clarificări în propunerea comercială, trebuie să creați nou documentează și derulează procesul de aprobare pe unul nou.

Puteți imprima istoricul din document oferte comerciale per client timp de patru trimestre. Pentru a face acest lucru aveți nevoie de:

    • În document „Ofertă comercială” faceți clic pe meniu „Rapoarte”și selectați elementul „Rapoarte suplimentare”:

    • În fereastra care apare, trebuie să selectați un raport „Istoria termenilor comerciali”:


    • Raportul va fi generat automat pentru partenerul selectat timp de patru trimestre (ieșire până la momentul actual cu numărul trimestrului, dacă îl generăm în septembrie, atunci va fi scos pentru trimestrul 3):

Formă tipărită externă a propunerii comerciale pentru configurații standard 1C: Managementul comerțului (rev. 10.3), Automatizare integrată, Management întreprindere producătoare. Formularul tipărit conține un mecanism care vă permite să schimbați tipul de ofertă comercială (formatarea și modificarea textului, introducerea unui logo, informații de contact) fără a deschide configuratorul.

Astfel, o propunere comercială poate lua următoarea formă:

sau, de exemplu, așa:

Un formular de imprimare extern poate fi conectat fie în mod obișnuit (prin mecanismul de adăugare a formularelor de imprimare suplimentare), fie prin procesarea „ „ și „ „. În cazul conexiunii prin procesarea ALANN:

  • Este posibilă introducerea sigiliului organizației și a semnăturii managerului în propunerea comercială (fiecare manager are propria semnătură);
  • se poate trimite o propunere comerciala direct de la 1C, atat in format XLS, cat si PDF;
  • se poate schimba tipul ofertei comerciale (formatați și modificați textul, introduceți sigla, informațiile de contact).

Pentru a deschide formularul de parametri ai ofertei comerciale (în care îl puteți edita aspect) trebuie să faceți clic pe butonul „Opțiuni de tipărire formular”:

Formular tiparit de factura pentru plata cu stampila si semnatura. Formularul tipărit extern „Factură de plată cu ștampilă și semnătură” este destinat configurațiilor standard 1C 8.2 și 8.3: Managementul comerțului (ediția 11) - descărcați formularul extern de factură tipărită pentru 1C: UT 11 Managementul unei companii mici - descărcați formularul extern de factură tipărită pentru 1C: UNF Enterprise Accounting (versiunea 3.0) - descărcați formularul tipărit al contului... [

Mecanismul de propunere comercială din programul 1C Trade Management versiunea 11.2 este utilizat pentru a înregistra procesul de înțelegere a condițiilor de vânzare cu clientul.

Documentele sunt localizate "Oferte comerciale" in sectiune „Vânzări”. Prin comanda corespunzătoare „Oferte comerciale către clienți” Mergem la jurnalul de date ale documentului. Puteți activa opțiunea oferte comerciale din secțiune „Informații de reglementare și de referință și administrare”, în setările secțiunii „Vânzări”. In sectiunea « Vânzări cu ridicata» există un steag corespunzător "Oferte comerciale". Acum am această opțiune activată implicit datorită faptului că opțiunea este instalată în sistem „Utilizați gestionarea ofertelor”, iar o ofertă comercială este una dintre etapele componente ale unei vânzări tipice. Prin urmare opțiunea "Oferte comerciale" Il am activat implicit.

Să revenim la revistă "Oferte comerciale". În partea de sus a acestui jurnal, comenzile de selecție rapidă sunt prezentate în mod standard:

  • „Starea actuală”(de exemplu, „totul este în curs”, „valid”, „anulat”, „în așteptarea aprobării”),
  • "Data scadenței",
  • „Manager responsabil”.

Puteți crea o nouă ofertă comercială făcând clic pe butonul "Crea". De asemenea, pe baza unei propuneri comerciale, puteti crea o alta propunere comerciala si astfel inregistrati in programul 1C Trade Management versiunea 11.2 faptul negocierilor cu clientul, diverse etape, etape de aprobare a unei anumite propuneri comerciale.

O propunere comercială poate fi creată și pentru o sarcină corespunzătoare. În acest caz, am o sarcină deschisă „Pregătește o propunere pentru o tranzacție”, și există o comandă corespunzătoare aici pe care o vom folosi.

Apăsați butonul "creeaza o oferta comerciala", iar programul 1C Trade Management versiunea 11.2 a completat deja documentul pentru mine cu datele care au fost introduse și indicate în pașii anteriori ai vânzării mele tipice pentru acestui client.

Ce vedem aici?

În primul rând, este indicat clientul, adică clientul cu care lucrăm. Este indicat acordul cu clientul nostru. Dacă există un acord standard pentru un anumit client (există doar unul), configurația 1C Trade Management (UT 11) 11.2 îl va completa implicit.

Dacă nu există un acord individual, dar există un acord standard, sistemul 1C Trade Management (UT 11) 11.2 îl va selecta și el.

Dacă există mai multe acorduri, managerul poate deschide opțiunea corespunzătoare și poate selecta acordul care trebuie utilizat în această ofertă comercială. Pe baza acestui acord cu clientul, vor fi completate toate elementele principale de interacțiune cu clientul, prețul și așa mai departe.

De exemplu, avem o operațiune indicată - că aceasta este o implementare. Moneda indicată este „ruble”.

Dacă mergem la filă „În plus”, atunci vom vedea că „depozitul” nostru este umplut, se selectează regimul fiscal și se indică faptul că prețul include TVA. De asemenea, putem observa că am încheiat o tranzacție cu clientul pentru această ofertă comercială, în cadrul căreia se întocmește această ofertă comercială.

Să mergem la filă "Bunuri". Întrucât la etapele anterioare ale tranzacției noastre cu clientul a fost înregistrată nevoia clientului sub formă de televizoare și frigidere, acum aceste posturi sunt completate în propunerea comercială, sau mai exact, descrierile lor text, ceea ce, fără îndoială, ajută managerul.

În acest caz, managerul trebuie să precizeze ce anume poate fi oferit clientului pentru această nevoie.

De exemplu, în cazul nostru, în cadrul televizoarelor, putem oferi clientului acele televizoare pe care le avem. Fie ca acesta să fie primul televizor - Panasonic. In cantitate de 2 bucati. O vom oferi clientului. Prețul nostru este înregistrat ca preț cu ridicata, iar programul 1C Trade Management (UT 11) 11.2 stabilește automat prețul cu ridicata la 11.700 de ruble.

Să împărțim această linie și să oferim clientului un alt model de televizor. Să fie un televizor Sony. De asemenea, vom oferi clientului 2 piese. În consecință, pe Sony TV am stabilit prețul la 13.650 de ruble. Acesta este prețul care a fost înregistrat în programul nostru anterior.

Vom emite o ofertă pentru frigidere. Să avem primul frigider Samsung. Oferim clientului un articol din acest frigider. Prețul cu ridicata este completat automat. Să subliniem încă un frigider - să fie un frigider Siemens. Îl vom oferi și în cantități de 1 bucată. Prețul cu ridicata a fost completat automat pe baza acestui sistem.

Și vom proiecta a treia poziție a frigiderului. În cazul nostru, va fi „Stinol” în cantitate de 1 bucată. Prețul cu ridicata - 5733 rub.

Când selectați articole de produs, puteți utiliza asistentul de selecție a produsului corespunzător.

Puteți încărca informații dintr-un fișier extern. De exemplu, un client ne-ar putea trimite ceva formular electronic pe baza listei noastre de prețuri și solicită să depună o ofertă comercială pentru acest post.

Elementele selectate sunt marcate în partea stângă. Acum avem toate căsuțele bifate. Dacă debifați o casetă, această poziție este marcată cu gri pal. Aceasta înseamnă că clientul a refuzat această poziție și, în continuare, nu va mai participa la discuțiile noastre ulterioare despre lucrul cu clientul.

Puteți aplica și pentru reduceri pentru clienții dvs. aici. De exemplu, să folosim comanda „Calculați reducerile”. Programul 1C Trade Management versiunea 11.2, pe baza unui acord cu clientul și a reducerilor noastre înregistrate, a stabilit automat procentul reducerii automate la 15%, a calculat valoarea reducerii și a calculat valoarea acestor articole de produs fără reducere.

Un astfel de document poate fi înregistrat și postat.

În cazul în care creați o altă ofertă comercială pe baza acestui document, toate informațiile din oferta comercială inițială vor fi transferate în cea ulterioară, iar în noua ofertă comercială vă puteți coordona și clarifica poziții specifice. Nu vom face asta acum.

Stadiul ofertei noastre comerciale "Disponibil". De asemenea, este de remarcat faptul că sunt posibile și alte stări. De exemplu, "anulat"- folosit dacă această ofertă comercială a fost anulată și nu vom mai lucra la ea. „Nu s-a convenit”- de asemenea, dacă această propunere comercială trebuie convenită.

În cazul în care managerul care pregătește propunerea comercială nu are autoritatea sau dreptul de a se abate de la condițiile specificate în contractul standard sau în acordul individual cu clientul, atunci orice abateri va trebui să fie convenite în prealabil cu conducerea superioară, care are capacitatea corespunzătoare. autoritate. Nu vom face asta acum. Avem destule puteri și drepturi. Am emis o ofertă comercială. Îl putem înregistra și îl putem conduce.

Dacă este necesar, putem tipări o ofertă comercială. Poate fi salvat și în format Microsoft Word sau în format Open Office. Dacă selectăm comanda corespunzătoare, creăm un fișier și deschidem aplicația corespunzătoare pentru lucrul cu acest format.

Generarea fișierului s-a încheiat. Acum am această propunere comercială în format MS Word. Puteți salva un astfel de fișier pe disc și îl puteți trimite clientului.

Propunerea noastră comercială a fost finalizată și finalizată. O voi închide, iar în etapa noastră a tranzacției - Pregătiți o propunere pentru o tranzacție - puteți executa comanda "Făcut".

După ce am marcat acțiunea corespunzătoare pentru a finaliza sarcina, programul 1C Trade Management (UT 11) 11.2 mută automat tranzacția noastră la etapa următoare - „Fă o prezentare despre afacere”.

Să presupunem că am finalizat și această etapă, să marchem acțiunea corespunzătoare. Iar configurația 1C Trade Management (UT 11) 11.2 ne duce la pasul următor - „Acordați condițiile de vânzare pentru tranzacție”.

Prin deschiderea acestei sarcini, putem vedea și un link către oferta noastră comercială către client, dacă este necesar, îl putem deschide și lucra cu ea; Vom presupune că clientul a fost de acord cu termenii noștri și, de asemenea, vom marca o astfel de sarcină ca finalizată.

Programul 1C Trade Management (UT 11) 11.2 ne duce la următoarea sarcină - „Creați o comandă pentru tranzacția „Vânzarea de aparate electrocasnice”. Dacă revenim la jurnalul Business Proposals, vom vedea aici propunerea comercială pe care tocmai am creat-o. L-am fi putut crea direct din acest jurnal, dar am folosit fereastra cu sarcinile noastre pentru a simplifica acest proces.

Astfel, în programul 1C Trade Management versiunea 11.2, lucrăm cu oferte comerciale către clienții noștri.