Муниципальные районы" href="/text/category/munitcipalmznie_rajoni/" rel="bookmark">муниципального района

В целях обеспечения контроля за состоянием и сохранностью доку­ментов, организации и совершенствования документационного обеспечения управления в администрации Амурского муниципального района:

1. Возложить на специалиста 1 категории общего отдела Почечуеву Нину Ивановну:

1.1. Обязанности по ведению работы архива администрации, формирование, комплектование, передачу на постоянное хранение документов администрации в архивный отдел, уничтожение дел по истечении срока их хранения.

1.3. Осуществлять контроль за правильностью формирования дел те­кущего делопроизводства в структурных подразделениях администрации района в строгом соответствии с номенклатурой дел с учетом сроков их хранения.

1.4. Представлять в архивный отдел администрации для рассмотрения и отправки на утверждение описи дел постоянного хранения, для согласования описи дел по личному составу на упорядоченные документы, согласно графику.

2. Утвердить прилагаемое Положение об архиве администрации Амурского муни­ципального района.

3. Признать утратившими силу:

3.1. Распоряжение главы города Амурска с Амурским районом «О назначении ответственного за делопроизводство и архив администрации и составе экспертной комиссии».

3.2. Распоряжение главы Амурского муниципального района «О внесении изменений в распоряжение «О назначении ответственного за делопроизводство и архив администрации и составе экспертной комиссии», об утверждении Положений об архиве, экспертной комиссии».

4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на управляющего делами администрации района

Глава района

УТВЕРЖДЕНО

распоряжением главы

Амурского муниципального

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве администрации Амурского муниципального района

I. Общие положения

1.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности администрации Амурского муниципального района (далее - администрация) и, имеющие научное, экономическое, социальное и историческое значение составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются муниципальной собственностью и подлежат хранению в архиве администрации Амурского муниципального района (далее – архив) в пределах, установленных законодательством об Архивном деле в Российской Федерации.

Архив образован в соответствии со статьей 13 Федерального закона от 01.01.01 г. "Об архивном деле в Российской Федерации" и входит в состав общего отдела администрации.

Архив создан в целях комплектования, обеспечения сохранности, отбора, учета, упорядочения и использования архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков их хранения, и в дальнейшем, своевременной передаче этих документов на постоянное хранение в архивный отдел администрации района.

1.2. Архив в соответствии со статьей 15 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" обеспечивается необходимым помещением, оборудованием и кадрами, для его функционирования создаются необходимые финансовые, материально-технические и иные условия.

1.3. Работа архива организуется в соответствии с положением, утверждаемым распоряжением главы Амурского муниципального района.

1.4. В архиве составляются годовой план работы с указанием конкретных видов работ и планы-графики приема дел в архив и предоставления описей, которые утверждаются главой Амурского муниципального района.

По итогам работы архивом составляется отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенный в годовой план.

1.5. Архив в своей работе руководствуется законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Хабаровского края, Положением об общем отделе администрации Амурского муниципального района, Инструкцией по делопроизводству администрации Амурского муниципального района, номенклатурой дел и настоящим Положением.

1.6. Обязанности по ведению работы архива возлагаются на специалиста общего отдела администрации, либо другого специалиста, назначаемого на должность и освобождаемого от должности главой Амурского муниципального района.

На должность специалиста, отвечающего за ведение работы архива, назначается лицо, имеющее высшее образование , умеющего работать с документами, знающего делопроизводство и работу архива.

1.7. Лицо, ответственное за работу архива, совместно с главой Амурского муниципального района несет персональную ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в соответствии с действующим законодательством.

1.8. При смене специалиста, ответственного за архив, прием-передача документов и справочного аппарата к ним, а также помещения архива, инвентаря и оборудования производится по акту, который утверждается главой Амурского муниципального района.

Для приема-передачи дел распоряжением главы района назначается комиссия в составе не менее трех человек.

1.9. Контроль за деятельностью архива осуществляет начальник общего отдела администрации.

1.10. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет архивный отдел администрации Амурского муниципального района.

II. Состав документов архива

Архив администрации принимает на хранение:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в результате деятельности администрации и имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение.

2.2. Документы временного хранения, в том числе и свыше 10 лет,
необходимые в практической деятельности администрации.

2.3. Документы по личному составу.

2.4. Научно-справочный аппарат к документам архива.

Выдача документов во временное пользование и для работы в читальном зале.

5.4.2. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

5.4.3. Выдача дел из архива во временное пользование производится как для работы в архиве, так и вне архива, и регистрируется в книгах выдачи документов.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений администрации на срок не более одного месяца.

Сторонним организациям выдача дел во временное пользование производится на основании их письменных запросов с разрешения главы Амурского муниципального района или его заместителя, по актам на срок не более трех месяцев.

5.5. Порядок передачи документов архива на постоянное хранение

5.5.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве, передаются на постоянное хранение в архивный отдел администрации района по истечении срока временного хранения, установленного Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

5.5.2. В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края.

Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов.

Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов по письменному разрешению архивного отдела администрации района.

5.5.3. Передача документов постоянного хранения в архивный отдел, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным распоряжением главы Амурского муниципального района.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.

Управляющий делами администрации

Амурского муниципального района

Кто решает вопрос о ведении кадрового делопроизводства в обособленном подразделении? У нас вы сможете скачать эталон бланка приказ о предназначении ответственного кадрового делопроизводства. Ответственной за ведение кадрового делопроизводства ооо пути.

Эталоны приказа о предназначении ответственного за ведение кадрового. Минске, также институт внештатных инспекторов архивов и делопроизводства.

Приказ о назначении ответственного за ведение - superjob

В случае если документ подписан лицом, не имеющим права подписи, нужно проконсультироваться с юристом проверить легитимность подписи работника на документе. Но стоитпомнить о том, что небрежное отношение к документам, их оформлению, изданию,хранению, регистрации может привести к противным последствиям. Положение о ведении делопроизводства в компании в срок до20.

Северо-кавказский федеральный университет

Приказ в свободной форме следует издать до подачи. Приказ о предназначении ответственного за ведение делопроизводства. Так как печать заверяет подпись должностного лица на документе, нужно также указать, чьи подписи заверяются отдельными печатями.

Министерства юстиции и департамента - исследование и внедрение в практику работы российского и забугорного опыта организации и методики воплощения контрольной деятельности. Но если экспертная комиссия уже сотворена ранее, поглядите на ее состав. Практика указывает, что взаимодействие юриста и помощникаруководителя, выполняющего обязанности делопроизводителя, не всегда являетсяэффективным.

Централизованное ведение кадрового делопроизводства кадровые. Лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства (см. В связи с этим направьте внимание на дату издания такового приказа.

Первым, что у вас потребуют проверяющие, это приказ о предназначении лиц, ответственных за ведение делопроизводства и сохранность. Не считая того, нередко отделыподразделения имеют собственные печати либо штампы (отдел кадров, бухгалтерия, производственный участок 7). Эталон 2) нужно издать приказ об утверждении форм.

О назначении ответственных за учет, хранение и использование документов ДСП в подразделениях Санкт-Петербургской таможни

Государственный таможенный комитет Российской Федерации

Северо-Западное таможенное управление Российской Федерации

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ ТАМОЖНЯ

О назначении ответственных за учет, хранение и использование

документов ДСП в подразделениях Санкт-Петербургской таможни

В соответствии с указанием СЗТУ России от 27.04.99 г. N 22-16/173 и в целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения и контроля за исполнением документов ДСП в подразделениях Санкт-Петербургской таможни

приказываю:

1. Назначить в таможенных постах и отделах должностных лиц, ответственных за учет, хранение и использование документов ДСП (Приложение 1).

2. Начальникам таможенных постов и отделов обеспечить:

2.1. В своих подразделениях организацию работы с документами ДСП в соответствии с требованиями Приказа ГТК России от 23.09.96 г. N 582 ДСП Об утверждении Инструкции о порядке учета, обращения и хранения документов, дел и изданий, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения в таможенных органах.

2.2. В срок до 24 мая 1999 г. на основе типовой (см. Приложение 2), в соответствии с Приказом ГТК РФ от 16.02.98 г. N 80 Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа РФ разработать, согласовать в установленном порядке и утвердить у начальника таможни должностные инструкции на сотрудников, ответственных за работу с документами ДСП в подразделении.

2.3. О всех изменениях в составе должностных лиц, ответственных за работу с документами ДСП, незамедлительно информировать отделение специальной информации.

3. Контроль за выполнением установленных требований по работе с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, осуществляет отделение специальной информации (Василькова М.В.).

4. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Делопроизводитель (ответственный за входящую корреспонденцию)

Типовой образец

УТВЕРЖДАЮ

___________________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, пред- ________________________

приятия и т.п. его организационно- (директор или иное долж-

правовая форма) ностное лицо, уполномо-

ченное утверждать долж-

Должностная инструкция

делопроизводителя

(ответственного за входящую корреспонденцию)

______________________________________________

(наименование организации, предприятия и т.п.)

20__г. N__________

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на

основании трудового договора с __________________________________________

(наименование должности лица, на которого

И в соответствии с

составлена настоящая должностная инструкция)

положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных

актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию,

1.2. На должность делопроизводителя, ответственного за входящую

корреспонденцию, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное

Порядок контроля за прохождением служебных документов и

материалов;

Основы организации труда;

Правила эксплуатации вычислительной техники;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила и нормы охраны труда.

1.5. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, в

своей деятельности руководствуется:

Положением о ____________________________________________________;

(канцелярии, отделе документационного обеспечения, ином

структурном подразделении)

Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;

Настоящей должностной инструкцией;

- _________________________________________________________________.

1.6. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию,

непосредственно подчиняется ____________________________________________.

(заведующему канцелярией, начальнику отдела

документационного обеспечения)

1.7. Во время отсутствия делопроизводителя, ответственного за

входящую корреспонденцию, (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности

исполняет лицо, назначенное руководством предприятия. Данное лицо

приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее

исполнение возложенных на него обязанностей.

1.8. ______________________________________________________________.

2. Должностные обязанности

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию:

2.1. Выполняет работы по учету и регистрации корреспонденции,

поступившей на предприятие из органов государственной власти, органов

местного самоуправления, банков и других организаций.

2.2. Обеспечивает контроль за передачей указанных документов

руководству и исполнителям.

2.3. Передает заведующему канцелярией (начальнику отдела

документационного обеспечения) корреспонденцию, требующую

предварительного просмотра.

руководства, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

2.5. Ведет картотеку прохождения документов, осуществляет контроль

за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным

документальным материалам.

2.6. Осуществляет контроль (с проставлением необходимых отметок на

карточках) за прохождением и своевременным возвращением исполнителями

документов, подлежащих возврату в канцелярию (отдел документационного

обеспечения), со всеми материалами по их исполнению.

2.7. Формирует документы и дела по закрепленному участку работы и в

соответствии с утвержденной номенклатурой.

2.8. Осуществляет подготовку документов к последующему хранению и

использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей),

3.1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и заведующего

канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения) предложения

по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с

документами.

окончательном исполнении документов.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать _________________________

(заведующему канцелярией,

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет

ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных

обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в

пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей

деятельности, - в пределах, определенных административным, уголовным и

гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных

трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Как правильно передать кадровую документацию из головного офиса в филиал?

Вопрос

Добрый день. У нашего предприятия 2 филиала. Вся кадровая документация ведется в головном офисе, но с Нового года подразумевается, что каждый филиал начнет самостоятельную деятельность (будет свой кадровик и т.д.). Подскажите, как не допустить ошибок при передаче кадровой документации?

Ответ

Рассмотрев ваш вопрос, можно сказать, что все кадровые документы на сотрудников, которые вела головная организация, должны быть переданы в филиал для дальнейшего их ведения. Для этого необходимо оформить акт приема-передачи кадровых документов от организации, которая передает данные документы (т.е. головная организация), к организации, которая принимает (т.е. филиал). Данный акт закрепляет перечень кадровых документов, которые передаются лицу, ответственному за ведение кадрового делопроизводства. Образец акта приема-передачи кадровых дел приведен ниже по тексту.

Вместе с тем отметим, что законодательство не содержит требований к транспортировке документов из одного города в другой. Следовательно, Вы самостоятельно можете решить каким образом перевезти кадровые документы (например, передать с ответственным сотрудником организации, либо воспользоваться почтовой службой).

Образец акта приема-передачи кадровых дел

Организация ведения кадрового делопроизводства «с нуля»

Необходимость поставить кадровое делопроизводство – не такая уж и экзотическая задача, непростая для начинающих кадровиков, частных предпринимателей и бухгалтеров, в чьи обязанности вошло кадровое дело. Впрочем, весь процесс можно описать простым поэтапным руководством к действию.

Шаг 1.Организуйте себе «рабочий стол» кадровика

Для этого вам нужна кадровая программа, тексты нормативных актов в последней редакции и образцы бланков документов, образцы их заполнения. Нормативные акты и бланки обычно можно найти, подписавшись на порталы крупных издательств, занимающихся выпуском методической литературы, отраслевых журналов, проведением тематических семинаров.

Что касается кадровых программ, есть несколько разновидностей:

полнофункциональная автоматизированная система управления персоналом (АСУП). Такая система наиболее полезна при наличии развитой функции управления персоналом, поскольку специально «заточена» под специфику кадрового менеджмента и позволяет в полной мере автоматизировать весь HR -функционал. Если компания небольшая, имеет смысл внедрять ее по модулям, например, начать с кадрового модуля, а затем уже при необходимости внедрить зарплатный и управленческий модули.

Блок кадрового учета в ERP -системе. Обычно он не настолько подробный и полный, но зато сразу позволяют проводить легкую интеграцию с бухгалтерией и иными IT -системами предприятия. Высокие затраты при внедрении делают такое решение нечастым выбором небольших организаций.

Узкофункциональная система, позволяющая автоматизировать одну HR -функцию. Для различных HR -задач, будь то рекрутмент, управление компенсационным пакетом или кадровый учет есть свои отдельные системы. Они не слишком популярны, поскольку могут возникнуть трудности при интеграции с другим ПО, однако если речь о компании, которая не планирует расширение штата и рост (например, люксовая или эксклюзивная продукция), лучшее решение в своем классе даст идеальный результат.

Кадровый учет «в облаке». Речь идет о SaaS -решении, когда программное обеспечение предлагается как услуга, а не программа на сервере. В таком случае компании не потребуется устанавливать ПО, закупать лицензии и обслуживать его. Такая модель часто используется совместно с аутсорсингом ведения кадрового делопроизводства и аутсорсингом расчета заработной платы. Особенно подходит для небольших компаний, ведь среди ее преимуществ отсутствие ощутимых разовых вложений.

Шаг 2. Изучите внутреннюю «кадровую кухню» и все, с чем придется работать. Если вы наемный работник, возьмите у руководителя фирмы все учредительные документы и составляем учетные документы так, чтобы они им не противоречили (либо проверяем учетные документы и устраняем все противоречия). Если бизнес ваш, соответственно, гармонизируем учредительные и учетные документы друг с другом.

Внимательно изучите Устав фирмы, там может быть прописан, например, порядок приема на работу гендиректора (вам предстоит его оформить): установления ему зарплаты, срок, на который с ним заключается трудовой договор и прочее. Иногда в Уставе указывается порядок приема на работу ключевых руководителей и установления им системы оплаты труда, например, после согласования с учредителями. В Уставе может также быть прописан порядок утверждения штатного расписания.

Шаг 3. Оформите на работу генерального директора

Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Вопросу оформления трудовых отношений с наемным директором посвящена масса профессиональной литературы.

Шаг 4. Составьте перечень документов, необходимых для ведения кадрового делопроизводства в вашей компании.

Обязательные документы, которые вы будете составлять в любом случае:

Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ)

Штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ)

График отпусков (ст. 123 ТК РФ)

Документы по обработке и защите персональных данных работников (документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (если это не установлено в правилах внутреннего трудового распорядка), письменные согласия работников на обработку и передачу персональных данных третьим лицам, ст. ст. 86-88 ТК РФ, ст. 6 Федерального закона «О персональных данных»)

Трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ)

Трудовые книжки (ст. 65, 66 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках», Постановление Минтруда России от 10.10.2003 №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»)

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40-41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»)

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 40-41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69)

Табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ)

Личные карточки (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225)

Приказы: приказы о приеме на работу, о предоставлении отпусков работникам, об увольнении работников, о переводах, командировках, о назначении ответственного лица за ведение, учет и хранение трудовых книжек, и др. (ст. 62, 68, 84.1, 193 и др. ТК РФ, п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225)

Основания к изданным приказам: докладные записки, заявления, акты, соглашения и др. (ст. 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128 и др. ТК РФ)

Ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпуска, выплат при увольнении

Утвержденная форма расчетного листка

Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля (п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля. Форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141)

Есть также кадровые документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах. Нужно уточнить у руководства, какие из необязательных документов нужно составить для компании. Заодно выясните у генерального директора, какие особые условия он хочет видеть в Правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, бланках трудовых договоров.

Шаг 5. Составьте для вашей компании весь пул кадровых документов.

Составляем все вышеуказанные документы, согласуем их с гендиректором. Если у руководителя есть пожелания по внесению в документы тех или иных положений, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Утверждаем окончательные варианты у директора.

Шаг 6. Определите ответственного за ведение трудовых книжек.

Если вы в своей новорожденной компании и гендиректор, и кадровик в одном лице, ответственность за ведение трудовых книжек нужно зафиксировать за собой, пока вы не примете на работу человека, который будет отвечать за ведение кадрового делопроизводства. Нужно издать приказ о принятии директором на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Шаг 7. Принимайте сотрудников на работу

На этом этапе предстоит оформить массу документов: трудовые договоры, приказы о приеме на работу, заполнить личные карточки, трудовые книжки, книгу учета движения трудовых книжек и многие другие. Опять же, в помощь - методическая литература и практические руководства, которые есть в том числе и в открытом доступе на кадровых порталах. Кадровое обеспечение массового приема персонала – «боевое крещение» начинающего кадровика. почувствуете себя. После того, как вы осилите эту процедуру, вас ждут трудовые будни: ведение табеля учета рабочего времени и графика отпусков, оформление отпусков, командировок и больничных, поощрений, взысканий, переводов и увольнений и так далее.

Если вы только начали свой бизнес, и вас больше занимают вопросы продвижения компании на рынке и скорость окупаемости проекта, можно попробовать передать непрофильные функции на аутсорсинг надежному провайдеру. Заодно сэкономите на аренде офисных площадей и содержании кадровика и бухгалтера (или кадровика-бухгалтера). Например, аутсорсинг бухгалтерии обходится компании с численностью сотрудников до 20 человек примерно в 12-15 тысяч рублей в месяц. С зарплатой бухгалтера не сравнить. Аутсорсинг учетных и кадровый функций - общепринятая практика на Западе, не стоит ее бояться. Это позволит избежать ошибок на стадии формирования кадровой документации: чем больше документации накапливается, тем тяжелее потом «отловить» недочеты. В любом случае, необходимо ознакомится с основными принципами ведения кадрового делопроизводства. чтобы получить общее представление о процессе и говорить на одном языке с провайдером или штатным кадровиком.

Государственный таможенный комитет Российской Федерации
Северо-Западное таможенное управление Российской Федерации
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ ТАМОЖНЯ

О назначении ответственных за учет, хранение и использование
документов ДСП в подразделениях Санкт-Петербургской таможни

В соответствии с указанием СЗТУ России от 27.04.99 г. N 22-16/173 и в целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения и контроля за исполнением документов ДСП в подразделениях Санкт-Петербургской таможни

приказываю:

1. Назначить в таможенных постах и отделах должностных лиц, ответственных за учет, хранение и использование документов ДСП (Приложение 1).

2. Начальникам таможенных постов и отделов обеспечить:

2.1. В своих подразделениях организацию работы с документами ДСП в соответствии с требованиями Приказа ГТК России от 23.09.96 г. N 582 ДСП "Об утверждении Инструкции о порядке учета, обращения и хранения документов, дел и изданий, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения в таможенных органах".

2.2. В срок до 24 мая 1999 г. на основе типовой (см. Приложение 2), в соответствии с Приказом ГТК РФ от 16.02.98 г. N 80 "Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа РФ" разработать, согласовать в установленном порядке и утвердить у начальника таможни должностные инструкции на сотрудников, ответственных за работу с документами ДСП в подразделении.

2.3. О всех изменениях в составе должностных лиц, ответственных за работу с документами ДСП, незамедлительно информировать отделение специальной информации.

3. Контроль за выполнением установленных требований по работе с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, осуществляет отделение специальной информации (Василькова М.В.).

4. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Начальник таможни
генерал-майор т/с
В.Г.Еременко

Приложение 1 к приказу. Ответственные за работу с документами ДСП

Приложение 1
к приказу
от 19.05.99 N 144

Наименования структурных подразделений

Личный номер

Должность

Лакомкин М.В.

нач. отделения

Завьялова Е.А.

ст. инспектор

Инсп. по л/с

Арбидан Т.Ю.

вед. инспектор

ст. инспектор

Севастьянова Т.И.

ст. оперуполн.

Семенов В.В.

ст. оперуполн.

Соколова Л.Ф.

ст. инспектор

Меркулова Н.И.

инспектор

Смирнова Е.Н.

инспектор

Суворин Ю.Ф.

нач. отдела

Мезенева С.В.

ст. инспектор

Белоусова Л.В.

нач. отдела

Морозова Э.А.

гл. инспектор

Шахвердова М.П.

зам. нач. отдела

Глушкова Ю.Г.

ст. инспектор

Николаев О.Н.

инспектор

Буянова О.В.

инспектор

Ловцова И.Н.

инспектор

Савельева А.В.

гл. инспектор

Ефимова М.К.

ст. инспектор

Юрид. отдел

Зимогляд Г.В.

ст. инспектор

Швецов Ю.В.

зам. нач. отдела

Панфилов В.И.

гл. инспектор

Отд. там. охр.

Андреева В.П.

инспектор

Козлова М.С.

инспектор

Василькова М.В.

нач. отделения

Виноградова Е.А.

зам. нач. отдела

Стекольникова Г.В.

инспектор

Голованова И.В.

гл. инспектор

Тарасова Т.А.

ст. инспектор

Одинцова Е.К.

ст. инспектор

Гусев А.Л.

гл. инспектор

Петрова Е.А.

инспектор

Васильева О.А.

инспектор

Марусина М.Г.

инспектор

Иоутсен Н.Л.

ст. инспектор

Калинина Т.Р.

инспектор

Рубченко Н.А.

инспектор

Алехин В.В.

нач. поста

Абрамов О.Е.

зам. нач. поста

Карницкий И.В.

зам. нач. ОТОиТК 2

Т/П Южный

Чистякова С.А.

ст. инспектор

Т/П Северный

Добродеев А.М.

инспектор

Серов В.Ю.

инспектор

Т/П Сев.-Зап.

Вавилов А.В.

зам. нач. поста

Буганова С.Ю.

ст. инспектор

Т/П Юго-Зап.

Воробей О.М.

ст. инспектор

Филиппов В.В.

инспектор

Т/П Киришский

Кузьмичева Т.Н.

вед. инспектор

Дашкевич Г.Н.

зам. нач. поста

Т/П Гатчинский

Колмогорова Н.В.

ст. инспектор

Т/П Лужский

Смирнов С.Е.

ст. инспектор

Т/П Волховский

Матросова Е.Г.

инспектор

Черевань С.П.

ст. инспектор

Т/П Всеволожс.

Ердяков А.В.

нач. поста

Богачкова О.А.

инспектор


Начальник отделения
специальной информации
М.В.Василькова

Приложение 2 к приказу. Примерная должностная инструкция ответственного за работу с документами ДСП в структурном подразделении (отделе) таможенного органа

Приложение 2
к приказу
от 19.05.99 N 144

1. Общие положения

1.1. Ответственный за делопроизводство структурного подразделения (отдела) таможенного органа осуществляет ведение делопроизводства документов ДСП в отделе (таможенном посте).

1.2. Ответственный за делопроизводство подчиняется непосредственно начальнику подразделения.

1.3. Ответственный за работу с документами ДСП назначается приказом по таможенному органу.

1.4. Ответственный за работу с документами ДСП в своей деятельности руководствуется Приказом ГТК РФ от 23.09.96 г. N 582 "Об утверждении Инструкции о порядке учета, обращения и хранения документов, дел и изданий, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения в таможенных органах".

2. Права

2.1. Ответственный за работу с документами ДСП имеет право:

требовать от исполнителей исполнения документов ДСП в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе исполнения документов;

не принимать документы ДСП на подпись начальника отдела, оформленные не в соответствии с Приказом ГТК РФ от 23.09.96 г. N 582.

3. Обязанности

3.1. Основной задачей ответственного за работу с документами ДСП является делопроизводство и осуществление контроля за исполнением документов ДСП.

3.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за работу с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, обязан:

принимать документы ДСП для структурного подразделения в отделе документационного обеспечения, передавать корреспонденцию на доклад руководству подразделения (таможенного поста), направлять ее после просмотра на исполнение в соответствии с резолюцией;

осуществлять контроль за прохождением и сроками исполнения документов ДСП, докладывать об их невыполнении, проставлять необходимые отметки на карточках;

составлять справки (сводки) о ходе исполнения документов ДСП;

принимать документы ДСП на подпись начальника подразделения, проверять правильность составления и оформления исходящих документов ДСП;

передавать исходящую корреспонденцию ДСП, подготовленную структурным подразделением, в отдел документационного обеспечения для отправки;

формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой;

подготавливать документы ДСП к последующему хранению и использованию;

передавать дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив управления таможни;

обеспечивать учет и хранение документов ДСП;

давать устные справки по работе в пределах своих обязанностей и компетенции.

4. Ответственность

Ответственный за работу с документами ДСП несет ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных Приказом ГТК РФ от 23.09.96 г. N 582 и должностной инструкцией.


Начальник подразделения ___________________________


СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела ____________________________



Текст документа сверен по:
официальная рассылка

Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство». Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни. Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа должна остаться у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных.Хочу заострить ваше внимание на том, что приказы на подпись генеральному директору (руководителю) мы с вами носим лично (или начальник отдела кадров). Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись».

Порядок назначения ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как: название документа, название компании, вид документа, дата его составления, описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение). Также, согласно п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, в обязательном порядке указываются ответственные лица, их место в организации, подписи, сопровождаемые расшифровкой инициалов и фамилии.


Инфо

За исключением уточнения подписи, правила оформления первичных документов практически не изменились. В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления.


Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск для компании.

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство

    Внимание

  • Трудовые книжки
  • Приказы

    • Вопрос Правильна ли будет, такая формулировка приказа: Назначить директора Иванова И.И. ответственным за организацию и ведение кадрового делопроизводства, включая ведение, хранение, учет, выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним с 11.01.2016г. (1.этого достаточно? 2.нужно писать контроль оставляю за собой?) Ответ Ответ на вопрос: Приказ о назначении лица, ответственного за работу с трудовыми книжками, издается в произвольной форме. Отметим, что если в указанной ситуации директор является руководителем организации, то прямо обязанности издавать приказ именно в отношении руководителя законодательство не содержит.


    Дело в том, что при отсутствии приказа о назначении ответственного лица за работу с трудовыми книжками таким лицом по умолчанию является руководитель организации.

    Кадровые документы: образцы и бланки 2017-2018

    Эту позицию подтверждает и судебная практика, см., например, определение Московского городского суда от 15 марта 2012 г. № 4г/4-1515. В то же время во избежание недоразумений с проверяющими органами такой приказ издать рекомендуется.

    В этом случае формулировка в приказе может быть, например, такой: «Ведение кадрового делопроизводства, включая обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек с целью упорядочения работы с трудовыми книжками и во исполнение п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек возлагаю на себя». Читайте о приказе о прохождении медосмотра еще больше по ссылке.

    Если же директор не является руководителем организации, то формулировка приказа может быть такой, как Вы указали, включая пункт об оставлении контроля за собой. Образец приказа см. в материалах Системы Кадры Формы № 2.

    Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства

    XXX»│ │ООО «XXX»│ ││ │ПРИКАЗ│ ││ │ » » 2014 г.N 4 л/с │ ││ │Москва│ ││ │О назначении лиц, ответственных за ведение│ │кадрового делопроизводства│ ││ │В целях оперативного и качественного ведения кадрового│ │ делопроизводства│ ││ │ ПРИКАЗЫВАЮ:│ ││ │1. Назначить ответственнымзаведениекадровогоделопроизводства │ │ (далее — ответственный) руководителя юридического лица И.И.

    Иванова.│ │2. Ответственный несет персональнуюответственностьзаведениеи │ │ учеткадровогодокументооборотавсоответствиисдействующим │ │ законодательством.│ │3. Ответственныйзаделопроизводствоведетследующиежурналы │ │ согласно приложению к настоящему приказу:│ │- журнал учета приказов по личному составу;│ │- журнал учета трудовых договоров;│ │- журнал учета личных дел.│ │Данные журналы должныбытьпронумерованы,прошнурованы,заверены │ │ подписью руководителя юридического лица и скреплены печатью.│ │4.

    Приказ о назначении ответственного за кадровое делопроизводство

    Это стандартная процедура, при которой кандидат на должность должен предоставить заявление с просьбой принять его на работу, предоставить необходимые документы, в том числе паспорт, СНИЛС, банковские реквизиты для получения заработной платы, ИНН, трудовую книжку при наличии. Заключается трудовой договор, происходит ознакомление с учредительными документами организации, локальными актами, должностной инструкцией. Стоит помнить, что назначение работника на должность кадрового делопроизводителя возможна только после того, как эта должность будет включена в штатное расписание организации. Это документ, который руководитель должен подготовить заранее, а в дальнейшем, после назначения кадровика штатным расписанием будет заниматься он.Текст приказа о возложении дополнительных функций на работника выглядит следующим образом.

    • Комплектует организацию необходимыми кадрами.
    • Участвует в обучении, развитии, мотивации, повышении квалификации кадров.
    • Участвует в оценке профессиональных качеств персонала, заявляет о необходимости замены, перевода специалистов.
    • Изучает рынок труда, мониторит уровень оплаты различных специалистов.
    • Участвует в контроле за трудовой дисциплиной, проводит мероприятия для ее улучшения.
    • Знает Трудовой кодекс и организует работу с соблюдением всех правил и законов.
    • Отвечает за кадровую отчетность.

    Порядок назначения ответственного за кадровое делопроизводство Часто бывает, что на момент начала деятельности компании начальника отдела кадров еще нет. В таком случае руководитель организации может оформить приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства на себя или другого сотрудника компании.

    Приказ о назначении ответственного лица за кадровое делопроизводство

    С чего начинается компания? Кто-то скажет – с идеи, кто-то – с регистрации, кто-то – с директора. И все верно. Чтобы учредить компанию официально, ее надо зарегистрировать.
    И первый приказ, который подпишет директор, – приказ о принятии на работу директора. Чтобы принять кого-то на работу, необходимо наличие утвержденного штатного расписания (скачать образец), а также подписанный трудовой договор (ст. 57 ТК РФ). Получается, что одновременно с принятием на работу генерального директора необходимо произвести назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства. Какие функции выполняет кадровый специалист Специалист отдела кадров – очень нужный компании человек.

    Обычно такое назначение требуется только в больших организациях, так как работодателю с небольшим штатом выгоднее оставить эти функции за руководителем. Кадровое делопроизводство передается человеку, который обладает соответствующим опытом.

    Также это может быть юрист, секретарь, менеджер управления, заведующий хозяйством. Совершая назначение делопроизводителя, нужно обратить внимание на такие качества соискателя, как внимательность, устойчивость к различным стрессам и коммуникабельность, так как именно этот работник скорее всего, будет основным связующим звеном между трудовым коллективом и руководством.

    Приказ о назначении ответственного за кадровое делопроизводство 2017

    В силу специфики своей деятельности он имеет право требовать от руководства организации все необходимые для работы локальные акты, иные документы. Кадровый работник может запрашивать у сотрудников различные персональные данные, необходимые для оформления трудоустройства, различных пособий, гарантий и компенсаций.

    Обязанности: В большинстве случаев перечень обязанностей кадровика можно разделить на несколько условных блоков:

  1. Поиск кандидатур для занятия вакантных должностей организации. В том числе размещение объявлений, проведение собеседования с соискателями, запрос дополнительных сведений в правоохранительных и иных органах. Взаимодействие с центрами занятости населения.
  2. Движение работников.

Приказ о назначении ответственного за кадровое делопроизводство образец

Требования к оформлению документов»)- Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»- Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» В коммерческих организациях все немного проще. Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», начиная с 1 января 2013 года, каждая компания вправе самостоятельно разрабатывать любые документы. При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет.

Приказ о назначении ответственного за кадровое делопроизводство скачать

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство создается в двух случаях: если в организации вырос объем документов, и секретарь перестал справляться с ним, либо если в компании вообще нет секретаря, но жизненно необходим человек, который будет заниматься обработкой документов. В статье вы найдете два образца приказов о назначении ответственного и комментарии к ним.
Такой приказ всегда составляется в свободной форме. Главное, указать, на кого конкретно, когда и какая именно ответственность возлагается. Главного героя приказа – ответственного работника – нужно обязательно ознакомить с этим документом. Также не повредит информация о том, что делать, если назначенный приказом ответственный заболеет или уедет в командировку, то есть предусмотреть замену на периоды кратковременного отсутствия.

С чего начинается компания? Кто-то скажет – с идеи, кто-то – с регистрации, кто-то – с директора. И все верно. Чтобы учредить компанию официально, ее надо зарегистрировать. И первый приказ, который подпишет директор, – приказ о принятии на работу директора. Чтобы принять кого-то на работу, необходимо наличие утвержденного штатного расписания (скачать образец), а также подписанный трудовой договор (ст. 57 ТК РФ). Получается, что одновременно с принятием на работу генерального директора необходимо произвести назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства.

Какие функции выполняет кадровый специалист

Специалист отдела кадров – очень нужный компании человек. Он закрывает множество важных вопросов, в частности:

  • Разрабатывает и внедряет кадровую политику в компании.
  • Организует (составляет и утверждает , отвечает за хранение кадровых документов, контролирует наличие личного дела каждого сотрудника, составляет локальные нормативные акты относительно трудового распорядка и внутренних правил компании и многое другое).
  • Комплектует организацию необходимыми кадрами.
  • Участвует в обучении, развитии, мотивации, повышении квалификации кадров.
  • Участвует в оценке профессиональных качеств персонала, заявляет о необходимости замены, .
  • Изучает рынок труда, мониторит уровень оплаты различных специалистов.
  • Участвует в контроле за трудовой дисциплиной, проводит мероприятия для ее улучшения.
  • Знает Трудовой кодекс и организует работу с соблюдением всех правил и законов.
  • Отвечает за кадровую отчетность.

Порядок назначения ответственного за кадровое делопроизводство

Часто бывает, что на момент начала деятельности компании начальника отдела кадров еще нет. В таком случае руководитель организации может оформить приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства на себя или другого сотрудника компании. В любом случае, ответственный за ведение делопроизводства назначается приказом руководителя организации. Утвержденной формы такого приказа в трудовом законодательстве нет, но мы предлагаем вам примерный образец .

Необходимо прописать в приказе, за какие конкретно документы указанный сотрудник несет персональную ответственность.

Как правило, такому сотруднику поручают ведение журнала учета приказов по личному составу, журнала учета трудовых договоров, журнала учета личных дел, журнала выбытия работников в командировки, прибытия и осуществления отметок в командировочных удостоверениях.

Также в приказе необходимо прописать размер оклада сотрудника за выполнение вмененной функции.

В конце документа должна быть отсылка на трудовой договор (либо приложение к нему) с данным работником.

Кроме того, необходим приказ о назначении ответственного за хранение, учет и ведение трудовых книжек. Это может быть тот же или другой человек. На время отсутствия такого сотрудника локальным нормативным актом назначается работник, на которого возлагается данная ответственность временно. Трудовые книжки обязательно передавать от одного лица другому по акту приема-передачи.

В большой компании кадровое делопроизводство – сложный и многоступенчатый процесс. Для его организации целесообразно наличие специальной штатной единицы.