Ученым Советом РГТЭУ

Протокол №9

ПОЛОЖЕНИЕ об отделе делопроизводства

1. Общие положения.

1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом ректора РГТЭУ.

1.3. Отдел подчиняется начальнику Административно-правового управления.

1.4. Отдел возглавляет начальник, принимаемый на должность приказом ректора
РГТЭУ.

1.5. Сотрудники Отдела принимаются на должность и освобождаются от должности
приказом ректора РГТЭУ по представлению первого проректора РГТЭУ и
начальника Отдела.

1.6. В своей деятельности Отдел руководствуется законодательством Российской
Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации,
постановлениями и распоряжениями Президента Российской Федерации,
нормативными документами по организации делопроизводства, Уставом
РГТЭУ, настоящим положением.

1.7. На, время отсутствия сотрудников отдела (командировка, болезнь, отпуск и т. п.)
их обязанности выполняют лица, назначенные в установленном порядке,
которые приобретают соответствующие права и обязанности и несут
ответственность за ненадлежащее исполнение своих обязанностей.

2. Задачи Отдела:

главными задачами Отдела являются:

2.1. Постановка и осуществление делопроизводства в РГТЭУ.

2.2. Организация учета и регистрации поступающей и отправляемой, а также
внутренней корреспонденции.

2.3. Обеспечение контроля за своевременным исполнением распорядительных
документов руководства РГТЭУ, вышестоящих органов и иных документов в
соответствии с резолюциями руководства университета.

2.4. Организация подготовки к передаче законченных делопроизводством
документальных материалов структурных подразделений в архив университета
и на государственное хранение.

3. Структура Отдела.

3.1. В состав Отдела входят: канцелярия и экспедиция.

3.2. Структуру и штатную численность Отдела утверждает ректор РГТЭУ по
представлению первого проректора РГТЭУ.

4. Функции Отдела:

в целях реализации возложенных на Отдел задач он осуществляет:

4.1. Прием и отправку корреспонденции, ведение учета получаемой и отправляемой
корреспонденции.

4.2. Обработку поступающей корреспонденции, распределение ее для доклада
руководству и по структурным подразделениям, ведение ее учета и
регистрации. Передачу документов на исполнение и ознакомление в
соответствии с резолюцией руководства университета. Осуществление
контроля за сроками исполнения документов и правильным их оформлением.

4.3. Организацию работы по формированию, учету, исполнению и хранению
документальных материалов текущего архива Отдела. Обеспечение
сохранности проходящей служебной документации.

4.4. Регистрацию приказов по общим вопросам, личному составу студентов и
аспирантов РГТЭУ, распоряжений по РГТЭУ и территориальным структурным
подразделениям (филиалам) РГТЭУ.

4.5. Разработка номенклатуры дел РГТЭУ и инструкции по делопроизводству в
РГТЭУ.

4.6. Методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных
подразделениях РГТЭУ, контроль за правильным формированием дел и их
состоянием в соответствии с номенклатурой дел подразделения и инструкцией
по делопроизводству, подготовкой материалов структурного подразделения к
своевременной сдаче их в архив РГТЭУ.

4.7. Разработку и внедрение предложений по совершенствованию системы
делопроизводства, практических рекомендаций по рациональной организации

документооборота в РГТЭУ, в том числе и с целью перехода к системе электронного документооборота.

4.8. Обеспечение размножения служебных документов структурных подразделений
РГТЭУ с использованием множительной техники. Обеспечение ее
эффективного и безопасного использования. Организацию текущего и
профилактического ремонта техники, своевременной подачи заявок на
получение расходных материалов.


ОТ 200У г.

СОГЛАСОВАНО:

Начальник Управления

Начальник Юридического

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2009, N 5

Разработка положения об отделе кадрового учета и делопроизводства

В настоящее время постановка учета кадров и ведение кадрового делопроизводства является обязательным условием эффективного управления персоналом любой компании. Неукоснительного соблюдения требований к документам по кадрам и личному составу требует действующее гражданское, налоговое и трудовое законодательство. Кроме этого, кадровое делопроизводство является немаловажной составляющей трудовых взаимоотношений, оно официально отражает отношения работодателя и наемного работника. Поэтому большое значение приобретает формальное закрепление функций ведения кадрового учета и делопроизводства, которое возможно посредством разработки положения о подразделении, выполняющем эту работу.

Положение об отделе кадрового учета и делопроизводства службы управления персоналом предприятия - организационно-правовой документ, определяющий место подразделения в общей структуре предприятия, регламентирующий порядок его повседневного функционирования, а также вопросы подчиненности и взаимодействия отдела с должностными лицами, подразделениями и службами предприятия. Положение устанавливает системно связанные между собой правила, нормы и требования по всем вопросам, отнесенным к компетенции отдела кадрового учета и делопроизводства предприятия (организации, учреждения), обязательные для выполнения его сотрудниками.

Словарь кадрового делопроизводства. Отдел (служба) кадрового учета и делопроизводства - это подразделение службы управления персоналом, в котором осуществляется организация работы с кадровыми документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет, хранение и др. функции.

Документационное обеспечение деятельности по управлению персоналом - это процесс создания и обработки кадровых документов по всему комплексу задач в сфере управления персоналом организации, выполняемый в строгом соответствии с действующими нормативными правовыми актами.

Текст положения должен быть напечатан на общем бланке предприятия и изложен от третьего лица единственного или множественного числа. При этом используются формулировки "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается". Текст положения может быть разделен на главы, пункты и подпункты. Тогда главы должны иметь названия и быть пронумерованы римскими цифрами, а нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Заголовок к тексту положения формулируется в предложном падеже.

Словарь кадрового делопроизводства. Бланк (фр. blanc - белый) - лист бумаги с оттиском углового или центрального штампа либо с напечатанным любым способом текстом штампа либо иным текстом (текстом и рисунком), используемый для составления документа.

Кадровая отчетность - это совокупность форм отчетности, составленных на основании данных оперативного кадрового учета с целью представления руководству компании обобщенной информации о состоянии кадрового менеджмента в области выделенных центров кадрового учета и (или) предприятия в целом. Формы отчетности должны быть удобны и понятны для принятия пользователями определенных деловых решений.

Структура положения об отделе кадрового учета и делопроизводства должна соответствовать методическим рекомендациям по унификации текстов управленческих документов, но при этом как можно более полно учитывать специфику его организации и деятельности и может содержать следующие основные разделы:

Общие положения;

Структура и состав отдела кадрового учета и делопроизводства;

Цели и задачи деятельности отдела кадрового учета и делопроизводства;

Организация управления отделом кадрового учета и делопроизводства;

Организация взаимодействия отдела кадрового учета и делопроизводства;

Организация обеспечения отдела кадрового учета и делопроизводства;

Полномочия отдела кадрового учета и делопроизводства;

Ответственность отдела кадрового учета и делопроизводства;

Особые вопросы деятельности отдела кадрового учета и делопроизводства;

Заключительные положения.

Перечисленные разделы образуют основной текст положения.

Преамбула положения об отделе кадрового учета и делопроизводства.

Основному тексту положения, как правило, предшествует преамбула, указывающая на его предназначение, например:

"Настоящее положение определяет порядок работы отдела кадрового учета и делопроизводства... (следует указать полное наименование предприятия). Нормы и правила, содержащиеся в настоящем положении, являются обязательными для исполнения всеми должностными лицами и структурными подразделениями предприятия, допущенными к ведению работы с персоналом предприятия".

Словарь кадрового делопроизводства. Взаимодействие - участие в общей работе, деятельности, сотрудничество, совместное осуществление операций, функций, задач, действий.

Оперативный кадровый учет - это комплекс средств, инструментов и мероприятий кадрового менеджмента, предназначенный для обеспечения непосредственного наблюдения за отдельными процессами, операциями, факторами или явлениями в момент или непосредственно после их совершения для оперативного управления, планирования, прогнозирования и контроля за реализацией кадровых решений.

Словарь кадрового делопроизводства. Преамбула (от фр. preambule - предисловие) - вводная или вступительная часть законодательного или иного правового акта, а также декларации или международного договора, в которой обычно излагаются принципиальные положения, побудительные мотивы, цели издания соответствующего акта. Преамбула содержит так называемые нормы-цели и нормы-принципы, которые не обладают непосредственной юридической силой, но могут учитываться при толковании других положений акта правоприменителем, при необходимости прояснения их общего контекста.

Раздел I. Общие положения

Данный раздел должен содержать следующую информацию:

О цели работы по учету кадров и организации кадрового делопроизводства на предприятии;

О целях и задачах деятельности отдела кадрового учета и делопроизводства, его организационном статусе;

О полном официальном и условно сокращенном наименовании отдела кадрового учета и делопроизводства;

О руководстве отделом кадрового учета и делопроизводства;

О порядке установления (изменения) организационно-штатной структуры отдела кадрового учета и делопроизводства;

О документах, регламентирующих деятельность отдела кадрового учета и делопроизводства и его сотрудников.

Словарь кадрового делопроизводства. Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Учет - составная часть управления экономическими процессами и объектами, сущность которого состоит в фиксации их состояния и параметров, сборе и накоплении сведений об экономических объектах и процессах, отражении этих сведений в учетных ведомостях.

Примерный текст раздела I

I. Общие положения

1.1. Под кадровым обеспечением предприятия понимается целенаправленная, упорядоченная деятельность по полному и своевременному комплектованию подразделений и служб предприятия необходимым количеством работников требуемых специальностей и квалификации.

1.2. Решение задач кадрового обеспечения предприятия возлагается на штатную службу управления персоналом (СУП), организационно входящую в управление предприятия. В свою очередь отдел кадрового учета и делопроизводства (ОКУиД) является структурным подразделением службы персонала.

1.3. Непосредственное руководство отделом кадрового учета и делопроизводства осуществляет его начальник. Начальник ОКУиД является прямым начальником для всех сотрудников отдела. Он в свою очередь подчиняется заместителю генерального директора предприятия по управлению персоналом - начальнику службы управления персоналом и является его заместителем по вопросам учета кадров и организации кадрового делопроизводства.

1.4. Нормирование труда сотрудников отдела учета и кадрового делопроизводства, постановка задач, расчет общей численности и загрузки осуществляются на основе действующих "Единых норм времени и выработки...", инв. N...

1.5. Условия труда сотрудников отдела кадрового учета и делопроизводства, организация их рабочих мест определяются и регулируются в соответствии с действующими внутриотраслевыми стандартами, санитарными нормами, инв. N...

1.6. Деятельность сотрудников отдела кадрового учета и делопроизводства регламентируется соответствующими должностными инструкциями. Разработка должностных инструкций осуществляется заместителем начальника отдела кадрового учета и делопроизводства на основе квалификационных требований, предъявляемых к сотрудникам. Их подписывает начальник ОКУиД, а утверждает - заместитель генерального директора по управлению персоналом. Должностные инструкции подлежат переработке в случае изменений в задачах отдела или содержании обязанностей его сотрудников, но не реже чем один раз в 5 лет.

1.7. В своей работе отдел кадрового учета и делопроизводства руководствуется настоящим положением, законодательными и нормативно-правовыми актами органов государственной власти, распорядительными документами вышестоящих органов управления и предприятия, а также иными действующими руководящими документами по вопросам документационного обеспечения управления.

1.8. Для обеспечения повседневной деятельности отдел кадрового учета и делопроизводства имеет круглую печать с обозначением своего полного и сокращенного наименования и указанием на принадлежность к предприятию (на правах одного из ее структурных подразделений), а также необходимые штампы, используемые в строгом соответствии с предназначением.

Раздел II. Структура и состав отдела кадрового учета

и делопроизводства

В этом разделе, как правило, отражаются:

Порядок установления и изменения организационно-штатной структуры и численного состава подразделения по работе с персоналом;

Сведения о наличии в составе подразделения по работе с персоналом внутренних подразделений, их названиях;

Сведения о численном составе сотрудников подразделения по работе с персоналом;

Организационно-штатная структура (в виде схемы, как правило, выносимой в приложение) подразделения по работе с персоналом;

Ведомость численного состава (обычно в табличной форме, с указанием количества, в т.ч. в процентах к общей численности, руководителей, специалистов и исполнителей, и также выносимая в приложение) подразделения по работе с персоналом.

Примерный текст раздела II

II. Структура и состав отдела кадрового учета и делопроизводства

2.1. Организационно-штатная структура и численный состав отдела кадрового учета и делопроизводства определяются исходя из содержания и объема возлагаемых на него задач и утверждаются решением генерального директора по представлению заместителя генерального директора предприятия по управлению персоналом. Изменения в организационно-штатной структуре и численном составе отдела производятся приказом генерального директора о введении в действие нового штатного расписания (организационной структуры) отдела.

2.2. В целях обеспечения эффективной работы отдела кадрового учета и делопроизводства в его организационно-штатную структуру включены: группа документационного обеспечения управления персоналом, группа кадрового учета и делопроизводства.

2.3. Численный состав сотрудников распределяется по категориям (руководители, специалисты, исполнители) исходя из содержания и объема задач, возлагаемых на отдел кадрового учета и делопроизводства.

Раздел III. Цели и задачи деятельности отдела

кадрового учета и делопроизводства

В этом разделе излагают цели и основные задачи отдела кадрового учета и делопроизводства, определяющие состав его важнейших функций. Содержание этого раздела следует построить таким образом, чтобы оно не только включало в себя перечень целей и задач отдела, но и наглядно показывало роль и место ОКУиД в деятельности предприятия (например, в виде схемы, отражающей внутренние организационно-документационные связи подразделений службы управления персоналом, вынесенной в приложение).

Примерный текст раздела III

III. Цели и задачи деятельности отдела кадрового учета и делопроизводства

3.1. Целью деятельности отдела кадрового учета и делопроизводства является организационно-документационное обеспечение кадровой работы на предприятии.

3.2. Для реализации цели своего предназначения отдел кадрового учета и делопроизводства решает следующие основные задачи:

1) оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия;

2) организация и ведение учета личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;

3) хранение и заполнение трудовых книжек работников;

4) ведение установленной документации по кадрам;

5) формирование банка данных о персонале предприятия, его своевременное пополнение, оперативное предоставление необходимой информации пользователям;

6) подготовка материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям;

7) подготовка документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представление их в орган социального обеспечения;

8) соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им льгот и компенсаций, установленных действующим законодательством, отраслевыми соглашениями и коллективным договором;

9) организация табельного учета;

10) составление и выполнение графиков отпусков;

11) контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка;

12) статистика и анализ текучести кадров по видам причин;

13) обновление научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы;

14) методическое руководство и координация деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия;

15) автоматизация рабочих мест работников службы управления персоналом предприятия и внедрение современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем "АСУ-кадры";

16) контроль исполнения документов по кадрам;

17) участие в разработке предложений по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени;

18) составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами.

3.3. В зависимости от изменений в направленности и содержании кадровой политики предприятия могут уточняться и задачи, решаемые отделом кадрового учета и делопроизводства.

Раздел IV. Организация управления отделом кадрового учета

и делопроизводства

1) общее и повседневное руководство работой отдела кадрового учета и делопроизводства;

2) руководящий состав отдела кадрового учета и делопроизводства;

3) организация управления повседневной деятельностью отдела кадрового учета и делопроизводства;

4) организация управления отделом кадрового учета и делопроизводства в оперативном режиме.

Примерный текст раздела IV

IV. Организация управления отделом кадрового учета и делопроизводства

4.1. Общая организация управления отделом кадрового учета и делопроизводства возлагается на начальника службы управления персоналом предприятия. Непосредственное руководство работой отдела кадрового учета и делопроизводства осуществляет руководящий состав отдела.

4.2. К руководящему составу отдела кадрового учета и делопроизводства относятся его начальник, руководитель группы документационного обеспечения управления персоналом - заместитель начальника ОКУиД по вопросам документационного обеспечения управления персоналом, руководитель группы кадрового учета и делопроизводства - заместитель начальника ОКУиД по вопросам кадрового учета и делопроизводства.

4.3. Управление повседневной деятельностью отдела кадрового учета и делопроизводства осуществляется начальником отдела путем отдачи устных и письменных распоряжений (указаний) своим подчиненным. При этом, как правило, распоряжения поступают от начальника службы управления персоналом предприятия к начальнику отдела кадрового учета и делопроизводства, а от него - заместителям - руководителям соответствующих групп.

4.4. При необходимости руководящий состав отдела кадрового учета и делопроизводства должен уметь организовать управление работой отдела в оперативном режиме, предполагающем сокращение привычных сроков выполнения задач. Последнее достигается на основе параллельного метода управления.

Раздел V. Организация взаимодействия отдела кадрового учета

и делопроизводства

Этот раздел содержит описание организации его взаимодействия с должностными лицами, подразделениями и службами предприятия в вопросах:

Получения, отдачи и выполнения распоряжений (указаний) руководства предприятия;

Обмена документами.

Кроме того, в разделе целесообразно коротко пояснить, что подразумевает термин "взаимодействие" применительно к условиям данного предприятия. Как правило, указываются основные направления взаимодействия отдела кадрового учета и делопроизводства с другими подразделениями, службами и должностными лицами.

Примерный текст раздела V

V. Организация взаимодействия отдела кадрового учета и делопроизводства

5.1. Взаимодействие отдела кадрового учета и делопроизводства с другими подразделениями, службами и должностными лицами предприятия предполагает согласованность выполнения определенных действий (операций, процедур и т.п.) в части кадрового учета и делопроизводственного обеспечения деятельности по управлению персоналом предприятия.

5.2. Организационное взаимодействие достигается на основе согласования выполнения кадровых мероприятий по срокам, продолжительности и месту их осуществления.

5.3. Документационное взаимодействие достигается на основе согласования порядка исполнения документов.

5.4. Отдел кадрового учета и делопроизводства в процессе своей деятельности взаимодействует:

1) со всеми подразделениями предприятия - по вопросам контроля за организацией первичного учета кадров, ведения табельного учета, организации аттестации персонала и др. вопросам документационного обеспечения работы с персоналом;

2) с юридической службой - по правовым вопросам, возникающим при ведении кадрового учета и организации кадрового делопроизводства;

3) с подразделениями службы управления персоналом - по всем кадровым вопросам, регламентируемым трудовым законодательством РФ;

4) с планово-экономической службой предприятия - по вопросам планирования численности, составления, ведения и сдачи статистической отчетности по кадровому составу предприятия;

5) с финансово-экономической службой - по вопросам финансово-экономической деятельности подразделения;

6) со службой материально-технического обеспечения и административно-хозяйственного обслуживания - по вопросам материально-технического обеспечения деятельности подразделения и хозяйственного обслуживания;

7) с техническим отделом IT-службы - по вопросам технического обслуживания ПК и средств оргтехники подразделения, а также обеспечения программными средствами для ведения учета и делопроизводства по кадрам предприятия.

Раздел VI. Организация обеспечения отдела кадрового учета

и делопроизводства

В этом разделе должен быть определен общий порядок технического и материального обеспечения деятельности подразделения. Здесь же могут быть отражены вопросы технического обслуживания оргтехники, используемой в работе ОКУиД, ее информационного обеспечения, включая меры по защите служебной информации от несанкционированного доступа, и т.п.

Примерный текст раздела VI

VI. Организация обеспечения отдела кадрового учета и делопроизводства

6.1. Обеспечение деятельности отдела кадрового учета и делопроизводства техническими, материальными и иными средствами осуществляется в соответствии с единым порядком всестороннего обеспечения деятельности, установленным на предприятии.

6.2. Выполнение мероприятий по обслуживанию оргтехники отдела кадрового учета и делопроизводства, обеспечению защиты служебной информации от несанкционированного доступа возлагается на соответствующие службы предприятия.

Раздел VII. Полномочия отдела кадрового учета

и делопроизводства

Этот раздел может включать перечень предоставленных отделу кадрового учета и делопроизводства полномочий для реализации своих задач.

Примерный текст раздела VII

VII. Полномочия отдела кадрового учета и делопроизводства

Сотрудники отдела кадрового учета и делопроизводства в пределах своей компетенции вправе:

7.1. Запрашивать у руководителей подразделений, служб предприятия необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников - мнение руководителей соответствующих структурных подразделений о целесообразности предполагаемых кадровых перестановок.

7.2. Требовать при приеме на работу и в других установленных случаях представления соответствующих документов и материалов (трудовых книжек, копий дипломов об образовании и др.).

7.4. Давать руководителям структурных подразделений предприятия обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

7.5. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по вопросам кадровой работы.

7.6. Вести переписку по вопросам подбора кадров, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с руководителем предприятия.

Словарь кадрового делопроизводства. Бюджет кадровой службы - это документ, определяющий статьи и объемы расходов кадровой службы на заданный период времени.

Компетенция (от лат. competens - соответствующий) - совокупность полномочий, которыми обладают или должны обладать подразделения организации и должностные лица согласно законам, нормативным документам, уставу организации, локальным нормативным актам, положениям.

Раздел VIII. Ответственность отдела кадрового учета

и делопроизводства

Примерный текст раздела VIII

VIII. Ответственность отдела кадрового учета и делопроизводства

8.1. Отдел кадрового учета и делопроизводства несет коллективную ответственность за:

Своевременное, полное и качественное выполнение задач, возложенных на отдел;

Соблюдение требований нормативно-правовых документов, регламентирующих вопросы кадрового учета, ведения делопроизводства, архивного дела, кадровой работы.

8.2. Индивидуальная (персональная) ответственность работников отдела устанавливается должностными инструкциями.

Словарь кадрового делопроизводства. Функция (лат. functio - совершение, исполнение) - деятельность, роль объекта в рамках некоторой системы, которой он принадлежит.

Трудовые функции - содержание объективных факторов труда как отражение требуемого от человека опыта, необходимого для их выполнения. Трудовые функции определяются условиями труда и предметом труда. В числе трудовых функций по конкретной должности могут быть выделены: главная функция, основные и вспомогательные. Главная функция - это та, для выполнения которой и создана данная должность. Основная функция - функция, обеспечивающая выполнение главной. Без нее невозможно выполнение главной цели работы в должности. Вспомогательная функция - функция, способствующая осуществлению основных функций.

Трудовая задача - предписанная работа, которая должна быть выполнена установленным способом и в установленные сроки.

Раздел IX. Особые вопросы деятельности отдела

кадрового учета делопроизводства

В данном разделе рассматриваются иные вопросы, отражающие специфику деятельности подразделения по работе с персоналом предприятия и требующие документального разъяснения (регламентации), в т.ч.:

Вопросы контроля и проверки деятельности отдела;

Отдельные вопросы трудовых взаимоотношений сотрудников отдела и должностных лиц других подразделений и служб предприятия.

Словарь кадрового делопроизводства. Регламент (франц. reglement от regle - правило) - правила, устанавливающие, регулирующие порядок и время проведения мероприятий и действий, осуществления деятельности, ограничивающие их определенными пределами. Установление и контроль за соблюдением таких правил называется регламентацией.

Унификация документов - (лат. uni - один и facere - делать) - установление единообразия в оформлении документации, приведение документации к единой форме.

В связи со специфичностью данных вопросов примерный текст данного раздела не приводится.

Раздел X. Заключительные положения

В разделе обычно излагается порядок внесения изменений, дополнений и уточнений в действующее положение. Также здесь может быть установлен срок пересмотра содержания документа и порядок внесения и утверждения дополнений и изменений в текст положения.

При введении в действие данного документа можно учесть рекомендации, изложенные в п. 2.7.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти , которую часто принимают в качестве образца при подготовке инструкции о делопроизводстве на предприятии. Так, согласно указанной Типовой инструкции, положение (в нашем случае - положение об отделе кадрового учета и делопроизводства) "принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила", и "применяется как самостоятельный правовой акт". Этот документ подписывает начальник данного структурного подразделения, а утверждает - в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об утверждении - руководитель предприятия или его заместитель по управлению персоналом. Решение о порядке принятия положений (а также правил и инструкций) организация, не относящаяся к органам федеральной исполнительной власти, устанавливает самостоятельно.

Примерный текст раздела X

X. Заключительные положения

10.1. Изменения, дополнения и уточнения к настоящему положению подготавливаются заместителями начальника отдела кадрового учета и делопроизводства, в необходимых случаях согласовываются с другими должностными лицами предприятия и представляются начальником отдела на рассмотрение заместителю генерального директора предприятия по управлению персоналом. Основанием для внесения соответствующих изменений в текст настоящего положения служит письменное распоряжение заместителя генерального директора по управлению персоналом.

10.2. Настоящее положение подлежит пересмотру не реже одного раза в 5 лет. В необходимых случаях в документ могут быть внесены изменения и дополнения. Оформление положения об отделе кадрового учета и делопроизводства предприятия выполняется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 и Типовой инструкции по кадровому делопроизводству.

Литература

1. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536) // Российская газета, N 24, 07.02.2006.

2. Справочник кадровика: должности руководителей и служащих, квалификационные характеристики, тарифные разряды. - 3-е изд., испр. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2005. - 700 с.

3. ГОСТ Р 6.30-2003. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". - М.: ИПК "Изд-во стандартов", 2003.

А.Савченко

Заслуженный экономист России

Подписано в печать

__________________________________________________________________

(полное фирменное наименование, место нахождения предприятия)

УТВЕРЖДАЮ Руководитель ___________ ________________________ "___"__________ _____ г.

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе делопроизводства предприятия

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.2. Отдел создан на основании приказа Руководителя N _____ от "__"_________ ____ г.

1.3. Работники отдела назначаются и освобождаются от должности на основании решения Руководителя по представлению начальника отдела.

1.4. Сотрудники отдела должны знать и руководствоваться в своей работе следующим:

Конституция Российской Федерации;

Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;

Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

Структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота;

Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив;

Оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;

Основы экономики, организации, производства труда и управления;

Основы трудового законодательства;

Правила и нормы охраны труда;

Локальные акты предприятия.

1.5. В отделе должны быть документы и материалы по следующим вопросам:

Методические материалы по организации делопроизводства, схемы документооборота;

Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

Сроки и порядок сдачи дел в архив;

Единая государственная система делопроизводства;

Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

Структура предприятия и его подразделений;

Системы организации контроля за исполнением документов;

Методы эффективного применения оргтехники и других технических средств управленческого труда;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила и нормы охраны труда, пожарной безопасности.

2. СТРУКТУРА ОТДЕЛА

2.1. Структуру и штаты отдела утверждает руководитель предприятия.

2.2. Руководство отделом осуществляет начальник отдела.

2.3. В состав отдела входят (указать должность):

Документовед;

Делопроизводитель;

- __________________________________________.

3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА

Основными задачами отдела являются:

Обеспечение организации делопроизводства на предприятии в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива;

Организация и обеспечение функционирования в структурных подразделениях предприятия единой системы делопроизводства;

Организация и обеспечение единого порядка работы с документами;

Совершенствование форм и методов делопроизводства;

Осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов в структурных подразделениях предприятия, анализ исполнительской дисциплины;

Организация работы с исходящей и входящей корреспонденцией;

Систематизация и хранение документов текущего архива;

Учет объема документооборота;

Разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;

Организация методической помощи в работе с документами в структурных подразделениях предприятия;

Подготовка документов к передаче в архив.

4. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА

В соответствии с возложенными на него задачами отдел осуществляет следующие функции:

4.1. Организует в целом делопроизводство на предприятии.

4.2. Разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом.

4.3. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых на предприятии.

4.4. Обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству предприятия.

4.5. Проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

4.6. Осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней.

4.7. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

4.8. Организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов.

4.9. Осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях предприятия.

4.10. Ведет учет объема документооборота.

4.11. Организует работу по приему руководством предприятия посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.

4.12. Принимает участие в организации технического обслуживания созываемых руководством предприятия совещаний и заседаний.

4.13. Организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, занятых документационным обеспечением деятельности предприятия.

4.14. Осуществляет методическое руководство деятельностью других структурных подразделений по вопросам делопроизводства.

4.15. Ведет в рамках своей компетенции делопроизводство, осуществляет формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи.

4.16. Организует ведение нормативно-справочной информации, относящейся к функциям отдела.

4.17. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения.

4.18. Осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности отдела.

Возложение на отдел функций, не относящихся к делопроизводству, не допускается.

5. ПРАВА

Отдел делопроизводства для решения возложенных на него задач имеет право:

Осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, о результатах проверок докладывать руководству;

Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений предприятия необходимые документы для выполнения возложенных на отдел функций;

Запрашивать от руководства и структурных подразделений предприятия необходимые документы по вопросам, связанным с реализацией возложенных на отдел прав и обязанностей;

Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия выполнения установленных правил работы с документами, входящей и исходящей корреспонденцией, своевременного исполнения распоряжений руководства предприятия;

Вносить руководству предприятия предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в структурных подразделениях и администрации предприятия;

Возвращать исполнителям на доработку ответы, подготовленные с нарушением установленных требований;

Привлекать специалистов структурных подразделений предприятия к подготовке проектов методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива.

6. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СО СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ПРЕДПРИЯТИЯ

6.1. В процессе производственной деятельности предприятия отдел постоянно взаимодействует со следующими структурными подразделениями:

- ________________________________________________________________, (указать структурные подразделения)

- _______________________________________________________________,

- _______________________________________________________________.

6.2. По вопросам, относящимся к его компетенции, отдел оказывает содействие всем подразделениям предприятия.

7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

7.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных Положением на отдел задач и функций несет начальник отдела.

7.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.

7.3. Начальник и другие сотрудники отдела несут персональную ответственность за соответствие оформляемых ими документов и операций с корреспонденцией законодательству Российской Федерации.

8. КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА

8.1. Своевременное и качественное выполнение поставленных целей и задач.

8.2. Качественное выполнение функциональных обязанностей.

Начальник отдела делопроизводства

__________________________________

Согласовано: юридическая служба

____________________________

_____________/______________

/Прошить и скрепить подписью уполномоченного лица с расшифровкой, указанием должности, печатью предприятия./

1.Общие положения:
1.1. Структурное подразделение:
- отдел делопроизводства
1.2. Порядок назначения и освобождения от должности:
на основании приказа Генерального директора и заключенного Трудового договора
1.3. Непосредственное подчинение:
генеральному директору
1.4. Дополнительные распоряжения и указания от: Членов совета директоров, генерального директора

1.5. При отсутствии на рабочем месте, его замещает:
специалист отдела делопроизводства
1.6. В подчинении у руководителя службы секретариата:

1.7. В своей деятельности руководитель службы секретариата руководствуется:
- настоящей должностной инструкцией;
- приказами (указаниями) непосредственного руководства;
- инструкцией по делопроизводству (документообороту);
- иными нормативными документами, принятыми и утвержденными в Компания;
- трудовым договором;
- действующим законодательством РФ.

1.8. Начальник отдела делопроизводства должен знать:
- положения, постановления, приказы, распоряжения, инструкции и другие руководящие материалы, и нормативные документы, касающиеся ведения делопроизводства;

Структуру и руководящий состав Компании и ее региональных представительств;
- машинопись, правила орфографии и пунктуации, порядок расположения материала при печатании различных документов, правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- правила эксплуатации ПК, факса и другой оргтехники, используемой в работе;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, принятые в Компании.
1.9. Начальник отдела делопроизводства несет ответственность за выполнение своих обязанностей, установленных должностной инструкцией, в соответствии с действующим законодательством РФ.

2. Задачи:

2.1. Начальник отдела делопроизводства руководит работой сотрудников данного структурного подразделения, рационально распределяет полномочия и поставленные задачи, определяет степень ответственности, следит за выполнением подчиненными своих должностных обязанностей;
2.2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции;
2.3. Обеспечивает контроль за сроками и качеством выполнения поставленных задач, своевременную рассылку служебной документации;
2.4. Участвует в подготовке проводимых руководством совещаний, рабочих групп, и обеспечивать их материальное и техническое обслуживание;

2.5. Контролирует обеспечение структурного подразделения оргтехникой, канцелярскими принадлежностями, расходными материалами;

2.6. Участвует в разработке проектов нормативных актов, выработке порядка работы с документами, вносит предложения по его совершенствованию в Компании;

2.7. Взаимодействует по направлениям своей работы с руководителями структурных подразделений Компании;
2.8. Организовывает работу по архивации документов Компании на бумажных носителях;

2.9. Повышает свой профессиональный уровень с отрывом (или без отрыва) от основной работы;

2.10. Соблюдает установленные в Компании правила внутреннего трудового распорядка, обеспечивает сохранение информации, поступившей в структурное подразделение.

3. Должностные функции
3.1. Направления деятельности
1. Контроль за деятельностью подчиненных сотрудников:

Специалист отдела делопроизводства

3.2. Должностные функции

1. Контролирует работу сотрудников отдела делопроизводства, вносит замечания и предложения для более эффективной работы. Следит за выполнением поставленных задач;

3.3. Приказы и распоряжения
1. На основании соответствующих распоряжений начальник готовит проекты приказов и распоряжений.
2. Обеспечивает правильность оформления проектов данных документов.


3.4. Документы

1. Представляет на рассмотрение, согласование и утверждение руководству договоры, письма, исходящие, входящие и иные внутренние документы.
2. Ведет журнал учета всей документации.

4. Полномочия

Для наиболее эффективного выполнения своих служебных обязанностей, начальнику отдела делопроизводства предоставляются следующие полномочия;
- право на получение информации в пределах компетенции, в том числе конфиденциальной;
- право составлять, визировать, согласовывать документы, принятые к обороту внутри службы;
- вносить предложения по изменению штата структурного подразделения и совершенствованию его работы (повышение квалификации);
- вносить на рассмотрение руководства предложения по вопросам оптимизации, учета и обеспечения документооборота Компании, совершенствования форм и методов организации труда;

Право запрашивать информацию от руководителей структурных подразделений Компании, относящуюся к сфере деятельности;

Право обращаться к непосредственному руководителю, его заместителям, начальникам структурных подразделений по вопросам организации делопроизводства, исполнительской дисциплины, работы оргтехники, а также получения информации необходимой для исполнения должностных обязанностей и разовых заданий;
- право принимать решения в пределах своей компетенции;

Проходить подготовку и повышение квалификации за счет средств компании;

Знакомится с материалами своего личного дела и отзывами о своей работе.

5. Ответственность

Начальник отдела делопроизводства несет ответственность за:
- некачественное и несвоевременное выполнение всех закрепленных за ним основных задач и функций;
- полноту, достоверность и своевременность предоставляемой отчетности и информации;
- правильность разработки и осуществления мероприятий, направленных на решение конкретных вопросов;
- правильность применения положений, тех или иных инструктивных документов Компании;

Нарушение этики поведения в общении с сотрудниками;
- соблюдение правил внутреннего трудового распорядка Компании;
- за разглашение информации, являющейся коммерческой тайной.

6. Оценка эффективности
Эффективность работы отдела делопроизводства, оценивается непосредственно генеральным директором на основе следующих показателей:
- выполнение поставленных задач в установленные сроки;
- рациональность и полнота проработки поставленных задач;

Четкость организации и контроль исполнения мероприятий в рамках поставленных задач;
- самостоятельность выполнения своих должностных функций;
- стремление к профессиональному росту и повышению уровня профессиональной компетентности;
- этичность поведения (вежливость, обязательность) в общении с посетителями и сотрудниками фирмы;
- соблюдение правил трудовой дисциплины, установленного графика работы.

7. Квалификационные требования

На должность Начальника отдела делопроизводства принимается лицо, имеющее высшее образование или имеющее опыт работы в должности руководителя службы секретариата не менее 2 лет.